Подарок - памятка по проведению совещаний

Делюсь короткой памяткой по проведению совещаний, чтобы они были более эффективными. Надеюсь, будет полезным

Теперь я вхожу в Академсовет магистерской программы ВШЭ

Хочу поделиться своей радостью. Я вошел в Академический совет программы «Производственные системы и операционная эффективность», который выпускает магистров в Высшей школе экономики.

✔️Это означает, что я смогу внести свой вклад в подготовку специалистов для вас, если вы директор предприятия.

✔️Кроме того, теперь я могу организовывать стажировки студентов на ваших предприятиях. Если вам это интересно, пожалуйста, пишите мне в личные сообщения @alex81shein.

✔️Если вы рассматриваете образование в области операционных трансформаций, и хотели бы иметь академический набор знаний, то, добро пожаловать на магистерскую программу.

Очень рад, что теперь я, совместно с коллегами из крупного бизнеса, могу помогать развивать знания в области операционных трансформаций внутри России.

Продолжаем слушать экономистов

Я уже говорил, что важно слушать экономистов. Сегодня во время пробежки послушал Наталью Зубаревич

Что мы можем понять из тенденций (кроме депрессии и печали)?

Если вы владелец бизнеса, то проверьте, что у вас есть в организации

▫️ Программа сокращения затрат и управления операционными затратами
▫️ Пересмотр капитальных проектов и средств их ускорения и оптимизации
▫️ Программа импортозамещения, понимание того, откуда и как вы достанете сервис, замену иностранных запчастей и способов перейти на более простые аналоги (или даже целевые системы отечественного производства)
▫️ Contingency plans - то есть, есть ли в компании сценарии развития “Что если?”
- Что если мои поставщики разорятся и не смогут больше поставлять сервис и запчасти
- Что если будут приняты новые ограничения и пошлины?
- Что если курс евро или доллара будет выше? Насколько я устойчив к такому изменению?
- Что если текучесть персонала резко повысится?
▫️ Найдены альтернативные рынки сбыта и логистические цепочки (это, полагаю, у всех уже или разработано или в процессе)

Ну а если вы консультант: есть ли у вас, что предложить клиентам в случае запросов, аналогичным описанным выше? Какие знания и продукты вы развиваете, чтобы ответить на эти вопросы?

Время непростое и только наиболее подготовленные выживут.

Продолжаем наблюдать и помогать бизнесу

Расширение программы повышения компетенций. Программа обучения от эксперта!

Рад сообщить, что мы сотрудничаем с Ксенией Денисовой в программах развития компетенций наших клиентов

После диагностики мы часто определяем потребность в развитии компетенций. Курсы Ксении позволяют эффективно и быстро рассказать о новых навыках, провести упражнения и оценить результат

Так как наши проекты предусматривают получение прежде всего результата, то мы обязательно проводим тесты через 2 недели и через 100 дней после тренинга, чтобы понять, что осталось в головах сотрудников после тренинга.
Это позволяет вам понять какой реальный результат за ваши деньги получают сотрудники и как развиваются новые инстрeменты в компании

Обращайтесь к нам или напрямую к Ксении, будем рады помочь!

POP question

Вспомнил отличную практику, которую коллеги-консультанты придумали для повышения вовлеченности персонала на периодических звонках - POP question.

На каждом звонке задавался вопрос из той индустрии, где мы работаем.

Пример на картинке:
Как вы думаете, где сейчас хранится около 8% всего золота, которое было добыто с момента начала добычи?

​Мобилизация и работа HR. Что нужно учесть прямо сейчас

Ну что, последние полгода логисты и закупщики работали как рабы на галерах, теперь очередь директоров по HR.

Очевидно, что людей на предприятиях сейчас станет меньше (часть сотрудников уедут, либо мобилизируются, либо подадутся в бега - перестанут ходить на работу).

В такие кризисные времена сильной турбулентности вам нужно иметь contingency plan - то есть, план со сценариями "что-если". Точно такой же консультанты готовили для компаний в период ковида. Тогда он обрисовывал ситуации типа "Что если у меня заболеет более 20% персонала? Как я буду строить производство?"

Практически говоря, сейчас задача собственника бизнеса (или руководителя компании) - вызвать директора по HR и совместно разработать такой вот contingency plan. В нем должны быть ответы на такие вопросы:

▫️ Что если у меня будет отсутствовать 10% персонала?
▫️ Что если у меня будет отсутствовать 20% персонала? Как продолжать производство?
▫️ Что если у меня будет отсутствовать более 30% персонала? Как работать?
▫️ Какие специальности у меня наиболее востребованы для продолжения производства?
▫️ Какие позиции у меня зарезервированы? Где есть резервисты, которые могут встать и заместить ушедших специалистов?
▫️ Сколько людей у меня в отпусках? Сколько я могу вызвать на дополнительные часы работы?
▫️ Какие военные категории у моих сотрудников? (тут нужно обновлять базу по людям там, где такие сведения не собирались)

Ну и второе - в кризисные времена сотрудники ценят уверенность и помощь компании.

