Как работать с ЭП и машиночитаемыми доверенностями в 2023 г., рассказал Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», 👉 вот тут.

Если кратко, нормативная база с 2023 г. предполагает использование 2 видов ЭП: физического лица и организации. Подпись физического лица идентифицирует конкретное лицо, получившее этот ключ. Подпись организации используется от имени организации и выписывается на первое лицо или на тех, кто согласно уставу имеет право подписи официальных документов организации. Подпись физического лица позволит работать с должностными обязанностями и выполнять личные цели, например, оформлять сделки купли-продажи. Она не может быть передана третьим лицам. Для выполнения бизнес-операций потребуется электронная машиночитаемая доверенность (МЧД), которая подписана ключом организации и определяет полномочия лица, выполняющего операцию. О том, как работать с МЧД, что уже определено законом, а какие вопросы ещё не определены? 👉 читайте тут.

Внедрение системы налогового мониторинга. С чего начать?

Первым делом следует подать соответствующие документы в ФНС. Самый сложный - Регламент информационного взаимодействия, который лучше разработать с опытным IT-интегратором. Автоматизацию лучше начать с глубокого анализа бизнес-процессов бухгалтерии.

✔️ Определение степени автоматизации процессов, соответствие подаваемой в налоговую службу отчётности её расшифровкам.
✔️ Создание модели данных для раскрытия, проработка алгоритмов сбора регистров для создания связей между уровнями расшифровки.
✔️ Анализ уровня системы внутреннего контроля (СВК), подготовка соответствующей документации на вступление или составление плана доработок СВК.
✔️ Составление перечня рисков и контрольных процедур, формирование их матрицы.

Для успешной подготовки компании к налоговому мониторингу необходимо сформировать проектную команду из вовлечённых сотрудников бухгалтерии, отделов налогового учёта и отчётности, IT-специалистов. Больше по теме 👉 тут.

💪 Сила Docsvision в партнёрском сообществе

Что бы не случилось, но с момента основания компании «ДоксВижн» мы ежегодно проводим Партнёрский форум. Это мероприятие для вендора и интеграторов, где мы делимся итогами и года и видением. Единственный раз мы отменили традиционную встречу в 2020 г. из-за жёстких ковидных ограничений, при этом в 2021 сумели провести юбилейный XV Форум в Санкт-Петербурге. В этом году мы снова соберёмся для личной встречи.

Как отметил Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», год назад: «Сообщество вокруг платформы Docsvision – это сила, которая позволяет отвечать на новые вызовы и адаптироваться под тренды. Вклад вендора и каждого партнёра создают синергетический эффект в развитии платформы Docsvision. За годы наше сообщество сплотилось - со многими мы знакомы уже более 15 лет».

На нашем YouTube-канале мы запустили новый проект – ЭДОлогия

Алексей Рождественский, эксперт по продукту, в формате интервью с экспертами будет обсуждать тренды рынка СЭД/ECM, изменение законодательства, проектный опыт. Гость первого выпуска ЭДОлогии – Сергей Гортинский, начальник отдела управления информационных систем СУЭК, эксперт, который уже больше 10 лет занимается развитием СЭД/ECM в крупных компаниях, таких как «Русагро», СИБУР и вот сейчас в СУЭК. Сергей рассказал про роль СЭД/ECM в корпорациях, отношение бизнеса к таким системам, про разницу решений от разных вендоров. Приглашаем посмотреть!

С 1 сентября работодатели, работники и соискатели смогут обмениваться электронными кадровыми документами через портал Госуслуг. Постановление о порядке взаимодействия ИТ-систем работодателя и Госуслуг подписал Михаил Мишустин. Предполагается, что электронные кадровые документы будут размещаться в личном кабинете сотрудника на портале госуслуг и храниться в информационной системе организации.

Данное требование отражает норму 337-ФЗ. По мнению Владимира Андреева, «в сущности заявлено наличие API и возможность обмениваться по СМЭВ, вторая возможность касается пока только крупных госструктур, и возможно, несколько упростит реализацию для тех, кто уже интегрировал свои СЭД с СМЭВ, однако большинство организаций должны будут реализовать доступ через API, нюансы использования которого пока не определены». В будущем работодатели обязаны будут предоставить такую функциональность по требованию или желанию работников. Подробнее в статье 👉 тут.

Портал ProКачество попытался выяснить - нужна ли цифровая трансформация бизнесу в условиях нестабильности?

По мнению Сергея Курьянова, директора по стратегическому маркетингу «ДоксВижн», сейчас самое время для цифровой трансформации. Свободных денег никогда не бывает. В «тучные годы» их отбирают дивиденды и налоги. А сейчас их нужно вкладывать в развитие технологий и улучшение процессов. Важнее сохранить бизнес, дающий дивиденды, чем взять их последний раз.

