Как оцифровать архив технических документов

На прошлой неделе мы проводили вебинар «Монетизирую это: как электронный архив влияет на бизнес компании». О практическом кейсе оцифровки архива технической документации рассказала Инна Леонидовна Пасека, руководитель инженерного центра ПАО «ТГК-1». Организация объединяет в себе 52 станции в четырёх субъектах РФ. И по каждому объекту требуется организовать хранение и работу с документами, которые сопровождают процессы обслуживания электростанций. «ТГК-1» требовалась система, чтобы поддержать жизненный цикл работы с техническими документами: создание, согласование, хранение, переход со стадии проектирования к эксплуатации.

Все эти задачи были поддержаны в системе на базе платформы Docsvision. Представляем результаты автоматизации 📊
Сокращение затрат на работу с бумажными документами
🔵 Сокращение издержек на хранение (помещения, оборудование и т.д.) за счёт переноса части документов в электронный формат
🔵 Сокращение времени сотрудников на поиск документов за счёт фиксации местонахождения документа в архиве (кабинет, стеллаж, полка)
🔵 Сокращение времени сотрудников на подготовку пакетов документов к ремонтам или проверкам надзорных органов, которая раньше была организована в ручном режиме
🔵 Обеспечение синхронизации версий документов, хранимых в разных подразделениях
🔵 Автоматизация контроля сроков актуальности технической документации

Снижение рисков при работе с бумажными документами
🔵 Устранение многократного дублирования информации
🔵 Использование актуальных версий документов и полных комплектов
🔵 Отсутствие ошибок при использовании ветхих/нечитаемых документов

Подробнее про проект можно узнать 👉 в записи вебинара.

Актуально про МЧД в одном материале

📆 Привычные форматы электронных подписей сотрудников с привязкой к юридическому лицу можно будет использовать до конца срока действия их сертификатов, но не позже 1 сентября 2024 года. Таким образом, компании могут плавно переходить на новые форматы ЭП и настраивать работу с машиночитаемыми доверенностями поэтапно.

📨 С переходом на МЧД меняется пакет документов, которым обмениваются контрагенты, и включает не только документы и подписи к ним, но и данные об МЧД. Получающая сторона должна убедиться в том, что МЧД действует и не была отозвана на момент подписания документов, иначе подпись утратит юридическую силу. Закон обязывает организации передавать данные МЧД в базу соответствующих ведомств для контроля отзыва. Собрали всю информацию по теме в статье.

Техническая поддержка и Абонемент

Начинаем рассказывать про услуги «ДоксВижн» с самой востребованной. Техническая поддержка Docsvision предоставляет качественный сервис, помощь в решении инцидентов и изучении системы для самостоятельного решения бизнес-задач. Наша команда технической поддержки всегда оказывает высокий уровень сервиса:

🧑‍💻 92% индекс удовлетворённости заказчиков по результатам опросов.
🧑‍💻 94% индекс — оценка ответственности и экспертности сотрудников технической поддержки.
🧑‍💻 92,7% — средний уровень показателя SLA в течение года.

Расширить спектр вопросов, в которых могут помочь специалисты «ДокВижн», можно с помощью Абонемента – предоплаченных часов на обновление системы или получения консалтинговых услуг по развитию функциональности.

📬 А если вам требуется консультация по одной из услуг уже сейчас, напишите нам запрос на sales@docsvision.com

#сервисы_dv

🔥 Какие преимущества даёт бизнесу переход на электронный кадровый документооборот?
✅ ускорение процессов согласования и утверждения кадровых документов.
✅ контроль движения документов.
✅ снижение риска утраты документов.
✅ ускорение поиска документов по параметрам.

Однако, чтобы перевести кадровые документы в цифру, требуется решить три задачи:
1️⃣ определить, какие документы и какие процессы будут автоматизированы.
2️⃣ соотнести законодательные требования к автоматизации кадровым процессам и сложившейся практике в компании.
3️⃣ выбрать ИТ-решение, которое поддержит перевод решения в цифру.

Разобраться в этих задачах поможет наш гайд «6 шагов к успешному переходу на КЭДО».

Сентябрь – насыщенный месяц в части деловых событий. И мы всегда стараемся поддержать самые интересные и актуальные конференции по нашей теме.

На этой неделе наша компания будет представлена сразу на двух конференциях, посвященных рынку СЭД/ECM-систем.

