Ноу-хау для договоров

🧩 Конструктор договоров от Doczilla, интегрированный в платформу Docsvision, позволяет создавать корректные договоры на базе шаблонов, актуальных и согласованных юристами. В результате ускорить и процесс подготовки, и процесс согласования. ✅ Плюс высвободить время юристов на более сложную и важную работу, чем проверку примерно схожих контрактов.

🧩 Интеграция с сервисом Контур позволяет проверять благонадёжность поставщиков в онлайн-режиме. ✅ В целом, автоматизация договорного документооборота ускоряет процессы и делает их прозрачными. Все возможности платформы и интеграций мы показали на вебинаре «ТОП-5 технологий для автоматизации работы с договорами». 🧑‍💻 Если вы пропустили эфир, то вебинар можно посмотреть в записи по ссылке: https://youtu.be/fqSGWDXKjQk

Многие говорят про предстоящий переход на машиночитаемые доверенности в 2023 г. Сделали инфографику о том, что это такое, как к этому подготовиться. Но более подробно можно прочитать в нашей статье.

ТОП-5 ИТ-решений для автоматизации договорной деятельности
1️⃣ Платформа Docsvision решает задачи по управлению жизненным циклом документа: от создания и согласования до длительного хранения и контроля за исполнением обязательств
2️⃣ Сервис Контур.Фокус позволяет в онлайн-режиме проверять благонадёжность поставщиков и упрощает выбор контрагента для сотрудничества на основе объективных критериев
3️⃣ Конструктор договоров Doczilla снижает нагрузку на юристов компании и ускоряет подготовку корректных и юридически грамотных документов.
4️⃣ Сервис Контур.Диадок и другие операторы ЭДО ускоряют процесс обмена электронными документами, гарантируют их юридическую значимость.
5️⃣ Технологии Soica распознают скан-копии бумажных документов и электронный данные, маршрутизируют их в соответствующие карточки и разделы внутри СЭД для обеспечения длительного хранения и оперативного поиска.

О практике применения этих технологий мы рассказали в новой статье. И обнаружили интересную статистику в процессе подготовки материала.

🤓 Глобальная некоммерческая организация Word Commerce&Contracting ежегодно проводит исследование о том, как в компаниях меняются процессы вокруг договоров. Они обнаружили, что 25% сотрудников организации могут быть задействованы в процессе согласования договоров. И, конечно, большую часть времени они тратят на то, чтобы договориться внутри компании по договору - 82% времени. Исследование показывает, что разрыв в доходах между компаниями, инвестирующими в оптимизацию процессов подготовки договоров, растёт. А вместе с этим растут интересы первых лиц компании к оптимизации и автоматизации этой деятельности.

Хорошая поддержка – это половина продукта

Платформу Docsvision выделяет команда поддержки, которая всегда ориентирована на решение задач. Грамотно и быстро решить проблему – значит, заслужить доверие. И пусть покой команде технической поддержки только снится, они поддерживают высокую планку работу. По статистике, показатель CSI держится в среднем на отметке 9,2 баллов из 10 возможных. Хотя был квартал с оценкой 9,4. А показатель SLA = 92% в среднем в течение года.
Ребята в отделе техподдержки всегда отмечают, что чувствуют себя командой. Они готовы прийти на выручку друг другу, и с этой культурой работают с инцидентами.
Каждый запрос уникальный, как все заказчики и их внутренние процессы. Компания «ДоксВижн» — это третья линии поддержки, и получает в работу самые нестандартные запросы. Полная информация об инциденте ускоряет работы и позволяет сразу решать задачу, а не исследовать её условие.
Обращаясь в ТП на портале, уделите время описанию инциденту, чтобы ускорить его решение.

5 шагов для перехода на кадровый электронный документооборот.

На прошлой неделе мы провели вебинар о том, как перевести кадровый процессы в организации с бумаги в цифру. Запись вебинара - доступна по ссылке.

5 шагов для перехода на КЭДО
🟢 1 шаг – описать текущие бизнес-процессы и документы в части кадрового делопроизводства. Проект перехода на КЭДО лучше начинать с оценки текущих процессов. Сотрудники КДП должны определить типы документов, порядок их согласования, подписания, хранения.

