​​⚡️ Фича. Скоростной перевод дат

Работая с выгрузками данных, вам могут попадаться даты: Январь 2024, Февраль 2024 и т.д.
Это текст, но для работы нужна дата вроде 01.01.2024.

Как быстро сменить формат?

1. Выделите столбец с данными.
2. Перейдите на вкладку ленты Данные – Текст по столбцам.
3. Нажмите Готово.

Подписывайтесь на Hello Excel
#фичанедели

Читая Hello Excel, вы сможете и в ГПР, и в ИНДЕКС, и в другие классные инструменты 😂

Если вам нравится контент, то поддержите мотивацию реакцией 🔥

​​⚡️ Фича. Быстрые точечные расчеты

Перед вами огромная таблица по затратам по месяцам, статьям, субстатьям затрат, с разными ответственными.
Вам нужно быстро извлечь затраты по нескольким статьям.

Для задач быстрого и точечного анализа лучшим инструментом будет сводная таблица.

1. Выделяйте вашу таблицу для анализа. Перейдите на вкладку ленты Вставка – Сводная таблица.
2. Выберете куда разместить таблицу (новый или текущий лист).
3. Нажмите «ОК».
4. В правой части «Поля сводной таблицы» перетащите оцениваемые категории в Строки, а количественные значения в поле Значения.

Прием эффективен при обработке огромных таблиц.

Подписывайтесь на Hello Excel
#фичанедели

​​💥Этот инструмент прокачает твою продуктивность на 2000%💥

Ваша работа с Excel не будет прежней: скорость повысится в 10 раз, а уважение коллег на сотни процентов 👀

Это конечно все придурь и кликбейт. Однако сегодня я все-таки покажу разрывной инструмент для быстрой работы.

Коллега попросил скинуть файл? Формально у вас 2 выбора:

— Создать письмо, найти файл, вспомнить вообще где он был, потом вложить, что-то написать.
— Поискать файл, найти, ПКМ по файлу, выбрать Отправить адресату.

Второй вариант хороший, первый – долгий.
Я предложу вам третий вариант, добавим немного магии 🔮
А что если можно было бы отправить таблицу прямо из Excel?

1. Файл — Параметры — Панель быстрого доступа.

2. В левом списке команд найдите Отправить по электронной почте. Если не нашли, включите в верхней части пункт Все команды и еще раз поищите. Нажимайте ОК.

3. В панели быстрого доступа у вас появился ярлык в виде письма. Теперь нажав его, вам нужно авторизоваться в почте Microsoft Outlook. После авторизации вы сможете за 1 клик отправлять этот файл вашему коллеге.

Да, важный момент. Microsoft интересно, чтобы люди пользовались ее продуктами, поэтому подобная интеграция Excel работает c Microsoft Outlook.

К счастью, большинство компаний работают именно с Outlook.
Будьте эффективны, друзья!

На видео показываю, как включить эту фичу⬇️

Подписывайтесь на Hello Excel.
#фичанедели

🤠Хотите прослыть самым быстрым стрелком на Диком Западе?
Тогда ловите дайджест скоростных приемов.

❇️ Молниеносная фильтрация. Будете самым быстрым стрелком на Диком Западе.

❇️ Карточки о масках ввода. Нет смысла искать по целым именам, если можно по частям!

❇️ Карточки о списках. Учимся создавать предопределенные списки выбора.

❇️ Массивы констант. Вспомните о именованных диапазонах. Удобно иметь фиксированный список подразделений, ФИО всегда под рукой и с понятным названием.

❇️ Мгновенное заполнение . Для тех, кому нужно форматировать под один вид большие списке.

❇️ Конечно я не мог не добавить сюда последний пост. Будьте быстрее мысли, отправляйте таблицы на почты коллег прямо из Excel.

Понравилась подборка? Прожимай 🔥, каждая реакция важна!
#дайджест

Отличной недели, друзья 😬

​​И снова МАКРОСЫ!
Вот я, мы, ваши знакомые и коллеги говорят: воспользуйся макросом, включи макрос и т.д. А что там под капотом?
Под макросом мы подразумеваем какую-то процедуру. Вот запомните это слово. Процедуры бывают разные, например Sub или Function.

В прошлом посте мы с вами использовали Sub, чтобы изменять значение одной ячейки.

✊🏻 БАЗА

📌 Sub – дословно переводится как «подпрограмма». Используя Sub, вы можете записать какое-то действие с ячейкой, листом, книгой. Создать 20 листов, поменять цвет ячеек, задать ячейке значение «единорог».
Итогом Sub будет какое-то действие, но самое главное – Sub не вернет вам значение.

