Бизнес-ассистент в «Поле Чудес»

На «Ассистентуме» записали и передали участникам демо-собеседование для найма бизнес-ассистента.

Решили немного поюморить и разыграть сцену: будто работодатель Якубович😂

Хотите получить структуру собеседования и вопросы для найма ассистента?
Напишите «собеседование» в комментариях👇

В мастер-группе «Ассистентум» сегодня провели разборы: воронок найма ассистента, тестовых заданий, собеседований, и составили подробный план задач по дням для стажировки.

Отзывы участников:

— Я не могу поверить, что за пол часа составил подробный план стажировки, хотя не мог это сделать долгое время!

Что важно на этапе стажировки:
✅ Длительность 3-10 дней
✅ Несколько 2-4 кандидатов одновременно
✅ Заранее составленный план задач по дням (из карты задач)
✅ Полная проверка нужных навыков ассистентов
✅ Полная проверка способности выполнять нужные задачи
✅ Реальные нужные задачи, которые дают профит
✅ В идеале часть задач - манимейкинговые, ведущие к увеличению дохода
✅ Полная загрузка ассистентов
✅ Ежедневные планёрки и отчёты

#Ассистентум_отзывы

Частая ошибка при найме ассистента

Предприниматель, будучи в операционке, решает нанять ассистента… для нового проекта.

Что случится через месяц?

К старой операционке добавится ещё и новая операционка (фокус на новый проект и на ассистента) и далее: выгорание, закрытие нового проекта, увольнение ассистента.

👉 Сперва нужно нанять ассистента на текущую операционку, а затем — на новую.

Почему бизнес-ассистенты уходят на стажировке?

1. Ожидание vs Реальность. Ассистенты переоценивают себя и/или недооценивают объём и/или сложность задач. А руководители часто на собеседовании приукрашивают действительность. Иногда стажёры имеют завышенные ожидания от своей роли, и демотивируются, когда в реальности это оказывается иначе.

2. Отсутствие целей, плана задач и развития компании.

3. Непонятна перспектива развития и роста ассистента. Если ассистент не видит ясного пути развития в компании, он может начать искать другие возможности.

4. Одномоментное "вываливание" накопившегося хаоса задач без объяснений, приоритетов, последовательности, обратной связи.

5. Регулярное требование выполнения задач вне согласованного графика, т.е. по сути: обман про условия работы на первоначальном этапе вакансии.

6. Исчезновение предпринимателя, и отсутствие задач и коммуникации.

7. Нет понимания, что от ассистента хочет предприниматель. Часто предприниматели не могут донести информацию о том, что они хотят получить в конечном результате.

8. Отсутствие чётких целей. Если стажеру не ставят ясных целей и задач, он может чувствовать себя бесполезным, что снизит его желание остаться в компании.

9. Предприниматели часто пускают на самотек работу с ассистентом и не проводят адаптацию сотрудника. Из-за этого ассистент чувствует себя "потеряшкой". Отсутствие поддержки и наставничества.

10. Недостаточное признание и поощрение за тяжёлую работу и достижения, могут снизить мотивацию ассистентов и побудить их искать более ценную рабочую среду.

11. Неудовлетворенные амбиции: Высококвалифицированные и амбициозные люди изначально ожидали другой уровень задач и целей, и это может вызвать желание уйти.

12. Ассистенты могут не чувствовать себя частью команды или не разделять ценности компании. Ошибка на этапе найма.

13. Отсутствие баланса между работой и личной жизнью могут привести к выгоранию.

14. Недостаточная обратная связь и несправедливое обращение со стороны руководителя или коллег приводит к недопониманию и дезинформации.

15. Токсичный или некомпетентный руководитель или команда. Хамство и оскорбления. Конфликты.

16. Непонятно, что конкретно нужно делать, чтобы заработать больше.

17. Задержки заработной платы.

18. Иногда уход связан с личными причинами, такими как семейные обстоятельства, здоровье или необходимости в переезде.

19. Конкуренция на рынке труда: Существование других привлекательных предложений может подтолкнуть стажера к поиску новых возможностей.

😒 Увольнение ассистента

Сегодня в мастер-группе «Ассистентум» провели занятие об увольнении. Некоторые тезисы ниже.

Из-за чего нужно увольнять ассистента?
🔻Регулярное невыполнение показателей
🔻Регулярное некачественное выполнение задач
🔻Токсичное поведение с другими людьми (команда, подрядчики, клиенты)
🔻Системные нарушения пунктов регламента ассистента
🔻Воровство, ложь

❗️Хотя иногда проблемы не в ассистенте, а в вашей системе, процессах, регламентах, коммуникации, навыке постановки задач, обратной связи (вернее, в её отсутствии) - важно это понимать и отделять!

