Как хранить персональные данные на корпоративном портале? 📇

Многие российские компании неправильно работают с персональными данными сотрудников. Как избежать штрафов, конфликтов и сохранить конфиденциальность в интранете? Давайте разбираться вместе.

Персональные данные – что это? 🤔

Простыми словами – это все, что относится к человеку: ФИО, телефон, email, адрес, паспорт (ст. 3 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Сам по себе номер мобильного – не персональные данные, пока мы не понимаем, чей он. А вот если рядом с телефоном есть еще и ФИО сотрудника – то да, информацию придется защищать ☝️

Фотография – не персональные данные, пока вы не используете ее для идентификации сотрудника. И если вы сделали фото в публичном месте (на собрании, конференции, концерте) – это тоже не персональные данные. Так что с фото корпоративных вечеров все ОК 💃

Сотрудник должен согласиться на публикацию данных на портале? 📝

Да, конечно! Это считается распространением персональной информации. Согласие нужно обязательно, причем в письменном виде (ст. 88 ТК РФ).

А разве не достаточно согласия на обработку персональных данных при приеме на работу? 😯

К сожалению, нет. Все равно придется прописать порядок размещения информации на портале в локально-нормативном акте и ознакомить с ним каждого.

Что делать, если сотрудник работает давно, но до сих пор не давал согласия на обработку и использование персональных данных? 🤷‍♂️

Если вы вводите новый корпоративный портал – получите согласие при первой авторизации. Пришлите ссылку на ЛНА и попросите поставить отметку о прочтении. После этого пользователь введет свой логин и пароль – так система подтвердит его личность 👍

Относитесь к персональным данным бережно!

Это не так сложно: разработайте ЛНА, ознакомьте с ними сотрудников (ст. 74 ТК РФ), получите согласие на обработку биометрической информации. В будущем это поможет избежать многих проблем! 🔥

Максимум пользы – пятничный дайджест 🔥

Всем хороших выходных! Ловите новую подборку полезных статей из мира HR.

🚀 Все на борт! Онбординг и адаптация новых сотрудников

Интересная статья о том, как HeadHunter адаптирует новичков в мобильных командах. В первую неделю они получают чек-листы, знакомятся с сервисами компании, общаются с коллегами, составляют индивидуальный план развития и приступают к первым задачам 🙋

Чтобы сотрудники адаптировались быстрее – используйте современные инструменты! Геймификация на портале, короткие обучающие ролики, видеообращения руководства, задания в чат-боте – все это отлично увлекает не только молодых, но и возрастных сотрудников 👍

😎 В уютном офисе пусть сидят бумеры: как зумеры выбирают работу

Чего хотят зумеры? Их не заманить в компанию стабильностью, страховками и «уютным офисом». В статье собраны последние исследования, мнения и лайфхаки 🧐

Мой совет – общайтесь с зумерами на одном языке! Они привыкли к формату социальных сетей: сторис, коротким видеороликам и ярким фото, комментариям и лайкам. Добавьте все это на корпоративный портал, таргетируйте новости. Так вы повысите их интерес к компании, улучшите мотивацию и сплотите команду! 👨‍💻

Коллеги, привет!

Вас становится все больше – и это радует! Чтобы вы не пропустили ничего интересного, я собрал подборку из 7 самых полезных и популярных постов этого канала:

🙋 Достучаться до новичка
Чтобы адаптация хорошо воспринималась сотрудниками – используйте современные инструменты! В посте собраны самые эффективные и проверенные на нашей практике интерактивные методики онбординга.

🗞 Как заинтересовать сотрудников корпоративными новостями
Новости – один из самых важных разделов корпоративного портала. Как привлечь к ним внимание сотрудников? В посте я поделился несколькими универсальными советами.

💬 Связанные одной соцсетью: зачем бизнесу площадки для неформального общения
Как создать комфортную среду для коммуникации и поощрять сотрудников за активность? С помощью корпоративной социальной сети! Читайте в посте о ее пользе для бизнеса.

🚀 На чем делать интранет – обзор российских решений
Краткий обзор плюсов и минусов корпоративных порталов российских разработчиков. Среди них – как универсальные платформы, так и те, что решают определенные задачи.

🤔 Какой должна быть главная страница корпоративного портала
Главная страница – это «лицо» интранета, от которого зависит его эффективность. Без каких виджетов точно не обойтись? Читайте в карточках.

💰 Миссия выполнима: как согласовать бюджет на внедрение интранета
Хотите ускорить утверждение бюджета на корпоративный портал? Покажите руководству, что интранет поможет экономить! В посте – пошаговый план действий.

