Как бороться со статус-звонками

Сегодня провёл 4 статус звонка. И вот, что я вам скажу:
Проверка статуса - не то, чтобы зло, но требует внимательной работы, чтобы не превратиться в бесконечную работу ради работы. Сотрудники привыкают к тому, что будет статус-звонок, находят фразы и формулировки и вполне может быть, что обсуждение статуса регулярное никуда не двигает инициативу.

Ну, а кроме того, статус-звонок крадет регулярное время, поэтому он должен быть эффективным и коротким. Вот по этому поводу несколько советов

Гранулярность задач

Стоит сразу формулировать задачи со сроком не дольше чем 1-2 статус звонка. То есть если звонок еженедельный, то вопросы следует задавать в стиле «Что произойдёт на горизонте 1-2 недель?»
Формулировки задач в стиле «Везём насос из Австралии полгода» - не может быть в вашем статус звонке

Один ответственный - одна задача

Никаких кучи фамилий в ответственных. Если задача сложная - то ставится один ответственный, который координирует остальных

Пиши не процесс а результат

Задания в протоколе и статусе пишутся в виде конечных результатов (т.е. с точки зрения русского языка в виде глаголов совершенного вида)

Напиши мне в личку @alex81shein - я персонально вышлю список правильных глаголов и формулировок и неверных. Здесь же скажу, что фразы типа «Позвонить на завод ХХХ», «поработать вопрос» - неверные
А вот, «согласовать ХХХ», «Привезти насос», «Внедрить YYY» - хорошие

Счётчик «недопониманий и зависаний»

Я часто ввожу счётчик недопониманий и зависаний пофамильный.

Сотрудники часто прибегают к приёму «А вот в протоколе написано А, я понял А, как Б, поэтому все сделано, а то, что задача не решена - ну это надо нам поточнее, друзья как-то формулировать»

Формально, трудно поругать такого сотрудника, поэтому я говорю что-то типа «Иван Иванович, понимаю, но давай отметим, что именно на твоём пункте произошло недопонимание. И если через некоторое время ты будешь в лидерах подобных ситуаций, то у нас какая-то системная проблема. Возможно даже подумать, что ты специально недопонимаешь ситуацию»

Все правила эффективных совещаний

Смотри мой подарок про 5P и Заметки про эффективные совещания (если у тебя этого нет - напиши в личку и я лично тебе вышлю)

Тут же просто краткие подпункты:
⁃ Само совещание - не более 30 минут
⁃ Никакого выяснения причин и размышлений на статус-звонке. Формат «сделано-не сделано». Все, что неясно - на отдельных созвонах и встречах
⁃ Визуализация
⁃ Каждый должен говорить, чёткая повестка и пр

Ну и последний пункт такой: если можешь не проводить статус-звонок - не стоит его организовывать.

Такое совещание нужно только если у тебя несколько функций координируются между собой. Если же руководителю просто удобно собирать всех в одной комнате, но функции никак не связаны (например, на одном совещании присутствуют и какие-нибудь сервисники внешние и, допустим HR), то на таком совещании точно кто-то теряет время

Проверка эффективности глаголов в протоколах совещаний

Говоря об эффективных совещаниях, я в первую очередь обращаю внимание на то, что совещания призваны повысить результат работы.
И здесь имеет значение такой простой момент – какими глаголами мы формулируем задачи и планы действий.
Чтобы в будущем у исполнителя не было возможности увильнуть (формально выполнить задачу, обтекаемо ответить на статус-звонок), используйте эффективные глаголы.

В приложении список английских и русских глаголов, которые разделены на «эффективные» и «неэффективные». Мы с компанией «Практика 101» подготовили этот инструмент для вас.

Вы можете обратить внимание, что эффективные русскоязычные глаголы формируются в совершенной форме: «составить», «включить», «выполнить». Неэффективные глаголы же наоборот в несовершенной форме: «Оценивать», «делать», «поработать»

Если вы в компании ведете документацию на английском языке, вы можете научиться правильно использовать глаголы в составлении протоколов и повысить свой уровень английского.

Скачивайте, используйте в работе, чтобы проверять, как формируются планы ваших подчиненных на совещаниях.

Ближайшие оффлайн конференции и мероприятия

Где меня можно увидеть в ближайшее время вживую оффлайн?

В ближайшее воскресенье я веду 3-х часовой семинар на тему “Управление доходностью с помощью аналитики” в школе Сколково MMA (подробнее здесь).
В целом, программа весьма интересная. Если вы еще не студент, то рекомендую рассмотреть ее для себя (подходит и для владельцев МСБ и для руководителей в найме)

В октябре-ноябре я выступаю на LeanPro форум
У них ссылка со вчерашнего дня умерла, надеюсь, восстановят. Рассказываю про программы трансформаций и принесения эффекта в крупном бизнесе

Декабрь 2022 - Конференция Go Digital
Уже наше традиционное сотрудничество с компанией SmartGoPro.
Поговорим про обновление наших знаний в области цифровизации. Ситуация стремительно меняется в этой области в России. Я, с большой вероятностью, возьму ведение целой секции на себя в рамках выставки

