В продолжение темы про изменения и инновации в компании: мы когда-то делали перевод любопытной статьи «Unleashing motivation for transformation» Джона Хегеля, руководителя центра «Center for the Edge» компании Deloitte. Автор объясняет, почему трансформация бизнеса, которая начинается с основных бизнес-процессов и продуктов, вызывает сопротивление. В противовес он приводит алгоритм, как преодолеть противостояние к реформации, поддержав проект, выведенный из ядра бизнеса в почти независимую компанию.

Как бизнес-лидерам мотивировать своих сотрудников справиться с неизбежным сопротивлением к организационной трансформации? Попробовать двигаться извне внутрь – направить взгляд на периферию, а не в ядро бизнеса.

Что делать, чтобы реализовать трансформацию? Традиционный подход – это сверху вниз. Революционный подход – программа, ориентированная на то, чтобы изменить всё в бизнесе, мобилизовав большие суммы денег в течение длительных периодов времени. Эти масштабные программы трансформации сталкиваются с множеством препятствий. Прежде всего, большие традиционные организации обладают мощной иммунной системой и антителами, которые мобилизуются при первой попытке изменений и обычно оказываются эффективными для подрыва усилий.

Что управляет этой иммунной системой и антителами? Люди с благими намерениями, которые стремятся делать что-то правильное для бизнеса. Их противостояние часто начинается со страха. Многие бизнес-лидеры испытывают страх, когда очерчивают потребность через призму опасности: если мы не изменимся – мы умрём. Эти призывы формируются из чувства острой необходимости и должны мотивировать людей действовать быстро и агрессивно, но в результате имеют обратный эффект. Естественная реакция в период страха – избегать риска и быть осторожным. С ростом ставок мы крепче цепляемся за то, что было залогом успеха в прошлом.

Конкуренция за финансирование усиливает сопротивление переменам. Традиционные программы трансформации требуют значительного финансирования, которое производится за счёт взятия денег из бюджетов текущих активностей и перенаправления их на новые усилия. Естественно, многие люди пытаются защитить свои бюджеты и сопротивляются любым попыткам снизить затраты на кампании, необходимые для поддержки текущего бизнеса.

Продолжение 👉 читайте в статье.

Перевод кадрового делопроизводства в электронный вид – актуальная задача для бизнеса и для государства. С одной стороны, мы наблюдаем рост интереса к теме со стороны заказчиков в 4 раза, по сравнению с началом 2022 г. С другой стороны, мы видим быструю эволюцию законов и нормативных актов в этом направлении. В этом водовороте изменений мы постарались разобраться с Владимиром Андреевым, президентом компании «ДоксВижн». В новом выпуске ЭДОлогии он отвечает на вопросы:
❔Какие требования к СЭД предъявляет кадровое делопроизводство?
❔Какие законодательные ограничения пока существуют для тотального перехода на безбумажный документооборот?
❔Как обеспечить безопасность такой системе?

🧑‍💻 Ответы на эти вопросы смотрите 👉 тут

Создание ОЦО для группы производственных компаний: как организовать и какая роль ИТ-систем?

Sucden входит в четвёрку крупнейших поставщиков сахара в России. Производство базируется на 4 площадках, что в среднем в 2 раза меньше, чем у других участников рынка. Желание быть эффективными во всём и в каждом отдельном процессе – базис работы компании.
После перехода на новую ERP-систему и унификацию процессов топ-менеджмент принял решение о переходе на модель ОЦО с головным офисом в Москве. Изначально на заводах Sucden все сотрудники финансовых служб выполняли типовую работу в своей части: от работы с документами до закрытия отчётных периодов. В новой модели ОЦО функции бухгалтерского и налогового учёта переходили в головной офис. Требовалось настроить процессы и реализовать инструмент для работы с первичными документами и их передачу между производственными площадками и ОЦО. Собственно, как технологии и платформа Docsvision помогли решить такую задачу, описал Владимир Поляков, руководитель проекта в Sucden.

