📝 گزارش نخستین نشست کارگروه فرآیند اتحادیه بازرگانان تجهیزات پزشکی
نخستین نشست کارگروه فرآیند اتحادیه بازرگانان تجهیزات پزشکی روز گذشته در محل اتاق بازرگانی تهران، با حضور اعضای ثبت‌نام‌شده در کارگروه و جمعی از اعضای هیئت‌مدیره اتحادیه برگزار شد.
هدف از برگزاری جلسه
با توجه به تشکیل کارگروه فرآیند با رویکرد بهره‌گیری از ظرفیت تخصصی و تجربیات اعضای اتحادیه، نخستین جلسه عمدتاً به تبیین اهداف، تعاریف، حدود فعالیت و روش کار کارگروه اختصاص یافت.
در این جلسه تأکید شد که کارگروه دارای نقش مشورتی و کارشناسی است و مأموریت آن، اعمال تغییر در فرآیندهای دستگاه‌های اجرایی یا تصمیم‌گیری به جای مراجع ذی‌صلاح نیست؛ بلکه کارگروه تلاش خواهد کرد با بررسی کارشناسی فرآیندهای مرتبط با فعالیت اعضای صنف، مسائل و گلوگاه‌های موجود را شناسایی و پیشنهادهای مستند و قابل اجرا را جهت طرح و پیگیری از طریق مراجع ذی‌ربط ارائه کند.
محورهای مطرح‌شده
در ادامه جلسه، درباره مفهوم و محدوده بررسی فرآیندها و شیوه مورد نظر برای فعالیت کارگروه گفت‌وگو شد. بر ضرورت تفکیک «مسائل موردی اعضا» از «مشکلات ساختاری فرآیندها» تأکید و مقرر شد بررسی‌ها با نگاه فرآیندی و با در نظر گرفتن مجموعه عوامل مؤثر، از جمله مسیر اجرایی، سامانه‌های مرتبط، قوانین، آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌ها و همچنین ارتباط هر فرآیند با سایر فرآیندهای حوزه تجهیزات پزشکی انجام شود.
همچنین بر اهمیت مشارکت اعضای کارگروه و استفاده از تجربه عملی شرکت‌ها در شناسایی نقاط مسئله‌دار و تدوین پیشنهادهای کارشناسی تأکید شد.
نحوه ادامه فعالیت کارگروه
با توجه به اینکه جلسه نخست با هدف ایجاد چارچوب و درک مشترک از مأموریت کارگروه برگزار شد، مقرر گردید ورود تفصیلی به موضوعات و فرآیندهای منتخب از جلسات آتی آغاز شود.
در جلسات بعدی، هر موضوع به‌صورت جداگانه مورد بررسی قرار خواهد گرفت و تلاش می‌شود ضمن ترسیم وضعیت موجود، مستندات و الزامات مرتبط، مشکلات اجرایی و نقاط تداخل یا وابستگی شناسایی و نظرات و تجربیات اعضا دریافت شود.
جمع‌بندی حاصل از این بررسی‌ها در قالب گزارش کارشناسی و پیشنهادهای مشورتی تدوین و از طریق ساختار اتحادیه برای طرح در کمیته راهبردی و حسب مورد ارائه به مراجع ذی‌ربط مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
نخستین جلسه کارگروه، در مجموع به ایجاد زبان مشترک میان اعضا درخصوص هدف، حدود مسئولیت و روش بررسی فرآیندها اختصاص داشت و مقرر شد جلسات آتی با تمرکز بیشتر برگزار گردد .
🆔 @imtumed
نخستین نشست کارگروه فرآیند اتحادیه بازرگانان تجهیزات پزشکی روز گذشته در محل اتاق بازرگانی تهران، با حضور اعضای ثبت‌نام‌شده در کارگروه و جمعی از اعضای هیئت‌مدیره اتحادیه برگزار شد.
هدف از برگزاری جلسه
با توجه به تشکیل کارگروه فرآیند با رویکرد بهره‌گیری از ظرفیت تخصصی و تجربیات اعضای اتحادیه، نخستین جلسه عمدتاً به تبیین اهداف، تعاریف، حدود فعالیت و روش کار کارگروه اختصاص یافت.
