Когда мы работаем с большими объемами данных и в одном файле храним и сами данные, и сводные таблицы по ним - такие файлы имеют очень большой размер. Чаще всего можно их немного оптимизировать.

Например, вы можете отключить хранение кэша сводной таблицы вместе с файлом. Это уменьшит размер документа, а единственное неудобство будет такое: при изменении какой-то сводной таблицы ее придется предварительно обновить (о чем Excel честно предупреждает при попытке обновления). Часто это оказывается небольшой ценой за существенное снижение объема файла.

#УР2 #Сводные_таблицы

Еще один способ сократить размер файла - просто удалить исходные данные, на которых построены сводные таблицы. Сами сводные при этом не пропадут и не сломаются. Их даже можно будет перенастраивать. А вот обновить сводную уже не получится - источник данных будет недоступен. Разумеется, такой способ можно применять лишь тогда, когда вам ТОЧНО не нужны исходные данные и не потребуется обновлять сводные таблицы. Плюс способа - существенное уменьшение размера файла.

#УР2 #Сводные_таблицы

Всем привет! Очередная подборка уроков с нашего YouTube-канала. Там вы можете найти видео по работе в Power Query, подробные уроки по Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также длинные стримы на интересные темы.

Power Query. Как размножить строки таблицы - https://youtu.be/gc9R0u9eCHE

Условное форматирование диаграмм в Excel - https://youtu.be/x6lE5WTZ-NA

Excel. Макросы. Суперскрытый лист - https://youtu.be/ZDLyWTtnwy8

Excel. Как найти и выделить отличия в двух таблицах - https://youtu.be/fIYU-D8SJp8

Word. Как собрать несколько файлов в один - https://youtu.be/_i_2FxmJkzk

Небольшое дополнение к прошлому уроку. Если вы удалили источник данных сводной, то его можно достаточно быстро восстановить. Нужно построить сводную так, чтобы в ней был отображен общий итог по какому-то полю (без фильтров). Двойной клик по такой ячейке создаст новый лист, на которому будут строки исходных данных, из которых получена ячейка, по которой вы кликнули. А так как это ячейка общего итога, то восстановится исходная таблица данных.

#УР2 #Сводные_таблицы

В сложных и больших файлах часто приходится переключаться на ручной пересчет формул (иначе работа становится крайне неудобной). При этом по умолчанию при сохранении файла пересчет формул все-таки запускается (если что-то изменялось в ячейках, влияющих на формулы). Иногда это может раздражать (при частых сохранениях, например).

Отключить эту опцию можно в параметрах на вкладке "Формулы".

#Справка

Для поиска текста в ячейке используются функции НАЙТИ и ПОИСК. Их минус в том, что если надо будет искать какое-то слово, то будут найдены не только вхождения этого слова как отдельного, но и сложные составные слова (например, молоко найдется в слове молокозавод).

Чтобы этого избежать, можно искать не только само слово, но и пробелы вокруг него. А чтобы исключить ошибку в случае, когда в ячейке с текстом есть только такое слово и больше ничего, можно обернуть пробелами с обеих сторон и эту ячейку тоже.

#УР2 #Примеры_формул

Исходные данные для сводных таблиц не всегда достаточно нормализованы. Одна из частых проблем - числа сохранены как текст. Частный случай этой проблемы - даты, сохраненные как текст. Если построить сводную и поместить такие даты в область строк, то не получится, например, сгруппировать их помесячно.

Исправить проблему легко (мы уже не раз показывали). Тонкий момент заключается в том, что после такого исправления сводную таблицу придется обновить дважды, чтобы даты наконец стали вести себя в ней как даты.

#УР2 #Сводные_таблицы

Когда мы строим сводную, то чаще всего требуется отформатировать числа в области значений, чтобы сделать их более читаемыми (например, добавить разделители разрядов и ограничить число знаков после запятой). В контекстном меню есть две похожие команды: Формат ячеек и Числовой формат. Это не одно и то же.

Первая команда меняет форматирование только выделенных ячеек (или ячейки). А вот вторая - меняет форматы сразу для всех значений выбранного поля. Поэтому лучше использовать именно второй вариант. Тогда при обновлении и расширении сводной новые значения сразу будут отформатированы как нужно.

#УР2 #Сводные_таблицы

Всем привет! Очередная подборка уроков с нашего YouTube-канала. Там вы можете найти видео по работе в Power Query, подробные уроки по Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также длинные стримы на интересные темы.

Power Query. Как разделить текст в ячейке на отдельные строки - https://youtu.be/WaiNLkfR1hk

Как подсчитывать суммы по условиям в Excel - https://youtu.be/A3-5WCZFiqw

Excel. Основы. Удаление дубликатов - https://youtu.be/be9YvOsdhuo

Excel. Как создать выключатель условного форматирования - https://youtu.be/ElNtHL7rjCc

Power Point. Как извлечь изображения из презентации - https://youtu.be/rjbsy9mzm3g

У нас тут поинтересовались, как можно вставить формулой текст в нужную позицию в ячейке. Чаще всего задачу можно решить несколькими способами. Например, использовать функции ПОДСТАВИТЬ и ЗАМЕНИТЬ. Первая может заменить нужный символ на любой другой текст, а вторая умеет заменять указанное число символов, начиная с указанной позиции. Ну а если не указать количество символов для замены, то новый текст будет просто добавлен в нужную позицию.

