Почему не получается найти нужную информацию?

C таким вопросом ко мне пришел один из клиентов. За 20 лет в его компании накопилось множество документов: регламенты, инструкции, учебные материалы и т.д.

🤔 После беглого изучения структуры папок и сути проблемы, стало понятно: сложность не только в том, что у папок неочевидная структура и некорректные названия. Некоторые документы и вовсе уже не актуальны.

Советы, чтобы файловые хранилища не превратились в корпоративную информационную кладовку 🗂️

1️⃣ Определите ЦА и пользовательские сценарии. После этого разбейте информацию на библиотеки верхнего уровня (не более 10). Например, «Учебные материалы, «Регламенты и приказы, «Медиа и т.д.

2️⃣ Навигацию и корневую структуру папок должен формировать главный администратор на основании пользовательских сценариев. Он задает названия разделов 1 и 2 уровня, подразделы 3 и 4 уровня могут создавать пользователи.

3️⃣ За каждым разделом закрепляйте редактора. Он может изменить название подраздела, документа, отредактировать его, вернуть на доработку или отклонить.

4️⃣ Делите информацию по типу. Фото и видео с корпоративных мероприятий должны быть в медиагалерее, статьи — в базе знаний, учебные материалы — в виде курсов.

5️⃣ Создайте систему оповещений о публикации нового материала или изменений.

6️⃣ Анализируйте поисковые запросы. К примеру, мы собираем запросы пользователей, по которым не нашлась нужная информация (но она есть в документах). Далее — меняем названия материалов или дополняем их тегами. Тогда материал будет найден, даже если в названии или содержимом нет точного совпадения с поисковым запросом.

7️⃣ Проверяйте актуальность материалов. Настройте процесс, который автоматически отслеживает дату создания документа и отправляет запросы (актуален ли документ или нужно перенести в архив).

8️⃣ Создайте курс для новых сотрудников — принципы хранения и распространения информации в компании.

А как система хранения данных организована у вас? Делитесь лайфхаками в комментариях.

Друзья, классная новость 🔥

Есть возможность встретиться всем офлайн и обсудить то, что волнует HR.

4 апреля в Санкт-Петербурге пройдет HRM Expo 2023 — всероссийский HR-форум. Будут разборы кейсов, новые практики, рабочие инструменты, смелые и технологичные HR-решения. Более 70 + выступлений.

И, кстати, я среди спикеров 😉
На форуме расскажу «Сколько денег экономит интранет в компании». Если давно хотели получить ответ на этот вопрос, то обязательно приходите.

Есть события, которые не стоит пропускать. Так что, делюсь промокодом Корус06. По нему можно оформить бесплатный билет (открытая цена такого билета сейчас 12 500 рублей). В разделе с регистрацией нажмите кнопку «Оформить с промокодом», введите промокод Корус06, нажмите «Применить». Далее — небольшая форма регистрации. Готово, бесплатный билет у вас.

Два важных момента:

🔹 Пригласительные действует только для посетителей в статусе HR (организаторы форума не подтверждают бесплатно кадровые и аутсорсинговые компании, тренинговые и консалтинговые и др. провайдеров, в том числе эйчаров таких компаний).

🔹 Промо-код действует до 12:00 3 апреля. После этого регистрация будет закрыта.

Встречаемся 4 апреля!
Санкт-Петербург, Park Inn by Radisson Прибалтийская, ул. Кораблестроителей 14

🔥Поделитесь новостью и промокодом с коллегами, чтобы у них тоже была возможность попасть на HRM Expo 2023.

Дизайн-система: что это. И как применять при создании Digital Workplace?

Каждый раз, когда я обсуждаю новый проект с клиентом, слышу:

«Дизайн — это очень важная часть. Мы хотим портал в корпоративном стиле. Он должен быть красивым и современным!»

Но когда речь заходит о стоимости реализации проекта, дизайн — то, на чем начинают экономить в первую очередь. Отсюда — большое количество порталов с плохим дизайном.

