Решаем проблему дырок на полках

⁉️ Причины
Неправильный объём и время заказа. Персонал считает пустое товарное место нормой, товар заказывают, когда видят в остатке несколько штук, дырку на полке закрывают похожим товаром или чем получилось.

⛔️ Последствия
Покупатель пришел за конкретным товаром и не купил его, не купил дополнительный товар, не закрыл категорию, купил меньше, чем планировал, оставил корзину, ушел без покупок. Не продаётся тот товар, которого нет, и не продаётся, то что покупают вместе с ним. В моменте магазин теряет часть прибыли за день. В будущем магазин теряет покупателей, которые уходят к конкурентам, у которых всё всегда есть.

💡 Решение
Заказывать так, чтобы товара было столько сколько нужно (не больше и не меньше) и тогда, когда нужно (не раньше и не позже). Проанализировать отчёты продаж, расписать динамику спроса, составить графики заказов, отработать общую схему для всех заказов и контролировать исполнение. Нужно объяснить персоналу и управляющему, что дырка на полке это большая проблема и мотивировать не допускать этой проблемы (ставить нормы, задачи, назначать ответственных, снимать и давать бонусы).

🤓 Примените схему, которую Энтерсайт автоматически использует для рекомендаций и автозаказа:

1. Проверить остатки товара (отчёт остатки в Энтерсайте), сверить график заказов и график поставок — эту информацию вы найдёте в карточке поставщика, вычислить сколько товара продано за предыдущий и аналогичный период (а с этим в Энтерсайте поможет отчёт товародвижения);

2. Спрогнозировать сколько товара нужно дозаказать, чтобы покрыть спрос покупателей на будущий период;

3. Подсчитать сколько товара нужно закупить кратно количеству единиц в упаковках;
сформировать PDF бланки заказа;

4. Отправить заказ поставщику по e-mail;

5. Проконтролировать заказ в электронной системе документооборота.

Энтерсайт может прогнозировать спрос и формировать документы заказа с учётом всех данных с помощью функции «Автозаказ». На презентации по программе учёта мы расскажем, как Энтерсайт приводит остатки в норму и даёт советы для повышения прибыли.

Получить презентацию от нашего торгового технолога можно в телеграм-боте в пару кликов:
@entersight_manager_bot
@entersight_manager_bot
@entersight_manager_bot

Излишки товара - проблема продуктовых магазинов, которую мы умеем решать

⁉️ Причины излишек
Заказ товара без опоры на аналитику, ошибки в количестве и наименовании при оформлении заказа, управляющий игнорирует отчёты по продажам, персонал сговорился с торговыми представителями, проводят приёмку не проверяя количество и берут лишний товар.

⛔️ Последствия перетарки
замораживаются деньги из оборота, товар забивает склад и зависает полке, больше 10% товаров от закупок уходит в списания или возврат. Появляются побочные проблемы: персонал тратит рабочее время на отгрузку поставщику и оформление списаний, продукция теряет свежесть и товарный вид в зале, отбивает желание покупать что-то в магазине.

💡 Решение
Удаленный контроль через товароучётную систему, нормирование излишков и постановка задач для персонала. Дополнительно: периодическая проверка сотрудниками запасов и срока товара в зале с терминалом сбора данных.

🤓 Следуйте принципам, которые аналитики Энтерсайта рекомендуют, чтобы контролировать излишки, сроки годности и повысить прибыль с запасов в магазине:

1. Рассчитайте объём продаж и необходимый остаток для каждого товара в магазине, помните, что количество товара на полке в магазине у дома и в супермаркете могут заметно различаться (в Энтерсайте в отчетах о товародвижении можно увидеть данные по списаниям и скорости продаж, а также сформировать отчет по движению для каждой позиции: когда заказывали, когда каждую штуку покупали/перемещали/возвращали);

2. Обращайте внимание на требования покупателей к срокам годности (покупатели ищут на полке самые свежие яйца и с радостью разбирают пастеризованный йогурт за сутки до просрочки);

3. Разделите торговый зал на зоны с учётом сроков, условий хранения, необходимого запаса на полках, долгоиграющие товары — в конец зала на глубокие полки, скоропорт в небольших количествах — ближе к кассам;

