Часто при работе в Excel мы копируем и вставляем числовые значения из других программ и сталкиваемся с тем, что числа вставляются как текстовые значения.

С такими «числами» не получится рассчитать сумму, умножить или разделить. Также, если числа в разных форматах, в текстовым и числовом, то не получится осуществить поиск и постановку данных из одной таблицы в другую с помощью функций ВПР или ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ.

Определить число вставленное как текст просто:

Текстовые значения по умолчанию упорядочены влево 👈

Числовые значения упорядочены вправо 👉

Также, в ячейке с числом, но в текстовом формате вы можете увидеть зеленый треугольник, который сообщает о том, что число воспринимается как текст.

Числа как текст можно легко преобразовать в настоящие числа. Для этого:

1️⃣В любой ячейке на листе укажем число 1
2️⃣Скопируем эту ячейку нажав сочетание клавиш CTRL+C
3️⃣Выделим диапазон ячеек который хотим преобразовать в числовой формат
4️⃣Кликнем правой клавишей мыши по выделенному диапазону
5️⃣В контекстном меню выберем пункт «Специальная вставка»
6️⃣В окне «Специальная вставка» поставим галочку напротив пункта «Умножить» и нажмем ОК

✅Готово

Что мы сделали? Мы просто умножили весь диапазон ячеек на 1 и автоматически присвоили им числовой формат.

Представим, что в нашей таблице, к сожалению, есть ошибки в формулах. Исправлять их некогда, а отправлять документ на печать нужно прямо сейчас.

Что в этом случае делать?

Мы можем скрыть ошибки на листе при печати!

Сделать это просто:

1️⃣ Щелкните Файл => Печать
2️⃣ Кликните по пункту Параметры страницы
3️⃣ В новом окне перейдите на вкладку Лист
4️⃣ В разделе Ошибки ячеек как выберите пункт <нет>
5️⃣ Щелкните ОК

✅ Готово

В окне предварительного просмотра вы увидите, что ошибки на листе при печати не будут отображаться.

Но я вам рекомендую правильно составлять формулы и не допускать ошибок.

При выгрузке данных из 1С и других систем мои ученики часто сталкиваются с тем, что числа отделены пробелом, а применение функции СЖПРОБЕЛЫ() не справляется с удалением лишних пробелов.

Как убрать лишние пробелы в таких числах?

1️⃣ Дважды кликните по ячейке левой клавишей мыши
2️⃣ Выделите левой клавишей мыши символ пробела
3️⃣ Нажмите сочетание клавиш CTRL+C для копирования
4️⃣ Выделите диапазон ячеек с числами для преобразования
5️⃣ Нажмите сочетание клавиш CTRL + H
6️⃣ В поле "Найти" вставьте скопированный пробел с помощью клавиш CTRL + V
7️⃣ Поле "Заменить на" оставьте пустым
8️⃣️ Щелкните "Заменить все" и "Закрыть"

✅ Готово

Числа с пробелами из 1С успешно преобразованы в обычные числа.

По умолчанию гистограммы условного форматирования в ячейках Excel полностью заливают ячейку с максимальным значением выделенного диапазона.

Но, если в нашей таблице нет 100% значений, то ячейка с максимальным значением в 69% будет полностью залита.

Я хочу, чтобы ячейка, например, со значением 50% была закрашена на половину, а с числом 75% на три четверти.

Для этого нужно скорректировать правило условного форматирования:

1️⃣ На вкладке "Главная" щелкните по пункту "Условное форматирование", затем по "Управление правилами"
2️⃣ В диспетчере правил условного форматирования кликните по правилу, щелкните по "Изменить правило"
3️⃣ В окне "Изменение правила форматирования" в поле "Тип" для максимального значения выберите "Число"
4️⃣ В поле "Значение" для максимального значения укажите 100% или 1
5️⃣ Щелкните "ОК"
6️⃣ В окне диспетчера правил нажмите "Применить", а затем "ОК"
✅ ГОТОВО

Для сортировки таблицы в случайном порядке я рекомендую использовать функцию СЛЧИС (англ. RAND).

