Deep Vision consulting
68 subscribers
72 photos
1 file
34 links
Консалтинговая компания, специализирующаяся на услугах в области управления и оптимизации бизнес-процессов и управления проектами.

Мы открыто делимся знаниями и опытом .
Хотите прокачать свою компанию — присоединяйтесь!

https://deep-vision.one
Download Telegram
Как часто вы бы хотели видеть посты на нашем канале?
Anonymous Poll
43%
1 в день
0%
2 в день
0%
3 и более в день
43%
1 в несколько дней
14%
1 в неделю
Как правильно водить руками (руководить) или что такое "системное управление"?

Часто управление ассоциируется с выдачей распоряжений. Кажется, что основная задача руководителя — это сидеть и непрерывно раздавать указания. Это называется ручное управление. Источник 90% проблем в компаниях.

Управление — это цикл: планирование➡️организация➡️выполнение➡️контроль ➡️поправка.

Любое управление основывается на обратной реакции. Обратная связь — это показатели/индикаторы.

Для каждого процесса определяется набор показателей из 3 типов: показатели хода процесса, показатели продукта процесса и клиентские показатели.

✔️ Показатели процессов связываются с системой показателей компании. Поэтому, управление процессами позволяет управлять достижением целей компании.

✔️ Изменение целей компании должно менять набор показателей процессов. Показатели процессов = Показатели целей.

✔️ Показателями управлять нельзя. Показатели лишь отражают то, как работают элементы системы. Поэтому управлять нужно элементами системы.
Чему можно научиться у Брюса Ли в управлении изменениями?

Любое изменение вызывает сопротивление.

Чаще всего сопротивление пытаются преодолеть по-плохому: финансовая демотивация, наказания, показательные наказания и т.д. Это попытка сломать дерево вместо того, чтобы обойти его. Просто мало кто понимает, что сделать пару лишних шагов и пройти — это эффективнее, чем стоять на месте и долбить в стену.

Обойти препятствие — значит стать таким, как вода. Именно этому стоит поучиться у Брюса Ли в управлении изменениями. Нужно стать водой: обходить то, что можно обходить и постоянно точить то, что нужно точить.

Обходить препятствия — значит убирать то, что люди считают препятствиями и уступать там, где можно уступить. Быстрые победы — ваш союзник.

Подавать пример, показывать, учить и помогать осваивать — значит точить камень.

Опережать открытостью и вовлечением.
Автоматизируй! Почему прогорают проекты автоматизации?

Инструменты для процессов, а не процессы для инструментов.
Построение процессов вокруг фишки инструмента — распространенная ошибка, приводящая в итоге к отторжению.
Построение технологии вместо построения эффективности и удобства работы приводит к тому, что работа уходит на второй план.

💡Основная причина провала: не ответили на вопрос "Что нам надо получить, и как это будет решать наши задачи?".

💡Вторая причина: не дозаправили ракету.

💡Третья причина: нет понимания, что системы решают разноуровневые задачи. Т.е. система должна по-разному решать задачи разных уровней. Для директора важно одно, а для исполнителя — другое. Просто сказать о том, что будет аналитика недостаточно. Нужно, чтобы аналитика решала задачи.

💡Четвертая причина — не внедрили.

Наиболее востребованная функция автоматизации на рынке — учет информации, обеспечивающий скорость и точность в принятии решений.
Архитектура процессов как часть бизнес-архитектуры

Архитектура процессов – это графическое представление взаимосвязей между бизнес-процессами верхнего уровня. Архитектура процессов является частью более обширного понятия - бизнес-архитектура.

Полноценная бизнес-архитектура включает в себя множество элементов: цепочка создания ценности, архитектура процессов, организационная структура, структура функций и компетенций, информационная и ИТ архитектуры. Основная цель бизнес-архитектуры – синхронизировать стратегические цели, возможности и ограничения компании с элементами, осуществляющими операционную деятельность.

Проще говоря, бизнес-архитектура – это о том, как, кто и каким образом будет реализовывать стратегию на ежедневной основе.

Архитектура процессов – вот с чего начинается бизнес-архитектура. А разработка архитектуры процессов начинается с определения цепочки создания ценности.

Прочитать подробнее про архитектуру процессов можно на нашем сайте.
Информационные технологии на страже порядка

Информационные технологии в общем и инструменты автоматизации в частности — это лишь один из вариантов оптимизации.

Вопреки общему мнению, основная ценность информационных технологий заключается не в выполнении операций за человека, а в обеспечении их эффективного выполнения. А выполнение "за" далеко не всегда обеспечивает эффективность.