🟢 2 шаг – сделать аудит документов, инструментов. Сотрудники КДП должны определить, как проходит подписание документам (кем, какой подписью), какие имеющиеся ИТ-системы задействованы в процессе, все ли сотрудники имеют нужные доступы к ним.

🟢 3 шаг – оптимизировать бизнес-процессы КДП, отказаться от дублирования в процессах и в документах.

🟢 4 шаг – выбрать платформу для перехода на КЭДО, автоматизировать процессы.
🟢 5 шаг – подготовить внутренние документы, регламентирующие переход на КЭДО.
Когда компания определит, какие кадровые документы будут переведены в электронный вид и в какой ИТ-системе, сотрудникам КДП потребуется подготовить 2 документа:
1️⃣ Положение об электронном документообороте
2️⃣ Приказ, ЛНА или изменения в трудовой договор
Без этих документов в случае споров и разбирательств электронные документы не будут приняты и рассмотрены в суде.

​​Перед вами стоит задача внедрить или обновить систему электронного документооборота? Посмотрите курс Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн». Владимир уже 25 лет занимается автоматизацией документооборота в России. Своим опытом он делится на курсе «Что такое СЭД и как её внедрять?»
🔷 15 уроков по 15 минут
🔷 Онлайн
🔷 Проходите курс в удобном темпе
🔷 Материалы остаются доступными
🔷 Обучение бесплатное

Вы найдёте ответы на вопросы:
🔘 какие задачи можно решить с помощью СЭД в 2023 г?
🔘 как выбрать оптимальное решение?
🔘 как развивать систему в организации?
🔘 почему поступательный подход лучше?

Бухгалтеры и юристы хранят документы по 50 лет – как будем организовывать для них хранение?
🧐 Как бухгалтерам уже избавиться от хранения всех документов на бумаге и вступить в мир без бумаги?

💫 Государство проделало колоссальную работу по подготовке соответствующей нормативной базе - бухгалтеры и юристы могут позволить себе отказать от бумаги без бизнес-рисков. Однако, такой переход требует существенных усилий по организации необходимой инфраструктуры, изменению бизнес-процессов и внедрению соответствующих программных решений. Ключевой компонент в ИТ-инфраструктуре для такого перехода – электронный архив бухгалтерских документов (АБД). Он обеспечивает хранение и доступ ко всем бухгалтерским документам. Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», предлагает разобраться, какими функциями ему необходимо обладать, чтобы помочь бухгалтерам решить их задачу, вот тут 👈

9 шагов к успешному внедрению ИТ-проекта

🔥 Часто при выборе решения заказчик сталкивается с проблемой: как уложить желание получить максимум функций в ограниченный бюджет и реалистичные сроки?
Мы описали последовательность шагов для реализации успешного проекта. Скачивайте электронную книгу.

Что внутри?
🔵 9 шагов к успешному проекту внедрения
🔵 На основе опыта трех экспертов из сообщества Docsvision. За плечами каждого – свыше 40 проектов внедрения корпоративных IT-систем в средних и крупных компаниях из различных отраслей
🔵 Можно применять не только для внедрения систем электронного документооборота, а для любого проекта в компании

Скачать Дорожную карту! 🧭

Бухгалтеры и юристы хранят документы по 50 лет. Как организовать для них хранение данных?

🔥 Отвечаем в гайде, где собрали полный перечень требований к современным платформам электронных архивов. Его автор – Владимир Андреев, эксперт на рынке электронного документооборота с 25-летним опытом. Он стоял у истоков рынка ECM-систем в России.

Что внутри?
🔵 Законодательные требования к хранению электронных документов
🔵 Требования по выбору решения
🔵 Инструкция по внедрению архива
🔵 Кейс внедрения, расписанный по шагам

Скачать гайд! 📥

Перед вами стоит задача внедрить или обновить систему электронного документооборота?

