Кадровый электронный документооборот набирает обороты в организациях, поскольку помогает экономить ресурсы и оптимизировать работу. Потребность все чаще переходит в проекты развития СЭД в новом векторе. Наш заказчик ГУП ТЭК объявил о старте проекта по развитию КЭДО на базе Docsvision.

👍 ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга» -
одна из ведущих теплоэнергетических компаний Северо-Запада переводит кадровый документооборот в электронный формат.

💻 Оцифровка кадровых документов производится с помощью комплексного решения, разработанного Digital Design на базе платформы Docsvision.

🌿 Переход на КЭДО позволит экономить сотни килограммов бумаги в год. Например, только приказов об отпуске сотрудников предприятия в 2021 году было распечатано в количестве 28 598, а это свыше 142 килограммов бумаги!

👤 Кроме того, эффективнее станут процессы адаптации, оценки персонала и управления его квалификацией.

👍 Воспользоваться системой смогут все сотрудники предприятия, а единовременно в ней возможно работать до 2000 пользователям.

Особенности архитектуры Docsvision

Платформа Docsvision отвечает ключевым направлениям требований:
✔️ Архитектура
✔️ Гибкость
✔️ Web и мобильность
✔️ Интеграции
✔️ Кроссплатформенность
✔️ Поддержка юридически значимого документооборота

О каждом пункте подробно рассказал Сергей Пуцин, заместитель генерального директора «ДоксВижн». Смотреть видео 👨‍💻

Команда разработки Docsvision от релиза к релизу наращивает возможности платформы в части масштабируемости, отказоустойчивости и гибкости. Потому что нет предела совершенству.
Архитектура платформы Docsvision имеет 3-уровневую структуру, где ни один блок не является монолитным, а представляет из себя набор независимых сервисов. Если в системе растёт нагрузка на один из её узлов, то эту часть можно точечно масштабировать. Такой подход также повышает отказоустойчивость – отказ одного узла системы не приводит к тотальному отключению всей системы.

Подробнее об архитектуре платформы можно прочитать 👉 тут

СЭД движется в верном направлении

В прошлом остался этап, когда СЭД решали задачи только по автоматизации делопроизводства. Благодаря современным технологиям СЭД занимают всё большее место в ИТ-инфраструктуре компаний, решают больше задач «за границей» канцелярии: организуют хранение данных, автоматизируют бизнес-процессы. Они переросли в новый класс систем — CSP (Content Services Platform) с широким Low-Code-инструментарием. Платформа Docsvision поддерживает работу с ЭП, организацию юридически значимого документооборота. Как современные СЭД повышают эффективность бизнес-процессов, читайте в новой статье Владимира Андреева «Цифровизация управления на отечественной СЭД».

Учиться никогда не поздно

60-летние москвичи стали в 10 раз чаще покупать онлайн-курсы, как выяснили аналитики МТС. Изначально цель исследования была в том, чтобы понять, сколько в Московском регионе активных пользователей интернет-сервисов 60-75 лет и что они покупают.

Оказалось, что с сентября 2021 по сентябрь 2022 наибольший рост был в сегменте онлайн-образования – количество транзакций увеличилось в 10 раз. Удивительно.

В России не очень прижалась концепция life-long-learning. Чаще всего учатся те, кто:
• Всегда много учился
• Готов платить за обучение
• Имеет доступ в интернет
• Моложе 50 лет
Возможно, последний факт будет меняться 🚀

Зачем компаниям архив бухгалтерских документов?

Сахарный концерн Sucden организует хранение и передачу документов в электронном виде, ускоряет свои внутренние процессы. Марвел Дистрибуция собирает и систематизирует документы, чтобы быстрее отвечать на запросы контролирующих органов. А кто-то целенаправленно ищет решение для организации безопасного взаимодействия с ФНС в рамках налогового мониторинга. О всех задачах, которые может решить электронный архив бухгалтерских документов, расскажем и покажем на вебинарах:
📆 14 октября – проводим вебинар на площадке журнала «Главный бухгалтер» про налоговый мониторинг вместе с Ramax Group, нашим новым партнёром
📆 18 октября – демонстрируем работу архива, говорим про проектную практику на вебинаре «Первый шаг к налоговому мониторингу – внедрение электронного архива первички»

До встречи в эфире!

Как преодолеть «долину смерти» в корпоративных инновациях?

В голове мысли быстро сменялись одна другой о том, какое исследование провести, какие новые приёмы попробовать, как мы будем праздновать успех проекта. Хотелось уже скорее закончить совещание и начать действовать. Денис посмотрел на команду: «Ребята, потянем такое?». «Конечно, и не такое тянули», - поддержала его Оля. «Мы давно хотели это реализовать, сейчас лучшее время», - сказал Сергей. «Значит, давайте начинать! И давайте сразу спланируем первую встречу», - снова подвёл итог Денис. Все верили в успех.

