Автоматический ввод информации в ERP-систему. Роскошь или уже необходимость?

Необходимость автоматического ввода информации в систему управления предприятием ERP — особенность переходного периода между бумажным и цифровым документооборотом, в котором мы сейчас находимся. Причем если бумажной корреспонденции становится все меньше и на этом поле проблема выглядит как атавизм, то с бухгалтерскими документами прогресс несколько затягивается. Поэтому решение для такой задачи интересно куда более широкому кругу компаний.

Представим, например, крупную логистическую компанию, в которую поступает непрерывный поток документов:

🔵счета-фактуры;
🔵форма 12;
🔵коносаменты для морских перевозок;
🔵авианакладные для авиатранспорта;
🔵железнодорожные накладные для ж/д перевозок.

Эти бумаги формализованы, но, как правило, приходят в бумажном виде. И процесс оприходования товара на склад обязательно включает монотонную и очень трудозатратную процедуру ручного внесения данных: оператор берет документ и вбивает в систему каждый входящий товар — артикул за артикулом, чтобы полная история перемещения товаров сохранилась в системе управления ресурсами предприятия.

➡️ Какая альтернатива?

Еще один пример. Один из крупных представителей фудтех DeliveryClub имел на входе большой объем документов от поставщиков, отдел прихода был загружен внесением в систему информации о закупленных товарах. С помощью сервиса распознавания и программных роботов автоматизировали процесс ввода данных и заметно сократили операционные затраты.

➡️ В общем виде система автоматического ввода данных реализуется так:

🟣устанавливаем высокопроизводительный сканер и внедряем систему распознавания текста, которая умеет разбирать документ по полям и доставать из него нужную информацию с помощью шаблонов или нейросетей;
🟣плюс задействуем интегрирующий элемент — программный коннектор или робот, который переносит информацию из одной системы в другую.

Потребность в таких решениях, позволяющих оцифровать и упростить задачу ввода данных, сегодня все еще актуальна для множества компаний. В первую очередь это экспортно-импортный бизнес — просто в силу особенностей трансграничных взаимодействий, из-за которых документы международного образца остаются бумажными. Системы ЭДО в каждой стране свои. Международный ЭДО развивается - но соглашения на цифровой обмен документами между государствами только устанавливаются. Поэтому переходный период займет непрогнозируемый срок.

Вместе с тем и на внутреннем рынке цифровизация далека от полной: по нашим оценкам, не меньше 30% от общего внутрироссийского оборота остается в бумаге. Крупный и средний ритейл, логистические, производственные компании нередко работают в гибридном режиме, когда ЭДО уже внедрен, но приходится сохранять бумажный документооборот с частью поставщиков или покупателей.

➡️ Каким будет экономический эффект от внедрения системы автоматического ввода?

Расчет можно выполнить только индивидуально для конкретной компании, исходя из ее реальных показателей, поэтому правильный первый шаг для такого проекта — аудит и оценка. А стоит ли вообще смотреть в сторону таких решений, можно понять по очевидным признакам: с двумя приходами в день, скорее всего, потребность не слишком высока. Но когда бухгалтерия завалена оприходованием, а складской специалист 90% времени перепечатывает бумаги — это явный звонок.

➡️ При расчете эффективности не стоит забывать и вторую метрику успешности проекта — кратное сокращение риска ошибок в данных по сравнению с ручным вводом.

Еще один важный вопрос, который волнует компании на старте, — насколько сложным, долгим и дорогим будет процесс интеграции с ERP. И с любой ли системой в принципе применимо автоматизированное решение?

Поскольку стандарт для российских предприятий — это 1С, то интеграция с ней у нас максимально отработана. Такие проекты проходят просто и быстро. Тем не менее современный стек технологий позволяет работать с большинством системам — ситуативно все решается в рамках пилота.

(продолжение ниже...)

