🤓 Вопрос о том, как передавать электронные документы в государственные архивы, тормозит тотальный безбумажный документооборот в компаниях и в государстве. На данный момент все организации обязаны направлять документы в Госархив РФ в печатном виде, в том числе электронные. Минцифры уже несколько лет реализует проект по созданию Централизованного Хранилища Электронных документов (ЦХЭД). И кажется, завершит этот проект к концу года, как отмечает ТАСС. К платформе в рамках опытной эксплуатации уже подключились 14 ведомств, а к концу года их будет уже 20. Безбумажное будущее станет ближе! Новая платформа позволит передавать электронные архивные документы на хранение и вести их учёт, не прибегая к созданию бумажных версий.

Почему это важно, объясняет Владимир Андреев. В результате проекта Минцифры представит ПО для ведения архивного делопроизводства внутри госорганов, определит требования по оформлению дел и протокол обмена. Они определят, как локальные СЭД будут взаимодействовать с глобальным решением.

Прыжок в новую реальность

Рост киберугроз, трудности с транзакциями в адрес сервисных поставщиков, туманные перспективы поставок «железа», риски использования открытого ПО – так выглядит новая реальность в ИТ. Выбирая между импортозамещением и оставить всё, как есть, лидеры ИТ выбирают импортонезависимость – независимость компании от зарубежных вендоров. Параллельно сохраняется желание, чтобы всё работало, как раньше, но есть понимание, что предстоит перестроить архитектуру и выбрать новые компоненты для неё. ИТ-ландшафт будет меняться постепенно по мере убывания рисков.

Нестабильность сузила горизонт планирования. Новый день – и новый вызов. Рынок не устоялся.
ИТ-поставщики также работают на износ. С одной стороны, стоит задача ответить на растущий спрос и требования по соответствию новой реальности. С другой - нельзя потерять из фокуса долгосрочные задачи и надо играть на опережение запросов.

Новая реальность стала толчком для тесного сотрудничества всех участников рынка. Мы в «ДоксВижн» продолжаем работать рука об руку с заказчиками и партнёрами для решения общих задач 🤝

Как выбрать подходящую ECM/BPM-систему из десятка решений на рынке?

Мы собрали ответ на этот вопрос от заказчиков и руководителей проектов, ответственных за развитие системы на базе платформы Docsvision в своих корпорациях. Поговорили о критериях выбора, о плюсах и минусах «коробочного» решения и платформы, о подходах в управлении проектами. Например, одно из мнений:

👨‍💻 «Коробки» не востребованы, а прототипы очень востребованы. Прототипы позволяют построить мост для общения бизнеса и ИТ и решить проблему отсутствия взаимопонимания между заказчиком и исполнителем. Самый большой риск провала любого проекта лежит в плоскости бизнес-аналитики. Когда бизнес-заказчик говорит о своих потребностях, но не может их конкретизировать, то тестирование прототипа как раз вскрывает настоящие потребности».

16 июня Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», вместе с коллегами из «Диджитал Дизайн» участвовал в конференции МОРИНТЕХ-ПРАКТИК «Информационные технологии в судостроении-2022».
Владимир рассказал о преимуществах использования Low-Code.
✔️Low-Code инструменты позволяют настроить 80% необходимой функциональности.
✔️Ускоряют разработку приложений по сравнению с традиционными методами программирования, предоставляя фреймворк, инфраструктуру и многократно используемые компоненты.
✔️Повышается эффективность совместной работы бизнес-заказчиков и ИТ-специалистов, так как Low-Code позволяют оперативно прототипировать решение, править его «на ходу».

Минцифры недавно заявили об использовании конструктора услуг, который ускоряет появление новых сервисах на портале Госуслугах. Визуальный конструктор работает как «лего» и позволяет аналитикам и разработчикам конструировать услуги.

🚀 Low-Code получает всё большее распространение.

Вы знаете, чем одна СЭД отличается от другой?
Сергей Гортинский, отвечающий за развитие продукта на базе платформы Docsvision в СУЭК, считает, что это как сравнивать автомобили – все имеют 4 колеса, двигатель, двери. Но мы выбираем автомобиль из потребности: поехать на дачу по бездорожью или на представительский ужин в городских условиях 🏎
Многие СЭД развиваются как платформы, но не каждый вендор обладает сообществом партнёров. И несмотря на сходство, СЭД «под капотом» разные: отличаются интеграциями, справочниками и модулями. И выбор подходящей СЭД зависит от бизнес-требований. Когда бизнес описывает задачи, которые требуется решить, ИТ проверяет технические и интеграционные возможности – так в синергии можно выбрать идеальное решение для бизнеса.
Интервью Сергея читайте на портале TAdviser.
PS. Мы в «ДоксВижн» ценим прямой диалог, чтобы услышать требования к платформе или убедиться в верном направлении развития. Всегда будем рады услышать ваше мнение, в том числе в комментариях в нашем канале Telegram.

