С 1 сентября работодатели, работники и соискатели смогут обмениваться электронными кадровыми документами через портал Госуслуг. Постановление о порядке взаимодействия ИТ-систем работодателя и Госуслуг подписал Михаил Мишустин. Предполагается, что электронные кадровые документы будут размещаться в личном кабинете сотрудника на портале госуслуг и храниться в информационной системе организации.

Данное требование отражает норму 337-ФЗ. По мнению Владимира Андреева, «в сущности заявлено наличие API и возможность обмениваться по СМЭВ, вторая возможность касается пока только крупных госструктур, и возможно, несколько упростит реализацию для тех, кто уже интегрировал свои СЭД с СМЭВ, однако большинство организаций должны будут реализовать доступ через API, нюансы использования которого пока не определены». В будущем работодатели обязаны будут предоставить такую функциональность по требованию или желанию работников. Подробнее в статье 👉 тут.

Портал ProКачество попытался выяснить - нужна ли цифровая трансформация бизнесу в условиях нестабильности?

По мнению Сергея Курьянова, директора по стратегическому маркетингу «ДоксВижн», сейчас самое время для цифровой трансформации. Свободных денег никогда не бывает. В «тучные годы» их отбирают дивиденды и налоги. А сейчас их нужно вкладывать в развитие технологий и улучшение процессов. Важнее сохранить бизнес, дающий дивиденды, чем взять их последний раз.

Основная цель цифровой трансформации – увеличение эффективности и конкурентоспособности операций. Можно переосмыслить бизнес-процессы, бизнес-модели, корпоративную культуру.

🟢 Цифровизация бизнес-процессов позволяет существенно сократить количество шагов в процессе, а значит, сократить издержки и необходимое время, заменить деятельность персонала работой систем.
🟢 Цифровизация бизнес-моделей позволит модернизировать процессы создания ценности в конкретных отраслях. Так, полученные от системы данные позволят внедрить аналитические подходы в планировании, которые будут положительно влиять на результаты работы компании.
🟢 Корпоративная культура – это сложившийся набор поведенческих принципов сотрудников, основанных на их убеждениях и ценностях. И обычно именно она становится серьёзным препятствием на пути цифровой трансформации. Потому что в противовес нововведениям становятся традиционные ценности и убеждения сотрудников организации, их приверженность аналоговым принципам работы и «нам так удобнее, мы так всегда делали».

Подробнее читайте 👉 тут.

🤓 Сегодня мы хотим поделиться статьёй наших коллег и партнёров из «Диджитал Дизайн», в которой они рассказали об опыте кастомизации контролов для web-клиента Docsvision. Данная информация будет полезна инженерам, обслуживающим Docsvision и знакомым на начальном уровне с веб-технологиями React/Node.js и .Net MVC.

Снова Хабр 😊

👤 Знакомьтесь, Илья Постников - старший разработчик ПО в подразделении «Автоматизации бизнес-процессов» компании Digital Design.

❓Как-то раз у одного из наших очень крупных заказчиков при внедрении web-клиента Docsvision возникла «интеграционная» сложность. Илья подошел к решению вопроса с индивидуальной точки зрения, и решение было найдено.

📝 В своей статье Илья решил поделиться опытом кастомизации контролов для web-клиента системы Docsvision (DV). Материал будет полезен инженерам, обслуживающим Docsvision и знакомым на начальном уровне с веб-технологиями React/Node.js и .Net MVC.

➡ Читайте по ссылке.

Change & run

Ещё в 2015 г. аналитики Gartner предложили разделить функции бизнеса на два больших блока: change и run. И постепенно эти термины и типологизация прижились.

🏭 Run – это про понятные задачи и проекты, поставленные на конвейер. Компания умеет это делать, и это приносит ей постоянный доход, гарантирует стабильность и присутствие на рынке. Процессы налажены, результаты поддаются прогнозу и выполняются с небольшим отклонением в плюс или минус. Сотрудники–раннеры комфортно работают в регламентах и в условиях определённости. При этом они не консервируют процесс навечно, а медленно совершенствуют его. Раннеры обладают не только высокой самодисциплиной, но и научились оптимизировать процессы вокруг себя: ускорять, удешевлять, автоматизировать, визуализировать, объединять, описывать. И даже выстраивать сложные процессы с нуля.

🚀 Change – это про создание чего-то нового или про серьёзное обновление существующего. Сотрудники–ченджеры обожают создавать что-то новое, чувствуют себя как рыбы в воде в хаосе и неопределённости. Когда надо написать пользовательское соглашение – ченджер не знает, что это, но разберётся и сделает.

Внедрить платформу Docsvision – это change-задача, а вот развивать её и добавлять новую функциональность в процессе эксплуатации – скорее уже run-задачи.