📌 Function – «функция», процедура используется для выполнение набора команд с данными и обязательно возвращает какой-то результат.

Sub похож на условное форматирование ячеек, а Function на функцию ЕСЛИ, которая вернет результат.

Еще одно отличие Function в том, дорогие друзья, что ее можно вызвать как обычную функцию. Как например СУММ, МАКС или ЕСЛИ.

Сделали Function Calculator? Ну и вызывайте ее можно через команду = Calculator(…).
Вводится процедура Function также как и Sub. Смотрите в прошлом посте.
Заканчивается также выражением End Function.

🔮 Магия аргументов

Как в Sub, так и в Function после объявления процедуры, можно указывать аргументы.
На пальцах: для функции СУММ аргументами являются ячейки, которые нужно просуммировать. Для функции СЦЕПИТЬ аргументами будут ячейки, значения которых нужно склеить. Аргументы – входные данные.

Также и здесь. Мы хотим придумать новую функцию в Excel. В нее что-то нужно подать на входе (значения в ячейках), чтобы потом случилась магия и на выходе мы получили преобразованное значение .

Аргументы пишутся в скобках после объявления имени функции. Например:

Function Calculator (x As Double) As Double

— Функцию назвали Calculator
— x – аргумент
— x As Double – мы сообщаем системе, что аргумент может быть нецелым числом (с плавающей запятой)
— As Double (в конце) – мы сообщаем, что результат функции тоже может быть в конце концов числом с плавающей запятой.

Double – тип данных. Для них я сделаю отдельный пост. Сейчас нам важно сделать первую функцию и научиться ее использовать в деле.

⚒️ Делаем первую функцию

Сделаем простецкую как 3 копейки функцию, которая изменит введенный в нее аргумент: умножит на 4, а затем поделит на 3.
Запишите в Module:

Function Calculator (x As Double) As Double
Calculator = x * 4 / 3
End Function

Сохраняйте и возвращайтесь в Excel. Пробуйте вызвать эту функцию через запись = Calculator(.
В качестве аргумента укажите число или ссылку на число.

Видео ниже. До новых встреч!
Подписывайтесь на Hello Excel

​​👷🏻‍♂️ Друзья, сегодня #кадровыевопросики часть 1.
Материал для поста вдохновлен вопросом, который я получил в своего бота. Вопрос заключался в логике расчета персонала под определенные работы.

Итак, в компании X команда сотрудников может обрабатывать 25 новых клиентов в год. Эта команда состоит из:

— 1 менеджера
— 1 инженера
— 3 специалистов

Только в такой пропорции возможно обработать 25 новых клиентов.
Если их будет 27, то ищем вторую команду, либо переносим работы по 2-м клиентам на следующий год.

Задача: меняя количество клиентов мы хотим, чтобы Excel пересчитывал необходимое количество персонала в пропорции: 1/1/3 (должности в команде).

Решение

1. Первым делом принимаем, что базово мы хотя бы 25 новых клиентов обработаем с помощью 1 команды. То есть Общий объем работ = 25 клиентов.

2. Вводим второй показатель – Выработка команды. 25 клиентов в год делает 1 команда.

3. Теперь разберемся с командой. Вообще понятие команды / штата / отдела, очень сложное для формул.

В этом примере я предлагаю упростить модель. Мы знаем, что для работы нам нужен 1 менеджер, 1 инженер, 3 специалиста.
Я предлагаю из 3-х должностей одну оставить как значение, константу. Остальные должности привязать в пропорции к ней.

— Допустим, Кол-во менеджеров = 1
— Тогда Кол-во инженеров = Кол-во менеджеров
— Тогда Кол-во специалистов = Кол-во менеджеров х 3

Так и пишем в ячейках. Получаем те же 1/1/3, но с привязкой к менеджеру.

4. Финалим. Прописываем формулу в Количестве менеджеров = Общий объем работ / Выработку команды.
У нас это 25 / 25 = 1. Вроде ничего не поменялось.

Теперь мы сделали связку, можем изменять количество клиентов и Excel пересчитает вам персонал в командах в пропорции 1/1/3.

Бонус-трек. Если вы не хотите доли персонала, а хотите получать целые значения, то рекомендую использовать в ячейках с количествами персонала функцию = ОКРУГВВЕРХ (формула; 0).

Смотрите в видео⬇️
В следующий раз рассмотрим расчет персонала с учетом дополнительных вводных.

Подписывайтесь на Hello Excel

🚀 Врываемся в новую неделю