Что делегировать ассистенту?

Ключевой продукт ассистента - высвобожденное время⏱ руководителя
поэтому делегируем всё, кроме того, что вы хотите делать сами или где ваше участие необходимо.

Можно ли делегировать и бизнес, и личное одному ассистенту?
Да, в начале обычно так и делают, а позже на личное берут отдельного ассистента.

🔑Для найма правильного кандидата желательно составить список задач сегодняшних + на год вперёд
(без паники 😂 я написал «желательно»).

Как составить?

1️⃣ Определить текущие задачи для ассистента, их 3 типа:
1️⃣1️⃣ Задачи, которые вы уже делаете. Как их найти?
- Сделать упражнение «Слепок дня» (позволит получить полную и точную картину всех процессов, которые вы делаете ежедневно, с временем и рисками, очень мощное упражнение)
- Или провести Саморефлексию (проанализировать таск-менеджер, ежедневник или повспоминать);
1️⃣2️⃣ Задачи, о которых вы знаете, но не делаете из-за недостатка времени:
- Порефлексировать или открыть заметки (если сохраняли);
1️⃣3️⃣ Задачи, о которых вы не знаете и не делаете, но которые тоже нужно делать:
- Взять задачи из нашего шаблона «Задачи для ассистента по сферам колеса баланса»
- Взять нужные задачи с сайтов фриланса;
2️⃣ Задачи будущего:
- Провести стратсессию по развитию бизнеса и выписать задачи, входящие в зону ответственности ассистента;
- Или вообразить развитие вашего бизнеса через год и выписать задачи для ассистента.

Для чего список задач ассистента?
✅ Для понимания зачем вам ассистент, что ему делегировать, сколько платить, какой график установить;
✅ Для создания аватара, профиля должности, вакансии;
✅ Для составления плана задач на испытательный срок и на квартал/год: это необходимо для рабочего маршрутного листа, адаптации, нематериальной мотивации (развитие, ответственность, вклад), расчёта финансовой мотивации KPI.

Хотите получить шаблон упражнения «Слепок дня» для полного анализа ваших текущих задач (упражнение рекомендую делать раз в год)?
👉 Напишите в комментариях «Слепок дня» - и я пришлю вам в лс

Бизнес-ассистенты для селлеров маркетплейсов
(Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет, Amazon и другие)

🧐70% наших заказчиков - селлеры, и мы очень хорошо понимаем эту специфику, боли и задачи, и точно можем сказать: ассистент даёт селлеру конкурентное преимущество!

Почему? Потому что ассистент:
✅ Высвобождает от 2 до 8 часов руководителя в день от рабочих и личных дел
✅ Разгружает от ежедневных рутинных задач
✅ Позволяет сфокусироваться на управленческих решениях, от которых зависит прибыль: например, поиск инвестиций и партнеров, стратегическое развитие бизнеса, выход на другие рынки
✅ Даёт единую точку входа управления бизнесом
✅ Обрабатывает всю первичку (информация, документы, таблицы)
✅ Помогает управлять командой и подрядчиками
✅ Частично может замещать или помогать менеджеру мп, дизайнеру и других сотрудников
✅ Ищет и анализирует новые инструменты, лайфхаки, тренды
✅ Анализирует конкурентов
✅ Выполняет роль трекера и контролёра
✅ Организует и проводит фотосессии
✅ Выполняет более 100 задач (список дадим ниже)
✅ Высвобождает время для отдыха, семьи, хобби, друзей, учёбы

👌Как следствие происходит рост в доходе, исчезает выгорание руководителя, улучшается эмоциональное состояние, задачи не подвисают, появляются новые идеи, время и энергия на их воплощение.

Когда лучше всего селлеру нанимать ассистента?
С 1-го дня бизнеса. А если задач пока мало, то - на частичную занятость (2-5 часов в день), постепенно переводя на полную, взращивая до ключевого сотрудника.

Хотите получить полный список задач ассистента для маркетплейсов?
👉Напишите в комментариях «Селлер», и я пришлю его в лс

Где размещать вакансию ассистента?

Чтобы найти максимально подходящего по тз ассистента, нужно создать поток кандидатов (100-1000+ чел), а для этого необходимо разместить вакансию на одной или нескольких площадках. Существует множество площадок для размещения вакансий, вы можете выбрать любые из них, ваша цель - показать вакансию как можно большему количеству целевой аудитории.