Если компания поддерживает сотрудников в понимании их прав и юридических знаний + дает уверенность (хоть какую-то) в том, что у них не изчезнет уровень дохода, то компания приобретает очень лояльных сотрудников. То есть сейчас, это важно понимать, — отличный момент, чтобы поднять вовлеченность и лояльность сотрудников.

Не упустите этот момент.
Именно в такие moments of truth приобретается лояльность сотрудников, куется команда, которая в более спокойные времена будет делать вам стабильный и потрясающий результат. Не оставляйте сотрудников одних — и они ответят вам тем же!

А у вас висят на стене правила работы команды?

Мы, как правило, договариваемся о правилах работы в проекте, о способах взаимодействия, чтобы всем было комфортно работать

А какие правила у вас?

Парализация развития

В условиях неопределенности и паники мотивация сотрудников падает. Невозможно обсуждать развитие и долгосрочные планы, когда непонятно, кто завтра придет на работу и как мы будем работать.

Как же внедрять улучшения в таких условиях?
Вот пара советов

▪️Рутинные процедуры. Ритуалы

Вы вряд ли сможете воодушевить людей, но вы сможете заставить себя и других выполнять рутину - формальные, механизированные ритуалы (ежедневное собрание, еженедельный отчет, заполнение ДРП, отработка пунктов протокола, разбор RCA).
Такие ритуалы как двигают систему вперед, так и дают сотрудникам некое чувство ритма и привычности процедур.

Ни в коем случае не позволяйте разрушить процедуры! Нельзя строить производственные дисциплины (да и собственную жизнь) по принципу "Сгорел сарай - гори и хата"

▪️Contingency plans

Я уже подробно писал о таких планах. Они дают ощущение того, что компания готова ко всему, что будущее сложно, но прогнозируемо. Это позволяет иметь хоть какие-то опоры для сотрудников

▪️ Честность и прозрачность в информации. Отдельные звонки

Помню, в ковидные времена я каждый день участвовал в созвонах, где мы всей компанией обсуждали новую информацию, понимали, какие есть тенденции, делились планами и предположениями. Это дает понимание, что руководство всерьез воспринимает угрозу, ничего не скрывает от своих сотрудников и готово слушать их предложения.

Разговоры о внешних изменениях все равно будут идти в курилках и во время работы. Почему бы не дать им формальное время в конце работы? Пусть лучше вы слышите слухи и сомнения людей, чем даете возможность сотрудникам обсуждать свои страхи без вас, плодить слухи и тп.

Честность и открытая позиция в обсуждении общих угроз сплачивает коллектив

​Руководители делают ошибки в кризисные времена

Я наблюдал это несколько раз. В 2008, когда пришел в крупнеющее агентство, в 2015, когда курс евро подскочил и вот сейчас.

Когда случаются "черные лебеди", в большинстве компаний просто отсутствуют люди, которые бы понимали, как бороться с кризисом.

Последние 3-5 лет всё шло хорошо, все были заточены на развитие. Но это значит, что навыков принятия быстрых решений и сокращения затрат никто не развивал.
В этот период возникало большинство операционных проектов в консалтинге.

Именно поэтому, я полагаю, вам нужны консультанты прямо сейчас!

Вам прямо сейчас нужны навыки управления, которые вы никогда не оттачивали.

Пока организация перестраивается, нужно быстро принять много простых решений по сокращению затрат, изменению производства, перестройке цепочек - и эффективнее это сделать за счет внешних сил. А потом уже растить новые навыки у своих людей.

Так что, если вы директор предприятия, подумайте, что бы вы могли сделать уже сейчас, будь у вас необходимый и квалифицированный ресурс управленцев.

Иначе вы будете двигаться реактивно, за событиями.

А значит, дороже. Покупать людей втридорога. Принимать решения позже конкурентов. Искать нового поставщика, когда все уже импортозаместились.

Вы также будете принимать более простые решения. Например, вы сокращаете капитальные затраты по внешнему признаку, например по IRR. Это просто решение, но довольно глупое. Сложнее посмотреть внутрь, и увидеть, что там есть более прибыльная часть, менее прибыльная часть. Но для этого нужны люди и компетенции, которых у вас сейчас нет.

