🔥Как перейти на КЭДО?

📊 По данным компании Контур, ежегодно компания для каждого сотрудника создаёт от 14 до 89 кадровых документов. Сбор подписей требует времени отдела кадров и сотрудников, что приводит к дополнительным расходам – около 9 000 руб. в год. Ускорить процессы и снизить расходы позволяет переход на кадровый электронный документооборот.

📚 Полноценная законодательная база для этого в России уже сформировалась. Компаниям для перехода на КЭДО нужно во многом лавировать между законодательными требованиями, сложившимися бизнес-процессами и возможностями соответствующей системы.

Мы разработали дорожную карту перехода на КЭДО на основе наших знаний законодательства, проектной практики и здравого смысла. Она описывает последовательность шагов для реализации успешного проекта внедрения системы КЭДО, которой будет пользоваться вся компания.

⚡Теперь в Linux работают все компоненты платформы Docsvision

Представляем обновления в платформе Docsvision, которые поддерживают установку на ОС Astra Linux и работу с Р7. Новые возможности отвечают спросу российских компаний, которые уже перешли или только планируют переход на импортонезависимый стек технологий.

Платформа Docsvision поступательно развивается в русле тренда на импортозамещение — ранее была поддержана работа с СУБД PostgreSQL и Postgres Pro, а гибкий в настройке web-клиент обеспечивал доступ к документам и данным вне зависимости от ОС клиентских приложений. Теперь в Linux работают все компоненты платформы Docsvision для реализации масштабируемых систем. Детали 👉 тут!

Как поддержать электронный обмен документов с контрагентами после 1 сентября 2023 года?

⏰ С 1 сентября 2023 года сотрудники компании, не являющиеся генеральными директорами, для подписания отчётности и любых других документов от лица компании должны подписывать электронные документы по новым правилам.

Во-первых, они должны оформить КЭП по новым правилам – получить подпись физического лица. Во-вторых, когда сотрудник подписывает документы от лица компании, право подписи подтверждает машиночитаемая доверенность (МЧД). Сейчас мы привыкли работать с бумажными доверенностями. Как выстроить процессы с МЧД?

👨‍💻 Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», в статье для портала it-world отмечает, что ИТ-система при работе с МЧД должна поддержать следующие бизнес-процессы:
🔹Создание реестра кода полномочий.
🔹Создание, согласование и подписание МЧД. Возможен выпуск МЧД на несколько сотрудников и фиксация различных полномочий
🔹Хранение МЧД.
🔹Передача данных МЧД в единый реестр.
🔹Отслеживание сроков действия МЧД и выпуск новой до окончания срока действия предыдущей.
🔹Процедура передоверия и отзыва.

Подробнее в статье!

Презентация модуля интеграции с операторами ЭДО

Представляем запись вебинара, на котором компания «ДоксВижн» представила обновлённый модуль интеграции с операторами ЭДО. Весь процесс работы с документами — подготовку, приглашение контрагента к обмену, отправку и подписание – ведущие продемонстрировали в web-клиенте платформы Docsvision. Запись вебинара доступна по ссылке.

🧐 Напоминаем. Какие преимущества даёт переход на юридически значимый документооборот?
🔹На 80% сокращается среднее время подготовки документа: от подачи заявки до подписания.
🔹До 8% компания снижает среднюю стоимость контракта.
🔹Усовершенствованная аналитика рисков и потоки данных обеспечивают раннее предупреждение и упреждающую аналитику в неопределённых условиях, снижают финансовые и репутационные риски.

Новый дайджест ИТ-новостей

🔵 Опубликован рейтинг поставщиков OCR в России. Стоит посмотреть!

🔵 Интересная инфорграфика о том, кто из разработчиков ИТ насколько вырос на волне импортозамещения. Абсолютный рекорд рост на более, чем 500%!!!

🔵 В ТГ канале "Импортозамещение здорового человека" началась публикация здравой оценки ИИ.

Кейс развития платформы Docsvision в Полисан

🏭 Фармацевтическая компания Полисан изначально автоматизировала на платформе Docsvision работу с СМК-документами. Производство требует строгого соблюдения регламентов – их разработка, актуализация и ознакомление сотрудников составляют сложный бизнес-процесс. Его автоматизация в 2006 г. позволила ускорить работу с документами. В дальнейшем компания растиражировала положительный опыт на работу с другими документами: договорами, счетами, корреспонденцией, договорами и организационно-распорядительной документацией.

🧭 Платформа Docsvision стала основой для автоматизации процессов, которые иначе могли бы остаться на бумаге.