Ну еще в ближайшие 3 месяца у меня уже назначены две тренинговые программы для предприятий (это уже коммерческая деятельность). Если вам также это интересно - пишите в личку @alex81shein (я уже писал, про то, что как я провожу и разрабатываю Академии Бережливого Производства, семинары и стратегические сессии для крупного и среднего бизнеса)

Последний способ поработать вживую - это работать в рамках наставничества (условия и формат работы - в личных сообщениях @alex81shein). В ближайшее время совместно с коллегой мы расширим формат этого взаимодействия до группового (я расскажу отдельно)

На фото я в интерьерах Северстали веду какой-то тренинг в 2017 году. На переднем плане пирожки и чай для начальников смен, чтобы им было не так скучно впитывать знания

Lean Summit 2023. Кто пойдет?

Друзья, ищу единомышленников, которые готовы поехать в марте в штаты на форум по Бережливому производству 2023

](https://www.lean.org/events-training/events/lean-summit-2023/?start_date=1678233600Я был на этом форуме несколько лет назад и могу сказать, что это, в целом, полезно

Так как визу в Штаты делать долго + надо билеты купить, то предлагаю начать двигаться уже сейчас

Если вы бы хотели поехать, вы знаете английский, вы готовы потратить 5-6 тыс долларов и неделю своего времени на изучение новостей в области международного понимания бережливого производства, то буду рад вместе с вами организоваться и поехать

Получение виз, организацию поездки я могу взять на себя (ну или вместе скоординируемся)

Пишите в личные сообщения - я включу вас в группу, где мы все вместе координируемся по поедке

Когда тебе нужны консультанты (часть 2)

https://telegra.ph/Kogda-tebe-nuzhny-konsultanty-chast-2-08-23

Новая статья с иллюстрациями о том, как консультанты могут помочь при внедрении новых систем или продуктов на производстве.

Первую часть можно почитать здесь.

Как бы вы поступили?

Ситуация: Вы владелец или управляющий бизнеса.
На совещании вы пришли к тому, что ваше производство (или компания) разрослось до 4х подразделений. Теперь у вас много рабочих, специалистов и директоров по разным вопросам. Все путаются и не понимают, кто и за что отвечает.

Нужно сесть и разобраться, как правильно, и как-то договориться со всеми + внедрить это изменение и проследить за результатом

​Я - сам!

В последние недели много общаюсь с владельцами среднего бизнеса, которые в той или иной степени заинтересованы в оптимизации процессов и повышении производительности. Что я могу сказать: в них часто сидит синдром “Я сам!”

Меньший бизнес более управляем, в нём проще управленческие процессы, меньше формализма, больше прозрачности. И я понимаю тех руководителей, которые хотят знать “Что делать”, предполагая, что они точно знают сами то, “Как делать”

У меня есть, что сказать вам за внедрение, друзья 🙂

Сначала хорошие новости:

- Да, вы можете сделать много изменений сами
- Да, вы сможете дать импульс и запустить внедрение, так как у вас в руках много механизмов мотивации
- Вполне вероятно, даже получите эффект
- Вы будете сами все контролировать. А значит будете в комфорте с тем, как происходит трансформация

Новости чуть менее хорошие

- Внедрение изменений - это непростой процесс. Он требует последовательности, некой нудности, погружения в операционные процессы. Если вам нравится в этом разбираться - классно. Если же нет - в какой-то момент вам может надоесть

- А вы точно знаете, как выглядят лучшие практики? Почему в рекомендациях написано “Внедрение функциональной орг. структуры”, а не просто “Купить нового директора по ремонтам и пусть он наймет себе команду”? Только ли потому, что первая фраза звучит пафоснее?

Беда в том, что в управленческом консалтинге много неочевидных деталей, которые уже опробовали на себе крупные компании. Но они-то выжили со своими ошибками, а ваш не такой большой бизнес может и не пережить сильное изменение ошибочной организационной структуры

- А насколько откровенны будут с вами ваши подчиненные, когда вы принесете им новый инструмент?
Как правило, подчиненные встречают все инициативы руководителя словами “Какой вы гениальный, этот новый шаблон для заполнения времени простоев прекрасен”. Что думают подчиненные относительно новой идеи руководства - вы догадываетесь, вероятно, но вам не скажут. А вот консультанту - скажут (даже, может покажут). И он может работать и убеждать и рассказывать

Не буду юлить - большинство компаний применяют комбинированные подходы. Какие-то вещи делаются с помощью внутренних подразделений. А какие-то - силами внешних подрядчиков.
Предлагаю попробовать и вам разные подходы

Классический слайд про то, как консультант разрабатывает и передает инициативы в производство и специалистам клиента

С праздником всех шахтеров! Безопасных работ и высоких премий и новых достижений!

POOMA

В каждом слайде серьезных консультантов вы увидите снизу маленькую сноску “Источник: ….”.

Консультанты, как правило, показывают, откуда взята информация для слайда

Если информация взята наобум - то консультанты пишут что-то типа: "POOMA"
Корректная расшифровка: pooled out of mid-air - типа “пальцем в небо”

Такая вот внутренняя кухня :)