​​⚡️ Фича. Быстрые точечные расчеты

Перед вами огромная таблица по затратам по месяцам, статьям, субстатьям затрат, с разными ответственными.
Вам нужно быстро извлечь затраты по нескольким статьям.

Для задач быстрого и точечного анализа лучшим инструментом будет сводная таблица.

1. Выделяйте вашу таблицу для анализа. Перейдите на вкладку ленты Вставка – Сводная таблица.
2. Выберете куда разместить таблицу (новый или текущий лист).
3. Нажмите «ОК».
4. В правой части «Поля сводной таблицы» перетащите оцениваемые категории в Строки, а количественные значения в поле Значения.

Прием эффективен при обработке огромных таблиц.

Подписывайтесь на Hello Excel
#фичанедели

​​💥Этот инструмент прокачает твою продуктивность на 2000%💥

Ваша работа с Excel не будет прежней: скорость повысится в 10 раз, а уважение коллег на сотни процентов 👀

Это конечно все придурь и кликбейт. Однако сегодня я все-таки покажу разрывной инструмент для быстрой работы.

Коллега попросил скинуть файл? Формально у вас 2 выбора:

— Создать письмо, найти файл, вспомнить вообще где он был, потом вложить, что-то написать.
— Поискать файл, найти, ПКМ по файлу, выбрать Отправить адресату.

Второй вариант хороший, первый – долгий.
Я предложу вам третий вариант, добавим немного магии 🔮
А что если можно было бы отправить таблицу прямо из Excel?

1. Файл — Параметры — Панель быстрого доступа.

2. В левом списке команд найдите Отправить по электронной почте. Если не нашли, включите в верхней части пункт Все команды и еще раз поищите. Нажимайте ОК.

3. В панели быстрого доступа у вас появился ярлык в виде письма. Теперь нажав его, вам нужно авторизоваться в почте Microsoft Outlook. После авторизации вы сможете за 1 клик отправлять этот файл вашему коллеге.

Да, важный момент. Microsoft интересно, чтобы люди пользовались ее продуктами, поэтому подобная интеграция Excel работает c Microsoft Outlook.

К счастью, большинство компаний работают именно с Outlook.
Будьте эффективны, друзья!

На видео показываю, как включить эту фичу⬇️

Подписывайтесь на Hello Excel.
#фичанедели

🤠Хотите прослыть самым быстрым стрелком на Диком Западе?
Тогда ловите дайджест скоростных приемов.

❇️ Молниеносная фильтрация. Будете самым быстрым стрелком на Диком Западе.

❇️ Карточки о масках ввода. Нет смысла искать по целым именам, если можно по частям!

❇️ Карточки о списках. Учимся создавать предопределенные списки выбора.

❇️ Массивы констант. Вспомните о именованных диапазонах. Удобно иметь фиксированный список подразделений, ФИО всегда под рукой и с понятным названием.

❇️ Мгновенное заполнение . Для тех, кому нужно форматировать под один вид большие списке.

❇️ Конечно я не мог не добавить сюда последний пост. Будьте быстрее мысли, отправляйте таблицы на почты коллег прямо из Excel.

Понравилась подборка? Прожимай 🔥, каждая реакция важна!
#дайджест

Отличной недели, друзья 😬

​​И снова МАКРОСЫ!
Вот я, мы, ваши знакомые и коллеги говорят: воспользуйся макросом, включи макрос и т.д. А что там под капотом?
Под макросом мы подразумеваем какую-то процедуру. Вот запомните это слово. Процедуры бывают разные, например Sub или Function.

В прошлом посте мы с вами использовали Sub, чтобы изменять значение одной ячейки.

✊🏻 БАЗА

📌 Sub – дословно переводится как «подпрограмма». Используя Sub, вы можете записать какое-то действие с ячейкой, листом, книгой. Создать 20 листов, поменять цвет ячеек, задать ячейке значение «единорог».
Итогом Sub будет какое-то действие, но самое главное – Sub не вернет вам значение.

📌 Function – «функция», процедура используется для выполнение набора команд с данными и обязательно возвращает какой-то результат.

