Дорожная карта внедрения СЭД.

В любой средней и крупной компании в какой-то момент встаёт вопрос внедрения новой или замены устаревшей системы электронного документооборота (СЭД). И тогда ИТ-отделу предстоит решить непростую задачу: как, собственно, выбрать эту СЭД и успешно реализовать на ней проект внедрения.

Мы собрали мнения ведущих специалистов российских интеграторов, чтобы составить дорожную карту проекта. Она поможет вам избежать ошибок, подсветит вопросы, порой не очевидные на старте.
👉 Скачайте бесплатно 👈, без регистрации и SMS, в формате PDF (400 Kb) + БОНУС! Запись закрытого митапа с экспертами и ответами на вопросы.

Какие документы нужны для перехода на КЭДО?

Чтобы перевести кадровое делопроизводство в цифру, недостаточно автоматизировать процессы, внедрить или доработать ИТ-систему. Важно уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и получить их согласие. Для этого требуется подготовить ЛНА: приказ и положение о КЭДО. Сотрудники подписывают их, соглашаясь на переход к безбумажному документообороту, или отказываются. При приёме на работу отказаться от внутреннего порядка уже не получится, если организация перешла на КЭДО. Как должны выглядеть такие ЛНА – популярный вопрос у кадровых делопроизводителей.

Приказ о переходе на КЭДО должен содержать:
✔️Сведения об используемой ИТ-системе
✔️Как предоставляется доступ к ней
✔️Какие документы переведены в электронный вид
✔️Какие работники переходят на такую форму взаимодействия с компанией
✔️Срок перехода на КЭДО. Согласно ТК РФ, работодатель вначале должен уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и только не следующий день или позже этой процедуры может переводить документы в цифру. Например, мы уведомляем сотрудников до 31 августа - вводим КЭДО 1 сентября.
✔️Дата перехода на КЭДО

Положение о КЭДО должно содержать ряд требований:
✔️Сроки ознакомления и подписания работником электронных документов
✔️Периодичность подписания и ознакомления
✔️Порядок проведения инструктажа
✔️Случаи, когда могут быть оформлены документы на бумаге

Подробнее мы описали требования к документам в статье 👉 «Как подготовиться к переходу на КЭДО: советы отделу КДП по подготовке документов».

Компании, которые ранее работали на зарубежном ПО, вынуждены пересмотреть стратегии развития ECM-системы после того, как зарубежные вендоры заявили о приостановке работы в России. Современная СЭД/ECM-система в крупной компании должна обладать высокой универсальностью и возможностью быстрой настройки и модификации, должна выступать платформой развития единого информационного пространства, что позволит закрыть специфические потребности для автоматизации задач всех подразделений и гарантировать эффективные коммуникации сотрудников компании.

📆 На вебинаре 30 августа (вторник), в 11:00 (МСК) мы расскажем о возможностях платформы Docsvision для крупного бизнеса, об архитектуре, Low-Code инструментах и уникальности web-клиента. Принять участие в вебинаре!

Массовое подписание кадровых документов для руководства предприятия

Ситуация: руководитель производственного предприятия тратит половину дня на подписание доп. соглашений к трудовым договорам со всеми сотрудниками.

🤓 Задача: автоматизировать процесс и сократить время на подписание кадровых документов для руководства предприятия

🟢 Решение: использовать функцию массового подписания документов в Docsvision. Руководитель предприятия выделяет все документы (1 000 штук) и отправляет их на подписание. Система автоматически обрабатывает весь объём документов, подписывает каждый – и в результате экономит время руководству. 63-ФЗ допускает использование электронной подписи для подписания связанных между собой документов в рамках одного пакета.

👨‍💻 Подробнее 👉 https://youtu.be/gwhsFhaWSN4

Массовое ознакомление сотрудников с ЛНА или кадровыми документами

Ситуация: отдел кадрового делопроизводства работает в центральном офисе в Москве, в региональных офисах нет отдельного сотрудника, ответственного за кадровые процессы и документы. Поэтому кадровикам приходиться отправлять документы с курьерами раз в месяц.

🤓 Задача: руководителю кадровой службы необходимо ознакомить сотрудников компании из региональных офисов с новыми ЛНА за неделю

🟢 Решение: платформа Docsvision позволяет вначале подготовить документ (приказ, ЛНА) для ознакомления сотрудников и отправить на ознакомление отдельным сотрудникам, офису, департаменту или всем сразу. Каждый сотрудник получает уведомление о новом задании на ознакомление, переходит в систему на базе Docsvision и подписывает документ ЭП, облачной подписью (в зависимости от настроек). В результате все документы подписываются своевременно и хранятся в едином месте с сохранением юридический значимости, уменьшаются затраты на логистику бумажных документов.