🔥 Посмотрите курс Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн». Владимир уже 25 лет занимается автоматизацией документооборота в России. Своим опытом он делится на курсе «Что такое СЭД и как её внедрять?»
🔷 15 уроков по 15 минут
🔷 Онлайн
🔷 Проходите курс в удобном темпе
🔷 Материалы остаются доступными
🔷 Обучение бесплатное

Вы найдёте ответы на вопросы:
🔘 какие задачи можно решить с помощью СЭД в 2023 г?
🔘 как выбрать оптимальное решение?
🔘 как развивать систему в организации?
🔘 почему поступательный подход лучше?

Получить доступ к курсу

Переезд портала ТП за 3 недели

Ольга Трачук, руководитель службы технической поддержки «ДоксВижн», рассказала о быстром и благополучном переезде портала технической поддержки с Zendesk на новые рельсы. Если у вас есть схожие задачи в наступающем году, то наш опыт может быть вам интересен 💫 Читайте статью на Хабре 👉 по ссылке.

🎄 В преддверии Нового года мы хотим поблагодарить подписчиков за поддержку и внимание. Мы будем продолжать готовить для вас интересный контент и оставаться актуальными. С нетерпением ждём встреч в новом году! С Новым годом! 🎉

📈 По прогнозу Gartner, в 2023 мировой рынок Low-Code технологии вырастет почти на 20%. «Low-Code-приложения дают заказчику все преимущества open-source-подхода и полностью снимают с разработчика самую сложную часть программирования, связанную с архитектурой системы в целом», - считает Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн». Накануне нового года издание RSpectr собрало мнение экспертов о перспективе технологии Low-Code в России. Есть мнение, что рост на отечественном рынке будет даже выше, чем на мировом. 🧐 Почему – можно узнать в статье «С низкого кода».

Показываем, как работать в Docsvision в части кадрового делопроизводства
Записали демонстрационный ролик о том, как работать в системе Docsvision в рамках кадровых бизнес-процессов:
1️⃣ Шаг 1. Создание документа для подписания сотрудниками и его согласование.
2️⃣ Шаг 2. Подписание документа работниками.
3️⃣ Шаг 3. Подписание документа руководителем.
Посмотреть 👉 видео

💥 ТОП-3 изменений в электронном документообороте за 2022 г.

Государство активно поддерживает переход на безбумажные бизнес-процессы в последние годы. Новые законодательные инициативы создали предпосылки для перевода в электронный вид документов, которые раньше всегда оставались исключительно бумажными. Другие инициативы существенно удешевили использование электронной подписи.

Что изменилось в 2022 году?
1️⃣ Мы узнали про машиночитаемые доверенности (МЧД). Ожидается, что с 1 сентября 2023 г. электронные документы можно будет подписать электронной подписью физического лица, которая может быть использована в бизнесе и в личных целях. Право подписывать документы от лица организации как раз будет подтверждать МЧД, которая, в свою очередь, подписывается подписью юридического лица – она выдаётся в единственном числе на организацию. Подробнее мы писали в статье 🧐

2️⃣ Технологии использования электронных подписей становятся более доступными и демократичными в цене. В кадровом делопроизводстве завоёвывает позиции облачная электронная подпись. Параллельно государство предлагает использовать в работе мобильное приложение «Госключ», о котором мы писали в этой статье. Мы изучаем возможности подписания документов через «Госключ» и скоро поделимся выводами и результатами.

3️⃣ Кадровый документооборот ждёт стандартизация и формализация. В сентябре Минтруд России утвердил требования к составу и форматам электронных документов в КЭДО. И мы ожидаем новых уточнений. Подробнее.

Что мы ждём в 2023 году?
Ожидаем, что будет принят закон, получивший название «Об электронном дубликате». Он описывает, как создать юридически значимый электронный дубликат документа, и содержит общие требования к таким процедурам.

Что выбрать для реализации кадрового электронного документооборота?

Согласно закону, КЭДО может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:
⚪️ цифровая платформа «Работа России»;
⚪️ информационная система работодателя.

