Как работать с конструкторами документов в Docsvision?

Чтобы не создавать каждый раз новый договор для типовых задач, можно использовать шаблоны. Но важно, чтобы шаблон был актуальным. И было бы удобно, чтобы автор договора не мог внести в шаблон случайных изменений. Тогда процесс подготовки контактов ускорится, а юристы освободятся от рутинных проверок и бесконечной вычитки типовых документов. Реализовать такую функциональность в Docsvision можно в результате интеграции Doczilla.

Как работает решение?
1️⃣ Создайте карточку документа в Docsvision и заполните основные реквизиты (номер, дату и другие).
2️⃣ Из созданной карточки перейдите в конструктор документов Doczilla. База содержит согласованными юристами интегративные шаблоны. В тексте шаблона уже будут заполнены реквизиты из предыдущего шага.
3️⃣ Заполните анкету по документу, заполнив дополнительные поля в анкете интерактивного шаблона в Doczilla. В результате автоматически сформируется юридически верный текст: скорректируются все доступные для изменения области документа. Удобная навигация подсвечивает и позволяет быстро посмотреть блоки, связанные с изменениями.
4️⃣ Сохраните текст документа, он автоматически добавится в карточку в Docsvision.
5️⃣ Запустите следующий этап бизнес-процесса, например, отправьте договор на согласование. Время на прохождение маршрута существенно уменьшается, так как в документе из конструктора не нужно перепроверять юридические аспекты или данные, заполненные автоматически.

Подробнее про решение можно узнать тут.

⏰ Уже завтра, 1 декабря, приглашаем вас на вебинар «ТОП-5 технологий для автоматизации работы с договорами». Расскажем про то, как современные технологии позволяют ускорить подготовку контактов, снизить нагрузку на юристов, сделать процесс прозрачным. Ответим на вопрос, как подписывать договора в электронном виде в 2023 г. И, конечно, покажем работу платформы Docsvision на каждом шаге работы над договором. До встречи в эфире в четверг в 11:00!

«Главное – слышать бизнес и не бросать его в текущих проблемах»

Отечественная система электронного документооборота Docsvision в компании СУЭК пришла на смену Lotus Notes пять лет назад, когда тренд импортозамещения был для крупного частного бизнеса скорее пожеланием, чем реальными действиями. Почему компания сделала такой выбор, и как он повлиял на дальнейшую цифровизацию бизнес-процессов холдинга, TAdviser рассказал Сергей Гортинский, руководитель проекта развития Docsvision компании СУЭК. 🤓 Читать интервью 👉 тут.

От бумаги к цифре в кадровых процессах

Перевод кадровых процессов с бумаги в цифровое пространство решает ряд бизнес-задач:
✔️своевременное подписание документов;
✔️прозрачность процессов;
✔️ускорение скорости работы с кадровыми документами на всех уровнях;
✔️повышение лояльности сотрудников;
✔️возможность быстро адаптироваться под новые условия рынка.

📆 8 декабря (четверг) в 11:00 (МСК) на вебинаре «Переход на КЭДО в Docsvision – 5 шагов для старта» рассмотрим основные этапы внедрения КЭДО на платформе Docsvision, которая уже внедрена в организации или только планируется к внедрению.
🟢 Покажем возможности платформы Docsvision в рамках живой демонстрации
🟢 Обсудим практический опыт реализации проектов внедрения КЭДО

Цифровой суверенитет российских корпоративных систем

По результатам исследования, проведённом компанией «ДоксВижн» в марте, актуальным импортозамещение считают почти 78% ИТ-руководителей, по-разному оценивая критичность ситуации. 22% считают для себя импортозамещение неактуальным, это больше доли уже сейчас работающих полностью на отечественных платформах. На фоне 78%, признающих для себя актуальным импортозамещение, только 43% планируют импортозамещение в текущем году, остальные пока не определились с конкретными планами.

Чтобы комплексно рассмотреть стек импортонезависимых технологий, на конференцию Docsvision Day мы пригласили компании «Астра» и «Р7».