СЛЧИС это такая функция, которая выдает случайное число от 0 до 1.

Итак:

1️⃣В соседнем с нашей таблицей столбце  введем формулу с функцией СЛЧИС и протянем ее на все ячейки находящиеся рядом с таблицей
2️⃣Сохраним значения в ячейках с функцией СЛЧИС как значения скопировав и вставив как значения
3️⃣Активируем фильтр таблицы с помощью клавиш CTRL + SHIFT + L
4️⃣Отсортируем таблицу по столбцу со случайными числами.
5️⃣Удалим вспомогательный столбец.

✅Готово, наша таблица отсортирована в случайном порядке.

В Excel вы можете поменять цветовую палитру интерфейса. Например, применить черную тему.

Для этого:

1️⃣ Щелкните по вкладке Файл => Параметры
2️⃣ В окне с параметрами перейдите на вкладку Общие
3️⃣ В группе Личная настройка Microsoft Office в поле Тема Office выберите подходящий стиль оформления:

▪️чёрная
▪️темно-серая
▪️белая
▪️разноцветная

Выбранная тема будет распространяться на все продукты Microsoft Office (Outlook, Word, Power Point и т.д.

Темы могут отличаться от версии к версии в Excel.

Если в вашей таблице Excel есть большое количество чисел сохраненных как текст, то вот как можно их преобразовать всего за пару мгновений:

1️⃣ Выделите диапазон ячеек для преобразования
2️⃣ На вкладке "Данные" щелкните по кнопке "Текст по столбцам"
3️⃣ В окне "Мастера" просто нажмите "Готово"

✅ Готово

В Excel есть особенности по отображению количества часов в ячейке, если значение равно более чем 24 часа.

Excel округляет значения времени при достижении
24 часов и отображает фактическое количество часов минус 24 часа.

Если дней несколько, то отображаются только часы исключая дни, умноженные на 24 часа.

Как избежать это? Как сделать так, чтобы в ячейке отображалось фактическое количество часов?

Нужно применить правильный формат к ячейке:

1️⃣Нажмите сочетание клавиш CTRL + 1 для вызова окна Формат ячеек
2️⃣Перейдите на вкладку Время и выберите формат 37:30:55
3️⃣Если вы хотите убрать значение секунд, то снова вызовите окно Формат ячеек
4️⃣Перейдите на вкладку Все форматы и удалите вручную значения секунд сс и двоеточие :
5️⃣Нажмите ОК

✅Готово. Теперь ваша ячейка отображает фактическое количество часов 👌

Сегодня я хочу поделиться с вами двумя способами фильтрации дат в Excel без привязки к году.

Представим, что у нас есть таблица со списком сотрудников и их датами рождений.

Я хочу отфильтровать таблицу и оставить только тех сотрудников у которых день рождения в Сентябре.

1️⃣ Способ №1

▪️ Активируем фильтрацию таблицы с помощью клавиш "CTRL + SHIFT + L"
▪️ Щелкнем по иконке фильтрации внутри ячейки
▪️ Перейдем в пункт "Фильтры по дате", а затем выберем "Все даты за период" и щелкнем по нужному нам названию месяца.

✅ Готово. Список успешно отфильтрован.

2️⃣ Способ №2

▪️ Мы также щелкнем по иконке фильтрации внутри ячейки
▪️ В поисковой строке фильтра напишем название месяца или первые буквы названия и щелкнем "ОК"

✅ Готово, в нашей таблице остались только те сотрудники день рождения у которых в Сентябре.

А вы знали, что к формуле в Excel можно добавить комментарий?

Не примечание, а комментарий!

Сделать это просто 👇

1️⃣Добавим к формуле в ячейке С3 функцию Ч() (англ. N())
2️⃣В кавычках пропишем комментарий
”минус 30% комиссия партнеров”.