4. Размещайте свежие товары за товарами из предыдущей закупки (выкладка по типу «первый пришёл — первый ушёл»);

5. Проверяйте данные по списаниям, возвратам и срокам годности в товароучетной программе, а также в личных кабинетах Честный Знак, Меркурий и ЕГАИС;

6. Назначайте ответственных, вводите бонусы и штрафы (не обязательно использовать деньги, ведите рейтинг персонала в общем доступе);

7. Ставьте нормы по излишкам скоропорта и продукции долгого хранения, списаний обычного товара должно быть не больше 3%, а скоропортящегося не более 1—2% (в Энтерсайте в документах приёмки можно устанавливать дату производства, а в карточке товара срок годности — тогда в панели уведомлений на главном экране будут появляться сообщения с напоминаниями, что срок годности товара подходит к концу).

Энтерсайт рассчитает объём продаж и необходимый остаток для каждого товара в магазине с помощью функции «Автозаказ». На презентации программы учёта мы расскажем, как проводить закупки регулярно и вовремя, контролировать сроки годности и сократить место для хранения на складе.

Получить презентацию от нашего торгового технолога можно в телеграм-боте в пару кликов:
@entersight_manager_bot
@entersight_manager_bot
@entersight_manager_bot

Отрицательные остатки

⁉️ Причины отрицательных остатков
персонал ошибается на приёмке и при заведении документов поставки, на кассе невнимательно пробивают похожие товары и создают пересорт.

⛔️ Последствия отрицательных остатков
в программе учёта получается, что продали товара больше, чем числится в магазине. Это мешает правильно рассчитать объем новых заказов и не даёт понять сколько прибыли получено на самом деле.

💡 Решение – определите подходящий период (раз в неделю, в месяц, в квартал) для проведения локальных инвентаризаций.

Нужно уменьшить вероятность пересорта и обучить сотрудников регулярно исправлять учетные ошибки. Работу с минусами упрощает приёмка с ТСД и работа с документами через систему ЭДО.

🤓 Работайте с отрицательными остатками по рекомендациям Энтерсайта:

1. Автоматизируйте работу с товарами с помощью сканера и ТСД (персонал должен определять товары не по упаковке, а по штрихкоду производителя или штрихкоду с этикетки);

2. Запретите закупать похожие весовые товары без этикеток (если этикеток нет, товары должны заметно отличаться друг от друга);

3. Составьте график локальных инвентаризаций, так чтобы за месяц проходил весь магазин;

4. Введите дополнительные инвентаризации и проверки для товаров, постоянно попадающих в большие минуса.

С Энтерсайтом проблема отрицательных остатков решается с помощью системы рекомендаций и упрощенного процесса приёмки товара в одном окне. Программа учёта подсвечивает минусовые остатки и позволяет быстро провести локальную инвентаризацию — рассказываем об этом подробнее в презентации Энтерсайта.

Получить презентацию от нашего торгового технолога можно в телеграм-боте в пару кликов:
@entersight_manager_bot
@entersight_manager_bot
@entersight_manager_bot

Убыточные позиции в ассортименте

⁉️ Причины
Редко проводится ABC-анализ, никто не занимается обновлением ассортимента магазина. Поиск новых выгодных товаров и удаление ненужных товаров, кажутся незначительными задачами на фоне постоянных проблем.

⛔️ Последствия
Магазин привязывается к поставщику, который диктует невыгодные условия, но отказаться от работы с таким поставщиком нельзя, так как для товара нет замены. Покупатели теряют интерес к ассортименту и уходят за новинками к конкурентам. В ассортименте магазина много бесполезных товаров и мало ходовых.

💡 Решение
Регулярно (минимум раз в начале и раз в конце квартала) проводить ABC-анализ, подбирать новые товары для допродажи в зале и на кассе, анализировать чеки, искать новых поставщиков, пробовать продавать новые товары. Дополнительно можно проводить опросы покупателей, искать интересные товары у конкурентов и на выставках.