Основная цель цифровой трансформации – увеличение эффективности и конкурентоспособности операций. Можно переосмыслить бизнес-процессы, бизнес-модели, корпоративную культуру.

🟢 Цифровизация бизнес-процессов позволяет существенно сократить количество шагов в процессе, а значит, сократить издержки и необходимое время, заменить деятельность персонала работой систем.
🟢 Цифровизация бизнес-моделей позволит модернизировать процессы создания ценности в конкретных отраслях. Так, полученные от системы данные позволят внедрить аналитические подходы в планировании, которые будут положительно влиять на результаты работы компании.
🟢 Корпоративная культура – это сложившийся набор поведенческих принципов сотрудников, основанных на их убеждениях и ценностях. И обычно именно она становится серьёзным препятствием на пути цифровой трансформации. Потому что в противовес нововведениям становятся традиционные ценности и убеждения сотрудников организации, их приверженность аналоговым принципам работы и «нам так удобнее, мы так всегда делали».

Подробнее читайте 👉 тут.

🤓 Сегодня мы хотим поделиться статьёй наших коллег и партнёров из «Диджитал Дизайн», в которой они рассказали об опыте кастомизации контролов для web-клиента Docsvision. Данная информация будет полезна инженерам, обслуживающим Docsvision и знакомым на начальном уровне с веб-технологиями React/Node.js и .Net MVC.

Снова Хабр 😊

👤 Знакомьтесь, Илья Постников - старший разработчик ПО в подразделении «Автоматизации бизнес-процессов» компании Digital Design.

❓Как-то раз у одного из наших очень крупных заказчиков при внедрении web-клиента Docsvision возникла «интеграционная» сложность. Илья подошел к решению вопроса с индивидуальной точки зрения, и решение было найдено.

📝 В своей статье Илья решил поделиться опытом кастомизации контролов для web-клиента системы Docsvision (DV). Материал будет полезен инженерам, обслуживающим Docsvision и знакомым на начальном уровне с веб-технологиями React/Node.js и .Net MVC.

➡ Читайте по ссылке.

Change & run

Ещё в 2015 г. аналитики Gartner предложили разделить функции бизнеса на два больших блока: change и run. И постепенно эти термины и типологизация прижились.

🏭 Run – это про понятные задачи и проекты, поставленные на конвейер. Компания умеет это делать, и это приносит ей постоянный доход, гарантирует стабильность и присутствие на рынке. Процессы налажены, результаты поддаются прогнозу и выполняются с небольшим отклонением в плюс или минус. Сотрудники–раннеры комфортно работают в регламентах и в условиях определённости. При этом они не консервируют процесс навечно, а медленно совершенствуют его. Раннеры обладают не только высокой самодисциплиной, но и научились оптимизировать процессы вокруг себя: ускорять, удешевлять, автоматизировать, визуализировать, объединять, описывать. И даже выстраивать сложные процессы с нуля.

🚀 Change – это про создание чего-то нового или про серьёзное обновление существующего. Сотрудники–ченджеры обожают создавать что-то новое, чувствуют себя как рыбы в воде в хаосе и неопределённости. Когда надо написать пользовательское соглашение – ченджер не знает, что это, но разберётся и сделает.

Внедрить платформу Docsvision – это change-задача, а вот развивать её и добавлять новую функциональность в процессе эксплуатации – скорее уже run-задачи.

В продолжение темы про изменения и инновации в компании: мы когда-то делали перевод любопытной статьи «Unleashing motivation for transformation» Джона Хегеля, руководителя центра «Center for the Edge» компании Deloitte. Автор объясняет, почему трансформация бизнеса, которая начинается с основных бизнес-процессов и продуктов, вызывает сопротивление. В противовес он приводит алгоритм, как преодолеть противостояние к реформации, поддержав проект, выведенный из ядра бизнеса в почти независимую компанию.

Как бизнес-лидерам мотивировать своих сотрудников справиться с неизбежным сопротивлением к организационной трансформации? Попробовать двигаться извне внутрь – направить взгляд на периферию, а не в ядро бизнеса.

Что делать, чтобы реализовать трансформацию? Традиционный подход – это сверху вниз. Революционный подход – программа, ориентированная на то, чтобы изменить всё в бизнесе, мобилизовав большие суммы денег в течение длительных периодов времени. Эти масштабные программы трансформации сталкиваются с множеством препятствий. Прежде всего, большие традиционные организации обладают мощной иммунной системой и антителами, которые мобилизуются при первой попытке изменений и обычно оказываются эффективными для подрыва усилий.

