Делимся записью одного из последних вебинаров 📁

Мы решили не мелочиться и выложить целиком совместный вебинар Дмитрия с Натальей (методологом-аналитиком).

На встрече мы обсудили следующее:

• С какими проблемами сталкиваются в проектном управлении чаще всего

• Как эти проблемы решаются, и почему для их решения подходит Directum Projects

• С помощью каких инструментов можно быстро и без лишней рутины запустить проект в нашей системе

Обязательно будем делиться подобным контентом в нашем канале, поэтому не отключайте уведомления и будьте в курсе всех новостей по продукту 🤝

Хороший менеджер проекта - это как опытный водитель авто.

Согласны с нашим сравнением?

Давайте обо всем по порядку.

🚙 Цель. Как в управлении проектом, так и в вождении автомобиля, есть четкая конечная цель: достичь определенной точки в пространстве. Либо создать уникальный продукт или услугу, либо доехать из точки А в точку Б.

🚙 Планирование. Перед началом движения необходимо определить наиболее удобный и подходящий маршрут, учесть возможные препятствия. В проекте мы строим календарные графики, определяем бюджет и прорабатываем вероятность рисков.

🚙 Ресурсы. Как автомобиль потребляет топливо, так и проект требует кропотливо распорядиться со временем, деньгами, оборудованием и человеческими ресурсами.

🚙 Непредвиденные ситуации. Они требуют быстрого принятия решений и возникают стихийно, влияя на каждый параметр проекта или поездки.

🚙 Постоянный контроль. Водитель контролирует ситуацию на дороге, отслеживая знаки на дорогах, заполненность трафика и состояние своего автомобиля. В проекте мониторинг является неотъемлемой частью на стадиях исполнения и во время корректировки плана при необходимости.

Хотя проект, в отличие от автомобиля, - это абстрактная сущность, которую нельзя потрогать, общие принципы и правила у менеджера и водителя все же присутствуют.

Какие инструменты и аспекты в целом по управлению проектом вы бы хотели обсудить?

Возможно, вас интересуют конкретные методологии вроде Agile или Waterfall?

Notion уходит, но ваши проекты не должны из-за этого останавливаться!

Как вы уже знаете, популярный инструмент для управления проектами и создания баз знаний Notion покидает российский рынок. Это значит, что многим командам и организациям придется искать новые решения.

Что такое Notion и почему его так любят?

Notion – это универсальный инструмент, который позволяет объединить в одном месте задачи, заметки, базы данных и многое другое. Он удобен для организации командной работы и создания гибких рабочих процессов.

Не стоит отчаиваться, российский рынок предлагает множество альтернатив:

• Teamly
• WEEEK
• Kaiten
• EvaWiki
• Directum Projects

Предлагаем обратить внимание на Directum Projects, потому что это

• Управление проектами, портфелями, командами и задачами в одном месте
• Поддержка как классических, так и гибких методологий управления проектами
• База знаний для накопления обмена опытом внутри компании
• Полная импортонезависимость.

Мы всегда готовы помочь с решением ваших задач!

Планирование коммуникаций — залог успешного проекта 🧑🏻‍💻

Неэффективные коммуникации — одна из главных причин провала проектов.

Как избежать этой проблемы?

Все начинается с планирования!
Какие бывают типы совещаний и как правильно организовать обмен информацией в команде мы рассказали в нашей статье.

И кстати, по поводу совещаний 🧑🏻‍💻

Есть еще несколько советов на этот счет, чтобы совещания проходили эффективно и без лишней воды в обсуждении:

1️⃣ Ставьте будильник за 4 минуты до окончания совещания. Таким образом вы как бы намекнете всем участникам, что время поджимает и осталось подытожить все, что было сказано. Составить поручения и определить исполнителей, пока все не разбежались по своим кабинетам и делам.

Почему не 5 и не 3?
Если поставите за 5 минут до завершения, то эта золотая лишняя минута позволит еще немного порассуждать на сторонние темы, отдалившись от нашей цели. А 3-х минут может уже не хватить - в переговорную зайдет другая группа для обсуждения своих задач и сообщит вам, что у них было забронировано.

2️⃣ Назначайте важные собрания на время, когда людям заведомо хочется скорее домой. Например, в предпраздничный день или за несколько часов до корпоративного развлекательного мероприятия. — Стоит совсем немного затянуть обсуждение, и люди начнут нервничать, торопиться. В такой обстановке проще влиять на людей, добиваться от них нужного вам решения.