Как работать с ЭП и машиночитаемыми доверенностями в 2023 г., рассказал Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», 👉 вот тут.

Если кратко, нормативная база с 2023 г. предполагает использование 2 видов ЭП: физического лица и организации. Подпись физического лица идентифицирует конкретное лицо, получившее этот ключ. Подпись организации используется от имени организации и выписывается на первое лицо или на тех, кто согласно уставу имеет право подписи официальных документов организации. Подпись физического лица позволит работать с должностными обязанностями и выполнять личные цели, например, оформлять сделки купли-продажи. Она не может быть передана третьим лицам. Для выполнения бизнес-операций потребуется электронная машиночитаемая доверенность (МЧД), которая подписана ключом организации и определяет полномочия лица, выполняющего операцию. О том, как работать с МЧД, что уже определено законом, а какие вопросы ещё не определены? 👉 читайте тут.

Внедрение системы налогового мониторинга. С чего начать?

Первым делом следует подать соответствующие документы в ФНС. Самый сложный - Регламент информационного взаимодействия, который лучше разработать с опытным IT-интегратором. Автоматизацию лучше начать с глубокого анализа бизнес-процессов бухгалтерии.

✔️ Определение степени автоматизации процессов, соответствие подаваемой в налоговую службу отчётности её расшифровкам.
✔️ Создание модели данных для раскрытия, проработка алгоритмов сбора регистров для создания связей между уровнями расшифровки.
✔️ Анализ уровня системы внутреннего контроля (СВК), подготовка соответствующей документации на вступление или составление плана доработок СВК.
✔️ Составление перечня рисков и контрольных процедур, формирование их матрицы.

Для успешной подготовки компании к налоговому мониторингу необходимо сформировать проектную команду из вовлечённых сотрудников бухгалтерии, отделов налогового учёта и отчётности, IT-специалистов. Больше по теме 👉 тут.

💪 Сила Docsvision в партнёрском сообществе

Что бы не случилось, но с момента основания компании «ДоксВижн» мы ежегодно проводим Партнёрский форум. Это мероприятие для вендора и интеграторов, где мы делимся итогами и года и видением. Единственный раз мы отменили традиционную встречу в 2020 г. из-за жёстких ковидных ограничений, при этом в 2021 сумели провести юбилейный XV Форум в Санкт-Петербурге. В этом году мы снова соберёмся для личной встречи.

Как отметил Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», год назад: «Сообщество вокруг платформы Docsvision – это сила, которая позволяет отвечать на новые вызовы и адаптироваться под тренды. Вклад вендора и каждого партнёра создают синергетический эффект в развитии платформы Docsvision. За годы наше сообщество сплотилось - со многими мы знакомы уже более 15 лет».

На нашем YouTube-канале мы запустили новый проект – ЭДОлогия

Алексей Рождественский, эксперт по продукту, в формате интервью с экспертами будет обсуждать тренды рынка СЭД/ECM, изменение законодательства, проектный опыт. Гость первого выпуска ЭДОлогии – Сергей Гортинский, начальник отдела управления информационных систем СУЭК, эксперт, который уже больше 10 лет занимается развитием СЭД/ECM в крупных компаниях, таких как «Русагро», СИБУР и вот сейчас в СУЭК. Сергей рассказал про роль СЭД/ECM в корпорациях, отношение бизнеса к таким системам, про разницу решений от разных вендоров. Приглашаем посмотреть!

С 1 сентября работодатели, работники и соискатели смогут обмениваться электронными кадровыми документами через портал Госуслуг. Постановление о порядке взаимодействия ИТ-систем работодателя и Госуслуг подписал Михаил Мишустин. Предполагается, что электронные кадровые документы будут размещаться в личном кабинете сотрудника на портале госуслуг и храниться в информационной системе организации.