На пятую неделю их накрыло разочарование.... https://teletype.in/@docsvision/VuYJuu2iQf4

Режим налогового мониторинга становится более доступным для бизнеса. На рынке есть достаточно экспертизы, сервисов и продуктов, чтобы реализовать переход на новую форму взаимодействия с ФНС.
Знакомство с темой налогового мониторинга начинается с поиска ответов на вопросы:
⁉️ Какой способ предоставления данных для ФНС лучше выбирать компаниям и почему?
⁉️Как реализовать проект создания системы налогового мониторинга и что важно учесть?
⁉️Почему подготовка к проекту – важнейший этап для вступления в налоговый мониторинг?
⁉️Каковы функциональные и технические требования к витрине данных для налогового мониторинга?
⁉️С какими системами требуется интегрировать витрину данных и как ещё её можно будет использовать?
⁉️Как создать единый архив бухгалтерских документов, который необходим для подключения к налоговому мониторингу?

На эти вопросы эксперты из компаний «ДоксВижн» и RAMAX Group ответят на вебинаре 14 октября. Участие бесплатное.

В рамках налогового мониторинга для взаимодействия с ФНС используется витрина данных, и на рынке уже достаточно решений для организации такого доступа к налоговой отчётности со стороны регулятора. Задача наполнения данными решается за счёт интеграции витрины с учётной ERP-системой, где все эти данные уже есть. А как собрать документы, часть которых может храниться на бумаге в архивах бухгалтерии или на складах, часть у оператора ЭДО, и причём этих операторов как правило несколько?

Электронный архив наполняется автоматически – бумажные документы потоково сканируются, из них извлекаются данные, и они сохраняются в архиве, а электронные документы из всех операторов ЭДО просто автоматически загружаются в архив вместе с электронными подписями. А дальше останется только интегрировать такой электронный архив с учётной системой и витриной данных.
О практике создания электронного архива бухгалтерских документов поговорим с Владимиром Поляковым, руководителем проектов в Sucden, а также Игорем Петровым, генеральным директором компании «Хит-Сервис». В рамках демо покажем, как организовать хранение скан-копий и электронных документов, полученных через операторов ЭДО, в едином архиве.

⏰ Вебинар уже завтра, 18 октября, начало в 11:00 (мск). Участие бесплатное. Экспертный контент.

Сначала ЛНА, потом переход на электронный кадровый документооборот

Выгоды от перехода на КЭДО:
🟢 Кадровое делопроизводство с соблюдением сроков и регламентов вне зависимости от местоположения сотрудников и формата работы.
🟢 Снижение количества ошибок в документах благодаря минимизации риска «человеческого фактора».
🟢 Снижение затрат на хранение бумажных документов и быстрый поиск нужных данных по клику. Снижение стоимости хранения документов на продолжительный период времени от 5 лет.
🟢 Экономия ресурсов до 95% в результате оптимизации кадровых процессов и коммуникации с дистанционными сотрудниками.

Для перехода на КЭДО требуется адаптировать регламенты компании: положение об электронном документообороте и приказ (ЛНА, изменения в трудовой договор). В случае споров или судебных разбирательств эти документы подтвердят правомерность действий компании. Пример такого приказа на картинке 👍
🤓 Подробнее о порядке перехода на КЭДО в статье «КЭДО: как снизить время на обработку кадровых документов в 10 раз»

Сладкая жизнь в бухгалтерии

Группа компаний Sucden на российском рынке входит в ТОП-5 лидеров по производству сахара из свёклы и сырца. Компания некоторое время назад решила унифицировать и структурировать процессы обработки и передачи первичной документации между заводами и ОЦО в Москве.
В рамках проекта было решено несколько ключевых задач: обеспечили быструю передачу документов с заводов сотрудникам ОЦО, фиксацию сроков отправки, контроль исполнительской и учётной дисциплины. Обмен документами между ОЦО и заводами стал эффективным и контролируемым. Для оперативной реализации этой задачи была выбрана платформа Docsvision и один из ведущих партнёров «ДоксВижн» - компания-интегратор BTLab.

Пользователями системы стали сотрудники сформированного в центральном офисе ОЦО, которые обрабатывают в системе Docsvision поступающие от завода документы, и сотрудники отдела документационного обеспечения завода.

Подробнее о проекте в пресс-релизе и в интервью руководителя проекта 👨‍💻

Импортозамещение + технологии Low-Code = конференция 26.10

Ольга Карачёва, главный бизнес-аналитик «ДоксВижн», выступит с презентацией на тему «Из СЭД в полноценную Low-Code платформу». В презентации Ольга расскажет о многолетнем опыте разработки инструментов Low-Code в ЕСМ/BPM-платформе Docsvision, об опыте разработки проектных и тиражируемых решений на её базе, о преимуществах и ограничениях инструментария Low-Code и о возможностях комбинации визуальных средств разработки и программирования.