🔘 Платформа «Работа России», несмотря на бесплатный доступ и быстрый запуск проектов в части КЭДО, имеет существенные минусы - ограниченные возможности функциональности, интерфейса, интеграции с внутренними системами предприятия, невозможность какой-либо модификации под заказчика. Поэтому компании чаще выбирают второй путь – реализовать требуемую функциональность самостоятельно в удобной ИТ-системе. Для этого можно подключиться к одному из коммерческих облачных сервисов КЭДО или доработать внутреннюю СЭД до требуемой функциональности. Плюсы и минусы этих двух подходов сравнил Виктор Сущев, директор по методологии и консалтингу «ДоксВижн», в статье для портала TAdviser.

Кратко:
🟢 Облачные сервисы КЭДО включают готовую базовую функциональность и позволяют быстро переключиться на новый бизнес-процесс. Однако, они ограничены в возможностях реализовать нестандартные интеграции с внутренними системами или автоматизировать специфические кадровые процессы.

🟢 Платформы электронного документооборота позволяют реализовать сложные интеграции, настроить процессы любой сложности, поддерживают любые виды ЭП. Их модернизация до полноценной поддержки кадровых процессов требует вложений. Однако, если в системе будет работать 1 000 сотрудников и более 3-5 лет, то использование внутренней СЭД будет более выгодным решением, чем использование облачных сервисов. И чем крупнее предприятие, тем эта выгода больше.

Подробнее читайте 👉 «Облачная коробка или решение на платформе СЭД – что выбрать для кадрового документооборота?»

📢 «ДоксВижн» представляет новый релиз платформы Docsvision 5.5.5 и web-клиента 17

Новый релиз платформы Docsvision отвечает на актуальные запросы бизнеса и расширяет возможности продукта в части кадрового делопроизводства, мониторинга задач и работы с большим объёмом данных.

Сергей Пуцин, заместитель генерального директора «ДоксВижн», так прокомментировал новый релиз:
«Мы внимательно изучали требования в части организации кадрового делопроизводства и реализовали возможность работы с облачной и мобильной подписью, новые возможности аутентификации в системе. Также на основе отзывов наших заказчиков мы существенно обновили архитектуру, чтобы платформа работала быстрее, стабильнее и имела высокий потенциал для масштабирования. Продолжаем держать руку на пульсе в плане изменения нормативной базы в электронном документообороте и готовим новые актуальные доработки».

Подробнее об обновлении продукта читайте 👉 тут.

Применение электронной подписи: что год грядущий нам готовит?

Мы видим, что отказ от бумаги и переход к обмену электронными документами ускоряет процессы и делает их прозрачными. Например, один наш клиент рассказал, что они сократили трудозатраты в 13 раз после перехода на электронный документооборот (с ~6245 чел./ч до ~470 чел./ч в месяц). Государство также поддерживает переход на электронный обмен данными – за последние 3 года была существенно доработана нормативная база.

Электронный документооборот становится не только выгодным, но и безопасным с точки зрения рисков судебных споров. Компании могут обмениваться электронными документами с контрагентами и даже сотрудниками. Что нас ждёт в 2023 г?

1️⃣ Плановый переход на работу с МЧД, когда компании обмениваются электронными документами.

2️⃣ Развитие приложения «Госключ», которое может сделать доступ к ЭП дешевле и доступнее. Приложение развивается из MVP в сторону полноценного сервиса, открывает API для интеграции.

Чуть больше об этом мы написали в статье на Хабре.

По отношению к Реестру отечественного ПО со стороны игроков ИТ-рынка мнение неоднозначное, как выяснила редакция ComNews. Кто-то отмечает, что процедура попадания в Реестр излишне сложная и затянутая. Другое мнение – это дополнительная гарантия качества продукта и услуги для заказчиков. Ещё одна функция Реестра – это нормативное регулирование рынка, прежде всего госзакупок. Директор по стратегическому маркетингу «ДоксВижн» Сергей Курьянов считает, что реестры отражают вторую часть процесса импортозамещения – формирование предложения отечественных и «дружественных» заменителей «недружественных» технологий.

А как думаете вы?
Ставьте реакции:
👍- если поддерживаете идею Реестра;
👎- если негодуете на Реестр.

Подробнее о том, что происходит на российском ИТ-рынке в контексте импортозамещения – читайте в статье ComNews.