В любом случае, до принятия решения об увольнении важно предпринять несколько итераций (обучений, перестройки процессов), чтобы помочь ассистенту повысить качество своих компетенций и точность выполнения задач, но об этом расскажу в другой раз.

⛔️ Как НЕправильно увольнять:
- Терпеть, копить раздражение
- Психануть, резко уволить
- Перейти на личности в общении или молча заблокировать

✅ Как правильно увольнять:
- Проведите анализ работы ассистента по показателям и задачам, чтобы сделать объективные выводы
- Выпишите факты, на которые вы сможете опираться
- Выпишите сильные и слабые стороны ассистента
- Поменяйте доступы, пароли, владение документами на себя
- Проведите видео-созвон с ассистентом
- Выполните все финансовые обязательства перед ассистентом

В разговоре будьте вежливы и проговорите:

К сожалению, на данный момент мы друг другу не подходим, поэтому я принял решение прекратить наше дальнейшее сотрудничество. Если вам интересно получить обратную связь о том, что получалось, а что стоит еще доработать для вашего дальнейшего роста - то я готов вам ее дать.

Если ассистент согласится на обратную связь, то дайте её:

Начните с того, что у ассистента получалось, затем укажите, что не получалось, и как на ваш взгляд можно улучшить. Избегая фраз типа "ты плохой ассистент", замените на "у тебя получалось плохо то-то и то-то". Поблагодарите и пожелайте успехов в дальнейшем.

❓А что делать, не вы решили уволить ассистента, а он решил уволиться? Какие 5 вариантов развития есть в этом случае?
👉 Расскажем в следующий раз, подписывайтесь!

Что делать, если ассистент ошибся?

👌 Ассистент, как любой человек, может и будет ошибаться, и это нормально. Но важно, чтобы одна и та же ошибка не повторялась снова.

🤝 Кстати, многие ошибки связаны не с компетенциями или усилиями ассисисиента, а с неверными регламентами, неидеальными бизнес-процессами, некачественным делегированием, неполным тз, отсутствием обратной связи. При ошибке сперва проанализируйте, не была ли ошибка связана с вышеперечисленными причинами. И если да — то перестройте процессы/регламенты, в тч предложите ассистенту их перестроить.

Если же ассистент ошибся по своей причине, то — не предлагайте сразу наказание/исправление/решение, а спросите «Как ты предлагаешь это исправить?»

Хотя это относится не только к ассистентам и не только к сотрудникам. Когда накосячит салон, магазин, кафе, отель и др — мы обычно стремимся сразу выдать наказание/компенсацию, но в половине ситуаций те, кто накосячил, в ответ на такой вопрос «Что вы предлагаете с этим сделать/исправить?» — сами предложат компенсацию лучше, чем вы хотели предложить (лучше, чем вы хотели!), не надо торопиться предлагать наказание самому.

Если ассистент сам ошибся:
✅ Предложите найти ошибку. Если не найдёт, то укажите на неё
✅ Предложите исправить. Если не сможет, то укажите, как исправить
✅ Предложите придумать, как не допустить эту ошибку в будущем. Если не сможет, то укажите как

👆Это так же воспитает ответственность, мышление, саморефлексию, инициативность!

Если после работы над ошибками и перестройки процесса/регламента/дообучения, ассистент всё равно повторяет ошибку, то повторите пункты выше 1-3 раза. Если не сработает — увольняйте👌

Пример:
— Ассистент писала статьи и делала грамматические ошибки
— Исправили процесс: после написания статьи, она должна была вручную проверить текст на ошибки
— Но она всё равно продолжала выкладывать текст с ошибками
— Тогда добавили в процесс обязательную проверку текста в сервисе проверки ошибок
— Но она всё равно выкладывала тексты с ошибками
❗️Значит она проигнорировала этап проверки текста в сервисе ошибок, т.е. грубо нарушала регламент и договорённости
— И была уволена.

Что делать, если ошибка привела к материальному ущербу?
Пропишите в регламенте варианты размеров ущерба и последствия: при однократном ущербе Х руб вы сами его компенсируете, при ущербе ХХ руб компенсация делится пополам, а при ущербе ХХХ руб - ассистент сам его компенсирует.

И конечно: полностью проверяйте все нужные навыки на этапе стажировки, тогда не будет «сюрпризов»

📊 Как оценить кандидатов ассистентов на стажировке?

Очередное занятие в группе «Ассистентум» было посвящено отбору кандидатов на стажировке.

🤨 Часто руководители оценивают по ощущениям и по первому впечатлению от выполненных заданий. Но здесь есть много ловушек, например, когда мы «бессознательно» оцениваем необъективно или подгоняем оценки под «он такой приятный», или расстраиваемся, что он сразу не сделал именно так, как мы хотели.

👥 А когда кандидатов 3-4?
То любая объективная оценка забудется на 2-й день.