👨‍💻 Подробнее 👉 https://youtu.be/iWPUJL59aYA

🤓 Разобрать за 1 день технологические тренды и нормативные изменения в части применения СЭД обещают организаторы онлайн-конференции Russian Enterprise Content Summit 2022 (RECS’2022). Она пройдёт уже завтра, 20 сентября. Для участия требуется предварительная бесплатная регистрация 👉 вот тут.

Программа включает множество актуальных тем:
✔️ Импортозамещение, миграция на отечественные ECM-системы и совместимость с отечественным ПО
✔️ Технологии: Low-code/No-code, искусственный интеллект, коробочные решения, интеграции, мобильная работа, облака
✔️ Многофункциональность в решении разных задач. Кейсы: кадровый, финансовый, юридический, инженерно-технический документооборот.

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», примет участие в дискуссии «Эволюция документооборота: от специализированного приложения до универсального сервиса для бизнеса», после чего выступит с докладом «Новые возможности и перспективы развития BPM/ECM-платформы в современных условиях».

Практика перехода на кадровый электронный документооборот в компании с 3 000 сотрудниками

👩‍🏫🧑‍💻В ГК ЦФТ автоматизировали кадровые процессы, но сохраняли бумажное подписание документов, как того требовали нормативные требования. В частности, в компании уже давно автоматизированы процессы вокруг командировок и отпусков. Изменения в Трудовом кодексе допускают переход на безбумажные кадровые процессы, но оказалось, что есть нюансы.

Про практику перехода на кадровый электронный документооборот в новом выпуске ЭДОлогия мы поговорили с Артёмом Коротченко, руководителем развития управленческого учёта в ГК ЦФТ. Артём ответил на вопросы:
❔ Как реализовали процесс подписания, включая юридические аспекты и технические особенности?
❔ Почему не выбрали для решения этой бизнес-задачи портал Работа России?
❔ Как реализовать массовое подписание документов руководителем?

Узнайте ответы на эти вопросы в видео-интервью.

Издание Телеспутник опубликовало обзор законодательных нововведений, которые были приняты или вступили в силу в августе.

🟢 Внутри страны правительство продлило переходный период по использованию квалифицированной электронной подписи без использования машиночитаемой доверенности. Плюс установило запрет на применение иностранного программного обеспечения в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок.
🟢 Правительство поддерживает экспорт высокотехнологичной промышленной продукции.

Подробнее 👉 вот тут

Каждый год компания «ДоксВижн» проводит Партнёрский форум. Это мероприятие мы стали проводить для партнёров с первого года существования компании и сделали его доброй традицией.

Партнёрский форум – ежегодная встреча с коллегами, единомышленниками из компаний-интеграторов, занимающихся развитием систем на базе платформы Docsvision. Огромная ценность этих встреч – это личное общение за рамками текущих проектов и работы. В фокусе - итоги, планы, мечты. И каждая встреча наполняется атмосферой, которой мы хотим поделиться в этом видео 🧑‍💻

В этом году мы встретились в Светлогорске (Калининградская область). Поэтому, кроме деловой программы с бизнес-игрой, круглыми столами и дискуссиями, участники посетили Куршскую косу, прогулялись по Калининграду, посмотрели знаменитые светлогорские пляжи.
https://youtu.be/7AY34UYFjtE

Можно ли делать больше за спринт, не раздувая команду?

Развитие платформы Docsvision опирается на требования со стороны заказчиков и партнёров. Плюс ситуация на рынке, технологические тренды, изменения в законах, стратегия развития компании – всё влияет на Roadmap. Roadmap определяет, чем команда разработки будет заниматься в ближайший год и какие направления будет развивать в будущем, чтобы заложить фундамент уже в этом году.

📝 Roadmap определяет приоритеты для команды – какие фичи команда разработки реализует, опираясь на стратегию. Запросов, идей и потребностей всегда больше, чем ресурсов на разработку. Можно ли делать больше, закрывать больше фич за спринт, не раздувая команду?