Результаты проекта внедрения СЭД Docsvision:
🔹Грамотная организация ведения документации по управлению качеством на платформе Docsvision позволяет ежегодно успешно проходить аудиты качества, что помогает заключать выгодные соглашения с крупными зарубежными компаниями.
🔹Повысилось качество работы сотрудников с документацией.
🔹Хранение документации компании в единой информационной базе и грамотное разграничение прав доступа к ней значительно уменьшили риск несанкционированного доступа и утечки информации.
🔹Экономия ресурсов (отпала необходимость в доставке документов курьерами между удалёнными структурными подразделениями, экономия бумаги).

Узнать больше про кейс Полисан можно у руководителя проектов — Коноплёвой Евгении 👉 в видео.

⚡ Поддержка работы с МЧД в Docsvision

С 26 июля клиенты и партнёры компании «ДоксВижн» могут получить доступ к функциональности для формирования и отзыва МЧД в рамках платформы Docsvision. Обновления доступны на портале Технической поддержки. Они позволят адаптировать корпоративные решения к процессам компаний, подписывать в web-клиенте документы подписью физического лица, проверять и фиксировать соответствующую информацию о МЧД. Подробнее.

Мы как вендор готовы помочь реализовать проект внедрения и запуска работы с МЧД и предлагаем следующие услуги:

🔹Методологическая помощь при переходе.
🔹Помощь в обновлении на новые версии Docsvision с поддержкой МЧД.
🔹Настройка необходимых карточек и процессов для работы с МЧД.

Отправляйте запрос на 👉 sales@docsvision.com

​​Дайджест ИТ-новостей

🔵 Как ИТ-компании включить свои решения в «Гостех». Инструкция для разработчиков - опубликована на Cnews. Полезно тем, кто работает с госорганами.

🔵 Власти ужесточили требования к центрам выдачи электронной подписи и их использованию. Требование к размеру чистых активов УЦ повышено до 2 млрд. руб. Прекращена выдача ЭП уполномоченным сотрудникам организаций, им теперь нужна будет МЧД.

🔵 Фонд развития интернет-инициатив разработал три приоритетных сценария развития ИКТ-отрасли на ближайшие годы. Если вы ищите оценок возможного роста в среднесрочном периоде, то советуем прочитать.

📚 Как электронный архив организации помогает снизить издержки?

Потребность в информации о договорах, счетах, согласованных актах и проектной документации может возникнуть внезапно из-за проверки надзирательных органов или просто в ходе процесса подготовки отчёта или статистики за длительный период. Удобно, когда сотрудники имеют доступ к безопасному хранилищу со всеми данными. Эффективность работы падает, когда бумажные документы существенно ограничивают оперативный доступ к информации.

Хранение документов в электронном архиве позволяет максимально эффективно использовать важные бизнес-ресурсы: время и деньги.

Подробнее 👉 тут

Законопроект о внесении изменений в Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» рассмотрен в Совете Федерации

⚡ 28 июля Совет Федерации одобрил изменения в закон об электронной подписи. Изменения не отменяют перехода на машиночитаемые доверенности, но облегчают его для организаций.

🔹 Использование МЧД остаётся обязательным в связке с УКЭП физического лица с 1 сентября 2023 г. Однако, в течение года разрешено использовать УКЭП сотрудника с привязкой к юридической лицу (старый привычный формат ЭП) до 1 сентября 2024 г. Получить эту подпись можно до 1 сентября в УЦ.

🔹 После 1 сентября УЦ не смогут выдавать УКЭП сотрудника с привязкой к юридическому лицу. Поэтому если в организацию придёт новый сотрудник, если носитель ключа УКЭП будет утрачен или испорчен, если нарушится конфиденциальность ключа, то придётся переходить на новый формат ЭП в связке с МЧД.

👨‍💻 Функциональность для организации работы с МЧД на платформе Docsvision стала доступна клиентам и партнёрам компании с 26 июля 2023 г. в рамках регулярных обновлений. Roadmap перехода на новые форматы ЭП и по работе с МЧД можно скачать 👉 тут.

Дайджест ИТ-новостей

🔵 Сергей Казанцев, НЛМК: Монополия на «цифру» уходит в прошлое. Отличная статья о том, как понимают цифровизацию в крупнейшей производственной компании, как расставляют приоритеты, как строят стратегию и разрабатывают планы.

🔵 Эй, человек! Мне нужны твоя одежда, сапоги и работа! Третий материал об ИИ. В этот раз о том, кого действительно сможет заменить ИИ.