Что управляет этой иммунной системой и антителами? Люди с благими намерениями, которые стремятся делать что-то правильное для бизнеса. Их противостояние часто начинается со страха. Многие бизнес-лидеры испытывают страх, когда очерчивают потребность через призму опасности: если мы не изменимся – мы умрём. Эти призывы формируются из чувства острой необходимости и должны мотивировать людей действовать быстро и агрессивно, но в результате имеют обратный эффект. Естественная реакция в период страха – избегать риска и быть осторожным. С ростом ставок мы крепче цепляемся за то, что было залогом успеха в прошлом.

Конкуренция за финансирование усиливает сопротивление переменам. Традиционные программы трансформации требуют значительного финансирования, которое производится за счёт взятия денег из бюджетов текущих активностей и перенаправления их на новые усилия. Естественно, многие люди пытаются защитить свои бюджеты и сопротивляются любым попыткам снизить затраты на кампании, необходимые для поддержки текущего бизнеса.

Продолжение 👉 читайте в статье.

Перевод кадрового делопроизводства в электронный вид – актуальная задача для бизнеса и для государства. С одной стороны, мы наблюдаем рост интереса к теме со стороны заказчиков в 4 раза, по сравнению с началом 2022 г. С другой стороны, мы видим быструю эволюцию законов и нормативных актов в этом направлении. В этом водовороте изменений мы постарались разобраться с Владимиром Андреевым, президентом компании «ДоксВижн». В новом выпуске ЭДОлогии он отвечает на вопросы:
❔Какие требования к СЭД предъявляет кадровое делопроизводство?
❔Какие законодательные ограничения пока существуют для тотального перехода на безбумажный документооборот?
❔Как обеспечить безопасность такой системе?

🧑‍💻 Ответы на эти вопросы смотрите 👉 тут

Создание ОЦО для группы производственных компаний: как организовать и какая роль ИТ-систем?

Sucden входит в четвёрку крупнейших поставщиков сахара в России. Производство базируется на 4 площадках, что в среднем в 2 раза меньше, чем у других участников рынка. Желание быть эффективными во всём и в каждом отдельном процессе – базис работы компании.
После перехода на новую ERP-систему и унификацию процессов топ-менеджмент принял решение о переходе на модель ОЦО с головным офисом в Москве. Изначально на заводах Sucden все сотрудники финансовых служб выполняли типовую работу в своей части: от работы с документами до закрытия отчётных периодов. В новой модели ОЦО функции бухгалтерского и налогового учёта переходили в головной офис. Требовалось настроить процессы и реализовать инструмент для работы с первичными документами и их передачу между производственными площадками и ОЦО. Собственно, как технологии и платформа Docsvision помогли решить такую задачу, описал Владимир Поляков, руководитель проекта в Sucden.

Как сохранить команду и выстроить работу так, чтобы всем вместе двигаться к достижению больших целей?

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», отвечая на этот вопрос, дал 3 совета:
✅ Думайте о развитии персонала. Если работники будут развиваться в персональном и в общечеловеческом смысле, то это задержит в компании наиболее полезных сотрудников
✅ Давайте положительную обратную связь о результатах конкретного сотрудника и всей команды в целом
✅ Будьте сами увлечены делом, которое вы делаете, а не только материальной стороной. Ваш энтузиазм будет передаваться сотрудникам
Читайте о построении команд и сохранению коллектива в период турбулентности в новой статье на 👉портале PRO КАЧЕСТВО 👈

Статистика и «ДоксВижн»

Неудивительное дело для IT, в компании «ДоксВижн» большинство сотрудников – мужчины, порядка 62%, против 38% девушек. При этом самое распространённое мужское имя – Владимир. Его носит каждый 8-й сильный и умелый сотрудник «ДоксВижн». Но если вы попадёте в наш офис, то встретите, пожалуй, только Владимира Андреева, президента компании. Поскольку у нас гибридный формат работы, и многие выбирают работу из дома. Любопытно, что среди девушек самое распространённое имя – Ольга. Каждая 5-я – Ольга, и, кажется, почти все они ежедневно ходят в офис.
👦🏻👩🏼

Какие компетенции проектной команды важны для запуска Общего Центра Обслуживания?

Из книг и исследований мы знаем, что новое вызывает отторжение или опасение у человека и коллектива. Организационные и функциональные изменения ложатся тяжёлым бременем на линейных сотрудников. Поэтому в продолжении истории о трансформации учётных процессов в компании Sucden мы попросили Владимира Полякова, руководителя проекта, поделиться опытом, как компания выстраивала коммуникацию внутри проектной команды, с сотрудниками на местах, со сторонней командой интегратора.
О тонких сторонах общения и soft-скиллах читайте 👉 в продолжении истории. 👈

Дорожная карта внедрения СЭД.