🟢 Технологии «Астра» развиваются в направлении создания независимой экосистемы на базе Linux.
🟢 Продукты «Р7» также продолжают развиваться в сторону создания удобной экосистемы для работы команд с документами, поддерживают коммуникацию через чаты и почту.

От бумаги к цифре на практике – опыт ЦФТ

Ведущий российский финтех-провайдер Центр Финансовых Технологий перевёл кадровые процессы полностью в электронный вид. В результате компания решила задачу со своевременным подписанием кадровых документов и повысила лояльность 4000 сотрудников из 12 офисов, предоставив им современный и удобный сервис для общения с отделом кадров. Для автоматизации кадрового делопроизводства компания ЦФТ использовала платформу Docsvision. Ранее платформа позволила автоматизировать внутренние бизнес-процессы вокруг кадровой работы, но подписание оставалось на бумаге. Когда изменения в законодательстве позволили оцифровать процессы от начала до конца в рамках ИТ, компания смело шагнула навстречу неизвестному. Результаты и опыт в новом материале 👉 "ЦФТ ускорил подписание документов с сотрудниками, ушёл от бумаги к цифре, используя возможности платформы Docsvision".

Рынок BPM в России – итоги и прогнозы

📊 По итогам 2021 г. редакция CNews опубликовала рейтинг крупнейших игроков и поставщиков BPMS в России. Платформа Docsvision заняла 5 место в рейтинге крупнейших вендоров.

Компании-партнёры, оказывающие услуги внедрения Docsvision, также заняли лидирующие позиции.
🏆 Компания «Диджитал Дизайн» занимает вторую строчку в рейтинге интеграторов. По сравнению с 2020 г. компания выросла на 2 пункта в рейтинге.
🏆 Компания RKIT занимает 15 строчку в рейтинге поставщиков и интеграторов.
Поздравляем коллег! 💐

📈 Помимо финансовых показателей, редакция Cnews традиционно подготовила обзор рынка с анализом трендов, фактических данных и оценками экспертов. Всё это доступно👉 по ссылке.

⏰ Уже завтра, 8 декабря, в 11:00 (МСК) на вебинаре «Переход на КЭДО в Docsvision – 5 шагов для старта» рассмотрим основные этапы внедрения КЭДО на платформе Docsvision. Также на вебинаре покажем возможности платформы Docsvision в рамках живой демонстрации и обсудим практический опыт реализации проектов внедрения КЭДО. Участие в мероприятии по предварительной регистрации.

Ноу-хау для договоров

🧩 Конструктор договоров от Doczilla, интегрированный в платформу Docsvision, позволяет создавать корректные договоры на базе шаблонов, актуальных и согласованных юристами. В результате ускорить и процесс подготовки, и процесс согласования. ✅ Плюс высвободить время юристов на более сложную и важную работу, чем проверку примерно схожих контрактов.

🧩 Интеграция с сервисом Контур позволяет проверять благонадёжность поставщиков в онлайн-режиме. ✅ В целом, автоматизация договорного документооборота ускоряет процессы и делает их прозрачными. Все возможности платформы и интеграций мы показали на вебинаре «ТОП-5 технологий для автоматизации работы с договорами». 🧑‍💻 Если вы пропустили эфир, то вебинар можно посмотреть в записи по ссылке: https://youtu.be/fqSGWDXKjQk

Многие говорят про предстоящий переход на машиночитаемые доверенности в 2023 г. Сделали инфографику о том, что это такое, как к этому подготовиться. Но более подробно можно прочитать в нашей статье.