در این جلسه تأکید شد که کارگروه دارای نقش مشورتی و کارشناسی است و مأموریت آن، اعمال تغییر در فرآیندهای دستگاه‌های اجرایی یا تصمیم‌گیری به جای مراجع ذی‌صلاح نیست؛ بلکه کارگروه تلاش خواهد کرد با بررسی کارشناسی فرآیندهای مرتبط با فعالیت اعضای صنف، مسائل و گلوگاه‌های موجود را شناسایی و پیشنهادهای مستند و قابل اجرا را جهت طرح و پیگیری از طریق مراجع ذی‌ربط ارائه کند.
محورهای مطرح‌شده
در ادامه جلسه، درباره مفهوم و محدوده بررسی فرآیندها و شیوه مورد نظر برای فعالیت کارگروه گفت‌وگو شد. بر ضرورت تفکیک «مسائل موردی اعضا» از «مشکلات ساختاری فرآیندها» تأکید و مقرر شد بررسی‌ها با نگاه فرآیندی و با در نظر گرفتن مجموعه عوامل مؤثر، از جمله مسیر اجرایی، سامانه‌های مرتبط، قوانین، آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌ها و همچنین ارتباط هر فرآیند با سایر فرآیندهای حوزه تجهیزات پزشکی انجام شود.
همچنین بر اهمیت مشارکت اعضای کارگروه و استفاده از تجربه عملی شرکت‌ها در شناسایی نقاط مسئله‌دار و تدوین پیشنهادهای کارشناسی تأکید شد.
نحوه ادامه فعالیت کارگروه
با توجه به اینکه جلسه نخست با هدف ایجاد چارچوب و درک مشترک از مأموریت کارگروه برگزار شد، مقرر گردید ورود تفصیلی به موضوعات و فرآیندهای منتخب از جلسات آتی آغاز شود.
در جلسات بعدی، هر موضوع به‌صورت جداگانه مورد بررسی قرار خواهد گرفت و تلاش می‌شود ضمن ترسیم وضعیت موجود، مستندات و الزامات مرتبط، مشکلات اجرایی و نقاط تداخل یا وابستگی شناسایی و نظرات و تجربیات اعضا دریافت شود.
جمع‌بندی حاصل از این بررسی‌ها در قالب گزارش کارشناسی و پیشنهادهای مشورتی تدوین و از طریق ساختار اتحادیه برای طرح در کمیته راهبردی و حسب مورد ارائه به مراجع ذی‌ربط مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
نخستین جلسه کارگروه، در مجموع به ایجاد زبان مشترک میان اعضا درخصوص هدف، حدود مسئولیت و روش بررسی فرآیندها اختصاص داشت و مقرر شد جلسات آتی با تمرکز بیشتر برگزار گردد .
🆔 @imtumed
WA0039.pdf
1.3 MB
پیگیری امکان تامین اقلام دارویی و تجهیزات پزشکی از محل منابع مسدودی در بانک EIH
🆔@imtumed
🆔@imtumed
صورتجلسه جلسه کارگروه فرآیند
جلسه کارگروه فرآیند با حضور جمعی از اعضا تشکیل شد. در این جلسه، صورتجلسات دو جلسه پیشین کمیته فرآیند که با حضور افراد متناظر در اداره کل تجهیزات و ملزومات پزشکی برگزار شده بود، به‌صورت دقیق مورد مطالعه و بررسی قرار گرفت. در ادامه، موضوعات و چالش‌های مطرح‌شده در این صورتجلسات با بهره‌گیری از تجارب عملی فعالان صنعت مورد بحث و بررسی قرار گرفت و اعضا ضمن ارائه دیدگاه‌ها و پیشنهادهای خود، موارد زیر را به‌عنوان نکات نیازمند توجه و پیگیری بیشتر مطرح کردند:
۱. ضرورت آموزش و تبیین فرآیند انبار مجازی و دستورالعمل‌های مرتبط
با توجه به ارتباط مستقیم انبار مجازی با تمامی حلقه‌های زنجیره تأمین، توزیع و عرضه تجهیزات پزشکی، بر نیاز جدی به آموزش دقیق و یکپارچه فرآیند انبار مجازی برای کلیه ذی‌نفعان زنجیره تأکید شد.
