Почала навчання в Lean Institute Ukraine, щоб опанувати lean-підходи в менеджменті (ну логічно, так).

Все прекрасно, все подобається. І трохи нагадує сеанс мазохізму 😅.

Бо Lean — це філософія спрощення процесів. Усунути все зайве, непотрібне, те, що сповільнює й не несе реальної цінності.

Але ж працюєш у громадському секторі. Максимум, що можеш покращити — роботу власної команди.

Проте ця команда все одно є заручницею донорів, у яких найчастіше один зайвий процес на іншому (за всієї поваги до партнерів і процедур). І вплинути на їхні процеси ти можеш десь на 0,001%.

#lean

Є людина, якою я щиро й безмежно захоплююся — це Нія Нікель. Вона мама 7-річної Єви, засновниця ГО «Епіпросвіта» та підприємиця.

Нія написала книгу «Як бути щасливою, навіть коли на голову падає небо?». Вона насамперед для мам дітей з інвалідністю.

У книзі особистий досвід Нії: як не зламатися, жити, працювати і бути щасливою тоді, коли це видається неможливим.

«Сім років тому я сиділа в лікарні з забитими цвяхами вікнами і не бачила жодного сценарію далі. Моя донька Єва народилася з рідкісним захворюванням — у світі таких випадків лише кілька десятків. Вона не зможе ходити й говорити і живе з важкою формою епілепсії. У той момент стало очевидно: або я поступово руйнуюсь разом із цим досвідом, або вчуся жити всередині нього — і знаходити опору там, де її наче не передбачено», — пише Нія.

За ці роки Нія доклала космічних зусиль, аби шукати лікування й забезпечити доньці все найкраще.

Паралельно заснувала «Епіпросвіту», яка допомагає родинам дітей з інвалідністю. І долучилася ще до, напевне, десятків вкрай важливих ініціатив, які трансформують підходи нашої держави до медичного забезпечення, підтримки, реабілітації, освіти.

А тепер про головне: давайте допоможемо Нії видати книгу. Ось, що можна для цього зробити:

✨ Оформити передзамовлення для себе.
✨ «Підвісити» примірник для жінки, яка проходить складний період

Останнє — вкрай важливо, і я вже теж долучилася. Часто фінансовий стан мам дітей з інвалідністю тяжкий. Зайвих коштів на книгу може не бути. А так хочеться, щоб її отримати ті, хто дійсно потребують.

📌 Підтримати вихід книги можна тут.

Команда і я разом з нею, здається, пережили 2,5 грантові заявки та гігантський звіт за останні чотири дні. І тепер можна знову повертатися сюди.

Сталося купа всього за останній час. Сподіваюся бог тайм-менеджменту змилостивиться і дозволить мені тим невдовзі поділитися.

Поки ж анонс від ГО Філантропи, яку я ніжно люблю. Вони зняли документальний фільм про локальну філантропію. Запрошують на перегляд та дискусію опісля.

📌 Коли: 2 квітня о 17:00
📌 Де: Київ (локацію надішлють після реєстрації)

Реєстрація тут.

«У фільмі лідери та практики з різних країн світу розповідають про те, як працює community philanthropy — не лише як джерело фінансування, а як культура, підхід до розвитку та спосіб об’єднання людей навколо спільних змін».

А розмова опісля показу буде ось про що:

▪️Як виглядає локальна філантропія у світі.
▪️Чи є подібні практики в Україні.
▪️Чому важливо підтримувати культуру взаємодопомоги в громадах.
▪️Яку роль у цьому можуть відігравати організації, активісти та самі жителі.

Планую теж бути. Тож буде нагода побачитися або познайомитися.

Вирішила, що моєю дипломною роботою в Lean Institute буде опис, аналіз ефективності, всіх багів процесу підготовки одного з найскладніших звітів серед тих, які готуємо донорам.

Це такий док, який дасть повну візуалізацію процесу. Формули рахують сумарну кількість годин на підготовку звіту всіма залученими. Далі аналітика всіх вузьких місць: де лажаємо ми (зайві перевірки, дублювання роботи і т.д.), а де — донор. І презентація оптимізованого процесу, де ми всі свої помилки усунули.