Sub похож на условное форматирование ячеек, а Function на функцию ЕСЛИ, которая вернет результат.

Еще одно отличие Function в том, дорогие друзья, что ее можно вызвать как обычную функцию. Как например СУММ, МАКС или ЕСЛИ.

Сделали Function Calculator? Ну и вызывайте ее можно через команду = Calculator(…).
Вводится процедура Function также как и Sub. Смотрите в прошлом посте.
Заканчивается также выражением End Function.

🔮 Магия аргументов

Как в Sub, так и в Function после объявления процедуры, можно указывать аргументы.
На пальцах: для функции СУММ аргументами являются ячейки, которые нужно просуммировать. Для функции СЦЕПИТЬ аргументами будут ячейки, значения которых нужно склеить. Аргументы – входные данные.

Также и здесь. Мы хотим придумать новую функцию в Excel. В нее что-то нужно подать на входе (значения в ячейках), чтобы потом случилась магия и на выходе мы получили преобразованное значение .

Аргументы пишутся в скобках после объявления имени функции. Например:

Function Calculator (x As Double) As Double

— Функцию назвали Calculator
— x – аргумент
— x As Double – мы сообщаем системе, что аргумент может быть нецелым числом (с плавающей запятой)
— As Double (в конце) – мы сообщаем, что результат функции тоже может быть в конце концов числом с плавающей запятой.

Double – тип данных. Для них я сделаю отдельный пост. Сейчас нам важно сделать первую функцию и научиться ее использовать в деле.

⚒️ Делаем первую функцию

Сделаем простецкую как 3 копейки функцию, которая изменит введенный в нее аргумент: умножит на 4, а затем поделит на 3.
Запишите в Module:

Function Calculator (x As Double) As Double
Calculator = x * 4 / 3
End Function

Сохраняйте и возвращайтесь в Excel. Пробуйте вызвать эту функцию через запись = Calculator(.
В качестве аргумента укажите число или ссылку на число.

Видео ниже. До новых встреч!
Подписывайтесь на Hello Excel

​​👷🏻‍♂️ Друзья, сегодня #кадровыевопросики часть 1.
Материал для поста вдохновлен вопросом, который я получил в своего бота. Вопрос заключался в логике расчета персонала под определенные работы.

Итак, в компании X команда сотрудников может обрабатывать 25 новых клиентов в год. Эта команда состоит из:

— 1 менеджера
— 1 инженера
— 3 специалистов

Только в такой пропорции возможно обработать 25 новых клиентов.
Если их будет 27, то ищем вторую команду, либо переносим работы по 2-м клиентам на следующий год.

Задача: меняя количество клиентов мы хотим, чтобы Excel пересчитывал необходимое количество персонала в пропорции: 1/1/3 (должности в команде).

Решение

1. Первым делом принимаем, что базово мы хотя бы 25 новых клиентов обработаем с помощью 1 команды. То есть Общий объем работ = 25 клиентов.

2. Вводим второй показатель – Выработка команды. 25 клиентов в год делает 1 команда.

3. Теперь разберемся с командой. Вообще понятие команды / штата / отдела, очень сложное для формул.

В этом примере я предлагаю упростить модель. Мы знаем, что для работы нам нужен 1 менеджер, 1 инженер, 3 специалиста.
Я предлагаю из 3-х должностей одну оставить как значение, константу. Остальные должности привязать в пропорции к ней.

— Допустим, Кол-во менеджеров = 1
— Тогда Кол-во инженеров = Кол-во менеджеров
— Тогда Кол-во специалистов = Кол-во менеджеров х 3

Так и пишем в ячейках. Получаем те же 1/1/3, но с привязкой к менеджеру.

4. Финалим. Прописываем формулу в Количестве менеджеров = Общий объем работ / Выработку команды.
У нас это 25 / 25 = 1. Вроде ничего не поменялось.

Теперь мы сделали связку, можем изменять количество клиентов и Excel пересчитает вам персонал в командах в пропорции 1/1/3.

Бонус-трек. Если вы не хотите доли персонала, а хотите получать целые значения, то рекомендую использовать в ячейках с количествами персонала функцию = ОКРУГВВЕРХ (формула; 0).

