Первый шаг к налоговому мониторингу – внедрение электронного архива первички

Делимся записью вебинара, на котором рассказали, как работает платформа Docsvision в части организации электронного архива бухгалтерских документов. Показали, как организовать хранение бухгалтерских документов, поступающих на бумаге по почте и через операторов ЭДО в едином информационном пространстве.

Практическим опытом построения архива поделится Владимир Поляков, руководитель проекта в компании Sucden. Владимир расскажет, как электронный архив обеспечил доступ к документам сотрудникам из различных офисов, оцифровал поток входящих документов, помог оперативно отвечать на запросы контролирующих органов.

Машиночитаемые доверенности – что нас ждёт в 2023?

Машиночитаемые доверенности грозят перевернуть сложившуюся практику работы с электронными подписями, когда ключи и соответствующие сертификаты выдавались для конкретных типов документов и видов деятельности. Теперь сотрудники будут подписывать электронные документы своей ЭП, а право таких действий будет подтверждать машиночитаемая доверенность (МЧД). Чтобы проверка легитимности подписания была быстрой, МЧД будет содержать единые коды деятельности – их будет легко проверить на соответствие с помощью СЭД.

Как видно из описания сути работы МЧД, организации будут вынуждены адаптировать СЭД под новые стандарты и требования, чтобы сохранить юридическую значимость электронного документооборота с контрагентами.

🤓 Кратко о нововведениях, о переходе на МЧД – смотрите новый выпуск ЭДОлогии с Владимиром Андреевым, президентом компании «ДоксВижн».

Кейс «Группа ГАЗ»

Кейс использования платформы Docsvision в «Группе ГАЗ» иллюстрирует, как на практике реализовать высоконагруженную систему не только электронного документооборота, но и автоматизации внутренних бизнес-процессов в территориально распределённой организации. Результаты проекта Docsvision:
✔️ Использование ЭП для юридически значимых документов ускоряет оборот документов, снижает затраты на доставку курьерами и хранение оригиналов.
✔️ Удобный интерфейс для работы с документами снижает риски управленческих ошибок – когда неудобно, можно не посмотреть лишний раз, а можно посмотреть, но не заметить.
✔️ Работа с документами в рамках единой ИТ-системы сокращает временные потери руководства на доступ к информации.
✔️ Развитие СЭД за «границами канцелярии», когда система обрастает функциональностью для решения специфических бизнес-задач под требования внутренних заказчиков. Подробнее в статье на TAdviser.

Читайте Хабр

Мы снова запустили блог на Хабре, где будем публиковать полезные и интересные материалы – подписывайтесь!

Наши коллеги уже опубликовали свои первые статьи:
👨‍💻 Владимир Маркиев, технический писатель «ДоксВижн», делится своим опытом по практике модернизации тех. документации платформы Docsvision – статья «Кровь, пот и слёзы: как я переделал навигацию на сайте документации и в чём профит переделки».
👩‍💻 Кристина Пешне, разработчик веб-решений «ДоксВижн», написала свои мысли про повторное использование кода.

Впереди новые публикации не только про код и технологии, но и практику проектов внедрения СЭД, актуальные данные по изменениям в законодательстве в области СЭД 🚀

Формализованные кадровые электронные документы

Кадровое делопроизводство всё быстрее переходит в электронный вид. И контролирующие органы поддерживают тренд на цифровизацию, уточняют требования, нормы. В сентябре Минтруд России утвердил требования к составу и форматам электронных документов в КЭДО.

🗓 Приказ утверждает следующую структуру кадрового электронного документа:
✔️ основная часть электронного документа в виде файла в формате PDF/A 1А;
✔️приложения электронного документа (при наличии) в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
✔️электронные подписи основной части и приложений (при наличии), представленные в виде файлов электронной подписи, установленной ст. 22.3 ТК РФ;
✔️машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа (при наличии);
✔️описание электронного документа в отдельном файле формата XML.

Кроме того, определены:
📌 перечень структурных элементов кадрового электронного документа;
📌 коды кадровых электронных документов и других сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде.

Единые требования вступят в силу 1 марта 2023 года. 🚀

📚 Подробнее:
Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».

🤓 Продолжаем следить за новостями в части развития нормативной базы.

Трансформация и автоматизация – что на самом деле происходит?

Часто цифровая трансформация и автоматизация используются как синонимы. Но это совершенно разные. Трансформации происходят в бизнесе, обозначают качественные изменения бизнес-модели. Они происходят в человеческой истории регулярно в течение тысяч лет, наблюдались задолго до какой-либо автоматизации.