Рынок СЭД в 2022 году

Портал ict-online опросил игроков рынка электронного документооборота, чтобы резюмировать итоги 2022 года и сделать прогноз на 2023 г. Подробнее можно прочитать 👉 тут.

2022 год был напряжённым для всего рынка, так как требовал быстрых реакций на изменения, поиска новых решений в технологиях и в сервисных моделях. Легче — для разработчиков отечественных ОС и СУБД.

📈 На рост рынка повлияло ужесточение требований государства к темпам импортозамещения крупнейших предприятий и необходимость поддержать непрерывность бизнес-процессов. При этом год был трудным для заказчиков, и часть ИТ-проектов была поставлена на паузу. Это коснулось в первую очередь проектов цифровой трансформации. Импортозамещающие проекты не пострадали.

🧭 Сейчас мы наблюдаем возобновление многих приостановленных в прошлом году проектов, а также появление новых серьёзных заказчиков. Подавляющее большинство новых проектов заказчики хотят реализовывать исключительно на отечественных ОС и СУБД. Можно прогнозировать развитие рынка в 2023 году за счёт ранее отложенного спроса, необходимости ответить на инициативы государства в области кадрового электронного документооборота, перехода на машиночитаемые доверенности и налогового мониторинга.

На вопросы издания ответил Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу «ДоксВижн».

​​Дайджест ИТ-новостей сегодня про блокировки сервисов и ПО

🔵 Atlassian отключит профили россиян в Jira и Trello. Все без исключения российские профили отключат. Отдельные пользователи уже столкнулись с недоступностью своих аккаунтов без предупреждения. Мы можем порекомендовать миграцию на Yougile.

🔵 Microsoft ужесточает санкции против России. Microsoft прекратит продлевать лицензии на свое ПО российским компаниям после 30 сентября 2023 г. Помимо прочего, это лишит бизнес доступа к обновлениям безопасности, что повысит риск стать жертвой хакерской атаки.

🔵 Google стал отключать россиян от своего корпоративного сервиса Workspace. Это аналог российского «Яндекс 360 для бизнеса», своим пользователям он предоставляет почту, облачное хранилище, совместную работу над документами и пр. Пока под блокировку попали только компании, ранее оказавшиеся под западными санкциями.

🔥 Как подписывать электронные документы в 2023 году?

Российские компании должны пересмотреть процесс подписания электронных документов. Сотрудники смогут пользоваться привычным сертификатами юрлиц до конца их срока действия, но не позже, чем до 31 августа 2024 года. В скором будущем сотрудник будет подписывать документ подписью физического лица и подтверждать своё право доверенностью – МЧД.

❓Как изменится процесс подписания электронных документов после 1 сентября 2023
❓Как адаптировать ИТ-системы под новые законодательные требования?
❓Где получить ЭП для физического лица?
❓Как компании подготовиться к изменениям?

❗️Ответили в гайде.

⏰ С 1 сентября 2023 года УЦ прекратят выдавать старый формат электронной подписи. Перейти на новые форматы ЭП и машиночитаемые доверенности (МЧД) придётся.

Претензионно-исковая работа, как и договорный процесс, встроена в организацию и объединяет несколько подразделений: юристов, закупки, бухгалтерию и финансы, бизнес-юниты. Часто возникает ситуация, когда специалисты перегружены, тогда инструменты для автоматизации могут упростить работу.

Кто выиграет от автоматизации претензионно-исковой работы?

🏫 Бизнес-подразделения, которые инициируют исходящие претензии и обращения в суд. Они заинтересованы получить деньги с должников или защитить собственные финансовые потери/издержки. Как авторы претензий, они заинтересованы в получении отчётности по своим делам.
Корпоративные юристы, ответственные за претензионно-исполнительскую работу, нуждаются минимум в системе, в которой хранятся все документы, необходимые для предоставления в суд, из бухгалтерии, финансовой службы и канцелярии. Но лучше, если система упрощает ежедневную работу.

🏬 Руководители юридических подразделений могут видеть загрузку сотрудников и контролировать сроки по важным делам и событиям. А в интересах юридического департамента выстраивать диалог с другими бизнес-подразделениями. Хотя за результат претензионно-исковой работы отвечают юристы, но они не являются владельцами процессов и информации, из-за которых происходит разбирательства. ИТ-система должна позволить упорядочить коммуникацию с бизнес-подразделениями, чьи интересы защищают юристы.