В продолжение темы про изменения и инновации в компании: мы когда-то делали перевод любопытной статьи «Unleashing motivation for transformation» Джона Хегеля, руководителя центра «Center for the Edge» компании Deloitte. Автор объясняет, почему трансформация бизнеса, которая начинается с основных бизнес-процессов и продуктов, вызывает сопротивление. В противовес он приводит алгоритм, как преодолеть противостояние к реформации, поддержав проект, выведенный из ядра бизнеса в почти независимую компанию.

Как бизнес-лидерам мотивировать своих сотрудников справиться с неизбежным сопротивлением к организационной трансформации? Попробовать двигаться извне внутрь – направить взгляд на периферию, а не в ядро бизнеса.

Что делать, чтобы реализовать трансформацию? Традиционный подход – это сверху вниз. Революционный подход – программа, ориентированная на то, чтобы изменить всё в бизнесе, мобилизовав большие суммы денег в течение длительных периодов времени. Эти масштабные программы трансформации сталкиваются с множеством препятствий. Прежде всего, большие традиционные организации обладают мощной иммунной системой и антителами, которые мобилизуются при первой попытке изменений и обычно оказываются эффективными для подрыва усилий.

Что управляет этой иммунной системой и антителами? Люди с благими намерениями, которые стремятся делать что-то правильное для бизнеса. Их противостояние часто начинается со страха. Многие бизнес-лидеры испытывают страх, когда очерчивают потребность через призму опасности: если мы не изменимся – мы умрём. Эти призывы формируются из чувства острой необходимости и должны мотивировать людей действовать быстро и агрессивно, но в результате имеют обратный эффект. Естественная реакция в период страха – избегать риска и быть осторожным. С ростом ставок мы крепче цепляемся за то, что было залогом успеха в прошлом.

Конкуренция за финансирование усиливает сопротивление переменам. Традиционные программы трансформации требуют значительного финансирования, которое производится за счёт взятия денег из бюджетов текущих активностей и перенаправления их на новые усилия. Естественно, многие люди пытаются защитить свои бюджеты и сопротивляются любым попыткам снизить затраты на кампании, необходимые для поддержки текущего бизнеса.

Продолжение 👉 читайте в статье.

Перевод кадрового делопроизводства в электронный вид – актуальная задача для бизнеса и для государства. С одной стороны, мы наблюдаем рост интереса к теме со стороны заказчиков в 4 раза, по сравнению с началом 2022 г. С другой стороны, мы видим быструю эволюцию законов и нормативных актов в этом направлении. В этом водовороте изменений мы постарались разобраться с Владимиром Андреевым, президентом компании «ДоксВижн». В новом выпуске ЭДОлогии он отвечает на вопросы:
❔Какие требования к СЭД предъявляет кадровое делопроизводство?
❔Какие законодательные ограничения пока существуют для тотального перехода на безбумажный документооборот?
❔Как обеспечить безопасность такой системе?

🧑‍💻 Ответы на эти вопросы смотрите 👉 тут

Создание ОЦО для группы производственных компаний: как организовать и какая роль ИТ-систем?

Sucden входит в четвёрку крупнейших поставщиков сахара в России. Производство базируется на 4 площадках, что в среднем в 2 раза меньше, чем у других участников рынка. Желание быть эффективными во всём и в каждом отдельном процессе – базис работы компании.
После перехода на новую ERP-систему и унификацию процессов топ-менеджмент принял решение о переходе на модель ОЦО с головным офисом в Москве. Изначально на заводах Sucden все сотрудники финансовых служб выполняли типовую работу в своей части: от работы с документами до закрытия отчётных периодов. В новой модели ОЦО функции бухгалтерского и налогового учёта переходили в головной офис. Требовалось настроить процессы и реализовать инструмент для работы с первичными документами и их передачу между производственными площадками и ОЦО. Собственно, как технологии и платформа Docsvision помогли решить такую задачу, описал Владимир Поляков, руководитель проекта в Sucden.

Как сохранить команду и выстроить работу так, чтобы всем вместе двигаться к достижению больших целей?