Триггером для трансформации являются изменения внешней среды или ресурсов, в частности, технологические. К технологическим изменениям относится и автоматизация процессов, и переход к использованию компьютеров, и создание интернет-единой среды коммуникаций между людьми и компьютерами. Скорость изменений в период трансформации резко возрастает в результате конкуренции между производителями.

Эволюция развития от СЭД к CSP-платформам отражает, как компании трансформируют процессы, оцифровывают данные. Подробнее об этом написал Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу «ДоксВижн», для портала globalcio:
1️⃣ Часть 1

2️⃣ Часть 2

Приложение «Госключ»

🔑 Использовать приложение «Госключ» для подписания документов можно, но пока неудобно, так как требуется отправлять каждый документ через специальную форму на Госуслугах.
🤳 Разработчики пока не опубликовали открытое API, чтобы интегрировать «Госключ» с корпоративными СЭД. И отдельно предстоит разобраться с процессом подписания документа в связке с машиночитаемой доверенностью. Чуть больше об этом можно прочитать в новом материале на сайте. Но пока больше вопросов, чем ответов.

Какое завтра у СЭД?

За последние 20 лет системы электронного документооборота (СЭД) вобрали в себя функции ECM и BPM-систем и трансформировались в новый класс – CSP. «Мы продолжаем использовать устаревшее название СЭД, но эти системы уже давно трансформировались в системы CSP-класса, помогающие управлять контентом и процессами в организациях», - подчёркивает Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн».

Компании стремятся перевести внутренние процессы на безбумажные рельсы. Государство поддерживает такой переход тем, что совершенствует нормативную базу в этом направлении. В частности, последние изменения в Трудовом кодексе допускают перевод в электронный вид почти всех кадровых документов.

Тотальная цифровизация процессов вокруг бумажных документов диктует бизнесу повышение требований к масштабированию и отказоустойчивости CSP-решениям - каждый сотрудник компании может стать пользователем такой системы. С другой стороны, компании оцифровывают больше бизнес-процессов в процессе эксплуатации CSP-решений.

👨‍💻 Делимся видеозаписью выступления Владимира Андреева с конференции Docsvision Day.

Переезд хуже пожара, но не всегда

Весной портал технической поддержки «ДоксВижн» экстренно переехал с Zendesk на платформу ITSM 365 – всего за 3 недели. Говорят, переезд хуже пожара. Этой весной многие ИТ-службы столкнулись с вызовом, когда требовалось быстро перевести привычные сервисы на новые платформы с сохранением бизнес-процессов, функций.

«Переехали, отдышались, развиваем новое, оцениваем результаты, – о переезде портала технической поддержки рассказала Ольга Трачук, руководитель службы технической поддержки 👉 https://teletype.in/@docsvision/HGDunLIi8ta

Игра на опережение

Сергей Пуцин, заместитель генерального директора «ДоксВижн», на прошедшей конференции Docsvision Day рассказал, как вендоры российского корпоративного ПО реагируют на актуальные тренды, в какие реальные рыночные запросы и задачи от клиентов они формируются.

Компании с распределённой структурой предъявляют следующие требования к CSP-платформам:
✔️Отказоустойчивость и отсутствие ограничений масштабирования.
✔️Гибкие инструменты настройки системы.
✔️Удобный web-интерфейс.
✔️Возможность реализовать юридически значимый электронный документооборот.
✔️Встраиваемость в существующий ИТ-ландшафт.

Платформа Docsvision отвечает этим требованиям и развивается в русле трендов российского рынка СЭД.

🧑‍💻 Послушать доклад Сергея можно тут 👉 https://youtu.be/Qlp7VNrsvTs

Проект ГУП ТЭК борется за победу в конкурсе «Проект года» от сообщества GlobalCIO
Мы уже рассказывали про проект развития платформы Docsvision в ГУП ТЭК. За 8 лет контур автоматизации бизнес-задач вышел далеко за пределы канцелярии, а число пользователей достигло 3 000 сотрудников, включая первых лиц компании. СЭД реализует электронные процессы согласования договоров, проектной документации, предоставляет внутренние сервисы.

В 2021 г. команда реализовала обновление платформы, а затем запустила проект по КЭДО. Новая функциональность будет доступна каждому сотруднику ГУП ТЭК, число пользователей системы составит 9 000 человек.

Сегодня проект участвует в конкурсе «Проект года» от GlobalCIO.

Поддержите нас и наших коллег!
1️⃣ Если у вас есть аккаунт на портале сообщества globalcio.ru – авторизуйтесь, пожалуйста.
2️⃣ Пройдите по ссылке и проголосуйте за проект ГУП ТЭК.
Благодарим за поддержку 💐

ТОП-5 технологий для автоматизации работы с договорами

🤓 По данным исследования международной ассоциации IACCM, 92% времени в работе с договорами уходит на процесс согласования, 80% выручки компаний из B2B сегмента определяется контрактами. С одной стороны, ошибки в договорах повышают риски проигрыша в судах, с другой стороны, медлительность в процессах снижает оборачиваемость бизнеса.