Финансовое управление проектами: Проекты без сюрпризов

Все прекрасно знают, что управление финансами в проектах – это целая наука. Но не переживайте, мы готовы поделиться с вами секретами успешного финансового менеджмента!

В сентябре в рамках вебинара мы подробно разобрали:

💰Как классифицировать проекты по затратам
💰Из каких направлений формируется бюджет проекта
💰Какие отчеты помогают контролировать кассовые разрывы и освоение выделенных средств
💰Какие показатели измеряются и сопоставляются в рамках отчетов
💰Как составить и запланировать бюджет проекта

Мы прислушались к Вашей обратной связи и оставили сразу несколько ссылок на моментальный просмотр.

Смотрите запись вебинара на Ютубе или Рутубе 👌

Если у Вас еще остались незакрытыми вопросы, то мы готовы их обсудить в любой удобной форме 🤝

От рутины к результату: как сделать ретроспективы интересными 🤩

Как правило, после завершения проекта или его отдельного этапа участники проводят ретроспективу, чтобы подвести итоги. Команда обсуждает сильные и слабые стороны проекта, проводит анализ и собирает весь полезный опыт, который пригодится в будущем.

Но как сделать этот процесс увлекательнее?

✔️ Визуализация: интерактивные доски помогут вам наглядно представить информацию, а блоки для стикеров — структурировать идеи.

✔️ Геймификация: превратите ретроспективу в игру, используя баллы, уровни и соревновательный элемент. Это вовлечет участников и добавит азарта.

✔️ Опросы и голосования: с помощью автоматизированных форм руководитель оперативно получит обратную связь от сотрудников.

✔️ Таймеры: ограничьте время для каждого этапа, чтобы поддержать динамику и избежать затяжных обсуждений.

Для более структурированной работы команды отлично подойдут Agile-доски, входящие в состав системы управления проектами Directum Projects.

👩🏻‍💻 Каждый участник команды в течение определенного времени сможет самостоятельно заполнить тикетами колонки на доске, описав свои наблюдения и идеи. Это даст сотрудникам возможность поделиться своими мыслями и предельно честно высказаться как о положительных аспектах работы, так и об отрицательных.

📌 Подробнее о проведении ретроспективы в Agile-досках наш эксперт рассказал в статье.

Почему цели проектов часто остаются размытыми? 🎯

Ранее мы говорили о том, что одна из главных причин срыва проектов и отклонений по ним — нечетко поставленные цели. Давайте углубимся в эту тему.

Почему так сложно сформулировать четкие цели?

⭕️ Непонимание конечного результата: Заказчик или руководитель проекта не всегда могут ясно сформулировать, чего именно они хотят достичь. Иногда цели слишком общие или абстрактные.

⭕️ Отсутствие согласованности: Разные участники проекта могут иметь разные представления о целях, что приводит к разногласиям и путанице.

⭕️ Боязнь ограничить творческий процесс: Иногда стремление к гибкости и инновациям приводит к тому, что цели формулируются слишком широко, чтобы не ограничивать возможности команды.

⭕️ Недостаток информации: Для постановки четких целей необходимо иметь достаточную информацию о проекте, его контексте и ограничениях.

Что мешает нам ставить конкретные цели?

Отсутствие опыта: Не все руководители проектов имеют опыт в постановке целей и планировании.

Давление со стороны руководства: Иногда руководители требуют быстрых результатов, не давая времени на тщательную проработку целей.

Сложность проекта: Чем сложнее проект, тем труднее сформулировать четкие и измеримые цели.

Как решить эту проблему?

✅ Метод SMART: Используйте метод SMART для формулировки целей.
Цели должны быть:

• Specific (конкретными): четко определенными и понятными.
• Measurable (измеримыми): поддающимися количественной оценке.
• Achievable (достижимыми): реалистичными и выполнимыми.
• Relevant (релевантными): соответствующими общей стратегии проекта.
• Time-bound (ограниченными во времени): имеющими четкие сроки выполнения.

✅ Совместная работа: Вовлекайте в процесс постановки целей всех участников проекта. Это поможет достичь консенсуса и избежать недоразумений.

✅ Строгая фиксация целей: Используйте специальные инструменты для управления проектами, которые помогут структурировать информацию и отслеживать прогресс. Это может быть общедоступный для всех участников документ или отдельный справочник внутри информационной системы.

✅ Постоянная коммуникация: Регулярно обсуждайте цели проекта с командой и корректируйте их при необходимости.

