Добрый день, друзья
Рад приветствовать всех на канале, посвященному опыту внедрения бережливого производства и других проектов по опер. улучшениям в производственных предприятиях России и СНГ. Здесь вы сможете найти практические кейсы и инструменты, которые я и мои коллеги используют каждый день для оптимизации процессов.
Также здесь будут появляться анонсы мероприятий и ссылки на записи семинаров по тем или иным практическим темам нашей повседневной консультанской работы

Эта неделя богата на внешние события. Кроме уже прошедшей лекции в Высшей Школе Бизнеса удалось выступить на конференции https://siberia.techmining.ru Mining Tech Siberia (жаль, что только в онлайн формате). Прикладываю презентацию, которую рассказывал на этой конференции на тему "Новая реальность для компаний горно-добывающего сектора"

Анонс! 8го апреля в рамках 9го международного саммита "Умные производственные системы" я буду выступать с рассказом на тему "Экспертные инициативы и идеи: второй источник идей и синергия с бизнес-системой". Пообщаемся на тему вовлечения экспертов и особенностями работы с ними для поиска новых идей. Буду рад всех видеть! Подробнее: https://www.leansummit.net
Делюсь с вами основными тезисами

Со следующей недели у нас начинается трехнедельный этап диагностики нескольких производственных предприятий. Наша команда уже сидит в аэропорту и готовится к вылету. Так что ожидайте чуть больше инструментов и рассказов о диагностике в ближайшее время. Пока что делюсь стандартным подходом к диагностике в проектах Мини-Т

Вот главный кейс вчерашнего дня в ходе диагностики

Как получить 40 млн руб в год за 2 часа работы и окупить проект в первый день работы?

➡️Организовать общение между экономическим отделом и планировщиками производтства, разогнав собственное производство и минимизируя закупки внешней продукции

▶️ Предприятие, как и многие сейчас, работает в полсилы, сокращая временно объемы производства

▶️ Плановый отдел создает планы по производству на месяц, неделю, сутки и берет в качестве входящих параметров средние цифры себестоимости сырья, соответствующим образом снижая производительность собственного завода, сохраняя закупки внешней полупродукции

▶️ Экономисты знают, что полуготовая продукция собственная на 4000 руб дешевле, чем привозная, но не передают эти знания планировщикам

❗️В итоге, предприятие пропорционально сокращает собственные объемы производства, сохраняя внешние закупки полуфабрикатов на прежнем уровне. Это приводит к потерям до 4000 руб на одной единице продукции или около 40 млн руб в год

На канале моего друга и, в некоторой степени, коллеги Константина Борисова [https://t.me/komandos_n1](https://t.me/komandos_n1) недавно выложили отличные советы по тому, как работать с сокращением численности персонала

Со своей стороны я хочу сказать, что многим компаниям предстоить решить непростую задачу по тому, как сокращать численность в условиях ограничения со стороны государства. Как человек, который сокращал персонал в таких условиях (в Кривом Роге в ArcelorMittal и в Байкальском крае при давлении губернатора не закрывать предприятие) имею сказать несколько вещей по этому поводу

1️⃣ В любом случае, если вы уже решили сокращать, то создайте отдельное подразделение, в которое будете переводить лишних людей. В этом подразделении фактически все будут разнорабочими и будут заменять подрядчиков по уборке территории, различные непрофильные сервисы, от которых вы будете отказываться

2️⃣ Работайте с профсоюзом и гос. органами. Они могут как создать для вас революцию на предприятии, так и помочь в успокоении настроений

3️⃣ Проводите аутсорсинг - выделяйте отдельные компании, переводите людей туда, переводите их на гибридный или домашний режим работы с изменениями условий труда (это непростая задача для HR, но выполнимая)

4️⃣ Не урезайте премии и зарплаты. Лучше сокращать численность. Работающий демотивированный сотрудник хуже, чем его полное отсутствие. Это позволит вам коммуницировать удержание уровня дохода для оставшихся

И самое важное: убедитесь, что сокращение персонала действительно нужно.
- Какую строчку в структуре себестоимости занимает ФОТ?
- Сколько денег вы выиграете, если сократите персонал?
- Сокращение персонала - это очень отложенный денежный эффект (через 3-5 месяцев появится денежное изменение), но мгновенный моральный удар по коллективу

Мотивация персонала падает, сотрудники чувствуют, что их предали в самый чувствительный момент. Первыми бегут самые сильные, которым есть куда бежать. За них и стоит бороться и держать. Сильные вам понадобятся!

Вот еще один кейс из диагностики:

Как выиграть 3,5% производительности за 2 часа наблюдений, поменяв организацию ремонтов оборудования?