Автоматизация договорного документооборота расширяет узкие места. В результате скорость согласования и подписания возрастает в 3 раза, а процесс становится прозрачным и контролируемым.

📆 Приглашаем вас на вебинар 1 декабря 2022 г. (четверг) «ТОП-5 технологий для автоматизации работы с договорами». Эксперты из компании «ДоксВижн» продемонстрируют на стенде, как современные технологии позволяют оптимизировать работу с договорами, и ответят на вопросы участников вебинара.

Участие бесплатное по предварительной регистрации.

Что такое интеллектуальная обработка документов в Docsvision?

Традиционно платформа Docsvision отвечает за обслуживание жизненного цикла документа в организации, включая его хранение. Чтобы завести документ в СЭД, можно использовать интеграцию с Soica. Это решение организует потоковый ввод документов в Docsvision с любых носителей с автоматическим извлечением реквизитов и других данных, в том числе для формирования архива с удобным поиском.

Как работает интеграция?
1️⃣ Загрузка документов из различных источников.
Бумажные документы, файловый сервер, электронная почта, корпоративный портал.
2️⃣ Интеллектуальная обработка документов технологиями SOICA.
Контент классифицируется, графические элементы отделяются от текстового слоя, данные распознаются и извлекаются. Связанные документы формируются в комплекты.
3️⃣ Сохранение документов в электронный архив Docsvision.
Извлечённые реквизиты и другая информация передаются в Docsvision для заполнения полей карточки документа. Скан-копия или электронный исходник также загружаются во вложение для просмотра. В системе сохраняется оформленная карточка документа.
4️⃣ Запуск процессов по обработанным документам.
По данным из текста и атрибутам документа система определяет, какой бизнес-процесс необходимо запустить для продолжения движения документа по маршруту.
5️⃣ Контроль результатов оператором.
Более 90% документов после оптического распознавания не требуют подключения специалиста. Спорные результаты также загружаются в систему и могут запускать процесс верификации: создавать задание оператору для изучения ошибок и принятия решения.
✅ Готово!
Документы обработаны, загружены в электронный архив и доступны для продолжения работы, включая внесение правок в текстовом редакторе. Удобно искать документы по реквизитам и тексту, формировать выгрузки по различным параметрам.

Подробнее о решении можно узнать 👉 по ссылке.

Эволюция BPMS в России и в мире

Пока редакция CNews готовит новый обзор рынка BPMS, с небольшим опережением вышла статья Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн», о том, как развивались системы этого класса.

Оказывается, на глобальном рынке ECM-системы постепенно вобрали в себя функциональность BPM-систем, чтобы решить задачи управления жизненным циклом документов. Затем последовали драматические изменения и внутри корпораций. После того как были решены задачи по автоматизации учёта на базе ERP, CRM, случился рассвет гибких подходов к проектам и развитию систем. А вместе с ним возрос спрос на Low-Code инструменты. Но в России BPM-системы развивались не столько эволюционно, скорее интуитивно.

🤓 Подробнее в статье 👉 «Как эволюционировал BPMS в мире и в России».

Как работать с конструкторами документов в Docsvision?

Чтобы не создавать каждый раз новый договор для типовых задач, можно использовать шаблоны. Но важно, чтобы шаблон был актуальным. И было бы удобно, чтобы автор договора не мог внести в шаблон случайных изменений. Тогда процесс подготовки контактов ускорится, а юристы освободятся от рутинных проверок и бесконечной вычитки типовых документов. Реализовать такую функциональность в Docsvision можно в результате интеграции Doczilla.

Как работает решение?
1️⃣ Создайте карточку документа в Docsvision и заполните основные реквизиты (номер, дату и другие).
2️⃣ Из созданной карточки перейдите в конструктор документов Doczilla. База содержит согласованными юристами интегративные шаблоны. В тексте шаблона уже будут заполнены реквизиты из предыдущего шага.
3️⃣ Заполните анкету по документу, заполнив дополнительные поля в анкете интерактивного шаблона в Doczilla. В результате автоматически сформируется юридически верный текст: скорректируются все доступные для изменения области документа. Удобная навигация подсвечивает и позволяет быстро посмотреть блоки, связанные с изменениями.
4️⃣ Сохраните текст документа, он автоматически добавится в карточку в Docsvision.
5️⃣ Запустите следующий этап бизнес-процесса, например, отправьте договор на согласование. Время на прохождение маршрута существенно уменьшается, так как в документе из конструктора не нужно перепроверять юридические аспекты или данные, заполненные автоматически.

