Микросовет: контекстное меню откроется само 📁

Недавно я писал про способы выделения файлов. Небольшое дополнение к ним.

Порой файлы в Проводнике выделяют, чтобы затем выполнить какое‑то действие с ними в контекстном (по правому клику) меню. Например, чтобы поделиться ими, сжать их в .zip или .7z архив и т.д. Для таких задач есть простой способ сэкономить клик.

💡Выделите файлы, обведя их зажатой не левой, а правой кнопкой мыши. Тогда контекстное меню откроется после выделения само.

#приёмы #проводник

Всё форматирование под рукой 🔠

Малоизвестная функция Word покажет в одном месте всё форматирование — от шрифта до полей страницы, позволит сравнить оформление разных фрагментов текста и привести их к единому стилю.

Эти возможности доступны в команде Показать форматирование (Reveal Formatting). Они могут быть полезны, например, при приведении документов к упорядоченному, единообразному оформлению.

Да и в целом, кажется в Word нет другого способа иметь перед глазами сразу все параметры форматирования не только текста, но и таблиц (спасибо Станиславу за дополнение в комментарии). И быстро, из единого интерфейса, переходить к их настройке.

Начало работы

Кликните в нужное слово / ячейку таблицы или выделите фрагмент текста, затем нажмите Shift + F1. Справа откроется панель с параметрами форматирования этого фрагмента (номер 1 на иллюстрации ниже).

Просмотр и изменение параметров форматирования

• В этой панели можно увидеть все параметры форматирования выбранного слова / текста / таблицы.
• Подчеркнутые названия пунктов (ШРИФТ, ВЫРАВНИВАНИЕ, ПОЛЯ и др.) являются ссылками. Клик по ним откроет соответствующий раздел, в котором, при необходимости, форматирование можно изменить.
• Свёрнутые разделы можно развернуть кликом по маленькому белому треугольнику слева.
• UPD Если выделить поле Выделенный текст, справа появится кнопка со стрелкой вниз, при нажатии которой будут доступны такие команды, как:
- Выделить все фрагменты текста с одинаковым форматированием
Выделит другие так же оформленные фрагменты в тексте / абзаце.
- Применить форматирование окружающего текста
При тестировании эта команда применяла к выделенному тексту (именно выделенному) форматирование текста, размещённого слева от него.
- Очистить формат
«Сбросит» форматирование выделенного текста к параметрам форматирования (точнее — стилю) по умолчанию.

Сравнение и копирование форматирования

• Если поставить галочку у пункта Сравнить с другим фрагментом, ниже появится второе поле. После этого можно кликнуть в другое слово и увидеть, чем отличается их форматирование (номер 2 на иллюстрации).
• Если выделить это нижнее поле справа появится кнопка с такими командами, как:
- Выделить все фрагменты текста с одинаковым форматированием
Выделит другие так же оформленные фрагменты в тексте / абзаце.
- Применить форматирование исходного фрагмента
Применит форматирование первого (верхнего) фрагмента к выделенному тексту.
См. фрагмент номер 3 на иллюстрации.

Я не нашёл, как ни странно, официальной справки по этой функции. Но вот, например, неплохая статья с видео (eng).

#word #полезное

5 приёмов и нюансов группировки 📺

Группировка значительно облегчает работу с объектами в Microsoft Office. Например, группу объектов проще перемещать и масштабировать без риска что‑то «сломать». Порой на сложных слайдах можно встретить десятки объектов, объединённых во вложенные друг в друга группы. Сегодня про несколько возможностей и особенностей этой нехитрой функции.

Все пункты ниже применимы к PowerPoint, в этом приложении работа с объектами наиболее развита. Приём 2 можно использовать и в Word (с ограничениями), а приёмы 3 и 5 — в Word, Outlook и Excel.

1. Группировка и разгруппировка клавишами
Разумеется, перед группировкой нужно выделить два или более объекта. Например, кликнув в них с зажатой клавишей Ctrl. Далее:
• Ctrl + G — сгруппировать объекты
• Ctrl + Shift + G — разгруппировать объекты
Для разгруппировки вложенных групп это сочетание можно нажать несколько раз подряд.