Данное требование отражает норму 337-ФЗ. По мнению Владимира Андреева, «в сущности заявлено наличие API и возможность обмениваться по СМЭВ, вторая возможность касается пока только крупных госструктур, и возможно, несколько упростит реализацию для тех, кто уже интегрировал свои СЭД с СМЭВ, однако большинство организаций должны будут реализовать доступ через API, нюансы использования которого пока не определены». В будущем работодатели обязаны будут предоставить такую функциональность по требованию или желанию работников. Подробнее в статье 👉 тут.

Портал ProКачество попытался выяснить - нужна ли цифровая трансформация бизнесу в условиях нестабильности?

По мнению Сергея Курьянова, директора по стратегическому маркетингу «ДоксВижн», сейчас самое время для цифровой трансформации. Свободных денег никогда не бывает. В «тучные годы» их отбирают дивиденды и налоги. А сейчас их нужно вкладывать в развитие технологий и улучшение процессов. Важнее сохранить бизнес, дающий дивиденды, чем взять их последний раз.

Основная цель цифровой трансформации – увеличение эффективности и конкурентоспособности операций. Можно переосмыслить бизнес-процессы, бизнес-модели, корпоративную культуру.

🟢 Цифровизация бизнес-процессов позволяет существенно сократить количество шагов в процессе, а значит, сократить издержки и необходимое время, заменить деятельность персонала работой систем.
🟢 Цифровизация бизнес-моделей позволит модернизировать процессы создания ценности в конкретных отраслях. Так, полученные от системы данные позволят внедрить аналитические подходы в планировании, которые будут положительно влиять на результаты работы компании.
🟢 Корпоративная культура – это сложившийся набор поведенческих принципов сотрудников, основанных на их убеждениях и ценностях. И обычно именно она становится серьёзным препятствием на пути цифровой трансформации. Потому что в противовес нововведениям становятся традиционные ценности и убеждения сотрудников организации, их приверженность аналоговым принципам работы и «нам так удобнее, мы так всегда делали».

Подробнее читайте 👉 тут.

🤓 Сегодня мы хотим поделиться статьёй наших коллег и партнёров из «Диджитал Дизайн», в которой они рассказали об опыте кастомизации контролов для web-клиента Docsvision. Данная информация будет полезна инженерам, обслуживающим Docsvision и знакомым на начальном уровне с веб-технологиями React/Node.js и .Net MVC.

Снова Хабр 😊

👤 Знакомьтесь, Илья Постников - старший разработчик ПО в подразделении «Автоматизации бизнес-процессов» компании Digital Design.

❓Как-то раз у одного из наших очень крупных заказчиков при внедрении web-клиента Docsvision возникла «интеграционная» сложность. Илья подошел к решению вопроса с индивидуальной точки зрения, и решение было найдено.

📝 В своей статье Илья решил поделиться опытом кастомизации контролов для web-клиента системы Docsvision (DV). Материал будет полезен инженерам, обслуживающим Docsvision и знакомым на начальном уровне с веб-технологиями React/Node.js и .Net MVC.

➡ Читайте по ссылке.

Change & run

Ещё в 2015 г. аналитики Gartner предложили разделить функции бизнеса на два больших блока: change и run. И постепенно эти термины и типологизация прижились.

🏭 Run – это про понятные задачи и проекты, поставленные на конвейер. Компания умеет это делать, и это приносит ей постоянный доход, гарантирует стабильность и присутствие на рынке. Процессы налажены, результаты поддаются прогнозу и выполняются с небольшим отклонением в плюс или минус. Сотрудники–раннеры комфортно работают в регламентах и в условиях определённости. При этом они не консервируют процесс навечно, а медленно совершенствуют его. Раннеры обладают не только высокой самодисциплиной, но и научились оптимизировать процессы вокруг себя: ускорять, удешевлять, автоматизировать, визуализировать, объединять, описывать. И даже выстраивать сложные процессы с нуля.

🚀 Change – это про создание чего-то нового или про серьёзное обновление существующего. Сотрудники–ченджеры обожают создавать что-то новое, чувствуют себя как рыбы в воде в хаосе и неопределённости. Когда надо написать пользовательское соглашение – ченджер не знает, что это, но разберётся и сделает.

Внедрить платформу Docsvision – это change-задача, а вот развивать её и добавлять новую функциональность в процессе эксплуатации – скорее уже run-задачи.