Взагалі для дипломної просили брати суттєво менший процес, ніж наш звіт. Але я переконала ментора, що мені вистачить сил описати та проаналізувати всю цю махіну. Ну, а в ментора не лишалося виходу, окрім як підтримати студента-фанатика і теж вписатися у більші обсяги роботи, аніж передбачалося. Співчуваю 😅.

Вже провела інтервʼю з першими двома людьми, задіяними у роботі над звітом. Попереду ще пʼятеро.

Це виявилося дуже корисно:

🔺 Бачу вже десяток зайвих рухів з нашого боку, які ми усунемо.
🔺 Дізналася, як багато механічної роботи колеги вже автоматизують через ШІ і як багато хочуть автоматизувати до наступного звіту (і що ми маємо активніше ділитися всім цим в межах команди!).

Поки опрацьовуємо з ментором лише один мікропроцес, який є частинкою підготовки звіту.

«Ваш кейс із підготовкою звітності у проєкті — це класичний приклад "бюрократичного тромбу”», — написав він у коментарях.

Все так. Результатами дипломної поділюся з вами та донором десь наприкінці травня.

#lean

Пограємо трошки. Вгадаєте з першого разу, яка з цих табличок моя - з покроковим описом процесу подачі звіту донору? 😅

п.с. Ну ви вже зрозуміли, що моя головна розвага на найближчі місяці - навчання бізнес-процесам і адаптація досвіду для ГО. Тому й контент відповідний.

#lean

Найближчі чотири дні проведу на Fundraising NGO Growth Lab від Razom for Ukraine та Інституту лідерства УКУ.

У моїй мотивації до участі було чимало пунктів і цілей, проте якщо звести все до одного речення, то звучить воно так: вирватися за межі тунельного мислення.

Є те, що класно налаштовано й працює у моїх організаціях. Про інші варіанти залучення коштів знаю в теорії, щось трохи пробували робити, але чи реально ми виходимо за межі звичного й комфортного? Чому ні? Які можливості взагалі не помічаємо?

Наприклад, ось цю ⬇️.

Є організація, яка займається освітніми проєктами для дітей. Кожному, хто завершує навчання, вони хочуть дарувати ноутбук — для подальших освітніх і особистих цілей. Де дістати стільки ноутів? У бізнесу. Але не в той спосіб, який першим спадає на думку.

У багатьох компаніях є політики, за якими вони мають раз на кілька років замінювати техніку. Стару списують (вона не є вбитою у хлам, як ви розумієте).

Організація, про яку згадую, домовилася з американським банком — тепер він передає ці ноути їм.

Чому аж з американським банком? Бо саме з ним був теплий контакт і людина, яка стала амбасадором цієї ідеї в компанії.

Без особистого контакту налагодження співпраці з бізнесом — часто важке й повільне. Очільниця іншої організації, яка влаштовує волонтерські будівельні табори, уже рік намагається вийти на німецьку логістичну компанію DHL. Знає, що в них є політика: автівка, яка проїхала певний кілометраж, списується. І ці авто вони часто передають на гуманітарні потреби.

Конкретно для моїх організацій такий пошук ресурсів не релевантний. Проте цікаво було почути про те, про що взагалі ніколи не думала.

(це поки нотатки з розмов із учасниками під час перерв, будуть й з лекцій).

Шукаю у нашу команду senior фінансового менеджера. Деталі вакансії — тут.

Якщо знаєте людей, які шукають роботу або думають про нове місце, маякніть їм. Буду вдячна.

Ми шукаємо досвідченого фахівця чи фахівчиню — людину, здатну самостійно шукати й пропонувати рішення, брати відповідальність, працювати автономно, покращувати власні процеси та процеси фінансового відділу загалом.

Що у нас є:
▪️людиноцентрична та професійна команда;
▪️високі вимоги до якості роботи;
▪️структуровані, системні процеси без хаосу (або з його швидким усуненням у разі появи);
▪️достатньо високе навантаження;
▪️ринковий гонорар (хочеться вірити).

Місто не принципове. Нинішня команда працює вкрай ефективно, при цьому — всі вони у різних локаціях.

Надсилати резюме на ці два мейли: lera.lauda@memorial.ua та a.chak@abo.media із темою “Фінансовий менеджер”.