Четко сформулированные цели — это основа успешного проекта. Они помогают всем участникам команды понимать, к чему они стремятся, и направляют их усилия в нужное русло.

Как управлять стратегическими целями компании? 🥇

От слов к практике, поэтому в продолжение темы по определению целей в проектах подготовили краткую, но весьма развернутую информацию в виде статьи.

В теории успешный проектный менеджмент выстраивается с помощью PMBoK или Agile-манифеста. Но на практике методологии редко существуют в чистом виде.

Как сохранить эффективность проектного управления и синхронизировать проекты с достижением стратегических бизнес-показателей?

Эту задачу решают контрольные точки (не путать с вехами проекта ☝🏻), которые пронизывают все уровни проектного управления и помогают контролировать ход работ.

Мы разобрали, в чем разница между вехой и контрольной точкой, как управлять портфелем проектов, а также как правильно планировать и определять контрольные точки для достижения успеха в проектной деятельности.

Почему недостаточная детализация плана срывает проекты?

Движемся дальше, и теперь на очереди частая причина срыва проектов в связи с недостаточной детализацией плана. Казалось бы, все понятно, но на практике возникают непредвиденные сложности.

Что такое недостаточная детализация плана?

Это когда в плане проекта отсутствуют конкретные шаги, сроки, ответственные лица и критерии оценки. Вместо четкого плана действий мы получаем общие формулировки и неясное представление о том, как достичь цели.

Почему это опасно для проекта?

⭕️ Непонимание задач: Команда не всегда точно понимает, что и когда нужно делать.

⭕️ Проблемы с планированием ресурсов: Трудно определить, какие ресурсы необходимы для выполнения проекта.

⭕️ Затруднения в контроле: Сложно отслеживать прогресс и выявлять отклонения от плана.

⭕️ Повышенный риск срыва сроков: Отсутствие деталей приводит к задержкам и простоям.

Как этого избежать?

✅ Декомпозиция задач: Разбивайте крупные задачи на более мелкие, подзадачи. Устанавливайте между ними правильные связи и условия.

✅ Определение сроков: Устанавливайте четкие сроки выполнения каждой задачи.

✅ Назначение ответственных: Определяйте конкретных исполнителей для каждой задачи.

✅ Создание контрольных точек: Устанавливайте промежуточные контрольные точки для оценки прогресса.

✅ Использование инструментов: Используйте специальные инструменты для управления проектами, которые помогут вам структурировать информацию и отслеживать прогресс.

Для решения таких задач руководство компании всегда стоит перед выбором подходящего ПО, автоматизирующего планирование проектов. Приходите к нам, и мы обязательно разберем на реальном примере (возможно на вашем проекте), как детально запланировать все ключевые задачи, ответственных по ним и сроки выполнения.

Менеджер проекта vs. Менеджер продукта: преодоление разрыва 🙌🏻

Менеджеры проектов и менеджеры продуктов играют ключевые роли в успехе любой организации. Однако, различия в их фокусе и ответственности могут привести к недопониманию и конфликтам, если эти роли не согласованы должным образом.

С какой проблематикой сталкиваемся:

⭕️ Разные цели:
Менеджер проекта часто фокусируется на своевременной и в рамках бюджета доставке продукта, в то время как менеджер продукта более заинтересован в долгосрочном успехе продукта на рынке.

⭕️ Разные метрики:
Менеджер проекта отслеживает прогресс проекта, используя такие метрики как сроки, бюджет и качество. Менеджер продукта больше сосредоточен на метриках, связанных с рынком, таких как удовлетворенность клиентов, доля рынка и прибыльность.

⭕️ Нечеткое разделение обязанностей: В некоторых организациях границы между этими двумя ролями могут быть размыты, что приводит к конфликтам и снижению эффективности.

Как преодолеть эти проблемы:

✅ Ясное определение ролей:
Обеспечьте, чтобы каждый участник команды четко понимал свои обязанности и ответственность. Создайте подробные описания ролей, в которых будут указаны ключевые задачи, метрики и взаимоотношения с другими членами команды.

✅ Совместное планирование:
Менеджеры проектов и продуктов должны работать вместе на ранних этапах разработки продукта, чтобы согласовать цели, приоритеты и планы реализации.

✅ Регулярная коммуникация: Установите регулярные встречи для обсуждения прогресса, проблем и принятия решений. Это поможет избежать недоразумений и обеспечить эффективную координацию действий.

✅ Общие метрики: Разработайте набор общих метрик, которые будут отслеживать как прогресс проекта, так и успех продукта на рынке. Это поможет обеим сторонам понимать, как их работа вписывается в общую картину.