Традиционно цех останавливается в месяц на 24 часа (каждую среду на 8 часов) и занимается ремонтом. Но по узкому месту находится 8 единиц оборудования из которых в работе всегда 7. Поборовшись за найм дополнительных людей и запуск 8ой единицы оборудования, было принято решение разнести ремонты таким образом, чтобы первая единица оборудования останавливалась на ремонт в понедельник, вторая - во вторник, третья - в среду и т.д.

Таким образом, узкое место не прекращает свою работу никогда и, просто организовав работу по обслуживанию по-другому, мы выигрываем 1 сутки работы в месяц (или 3,5% производительности)

Следующим этапом стоит разобраться, а нужно ли останавливать каждую единицу оборудования на обслуживание так часто и занимает ли обслуживание 8 часов или меньше (в этом размышлении лежит еще около 2-5% роста производства)

Диагностика менталитета и поведения сотрудников

❓Почему это важно❓

Понимание того, как сотрудник работает каждый день, какие мысли ему приходят в голову, как он относится к своей работе и тому, что он готов делать на работе напрямую влияет на его эффективность, готовность организации меняться и достигать новых целей

▶️ Как измерять и замерять?
Основных метода два
✔️ Deep structured interview: То есть детальные глубокие интервью с 1-3 сотрудниками, где вы выясняете проблемы, отношение к тому, что такое “хорошая работа” и “отличный результат”, почему не получается его добиться, есть ли желание его добиваться или нет
✔️ Обезличенный опрос: структурированный опрос на 20-50 вопросов в обезличенной форме, где выясняются схожий набор тревог и волнений

▶️ Как менять менталитет и поведение
✔️ В ходе внедрения изначально выявленные проблемы обсуждаются с руководством, ставится четкий план по повышению вовлеченности, развитию навыков, изменению системы коммуникаций
✔️ Также в работе проводятся периодические опросы, чтобы понять разницу в самообщущениях сотрудников различных уровней и подразделений
✔️ Не смотря, на то, что область довольно трудно “цифровизуема”, действия разрабатываются максимально конкретные и такие, чтобы их потом можно было проверить, например “провести 4 встречи обратной связи с сотрудниками, составить индивидуальный план развития каждому”, “восстановить душевые для персонала”, “повесить доски решения проблем в подразделениях”

❗️Напоследок, отметим, что зачастую компании жертвуют этим направлением диагностики, так как не видят прямого экономического эффекта в этом знании. Однако способность внедрить найденные инициативы и удерживать новые уровни производства напрямую зависят от менталитета и поведения сотрудников

Вот пример одного из слайдов замера поведения и менталитета сотрудников, сделанный по модели убеждения

Вот еще один анализ, который позволяет увидеть общность и разность мышления и поведения сотрудников внутри организации в разных департаментов

​​Барометр команды и обратная связь - инструменты определения работы команд

Сейчас, когда так много стресса вокруг важно успеть мониторить то, как работают ваши руководители на всех уровнях. Консультанты и отделы операционных улучшений, с которыми я постоянно работаю, применяют регулярные анонимные опросы по настроению - барометру команды

Процесс

▶️Раз в месяц вы предлагаете коллегам заполнить полностью анонимный опрос из 7-10 вопросов о том, насколько им комфортно работать на текущем рабочем месте, что их тревожит, как члена команды, какие практики работы команды им мешают или помогают

(как правило, это опросник, созданный на google forms или Яндекс Формах, который можно заполнить на любом личном телефоне)

▶️ После заполнения барометра результаты рассылаются всем членам команды и организуется обсуждение

▶️ После обсуждения обязательно заполняется протокол действий с ответственными. следующая встреча начинается с обсуждения того, что произошло с прошлой встречи

 

Примеры вопросов
(могут варьироваться исходя их вашего бизнеса)

Как правило, это утверждение, с которым вы можете согласиться (поставить 5 - “согласен”) или полностью не согласиться (1 - “категорически не согласен)

◼️Я имею возможность развивать свои навыки, получать новые знания на работе
◼️Мне интересно решать задачи, возникающие в моей работе
◼️ Мое мнение на работе принимается во внимание, учитывается
◼️ Мне хватает времени и ресурсов, чтобы выполнять все задачи
◼️ Взаимодействие сотрудников отдела хорошо организовано
◼️ Коллеги используют только конструктивную критику
◼️ Мне ставят конкретные, четкие, измеримые и достижимые цели
◼️ Руководитель своевременно вовлекается и оказывает необходимую поддержку при возникновении заминок с исполнением поручений
◼️ Я регулярно получаю обратную связь с оценкой моей деятельности от руководителя
и т.п.