Смотрите в видео⬇️
В следующий раз рассмотрим расчет персонала с учетом дополнительных вводных.

Подписывайтесь на Hello Excel

🚀 Врываемся в новую неделю

Бодрое начало

В этом канале, я выкладываю базовые и чуть более сложные материалы по одному из самых популярных табличных редакторов в мире. Иногда мне в темечко бьет чувство, что всё это банально, все уже давно это знают.

Однако, я до сих пор продолжаю удивляться как мало людей в принципе знают Excel чуть дальше, ячейка А1 + ячейка В1.

И это еще специфические знания, я не говорю уже о чем-то базовом вроде умения писать письма коллегам 👀

Сегодня неформатный пост. В нем я расскажу о личных качествах, которые помогут вам обогнать по встречке всё окружение.
Как говорится, just do it.

1. Дисциплина

Здесь я бы мог расписать поста 2-3. Но базовые правила внутренней дисциплины:
— Обещал – сделай, не обещал – не делай. Это касается и обещаний самому себе, кто-то назовет это силой воли.
— Договорился встретиться в 15:00, позаботься о том, чтобы быть вовремя. Лучше если будешь на месте раньше.
— Говорить правду – это тоже дисциплина.

Человек, который выполняет обещанное, начиная от задач и заканчивая своевременными визитами – уже хорошее начало. На таких обычно можно положиться в трудную минуту, а значит потом можно подтягивать дальше и выше.

2. Умей решать проблемы = не будь проблемным

В народе это называется быть взрослым. Вот сюрприз, но немногие это умеют😏

Это значит брать ответственность за себя и свои действия. Если твои задачи не выполнены, то виноват в этом прежде всего ты, а не ретроградный меркурий или твой коллега.

Решить свою задачу – хорошо. Но уметь признать неудачу в случае провала, и попытаться решить проблемы – этого как раз и не хватает многим.

3. Умеешь решать свои проблемы? Начни решать проблемы других

Взрослый и ответственный человек обычно не ограничивается своими интересами. Обычно такие люди распространяют свое внимание на ближайшее окружение: семью, близких, друзей, коллег, руководство.

Обычно такие люди идут в авангарде коллектива, семьи. Большая часть рисков, стресса попадает именно на них, но именно они умеют справиться с ситуацией, даже в центре шторма. Именно они получают почёт и уважение остальных.

Таких людей мало, они – настоящие алмазы.

4. Овладейте инструментами для работы

С общечеловеческими качествами закончили. Теперь кратко про техничку. Чтобы работать продуктивно, нужно знать некоторые инструменты и техники.
Список по приоритетам ниже:

— Уметь печатать вслепую.
— Уметь писать ёмко и по делу (на это написано куча книг).
— Выучить горячие комбинации в ПК. На это нужно потратить час, другой, но зато потом вас никто не остановит.
— Пакет Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Возможно Google или аналоги.
— Овладеть любым менеджером задач: TasksBoard, Trello, Notion или другое приложение в телефоне/ПК.
— Если вы работаете с креативами, то ChatGPT, MidJourney – ваша база.

5. Бонус-трек. Изучать информацию на английском языке

Я например, только начинаю двигаться в этом направлении, но уже замечаю, как много интересного по профессиональным /личным темам можно найти в интернете на английском языке.

Достаточно установить расширение-переводчик в браузер, и вы можете получать массу новой информации.

Несмотря насколько вы патриотично настроены, факт остается фактом: англоговорящих в мире существенно больше. А это значит что больше всего информации на английском. Если знаете китайский – я вам завидую, вы большой молодцы.

Информация – новая нефть. Если знаете больше, значит вы более приспособлены к жизни, чем окружающие.

Таков путь. Отличной рабочей недели, друзья.

Если вам нравится, то отблагодарите меня реакциями 🔥
И подписывайтесь на Hello Excel

Привет, друзья!
Мы научились делать первые функции-макросы в Excel через процедуру Function. В посте я отметил тип данных Double. Посмотрим сегодня на типы подробнее.

Сначала выдам базу. Тип данных – это считай формат в Excel.
Вы можете выбрать Общий формат, Числовой, Процентный, Денежный и другие.