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», отвечая на этот вопрос, дал 3 совета:
✅ Думайте о развитии персонала. Если работники будут развиваться в персональном и в общечеловеческом смысле, то это задержит в компании наиболее полезных сотрудников
✅ Давайте положительную обратную связь о результатах конкретного сотрудника и всей команды в целом
✅ Будьте сами увлечены делом, которое вы делаете, а не только материальной стороной. Ваш энтузиазм будет передаваться сотрудникам
Читайте о построении команд и сохранению коллектива в период турбулентности в новой статье на 👉портале PRO КАЧЕСТВО 👈

Статистика и «ДоксВижн»

Неудивительное дело для IT, в компании «ДоксВижн» большинство сотрудников – мужчины, порядка 62%, против 38% девушек. При этом самое распространённое мужское имя – Владимир. Его носит каждый 8-й сильный и умелый сотрудник «ДоксВижн». Но если вы попадёте в наш офис, то встретите, пожалуй, только Владимира Андреева, президента компании. Поскольку у нас гибридный формат работы, и многие выбирают работу из дома. Любопытно, что среди девушек самое распространённое имя – Ольга. Каждая 5-я – Ольга, и, кажется, почти все они ежедневно ходят в офис.
👦🏻👩🏼

Какие компетенции проектной команды важны для запуска Общего Центра Обслуживания?

Из книг и исследований мы знаем, что новое вызывает отторжение или опасение у человека и коллектива. Организационные и функциональные изменения ложатся тяжёлым бременем на линейных сотрудников. Поэтому в продолжении истории о трансформации учётных процессов в компании Sucden мы попросили Владимира Полякова, руководителя проекта, поделиться опытом, как компания выстраивала коммуникацию внутри проектной команды, с сотрудниками на местах, со сторонней командой интегратора.
О тонких сторонах общения и soft-скиллах читайте 👉 в продолжении истории. 👈

Дорожная карта внедрения СЭД.

В любой средней и крупной компании в какой-то момент встаёт вопрос внедрения новой или замены устаревшей системы электронного документооборота (СЭД). И тогда ИТ-отделу предстоит решить непростую задачу: как, собственно, выбрать эту СЭД и успешно реализовать на ней проект внедрения.

Мы собрали мнения ведущих специалистов российских интеграторов, чтобы составить дорожную карту проекта. Она поможет вам избежать ошибок, подсветит вопросы, порой не очевидные на старте.
👉 Скачайте бесплатно 👈, без регистрации и SMS, в формате PDF (400 Kb) + БОНУС! Запись закрытого митапа с экспертами и ответами на вопросы.

Какие документы нужны для перехода на КЭДО?

Чтобы перевести кадровое делопроизводство в цифру, недостаточно автоматизировать процессы, внедрить или доработать ИТ-систему. Важно уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и получить их согласие. Для этого требуется подготовить ЛНА: приказ и положение о КЭДО. Сотрудники подписывают их, соглашаясь на переход к безбумажному документообороту, или отказываются. При приёме на работу отказаться от внутреннего порядка уже не получится, если организация перешла на КЭДО. Как должны выглядеть такие ЛНА – популярный вопрос у кадровых делопроизводителей.

Приказ о переходе на КЭДО должен содержать:
✔️Сведения об используемой ИТ-системе
✔️Как предоставляется доступ к ней
✔️Какие документы переведены в электронный вид
✔️Какие работники переходят на такую форму взаимодействия с компанией
✔️Срок перехода на КЭДО. Согласно ТК РФ, работодатель вначале должен уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и только не следующий день или позже этой процедуры может переводить документы в цифру. Например, мы уведомляем сотрудников до 31 августа - вводим КЭДО 1 сентября.
✔️Дата перехода на КЭДО

Положение о КЭДО должно содержать ряд требований:
✔️Сроки ознакомления и подписания работником электронных документов
✔️Периодичность подписания и ознакомления
✔️Порядок проведения инструктажа
✔️Случаи, когда могут быть оформлены документы на бумаге

Подробнее мы описали требования к документам в статье 👉 «Как подготовиться к переходу на КЭДО: советы отделу КДП по подготовке документов».

Компании, которые ранее работали на зарубежном ПО, вынуждены пересмотреть стратегии развития ECM-системы после того, как зарубежные вендоры заявили о приостановке работы в России. Современная СЭД/ECM-система в крупной компании должна обладать высокой универсальностью и возможностью быстрой настройки и модификации, должна выступать платформой развития единого информационного пространства, что позволит закрыть специфические потребности для автоматизации задач всех подразделений и гарантировать эффективные коммуникации сотрудников компании.

📆 На вебинаре 30 августа (вторник), в 11:00 (МСК) мы расскажем о возможностях платформы Docsvision для крупного бизнеса, об архитектуре, Low-Code инструментах и уникальности web-клиента. Принять участие в вебинаре!

Массовое подписание кадровых документов для руководства предприятия

Ситуация: руководитель производственного предприятия тратит половину дня на подписание доп. соглашений к трудовым договорам со всеми сотрудниками.