ТОП-5 ИТ-решений для автоматизации договорной деятельности
1️⃣ Платформа Docsvision решает задачи по управлению жизненным циклом документа: от создания и согласования до длительного хранения и контроля за исполнением обязательств
2️⃣ Сервис Контур.Фокус позволяет в онлайн-режиме проверять благонадёжность поставщиков и упрощает выбор контрагента для сотрудничества на основе объективных критериев
3️⃣ Конструктор договоров Doczilla снижает нагрузку на юристов компании и ускоряет подготовку корректных и юридически грамотных документов.
4️⃣ Сервис Контур.Диадок и другие операторы ЭДО ускоряют процесс обмена электронными документами, гарантируют их юридическую значимость.
5️⃣ Технологии Soica распознают скан-копии бумажных документов и электронный данные, маршрутизируют их в соответствующие карточки и разделы внутри СЭД для обеспечения длительного хранения и оперативного поиска.

О практике применения этих технологий мы рассказали в новой статье. И обнаружили интересную статистику в процессе подготовки материала.

🤓 Глобальная некоммерческая организация Word Commerce&Contracting ежегодно проводит исследование о том, как в компаниях меняются процессы вокруг договоров. Они обнаружили, что 25% сотрудников организации могут быть задействованы в процессе согласования договоров. И, конечно, большую часть времени они тратят на то, чтобы договориться внутри компании по договору - 82% времени. Исследование показывает, что разрыв в доходах между компаниями, инвестирующими в оптимизацию процессов подготовки договоров, растёт. А вместе с этим растут интересы первых лиц компании к оптимизации и автоматизации этой деятельности.

Хорошая поддержка – это половина продукта

Платформу Docsvision выделяет команда поддержки, которая всегда ориентирована на решение задач. Грамотно и быстро решить проблему – значит, заслужить доверие. И пусть покой команде технической поддержки только снится, они поддерживают высокую планку работу. По статистике, показатель CSI держится в среднем на отметке 9,2 баллов из 10 возможных. Хотя был квартал с оценкой 9,4. А показатель SLA = 92% в среднем в течение года.
Ребята в отделе техподдержки всегда отмечают, что чувствуют себя командой. Они готовы прийти на выручку друг другу, и с этой культурой работают с инцидентами.
Каждый запрос уникальный, как все заказчики и их внутренние процессы. Компания «ДоксВижн» — это третья линии поддержки, и получает в работу самые нестандартные запросы. Полная информация об инциденте ускоряет работы и позволяет сразу решать задачу, а не исследовать её условие.
Обращаясь в ТП на портале, уделите время описанию инциденту, чтобы ускорить его решение.

5 шагов для перехода на кадровый электронный документооборот.

На прошлой неделе мы провели вебинар о том, как перевести кадровый процессы в организации с бумаги в цифру. Запись вебинара - доступна по ссылке.

5 шагов для перехода на КЭДО
🟢 1 шаг – описать текущие бизнес-процессы и документы в части кадрового делопроизводства. Проект перехода на КЭДО лучше начинать с оценки текущих процессов. Сотрудники КДП должны определить типы документов, порядок их согласования, подписания, хранения.

🟢 2 шаг – сделать аудит документов, инструментов. Сотрудники КДП должны определить, как проходит подписание документам (кем, какой подписью), какие имеющиеся ИТ-системы задействованы в процессе, все ли сотрудники имеют нужные доступы к ним.

🟢 3 шаг – оптимизировать бизнес-процессы КДП, отказаться от дублирования в процессах и в документах.

🟢 4 шаг – выбрать платформу для перехода на КЭДО, автоматизировать процессы.
🟢 5 шаг – подготовить внутренние документы, регламентирующие переход на КЭДО.
Когда компания определит, какие кадровые документы будут переведены в электронный вид и в какой ИТ-системе, сотрудникам КДП потребуется подготовить 2 документа:
1️⃣ Положение об электронном документообороте
2️⃣ Приказ, ЛНА или изменения в трудовой договор
Без этих документов в случае споров и разбирательств электронные документы не будут приняты и рассмотрены в суде.