🔥 Поэтому мы предлагаем использовать нашу Таблицу оценки стажёров по дням и характеристикам. Характеристики берём из профиля должности или вакансии, добавляем дополнительные критерии типа «продуктивность», «глубина проработки задач», «удовлетворённость ассистента» (ведь он тоже может быть не готов работать дальше, а мы сделаем ставку на него🤪).
И далее ежедневно заполняем её, проставляя баллы.

Что ещё очень важно!
Важно корректировать, дообучать и «подгонять» ассистента под свои стандарты и нормы, а не рубить с плеча. Ведь у него свои представления о нормах, все мы разные.
Если ассистент делает задачу не так, как вы хотели, важно объяснить, как вам надо. И посмотреть меняется ли ассистент. И если меняется — он проходит дальше.

Ирина пришла на мастер-группу «Ассистентум» уже имея ассистента, но в итоге решила нанять ещё 2-х под новые направления и сделать из них управленцев.
А ещё добавила, что мы неправильно позиционируемся, называя продукт «только про ассистентов», на самом деле — перестраиваем мозги💚

😂 Когда искал работу ветеринара, но невнимательно прочёл вакансию

К сожалению, такое бывает: кандидаты откликаются на всё подряд, не читая, и порой уже на собеседовании спрашивают «а куда я попал?»

⛔️ Нам такие не подходят!

✅ Нам нужны те, кто внимательно изучил вакансию и компанию — тогда сработает не только финансовая, но и нематериальная мотивация.

👉 А чтобы минимизировать количество «невнимательных», мы вводим множество фильтров, от проверочных секретных фраз до тестов.

🤝 Мы так же помогаем руководителям и ассистентам эффективно проходить стажировку и внедряться в бизнес-процессы компаний.

💚 Посмотреть наши кейсы и прочесть отзывы можно 👉 здесь

🥺 Предприниматель со 2-го месяца работы с ассистентом

Часто путь такой:

1️⃣ Появился ассистент.
В первые 2 недели нагрузка на предпринимателя увеличится, ведь появятся процессы генерации задач, планёрки, коммуникации, обучения, проверки, корректировки, передачи своего «слепка мышления».
Это важно понимать и «снять розовые очки» — но эта нагрузка временная.

Как уменьшить нагрузку на этом этапе?
- Набраться терпения
- Заранее проработать этап стажировки и адаптации, мотивации
- Активно использовать аудио сообщения (предпринимателю, но не ассистенту)
- Заранее составить список задач
- Внедрить наш Главный регламент ассистента, чтобы ассистент был более самостоятельным, эффективным и не задавал лишних вопросов, «не бесил»😂

💩 Особенно страдают предприниматели, которые жили в хаотичном ритме, но ведь с ассистентом «придётся работать системно» (с), приходя на планёрки и давая задачи ежедневно (но скажу сразу — вы можете не менять ритм, если не хотите).

👉 На подготовку нужно потратить всего 2 часа один раз в месяц!

Ошибки:
- Не подготовить стажировку и задачи заранее
- Вывалить всё без приоритетов
- Не внедрить наш Регламент ассистента
- Пропадать
- Уехать в отпуск

2️⃣ В конце 1-го месяца появится ощущение «бесконечной пропускной способности» — обожаю этот инсайт от клиентов☺️

3️⃣ Со второго месяца многие предприниматели уходят в отпуск, тк рутина делегирована, и хочется наконец-то отдохнуть от предыдущих лет запары.
Так сделал и я — полностью исчез из бизнеса на месяц, а вернувшись, обнаружил, что бизнес вырос: «хм, без меня даже лучше» подумал я тогда😎

4️⃣ Отдохнув, предприниматель возвращается в рабочий режим и уже сам выбирает свою загрузку.
Иногда у меня 25 задач в день, иногда 3 дня вообще не работаю.

Часто я слышу на 2-й месяц работы с ассистентом: Василий, ну почему я так долго собирался взять ассистента?😈
Жизнь изменится на «до» и «после»!

👉 Пишите в лс @vassiliuss «ассистент» — и мы изменим вашу жизнь💚

📶 Критерии, приоритеты, предпочтения в задачах

#ошибкиделегирования

В некоторых задачах нужно давать критерии и приоритеты, т.к. без них задача может быть выполнена неверно.
Либо согласовать в Регламенте ассистента, чтобы ассистент — сам уточнял у вас приоритеты.

Например, задача: найти врача.
Какие тут могут быть критерии: качество услуг, клиника, опыт, отзывы, география, цены, свободные окна в очереди и др.

Как вы приоретизируете эти критерии? Что для вас важней?

❓Согласитесь, результат этой задачи может быть очень разным, в зависимости от ваших приоритетов.

❌ Если не давать приоритеты, то ассистент может сделать задачу неправильно — согласно своим приоритетам, или будет задавать вопросы в процессе выполнения (что заставит вас дополнительно переключаться на ответы и терять фокус).