همچنین با توجه به ارتباط این فرآیند با سایر ضوابط و دستورالعمل‌ها، از جمله دستورالعمل‌های قیمت‌گذاری و توزیع تجهیزات پزشکی، پیشنهاد شد از اداره کل درخواست شود ضمن بررسی ارتباط و هم‌پوشانی این دستورالعمل‌ها با فرآیند انبار مجازی، نسبت به تبیین شفاف فرآیندها و الزامات مربوطه و فراهم کردن بستر مناسب برای آموزش ذی‌نفعان اقدام شود تا از برداشت‌های متفاوت و ابهامات اجرایی در سطح زنجیره جلوگیری گردد.
۲. تعیین تکلیف فاکتورهای ثبت‌شده پیش از اجرای فرآیند تأیید خودکار
با توجه به اینکه از سال ۱۴۰۳ ثبت فاکتور در سامانه برای تمامی اقلام الزامی شده است، بخشی از فاکتورهای مربوط به دوره‌های پیشین همچنان در انتظار تأیید مراکز دریافت‌کننده باقی مانده‌اند. در عمل، برخی مراکز از تأیید این فاکتورها خودداری کرده و نسبت به عودت آنها اقدام می‌کنند که این موضوع موجب بلاتکلیفی تأمین‌کنندگان و ایجاد مغایرت در موجودی انبار مجازی آنها شده است.
با توجه به اینکه سازوکار تأیید خودکار فاکتورها از آبان‌ماه ۱۴۰۳ اجرایی شده است، فاکتورهای مربوط به پیش از این تاریخ در صورت عدم تأیید مرکز مشمول این فرآیند نبوده و در نتیجه، تأمین‌کننده امکان تعیین تکلیف این اسناد و به‌روزرسانی صحیح موجودی انبار مجازی خود را ندارد.
لذا پیشنهاد شد از اداره کل درخواست شود نسبت به ورود به موضوع و پیگیری تعیین تکلیف فاکتورهای مذکور از مراکز مربوطه اقدام نموده و سازوکار اجرایی مشخصی برای تعیین تکلیف اسناد بلاتکلیف و اصلاح موجودی انبار مجازی تأمین‌کنندگان پیش‌بینی نماید.
۳. شفاف‌سازی دلایل رد فاکتور و مشخص بودن فرد بررسی‌کننده
با توجه به مشکلات ناشی از رد اسناد بدون ارائه توضیحات کافی، پیشنهاد شد از اداره کل درخواست شود در فرآیند بررسی فاکتورها در سامانه، ثبت دلیل رد فاکتور به‌صورت اجباری پیش‌بینی شود.
همچنین پیشنهاد شد نام و شماره تماس فرد بررسی‌کننده در سامانه قابل مشاهده باشد تا در صورت وجود ابهام یا نیاز به اصلاح، امکان پیگیری مستقیم موضوع فراهم شده و از رفت‌وبرگشت‌های مکرر، مراجعات و مکاتبات غیرضروری جلوگیری شود.
۴. تعیین متولی مشخص انبار مجازی در بیمارستان‌ها و مراکز درمانی
با توجه به نقش بیمارستان‌ها و مراکز درمانی در تکمیل فرآیند ثبت و رهگیری کالا و مشکلات ناشی از مشخص نبودن مرجع پاسخگو در برخی مراکز، پیشنهاد شد از اداره کل درخواست شود نسبت به تعیین و معرفی واحد یا مسئول مشخص در بیمارستان‌ها و مراکز درمانی به‌عنوان متولی امور مرتبط با انبار مجازی پیگیری لازم را انجام دهد.
متولی مذکور می‌بایست ضمن برخورداری از آگاهی کافی نسبت به ضوابط و فرآیندهای انبار مجازی، از اختیار و قابلیت لازم برای تصمیم‌گیری، پاسخگویی و ارائه راهنمایی در خصوص مسائل و ابهامات مرتبط با سامانه برخوردار باشد.