​​Перед вами стоит задача внедрить или обновить систему электронного документооборота? Посмотрите курс Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн». Владимир уже 25 лет занимается автоматизацией документооборота в России. Своим опытом он делится на курсе «Что такое СЭД и как её внедрять?»
🔷 15 уроков по 15 минут
🔷 Онлайн
🔷 Проходите курс в удобном темпе
🔷 Материалы остаются доступными
🔷 Обучение бесплатное

Вы найдёте ответы на вопросы:
🔘 какие задачи можно решить с помощью СЭД в 2023 г?
🔘 как выбрать оптимальное решение?
🔘 как развивать систему в организации?
🔘 почему поступательный подход лучше?

Бухгалтеры и юристы хранят документы по 50 лет – как будем организовывать для них хранение?
🧐 Как бухгалтерам уже избавиться от хранения всех документов на бумаге и вступить в мир без бумаги?

💫 Государство проделало колоссальную работу по подготовке соответствующей нормативной базе - бухгалтеры и юристы могут позволить себе отказать от бумаги без бизнес-рисков. Однако, такой переход требует существенных усилий по организации необходимой инфраструктуры, изменению бизнес-процессов и внедрению соответствующих программных решений. Ключевой компонент в ИТ-инфраструктуре для такого перехода – электронный архив бухгалтерских документов (АБД). Он обеспечивает хранение и доступ ко всем бухгалтерским документам. Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», предлагает разобраться, какими функциями ему необходимо обладать, чтобы помочь бухгалтерам решить их задачу, вот тут 👈

9 шагов к успешному внедрению ИТ-проекта

🔥 Часто при выборе решения заказчик сталкивается с проблемой: как уложить желание получить максимум функций в ограниченный бюджет и реалистичные сроки?
Мы описали последовательность шагов для реализации успешного проекта. Скачивайте электронную книгу.

Что внутри?
🔵 9 шагов к успешному проекту внедрения
🔵 На основе опыта трех экспертов из сообщества Docsvision. За плечами каждого – свыше 40 проектов внедрения корпоративных IT-систем в средних и крупных компаниях из различных отраслей
🔵 Можно применять не только для внедрения систем электронного документооборота, а для любого проекта в компании

Скачать Дорожную карту! 🧭

Бухгалтеры и юристы хранят документы по 50 лет. Как организовать для них хранение данных?

🔥 Отвечаем в гайде, где собрали полный перечень требований к современным платформам электронных архивов. Его автор – Владимир Андреев, эксперт на рынке электронного документооборота с 25-летним опытом. Он стоял у истоков рынка ECM-систем в России.

Что внутри?
🔵 Законодательные требования к хранению электронных документов
🔵 Требования по выбору решения
🔵 Инструкция по внедрению архива
🔵 Кейс внедрения, расписанный по шагам

Скачать гайд! 📥

Перед вами стоит задача внедрить или обновить систему электронного документооборота?

🔥 Посмотрите курс Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн». Владимир уже 25 лет занимается автоматизацией документооборота в России. Своим опытом он делится на курсе «Что такое СЭД и как её внедрять?»
🔷 15 уроков по 15 минут
🔷 Онлайн
🔷 Проходите курс в удобном темпе
🔷 Материалы остаются доступными
🔷 Обучение бесплатное

Вы найдёте ответы на вопросы:
🔘 какие задачи можно решить с помощью СЭД в 2023 г?
🔘 как выбрать оптимальное решение?
🔘 как развивать систему в организации?
🔘 почему поступательный подход лучше?

Получить доступ к курсу

Переезд портала ТП за 3 недели

Ольга Трачук, руководитель службы технической поддержки «ДоксВижн», рассказала о быстром и благополучном переезде портала технической поддержки с Zendesk на новые рельсы. Если у вас есть схожие задачи в наступающем году, то наш опыт может быть вам интересен 💫 Читайте статью на Хабре 👉 по ссылке.

🎄 В преддверии Нового года мы хотим поблагодарить подписчиков за поддержку и внимание. Мы будем продолжать готовить для вас интересный контент и оставаться актуальными. С нетерпением ждём встреч в новом году! С Новым годом! 🎉