✅ Уже завтра, 19 сентября, президент «ДоксВижн» Владимир Андреев примет участие в дискуссии в рамках 11-го ежегодного Russian Enterprise Content Summit 2023 (RECS’2023). На саммите будут обсуждаться наиболее актуальные вопросы, посвященные современным технологиям управления корпоративным контентом организации (ЕСМ), внутреннего и внешнего электронного документооборота, а также практика их реализации в российских организациях. Дискуссия обещает быть полезной и интересной. Для участия необходима предварительная регистрация, мероприятие пройдет в онлайн формате. Присоединяйтесь!

✅ А в среду 20 сентября совместно с нашим партнёром компанией Ricoh мы представим наш продукт на выставке TAdviser «СЭД И ECM DAY». Вы сможете задать все интересующие вас вопросы по продукту коллегам и посмотреть демонстрацию Docsvision. Ждем вас на нашем стенде!

Делимся полезным контентом от наших коллег из компании Doczilla. Если в вашей компании стоит задача автоматизировать работу с юридически значимыми документами, то этот материал вам будет особенно полезен.

Переход на кадровый ЭДО за 5 минут

⚖ Законодательные изменения ещё в 2022 году позволили компаниям переводить в электронный вид все кадровые документы, кроме трёх. Чтобы перейти на безбумажный документооборот с сотрудниками, компания должна получить от них соответствующее согласие, подписанное собственноручно. И, конечно, требуется выбрать ИТ-решение, которое автоматизирует работу с кадровыми документами. При выборе между облачными сервисами и настраиваемыми платформами, такими как Docsvision, стоит учитывать число сотрудников, сложность иерархии и бизнес-процессов. Платформа настраивается под компанию в отличие от облачного сервиса.

🔭 Перед началом автоматизации эксперты рекомендуют провести аудит процессов и документов, чтобы избавиться от дублирования и задваивания. И выстроить процессы в цифровом пространстве в соответствии с нормативными требованиями, безопасно и в интересах сотрудников и организации. Подробнее о том, как это сделать, написали в статье.

Авторский надзор Docsvision

Если предстоит сложный и ответственный проект, а в компании ещё недостаточно опыта внедрения Docsvision и взаимодействия с партнёром-подрядчиком, не хватает уверенности в том, что всё будет сделано оптимально с точки зрения использования возможностей платформы. Компания «ДоксВижн» предлагает услугу авторского надзора.

Авторский надзор обеспечит квалифицированные консультации и контроль со стороны вендора, максимально раскрывающие потенциал платформы, позволит повысить качество создаваемой информационной системы.

Какие задачи мы решаем как вендор?
1⃣ Обеспечиваем оптимальное использование возможностей платформы в проекте.
2⃣ Снижаем риски несовместимости проектного решения с новыми версиями платформы, дополнительными модулями и типовыми решениями, зависимости от партнёра-подрядчика или вендора.
3⃣ Повышаем качество создаваемой на нашей платформе информационной системы.

📬 Если вам требуется услуга авторского надзора - напишите нам на sales@docsvision.com

Что требуется для работы с МЧД⁉

Для работы с МЧД требуется:
🔹 их создание, согласование и подписание (в том числе МЧД, выдаваемых в порядке передоверия);
🔹 хранение таковых;
🔹 передача данных по ним во внешние системы и хранилища;
🔹 отслеживание сроков их действия и выпуск новых до окончания срока действия предыдущих;
🔹 процедура отзыва;
🔹 выпуск таковых в расчёте на несколько сотрудников, фиксация различных полномочий.

‼ Ограничения при работе с операторами ЭДО
Операторы ЭДО оперативно поддержали новые правила, но их законченное решение сложно интегрировать в структуру холдингов и крупных предприятий.

С учётом этого корпорациям со сложной организационной структурой лучше поддержать работу с МЧД в корпоративной СЭД, настроить интеграции с сервисами, которые обеспечивают взаимодействие с Единым реестром МЧД и ЕСНСИ. А поскольку эти работы требуют времени, лучше не откладывать переход на новые правила работы с ЭП на крайний срок.

Как организовать работу с МЧД?

🕚 Если вы ищете практические кейсы, как другие компании организовали работу по новым правилам, чтобы опереться на чужой опыт и реализовать свой, приглашаем обсудить практику и методологию перехода на МЧД на онлайн-встрече 5 октября 2023 года.