🏛️ Топ-менеджмент концентрирует внимание на деньгах и репутации компании. Их не интересует предмет каждого спора, но им требуется картина в целом: наличие текущих споров и их перспективы, финансовые последствия, какие необходимы платежи и в каком размере, статус разбирательств. Эта отчётность должна быть наглядной, простой и содержательной — то есть помогать принимать управленческие решения. Подробнее 👉 в новой статье.

Мы рассказывали о проекте автоматизации претензионно-исковой работы в СУЭК, крупнейшей угледобывающей компании России и одной из ведущих компаний отрасли в мире. В результате модернизации системы для ПИР корпоративные юристы смогли оперативно строить отчёты, консолидировать данные, а также хранить все документы по делу в системе. В результате в случае отпуска или больничного упрощена процедура передачи дел, а отчётный период требует меньше времени и сил. Подробнее о проекте.

Как электронный архив влияет на бизнес компании

Электронный архив позволяет повысить эффективность рабочих процессов. Он предоставляет всем сотрудникам организации доступ к информации по нужным параметрам. Если раньше сотруднику на поиск документа могло потребоваться от 10 минут, чтобы найти нужную папку, а в ней требуемую бумагу, то в электронном виде поиск занимает меньше минуты и не требует переключения между задачами.

🧐 Какие документы можно перевести в электронный архив? И как бизнес выигрывает от цифровизации данных? На эти и другие вопросы ответим на вебинаре 29 августа 2023 г. (четверг) в 11:00. Практический кейс оцифровки архива технических документов представит компания ТГК-1, ведущий производитель электрической и тепловой энергии в Северо-Западном регионе России.

⏰ 29 августа в 11:00
🌐 Онлайн
📍 Кейс оцифровки архива в ТГК-1

Зарегистрироваться!

​​Новый дайджест ИТ-новостей.

🔵 Усложняются требования для попадания в реестр отечественного ПО. До конца года может быть принято постановление, по которому для включения в реестр нужна совместимость с двумя отечественными ОС и с одним из процессоров из реестра Минпрома.

🔵 Astra Linux хорошо заплатит за свой успешный взлом. Это первая в России программа Bug Bounty для операционных систем. Премии «белым хакерам» составят до 250 тыс. руб. за проверку ОС Astra Linux Special Edition

Пути в ИТ

А как вы пришли в ИТ? Наши коллеги из компании Konica Minolta, поставщик решений для печати и ИТ интегратор полного цикла, в видеоподкасте задают этот вопрос коллегам из мира корпоративного ИТ. Рекомендуем к просмотру.

Гость нового выпуска – Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», рассказал о том, как перешёл из науки в ИТ, как стал заниматься электронным документооборотом и дал советы, как достигнуть успехов в ИТ:

🧭 Быть верным и пытливым в одной теме, чтобы наращивать экспертизу и развивать карьеру.
🧭 Выбирая партнёра для ИТ-проекта, посмотреть, как устроена компания и какой есть опыт в проектной практике, насколько она устойчива на рынке. Второе – компания должна быть экспертом в предметной области, чтобы понимать функционального заказчика, а её сотрудники и члены проектной команды также должны обладать необходимыми навыками и знаниями в технологиях, которые будут внедрены.

🧐 Посмотреть интервью!

Как ускорить работу с внутренними документами в компании?

📈 «Востокцемент» ускорил работу с внутренними документами, служебными записками в 10 раз! После того как компания RKIT настроила шаблоны документов в системе Docsvision, сотрудники компании смогли формировать документы автоматически и подписывать их с помощью ЭП.

🤖 Следующий этап развития функциональности – это самостоятельная разработка и редактирование шаблонов силами команды «Востокцемент». Для этого специалисты RKIT разработали конструктор шаблонов. Теперь администраторы системы добавляют поля, определяют правила их заполнения и источники данных. На практике, когда сотрудник вносит один параметр в карточке служебной записки, автоматически заполняются связанные поля: например, при заполнении Ф.И.О специалиста автоматически подставляются его должность, компания, подразделение и т.д. Подстановка значений из справочников по трём первым буквам и другие механизмы автозаполнения облегчают работу сотрудников и избавляют от ошибок. В зависимости от шаблона (например, служебка на выдачу денежных средств или о покупке материальных ценностей) система направит документ по заранее сформированному маршруту, сотруднику достаточно нажать на кнопку «Направить на согласование».

🚀 Результат – сотрудники «Востокцемент» быстрее создают документы по единому стандарту компании и получают согласование.

Подробнее про проект 👉 тут!