🤓 Задача: автоматизировать процесс и сократить время на подписание кадровых документов для руководства предприятия

🟢 Решение: использовать функцию массового подписания документов в Docsvision. Руководитель предприятия выделяет все документы (1 000 штук) и отправляет их на подписание. Система автоматически обрабатывает весь объём документов, подписывает каждый – и в результате экономит время руководству. 63-ФЗ допускает использование электронной подписи для подписания связанных между собой документов в рамках одного пакета.

👨‍💻 Подробнее 👉 https://youtu.be/gwhsFhaWSN4

Массовое ознакомление сотрудников с ЛНА или кадровыми документами

Ситуация: отдел кадрового делопроизводства работает в центральном офисе в Москве, в региональных офисах нет отдельного сотрудника, ответственного за кадровые процессы и документы. Поэтому кадровикам приходиться отправлять документы с курьерами раз в месяц.

🤓 Задача: руководителю кадровой службы необходимо ознакомить сотрудников компании из региональных офисов с новыми ЛНА за неделю

🟢 Решение: платформа Docsvision позволяет вначале подготовить документ (приказ, ЛНА) для ознакомления сотрудников и отправить на ознакомление отдельным сотрудникам, офису, департаменту или всем сразу. Каждый сотрудник получает уведомление о новом задании на ознакомление, переходит в систему на базе Docsvision и подписывает документ ЭП, облачной подписью (в зависимости от настроек). В результате все документы подписываются своевременно и хранятся в едином месте с сохранением юридический значимости, уменьшаются затраты на логистику бумажных документов.

👨‍💻 Подробнее 👉 https://youtu.be/iWPUJL59aYA

🤓 Разобрать за 1 день технологические тренды и нормативные изменения в части применения СЭД обещают организаторы онлайн-конференции Russian Enterprise Content Summit 2022 (RECS’2022). Она пройдёт уже завтра, 20 сентября. Для участия требуется предварительная бесплатная регистрация 👉 вот тут.

Программа включает множество актуальных тем:
✔️ Импортозамещение, миграция на отечественные ECM-системы и совместимость с отечественным ПО
✔️ Технологии: Low-code/No-code, искусственный интеллект, коробочные решения, интеграции, мобильная работа, облака
✔️ Многофункциональность в решении разных задач. Кейсы: кадровый, финансовый, юридический, инженерно-технический документооборот.

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», примет участие в дискуссии «Эволюция документооборота: от специализированного приложения до универсального сервиса для бизнеса», после чего выступит с докладом «Новые возможности и перспективы развития BPM/ECM-платформы в современных условиях».

Практика перехода на кадровый электронный документооборот в компании с 3 000 сотрудниками

👩‍🏫🧑‍💻В ГК ЦФТ автоматизировали кадровые процессы, но сохраняли бумажное подписание документов, как того требовали нормативные требования. В частности, в компании уже давно автоматизированы процессы вокруг командировок и отпусков. Изменения в Трудовом кодексе допускают переход на безбумажные кадровые процессы, но оказалось, что есть нюансы.

Про практику перехода на кадровый электронный документооборот в новом выпуске ЭДОлогия мы поговорили с Артёмом Коротченко, руководителем развития управленческого учёта в ГК ЦФТ. Артём ответил на вопросы:
❔ Как реализовали процесс подписания, включая юридические аспекты и технические особенности?
❔ Почему не выбрали для решения этой бизнес-задачи портал Работа России?
❔ Как реализовать массовое подписание документов руководителем?

Узнайте ответы на эти вопросы в видео-интервью.

Издание Телеспутник опубликовало обзор законодательных нововведений, которые были приняты или вступили в силу в августе.

🟢 Внутри страны правительство продлило переходный период по использованию квалифицированной электронной подписи без использования машиночитаемой доверенности. Плюс установило запрет на применение иностранного программного обеспечения в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок.
🟢 Правительство поддерживает экспорт высокотехнологичной промышленной продукции.

Подробнее 👉 вот тут

Каждый год компания «ДоксВижн» проводит Партнёрский форум. Это мероприятие мы стали проводить для партнёров с первого года существования компании и сделали его доброй традицией.

Партнёрский форум – ежегодная встреча с коллегами, единомышленниками из компаний-интеграторов, занимающихся развитием систем на базе платформы Docsvision. Огромная ценность этих встреч – это личное общение за рамками текущих проектов и работы. В фокусе - итоги, планы, мечты. И каждая встреча наполняется атмосферой, которой мы хотим поделиться в этом видео 🧑‍💻

В этом году мы встретились в Светлогорске (Калининградская область). Поэтому, кроме деловой программы с бизнес-игрой, круглыми столами и дискуссиями, участники посетили Куршскую косу, прогулялись по Калининграду, посмотрели знаменитые светлогорские пляжи.
https://youtu.be/7AY34UYFjtE