🤓 Как провести ABC-анализ ассортимента магазина, чтобы найти неходовые товары и избавиться от убыточных позиций:
1. Разделите год на периоды (сезоны, кварталы, месяцы, недели);

2. Определите категории товаров для анализа или объедините товары в группы (Энтерсайт анализирует товары по четырем параметрам: количество проданных единиц, средняя цена, выручка, прибыль, а также позволяет использовать данные по конкретному периоду, торговой точке, группе товаров, нескольким товарам и поставщикам);

3. Проанализируйте выручку в категориях/группах по периодам и найдите, которые приносят 80%, 15% и 5% прибыли;

4. Товары приносящие около 80% прибыли — сегмент А, самые ходовые, приносящие примерно 15% — сегмент В, средний, товары с отдачей 5% — сегмент С, скорее всего, это бесполезные и убыточные товары;

5. Подумайте, как расширить сегмент А, какие товары взять к ним на замену, а какие предложить в дополнение;

6. Найдите альтернативы для товаров из категории В, попробуйте их заменить на те, что дадут большую выручку;

7. Проверьте, какую роль играют товары из сегмента С и удалите самые бесполезные из ассортимента.

В Энтерсайте результаты ABC‑анализа автоматически пересчитываются и выводятся на экран в разделе с отчетами и на главной странице. В презентации наши специалисты показывают как просто пользоваться аналитикой в программе учета и всегда иметь под рукой практически полезную информацию об ассортименте магазина.

Получить презентацию от нашего торгового технолога можно в телеграм-боте в пару кликов:
@entersight_manager_bot
@entersight_manager_bot
@entersight_manager_bot

Финансовая неопределенность

⁉️Причины
Будущие затраты и выручка подсчитаны на глаз. У владельца магазина нет доступного инструмента для расчета бюджета доходов и расходов. Бизнес функционирует без финансового плана и без бухгалтера, балансируя между поступлениями и платежами. Владельцы не знают, сколько денег нужно для стабильной работы и сколько денег можно забрать себе на отпуск.

⛔️ Последствия
Владелец привязан к магазину, бизнес превращается в работу, где владелец сам себе не хозяин, появление прямых конкурентов легко потопит бизнес. Проблема с финансовой неопределенностью краткосрочно решается вливанием денег, уменьшением объёма заказов, сокращением ассортимента, поднятием наценок. Владелец увольняет персонал, и сам встает на кассу, покупатели перестают ходить в магазин с высокими ценами, поставщики ставят заказы на блок, магазину становится нечем торговать. В итоге владелец каждый день сводит концы с концами и не работает на повышение прибыли, а пытается выгрести из ситуации.

💡Решение
Водить и анализировать данные по БДР (бюджет доходов и расходов), вести расходы магазина в товароучётной программе через план платежей.

🤓 Как контролировать основные затраты розничного магазина через товароучётную систему на примере Энтерсайта:

1. Регулярно скачивайте банковские выписки и загружайте их в товароучётную систему, чтобы видеть задолженность по поставщикам (банковская выписка о приходе и расходе денежных средств загружается в Энтерсайт за четыре шага: зайти в онлайн-банк, выбрать период, за который нужны данные, выбрать формат PDF ТХТ, скачать файл, загрузить в Энтерсайт);

2. Составьте график платежей поставщикам (с Энтерсайтом можно планировать расходы и не забывать о платежах поставщикам — зайдите в «План платежей» с главного экрана, просмотрите список документов по поставщику, выберите документы для оплаты и сформируйте платёж);

3. Следите за суммарной задолженностью по всем договорам с учётом отсрочек;

4. Формируйте платежные документы для загрузки в клиент-банк непосредственно перед оплатой (в Энтерсайте все сформированные документы по предстоящим расчётам можно найти в разделе «Платёжные документы», там же можно проверить, какой документ каким платежом был оплачен и сформировать документ платежа для выгрузки в клиент-банк);

5. Помните, что можно провести оплату по отдельным заказам и поставщикам, а также поставить блокировку на оплату или изменить график платежей (функция планирования платежей в Энтерсайт позволяет загружать договоры и задавать даты платежей).

Энтерсайт фиксирует отсрочку платежа, считает дату оплаты, а главное по расчётам объединяет в одном окне и позволяет увидеть это всё удаленно. В презентации рассказываем, как товароучётная система с функцией планирования расчетов с поставщиками поможет контролировать платежи и принимать решения по суммам и срокам оплаты.