Как сохранить команду и выстроить работу так, чтобы всем вместе двигаться к достижению больших целей?

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», отвечая на этот вопрос, дал 3 совета:
✅ Думайте о развитии персонала. Если работники будут развиваться в персональном и в общечеловеческом смысле, то это задержит в компании наиболее полезных сотрудников
✅ Давайте положительную обратную связь о результатах конкретного сотрудника и всей команды в целом
✅ Будьте сами увлечены делом, которое вы делаете, а не только материальной стороной. Ваш энтузиазм будет передаваться сотрудникам
Читайте о построении команд и сохранению коллектива в период турбулентности в новой статье на 👉портале PRO КАЧЕСТВО 👈

Статистика и «ДоксВижн»

Неудивительное дело для IT, в компании «ДоксВижн» большинство сотрудников – мужчины, порядка 62%, против 38% девушек. При этом самое распространённое мужское имя – Владимир. Его носит каждый 8-й сильный и умелый сотрудник «ДоксВижн». Но если вы попадёте в наш офис, то встретите, пожалуй, только Владимира Андреева, президента компании. Поскольку у нас гибридный формат работы, и многие выбирают работу из дома. Любопытно, что среди девушек самое распространённое имя – Ольга. Каждая 5-я – Ольга, и, кажется, почти все они ежедневно ходят в офис.
👦🏻👩🏼

Какие компетенции проектной команды важны для запуска Общего Центра Обслуживания?

Из книг и исследований мы знаем, что новое вызывает отторжение или опасение у человека и коллектива. Организационные и функциональные изменения ложатся тяжёлым бременем на линейных сотрудников. Поэтому в продолжении истории о трансформации учётных процессов в компании Sucden мы попросили Владимира Полякова, руководителя проекта, поделиться опытом, как компания выстраивала коммуникацию внутри проектной команды, с сотрудниками на местах, со сторонней командой интегратора.
О тонких сторонах общения и soft-скиллах читайте 👉 в продолжении истории. 👈

Дорожная карта внедрения СЭД.

В любой средней и крупной компании в какой-то момент встаёт вопрос внедрения новой или замены устаревшей системы электронного документооборота (СЭД). И тогда ИТ-отделу предстоит решить непростую задачу: как, собственно, выбрать эту СЭД и успешно реализовать на ней проект внедрения.

Мы собрали мнения ведущих специалистов российских интеграторов, чтобы составить дорожную карту проекта. Она поможет вам избежать ошибок, подсветит вопросы, порой не очевидные на старте.
👉 Скачайте бесплатно 👈, без регистрации и SMS, в формате PDF (400 Kb) + БОНУС! Запись закрытого митапа с экспертами и ответами на вопросы.

Какие документы нужны для перехода на КЭДО?

Чтобы перевести кадровое делопроизводство в цифру, недостаточно автоматизировать процессы, внедрить или доработать ИТ-систему. Важно уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и получить их согласие. Для этого требуется подготовить ЛНА: приказ и положение о КЭДО. Сотрудники подписывают их, соглашаясь на переход к безбумажному документообороту, или отказываются. При приёме на работу отказаться от внутреннего порядка уже не получится, если организация перешла на КЭДО. Как должны выглядеть такие ЛНА – популярный вопрос у кадровых делопроизводителей.

Приказ о переходе на КЭДО должен содержать:
✔️Сведения об используемой ИТ-системе
✔️Как предоставляется доступ к ней
✔️Какие документы переведены в электронный вид
✔️Какие работники переходят на такую форму взаимодействия с компанией
✔️Срок перехода на КЭДО. Согласно ТК РФ, работодатель вначале должен уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и только не следующий день или позже этой процедуры может переводить документы в цифру. Например, мы уведомляем сотрудников до 31 августа - вводим КЭДО 1 сентября.
✔️Дата перехода на КЭДО

Положение о КЭДО должно содержать ряд требований:
✔️Сроки ознакомления и подписания работником электронных документов
✔️Периодичность подписания и ознакомления
✔️Порядок проведения инструктажа
✔️Случаи, когда могут быть оформлены документы на бумаге

Подробнее мы описали требования к документам в статье 👉 «Как подготовиться к переходу на КЭДО: советы отделу КДП по подготовке документов».