Сайты и доски объявлений:
HH, Авито, Superjob

Сайты флиланса:
Workzilla, Kwork, FL

Платные телеграм-каналы:
Мари про вакансии, Дистанция, WorkOn, Помогатор

Бесплатные телеграм-каналы:
Настоящий фриланс чат №1, Вакансии инфобизнес, Work chat, Фриланс чат

Специализированные чаты и каналы:
Маркетплейсы вакансии, Работа для дизайнера, Онлайн школы

Ваши личные соцсети:
Instagram, ВК, Одноклассники, Facebook

🔑Для поиска более опытных и дорогих кандидатов используйте HH, Superjob, а для поиска начинающих и менее дорогих - каналы в Телеграм, Авито, сайты фриланса.

❗️Рекомендую ознакомится с правилами размещения каждой площадки, прежде чем публиковаться.
❗️Если на площадке есть варианты платного и бесплатного размещения, то лучше выбрать платное: получите больше опций и охватов.
❗️Разбирать отклики лучше всего оперативно и регулярно: через 1 сутки после публикации. На некоторых площадках (например, на hh.ru) вакансию могут понизить в рейтинге, если работодатель не обрабатывает отклики вовремя.

Хотите получить полный список платных и бесплатных площадок и каналов для размещения вакансий?
👉 Напишите в комментариях «хочу», и я пришлю список в лс

Примеры задач ассистента по сферам Колеса баланса
(8 сфер, 200+ задач)

НЕ рабочие рутинные задачи порой отнимают много времени и сил, но не все руководители их делегируют.

Почему?
👎Нет понимания сколько на самом деле времени и энергии уходит на нерабочую рутину, кажется «всего пол часа», но на самом деле «тут пол часа, там пол часа - и суммарно выходит 2-3 часа в день».
Подсчитать это время поможет упражнение «Слепок дня» (напиши в комментариях «Слепок» - и я вышлю его в лс), часто люди после него плачут, обнаружив многолетний самообман😢
👎Нет понимания ценности времени как невосполнимого ресурса, и ценности энергии как важнейшей функции предпринимателя
👎Убеждение «личное должен делать сам»
👎Личные задачи не участвуют в доходе напрямую, поэтому «жалко/несерьёзно» нанимать сотрудника под них
👎Страх доверять личное

🗝️Я рекомендую в начале делегировать ассистенту и рабочие, и личные задачи, а позже под личные - нанять отдельного ассистента.

Примеры личных задач
✅ Тревел-поддержка (туры, билеты, отели, места)
✅ Бытовая поддержка (магазины, бытовой персонал и сервисы)
✅ Семейная поддержка (свидания, кружкИ, салоны красоты)
✅ Здоровье (посещение врачей онлайн вместо вас, ведение таблицы анализов, поиск клиник и запись к врачам, процедуры)

🔥Мой ассистент даже подобрала нестандартный размер помолвочного кольца моей жене по фотографиям - я бы не сделал этого сам🤪
🔥А ассистент знакомого переписывалась за него в Тиндере и назначала свидания, экономив ему 2 часа в день😂

Мы подготовили для вас файл с примерами задач (8 сфер, 200+ задач) ассистента по всем сферам Колеса баланса.
👉Напишите в комментариях «Задачи», и я пришлю его в лс

«Наймёшь ассистента - удвоишься в доходе» (с)
Сколько раз я это слышал на протяжении нескольких лет, но не верил…

Теперь каждый раз, прилетев в Сочи, как и сегодня, я вспоминаю об этом, ведь именно здесь я осознал это 4 года назад.

Именно тогда я нанял себе первого ассистента (она до сих пор со мной💚), вылез из операционки и умчал в Сочи, и уже на 2-й месяц работы ассистента

случилось то, чём говорили Торбосов, Дашкиев, Осипов, Аяз, Гребенюк и другие: наймёшь ассистента - удвоишься в доходе

👉мой доход вырос х2 и я делегировал 80% задач!

😎 Помню, сидел, смотрел на море и думал:
- И почему я не сделал этого раньше? Получается, они дело говорили, а я не верил, мол, как это «удвоится доход, ведь, наоборот, должен уменьшиться из-за дополнительных расходов на з/п ассистента» или «у вас-то понятно, но у меня особая ситуация» как думает каждый предприниматель про себя😂

🏆Сегодня у нас уже есть статистика: при правильном подходе с первым ассистентом предприниматели увеличивают свой доход на 50-100% в первые 3 месяца и одновременно снимают с себя 50-90% рутинных задач.

👉Подпишитесь, если хотите узнать «как» в следующих постах

Как сделать так, чтобы ассистент проработал долго?