Технически есть два способа интеграции:

🟢прямая интеграция по API — позволяет связать системы на низком уровне и работать с сущностями на уровне базы данных. Это более сложный процесс, но в результате создается глубокая связь между софтом;
🟢программный робот — более гибкое и простое решение. Но интеграция остается поверхностной: робот работает как промежуточный слой и имитирует действия пользователя, перенося данные между системами, например в режиме интерфейсного взаимодействия.

Оптимальный вариант будет свой в каждом конкретном случае. Если, например, прямая интеграция требует слишком много затрат на разработчиков, то может быть рациональнее использовать робота.

➡️ И все же: автоматический ввод информации в ERP — роскошь или необходимость?

Есть два варианта ответа в зависимости от условий, которые мы не можем предугадать. Если скорость перехода с бумажного на цифровой документооборот останется прежней и одновременно на том же уровне останется скорость созревания компаний с точки зрения ИТ — тогда это реальная необходимость не только сейчас, но и еще не один десяток лет. Если же переход в цифру будет идти в ногу с полной автоматизацией и опережать ее, то со временем в этой задаче просто отпадет необходимость и такие системы станут пережитком прошлого.

Из этой дилеммы следует логичный вывод: чем позднее приступить к такому проекту, тем меньше выгоды успеет получить компания. Внедрив систему сейчас, вы точно успеете ею попользоваться как минимум 5-10 лет — и сэкономите больше операционных ресурсов, чем если перейти через 5 лет, когда уровень цифровой зрелости поднимается и экономический эффект будет не столь очевиден.

Миграция с иностранных на российские роботы — актуальная потребность бизнеса.

Уже некоторое время мы наблюдаем уход из страны зарубежных поставщиков программных решений в области RPA — впрочем, как и практически во всех секторах ИТ-рынка (и не только). Продукты становятся недоступны российским пользователям. Для организаций невозможность продолжать пользоваться критичными бизнес инструментами означает повышение рисков. Как следствие, компании оказываются перед необходимостью перейти на отечественные решения.

➡️ «Переезд» с одной системы на другую - задача всегда непростая и связана с дополнительными издержками.

Но есть позитивные новости. Чтобы упростить процесс для потенциальных новых клиентов, российские поставщики RPA разрабатывают инструменты, которые позволяют автоматизированно конвертировать конфигурационные файлы и скрипты с иностранных роботов на свои локальные.

Благодаря таким конвертерам переделать сложные сценарии значительно проще и быстрее, чем кажется, когда проблема только возникает на горизонте. А учитывая, что, как правило, RPA распространяются по подписке, компания не слишком теряет и в деньгах. «Переезд» обходится в относительно небольшую фиксированную сумму, а затем заказчик просто оплачивает следующий период новому поставщику.

➡️ Что еще волнует бизнес, это качество самих роботов: не потеряет ли компания от перехода на российский продукт.

Совершенно точно нет. Направление RPA в целом молодое — его развитие на глобальном уровне началось около 10 лет назад, а в России всего на пару лет позже. Отставания как такового не возникло, и в целом отечественные решения были вполне востребованы еще до того, как этот тренд стал вынужденным. Но, имеет место и тот факт, что крупные российские заказчики исторически инвестировали в автоматизацию на зарубежных платформах RPA, с которыми теперь приходится вынужденно расставаться.

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

С какими сложностями мы столкнемся при переходе на КЭДО?

КЭДО, или кадровый электронный документооборот. Опция электронного взаимодействия между работником и работодателем благодаря чему теперь необязательно печатать и подписывать бумажные документы внутри компании. Достаточно зайти в электронную систему и поставить неквалифицированную электронную подпись УНЭП.

➡️ Кому стоит внедрить КЭДО?

Сейчас, сложнее ответить на вопрос, кому этого делать не нужно.

В первую очередь ощутят пользу организации с большим штатом удаленных сотрудников. Раньше для того, чтобы подписать документы коллегам приходилось или ехать непосредственно к ним, или организовывать процесс обмена заказными письмами через почту или курьерские службы. Это лишние расходы и неудобства для всех — и сотрудников, и кадровой службы.

