Спільно з фахівцем з кібербезпеки Меморіал почав роботу над вибудовою «високорівневої архітектури кібербезпеки» (ну, саме такий термін постійно вживає наш консультант).

Це вже наступний крок після всього того, що ми за останній рік провернули силами власної команди, а провернули багато.

За основу беремо стандарти Center for Internet Security (CIS), адаптуючи їх під наші реалії та спроможності.

Маємо пропрацювати всі 18 блоків, які на картинці.

Наразі беремося за налаштування всіх безпекових можливостей, які дає Google Workspace for Nonprofits.

Ділюся рекомендаціями CIS, де в деталях описані всі кроки.

Документ дуже обʼємний, тож треба бути морально готовими його відкривати.

«Чимало порад розраховані на організації, що мають окремі ІТ- та кібербезпекові команди», — чесно попередив нас консультант.

Для нас найближчим часом він підготує скорочений варіант рекомендацій. Зосередиться на ключових заходах безпеки, які є найбільш дієвими. Запропонує, що можна впровадити автоматизовано, а не через купу ручної роботи. Цим теж поділюся.

Завжди кажу, що Google Workspace для організацій — це база. Використовувати особисті мейли для створення робочих документів та тек — табу.

Щонайменше через те, що організація має володіти 100% власних документів. Якщо ж їх на власному диску створює хтось зі співробітників, то в момент, коли ця людина звільняється, — ви ці документи можете втратити (можливо, не миттєво, але згодом). Або ж маєте витратити купу часу під час офбордингу, щоб перенести всі доки на інший диск.

Колись ми обговорювали (тут і тут) брак фідбеку від донорів на заявки, які вони не підтримали. Завдяки вам я вперше дізналася, що фідбеки у письмовій формі взагалі існують у природі 🙂.

А нещодавно ми отримали свій перший Evaluation Summary Report на 1,5 сторінки від Європейської комісії.

Ну, майже свій. Меморіал був частиною консорціуму, який подавав проєкт. Для заявки готували опис своїх активностей і дотичне, давали загальний фідбек та правки. Проте саму заявку писала організація-лідер.

Ми набрали 92,5 бали зі 100 (при мінімально потрібних 70). Не виграли.

Сильні сторони, які відзначив донор:

▪️ Ідеальний консорціум: університети, громадський сектор, мистецька і медійна складова, всі члени — авторитетні у своїх середовищах, доповнюють експертизу один одного, команда фахова, залучені представники багатьох країн.

▪️ Повна відповідність темі та пріоритетам конкурсу contested memories («конкуруючі наративи памʼяті» — напевне, українською так можна перекласти).

▪️ Глибокий аналіз і розуміння проблеми: і в українському, і в загальноєвропейському вимірі. Робить внесок у розвиток відносин ЄС—Україна, запускає дискусії по всій Європі (кхе-кхе), має великий потенціал впливу.

▪️ Сучасний, комплексний, сильний підхід до роботи з пам'яттю під час війни (тобто перелік активностей — підійшов).

Хвалили ще багато за що, проте цікавіше інше — а що ж було не так?

Ось перелік основних зауважень:

🔺 Моніторинг і оцінка прописані слабше, ніж інші розділи. Є система M&E та індикатори, але вони описані поверхнево, механізми збору даних не деталізовані, гендерні та інклюзивні індикатори розроблені недостатньо глибоко.

🔺 Немає системної стратегії роботи з decision-makers в ЄС, не показано, як проєкт може впливати на політики на рівні окремих держав.

🔺 Недостатньо продумана стратегія масштабування і продовження проєкту, налагоджених співпраць у майбутньому, відстеження цього.

🔺 Недостатньо конкретики щодо роботи з вразливими групами: гендерна складова прописана якісно, але що ми робимо для представників національних меншин, людей з інвалідністю (і як забезпечуємо доступність заходів та матеріалів для них).

🔺 Цілі сформульовані не дуже лаконічно, частина результатів та логічна модель описані занадто оповідно, не завжди чітко видно різницю між outputs і outcomes.

🔺 І моє улюблене: проєкт дуже насичений подіями, часові рамки короткі, мало запасу на непередбачувані затримки.

Улюблене, бо це взагалі прокляття нашої організації і, підозрюю, багатьох інших: ми всі звикли працювати на межі можливого, робити багато, швидко і якісно. Здається, що якщо не наситиш свій проєкт купою всього в межах бюджету, то шанс отримати фінансування — менший.

Ніт. Від цього треба поступово відходити. Принаймні в межах розумного балансу, бо працювати так само спокійно і розслаблено, як працюють в інших країнах і реаліях, ми навряд чи зможемо.