Когда вы объявляете процедуру через Sub или Function:
1. Вы можете указать аргументы и задать их тип. После процедуры открываете скобки и прописываете конструкцию:
аругмент As тип данных
x As Double

2.Аналогично вы можете задать тип данных для вашей процедуры. Допустим, Function Test (x As Double) As Double.
Означает что результат процедуры Test также имеет тип данных Double.

Типы данных

🧩 Boolean – булево. Булево это база, логический тип данных. У него 2 значения: правда / true / 1 или ложь / false / 0.

🧩 Date - даты, начиная с 100-го года.

🧩 String - строка. Все что передадите в качестве String система будет воспринимать текст. Даже если это числа, то в типе данных String вы не сможете проводить над ними математические операции.

🧩 Variant - универсальный тип, который может в себе хранить абсолютно любые данные.

🧩 Null - обозначает отсутствие данных или нулевое значение.

🧩 Currency - валюта от –922 337 203 685 477,5808 до 922 337 203 685 477,5807

Дальше чуть посложнее🤯. Одно и тоже число, допустим 11, можно записать с разными типами данных: Integer и Long. Оба формата поддерживают целые числа, однако один тип рассчитан на небольшие числа и занимает немного места в ПК. Другой тип может хранить миллионы и размер у него побольше.

🧩 Integer - целые числа от – 32768 до 32767. Размер 4 байт

🧩 Long - целые числа от -2,147,483,648 до 2,147,483,647. Размер 8 байт.

🧩 Double - число с плавающей запятой. Отрицательные числа от -1,79769313486232Е+308
до -4,94065645841247Е-324. Положительные числа от 4,94065645841247Е-324 до 1,79769313486232Е+308. Размер 8 байт.

🧩 Decimal - тоже число с плавающей запятой. +/–7,9228162514264337593543950335 с 28 разрядами справа от десятичной запятой. Размер побольше, 14 байт.

Такие дела, теперь вы разбираетесь какой тип данных указать при объявлении процедур и аргументов к ним. На связи 📞

Подписывайтесь на Hello Excel

​​Салют, товарищи!

#кадровыевопросики часть 2. В прошлую пятницу мы научились считать количество команд для обработки нужного количества клиентов.
Прошлый пример был прост как палка: выработку команды умножили на количество команд.
На практике всё чуть сложнее.

Вводные

🐸 Команда по-прежнему состоит из менеджера, инженера и 3 спецов.
🐸 Команда по-прежнему может обработать 25 клиентов.
🐸 Расчет клиентов замудрен: 40% клиентов – это текущие знакомые и хорошие клиенты, 60% - новые, незнакомые. На выработку команды это не влияет. Они пашут как викинги всё те же 25 клиентов.
🐸 Задача: рассчитать количество команд под 100 клиентов.

Доп. коэффициенты и переменные в формуле не позволяют делать простые математические операции по расчету команд.

Решение

Говорим НЕТ сложным формулам, говорим ДА простым инструментам - вспоминаем о Поиске решения.

1. Переходите на вкладку Данные – Поиск решения.

2. Откроется окно. В поле Оптимизировать целевую функцию выбираете ячейку с расчетом кол-ва клиентов (где сложная формула).

3. В поле Изменяя ячейки переменных указываете ссылку на ячейку с кол-вом менеджеров. Вспоминайте прошлый пост, что мы выбрали кол-во менеджеров как константу, а все остальные должности привязали к ней через формулы.

4. В поле До проставляете чек-бокс Значения и указываете какое количество клиентов (результат формулы расчета) вы хотите привлечь в компанию. Вы же хотите под это количество нанять персонала.

5. Нажимайте Найти решение и Excel подберет вам количество менеджеров, а значит и количество команд под нужное количество клиентов.

Кстати, если хотите закладывать ограничения, то их можно добавлять через кнопку «Добавить» и указать какие значения должны оставаться целыми, а какие будут больше, меньше или равно и т.д.

Пользуйтесь Поиском решения и находите подходы к самым сложным расчетам. Руководитель будет доволен 👨🏻

Смотрите видео и подписывайтесь на Hello Excel