В продолжение темы про изменения и инновации в компании: мы когда-то делали перевод любопытной статьи «Unleashing motivation for transformation» Джона Хегеля, руководителя центра «Center for the Edge» компании Deloitte. Автор объясняет, почему трансформация бизнеса, которая начинается с основных бизнес-процессов и продуктов, вызывает сопротивление. В противовес он приводит алгоритм, как преодолеть противостояние к реформации, поддержав проект, выведенный из ядра бизнеса в почти независимую компанию.

Как бизнес-лидерам мотивировать своих сотрудников справиться с неизбежным сопротивлением к организационной трансформации? Попробовать двигаться извне внутрь – направить взгляд на периферию, а не в ядро бизнеса.

Что делать, чтобы реализовать трансформацию? Традиционный подход – это сверху вниз. Революционный подход – программа, ориентированная на то, чтобы изменить всё в бизнесе, мобилизовав большие суммы денег в течение длительных периодов времени. Эти масштабные программы трансформации сталкиваются с множеством препятствий. Прежде всего, большие традиционные организации обладают мощной иммунной системой и антителами, которые мобилизуются при первой попытке изменений и обычно оказываются эффективными для подрыва усилий.

Что управляет этой иммунной системой и антителами? Люди с благими намерениями, которые стремятся делать что-то правильное для бизнеса. Их противостояние часто начинается со страха. Многие бизнес-лидеры испытывают страх, когда очерчивают потребность через призму опасности: если мы не изменимся – мы умрём. Эти призывы формируются из чувства острой необходимости и должны мотивировать людей действовать быстро и агрессивно, но в результате имеют обратный эффект. Естественная реакция в период страха – избегать риска и быть осторожным. С ростом ставок мы крепче цепляемся за то, что было залогом успеха в прошлом.

Конкуренция за финансирование усиливает сопротивление переменам. Традиционные программы трансформации требуют значительного финансирования, которое производится за счёт взятия денег из бюджетов текущих активностей и перенаправления их на новые усилия. Естественно, многие люди пытаются защитить свои бюджеты и сопротивляются любым попыткам снизить затраты на кампании, необходимые для поддержки текущего бизнеса.

Продолжение 👉 читайте в статье.

Перевод кадрового делопроизводства в электронный вид – актуальная задача для бизнеса и для государства. С одной стороны, мы наблюдаем рост интереса к теме со стороны заказчиков в 4 раза, по сравнению с началом 2022 г. С другой стороны, мы видим быструю эволюцию законов и нормативных актов в этом направлении. В этом водовороте изменений мы постарались разобраться с Владимиром Андреевым, президентом компании «ДоксВижн». В новом выпуске ЭДОлогии он отвечает на вопросы:
❔Какие требования к СЭД предъявляет кадровое делопроизводство?
❔Какие законодательные ограничения пока существуют для тотального перехода на безбумажный документооборот?
❔Как обеспечить безопасность такой системе?

🧑‍💻 Ответы на эти вопросы смотрите 👉 тут

Создание ОЦО для группы производственных компаний: как организовать и какая роль ИТ-систем?

Sucden входит в четвёрку крупнейших поставщиков сахара в России. Производство базируется на 4 площадках, что в среднем в 2 раза меньше, чем у других участников рынка. Желание быть эффективными во всём и в каждом отдельном процессе – базис работы компании.
После перехода на новую ERP-систему и унификацию процессов топ-менеджмент принял решение о переходе на модель ОЦО с головным офисом в Москве. Изначально на заводах Sucden все сотрудники финансовых служб выполняли типовую работу в своей части: от работы с документами до закрытия отчётных периодов. В новой модели ОЦО функции бухгалтерского и налогового учёта переходили в головной офис. Требовалось настроить процессы и реализовать инструмент для работы с первичными документами и их передачу между производственными площадками и ОЦО. Собственно, как технологии и платформа Docsvision помогли решить такую задачу, описал Владимир Поляков, руководитель проекта в Sucden.

Как сохранить команду и выстроить работу так, чтобы всем вместе двигаться к достижению больших целей?

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», отвечая на этот вопрос, дал 3 совета:
✅ Думайте о развитии персонала. Если работники будут развиваться в персональном и в общечеловеческом смысле, то это задержит в компании наиболее полезных сотрудников
✅ Давайте положительную обратную связь о результатах конкретного сотрудника и всей команды в целом
✅ Будьте сами увлечены делом, которое вы делаете, а не только материальной стороной. Ваш энтузиазм будет передаваться сотрудникам
Читайте о построении команд и сохранению коллектива в период турбулентности в новой статье на 👉портале PRO КАЧЕСТВО 👈