✔️ Основная задача информационных технологий — это обеспечение надежной обратной связи. Иными словами, учет и обработка данных.

✔️ Для операционного управления лучше использовать индикаторы, чем данные.

✔️ Стоимость получения информации не должна превышать ценности ее использования.

✔️ Автоматизация принятия решений — это высокорисковое решение.
​​4 причины почему в вашей компании/отрасли управление бизнес-процессами сработает

В мире нет такой отрасли, в которой еще не были бы применены принципы управления бизнес-процессами. От космической промышленности до оказания эскорт-услуг.

Этот список можно продолжать бесконечно. Управление процессами работает в любой отрасли и вот почему:

1. Универсальность принципов. Базовые принципы управления одинаково применяются во всех организациях. Специальные принципы тоже применяются повсеместно, но видоизменяются под действием особенностей компании.

2. Адаптивность подходов. Существует множество подходов к управлению процессами. Прелесть в том, что, опираясь на принципы управления бизнес-процессами, вы будете адаптировать подходы под свои конкретные нужды.

3. Комбинации методологий. Управление предполагает поиск и внедрение такой комбинации методов, которая позволит показать наибольшую эффективность в конкретных условиях. Эта комбинация будет работать наилучшим образом только для вас. Кстати, именно поэтому слепое копирование подходов и методов других компаний не сработает в вашей компании.

4. Простота реализации. Управление процессами очень просто в реализации, т.к. интуитивно понятно людям. Процессный подход основывается на логике и взаимосвязанности. А для их использования не нужны дорогостоящие инструменты.
Мы пробовали управлять процессами. Это не работает

И действительно. Много компаний пытались освоить управление процессами и потерпели фиаско. Что делали такие компании:

🔹Создали многотомные описания процессов, процедур и решили, что дальше люди сами будут по ним работать.
🔹Назначили владельцев бизнес-процессов, но не объяснили, зачем это нужно и как совмещать роль функционального и процессного руководителя.
🔹Внедрили суперпродвинутую систему электронного документооборота, но не перевели работу сотрудников в нее. В результате затраты не только не упали, но и существенно выросли.

Все это реальные примеры из реальных компаний. Для них это не сработало. Почему? Потому что реализация. Реализация хромает.

У нас ведь это часто бывает: идея вроде хороша, но исполнение все губит. А губит потому, что недооценили и не продумали. Не вникли в суть.
Ведь дело не в описании процессов, а в том, что вы делаете с этим дальше.

За инструкцию надо браться до использования, а не после того, как все сломалось.
Использование управления бизнес-процессами очень сложно и работает только в крупных компаниях

А бег доступен только профессиональным атлетам. Если у вас две ноги, то вы можете бегать. Если вы уже занимаетесь управлением, вы можете использовать управление бизнес-процессами.

Миф о доступности передовых технологий управления только крупным компаниям связан с мнением о необходимости использования дорогостоящего оборудования, ПО и штата специалистов. Мол, это все дорого и только крупные компании могут позволить себе тратить такие ресурсы.

Всё это не так. Не нужно супероборудование и специалисты мирового уровня. Всё, что необходимо — это освоить методологию и подумать, как реализовать ее имеющимися ресурсами.

Дорогое ПО можно заменить аналогами. Специалисты есть не только дорогие, но и очень даже доступные и человечные. А оборудование может быть заменено на ноутбук, блокнот, ручку и телефон. Хотите узнать, как? Спросите)))

Для управления процессами нужна только ваша компания и ваши процессы.
​​Как управлять "творческими процессами"?

Творческими процессами управлять можно и нужно, но несколько иначе.

Это не значит, что нужно управлять, например, самим процессом написания новеллы. Когда даже сам писатель не в состоянии объяснить, как такой процесс происходит. Но необходимо сконцентрироваться на вспомогательных процессах, т.е. тех процессах, которые создадут наилучшие условия для выполнения основного. Что имеется в виду?

Возможно, вам будет помогать чашка свежезаваренного кофе на столе и т.д. В таком случае необходимо сосредоточиться на том, чтобы выполнять процессы, связанные с получением необходимых условий, максимально эффективно.

Вы же наверняка слышали о том, что в офисах Google сотрудники могут отлично питаться, спать, играть в игры, заниматься спортом и т.д. Вы думаете, это сделано просто потому, что они большие и имеют много денег? Нет! Это исключительно прагматичный ход, основанный на принципах управления бизнес-процессами.

Управление творческими процессами осуществляется через вспомогательные.