۵. تعیین تکلیف خودکار اسناد انتقال کالاهای تأمین‌شده با ارز غیرترجیحی
در خصوص کالاهای تأمین‌شده با ارز غیرترجیحی، پیشنهاد شد از اداره کل درخواست شود امکان تعیین تکلیف خودکار اسناد انتقال در سامانه مورد بررسی قرار گیرد؛ به‌نحوی که چنانچه سند انتقال کالا از تأمین‌کننده به توزیع‌کننده ظرف مدت یک ماه از سوی توزیع‌کننده تأیید یا رد نشود، خروج کالا از انبار مجازی تأمین‌کننده و انتقال آن به انبار توزیع‌کننده به‌صورت خودکار در سامانه تأیید و ثبت شود.
همچنین در صورت رد سند توسط توزیع‌کننده، ثبت دلیل رد به‌صورت اجباری در سامانه پیش‌بینی شود تا از بلاتکلیف ماندن اسناد و ایجاد مغایرت در موجودی انبار مجازی تأمین‌کنندگان جلوگیری شود.
۶. بررسی ابلاغیه جدید انبار امانی و احصای مصادیق آن
با توجه به ابلاغیه جدید در خصوص انبار امانی، پیشنهاد شد مفاد ابلاغیه، نحوه اجرای آن و مناسبات و فرآیندهای مرتبط با ثبت، انتقال، نگهداری و تعیین تکلیف کالاهای امانی به‌صورت دقیق‌تر در کارگروه مورد بررسی قرار گیرد.
جلسه کارگروه فرآیند با حضور جمعی از اعضا تشکیل شد. در این جلسه، صورتجلسات دو جلسه پیشین کمیته فرآیند که با حضور افراد متناظر در اداره کل تجهیزات و ملزومات پزشکی برگزار شده بود، به‌صورت دقیق مورد مطالعه و بررسی قرار گرفت. در ادامه، موضوعات و چالش‌های مطرح‌شده در این صورتجلسات با بهره‌گیری از تجارب عملی فعالان صنعت مورد بحث و بررسی قرار گرفت و اعضا ضمن ارائه دیدگاه‌ها و پیشنهادهای خود، موارد زیر را به‌عنوان نکات نیازمند توجه و پیگیری بیشتر مطرح کردند:
۱. ضرورت آموزش و تبیین فرآیند انبار مجازی و دستورالعمل‌های مرتبط
با توجه به ارتباط مستقیم انبار مجازی با تمامی حلقه‌های زنجیره تأمین، توزیع و عرضه تجهیزات پزشکی، بر نیاز جدی به آموزش دقیق و یکپارچه فرآیند انبار مجازی برای کلیه ذی‌نفعان زنجیره تأکید شد.
همچنین با توجه به ارتباط این فرآیند با سایر ضوابط و دستورالعمل‌ها، از جمله دستورالعمل‌های قیمت‌گذاری و توزیع تجهیزات پزشکی، پیشنهاد شد از اداره کل درخواست شود ضمن بررسی ارتباط و هم‌پوشانی این دستورالعمل‌ها با فرآیند انبار مجازی، نسبت به تبیین شفاف فرآیندها و الزامات مربوطه و فراهم کردن بستر مناسب برای آموزش ذی‌نفعان اقدام شود تا از برداشت‌های متفاوت و ابهامات اجرایی در سطح زنجیره جلوگیری گردد.
۲. تعیین تکلیف فاکتورهای ثبت‌شده پیش از اجرای فرآیند تأیید خودکار
با توجه به اینکه از سال ۱۴۰۳ ثبت فاکتور در سامانه برای تمامی اقلام الزامی شده است، بخشی از فاکتورهای مربوط به دوره‌های پیشین همچنان در انتظار تأیید مراکز دریافت‌کننده باقی مانده‌اند. در عمل، برخی مراکز از تأیید این فاکتورها خودداری کرده و نسبت به عودت آنها اقدام می‌کنند که این موضوع موجب بلاتکلیفی تأمین‌کنندگان و ایجاد مغایرت در موجودی انبار مجازی آنها شده است.
با توجه به اینکه سازوکار تأیید خودکار فاکتورها از آبان‌ماه ۱۴۰۳ اجرایی شده است، فاکتورهای مربوط به پیش از این تاریخ در صورت عدم تأیید مرکز مشمول این فرآیند نبوده و در نتیجه، تأمین‌کننده امکان تعیین تکلیف این اسناد و به‌روزرسانی صحیح موجودی انبار مجازی خود را ندارد.