Завдяки Fundraising NGO Growth Lab від Razom for Ukraine та УКУ зрозуміла, що операційка у нас на високому рівні, а от стратегічний фандрейзинг — десь старша група дитсадку 😅. І це кайфове усвідомлення, бо розбило скляну стелю, в яку я вперлася.

Так, ми вже якісно працюємо з грантами і партнерами. Провели потужну краудфандингову кампанію. Проте на столі ще так багато опцій та завдань, до яких не підступалися.

Ось вам чеклист оцінки фандрейзингової стратегії від Діни Волинець, експертки з оргрозвитку, засновниці Curly Management Bureau та викладачки нашого курсу.

Загалом у ньому 18 пунктів. З них у нас непогано пропрацьовані 8. Решта — теж є, але на базовому рівні, без системності (що мені тепер стало очевидним).

А скільки пунктів у вас?

🚧 Ми чітко сформулювали, навіщо нам потрібні кошти (маємо річний і 3-річний бюджет і який вплив вони матимуть).

✅ У нас є зрозумілий "why" і Теорія змін (TOC) — чому саме наша організація має отримати підтримку.

🚧 Ми зробили аудит поточних джерел фінансування і знаємо, де вразливі місця.

🚧 Фінансові цілі конкретні і прив'язані до часового горизонту.

✅ Визначено пріоритетність потреб — що фінансуємо в першу чергу.

🚧 Ми знаємо, хто наш ключовий донор і що його мотивує.

🚧 Є різні сегменти донорів, і ми не залежимо від одного типу.

✅ Ми знаємо, як утримуємо існуючих донорів (не лише залучаємо нових).

✅ У нас є система стосунків з донорами — не лише контакти під час кампаній.

🚧 Вибір каналів обґрунтований — відповідає нашим ресурсам і профілю донора.

✅ Є чіткий фокус (не намагаємось охопити все одночасно).

🚧 Ми перевірили, які канали реально дають результат (а не лише здаються логічними).

✅ Є чіткі меседжі, адаптовані під різні аудиторії.

✅ Ми регулярно і зрозуміло звітуємо донорам про результати.

✅ Є відповідальна людина або команда за фандрейзинг.

🚧 Є календар: дедлайни заявок, цикли кампаній, точки контакту з донорами.

🚧 Бюджет на фандрейзинг закладений (час, інструменти, можливо оплата).

🚧 Визначені показники успіху і ми їх реально відстежуємо.

Як трактувати результати:

14-18 — стратегія сформована, є на чому будувати.
9-13 — є ключові прогалини, варто пропрацювати.
до 8 — стратегія потребує перегляду з основ.

Спільно з фахівцем з кібербезпеки Меморіал почав роботу над вибудовою «високорівневої архітектури кібербезпеки» (ну, саме такий термін постійно вживає наш консультант).

Це вже наступний крок після всього того, що ми за останній рік провернули силами власної команди, а провернули багато.

За основу беремо стандарти Center for Internet Security (CIS), адаптуючи їх під наші реалії та спроможності.

Маємо пропрацювати всі 18 блоків, які на картинці.

Наразі беремося за налаштування всіх безпекових можливостей, які дає Google Workspace for Nonprofits.

Ділюся рекомендаціями CIS, де в деталях описані всі кроки.

Документ дуже обʼємний, тож треба бути морально готовими його відкривати.

«Чимало порад розраховані на організації, що мають окремі ІТ- та кібербезпекові команди», — чесно попередив нас консультант.

Для нас найближчим часом він підготує скорочений варіант рекомендацій. Зосередиться на ключових заходах безпеки, які є найбільш дієвими. Запропонує, що можна впровадити автоматизовано, а не через купу ручної роботи. Цим теж поділюся.

Завжди кажу, що Google Workspace для організацій — це база. Використовувати особисті мейли для створення робочих документів та тек — табу.

Щонайменше через те, що організація має володіти 100% власних документів. Якщо ж їх на власному диску створює хтось зі співробітників, то в момент, коли ця людина звільняється, — ви ці документи можете втратити (можливо, не миттєво, але згодом). Або ж маєте витратити купу часу під час офбордингу, щоб перенести всі доки на інший диск.