Головні висновки, які ми для себе зробили (окрім очевидного ⬆️):

▪️ Реалістична оцінка сильних і слабких сторін партнерів. Нашу заявку готувала дослідниця європейського університету. Тому питань до обґрунтування, методології та решти немає. Проте «технічна» частина з M&E, індикаторами і т.д. — це не її головна компетенція (що цілком ок). А от ми в цьому сильні. Тому мали б доопрацювати цю частину самостійно, але не проявили достатньо ініціативи.

▪️ Все працює в комплексі: сильна ідея, бачення, потужні партнери, експертиза — лише частина успіху. Бо оцінюється й операційна спроможність консорціуму, його розуміння матчастини: термінів, «пакування», процесів, за якими свій результат вимірює донор.

Все, Lean Yellow Belt мій. Тепер офіційно сертифікована (для тих, хто раптом не знав — так, моє паспортне і публічне імʼя різні 🙈).

Тема моєї роботи на захист: підготовка фінального звіту за грантовим проєктом.

Якщо коротко про результати, то ми скоротили час підготовки звіту за нашим найбільшим проєктом на 104 години — з 176 до 72 (це загальний робочий час усіх 10 людей, які залучені на різних етапах).

Факт, який вас, можливо, шокує (як от мене): є донори, які перевіряють метадані скріншотів.

Ми вирішили трохи наперед підготувати основу звіту, за тиждень до дедлайну зробили скріншоти з кількістю переглядів матеріалів. Перегляди були хороші, тож цифри, які б добігли ще за тиждень — великої ролі для нас не грали.

Донор попросив свіжі скріни і сказав, що їх варто робити не більше, ніж за три дні до подачі звіту 🙂.

Резюме команди бажано робити за шаблоном Europass, якщо ви подаєтеся на європейські гранти. Таку пораду на Fundraising NGO Growth Lab. Там я вперше почула про цей формат CV.

Europass — це офіційний європейський стандарт резюме та безкоштовний онлайн-конструктор, де можна це резюме заверстати. На сайті його радять створювати тим, хто планує навчання, роботу або спільні з ЄС проєкти.

Сам шаблон мінімалістичний і нудний, як на мій смак. Проте є сенс мати базу резюме команди і в такому вигляді, щоб говорити спільною мовою з донорами ЄС та отримати додаткові іміджеві бонуси.

Будемо тестувати.

Всі ми організовуємо заходи в межах проєктів. Збираємо реєстраційні списки учасників з персональними даними: іменем, телефоном, мейлом. Передаємо донорам під час звітування, бо так історично склалося.

Ми робили так роками — аж допоки у команді зʼявилася Настя Рудніцька.

Одного дня вона раптом повідомила: я переконала донора, що відтепер ми надаватимемо інформацію про бенефіціарів в анонімізованому вигляді, бо так етичніше і правильніше. З достатньою кількістю даних для MEL, але без контактів та імен.

Я здивувалася, що так можна.

Трохи згодом ми оновили Політику щодо використання та передачі персональних даних. Там зʼявився пункт, в якому сказано:

«Передача персональних даних третім особам здійснюється з дотриманням принципу мінімізації та лише в обсязі, необхідному для досягнення конкретної мети обробки [...] Донорам та грантодавцям — у межах звітності, переважно у знеособленому або агрегованому вигляді, якщо інше не є обґрунтовано необхідним».

Днями ми звітували вже іншому донору. За замовчуванням надали анонімізований список учасників. Нас попросили повний.

У відповідь ми надіслали офіційний лист із коректним поясненням, чому списки виглядають саме так, посиланнями на Політику, обґрунтуванням, як вже надана інформація (списки, фото із заходу, відгуки у соцмережах) підтверджують заявлену кількість учасників та факт проведення заходу. Також уточнили, чи дійсно у донора є обґрунтована потреба в персональних даних.

Виявилося, що нема. Нам дозволили лишити список анонімізованим 🙂.

Ранкове повідомлення у приват. По-доброму насмішило. А у вас таке бувало?

Zagoriy Foundation нагадали про переклад книги, яку вони видали ще 2020 року — «Неблагодійні» Дена Паллота. Про книгу та її автора я почула вперше. Погуглила. Вражена. Аплодую.

Дена називають реформатором благодійності. Він адвокатує ідею про те, що некомерційний сектор повинен мати право витрачати гроші на маркетинг, рекламу та найкращих фахівців, як це робить бізнес.

Українською книги у продажі вже немає, англійською — знайти можна Uncharitable: How Restraints on Nonprofits Undermine Their Potential.

Також є його TED Talk «Те, як ми думаємо про благодійність, докорінно неправильно», який набрав вже майже 6 млн. переглядів і де викладені основні ідеї книги. І минулорічний подкаст з ним довкола цієї ж теми. Ну, і завдання мені на вихідні — подивитися документальний фільм Uncharitable про Дена та його ідеї.