=B2-(B2*0,3)+Ч("минус 30% комиссия партнеров")

📌Функция Ч() – преобразует значения в числа. Если функции задать текстовое значение – она воспримет его как ноль и никак не повлияет на результат работы формулы.  

✅Комментарий к формуле добавлен

А вас раздражают зеленые треугольники в углу ячеек Excel с формулами? 🧐

Эти треугольники - не ошибка!

Это предупреждение Excel о том, что рядом с ячейками вашей формулы есть ячейки с числовыми значениями, которые вы могли упустить.

Вы можете отключить уведомления:

1️⃣ Щелкните "Файл" 👉 "Параметры"
2️⃣ На вкладке "Формулы" уберите галочку с пункта "Формулы не охватывающие смежные ячейки"
✅ Готово

Очень простой, но полезный совет в Excel о том, как выделить и удалить сразу несколько ячеек не находящихся рядом друг с другом.

Этот совет для новичков Excel. Для опытных пользователей он может показаться очень простым, но для тех, кто делает первые шаги - очень полезен!

Итак, выделить и удалить сразу несколько ячеек можно выполнив следующие действия:

1️⃣ Зажмите и удерживайте клавишу CTRL на клавиатуре
2️⃣ Выделите левой клавишей мыши нужные ячейки
3️⃣ Нажмите клавишу Delete

✅Готово!

Сегодня я покажу вам как объединить два столбца с взаимно не пересекающимися данными в один.

1️⃣ Выделите левой клавишей мыши диапазон ячеек и нажмите сочетание клавиш CTRL+C для копирования
2️⃣ Щелкните по верхней ячейке столбца, в котором мы хотим объединить данные
3️⃣ Нажмите сочетание клавиш CTRL+ALT+V для вызова окна Специальная вставка
4️⃣ В новом окне поставьте галочку напротив Пропускать пустые ячейки
5️⃣ Нажмите ОК

✅ Готово!

Если вам нужно прибавить к дате несколько месяцев и получить значение того же номера дня изначальной даты, то используйте функцию ДАТАМЕС (англ. EDATE).

Она состоит из двух аргументов:
◾️ Начальная дата
◾️ Количество месяцев до или после начальной даты

Прибавить к дате несколько лет вы также сможете с помощью функции ДАТАМЕС.

Просто добавьте во второй аргумент функции выражение умножения на 12 месяцев. Например: =ДАТАМЕС(A2;B2*12)

В этой публикации я хочу поделиться с вами как создать отчеты по продажам, например, продавцов каждого магазина на отдельном листе Excel.

Сделать это просто:

1️⃣Щелкните левой клавишей мыши по сводной таблице и перейдите на вкладку Анализ сводной таблицы на панели инструментов

2️⃣Щелкните по кнопке Параметры.

3️⃣В контекстном меню выберите Отобразить страницы фильтра отчета

4️⃣Выберите название поля сводной таблицы, размещенного в области Фильтры по которому вы хотите создать отчёты.

5️⃣Нажмите ОК

✅По каждому элементу выбранного поля будет создан отдельный лист.

А на каждом листе отчет с примененным фильтром

⭕️Научитесь работать со сводными таблицами как профессионал с нуля на марафоне Сводные таблицы в Excel который стартует 16 Сентября! 🥳

Всего за 4 дня вы научитесь превращать огромные таблицы в лаконичные отчеты.

Подробности по ссылке 👈

В этой публикации вы узнаете как быстро сменить формат сразу для всех ячеек поля сводной таблицы.

Представим, что мы хотим сменить числовой формат на денежный сразу для всех ячеек поля "Выручка".

Для этого выполним следующие действия:

1️⃣ Кликните правой клавишей мыши по любой ячейке поля со значениями и щелкните по пункту "Числовой формат"
2️⃣ В окне "Формат ячеек" выберите подходящий формат и щелкните "ОК"

✅ Выбранный формат успешно применен ко всем ячейкам поля сводной таблицы.

🔥 Главный плюс этого способа: не нужно выделять диапазон ячеек для смены формата. Достаточно изменить его у одной ячейки.