Компании, которые ранее работали на зарубежном ПО, вынуждены пересмотреть стратегии развития ECM-системы после того, как зарубежные вендоры заявили о приостановке работы в России. Современная СЭД/ECM-система в крупной компании должна обладать высокой универсальностью и возможностью быстрой настройки и модификации, должна выступать платформой развития единого информационного пространства, что позволит закрыть специфические потребности для автоматизации задач всех подразделений и гарантировать эффективные коммуникации сотрудников компании.

📆 На вебинаре 30 августа (вторник), в 11:00 (МСК) мы расскажем о возможностях платформы Docsvision для крупного бизнеса, об архитектуре, Low-Code инструментах и уникальности web-клиента. Принять участие в вебинаре!

Массовое подписание кадровых документов для руководства предприятия

Ситуация: руководитель производственного предприятия тратит половину дня на подписание доп. соглашений к трудовым договорам со всеми сотрудниками.

🤓 Задача: автоматизировать процесс и сократить время на подписание кадровых документов для руководства предприятия

🟢 Решение: использовать функцию массового подписания документов в Docsvision. Руководитель предприятия выделяет все документы (1 000 штук) и отправляет их на подписание. Система автоматически обрабатывает весь объём документов, подписывает каждый – и в результате экономит время руководству. 63-ФЗ допускает использование электронной подписи для подписания связанных между собой документов в рамках одного пакета.

👨‍💻 Подробнее 👉 https://youtu.be/gwhsFhaWSN4

Массовое ознакомление сотрудников с ЛНА или кадровыми документами

Ситуация: отдел кадрового делопроизводства работает в центральном офисе в Москве, в региональных офисах нет отдельного сотрудника, ответственного за кадровые процессы и документы. Поэтому кадровикам приходиться отправлять документы с курьерами раз в месяц.

🤓 Задача: руководителю кадровой службы необходимо ознакомить сотрудников компании из региональных офисов с новыми ЛНА за неделю

🟢 Решение: платформа Docsvision позволяет вначале подготовить документ (приказ, ЛНА) для ознакомления сотрудников и отправить на ознакомление отдельным сотрудникам, офису, департаменту или всем сразу. Каждый сотрудник получает уведомление о новом задании на ознакомление, переходит в систему на базе Docsvision и подписывает документ ЭП, облачной подписью (в зависимости от настроек). В результате все документы подписываются своевременно и хранятся в едином месте с сохранением юридический значимости, уменьшаются затраты на логистику бумажных документов.

👨‍💻 Подробнее 👉 https://youtu.be/iWPUJL59aYA

🤓 Разобрать за 1 день технологические тренды и нормативные изменения в части применения СЭД обещают организаторы онлайн-конференции Russian Enterprise Content Summit 2022 (RECS’2022). Она пройдёт уже завтра, 20 сентября. Для участия требуется предварительная бесплатная регистрация 👉 вот тут.

Программа включает множество актуальных тем:
✔️ Импортозамещение, миграция на отечественные ECM-системы и совместимость с отечественным ПО
✔️ Технологии: Low-code/No-code, искусственный интеллект, коробочные решения, интеграции, мобильная работа, облака
✔️ Многофункциональность в решении разных задач. Кейсы: кадровый, финансовый, юридический, инженерно-технический документооборот.

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», примет участие в дискуссии «Эволюция документооборота: от специализированного приложения до универсального сервиса для бизнеса», после чего выступит с докладом «Новые возможности и перспективы развития BPM/ECM-платформы в современных условиях».

Практика перехода на кадровый электронный документооборот в компании с 3 000 сотрудниками

👩‍🏫🧑‍💻В ГК ЦФТ автоматизировали кадровые процессы, но сохраняли бумажное подписание документов, как того требовали нормативные требования. В частности, в компании уже давно автоматизированы процессы вокруг командировок и отпусков. Изменения в Трудовом кодексе допускают переход на безбумажные кадровые процессы, но оказалось, что есть нюансы.