➡️ К каким сложностям готовиться?

Хорошая новость в том, что как таковых объективных трудностей нет. Иногда реформа буксует из-за консервативности сотрудников. Если среди вашего персонала есть такие настроения, их лучше преодолевать, донося до скептиков преимущества, объясняя отсутствие рисков и важность цифровизации бизнеса.

Таким образом, самое сложное — сделать первый шаг.

➡️ Выбор решения | Облачная система

Это коробочный продукт, который уже содержит все необходимые процессы: его нужно только подключить к инфраструктуре, зарегистрировать пользователей, перевести документы из бумажного в электронный вид и внести в систему.

➡️ Преимущества

Облачный сервис отличается прежде всего скоростью внедрения. В некоторых компаниях настройка информационных систем занимает 2 часа.

Кроме того, низкая стоимость внедрения и эксплуатации позволяет рассчитать выгоду, измеряемую в деньгах, и быстро окупить вложения. Часто бывает, что посчитав существующие затраты на кадровый документооборот и сопоставив со стоимостью решения, компания оценивает экономию порядка 50% на горизонте года. Такой прогноз не оставляет аргументов, почему переход на КЭДО стоит откладывать.

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

Оцифровка входящей корреспонденции. Бумажные письма в прошлом?

Очевидно, что коммерческие компании сегодня стремятся уйти от бумаги. Большая часть рынка полностью перешла на цифровые документы, потому что это элементарно дешевле, а бизнес считает деньги. Но есть отрасли, где бумага все еще в ходу в силу сложившихся процедур. Прежде всего это госсектор — предприятия оборонного комплекса и другие, работающие с госзаказом.

➡️ Причина в том, что в таких организациях основанием для формирования заказа и запуска производства является только бумажный документ — оформленный на бланке, с подписью и печатью, полученный через официальный канал доставки. Если такой же документ придет в электронном виде, он будет проигнорирован. Поэтому вести бумажные электронный документооборот по процессу становится затруднительно.

➡️ Проблема в том, что наряду с официальными заказами организация получает поток рекламных писем. Сотрудник канцелярии или секретарь, который обрабатывает входящие материалы, выступает ручным спам-фильтром: ему нужно изучить каждый документ, чтобы утилизировать рекламные как спам, а целевые в электронном виде направить в ответственные подразделения.

➡️ Что можно изменить?

Проблема решается с помощью системы сканирования и распознавания бумажной корреспонденции. Автоматизированный процесс становится значительно проще:

🟣секретарь получает документы и кладет их в МФУ,
🟣они сканируются и распознаются,
🟣анализируются с помощью нейросети,
🟣реклама автоматически отправляется в папку “Спам”, а целевые документы — в папку “Заказы”.
🟣если у заказа есть признаки, по которым его можно распределить на подразделение, система выполнит это действие.

➡️ И в заключение.

Рассуждение о тенденциях развития документооборота будет неполным без мысли о том, что рано или поздно окончательный переход в цифру состоится и для тех предприятий, кто пока доверяет бумаге. Поэтому инвестировать в автоматизацию работы с корреспонденцией, которая несет для компании понятную ценность — очевидный выбор.

Каким требованиям регуляторов должен соответствовать внутренний документооборот и как СЭД решает эту задачу?

Одно из направлений — это решение специфических отраслевых задач. Крупные юридические компании ведут реестры исков и должны постоянно контролировать, как развивается ситуация по каждому. Проведя интеграцию внутренней СЭД-системы с ГАС “Правосудие”, юристы могут просматривать иски и отслеживать их статус в собственном личном кабинете, без необходимости переходить на внешний сайт.

Однако это частный случай. Более значимым фактором, который затрагивает участников рынка, становятся изменения, предлагаемые регуляторами от государства: налоговой службой, министерством труда, пенсионным фондом и другими. На этом направлении выделим две аббревиатуры, актуальные прямо сейчас.