Ольга выступит в рамках конференции «Импортонезависимые платформы Low-Сode и No-Сode: повышаем эффективность бизнес-процессов и сокращаем затраты на автоматизацию». Программа мероприятия раскрывает вопросы цифровой трансформации бизнеса с помощью Low-Code. Этот подход позволяет быстро создавать прототипы, тестировать гипотезы и тиражировать лучшие бизнес-практики на всю организацию.

Зарегистрироваться

⁉️ Задача: оптимизировать взаимодействие с 3 000 сотрудниками в части кадрового делопроизводства в территориально распределённой организации. После изменений в Трудовом кодексе, вступивших в силу с 1 января, компания тотально переходит на кадровый электронный документооборот.
🤓 Проблема: почему не выбрали стороннее решение, например, портал «Работа в России»? Как адаптируют платформу Docsvision для решения новых задач? Чем автоматизация процесса отличается от перевода кадрового документооборота в цифру?

На эти вопросы ответит Артём Коротченко, руководитель развития управленческого учёта ГК Центр Финансовых Технологий, на конференции Docsvision Day.

Мы проводим Docsvision Day более 5 лет. Неизменным остаётся результат – участники приходят с вопросами, а уходят со стратегией и контактами единомышленников.
🟢 1 ноября в 11:00
🟢 Онлайн
🟢 Участие бесплатное
Узнайте о практике перевода 3 000 сотрудников на КЭДО, и как решать другие бизнес-задачи с помощью платформы Docsvision, 1 ноября.

Зарегистрироваться

Первый шаг к налоговому мониторингу – внедрение электронного архива первички

Делимся записью вебинара, на котором рассказали, как работает платформа Docsvision в части организации электронного архива бухгалтерских документов. Показали, как организовать хранение бухгалтерских документов, поступающих на бумаге по почте и через операторов ЭДО в едином информационном пространстве.

Практическим опытом построения архива поделится Владимир Поляков, руководитель проекта в компании Sucden. Владимир расскажет, как электронный архив обеспечил доступ к документам сотрудникам из различных офисов, оцифровал поток входящих документов, помог оперативно отвечать на запросы контролирующих органов.

Машиночитаемые доверенности – что нас ждёт в 2023?

Машиночитаемые доверенности грозят перевернуть сложившуюся практику работы с электронными подписями, когда ключи и соответствующие сертификаты выдавались для конкретных типов документов и видов деятельности. Теперь сотрудники будут подписывать электронные документы своей ЭП, а право таких действий будет подтверждать машиночитаемая доверенность (МЧД). Чтобы проверка легитимности подписания была быстрой, МЧД будет содержать единые коды деятельности – их будет легко проверить на соответствие с помощью СЭД.

Как видно из описания сути работы МЧД, организации будут вынуждены адаптировать СЭД под новые стандарты и требования, чтобы сохранить юридическую значимость электронного документооборота с контрагентами.

🤓 Кратко о нововведениях, о переходе на МЧД – смотрите новый выпуск ЭДОлогии с Владимиром Андреевым, президентом компании «ДоксВижн».

Кейс «Группа ГАЗ»

Кейс использования платформы Docsvision в «Группе ГАЗ» иллюстрирует, как на практике реализовать высоконагруженную систему не только электронного документооборота, но и автоматизации внутренних бизнес-процессов в территориально распределённой организации. Результаты проекта Docsvision:
✔️ Использование ЭП для юридически значимых документов ускоряет оборот документов, снижает затраты на доставку курьерами и хранение оригиналов.
✔️ Удобный интерфейс для работы с документами снижает риски управленческих ошибок – когда неудобно, можно не посмотреть лишний раз, а можно посмотреть, но не заметить.
✔️ Работа с документами в рамках единой ИТ-системы сокращает временные потери руководства на доступ к информации.
✔️ Развитие СЭД за «границами канцелярии», когда система обрастает функциональностью для решения специфических бизнес-задач под требования внутренних заказчиков. Подробнее в статье на TAdviser.

Читайте Хабр

Мы снова запустили блог на Хабре, где будем публиковать полезные и интересные материалы – подписывайтесь!

Наши коллеги уже опубликовали свои первые статьи:
👨‍💻 Владимир Маркиев, технический писатель «ДоксВижн», делится своим опытом по практике модернизации тех. документации платформы Docsvision – статья «Кровь, пот и слёзы: как я переделал навигацию на сайте документации и в чём профит переделки».
👩‍💻 Кристина Пешне, разработчик веб-решений «ДоксВижн», написала свои мысли про повторное использование кода.

Впереди новые публикации не только про код и технологии, но и практику проектов внедрения СЭД, актуальные данные по изменениям в законодательстве в области СЭД 🚀