В любой средней и крупной компании в какой-то момент встаёт вопрос внедрения новой или замены устаревшей системы электронного документооборота (СЭД). И тогда ИТ-отделу предстоит решить непростую задачу: как, собственно, выбрать эту СЭД и успешно реализовать на ней проект внедрения.

Мы собрали мнения ведущих специалистов российских интеграторов, чтобы составить дорожную карту проекта. Она поможет вам избежать ошибок, подсветит вопросы, порой не очевидные на старте.
👉 Скачайте бесплатно 👈, без регистрации и SMS, в формате PDF (400 Kb) + БОНУС! Запись закрытого митапа с экспертами и ответами на вопросы.

Какие документы нужны для перехода на КЭДО?

Чтобы перевести кадровое делопроизводство в цифру, недостаточно автоматизировать процессы, внедрить или доработать ИТ-систему. Важно уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и получить их согласие. Для этого требуется подготовить ЛНА: приказ и положение о КЭДО. Сотрудники подписывают их, соглашаясь на переход к безбумажному документообороту, или отказываются. При приёме на работу отказаться от внутреннего порядка уже не получится, если организация перешла на КЭДО. Как должны выглядеть такие ЛНА – популярный вопрос у кадровых делопроизводителей.

Приказ о переходе на КЭДО должен содержать:
✔️Сведения об используемой ИТ-системе
✔️Как предоставляется доступ к ней
✔️Какие документы переведены в электронный вид
✔️Какие работники переходят на такую форму взаимодействия с компанией
✔️Срок перехода на КЭДО. Согласно ТК РФ, работодатель вначале должен уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и только не следующий день или позже этой процедуры может переводить документы в цифру. Например, мы уведомляем сотрудников до 31 августа - вводим КЭДО 1 сентября.
✔️Дата перехода на КЭДО

Положение о КЭДО должно содержать ряд требований:
✔️Сроки ознакомления и подписания работником электронных документов
✔️Периодичность подписания и ознакомления
✔️Порядок проведения инструктажа
✔️Случаи, когда могут быть оформлены документы на бумаге

Подробнее мы описали требования к документам в статье 👉 «Как подготовиться к переходу на КЭДО: советы отделу КДП по подготовке документов».

Компании, которые ранее работали на зарубежном ПО, вынуждены пересмотреть стратегии развития ECM-системы после того, как зарубежные вендоры заявили о приостановке работы в России. Современная СЭД/ECM-система в крупной компании должна обладать высокой универсальностью и возможностью быстрой настройки и модификации, должна выступать платформой развития единого информационного пространства, что позволит закрыть специфические потребности для автоматизации задач всех подразделений и гарантировать эффективные коммуникации сотрудников компании.

📆 На вебинаре 30 августа (вторник), в 11:00 (МСК) мы расскажем о возможностях платформы Docsvision для крупного бизнеса, об архитектуре, Low-Code инструментах и уникальности web-клиента. Принять участие в вебинаре!

Массовое подписание кадровых документов для руководства предприятия

Ситуация: руководитель производственного предприятия тратит половину дня на подписание доп. соглашений к трудовым договорам со всеми сотрудниками.

🤓 Задача: автоматизировать процесс и сократить время на подписание кадровых документов для руководства предприятия

🟢 Решение: использовать функцию массового подписания документов в Docsvision. Руководитель предприятия выделяет все документы (1 000 штук) и отправляет их на подписание. Система автоматически обрабатывает весь объём документов, подписывает каждый – и в результате экономит время руководству. 63-ФЗ допускает использование электронной подписи для подписания связанных между собой документов в рамках одного пакета.

👨‍💻 Подробнее 👉 https://youtu.be/gwhsFhaWSN4

Массовое ознакомление сотрудников с ЛНА или кадровыми документами

Ситуация: отдел кадрового делопроизводства работает в центральном офисе в Москве, в региональных офисах нет отдельного сотрудника, ответственного за кадровые процессы и документы. Поэтому кадровикам приходиться отправлять документы с курьерами раз в месяц.

🤓 Задача: руководителю кадровой службы необходимо ознакомить сотрудников компании из региональных офисов с новыми ЛНА за неделю

🟢 Решение: платформа Docsvision позволяет вначале подготовить документ (приказ, ЛНА) для ознакомления сотрудников и отправить на ознакомление отдельным сотрудникам, офису, департаменту или всем сразу. Каждый сотрудник получает уведомление о новом задании на ознакомление, переходит в систему на базе Docsvision и подписывает документ ЭП, облачной подписью (в зависимости от настроек). В результате все документы подписываются своевременно и хранятся в едином месте с сохранением юридический значимости, уменьшаются затраты на логистику бумажных документов.

👨‍💻 Подробнее 👉 https://youtu.be/iWPUJL59aYA