- Можно мне нанять так, чтобы ассистент работал со мной всегда?
Недавний клиент

Ассистенту, как сотруднику с потенциально самыми широкими возможностями внутри бизнеса, нет смысла увольняться, если он будет полностью удовлетворять свои профессиональные потребности с приемлемой нагрузкой и получать достойную оплату. Он может вырасти до топ-менеджера, реализовывать внутри компании или совместно с ней всё, что угодно, как человек, который лучше всех разбирается во всех процессах, при этом имея ресурс компании и руководителя.

😂Простите за сложное предложение выше, зато оно ёмкое и точное - и отражает наш подход: мы подходим к найму бизнес-ассистентов так, чтобы они проработали в компании максимально долго. В 90% наших кейсов ассистенты работают до сих пор (которых мы наняли ещё со дня создания компании GetAssistant 3 года назад).

Конечно, 50% ответственности лежит на руководителе и на самой компании - и мы обучаем руководителей правильному взаимодействию с ассистентами.

Зачем?
1️⃣ Во-первых, потому что это наша ценность и философия: чем дольше проработает ассистент - тем больше выиграют все: ассистент, руководитель, бизнес, продукт, клиенты, мы, общество (за счёт итоговой эффективности, качества, скорости, удовлетворения, счастья, богатства).
2️⃣ Во-вторых, потому что мы даём гарантию на замену ассистентов.

Что влияет на длительность работы?
✅ Совпадение по интересам сферы бизнеса, продуктам, ца
✅ Совпадение по личности руководителя и ассистента
✅ Совпадение по ценностям
✅ Совпадение по целям
✅ Возможность развития и понятность пути роста
✅ Здоровая рабочая среда
✅ Здоровые отношения с руководителем
✅ Вклад
✅ Ответственность
✅ Нематериальная мотивация (благодарность, признание, похвала и др)
✅ Широта возможностей и гибкость
✅ Обучение
✅ Достойная оплата труда
✅ И многое другое

В следующих постах я раскрою самые важные пункты подробно - подпишитесь!

Как минимизировать потери при увольнении и смене ассистента?

Наш подход в найме и обучении состоит в том, чтобы ассистент проработал максимально долго, но, конечно же, и увольнения случаются.

👀 Как сделать так, чтобы руководитель и компания понесли при этом минимальные потери?

👉 Изначально с первого дня работы необходимо согласовать в правилах и должностной инструкции следующее:
✅ Ассистент регулярно создаёт регламенты на все основные процессы
✅ Ассистент сообщит об увольнении заранее, за 1-3 месяца
✅ Ассистент самостоятельно (или совместно с hr) найдёт себе подходящую замену
✅ Ассистент самостоятельно адаптирует и внедрит замену в свои процессы вместо себя

Было полезно? Ставьте 🔥 и подписывайтесь

Ставя задачу ассистенту, вы хотите получить результат или процесс?

Ставя «сложную» задачу, объясните какой результат вы хотите получить конкретно,
🔑а ещё лучше объясните «зачем» - тогда ассистент сделает результат, а не процесс


⛔️ Иногда руководители ставят задачу так:

Сделай анализ конкурентов

Правильным результатом этой задачи будет даже такой:

Вот 2 конкурента
Вот 1 их параметр
В виде сообщения в тг

Но при этом в голове руководителя тз было другое, и получить он хотел:

Вот 10 конкурентов,
Вот 20 параметров по каждому
Сравнение с комментариями
В виде таблички

🧐Как говорится, что просил, то и получил, и нечего ругать ассистента.


✅ Ещё лучше так - объясните «зачем», тогда ассистент принесёт вам финальный результат за вас, сделает не только прямой анализ конкурентов, но и изучит статьи, подойдёт более творчески, а так же будет более удовлетворён работой - ведь вы доверили ему такое важное дело, которое позволило ему вырасти (мотивация «развитие»), и которое понятно как повлияет на весь бизнес (мотивация «вклад»):

Сделай анализ конкурентов и

найди для нас 10 новых фишек повышающих конверсию

Было полезно? Ставьте 🔥 расскажу ещё про постановку задач

Как делегировать ассистенту сложную задачу, которую «вроде бы нельзя делегировать»?

1) Задачу разбить на подзадачи
🟩🟩🟩🟩🟦

2) Ассистент выполнит подзадачи, где не требуется участие руководителя
🟩🟩🟩🟩

3) Руководитель выполнит подзадачи, где требуется его участие
🟦


Пример: Найти инвестора с помощью ассистента

🅰️ Если у вас опытный ассистент, вам достаточно поставить задачу в виде результатов (+ какие-то критерии):

- Подготовь материалы для инвесторов и назначь встречи с инвесторами в мой календарь.

И всё, ассистент сам изучит тему, соберёт данные, подготовит, найдет, разместит, договорится, назначит встречи и тд.
Вам останется только провести финальные встречи.