✅ Со временем, с передачей слепка мышления, ассистент усвоит ваши приоритеты и предпочтения, добавит их в регламент и не будет переспрашивать.

🧑‍💻 Началось обучение бизнес-ассистентов

1️⃣ В мастер-группе «Ассистентум» мы обучаем предпринимателей найму и работе с ассистентами.

Но этого мало☺️

2️⃣ Параллельно мы запустили второе обучение — для самих ассистентов, которых наняли предприниматели из основной группы.

👨‍🔧👩‍🔧 Прокачиваем обе стороны
▫️и предпринимателей,
▫️и их ассистентов.
👉 делая их совместную работу более эффективной и широкой.

И как бы пафосно это не звучало (но мы командой это чётко понимаем и любим), — что это наш вклад в улучшение мира вокруг, ибо наши клиенты лучше развивают бизнес и другие сферы, становятся более продуктивными, прибыльными, счастливыми, находят достойную работу, создают свои продукты и услуги — больше, лучше, качественней, масштабней, распространяя их во вне🔥

👨‍💼👩‍💼Как вырастить ассистента до проджекта, управляющего или директора?

Сегодня с предпринимателями разобрали эту тему в практикуме «Ассисстентум»

Для начала нужно понять «куда» или для чего вы растите ассистента, для какой именно роли, под какие задачи и цели, какие нужны качества и компетенции в точке «Б», подходит ли под них ассистент?

Можно вырастить ассистента на замену себя (полную или частичную), под операционку или под развитие, под весь проект или на отдельные направления, продукты.

🤪 Так же, возможно, стоит «покопаться» в себе и поискать негативные убеждения про рост ассистента, например:
- Как полностью передать управление и не контролировать?
- Как сделать такого, чтобы принимал решения как я, думал как я?
- Как сделать, чтобы он был настолько же заряжен, чтобы относился как к своему делу, хотел развивать?
- Если вместо меня, то зачем я?
- И другие (сегодня разобрали более 20 шт).

💚 Желание — ещё один важный фактор: ассистент должен сам хотеть развиваться до нужной вам роли. Ибо если он не хочет, то даже «заставив» его - мало шансов на успех.

📶 Наличие базовых способностей и способности обучаться — тоже важный фактор, не каждый хороший ассистент станет хорошим управленцем. Как в популярном примере, когда развивают хорошего продавца в плохого РОПа, в итоге теряют обоих. Этот фактор мы проверяем несколько раз: от этапа найма до тестов в процессе развития.

📆 Тестовый период и право на шаг назад — обязательно проговариваем с ассистентом, что мы «пробуем в течение Х мес», но если не получится, то всё в порядке, ассистент просто вернётся на прежнюю роль, без уничижения, понижения. И, если захочет, то сможет попробовать позже ещё раз. Если этого не сделать, то неуспешная попытка приведёт к тому, что можно потерять и ассистента, и управленца.

⛔️ Как не нужно развивать ассистента до директора?

— Всё, я - на ретрит, ты - директор, давай, управляй, развивай
— Хорошо, босс🤯

✅ Как нужно развивать ассистента до директора?

Растим поэтапно: координатор чего-то, затем проджект, затем директор.

1️⃣ Создаём план развития бизнеса с показателями, ресурсами, задачами
2️⃣ Описываем куда и когда растим ассистента: задачи, качества, компетенции, психотип, метрики, сроки
3️⃣ Создаём Индивидуальный план развития ассистента на 3-6 мес, синхронизированный с планом развития бизнеса
4️⃣ Далее системно на планёрках осуществляем трекинг, корректировку, обучение
5️⃣ При успешном прохождении «стажировки» - переводим ассистента в управленца, при неуспешном - оставляем в предыдущей или чуть старшей роли

📌Офлайн мероприятия про развитие бизнесов ассистентами

В группе «Ассистентум» мы запускаем серию офлайн-встреч с разборами и трекингом про развитие бизнесов и других сфер с помощью ассистентов.

❓И, возможно, мы сделаем такие же мероприятия для предпринимателей со стороны, если будет интерес.

Возможные темы:
🔹Что и как делегировать ассистентам, задачи по всем сферам
🔹Найм, стажировка, мотивация, управление, внедрение ассистентов
🔹Развитие бизнесов с помощью ассистентов
🔹Взращивание ассистентов до проджектов, управляющих, директоров
🔹Развитие личных сфер с помощью ассистентов
🔹И другие

Возможные форматы:
🔸Разовые встречи: бизнес-завтраки, мастер-классы, лекции, разборы, воркшопы
🔸Регулярные встречи: спринты или мастер-майнды с разборами, заданиями, трекингом

👇Прошу проголосовать - какие форматы вам интересны?
(или в комментариях указать свои варианты)