Про практику перехода на кадровый электронный документооборот в новом выпуске ЭДОлогия мы поговорили с Артёмом Коротченко, руководителем развития управленческого учёта в ГК ЦФТ. Артём ответил на вопросы:
❔ Как реализовали процесс подписания, включая юридические аспекты и технические особенности?
❔ Почему не выбрали для решения этой бизнес-задачи портал Работа России?
❔ Как реализовать массовое подписание документов руководителем?

Узнайте ответы на эти вопросы в видео-интервью.

Издание Телеспутник опубликовало обзор законодательных нововведений, которые были приняты или вступили в силу в августе.

🟢 Внутри страны правительство продлило переходный период по использованию квалифицированной электронной подписи без использования машиночитаемой доверенности. Плюс установило запрет на применение иностранного программного обеспечения в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок.
🟢 Правительство поддерживает экспорт высокотехнологичной промышленной продукции.

Подробнее 👉 вот тут

Каждый год компания «ДоксВижн» проводит Партнёрский форум. Это мероприятие мы стали проводить для партнёров с первого года существования компании и сделали его доброй традицией.

Партнёрский форум – ежегодная встреча с коллегами, единомышленниками из компаний-интеграторов, занимающихся развитием систем на базе платформы Docsvision. Огромная ценность этих встреч – это личное общение за рамками текущих проектов и работы. В фокусе - итоги, планы, мечты. И каждая встреча наполняется атмосферой, которой мы хотим поделиться в этом видео 🧑‍💻

В этом году мы встретились в Светлогорске (Калининградская область). Поэтому, кроме деловой программы с бизнес-игрой, круглыми столами и дискуссиями, участники посетили Куршскую косу, прогулялись по Калининграду, посмотрели знаменитые светлогорские пляжи.
https://youtu.be/7AY34UYFjtE

Можно ли делать больше за спринт, не раздувая команду?

Развитие платформы Docsvision опирается на требования со стороны заказчиков и партнёров. Плюс ситуация на рынке, технологические тренды, изменения в законах, стратегия развития компании – всё влияет на Roadmap. Roadmap определяет, чем команда разработки будет заниматься в ближайший год и какие направления будет развивать в будущем, чтобы заложить фундамент уже в этом году.

📝 Roadmap определяет приоритеты для команды – какие фичи команда разработки реализует, опираясь на стратегию. Запросов, идей и потребностей всегда больше, чем ресурсов на разработку. Можно ли делать больше, закрывать больше фич за спринт, не раздувая команду?

Чтобы решить эту задачу, большая команда разработки была разбита на несколько маленьких команд по 8-10 человек. Разработчик, тестировщик, аналитик – каждая команда кросс-функциональна и может решить любую задачу. Сделать функциональное требование, закрыть тех. долг, подготовить демостенд для пресейла, провести митап или консультацию – каждая команда может сделать всё, исходя из приоритетов. Читайте интервью руководителя разработки Docsvision по ссылке ниже https://teletype.in/@docsvision/dgYNdUCl3_4

Записи Russian Enterprise Content Summit 2022

Программа форума Russian Enterprise Content Summit 2022, который состоялся на прошлой неделе, была насыщенной. Спикеры рассказали о том, какие задачи решают CSP-платформы в теории и на практике, какие изменения происходят в нормативной базе для электронного документооборота, какие неточности приводят к судебным разбирательствам.

Если вы пропустили, то записи выступлений доступны по ссылке 👇

Мы сделали подборку интересных докладов:
• Готовность внедрения машиночитаемой доверенности в организациях
• Опыт внедрения ECM в торгово-производственной компании: что являлось драйвером внедрения и какие бенефиты в итоге получили
• Выбор средств для бесшовной интеграции ЭДО в бизнес-процессы
• Юридические аспекты использования ЭДО в коммерческих договорах
• Большой выбор систем КЭДО: как выбрать и не прогадать?