Чтобы решить эту задачу, большая команда разработки была разбита на несколько маленьких команд по 8-10 человек. Разработчик, тестировщик, аналитик – каждая команда кросс-функциональна и может решить любую задачу. Сделать функциональное требование, закрыть тех. долг, подготовить демостенд для пресейла, провести митап или консультацию – каждая команда может сделать всё, исходя из приоритетов. Читайте интервью руководителя разработки Docsvision по ссылке ниже https://teletype.in/@docsvision/dgYNdUCl3_4

Записи Russian Enterprise Content Summit 2022

Программа форума Russian Enterprise Content Summit 2022, который состоялся на прошлой неделе, была насыщенной. Спикеры рассказали о том, какие задачи решают CSP-платформы в теории и на практике, какие изменения происходят в нормативной базе для электронного документооборота, какие неточности приводят к судебным разбирательствам.

Если вы пропустили, то записи выступлений доступны по ссылке 👇

Мы сделали подборку интересных докладов:
• Готовность внедрения машиночитаемой доверенности в организациях
• Опыт внедрения ECM в торгово-производственной компании: что являлось драйвером внедрения и какие бенефиты в итоге получили
• Выбор средств для бесшовной интеграции ЭДО в бизнес-процессы
• Юридические аспекты использования ЭДО в коммерческих договорах
• Большой выбор систем КЭДО: как выбрать и не прогадать?

Кадровый электронный документооборот набирает обороты в организациях, поскольку помогает экономить ресурсы и оптимизировать работу. Потребность все чаще переходит в проекты развития СЭД в новом векторе. Наш заказчик ГУП ТЭК объявил о старте проекта по развитию КЭДО на базе Docsvision.

👍 ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга» -
одна из ведущих теплоэнергетических компаний Северо-Запада переводит кадровый документооборот в электронный формат.

💻 Оцифровка кадровых документов производится с помощью комплексного решения, разработанного Digital Design на базе платформы Docsvision.

🌿 Переход на КЭДО позволит экономить сотни килограммов бумаги в год. Например, только приказов об отпуске сотрудников предприятия в 2021 году было распечатано в количестве 28 598, а это свыше 142 килограммов бумаги!

👤 Кроме того, эффективнее станут процессы адаптации, оценки персонала и управления его квалификацией.

👍 Воспользоваться системой смогут все сотрудники предприятия, а единовременно в ней возможно работать до 2000 пользователям.

Особенности архитектуры Docsvision

Платформа Docsvision отвечает ключевым направлениям требований:
✔️ Архитектура
✔️ Гибкость
✔️ Web и мобильность
✔️ Интеграции
✔️ Кроссплатформенность
✔️ Поддержка юридически значимого документооборота

О каждом пункте подробно рассказал Сергей Пуцин, заместитель генерального директора «ДоксВижн». Смотреть видео 👨‍💻

Команда разработки Docsvision от релиза к релизу наращивает возможности платформы в части масштабируемости, отказоустойчивости и гибкости. Потому что нет предела совершенству.
Архитектура платформы Docsvision имеет 3-уровневую структуру, где ни один блок не является монолитным, а представляет из себя набор независимых сервисов. Если в системе растёт нагрузка на один из её узлов, то эту часть можно точечно масштабировать. Такой подход также повышает отказоустойчивость – отказ одного узла системы не приводит к тотальному отключению всей системы.

Подробнее об архитектуре платформы можно прочитать 👉 тут

СЭД движется в верном направлении

В прошлом остался этап, когда СЭД решали задачи только по автоматизации делопроизводства. Благодаря современным технологиям СЭД занимают всё большее место в ИТ-инфраструктуре компаний, решают больше задач «за границей» канцелярии: организуют хранение данных, автоматизируют бизнес-процессы. Они переросли в новый класс систем — CSP (Content Services Platform) с широким Low-Code-инструментарием. Платформа Docsvision поддерживает работу с ЭП, организацию юридически значимого документооборота. Как современные СЭД повышают эффективность бизнес-процессов, читайте в новой статье Владимира Андреева «Цифровизация управления на отечественной СЭД».

Учиться никогда не поздно

60-летние москвичи стали в 10 раз чаще покупать онлайн-курсы, как выяснили аналитики МТС. Изначально цель исследования была в том, чтобы понять, сколько в Московском регионе активных пользователей интернет-сервисов 60-75 лет и что они покупают.

Оказалось, что с сентября 2021 по сентябрь 2022 наибольший рост был в сегменте онлайн-образования – количество транзакций увеличилось в 10 раз. Удивительно.

В России не очень прижалась концепция life-long-learning. Чаще всего учатся те, кто:
• Всегда много учился
• Готов платить за обучение
• Имеет доступ в интернет
• Моложе 50 лет
Возможно, последний факт будет меняться 🚀