Подробнее про решение можно узнать тут.

⏰ Уже завтра, 1 декабря, приглашаем вас на вебинар «ТОП-5 технологий для автоматизации работы с договорами». Расскажем про то, как современные технологии позволяют ускорить подготовку контактов, снизить нагрузку на юристов, сделать процесс прозрачным. Ответим на вопрос, как подписывать договора в электронном виде в 2023 г. И, конечно, покажем работу платформы Docsvision на каждом шаге работы над договором. До встречи в эфире в четверг в 11:00!

«Главное – слышать бизнес и не бросать его в текущих проблемах»

Отечественная система электронного документооборота Docsvision в компании СУЭК пришла на смену Lotus Notes пять лет назад, когда тренд импортозамещения был для крупного частного бизнеса скорее пожеланием, чем реальными действиями. Почему компания сделала такой выбор, и как он повлиял на дальнейшую цифровизацию бизнес-процессов холдинга, TAdviser рассказал Сергей Гортинский, руководитель проекта развития Docsvision компании СУЭК. 🤓 Читать интервью 👉 тут.

От бумаги к цифре в кадровых процессах

Перевод кадровых процессов с бумаги в цифровое пространство решает ряд бизнес-задач:
✔️своевременное подписание документов;
✔️прозрачность процессов;
✔️ускорение скорости работы с кадровыми документами на всех уровнях;
✔️повышение лояльности сотрудников;
✔️возможность быстро адаптироваться под новые условия рынка.

📆 8 декабря (четверг) в 11:00 (МСК) на вебинаре «Переход на КЭДО в Docsvision – 5 шагов для старта» рассмотрим основные этапы внедрения КЭДО на платформе Docsvision, которая уже внедрена в организации или только планируется к внедрению.
🟢 Покажем возможности платформы Docsvision в рамках живой демонстрации
🟢 Обсудим практический опыт реализации проектов внедрения КЭДО

Цифровой суверенитет российских корпоративных систем

По результатам исследования, проведённом компанией «ДоксВижн» в марте, актуальным импортозамещение считают почти 78% ИТ-руководителей, по-разному оценивая критичность ситуации. 22% считают для себя импортозамещение неактуальным, это больше доли уже сейчас работающих полностью на отечественных платформах. На фоне 78%, признающих для себя актуальным импортозамещение, только 43% планируют импортозамещение в текущем году, остальные пока не определились с конкретными планами.

Чтобы комплексно рассмотреть стек импортонезависимых технологий, на конференцию Docsvision Day мы пригласили компании «Астра» и «Р7».

🟢 Технологии «Астра» развиваются в направлении создания независимой экосистемы на базе Linux.
🟢 Продукты «Р7» также продолжают развиваться в сторону создания удобной экосистемы для работы команд с документами, поддерживают коммуникацию через чаты и почту.

От бумаги к цифре на практике – опыт ЦФТ

Ведущий российский финтех-провайдер Центр Финансовых Технологий перевёл кадровые процессы полностью в электронный вид. В результате компания решила задачу со своевременным подписанием кадровых документов и повысила лояльность 4000 сотрудников из 12 офисов, предоставив им современный и удобный сервис для общения с отделом кадров. Для автоматизации кадрового делопроизводства компания ЦФТ использовала платформу Docsvision. Ранее платформа позволила автоматизировать внутренние бизнес-процессы вокруг кадровой работы, но подписание оставалось на бумаге. Когда изменения в законодательстве позволили оцифровать процессы от начала до конца в рамках ИТ, компания смело шагнула навстречу неизвестному. Результаты и опыт в новом материале 👉 "ЦФТ ускорил подписание документов с сотрудниками, ушёл от бумаги к цифре, используя возможности платформы Docsvision".

Рынок BPM в России – итоги и прогнозы

📊 По итогам 2021 г. редакция CNews опубликовала рейтинг крупнейших игроков и поставщиков BPMS в России. Платформа Docsvision заняла 5 место в рейтинге крупнейших вендоров.

Компании-партнёры, оказывающие услуги внедрения Docsvision, также заняли лидирующие позиции.
🏆 Компания «Диджитал Дизайн» занимает вторую строчку в рейтинге интеграторов. По сравнению с 2020 г. компания выросла на 2 пункта в рейтинге.
🏆 Компания RKIT занимает 15 строчку в рейтинге поставщиков и интеграторов.
Поздравляем коллег! 💐

📈 Помимо финансовых показателей, редакция Cnews традиционно подготовила обзор рынка с анализом трендов, фактических данных и оценками экспертов. Всё это доступно👉 по ссылке.