2. Как понять, что входит в группу?
Универсальное средство, позволяющее увидеть все объекты на слайде, включая группы и то, что в них входит — Область выделения. Я писал подробно про преимущества этой полезной функции (часть 1, часть 2). Напомню, что открыть Область можно сочетанием Alt + F10.

На ней же можно перемещать объекты внутри групп на уровень выше или ниже друг‑друга.

3. Как изменить, не разгруппировывая?
Большинство привычных операций, выполняемых с объектами, можно делать, не разгруппировывая группы, в которые они входят.

Если кликнуть на нужном объекте в группе два раза, он будет выделен и его можно будет изменять, как обычно. С зажатым Ctrl можно выделить несколько объектов внутри группы и работать с ними обычным образом. Выделить объекты можно и в Области выделения.

Конечно, объект из группы можно скопировать, а затем вставить как самостоятельный, не входящий в группу объект.

4. Не получается сгруппировать?
Скорее всего вы включили в число выделенных объектов те, которые нельзя группировать, среди них:
• Таблицы
• Заполнители (части макетов слайдов, редактируемые на уровне Образца слайдов, например, Заголовок, Текст, Колонтитулы)

5. Разгруппировка вставленных объектов
Если вы добавили на слайд векторный объект, состоящий из других объектов, как правило его не получится сразу разгруппировать. Сначала потребуется использовать команду Преобразовать в фигуру (доступна в том числе в меню по правому клику).

Это потребуется сделать, например, при вставке файла SVG или при использовании встроенного в актуальные версии «клипарта» (Вставка > Рисунки > Стоковые изображения, далее Значки / Иллюстрации / Анимированные люди).

#powerpoint #word #excel #outlook #приёмы

Три способа перенести текст в ячейке 🔢

Команда Переносить текст (на вкладке Главная) включает автоматический перенос содержимого на новые строки в ячейке Excel. Но часто требуется перенести текст принудительно в нужных нам местах. Ниже три способа это сделать.

1️⃣ Вручную

Сочетание Alt + Enter начнёт новую строку и автоматически включит перенос текста для этой ячейки.

2️⃣ Формулой

Функция СИМВОЛ (CHAR) введёт знак, соответствующий кодовой таблице ASCII. В ней знак номер 10 соответствует команде Line Feed — Перевод строки. Таким образом СИМВОЛ(10) выполнит перенос строки.

Использовать функцию СИМВОЛ можно вместе с оператором & и такими функциями как ОБЪЕДИНИТЬ (TEXTJOIN) и СЦЕП* (CONCAT).

Важно! Чтобы перевод строки отображался, должна быть нажата кнопка Переносить текст.

Примеры формул:
="Привет"&СИМВОЛ(10)&"мир!" — выведет на двух строках фразу Привет мир!
=ОБЪЕДИНИТЬ(СИМВОЛ(10);;A1;B1;C1) — выведет на разных строках содержимое ячеек A1, B1, C1, пропуская пустые ячейки

3️⃣ Командой Заменить

Команда Заменить (Ctrl + H) может заменить выбранные текст или знак(и) на другие. Её можно использовать и для добавления переноса строки.

Пример использования команды:
1. В поле Найти: введите то, что вы хотите заменить. Например, «, » (запятую и пробел, без кавычек).
2. Перейдите в поле Заменить на: и нажмите Ctrl + J, визуально поле останется пустым.
3. Нажмите на Заменить или Заменить всё. Запятые с пробелами будут заменены на переносы строки.

Не забудьте также нажать кнопку Переносить текст, иначе текст будет выглядеть слитым в одну строку.

* В справочной статье название функции не переведено. В русской версии Excel команда называется СЦЕП.

#excel #приёмы

Микросовет: читаемый URL 🌐

При копировании URL‑адресов, содержащих нелатинские буквы, они из‑за кодировки вставляются в длинном и нечитаемом виде (пример ниже).

Простейший способ избежать этого — поставить в адресной строке перед адресом (перед https) какой-то знак (букву, цифру, точку), а затем скопировать адрес вместе со знаком. Знак нужен только для «обмана» браузера, после вставки его нужно удалить.