Кому это может быть полезно

◼️ Владельцам бизнеса, которые имеют много подразделений, распределенных по разным территориям
◼️ Руководителям команд, которые хотят мониторить стресс и удобство своих сотрудников для работников
◼️ Проектным офисам и их командам внутри и снаружи бизнеса
◼️ Всем командам, которые хотят развиваться

🆙 ‼️ Если вы напишите мне в личные сообщения @alex81shein фразу “Хочу барометр”, то я вышлю вам ссылку на пример опросника, созданного в google forms ‼️

Пример обработки барометра команды
Видно, какие оценки наиболее низкие. Обсуждение этих результатов внутри команды дает возможности самой команде обсудить методы наилучшего взаимодействия

📌 Давайте познакомимся! Меня зовут Александр. Я - профессиональный консультант, советник руководителей, управленец крупного и среднего бизнеса

Этот канал не преследует цель как-то монетизировать мою деятельность. Это скорее моё хобби и желание как-то развивать область операционного консалтинга, делиться опытом и обсуждать интересные мне темы.

Если вы пишете на схожую тематику - напишите мне и мы опубликуем ваши мысли на этом канале

Не стесняйтесь задавать мне вопросы в личных сообщения - пишите на @alex81shein

В мотогонках (а это мое большое увлечение и страсть) есть два способа обгона: на входе (т.е. на торможении) и на выходе (т.е. на ускорении). Несомненно, сейчас большинство компаний ужимаются и готовятся к тяжелым временам. Но, хочется отметить, что "перетормозить" - т.е. замедлиться позже и более эффективно - это тоже способ обхода конкурентов на рынке. Именно сейчас я фиксирую большое количество запросов на диагностику себестоимости, пересмотр программ капитальных затрат и оптимизации загрузки узких мест. Кризис - это тоже возможность стать лучше и возможность перегрупироваться и стать эффективнее. Так победим! Keep going! 🏍️🗯️✊

Сижу, готовлюсь к семинару на lean summit (напоминаю, что 8го апреля я буду рассказывать про экспертные сети и инициативы). Делюсь частью коммуникации о том, как развивается функция оптимизаторов (она же функция бережливого производства, она же функция операционных улучшений) в компаниях

Если кратко, то этапы такие

🆕 В компании появляются энтузиасты, которые понимают, что инстурменты бережливого производства интересны и могут принести пользу компании. Они начинают сами внедрять элементы 5С или строить вытягивающую систему (как правило, после прочтения книги Голрата или какой-нибудь “Дао Тойота”

🆙 Инициативу замечают на уровне департаментов и начальников цехов и нанимают 1-2 человека на отдельные задачи по операционному улучшению. На этом этапе в цехах появляются доски проблем, какие-то красивые плакаты. Организационных изменений и существенного эффекта нет, но внешне визуально появляются элементы опер. улучшений на производственных площадках

🚀 Rocket-start. В какой-то момент собственник компании или CEO проводит диагностику (как правило, с помощью консультантов), понимает потенциал компании. В это время создается централизованная структура, нанимаются специалисты с опытом, устанавливаются четкие цели. Вся система затачивается на результат и принесение прибыли предприятию

*️⃣ Некоторое время (год-два) инициативы успешно внедряются. Функция “на коне” - приносит результат год от года, специалисты ценятся и в компании создается понимание пользы о функции операционных улучшений

↘️ По мере внедрения инициатив находить новые становится все труднее. Все низко висящие фрукты сорваны, требуется все больше аналитики, глубокого понимания процессов, экспертности для поиска нового набора инициатив. Именно в этот момент наиболее востребована экспертная поддержка

Я проходил все вышеописанные этапы и подключался, вытягивал отделы и функцию на следующий уровень, чтобы функция оправдывала свою ценность. 

❔А на каком этапе находится ваша компания ❔

Илююстрация к рассказу о развитии функции операционных улучшений

​​Я практически всегда пишу (от руки или на компьютере). Я пишу встречи в зуме и тимс. Пишу на компьютере в notion и evernote, пишу в тетради, если не могу взять с собой компьютер, пишу в телефоне с bluetooth клавиатурой
Из-за этого я практически ничего не помню, но я всегда могу вернуться к любой встрече за последние 7-8 лет и вспомнить кто и что говорил и обещал.
Особенно это полезно, если вы работает не как консультант на проекте (у вас 7-10 приоритетов на ближайшие 3-5 месяцев), а если у вас 30 подчиненных, с которыми вы общатесь не каждый день, а только по какой-либо теме. Если человек что-то пообещал, то я ставлю себе напоминалку в календаре или notion и забываю об этом обещании - система сама напомнит вовремя
Большинство сотрудников это крайне раздражает, но выстраивает железную дисциплину в организации
Достаточно пару раз сказать что-то типа “Коллеги, мы с вами обсуждали этот вопрос 15 ноября прошлого года и Иван Иванович пообещал сформировать за 2 недели план-график и предложение по следующим шагам. Это было сделано?” Это быстро приучает не обещать сделать что-то “в течение месяца”