⭐️ Как вовлечь персонал в развитие клиентского сервиса
Если в компании царит комфортная и дружелюбная среда – сотрудники обязательно транслируют это клиентам. Читайте, как грамотно выстроить внутреннюю клиентоориентированность и повышать мотивацию команды.

🔥 А еще мы с командой собрали для вас полезные для внедрения и развития интранета материалы: шаблоны, статьи, инструкции и готовые идеи. Забирайте и внедряйте!

Максимум пользы – пятничный дайджест 🔥

Продолжаю отбирать и комментировать полезные статьи из мира HR за прошедшую неделю!

😱 Команда демотивирована: что делать?

Исследования показывают: 49% россиян теряют мотивацию из-за стресса на работе. Почему так происходит? В статье – самые распространенные причины потери мотивации и приемы, как этого избежать 📝

Чтобы мотивация не падала – будьте в постоянном диалоге с сотрудниками. Проводите личные встречи, собирайте обратную связь, прислушивайтесь к персоналу. Технологии помогают это сделать! Создайте площадку, где сотрудники будут общаться друг с другом. Используйте геймификацию, собирайте идеи по улучшению работы. Все это отлично мотивирует команду! 🚀

🧐 Реверсивное наставничество: как младшие специалисты учат старших

Я рассказывал, чем полезен корпоративный менторинг. Но это не единственная форма наставничества! В статье описана обратная ситуация – когда младшие сотрудники помогают руководителям и старшим специалистам 🤔

Это правда полезно! Менеджеры могут взглянуть на ситуацию глазами младшего персонала и увидеть проблемы, которых раньше не замечали. А еще такой подход создает в компании открытую и дружелюбную среду 👍

Когда даже младшие сотрудники чувствуют себя комфортно и видят, что к ним прислушиваются – продуктивность всей команды растет. Не бойтесь экспериментировать, это всегда приносит плоды! 🤓

Неочевидные ошибки, которые могут погубить проект

Как избежать распространенных ошибок при внедрении корпоративного портала.

🤯 There's No Time To Explain!

Верхнеуровневые оценки – это первая причина, почему проекты "плывут" по бюджету и срокам 😱

Для точной оценки приходится учитывать много всего: для кого и зачем создается функциональность, каким будет пользовательский сценарий и что может повлиять на сроки (интеграции, ролевая модель, объемы данных) 🤔

Вторая причина – отсутствие единого документа, в котором собраны и структурированы все требования. На бюджет влияет не только разработка, но и уточнение требований, промежуточные демонстрации и корректировки. Грамотную оценку можно получить только на основании детального плана проекта 📝

🧐 Пожалуйста, не отвлекайте наших топов – они очень занятые люди!

В моей практике был случай, когда команда заказчика и исполнитель были уверены, что сделали отличный портал. Но генеральный директор остался недоволен, потому что он с самого начала видел его по-другому 🙅‍♂️

Запомните: результат должен оценивать тот, кто ставит задачу. Если не хотите услышать, что все нужно переделывать – вовлекайте топов на каждом этапе проекта, показывайте промежуточные результаты 👨‍💻


😮 Разве мы должны платить за исправление ошибок?

Не стоит пропускать этап опытной эксплуатации. Сначала с корпоративным порталом начинает работать небольшая группа пользователей, которая дает обратную связь проектной команде. Это помогает найти ошибки до запуска интранета на всю компанию 👌

Часто этап вызывает накал эмоций и взаимные претензии между исполнителем и заказчиком. Примирить стороны могут архитекторы и системные аналитики – именно они находят проблемы, предлагают решения и согласовывают их со всеми 🤝

Да, опытная эксплуатация не всегда проходит гладко. Но пропуская этап, вы не сэкономите ни копейки. Недочеты все равно придется исправлять. А вот новых пользователей интранета слишком большое число ошибок может и отпугнуть 🤷‍♂️

Максимум пользы – пятничный дайджест 🔥

Продолжаю отбирать и комментировать полезные статьи из мира HR за прошедшую неделю!

🙋 Главное для новичка — принимать правила компании, считают работодатели

Интересное исследование провел сервис по поиску работы SuperJob. Оказывается, большинство менеджеров по персоналу считает, что главное для новичка – принимать правила компании. Среди других ответов: коммуникабельность и внимательность, дружелюбность и трудолюбие 👨‍💻

Чтобы сотрудники быстрее влились в жизнь компании – заранее расскажите им о корпоративных ценностях и принципах. Начинайте знакомство еще до выхода в офис – используйте лендинги для пребординга и чат-боты, расскажите о будущих коллегах и задачах ☝️

Помните, что именно во время адаптации персонал проявляет наибольший интерес к корпоративной культуре. И если вы все сделаете правильно – получите лояльного и заряженного сотрудника, который проработает у вас многие годы 👩‍💻