Также можно перед копированием выделить URL не полностью, а, например, только часть после https://. Такой вариант ссылки тоже обычно корректно работает. Скопировать так довольно несложно клавишами:
1. Ctrl + L (или Alt + D) — для выделения URL‑адреса
2. Shift + → (стрелка вправо) — для снятия выделения с начала URL
3. Ctrl + C — для копирования

Напомню также, что во многих случаях часть адреса после знака вопроса можно удалить без вреда для ссылки.

Примеры

Оба примера ниже работают одинаково и ведут на один и тот же сайт, но второй значительно компактнее и понятнее.

Обычный URL:
https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9A%D0%B8%D1%80%D0%B8%D0%BB%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%B0

Читаемый URL:
ru.wikipedia.org/wiki/Кириллица

#приёмы #edge #микросовет

Знаки форматирования 🔠

Если нажать кнопку Отобразить все знаки (кнопка со знаком абзаца ¶) или использовать сочетание Ctrl + * (оно же Ctrl + Shift + 8), Word отобразит знаки форматирования. Ниже приведены значки, соответствующие основным из этих знаков, их значения.

Напомню, что знаки форматирования не печатаются (поэтому часто и называются непечатными), значки ниже лишь помогают человеку их увидеть и различить. При этом сами непечатные знаки влияют на то, как отображается и ведёт себя текст.

Простой пример — пробел, формально он невидим. Но опытный глаз легко увидит в тексте двойной пробел вместо обычного. А для того, чтобы такие лишние пробелы было проще отличить и менее опытному, поможет отображение пробела в виде точки ( · ).

Основные знаки форматирования:
· — обычный пробел
° — неразрывный пробел, на нём строка не будет разрываться; вводится: Ctrl + Shift + Пробел
¬ — мягкий перенос, указывает, в каком месте можно разорвать слово, если оно окажется в конце строки; вводится Ctrl + Alt + − (минус)*
→ — знак табуляции
↵ — перевод строки, начинает новую строку, не начиная новый абзац; вводится: Shift + Enter
¶ — знак абзаца

На всякий случай продублирую: приведенные сочетания клавиш вводят не эти значки, а непечатные знаки, которые они символизируют.

Помимо включения показа знаков способами, описанными в первом абзаце, можно настроить их постоянное отображение. Оно включается в Параметрах: Отображение > Всегда показывать эти знаки форматирования на экране.

* В старых версиях Word вводился с помощью Ctrl + − (минус). В актуальных это сочетание меняет масштаб документа (писал).

#word #полезное #символы

Микросовет: связи формулы 🔢

Простой способ проверить формулу и отследить некоторые виды ошибок в Excel — визуально, в виде стрелок отобразить связи формулы.

Соответствующие команды размещены на вкладке Формулы:
• Влияющие ячейки — покажет, какие данные входят в формулу
• Зависимые ячейки — покажет, куда данные уходят (если они используются в других формулах)
• Убрать стрелки — отключит отображение связей

Простой пример на картинке ниже.

Обратите внимание:
• Повторный клик по командам покажет следующий уровень зависимостей, то есть, ячейки, влияющие на влияющие ячейки, или зависимые от зависимых.
• Если источник данных находится на другом листе или книге, он будет показан пунктирной линией со значком таблицы.
• Если источником данных является массив, он будет обведён синей линией.
• В справочных материалах указано, что стрелка красного цвета может показывать источник ошибки.

Справочная статья (русская версия содержит некорректный перевод названия функций).

#микросовет #excel

Микросовет: открыть ссылки из заметок 📺

Специфический микросовет, для тех, кто был в ситуации, когда требовалось открыть ссылки, размещённые в заметках к слайдам PowerPoint.

Дело в том, что ссылки, вставленные в заметки перестают быть кликабельными. «Мёртвыми» становятся и гиперссылки, и вставленные полные URL‑адреса. Но есть минимум два способа их оживить.

1. Скопировать содержимое заметок в Word, а затем открыть ссылки с зажатым Ctrl.

2. Перейти в PowerPoint в раздел Вид > Страницы заметок. В этом режиме область заметок превращается в обычное текстовое поле, в котором по ссылкам можно кликать с зажатым Ctrl. Редактировать заметки в этом поле тоже может быть удобнее.

#микросовет #powerpoint

Микросовет: быстрый выбор нужной функции 🔢

Простейший, но не очень известный способ ввести название функции быстрее.