لذا پیشنهاد شد از اداره کل درخواست شود نسبت به ورود به موضوع و پیگیری تعیین تکلیف فاکتورهای مذکور از مراکز مربوطه اقدام نموده و سازوکار اجرایی مشخصی برای تعیین تکلیف اسناد بلاتکلیف و اصلاح موجودی انبار مجازی تأمین‌کنندگان پیش‌بینی نماید.
۳. شفاف‌سازی دلایل رد فاکتور و مشخص بودن فرد بررسی‌کننده
با توجه به مشکلات ناشی از رد اسناد بدون ارائه توضیحات کافی، پیشنهاد شد از اداره کل درخواست شود در فرآیند بررسی فاکتورها در سامانه، ثبت دلیل رد فاکتور به‌صورت اجباری پیش‌بینی شود.
همچنین پیشنهاد شد نام و شماره تماس فرد بررسی‌کننده در سامانه قابل مشاهده باشد تا در صورت وجود ابهام یا نیاز به اصلاح، امکان پیگیری مستقیم موضوع فراهم شده و از رفت‌وبرگشت‌های مکرر، مراجعات و مکاتبات غیرضروری جلوگیری شود.
۴. تعیین متولی مشخص انبار مجازی در بیمارستان‌ها و مراکز درمانی
با توجه به نقش بیمارستان‌ها و مراکز درمانی در تکمیل فرآیند ثبت و رهگیری کالا و مشکلات ناشی از مشخص نبودن مرجع پاسخگو در برخی مراکز، پیشنهاد شد از اداره کل درخواست شود نسبت به تعیین و معرفی واحد یا مسئول مشخص در بیمارستان‌ها و مراکز درمانی به‌عنوان متولی امور مرتبط با انبار مجازی پیگیری لازم را انجام دهد.
متولی مذکور می‌بایست ضمن برخورداری از آگاهی کافی نسبت به ضوابط و فرآیندهای انبار مجازی، از اختیار و قابلیت لازم برای تصمیم‌گیری، پاسخگویی و ارائه راهنمایی در خصوص مسائل و ابهامات مرتبط با سامانه برخوردار باشد.
۵. تعیین تکلیف خودکار اسناد انتقال کالاهای تأمین‌شده با ارز غیرترجیحی
در خصوص کالاهای تأمین‌شده با ارز غیرترجیحی، پیشنهاد شد از اداره کل درخواست شود امکان تعیین تکلیف خودکار اسناد انتقال در سامانه مورد بررسی قرار گیرد؛ به‌نحوی که چنانچه سند انتقال کالا از تأمین‌کننده به توزیع‌کننده ظرف مدت یک ماه از سوی توزیع‌کننده تأیید یا رد نشود، خروج کالا از انبار مجازی تأمین‌کننده و انتقال آن به انبار توزیع‌کننده به‌صورت خودکار در سامانه تأیید و ثبت شود.
همچنین در صورت رد سند توسط توزیع‌کننده، ثبت دلیل رد به‌صورت اجباری در سامانه پیش‌بینی شود تا از بلاتکلیف ماندن اسناد و ایجاد مغایرت در موجودی انبار مجازی تأمین‌کنندگان جلوگیری شود.
۶. بررسی ابلاغیه جدید انبار امانی و احصای مصادیق آن
با توجه به ابلاغیه جدید در خصوص انبار امانی، پیشنهاد شد مفاد ابلاغیه، نحوه اجرای آن و مناسبات و فرآیندهای مرتبط با ثبت، انتقال، نگهداری و تعیین تکلیف کالاهای امانی به‌صورت دقیق‌تر در کارگروه مورد بررسی قرار گیرد.
در همین راستا، مقرر شد از فعالان صنعت درخواست شود مصادیق، نمونه‌های عملی و چالش‌های مرتبط با کالاها و فرآیندهای امانی را به کارگروه اعلام کنند تا پس از جمع‌آوری و دسته‌بندی موارد، موضوع در جلسات آتی به‌صورت تخصصی‌تر مورد بررسی قرار گرفته و در صورت نیاز، ابهامات و پیشنهادهای اجرایی جهت طرح با اداره کل جمع‌بندی شود.