🅱️ Если ассистент менее опытный, вы можете дать ему последовательность задач:

- Найди шаблон презентации
- Собери входные данные
- Оформи презентацию
- Найди «места» с инвесторами и размести на площадках, группах, сайтах, в лс и тд информацию о поисках инвесторов и проекте
- Получи обращения от инвесторов
- Проведи первичную коммуникацию
- Назначь встречи со мной в мой календарь.

Вам останется только провести финальные встречи.

(пример и этапы/подзадачи условные, но, думаю, суть понятна)

Было полезно? Ставьте 🔥 Подпишитесь, чтобы узнать больше

Почему ассистент нужен с 1-го дня бизнеса?

Я бы даже сказал «ещё раньше»:
с 0-го дня бизнеса, когда предприниматель ещё не сформировал продукт или даже не выбрал нишу

Потому что в начале проекта:
🤝 Много новых разных задач
🤝 Много тестов
🤝 Запуск многих процессов
🤝 Много рутины
🤝 Большой поток новой информации (сбор, структурирование, аналитика, выводы)
🤝 Взаимодействие с подрядчиками, клиентами, конкурентами
🤝 Нет сотрудников: маркетинг, найм, продажи, упаковка, переговоры и др - всё это на первом этапе может делать ассистент
🤝 Нужно быстрей получить первые промежуточные результаты, чтобы не выгореть
🤝 Нужно быстрей перейти от самозанятого к команде и системному развитию
🤝 Нужно быстро и много обучаться: ассистент в этом поможет
🤝 Упаковка, переписка, регламенты, исследования, сделки и многое другое, в чём поможет ассистент

📞По сути: вы запускаете проект руками ассистента, выступая «мозговым центром» - подумайте об этом на досуге🤓

Ассистент ускоряет развитие проекта в 3-5 раз:
Я это утверждаю из своего опыта запуска 50+ разных проектов за 10 лет, а так же из опыта 2-х летнего наставничества в бизнес-клубах, когда помогал ученикам запускать и развивать бизнесы с помощью ассистентов.

Когда я запускаю новый проект - первое, что я делаю: беру нового ассистента или перевожу старого ассистента из другого проекта.
И всё делаю его руками

3 причины, почему предприниматели не берут ассистента сразу:
🫣 Не знают об этом
😓 Не знают, что делегировать (а на самом деле мыслят только своей пропускной способностью)
🤪 Не знают чем платить (ассистент при грамотном использовании приносит в х2-3 больше своей зарплаты с 1-го месяца)

👉 Подписывайтесь, обо всём этом я расскажу в следующих постах!

Тесты для кандидатов в ассистенты

📑Психологические тесты, тесты на тип личности, тесты на IQ - лишь один из этапов отбора кандидатов, который позволяет частично оценить хард-скиллы, роли, совместимость, мотивации, предрасположенности, ответственность, уровень интеллекта и другое.

Для должности бизнес-ассистента оптимально подходят следующие типы личности по тесту на 16 типов:

- ESTJ (Администратор) - практичные, организованные и ответственные. Хорошо справляются с административными задачами и управлением проектами

- ISTJ (Инспектор) - надежные, дотошные и ориентированные на детали. Могут эффективно выполнять рутинные обязанности и вести документацию.

- ENTJ (Командир) - решительные, прямолинейные и ориентированные на результат. Способны брать на себя инициативу, управлять проектами и взаимодействовать с командой.

- INTJ (Архитектор) - стратегические, аналитические и ориентированные на эффективность. Могут исследовать, анализировать информацию и предлагать решения.

Независимо от типа личности, ключевыми качествами бизнес-ассистента должны быть: организованность, ответственность, внимание к деталям, коммуникабельность, гибкость и стремление помогать. Важно также обладать необходимыми профессиональными навыками, такими как управление проектами, делопроизводство и бизнес-анализ.

⭐️Мы собрали рекомендуемые нами тесты в одну таблицу (платные и бесплатные)

Напишите в комментариях «Тест»👇 и я пришлю ссылку на подборку тестов для найма:
🔸для ассистентов
🔸и для других сотрудников

Сколько платить ассистенту?

Зарплаты варьируются от 10 до 300 тыс руб/мес

Сколько же платить вашему?
Зависит необходимого опыта и образования, навыков, специфических навыков, задач, ответственности, графика, загруженности, наличия и количества офлайн задач, kpi, нематериальной мотивации, сферы бизнеса и продукта, компании и команды, руководителя, географии, формальных характеристик (пол, возраст) и др.