Когда вы вводите = (равно) и начинаете вводить название функции, Excel предлагает вам список функций, которые начинаются с этих букв. Перейти к нужной из них можно, понятно, стрелкой (↓). А вот, чтобы ввести эту функцию в строку формул, дальше нужно нажать клавишу Tab (а не Enter, что кажется логичным, но не в этом случае).

Пример
1. Введите =су
2. Перейдите с помощью клавиши стрелка вниз (↓) к СУММЕСЛИ
3. Нажмите клавишу Tab, чтобы выбрать эту функцию и продолжить создание формулы.

#excel #микросовет

Вставка полей даты и времени 🔠

Поля в Word — мощный инструмент для упрощения и автоматизации ввода данных. Данные в полях могут, например, автоматически вычисляться, обновляться, вставляться из других частей документа или внешних источников.

Word поддерживает более 70 видов полей. Сегодня — о полях с датой и временем. Этот простой вид полей не только упростит вставку текущих даты и времени, но и позволит автоматически обновлять их на актуальные во всём документе.

Если вы не знакомы с полями, поля с датой и временем могут стать неплохим вариантом знакомства с этой темой.

Введение в поля

В обычном режиме поле может не отличаться от текста вокруг, но при клике оно будет подсвечено серым цветом. Если же включить режим редактирования, поле превратится в код между фигурными скобками.

Пример, поле с датой, вид в обычном режиме: 07.07.2025, вид в режиме редактирования: { DATE \@ "dd.MM.yyyy" }.

Вставить поле можно из меню: Вставка > [Текст] > [Экспресс‑блоки] > Поле. Или использовать для этого сочетания клавиш. О них ниже и в следующем посте.

Вставка времени и даты

• Alt + Shift + D — вставка поля с датой (DATE)
• Alt + Shift + T — вставка поля со временем (TIME)

UPD Формат вставляемых даты и времени зависит от выбранного языка. Например, дата при английской раскладке — 7/7/2025, при русской — 07.07.2025. При этом формат в любом случае можно изменить на нужный, см. подробнее ниже.

Этот вид полей предназначен для всегда актуальных (текущих) даты и времени. При указании формата поля DATE и TIME становятся взаимозаменяемы. Что именно они будут отображать, будет зависеть от заданного формата.

Кроме текущих даты и времени, Word поддерживает и поля для вставки таких данных, как:
• CREATEDATE — дата / время создания документа или последнего выполнения команды Сохранить как
• SAVEDATE  — дата / время последнего сохранения документа
• PRINTDATE — дата / время последней печати документа

Обновление полей

Поля обычно автоматически обновляются при открытии документа или его печати. Чтобы вручную обновить поле, т.е. в данном случае заменить дату и время на текущие, кликните в него и нажмите F9. Если нужно обновить поля во всём документе, выделите документ (Ctrl + A), а затем нажмите F9.

Можно и временно заблокировать обновление полей или превратить их (в т.ч. дату и время) в обычный текст уже окончательно — об этом в следующем посте.

Изменение формата полей

Изменить формат даты и времени можно:
• с помощью команды Изменить поле в меню по правому клику (далее выберите нужный формат в появившемся окне в разделе Свойства поля).
• вручную, см. ниже.

Ручное изменение формата даты и времени

Часть поля после обратного слэша ( \ ) называется ключом, этот ключ определяет формат отображения.
Для даты и времени формат вводится после \@.

Кликните в поле, нажмите Shift + F9 для перехода в режим редактирования поля. После этого измените часть поля в кавычках после \@ на нужный вариант. После окончания редактирования нажмите F9, чтобы выйти из режима редактирования и обновить поле.

Примеры форматов и получаемых результатов:
{ DATE \@ "dd.MM.yyyy" } = 07.07.2025 (текущая дата)
{ DATE \@ "ddd d.M.yy" } = пн 7.7.25
{ DATE \@ "d MMMM yyyy 'г.'" } = 7 июля 2025 г. (вместо 'г.' можно прописать, например, 'года')
{ DATE \@ "dddd dd MMMM HH 'ч.' mm 'мин.'" } = понедельник 07 июля 15 ч. 45 мин.
{ TIME \@ "HH:mm" } = 15:45 (актуальное время)
{ DATE \@ "HH:mm" } = 15:45 (тот же результат, так как при одинаковых ключах поля DATE и TIME взаимозаменямы)
{ SAVEDATE \@ "HH:mm" } = 15:45 (как время последнего сохранения документа)

UPD Вы можете комбинировать разные форматы, добавил примеры в комментарии.