۷. بررسی قابلیت «کسر از انبار» و احصای مصادیق موردنیاز صنعت
با توجه به ایجاد گزینه جدید «کسر از انبار» در سامانه انبار مجازی، پیشنهاد شد نحوه عملکرد، ضوابط و کاربردهای پیش‌بینی‌شده برای این قابلیت مورد بررسی قرار گرفته و جزئیات و حدود استفاده از آن از اداره کل استعلام شود.
همچنین مقرر شد از فعالان صنعت درخواست شود با توجه به تجربیات عملی خود، مصادیق و نیازهای واقعی صنعت برای استفاده از قابلیت کسر از انبار را اعلام کنند تا پس از جمع‌بندی، موارد موردنیاز جهت طرح و بررسی با اداره کل مشخص شود.
از جمله مصادیق اولیه مطرح‌شده در جلسه می‌توان به کسر از مبدأ، ضایعات، امحای کالا، نمونه‌های نمایشگاهی و سایر مواردی که کالا بدون طی فرآیند متعارف فروش یا انتقال از موجودی انبار خارج می‌شود، اشاره کرد. مقرر شد سایر مصادیق احتمالی نیز از سوی اعضا و فعالان صنعت اعلام و پس از بررسی دسته‌بندی شود.
جمع‌بندی
در پایان، مقرر شد ضمن جمع‌بندی دیدگاه‌ها و پیشنهادهای مطرح‌شده، مواردی که نیازمند اقدام، شفاف‌سازی یا اصلاح فرآیند از سوی اداره کل تجهیزات و ملزومات پزشکی است، به‌صورت مشخص احصا و جهت طرح و پیگیری به اداره کل منعکس شود.
همچنین مقرر شد اعضا و فعالان صنعت، مصادیق و تجربیات اجرایی خود، به‌ویژه در خصوص انبار امانی و قابلیت کسر از انبار را در اختیار کارگروه قرار دهند تا پس از بررسی و جمع‌بندی کارشناسی، موضوعات در جلسات آتی کمیته فرآیند تکمیل و پیشنهادهای اجرایی مربوطه ارائه شود.
۷. بررسی قابلیت «کسر از انبار» و احصای مصادیق موردنیاز صنعت
با توجه به ایجاد گزینه جدید «کسر از انبار» در سامانه انبار مجازی، پیشنهاد شد نحوه عملکرد، ضوابط و کاربردهای پیش‌بینی‌شده برای این قابلیت مورد بررسی قرار گرفته و جزئیات و حدود استفاده از آن از اداره کل استعلام شود.
همچنین مقرر شد از فعالان صنعت درخواست شود با توجه به تجربیات عملی خود، مصادیق و نیازهای واقعی صنعت برای استفاده از قابلیت کسر از انبار را اعلام کنند تا پس از جمع‌بندی، موارد موردنیاز جهت طرح و بررسی با اداره کل مشخص شود.
از جمله مصادیق اولیه مطرح‌شده در جلسه می‌توان به کسر از مبدأ، ضایعات، امحای کالا، نمونه‌های نمایشگاهی و سایر مواردی که کالا بدون طی فرآیند متعارف فروش یا انتقال از موجودی انبار خارج می‌شود، اشاره کرد. مقرر شد سایر مصادیق احتمالی نیز از سوی اعضا و فعالان صنعت اعلام و پس از بررسی دسته‌بندی شود.
جمع‌بندی
در پایان، مقرر شد ضمن جمع‌بندی دیدگاه‌ها و پیشنهادهای مطرح‌شده، مواردی که نیازمند اقدام، شفاف‌سازی یا اصلاح فرآیند از سوی اداره کل تجهیزات و ملزومات پزشکی است، به‌صورت مشخص احصا و جهت طرح و پیگیری به اداره کل منعکس شود.
همچنین مقرر شد اعضا و فعالان صنعت، مصادیق و تجربیات اجرایی خود، به‌ویژه در خصوص انبار امانی و قابلیت کسر از انبار را در اختیار کارگروه قرار دهند تا پس از بررسی و جمع‌بندی کارشناسی، موضوعات در جلسات آتی کمیته فرآیند تکمیل و پیشنهادهای اجرایی مربوطه ارائه شود.