Если вы действуете вот такими крупными мазками, то теряете часть эффекта, который помог бы вам заработать.

Лучше начать решать проблемы сразу, пусть и с внешними силами, чем искать сейчас эти компетенции на рынке труда (который, как мы видим, сокращается стремительными темпами)

И еще: в кризисные времена трудно принимать решение о найме консультантов, так как вы тратите столь необходимые деньги.

Поэтому требуйте от консультантов performance fee контракта.

То есть, проект должен окупаться для вас в 1,5-3 раза, причем в течение года. Если консультанты могут такое предложить - то это выгодное вложение денег (мы, как правило, только за такие проекты и беремся). Ели нет, то вы рискуете поддержать не самых компетентных консультантов за свой счет и не получить результат. Вам сейчас нужны короткие проекты, которые быстро окупаются.

Когда в кратчайшее время нужно принимать максимально эффективные решения, обращайтесь к профессионалам.
Затягивание, неуверенность и хаотичные действия неизбежно принесут убытки и ударят по мотивации сотрудников.

Будьте тем, кто предупреждает удар.

​Что делать консультантам сейчас?

Этой заметкой закончу цикл советов по тому, как относиться к мобилизации и изменению среды вокруг бизнеса в России, а затем вернусь к привычным темам. Если какие-то вопросы относительно того, что делать бизнесу в новых условиях и что делать консультантам останутся - пишите, отвечу уже в личных сообщениях @alex81shein или видеоответе

Итак, если вы консультант-операционщик или внутренний консультант компании, которая работает в России, то перед вами стоит вопрос:
Нужно ли что-то делать или продолжаем работать, так же как и работали?

Стоит понять, что проблематика бизнеса будет смещаться в сторону нехватки персонала (в дополнение к усложнившимся цепочкам поставок, продаж, сложностями с реализации кап. проектов, сокращению затрат и пр).

Соответственно, новые вопросы, которые вы можете обсуждать и отслеживать такие:

▪️ Все вопросы, касательно резервистов, наполняемости орг. структур, рисков, критичные позиции и их бронь, contingency plans и т.п.

▪️ Надежность подрядчиков, их способность привозить и выставлять вам на предприятие людей.
Нужно проверить, что они тоже умеют работать со своими людьми, а не просто разводить руками. Сюда же - вопросы контрактования, то есть, что если подрядчик не сможет работать из-за нехватки людей или техники? Убедитесь, что у вас прописаны штрафные санкции и есть рычаги давления

▪️ Пересмотр орг. структур, повышение гибкости:
работа с навыками людей, кого в какие позиции можно переводить. Какие функции критичные для предприятия? Какие можно аутсорсить? Какие функции, наоборот, лучше забрать сейчас себе, чтобы сохранить жизнеспособность операций?

▪️ Работа вахтой - возможности по расширению периметра поиска персонала. Организация этой работы

▪️ Коммуникационные планы и работа со страхами и мотивацией людей. Комплекс мероприятий, дающий возможность людям думать о завтрашнем дне и поддерживающий их производительность

В целом, второй набор советов касается поиску работы за границей России.

Не беря во внимания панические переезды и бросания работы, что можно понять в среднесрочной перспективе?

▫️ Рынок в России для консультантов остается. Более того, скорее всего, зарплаты и стоимости проектов в России будут расти, так как проблемы никуда не деваются, а людей, которые готовы их решать, будет меньше

▫️ Так как большинство консультантов едут в Турцию, ОАЭ, Казахстан, то конкуренция там за проекты будет выше, оплата ниже. Если переезжаете - ищите менее очевидные страны

▫️ Учитывайте налоги! Уже есть немало случаев, когда сотрудник переводится в Австралийский офис, но из-за налогов практически живет в минус при тех же уровнях официального дохода

▫️ Учитывайте риски закрытия границ и другие более печальные сценарии. Стоит понимать, как будет жить ваша семья при таких сценариях

В общей сложности, мы в классической ситуации “Выше риск - выше доходность”. Выбор - стоит ли переезжать или нет - за вами.
Я сам пока выехал из России, но долгосрочно и среднесрочно планирую запускать и продолжать проекты в России

Присоединяйтесь к каналу HRnumbers.

Автор канала имеет многолетний опыт работы в HR, а также в управлении финансами и сфере консалтинга. Интересно рассказывает о трендах на рынке труда и секретах управления персоналом, прожаривает управленческие практики, развенчивает мифы о мотивации, освещает HR-аналитику.

Рекомендую подписаться https://t.me/HRnumbers