И кстати, если вас интересует прямое управление творческими процессами, обратитесь к трудам Эдварда де Боно,, предлагающего ряд крайне интересных механизмов.
Как измерить потери в процессах?

Ниже вы найдете небольшой перечень типовых показателей, которые помогут измерить потери в процессах:

Излишняя транспортировка
Суммарная стоимость операций по перемещению
Суммарная стоимость прямых потерь от перемещения (сумма стоимости поврежденных товаров)

Затаривание
Стоимость невостребованных продуктов, материалов, сырья и т.д.
Ненужные действия
Сумма трудо- и финансовых затрат на потенциально ненужные действия

Ожидание
Суммарное время простоя
Перепроизводство
Сумма невостребованной продукции и полуфабрикатов в местах хранения.

Избыточная обработка
Сумма затрат на операции, связанные с излишней обработкой

Дефекты
Суммарная стоимость бракованной продукции
Суммарная стоимость на устранение дефектов

Теперь вы можете приступить к поиску потерь в вашей компании. Если вам необходимо привлечь профессионалов в области оптимизации бизнес-процессов, вы всегда можете направить заявку.
Что такое мониторинг бизнес-процесса?

Это наблюдение и отслеживание процессов. Организовать мониторинг необходимо таким образом, чтобы можно легко получить информацию о ходе и результатах процесса. При этом необходимо вести статистику для возможности изменения показателей во времени. Простой доступ к информации обеспечивает возможность исправить что-то вовремя.

К примеру, если заказ клиента «застрял» на одной из стадий процесса, мониторинг позволит не только увидеть это, но и своевременно вмешаться и внести поправки в процесс. То, насколько детально происходит отслеживание процессов, зависит как от самих процессов, так и от ваших целей. Если процесс новый и только начал работу, необходим детальный мониторинг. Также детальность зависит от возможностей всей системы.

Помните: затраты, которые вы несёте на получение информации, не должны превышать ценности этой информации.
​​Как правильно собрать команды управления процессами?

Команды управления процессами занимаются разработкой и оптимизацией процесса, а также участвуют во всех трех этапах управления процессами.

На этапе разграничения процессов команда участвует в постановке целей и задач, разрабатывает план коммуникаций. На этапе создания команда занимается непосредственно созданием и внедрением бизнес-процессов. На этапе совершенствования процессов основной задачей является поиск путей их улучшения и реализация.

Команда состоит из 3–5 ключевых лиц, задействованных в рассматриваемом процессе. Команда должна быть подобрана таким образом, чтобы можно было рассматривать процесс с разных сторон, на разных уровнях и при этом находить эффективные для всех решения.

Правила подбора команды:

✔️В команде должен быть представитель каждого уровня управления
✔️В команде должен присутствовать представитель процесса поставщика и процесса клиента
✔️Работа команды процесса строится в соответствии с правилами управления проектами
✔️Решения, принимаемые командой процесса, должны быть приняты каждым участником
✔️Участники команды должны соблюдать правила коммуникаций
✔️1 команда – 1 процесс верхнего уровня
Личностные качества настоящего профессионала

Каждому руководителю приходится сталкиваться с вопросом подбора персонала. Кто-то, в первую очередь, ищет в кандидатах профессиональные навыки, опыт и наличие значимых записей в резюме, опыт в тех или иных областях.

Мы же, в первую очередь, ищем в кандидатах определенные личностные качества.
Понимание того, что качества личности важнее профессиональных навыков, пришло далеко не сразу. Ваш выбор: навыки или качества – зависит
от того, на что вы ориентируетесь. Если вам нужен быстрый эффект – выбирайте навыки. Хотя в таком случае проще нанять консультанта. Если же вы хотите создать эффективную, устойчивую команду – ищите личностные качества.

Список качеств:

1. Любознательность и пытливый ум.
2. Уверенность в себе.
3. Стремление к переменам.
4. Честность.
5. Критический образ мышления.
6. Дерзость.
7. Жизнерадостность.
8. Способность вставать с колен.
9. Устремление в будущее.
10. Решение вопросов «по своему».
Концепции улучшения бизнес-процессов

Напомним, что улучшение:
🔸выполняется в рамках одного процесса
🔸производится только с использованием тех ресурсов, которые уже есть в процессе
🔸находится в рамках ответственности его участников или младшего менеджмента

Существует 3 основных концепции:

Шесть Сигма — постоянное улучшение производственных процессов, уменьшение уровня производственного брака. Многие методы Шесть Сигма основаны на статистическом управлении процессами (СПУ).