Ден Паллота, окрім всього, засновник Charity Defense Council, організації, яка гучно адвокатує права благодійного сектору. Там на сайті купа кейсів. На фото один із них: рекламна кампанія «Не питайте, чи низькі адмінвитрати фонду. Питайте про масштаб його впливу».

І ця кампанія має прямий звʼязок з власним досвідом Дена. Він очолював агенцію Pallotta TeamWorks, яка протягом 9 років організовувала масштабні благодійні велопробіги та марафони для збору коштів на боротьбу зі СНІДом і раком грудей. Для цього наймали найкращих маркетологів, купували рекламу на ТБ, робили шоу.

Вони залучили 182 мільйони доларів саме на благодійні цілі. В який момент медіа помітили, що компанія витрачає близько 40% від зборів на маркетинг, логістику та зарплати.

Журналісти влаштували цілу антикампанію. Спонсори злякалися і пішли, компанія закрилася.

«Намагаючись “захистити” гроші донорів від маркетингу, суспільство просто позбавило пацієнтів десятків мільйонів доларів реальної допомоги. Чиста математика: 60% від величезного пирога — це значно більше, ніж 99% від крихт на столі», — не знаю, чия це має бути цитата, бо вона з самарі за книгою, яке мені зробив NotebookLM 😅.

Ну і далі NotebookLM продовжує:

«Уявіть два фонди. Фонд «А» зібрав 100 тисяч доларів. Вони витратили 5% на адмінку, а 95 тисяч віддали на благодійність. Молодці? Ніби так. А тепер фонд «Б». Вони найняли крутого маркетолога, запустили масштабну рекламу, і їхні адмінвитрати склали аж 40%. Але завдяки цьому вони залучили 10 мільйонів доларів! У підсумку, після всіх витрат, вони віддали на допомогу 6 мільйонів. Питання: який фонд приніс більше користі світу? Той, у якого «красивий» низький відсоток витрат, чи той, який реально вирішив проблему на мільйони? Відповідь очевидна.

Ще одна проблема — кадрова. Чому найкращі випускники Гарварду йдуть у Google, McKinsey чи великі банки, а не в благодійні фонди? Тому що в бізнесі їм платять ринкову зарплату, дають бонуси та медичну страховку. У некомерційному секторі від них вимагають жертвувати собою.

Паллотта пише: вимагаючи від працівників благодійності бідності, ми позбавляємо цей сектор найрозумніших мізків планети».

Фото: The Boston Globe

FYI: Зранку головна бухгалтерка скинула на підпис відомості про наявність автотранспорту в наших ГО і сказала, що маємо подати їх у ТЦК до 19 червня. Точніше, про його відсутність — бо ніякого транспорту у нас немає. Попри це подати документи, за її словами, треба.

Існує Положення №1921, яке зобовʼязує всі юридичні особи (включно з ГО) надсилати ці відомості в ТЦК двічі на рік — до 20 червня і 20 грудня.

Також існував лист Міноборони про те, що відомість не потрібна, якщо ви не маєте авто. Проте нещодавно було кілька судових справ і там постановили, що цей лист як аргумент «чому не подавали» не підходить.

«Суд закріпив підхід: є підприємство – є звітність, навіть якщо в таблиці лише нулі, а невиконання цього обов’язку тягне чималі адмінштрафи – від 34 000 до 59 500 грн», — пишуть тут.

Детальніше про все це можна почитати за посиланням або на інших майданчиках для бухгалтерів. Там же шаблони відомостей.

Я не бухгалтер і не юрист, тому фахово нічого радити не можу.

Тож просто інформую, що наша фінансово-юридична команда наказала все це подати і спати спокійно. А ми їм довіряємо, тому все зробимо.

85 додатків до описового звіту. Новий рекорд — ✅.

У Меморіалу є інституційний грант, який покриває орієнтовно 15% річного бюджету. Ця підтримка дуже цінна, бо не є проєктною — вона на діяльність організації в цілому. Вперше у нашій історії. Дозволяє дофінансувати тих людей, на яких бракувало коштів на початок року, і вкластися в організаційний розвиток (а на це вільних коштів зазвичай бракує).

Звітувати треба лише двічі, що є величезним плюсом. Проте є умова: слід показати все, що ви втілили за пів року — на ці кошти, за підтримки інших донорів, з благодійних внесків. А з огляду на масштаби діяльності Меморіалу — це дуже багато.

Тому до звіту у нас йде 85 додатків (на відео 45, але в кожній із тек — ще по 5+ документів). Спершу було менше, бо не деталізували аж настільки. Проте донор попросив доповнити, тож ми були щедрими.