Получить презентацию от нашего торгового технолога можно в телеграм-боте в пару кликов:
@entersight_manager_bot
@entersight_manager_bot
@entersight_manager_bot

Потеряли прибыль из-за неправильных наценок и научились больше так не ошибаться

Поставщик нашего магазина молча поднимал цены 7 месяцев. Мы не замечали и не меняли розничную цену, так что наценка за два квартала упала с 40% до 31%. Магазин терял 80-120 тысяч. Мы решили эту проблему через учет и повысили прибыль с 345000 рублей в месяц до 500000. Выводы по работе с наценками:

1. Считайте, а не угадывайте
Наценки должны давать объём прибыли, необходимый для достижения целей по БДР. Учитывайте цены конкурентов, сезонность, сроки хранения, время оборота, уникальность товара. Помните, что номинальная цена, цена по скидке, цена по карте лояльности тоже должны быть заложены в наценку.

Отрицательный пример 👎 Магазин за квартал поднимает цену на всё на 1 рубль, а цену ходовых товаров на 3 рубля. Покупатели видят изменившуюся сумму в чеке за привычный набор продуктов, и перестают закупаться в таком магазине.

Позитивный пример 👍 Владелец магазина проверил цены конкурентов, и снизил у себя наценки на неходовые товары на 3%, а для товаров, которых нет у конкурентов, поднял наценку на 10%. Неходовые товары перестали зависать, уникальные товары начали активно расходиться.

2. Анализируйте пользу от повышения и понижения
Проверяйте, как наценки влияют на продажи, как меняется спрос по группам и отдельным товарам. Фокусируйтесь на том, из чего сложились самые низкие и самые высокие цены, сколько конкретные наценки прибавили к прибыли, как изменения цен повлияли на остатки и списания по срокам годности, а так же не забывайте исследовать цены конкурентов.

Пример анализа наценки 👏В магазине есть яйца С2 10 штук, которые продаются с минимальной наценкой, и С0 10 штук, которые продаются со средней наценкой. В апреле наценка на С0 поднялась на 10%. С0 стали покупать реже, но из-за повышения цены прибыль от них осталась та же, при этом С2 стали продаваться лучше — повышение наценки на товар по средней цене, увеличило продажи более дешевого варианта того же товара.

3. Автоматизируйте контроль наценок
В небольших магазинах с наценками работают бессистемно и отдельно по каждому товару. Результат такого подхода — потеря главной части прибыли без заметной причины.

Проблему управления наценками мы решили через товароучет — установили наценки по группам товаров, теперь новый товар и остатки переоцениваются программой, а не вручную. Что делать, чтобы было проще работать с наценками:

* назначить наценки для каждой группы, а не один товар;
* сделать отдельную наценку на подгруппы;
* изменить наценку сразу у всех подгрупп и товаров внутри группы;
* задать пересчёт наценок с помощью товароучётной программы;
* анализировать продажи через отчет по торговым наценкам;
* контролировать прибыль по средней фактической наценке.

Как владельцы магазина и создатели программного обеспечения для торговли, мы знаем, что эффективная товароучетная программа помогает заработать максимум прибыли с наценок, и упрощает главные торговые процессы в розничном магазине. Плюсом к этому Энтерсайт позволяет задать цены на группы товаров, автоматически пересчитывает наценку для новой поставки и напоминает о замене ценников. Чтобы узнать больше, переходите по ссылке https://t.me/entersight_manager_bot.

Для одних магазинов выравнивание остатков — это небольшая часть рабочего процесса, а для других — проблема, из-за которой бизнес получает штрафы и закрывается. Энтерсайт позволяет уменьшить расхождения данных по остаткам в товароучёте, бухгалтерии и по факту, и спокойно торговать алкоголем и маркированным товаром

Когда начинают собирать отчёты об обороте подконтрольных товаров, выясняется, что магазин существует в трёх реальностях: в товароучёте одни остатки, в госсистемах вторые, в реальности третьи. Заполнение алкодекларации каждый квартал поднимает новые проблемы в учёте, сдача алкогольной декларации постоянно откладывается на крайний день. Чтобы привести остатки в норму и сдать правильные отчёты, управляющий и бухгалтер тратят по 10-30 часов в месяц, а другая работа в это время стоит.