…Если 2 года назад можно было «воткнуть палку» и за неделю найти хорошего ассистента с зп 20 тыс руб/мес на полный рабочий день, то сейчас требуется проделать огромную работу по отбору тысяч кандидатов, чтобы найти «того самого».

В среднем вилка зарплат ассистентов сейчас такая:

Начальные цифры - для людей без опыта, конечные цифры и выше - для людей с большим опытом или какой-то более узкой квалификацией:

🔹 Частичная занятость 2-3 часа в день: 15-30 тыс руб
🔹 Частичная занятость 4-5 часов в день: 25-40 тыс руб
🔹 Полная занятость: 40-150 тыс руб и выше.

🤝 При обращении за наймом к нам - мы с каждым клиентом прорабатываем этот вопрос и рекомендуем вилку зп.

Помните: важна не только зп, но и то, как вы будете использовать ассистента - сделайте так, чтобы при любой зп, он приносил сверху х2-10.

А про это 👆и про виды kpi ассистента напишу в следующий раз - подписывайтесь!

Как ассистент ускоряет развитие бизнеса небольших предпринимателей в 3-10 раз

Особенно это касается небольших бизнесов: самозанятых, экспертов или предпринимателей без команды - для таких ассистент может дать ещё бОльшее ускорение🚀при этом - без увеличения нагрузки, а даже наоборот - с уменьшением!
За счёт того, что ассистент забирает бОльшую часть операционки, появляется и выполняется в несколько раз больше задач развития бизнеса, которые реализуются как самим предпринимателем, так и ассистентом.

Чем грешат бизнесы небольших предпринимателей?
⛔️ Нет системного роста
⛔️ 90% задач - операционка
⛔️ Мало или почти нет задач развития
⛔️ Развитие из серии что-то делаем, а там, как получится
⛔️ Постоянный перенос важных задач, фокус на операционке
⛔️ Огромный висяк задач, которые надо когда-нибудь сделать
⛔️ Рабочее и личное время размыты
⛔️ Общая продуктивность низкая
⛔️ Мало энергии
⛔️ Сам ставит цели - сам их и сливает: ведь никто же не узнает; что хочу, то и делаю, а точнее - не делаю
⛔️ То, что делать лень - никогда не будет сделано

И когда появляется ассистент, частично или полностью выполняющий роль управляющего, то все эти проблемы исчезают.
Предприниматель обнаруживает, что за месяц выполнено задач больше, чем за год, исчезли все висяки, регулярно появляются и выполняются задачи развития, а бизнес, прибыль и качество продукта растут🔥
...А дальше ассистент помогает выстраивать всю остальную команду, но об этом - в следующих постах - подписывайтесь!

Как платить ассистенту: оклады, бонусы, премии, %, ЦКП, KPI?

ЦКП - это Центральный Комитет Партии СССР, - так бы начинался мой пост, если бы я писал его в 1970-м году...шучу

Чтобы ассистент работал продуктивно, он должен понимать свой ценный конечный продукт (ЦКП) – цели/результаты, которые он создаёт и на которые влияет, к которым привязывается его KPI и рассчитывается финансовый бонус.

Руководитель тоже должен понимать ЦКП ассистента - что бывает не всегда 😢 но об этом в другой раз

Можно ли платить просто оклад?
Можно, так делают 60% предпринимателей.

Если же вы хотите более управляемую и эффективную работу с ассистентом, воспользуйтесь одним из предложенных KPI или их комбинацией.

Общий доход ассистента = складывается из Окладной части (30-50%) + Бонусной части KPI (70-50%).

Варианты KPI

1) По ключевым задачам.
Список ключевых задач (КЗ) составляется заранее на каждый отчётный период (месяц). Это могут быть любые задачи/цели (помимо рутины), которые ассистент должен выполнить. KPI рассчитывается в зависимости от количества и качества выполненных КЗ.
Данный способ требует регулярного планирования и стратегии.

2) NPC (удовлетворённость) руководителя.
Руководитель регулярно субъективно оценивает результаты работы ассистента и выставляет KPI.
Данный способ требует регулярной полноценной честной обратной связи и дообучения.

3) % от прибыли.
KPI рассчитывается от прибыли (или прироста прибыли) компании, направления или продукта.
Данный способ требует возможности прямого или косвенного влияния ассистента на прибыль.

Какой способ мотивации подойдёт вам - зависит от задач и ответственности ассистента, ЦКП, уровня и опыта ассистента.

Хотите, чтобы мы помогли вам сформировать мотивацию ассистента под вас?
Запишитесь на диагностику, написав в комментариях «диагностика» - и мы свяжемся с вами👇