Всеобщее управление качеством — ориентация на клиента. Качество продукции и процессов рассматривается с точки зрения создания ценности для клиентов. Данный взгляд является основополагающим в процессном подходе.

Бережливое производство — увеличение эффективности процессов за счет снижения затрат на реализацию процесса и уменьшения уровня потерь.

Крайне важно не пытаться решить проблемы через одну концепцию или подход. Гораздо эффективнее составлять свой рецепт, используя разные технологии и концепции улучшения бизнес-процессов.
Технологии улучшения бизнес-процессов

Технологий, направленных на улучшение бизнес-процессов, довольно много. Все они тем или иным способом представлены в концепциях, о которых мы писали выше. Большая часть технологий используется для анализа и поиска ответа на вопрос "Что можно улучшить". Но есть технологии, которые можно применять без трудоемкого анализа.

▫️5С, или технология создания эффективного рабочего места
▫️TPM, или всеобщий уход за оборудованием
▫️SMED, или быстра переналадка оборудования
▫️Визуализация
▫️Картирование потока создания ценности
▫️Вытягивание поточного производства
▫️JIT - точно во время
▫️Дом качества

Подробнее про каждую технологию улучшения мы будем вам рассказывать далее.
​​Корпоративная карта бизнес-процессов. Инструкция

В предыдущей статье мы рассказывали о карте бизнес-процессов как инструменте для повышения операционной ясности и создания общего представления о возможностях компании.

При правильном подходе карта бизнес-процессов определяет всесторонние отношения с клиентами и четко показывает, как компания создает ценность.

Шаг 1: Интервью с руководством.
Шаг 2: Первоначальный проект.
Шаг 3: Согласование и обратная связь
Шаг 4: Утверждение карты процессов верхнего уровня

Наибольшие преимущества построения карты бизнес-процессов заключаются в ясности представления процессов компании и общей перспективе дальнейших путей оптимизации.

Прочитать подробнее про карту процессов можно на нашем сайте.
​​Технологии, которые однозначно принесут ценность, при их использовании (1/8):
5С, или технология создания эффективного рабочего места

Идея проста — убрать все лишнее и облегчить выполнение процесса. Технология очень проста для внедрения и может применяться как к физическим, так и цифровым рабочим местам.

5S – это пять японских слов, описывающих цикл, состоящий из последовательных шагов:

Шаг 1. Сортировка
Сортировка (cэири) — чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних. Означает, что вы высвобождаете рабочее место от всего, что не понадобиться при выполнении текущих производственных операций.

Шаг 2. Соблюдение порядка
Соблюдение порядка (сэитон) — аккуратность, организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать. Означает определить и обозначить «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне, сделать расположение рациональным.

Шаг 3. Содержание в чистоте
Содержание в чистоте (сэисо) — уборка, соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности. Значит обеспечить оборудованию и рабочему месту опрятность, проводить современную уборку, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её.

Шаг 4. Стандартизация
Стандартизация (сэикэцу) — поддержание порядка, необходимое условие для выполнения первых трёх правил. Это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S – значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании.

Шаг 5. Совершенствование
Совершенствование (сицукэ) — формирование привычки, воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций. Означает то, чтобы выполнение установленных процедур превратилось в привычку.

В России разработан ГОСТ по использованию метода 5S.
​​Анализ бизнес-процессов. Ориентация на клиента

Что необходимо:

💡Составить список процессов, где могут происходить контакты с клиентами, + подпроцессов и операций. Начните с очевидных процессов — обслуживание, продажи.

💡Обозначить все операции, связанные с клиентами — операции, в результате которых происходит связь с клиентом или возможна обратная связь от клиента.

💡Рассмотреть, как на такие связи может отреагировать клиент
В процессе есть событие «Перерыв», за этим событием последует операция «Повесить табличку "Перерыв"». А теперь задайтесь вопросом: как отреагирует клиент, если увидит эту табличку в тот момент, когда он смог обратиться к вам? Например, клиент уйдет.

💡Проверить, все ли варианты развития событий заложены в процесс
👆🏼указана лишь одна возможная реакция – клиент уйдет. Возможны и другие. Например, клиент захочет узнать, когда перерыв закончится. Все варианты необходимо предусмотреть.

💡Обозначить, каких реакций от клиента вы ожидаете
Запишите руками! Можете ли вы ожидать от клиента радостной реакции от того, что пришел в обеденный перерыв?

💡Сравнить текущие, возможные и ожидаемые реакции