Сокращение расхождений в товароучёте и в факте даст положительный эффект в двух моментах: 1) процесс по выравниванию остатков будет занимать несколько минут, 2) потери от неточных заказов сделанных на основе данных, не соответствующих факту, будут сведены к минимуму. Если не переключиться на эффективные способы уменьшения расхождений, придётся убрать из ассортимента подконтрольные товары, потому что ошибки по работе с остатками ЕГАИС, ФСРАР и ЧЗ стоят дорого.

Дешевле вести товароучёт в программе, с которой справится низкоквалифицированный персонал, чем постоянно бороться с жёсткими перекосами по остаткам и платить за выравнивание расхождений через отдельно нанятые компании.

Энтерсайт с функционалом для ЕГАИС, Меркурий, Честный Знак, автозаказом и планом платежей стоит от 2800 рублей в месяц, а на год делаем скидку 20%. Перед оплатой можно убедиться, что товароучётная система вам подходит: переходите по ссылке https://entersight.ru, чтобы оставить заявку на тестовый период, или узнайте больше у нашего виртуального менеджера @entersight_manager_bot.

Мы начали разработку нового большого модуля для работы с финансами. Первый компонент уже готов — в функционале Энтерсайта появился БДР

Теперь в веб-версии системы учёта можно вести бюджет доходов и расходов. Заходите в раздел Оплаты → Деньги → БДР.

В чём польза:
— помогает владельцу или директору контролировать работу магазина;
— позволяет сравнить план/факт, не переключаясь на другую программу;
— легко читаемые данные для понимания достижения финансовых целей;
— подскажет, какую сумму можно взять из оборота без вреда для бизнеса;
— поможет определить уровень безубыточности выручки.

Как работает:

- сейчас это простой инструмент для контроля БДР в товароучётной программе, который выглядит как таблица со статьями доходов и расходов, поделенная на периоды по месяцам, с колонками План и Факт в каждой;

- фактические данные товароучёта распределяются по предустановленным статьям, например Продажи наличные, Продажи Эквайринг, Хозяйственные нужды, Ремонт, Охрана и подобное;

- данные исходящих и входящих платежей, которые были учтены в Энтерсайте, автоматически добавляются в таблицу и распределяются по статьям;

- данные, которые Энтерсайту были неизвестны можно добавить с помощью импорта банковской выписки. Если наименование контрагента из выписки совпадает с заведённым контрагентом в Энтерсайте – данные автоматически распределятся по статьям, а если нет – статью нужно будет указать вручную.

Будем добавлять новые функции в БДР с целью дать детальный финансовый учёт внутри товароучётной системы. Следующим шагом добавим возможность завести свои статьи расходов, тогда можно будет вынести что-то отдельно, например логистику.

Узнать больше про Энтерсайт или записаться на онлайн-презентацию можно в нашем виртуальном боте: https://t.me/entersight_manager_bot.

Мотивируем управляющего улучшать торговлю с помощью кнута товароучётной системы и пряника премии

Мы пробовали разные варианты нормирования и постановки задач на своих магазинах. Привязка зарплат управляющей и персонала к количеству списаний, остаткам и штрафам у нас не сработала — персонал не понимал, что нужно делать. Так мы поняли, что реально мотивируют только конкретные задачи и деньги. Поэтому наш рабочий способ мотивации выглядит так:

1) определяем, где есть проблемы, формируем требования по исправлению, задаём нормативы в цифрах;
2) считаем зп управляющего по схеме (прибыль магазина за месяц − списания за месяц − списания от полной инвентаризации в этом месяце − фонд заработной платы продавцов) ✕ 15% + премия;
3) привязываем размер премии к объёму выполненных требований;
4) выплачиваем премию раз в квартал, чтобы персонал не переносил проблемы на следующий месяц, а решал их сразу.

Все цифры для постановки требований мы взяли из аналитики и отчётов нашей товароучётной системы. Если хотите узнать подробнее, как мы это сделали, заходите в чат https://t.me/entersight_manager_bot, там можно скачать pdf-презентацию, написать нашему менеджеру и оставить заявку на обзор веб-версии Энтерсайта.