Чтобы сделать красивый и удобный портал, в своих проектах я использую дизайн-систему.

Дизайн-система — это набор инструментов, документов и рекомендаций, которые позволяют создавать последовательный и единообразный вид продуктов. Она упрощает и ускоряет процесс разработки, позволяет экономить время и деньги, повышает эффективность командной работы и обеспечивает консистентность и качество дизайна на всех этапах проекта.

Дизайн-система включает в себя:

— компоненты дизайн-интерфейс;
— стандарты кодирования;
— графические элементы;
— цветовую палитру;
— типографику;
— правила написания текстов;
— инструкции по анимации;
— используемые иконки и другие элементы дизайна.

При реализации нового проекта мы не делаем дизайн полностью с нуля, а используем разработанную ранее систему. В нее вписываем фирменный стиль заказчика.

💰 Это существенно сокращает затраты на создание дизайна.

Если бы мы делали дизайн в фирменном стиле заказчика с нуля, то бы пришлось: сделать прототипы интерфейса ➡️ затем создать концепцию дизайна на примере ключевых разделов ➡️ довести ее до ума и отрисовать макеты всей остальной функциональности ➡️ сделать верстку и программирование этих интерфейсов ➡️ провести тестирование.

Вместо этого у нас уже готовы ключевые элементы всех интерфейсов, и достаточно выполнить брендирование в корпоративном стиле.

Дизайн-система используется многими компаниями. Посмотреть примеры и вдохновиться можно по ссылкам ниже:

http://designsystemsclub.ru/
https://paradigm.mail.ru/
https://consta.design/

HR-новости. Управление будущим и сложности у начинающих специалистов

Друзья, за месяц было много интересных событий. Отметил два интересных исследования, а также один материал. Итак, обо всем по порядку. Начну с хороших новостей. А именно — праздников.

🎉 Активные и энергичные корпоративы
Именно такие праздники поддерживают 25% россиян. В целом же, большинство респондентов (69%) сообщили, что в их компании проводятся корпоративные мероприятия. Чаще всего в российских компаниях устраивают корпоративы по случаю официальных праздников (Нового года, 8 марта, 23 февраля и т.д.). Чуть реже компании отмечают профессиональные праздники и корпоративные даты.

❌ Дорогу не «новичкам»
Практически каждый шестой руководитель (15%) не готов трудоустраивать выпускников онлайн-курсов. Основная причина — отсутствие опыта решения реальных бизнес-задач. Также среди причин — завышенные зарплатные ожидания, неготовность работать полный рабочий день, слабые знания выпускников, неготовность работодателей обучать их с нуля.

🔮 Как управлять будущим и жить в новой концепции мира?
В Forbes рассказали о новой модели мира — SHIVA. И о том, как действовать менеджерам и HR-специалистам. Если кратко: руководителям следует «спускаться» внутрь коллектива, создавать безопасное эмоциональное пространство и совместно с коллегами из HR-департамента выявлять людей, положительно влияющих на эмоциональный климат.

А какие HR-новости запомнились вам в марте? Делитесь в комментариях ✍️

Сколько стоит внедрить корпоративный портал? И как компания может сэкономить с помощью него?

В блоге K-Team привел расчеты, поделился лайфхаками, а также рассказал о главных моментах, которые нужно учесть при планировании бюджета на разработку и внедрения интранета.

💡Вот небольшой спойлер:

Как экономить?
Выбирайте готовые решения и модули. Внедряйте сначала MVP — пробную версию портала с самыми важными функциями, а затем при необходимости расширяйте функциональность. Это позволит запустить платформу максимально быстро и по выгодной цене.

О ценах, необходимом функционале и «подводных камнях» — в материале.

Как работать с молодыми талантами?

Если у вас в компании есть сотрудники, которые родились после 1995 года, — то исследование от SETTERS и “Культуры Инноваций” точно пригодится в работе.

В нем — как построить корпоративную культуру, какие лидеры нужны молодым талантам и практики для эффективной работы с центениалами (поколением зумеров).

👀 Смотреть исследование