➡️ МЧД, или машиночитаемые доверенности

Один из злободневных вопросов — это закон, требующий использования только машиночитаемых доверенностей.

Теперь, чтобы наделить сотрудника полномочиями от имени компании (например, правом подписи), необходимо иметь УНЭП физ. лица и МЧД от компании, выданную Генеральным Директором. ФНС раздает гендиректорам компаний цифровую подпись для заверения документов, а гендиректора с помощью МЧД распределяют полномочия по сотрудникам — к примеру, выдавая экспедитору право подписи накладных.

➡️ КЭДО, кадровый электронный документооборот

Еще одна возможность, которую инициировали регуляторы, — упрощение кадрового взаимодействия путём цифровизации подписания кадровых документов. Теперь сотрудники, взаимодействуя с работодателем, не обязаны подписывать в бумажном виде регламентирующие документы: приказ на отпуск, командировку и т.д. Теперь любой документ, вплоть до приказа о найме или увольнении, подписывается в электронном виде.

Таким образом, современные СЭД движутся в сторону большей функциональности, чем просто инструмент для документооборота. Они позволяют компаниям, с одной стороны, отвечать требованиям регулятора, а с другой — эффективно использовать возможности, которые дают законодательные инновации.

В эпоху быстрого развития технологий и постоянных перемен в индустрии IT, важно не только следить за текущими трендами, но и уметь предвидеть будущее.

🔵Какие ключевые направления развития IT-сферы стоит выделить?
🔵Каким образом проводить трендвотчинг и анализировать полученные данные?
🔵Как использовать сценарное планирование для прогнозирования возможных сценариев будущего?

Гостем очередного выпуска подкаста «Пути в IT» стал Ярослав Павлов — ректор бизнес-школы ИМИСП и эксперт по стратегии и трендвотчингу. Вместе с Ярославом мы рассмотрели эти вопросы, обсудили методы, которые помогут вам оставаться на гребне волны технологий, а также погрузились в процесс сценарного планирования, чтобы научиться адаптироваться к переменам и создавать успешные стратегии для своего бизнеса, или карьеры в IT.

Приятного просмотра!

Оцифровка первичной бухгалтерской документации. Всеобщая необходимость или частный запрос?

Как и в других направлениях документооборота, задача оцифровки бухгалтерской документации остается актуальной на переходный период, пока параллельно курсируют бумажные и электронные документы. Как долго он продлится, никто не знает, однако есть версия, в которой полного отказа от бумаги не произойдет. В этом случае внесение информации из документов в учетные системы не уйдет из процессинга бухгалтерии — поэтому потребность не только останется актуальной, но и укоренится.

В современных компаниях реализовано уже множество кейсов по автоматизации этой задачи. Чаще всего интегрируются решения, построенные на базе двух продуктов: системы распознавания оптических символов OCR и программных роботов RPA. Они собраны в типовое решение, которое умеет распознавать и правильно переносить данные в учётные системы предприятия.

➡️ Для примера — кейс одной компании, ритейлера в сфере продажи одежды. Особенность проекта в том, что номенклатурная единица, которая попадает в бухгалтерскую документацию, помимо названия и количества имеет несколько атрибутов: страна производства, состав и другие свойства. Крайне важно корректно распознавать документы, чтобы извлекать все параметры из документов и относить их в правильные поля учетной системы.

➡️ Еще один кейс — производитель мягкой мебели. Производство связано с закупками большой номенклатуры комплектующих и сырья: металл, дерево, текстиль. При этом для производства важно определять тип, свойства и происхождение каждого компонента. В итоге система была дообучена, чтобы корректно распознавать атрибуты, характерные для всех используемых материалов, и формировать готовые комплекты из входящего сырья.

Исключением, где внедрение таких систем менее рационально, могут быть малые предприятия, так как такие решения предполагают основательную интеграцию в ИТ-ландшафт компании. Но и для малого бизнеса есть способы автоматизации бухгалтерской документации — например, с помощью облачных сервисов.