🖍 В онлайн-дискуссии примут участие представители четырех компаний:

🔵 ДРТ Тех — один из лидеров в области аудита, консалтинга, управления рисками, финансового, налогового и юридического консультирования. Ответят на вопросы нормативной базы, процедур проверки, требований к МЧД.
🔵 Docsvision – платформа для управления документами и процессами по вашим правилам. Расскажут об ИТ-системе для работы с МЧД.
🔵 Руководители проектов двух наших клиентов крупного бизнеса поделятся опытом запуска проектов МЧД, построения соответствующей архитектуры решения, формирования команды и распределения ролей.

Требуется предварительная регистрация.

Мониторинг системы на базе платформы Docsvision

Когда и как мониторинг системы на базе Docsvision и её окружения помогает ИТ? Практические кейсы.

✅ Система стабильно работала и находилась в эксплуатации, но подключение собственного серверного расширения спровоцировало утечку памяти, наличие мониторинга смогло сигнализировать об уменьшении количества свободной оперативной памяти и предупредить проблему снижения производительности и остановку системы.

✅ В связи с неправильно установленным режимом кэширования на сервере управления бизнес-процессами происходило кэширование большого количества объектов, что привело к уменьшению свободного места на диске. Система мониторинга проинформировала администратора об этом, что позволило понять причины, не допустить остановку системы по причине отсутствия места на диске.

Более подробно познакомиться с услугой можно на нашем сайте!

ФНС России запустила новый портал для работы с единой МЧД

Портал содержит информацию о том, что такое МЧД, как её отозвать, отправить в распределённый реестр. Возможно, в скором времени портал станет информационным хабом по теме. А пока…

✔️ Пользователи смогут создавать МЧД в едином формате для обмена.

✔️ Есть функции для создания, проверки и загрузки МЧД версии 003 с сайта ФНС России.

✔️ Функция проверки усиленной квалифицированной электронной подписи: была ли она действительна в момент подписания документа.

Docsvision Day 2023

⌛21 сентября 2023 г. состоялась конференция Docsvision Day. В этом году мы поменяли формат мероприятия. В центре программы опыт клиентов «ДоксВижн»:

🔹СУЭК в результате миграции с зарубежного ПО получил платформу для автоматизации бизнес-процессов. Постоянно расширяет функциональность: в 2022 поддержали претензионно-исковую работу, в 2023 – МЧД и настраиваемые веб-интерфейсы.
🔹РКЦ «Прогресс» также развивает систему собственными силами и с поддержкой вендора уже более 10 лет.
🔹«НИТИ им. Александрова» (Росатом) следует тренду на импортозамещение и реализовал проект перехода на соответствующий стек технологий.

Обобщая, выделили актуальные вопросы бизнеса по развитию ЭДО в России в 2023 году:

• Переход на стек импортонезависимых технологий.
• Поддержка законодательных изменений в части развития ЭДО в России.
• Развитие функциональности корпоративных систем в соответствии с новыми трендами и запросами со стороны бизнеса.

Обновлены правила выпуска, хранения и передачи машиночитаемых доверенностей

Правительство обновило правила в части работы с МЧД – они усиливают роль ЕСИА.

• Если доверенность хранится в ФИС ЕСИА, отменить её можно через заявление в ЛК на портале «Госуслуги» или посредством подачи доверителем заявления об отмене доверенности с использованием своей информационной системы, присоединённой к ЕСИА (до 1 марта 2024 года требование действует при наличии технической возможности у компании);
• С 1 марта 2024 года операторы информационных систем по новым нормам должны передавать в электронном виде сведения о полученных на хранение МЧД в ЕСИА;
• Заявление об отмене МЧД подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
Подробнее тут.

⏰ Нормативную базу, ИТ-поддержку, опыт крупнейших компаний обсудим на вебинаре 5 октября.

📍Начало в 11:00.

🖍️Участие бесплатное, после регистрации.

Миграция на Postgre

Компания «ДоксВижн» предлагает поддержку в миграции на БД Postgre. Мы проводим миграцию данных в 2 этапа, чтобы минимизировать ошибки и потери данных: вначале – тестовая миграция, затем – промышленный перенос данных.