#УР2 #Примеры_формул

С помощью небольшого трюка со шрифтом и функцией СИМВОЛ, можно создать столбец с оценками в виде привычных пятиконечных звездочек. Количество задает функция ПОВТОР
#УР2 #Применение_встроенных_функций

Когда на листе есть несколько диаграмм, которые нужно привести к одному размеру и аккуратно расположить относительно друг друга, лучший способ - использовать команды контекстной вкладки "Формат".

Выделяем все диаграммы, зажав CTRL и задаем им единый размер - ширину и высоту. Затем по очереди выделяем нужные диаграммы и делаем выравнивание относительно друг друга. Эти же приемы, разумеется, работают и для фигур, и для изображений.

#УР3 #Диаграммы

Всем привет! Очередная подборка уроков с нашего YouTube-канала. Там вы можете найти видео по работе в Power Query, подробные уроки по Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также длинные стримы на интересные темы.

Power Query. Как сравнить два прайс-листа - https://youtu.be/DkPPhS2Z1es

Продвинутые формулы для подсчета суммы по условиям - https://youtu.be/IjoyQcuf_os

Excel. Макросы. Как перенести готовый макрос в свой файл - https://youtu.be/TGdBL45nXHs

Excel. Как выбрать правильную цену из таблицы с историей цен - https://youtu.be/uYohhk6tkiw

Word. Как поменять порядок слов в ячейках таблицы - https://youtu.be/gUG9BZ5pV9U

Если нужно время от времени скрывать значение какой-то ячейки (например, для распечатки документа), то можно воспользоваться интересным приемом на основе связки числового формата, условного форматирования и чекбокса.

Главное здесь - указать при создании числового формата ячейки три точки с запятой. Такой формат позволяет скрыть любое значение и отображает пустую ячейку. Ну а применять его можно по включению/выключению флажка.

#УР2 #Условное_форматирование

Часто в примечаниях хранится очень важная информация, но по умолчанию они не печатаются. Показываем, как их вывести на печать (2 варианта: как на листе и списком в конце листа).

#УР1 #Печать_таблиц

Копирование ячеек в Excel - простая операция. Но даже в ней есть свои тонкости, которые порой заводят пользователей в тупик.

Например, если Вы скопируете диапазон из 4 ячеек, выделите одну и вставите - то вставятся 4 ячейки, причем выделенная - будет первой (верхней).

Если скопируете 4 ячейки, выделите 8 и вставите - то данные вставятся дважды: 4 ячейки, а под ними - еще 4 ячейки.

А если скопируете 4 ячейки, выделите 10 и вставите - то данные вставятся только в первые 4.

Вывод: если набор данных надо вставить несколько раз (друг под другом), то предварительно нужно выделить количество ячеек, которое кратно кол-ву скопированных ячеек. Если скопировано 4 ячейки, то выделять нужно 8, 12, 16, 20 и т.д.

#УР1 #Обработка_таблиц

Всем привет! Очередная подборка уроков с нашего YouTube-канала. Там вы можете найти видео по работе в Power Query, подробные уроки по Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также длинные стримы на интересные темы.

Power Query. Как получить название месяца из его номера - https://youtu.be/zPr6xvb3zqk

Динамические именованные диапазоны в Excel - https://youtu.be/Wp1S2ohOC0w

Excel. Как вместо ссылок R1C1 вернуть ссылки вида A1 - https://youtu.be/_V1BaGIRJAI

Excel. Как быстро убедиться, что 2 таблицы - одинаковые - https://youtu.be/6SeYlTJmmSs

Outlook. Как перенести стили из Word в Outlook - https://youtu.be/Yopn2kZJtME

Чаще всего для копирования условного форматирования используют команду "Формат по образцу" или специальную вставку. Проблема в том, что при таком подходе копируется не только правило Условного форматирования, но и все другие атрибуты оформления ячейки.

Если же нужно перенести правило в другой диапазон, но при этом сохранить его первоначальный формат (шрифты, заливки и т.д.), то лучший способ - изменить диапазон действия правила в диспетчере правил условного форматирования.
#УР2 #Условное_форматирование

Небольшой оформительский прием для тех, кто часто работает с диаграммами. Форму подписи данных (по умолчанию - прямоугольник) можно легко изменить на любую другую фигуру. Достаточно выбрать нужную на вкладке "Формат" с помощью команды "Изменить фигуру".

#УР3 #Диаграммы

В Excel 2013 появилась небольшая, но полезная функция - ЕФОРМУЛА. Она позволяет проверить, что находится в ячейке: формула или какая-то константа. Если формула, то функция вернёт ИСТИНА, иначе - ЛОЖЬ.

Это может пригодится, например, в условном форматировании. Часто бывает что в большом массиве формул вместо одной из них оказывается введено значение и все расчеты дают ошибку. ЕФОРМУЛА позволит легко подсветить такие ячейки и сразу же обнаружить ошибку.

#УР2 #Условное_форматирование