Вставка даты и времени как обычного текста

Если вы хотите вставить дату и время сразу как текст, а не как обновляемое поле, перейдите Вставка > [Текст] > Дата и время и выберите нужный формат. При отсутствии галочки около пункта Обновлять автоматически, они будут вставлены как обычный текст.

Материалы по теме
• Официальная справка
• Введение в поля на Answers (eng)
• Урок по полям даты и времени

#word #приёмы

Клавиши для работы с полями 🔠

Продолжение темы полей в Word, начало вчера. Сочетания клавиш и пример их использования.

Основные сочетания клавиш для работы с полями

• Ctrl + F9 — вставить пустое поле
• F9 — обновить поле* (пример: заменить время / дату на текущие)
В ряде случаев поля также могут обновляться автоматически при открытии документа и его печати.
• Shift + F9 — перейти в режим редактирования поля или выйти из него
• Alt + F9 — то же (режим редактирования) для всех полей в документе
• F11 / Shift + F11— перейти к следующему / предыдущему полю в документе
• Ctrl + F11 — заблокировать обновление поля*
• Ctrl +  Shift + F11 — снять блокировку обновления поля*
• Ctrl + Shift + F9 — превратить поле в обычный текст*
После нажатия этого сочетания, данные, например, дата/время, превратятся в текст и перестанут быть автоматически обновляемыми.

* Важно! Если нужно применить это действие ко всем полям в документе, перед нажатием сочетания выделите весь документ (Ctrl + A).

Пример использования

Допустим, вы хотите вставить в документ строку с полным путём к документу (типа C:\Users\***\Documents\Пример.docx). Поле FILENAME вставит имя файла, а при добавлении параметра \p будет вставлен путь к нему.

Для вставки поля можно либо нажать Ctrl + F9 и вставить в появившееся пустое поле (в скобки) FILENAME \p. Либо ввести текст FILENAME \p, выделить его, а уже затем нажать Ctrl + F9. В любом случае, после создания поля потребуется нажать F9, чтобы обновить поле и выйти из режима редактирования.

При сохранении документа в новое расположение, путь не обновится сам, потребуется кликнуть в поле и нажать F9.

Вводная справка по работе с полями

#word #приёмы #горячие_клавиши

Отмена только в нужной книге 🔢

И другие преимущества и ограничения запуска отдельного экземпляра Excel.

Почему Ctrl + Z работает для всех открытых книг?

Вы наверняка замечали, что, в отличие от других приложений Office, в Excel «история» отмены едина для разных открытых файлов. И когда вы отменяете последние действия, они последовательно отменяются во всех открытых книгах. Почему так происходит?

Одна из причин — необходимость поддержки работы связанных книг. Например, когда формула в одной книге ссылается на данные в другой открытой книге.

Как заставить Ctrl + Z работать только в одном файле?

Можно заранее сделать так, чтобы отмена в разных файлах работала независимо друг от друга. Для этого потребуется открыть эти файлы в отдельных экземплярах (instance) Excel. Способы запустить отдельные экземпляры приведены ниже.

Единственный же известный мне способ сделать это для уже открытых файлов — закрыть остальные открытые книги Excel :). Тогда, разумеется, отмена будет работать только в оставшейся.

Плюсы и ограничения использования отдельных экземпляров Excel

➕ Некоторые плюсы
Основные плюсы связаны с тем, что каждый экземпляр Excel работает и потребляет ресурсы независимо от другого.
• Вычисления в одном из экземпляров не замедляют напрямую работу другого
• Сбой (вылет) одного экземпляра Excel не приводит напрямую к сбою другого
• В каждом экземпляре будет создаваться та самая, своя последовательность отмены

➖ Некоторые ограничения
В частности, между книгами, открытыми в разных экземплярах Excel:
• Нельзя будет скопировать формулы, а только их значения
• Нельзя будет перенести/скопировать листы
• Нельзя будет ссылаться на данные в другой книге
• Ну и не будет работать общая последовательность отмены :)

❢ В каждом экземпляре Excel может быть открыто несколько книг. В рамках каждого отдельного экземпляра Excel эти книги будут работать как обычно, без перечисленных выше плюсов и минусов.