Шаги для миграции на Postgre:
• Разработка и согласование плана работ.
• Перевод необходимых процедур решения на Postgre.
• Подготовка базы данных к миграции.
• Тестовая миграция данных.
• Миграция промышленной базы данных.
• Настройка обслуживания базы данных в соответствии с рекомендациями вендора платформы Docsvision или в соответствии с регламентами вашей компании.
• Сопровождение ИТ-системы с целью стабилизации работы после миграции данных.

🤝 Если перед ИТ-командой стоит задача миграции БД на Postgre, то мы готовы поддержать компании в этом проекте.

Демонстрация работы с МЧД

Пока мы готовим видеозапись вебинара «Переход на МЧД: методология и практические кейсы», спешим поделиться видео, где мы демонстрируем процесс работы с МЧД на платформе Docsvision.

Видео показывает:
• создание МЧД
• действия с карточкой МЧД
• проверку МЧД в реестре ФНС
• подготовку документа для подписания
• подписание документа
• работу контрагента
• просмотр журнала обмена

​​Мы рассказываем про инструменты, которые помогают в работе юридического департамента: как автоматизировать претензионно-исковую деятельность, подготовку и согласование договоров. Но сегодня поговорим глобально про LegalTech c Артёмом Кондрашовым, Sales Product Manager в Doczilla.

Что такое LegalTech, и какие задачи решает это направление?

LegalTech — это цифровые инструменты автоматизации бизнес-задач в рамках юридических процессов. Иначе говоря, инструменты, которые помогают юристу и бизнесу в работе.

В первую очередь, LegalTech-инструменты позволяют исключить юристов из цепочки перепроверки одних и тех же документов, а также снимают с них рутинную работу. Это позволяет сосредоточиться на интересных задачах и ощутимо снижает риск выгорания.

Для бизнеса это кратное ускорение подготовки и согласования документов (в среднем в 10 раз) и сокращение срока закрытия сделки — а значит, компания быстрее получает деньги. Кроме того, LegalTech-инструменты снижают риски, вызванные ошибками и человеческим фактором, и повышают эффективность сотрудников.
Руководителям юридических департаментов и Head of legal помогает кратно выполнять KPI.

Какие сервисы и технологии меняют юридическую практику сейчас?

Всё, что помогает автоматизировать работу: конструкторы документов, системы согласования, справочно-правовые системы, системы учёта времени и комплексные решения, которые включают в себя все эти продукты.

Сейчас в этот список можно включить искусственный интеллект. Ещё пару лет назад никто не мог предположить, что ИИ внедрится в такое количество сервисов, а теперь он даёт большое пространство для новых возможностей привычных инструментов.

Кому в работе полезны LegalTech-решения?

LegalTech-решения доступны как инхаус-юристам, так и большим корпорациям. Частному специалисту можно начать с продукта, заточенного под конкретную задачу, крупные компании могут автоматизировать вообще все процессы. Всё зависит от потребностей и объёма задач. Достаточно посчитать эффективность и понять, что выгода будет ощущаться даже с одним инструментом.

Внедрение LegalTech-решений — неизбежный процесс. Это вопрос времени и преимуществ, которые получат компании, сделавшие это раньше остальных. Те, кто уже их применяет, понимают, что не вернутся к прежнему формату работы, потому что такие решения в корне меняют их работу — упрощают и делают эффективнее. Кроме того, влияют на качественные и количественные метрики.

🚩 Вы можете попробовать возможности Doczilla на своих документах бесплатно в течение месяца.

5 октября мы проводили онлайн-встречу с экспертами по теме перехода российского бизнеса на новые форматы ЭП и работу с МЧД.

Участники:
🔹Елизавета Овчинникова, менеджер «ДРТ Консалтинг», сделала обзор нормативной базы по переходу на МЧД.
🔹 Алексей Рождественский, эксперт по продукту «ДоксВижн», и Ольга Карачёва, владелец продукта «ДоксВижн», рассказали про поддержку новых требований в Docsvision.
🔹 Денис Бикинин, руководитель проектов ЭДО «Цифровые Технологии и Платформы», рассказал, какие задачи решал ИТ-департамент и какие были сложности в поддержке работы с МЧД
🔹 Елена Соколовская, руководитель проектов компании крупного бизнеса, поделилась опытом реализации проекта перехода.

🚩 Запись встречи уже доступна для просмотра. В продолжение мы приглашаем на онлайн-дискуссию, где вы сможете задать свои вопросы участникам вебинара.