Колись ми обговорювали (тут і тут) брак фідбеку від донорів на заявки, які вони не підтримали. Завдяки вам я вперше дізналася, що фідбеки у письмовій формі взагалі існують у природі 🙂.

А нещодавно ми отримали свій перший Evaluation Summary Report на 1,5 сторінки від Європейської комісії.

Ну, майже свій. Меморіал був частиною консорціуму, який подавав проєкт. Для заявки готували опис своїх активностей і дотичне, давали загальний фідбек та правки. Проте саму заявку писала організація-лідер.

Ми набрали 92,5 бали зі 100 (при мінімально потрібних 70). Не виграли.

Сильні сторони, які відзначив донор:

▪️ Ідеальний консорціум: університети, громадський сектор, мистецька і медійна складова, всі члени — авторитетні у своїх середовищах, доповнюють експертизу один одного, команда фахова, залучені представники багатьох країн.

▪️ Повна відповідність темі та пріоритетам конкурсу contested memories («конкуруючі наративи памʼяті» — напевне, українською так можна перекласти).

▪️ Глибокий аналіз і розуміння проблеми: і в українському, і в загальноєвропейському вимірі. Робить внесок у розвиток відносин ЄС—Україна, запускає дискусії по всій Європі (кхе-кхе), має великий потенціал впливу.

▪️ Сучасний, комплексний, сильний підхід до роботи з пам'яттю під час війни (тобто перелік активностей — підійшов).

Хвалили ще багато за що, проте цікавіше інше — а що ж було не так?

Ось перелік основних зауважень:

🔺 Моніторинг і оцінка прописані слабше, ніж інші розділи. Є система M&E та індикатори, але вони описані поверхнево, механізми збору даних не деталізовані, гендерні та інклюзивні індикатори розроблені недостатньо глибоко.

🔺 Немає системної стратегії роботи з decision-makers в ЄС, не показано, як проєкт може впливати на політики на рівні окремих держав.

🔺 Недостатньо продумана стратегія масштабування і продовження проєкту, налагоджених співпраць у майбутньому, відстеження цього.

🔺 Недостатньо конкретики щодо роботи з вразливими групами: гендерна складова прописана якісно, але що ми робимо для представників національних меншин, людей з інвалідністю (і як забезпечуємо доступність заходів та матеріалів для них).

🔺 Цілі сформульовані не дуже лаконічно, частина результатів та логічна модель описані занадто оповідно, не завжди чітко видно різницю між outputs і outcomes.

🔺 І моє улюблене: проєкт дуже насичений подіями, часові рамки короткі, мало запасу на непередбачувані затримки.

Улюблене, бо це взагалі прокляття нашої організації і, підозрюю, багатьох інших: ми всі звикли працювати на межі можливого, робити багато, швидко і якісно. Здається, що якщо не наситиш свій проєкт купою всього в межах бюджету, то шанс отримати фінансування — менший.

Ніт. Від цього треба поступово відходити. Принаймні в межах розумного балансу, бо працювати так само спокійно і розслаблено, як працюють в інших країнах і реаліях, ми навряд чи зможемо.

Головні висновки, які ми для себе зробили (окрім очевидного ⬆️):

▪️ Реалістична оцінка сильних і слабких сторін партнерів. Нашу заявку готувала дослідниця європейського університету. Тому питань до обґрунтування, методології та решти немає. Проте «технічна» частина з M&E, індикаторами і т.д. — це не її головна компетенція (що цілком ок). А от ми в цьому сильні. Тому мали б доопрацювати цю частину самостійно, але не проявили достатньо ініціативи.

▪️ Все працює в комплексі: сильна ідея, бачення, потужні партнери, експертиза — лише частина успіху. Бо оцінюється й операційна спроможність консорціуму, його розуміння матчастини: термінів, «пакування», процесів, за якими свій результат вимірює донор.

Все, Lean Yellow Belt мій. Тепер офіційно сертифікована (для тих, хто раптом не знав — так, моє паспортне і публічне імʼя різні 🙈).

Тема моєї роботи на захист: підготовка фінального звіту за грантовим проєктом.

Якщо коротко про результати, то ми скоротили час підготовки звіту за нашим найбільшим проєктом на 104 години — з 176 до 72 (це загальний робочий час усіх 10 людей, які залучені на різних етапах).