✅ Гибкая методология: Используйте гибкие методологии разработки, которые позволяют быстро адаптироваться к изменениям и обеспечивают более тесное сотрудничество между командами.

Пример успешного взаимодействия:

Представьте, что компания разрабатывает новый продукт. Например, систему управления проектами. Менеджер продукта определяет целевую аудиторию, ключевые функции и стратегию выхода на рынок. Менеджер проекта разрабатывает детальный план реализации, распределяет задачи между командой разработчиков и отслеживает прогресс. Они регулярно общаются, чтобы согласовывать приоритеты, вносить изменения в план и решать возникающие проблемы. В результате, ПО выпускается в срок, соответствует ожиданиям клиентов и приносит прибыль компании.

Делаем выводы:

Менеджеры проектов и менеджеры продуктов играют важную роль в успехе любого проекта. Для эффективной работы они должны сотрудничать, понимать свои роли и общие цели. Ясное разделение обязанностей, регулярная коммуникация и использование гибких методологий помогут обеспечить успешную реализацию проектов и создание продуктов, которые удовлетворяют потребности клиентов.

Хотите углубиться в какую-либо из этих тем? Например, мы можем обсудить конкретные инструменты и техники, которые помогут менеджерам проектов и продуктов работать более эффективно 🤝

А вы знаете, когда впервые использовали Диаграмму Ганта для планирования работ? 🤔

Подробно погрузились в исторический экскурс и заглянули в будущее развитие самого известного проектного инструмента в нашей статье.

Более 100 лет назад Генри Гант создал инструмент, который навсегда изменил подходы к планированию. Его диаграмма дала возможность визуализировать и структурировать сложные проекты.

Она включает:
• горизонтальную ось: отображает временные периоды проекта;
• вертикальную ось: содержит перечень всех задач или этапов;
• горизонтальные полосы: показывают продолжительность и прогресс выполнения задачи;
• связующие стрелки: обозначают зависимость и очередность задач;
• вехи: отмечают завершение важного этапа.

Раньше диаграммы чертили вручную на бумаге, и любое изменение графика требовало полной переделки всей схемы. Позже вместо перерисовки столбцов начали применять прямоугольные кусочки, которые можно было переставлять при необходимости 👌

С развитием технологий все стало значительно проще. Управление задачами и сроками перешло в удобные и интуитивно понятные программные решения.

Друзья, давайте немного отвлечёмся от проектов и поговорим о собственной продуктивности.

Бывает у вас такое, что чувство, что дел и задач слишком много, чтобы их контролировать?🔥Проекты, рабочие задачи, саморазвитие, семья, бытовые мелочи…уже неделю забываете забрать заказ с Ozon... Голова постоянно забита и важно ничего не забыть🤯

Есть конкретный способ освободить голову для важных мыслей и не упустить ни одной задачи!
Всё, что вам понадобится — ваш смартфон 📱

🌟 В статье от @Aksyanov_NS по ссылке раскрывается проверенный метод управления делами на основе GTD (Getting Things Done) — и он действительно работает!

Вот несколько ключевых шагов, которые помогут вам освободить голову и управлять задачами эффективно:

📝 Записывайте всё — так освобождаете ум для главного.
📋 Пользуйтесь структурой списков GTD, чтобы держать фокус на важном.
🔄 Регулярно обновляйте систему, чтобы она всегда была актуальна.
🏷 Расставляйте приоритеты и используйте теги для гибкого управления.
✂️ Избавляйтесь от лишнего, оставляйте пространство для главных целей!
Переходите к статье и узнайте, как превратить хаос задач в организованную систему, которая действительно работает для вас!

Переходим к новым решениям эффективно 💪🏻

Уважаемые коллеги, мы предлагаем комплексное сопровождение пилотного проекта, начиная с детального анализа бизнес-процессов компании и заканчивая обучением вашей команды.

Наша цель — сделать переход на новую систему максимально комфортным и эффективным.

Что мы делаем:

🔍 Анализируем существующие процессы
⚙️ Настраиваем систему под ваши нужды
👨🏻‍🎓 Обучаем вашу команду
🤝 Обеспечиваем техническую поддержку

На нашей стороне — богатый опыт и экспертиза, мы всегда ищем и находим индивидуальный подход к оптимизации и автоматизации текущих процессов.

Хотите узнать, как оптимизировать свои бизнес-процессы с помощью нашей системы? Свяжитесь с нами для консультации.