Запуск отдельного экземпляра Excel

По умолчанию, все книги открываются в рамках одного (первого) экземпляра Excel. Чтобы открыть книгу в отдельном экземпляре, сначала запустите его одним из этих способов:
• Меню Пуск: кликните по значку Excel в меню Пуск с зажатой клавишей Alt.
• Панель задач: сделайте правый клик по значку Excel на Панели задач; в появившемся меню* кликните по значку Excel с зажатой клавишей Alt.
• Проводник: чтобы открыть файл в отдельном экземпляре Excel, сделайте правый клик по нему, в появившемся меню нажмите Открыть с зажатой клавишей Alt. (Не сработало в Windows 10)
При любом из способов выше появится окно с вопросом Запустить новый процесс Excel? Ответьте: Да.

• Окно Выполнить: откройте Выполнить (Win + R), введите excel /x и нажмите Enter.

Убедиться, что открыты разные экземпляры Excel можно в Диспетчере задач (Ctrl + Shift + Esc). Они будут отображаться как отдельные приложения.

* Откроется меню со Списком переходов.

#excel #приёмы

Уточняющие операторы поиска

Продолжение темы повышения эффективности поиска в интернете. Сегодня про уточнение поискового запроса.

🌐Поиск конкретной фразы
В Google, Bing и Яндекс заключите фразу в кавычки, чтобы найти сайты, содержащие конкретную формулировку, а не просто отдельные слова. Например, запрос "рисунок из файла" excel найдёт справочную статью по этой конкретной команде Excel. Можете сравнить с результатами без кавычек.

🌐Поиск одного из слов
В Google и Bing — операторы OR или | (вертикальная черта), в Яндекс — оператор | помогут найти сайты, содержащие хотя бы одно из разделённых этими операторами слов. Без этого оператора, по умолчанию ищутся сайты содержащие все слова из запроса. Например, запрос открыть OR редактировать OR изменить pdf word найдёт сайты содержащие все эти варианты формулировки задачи. Обратите внимание, операторы должны писаться заглавными буквами: т.е. OR, а не or.

🌐Поиск сайтов без определенных слов
В Google, Bing и Яндекс оператор – (минус) перед словом или фразой в кавычках дадут возможность найти сайты, не содержащие это слово / фразу. Например, запрос извлечь e-mail excel -vba -макрос найдёт сайты с информацией про способы извлечения e‑mail из текста в Excel, не упоминающие при этом макросы / VBA. Кстати, напишите, если вам интересно, как это сделать одной формулой :).

Эти операторы, разумеется, можно комбинировать в одном поисковом запросе.

#полезное #поиск

Микросовет: название диаграммы — из ячейки 🔢

Название диаграммы в Excel не обязательно вводить вручную. Вместо этого можно указать адрес ячейки, откуда оно будет добавлено. Так же можно поступить и с названиями осей и c метками данных.

А ещё этот приём можно использовать для добавления текста из ячейки на фигуру (прямоугольник, овал и т.д.).

Приём очень прост:
1. Выделите нужный элемент, то есть, кликните в название диаграммы / название оси / метку данных / фигуру.
2. Перейдите в адресную строку (можно просто нажать F2).
3. Введите = (равно) и кликните в ячейку с названием, либо введите ссылку на неё вручную.

Название будет взято из этой ячейки и, разумеется, будет обновляться вместе с ней.

Нюансы:
• При ручном вводе ссылки на ячейку, ссылка должна быть «внешней», с указанием имени листа. То есть, не просто =A1, а =Лист1!A1, или, если вы задали своё имя листу, ='Имя листа'!A1.
• Если вам нужно сослаться на заголовок «умной таблицы», при клике по нему будет добавлена структурированная ссылка (типа =Таблица1[[#Заголовки];[Имя столбца]]). Такая ссылка не подойдёт, замените её на обычную типа =Лист1!B2.

Подсмотрел идею здесь.

#excel #микросовет