🤝 Внутри Туту. Как организовать 10 внутренних клубов по интересам и собрать 200 участников

Как сократить дистанцию между коллегами и улучшить взаимодействие? Создать сообщества по интересам! В статье – история о том, как компания "ТуТу" объединила коллег и что им это дало 👍

Сообщества укрепляют команду, повышают мотивацию и улучшают внутреннюю атмосферу. А еще – ускоряют работу, ведь всегда легче задать вопросы и довериться тем, кого ты хорошо знаешь 🙌

Корпоративный портал – классный инструмент, который помогает коллегам находить друг друга. Создайте в интранете страницы сообществ – пусть сотрудники сами рассказывают о своих успехах и публикуют яркие фото! 📣

💥 Инсайты с партнерской конференции Битрикс24

Недавно прошла партнерская конференция Битрикс24, где вендор подробно рассказал об обновлениях платформы. Делюсь новостями и своими наблюдениями!

1️⃣ Основные новинки Битрикса этой осени – мобильная CRM и Push CRM. Не буду останавливаться на этом, если вам интересно – можете прочитать подробности здесь 🧐

2️⃣ Мобильные задачи. Эта функциональность была доступна из мобильного приложения и раньше, но теперь вендор сделал ее более удобной и быстрой 🚀

Раньше я редко работал с задачами со смартфона – только отслеживал сроки, изменения статусов задач и появление новых комментариев. Теперь ставить задачи с мобильных так же удобно, как с компьютера 📱

3️⃣ Битрикс24.Подпись – абсолютно новый инструмент для электронного подписания документов. Вендор пообещал, что скоро появится возможность отправлять документы контрагентам из CRM. Подписанные бумаги полностью соответсвует 63 ФЗ ☑️

С помощью сервиса также удобно подписывать кадровые документы с сотрудниками. Если вендор осуществит полноценную интеграцию с удостоверяющим центром – мы получим встроенный инструмент для создания КЭДО 👍

Сейчас для этого мы используем простую электронную подпись или интегрируем платформу со сторонними решениями "КриптоПро" или HRLink 📝

Пожалуй, это все интересные новости с конференции. Как и раньше, Битрикс24 в основном уделяет внимание развитию платформы в качестве CRM и таск-трекера. Если вы хотите использовать площадку как полноценный интранет – обратите внимание на доработанные решения, такие как K-Team ☝️

При этом вендор оценивает рынок внедрений "Битрикс24" в 2022 году в 12-15 млрд рублей 🔥

Эта цифра говорит о том, что если вы не создаете Digital Workplace в своей компании – скорее всего, это делают ваши конкуренты. В непростые времена бизнес ищет замену иностранным продуктам, создает комфортную среду для удаленной работы, поддерживает команду 🙌

Деловой ужин «HR-ориентиры в период неопределенности»

Личное общение – залог успеха любого проекта. А сейчас особенно важно встречаться друг с другом и вместе искать точки опоры. Согласны?

Тогда присоединяйтесь к нам на бесплатном бизнес-ужине!

📆 Когда: 6 декабря, начало в 17.00

📍 Где: Арт-центр Exposed, Москва

В светлом арт-пространстве за бокалом вина мы с коллегами ответим на важные вопросы нашего времени:

🤔 Что выбрать – стратегию или сценарное планирование?
💰 Увольнять или удерживать сотрудников в эти непростые времена?
📣 Как взаимодействовать с удаленным персоналом и доносить новости?
🤯 Что сейчас беспокоит сотрудников и как их поддержать? 
📝 Как вести кадровый документооборот с командой, разбросанной по миру?
👩‍💻 Как адаптировать новичков?

Вместе со мной опытом поделятся управленцы из крупных российских компаний 🔥

А еще вас ждет дискуссия, в которой примут участие Анастасия Хрисанфова, директор по организационному развитию СБЕР ЕАПТЕКА, и Мария Резник, директор по управлению брендом работодателя и корпоративной культурой Inventive Retail Group.

Здесь – подробная программа. Участие бесплатное по предварительной регистрации.

Проведите вечер в кругу единомышленников, поучаствуйте в винном казино и просто насладитесь приятной атмосферой 🥂

Присоединяйтесь, количество мест ограничено!

Максимум пользы – пятничный дайджест 🔥

Продолжаю отбирать и комментировать полезные статьи и исследования из мира HR за прошедшую неделю!

👩‍💻 Как россияне адаптируются к новой работе

Любопытное исследование провели Сбер и Работа.ру. Они изучили, как россияне адаптируются к новому месту работы 🙋

Выяснили, что новички вливаются быстрее, если у них есть опытный наставник. Но только 38% компаний дают им такого человека. Гораздо чаще сотрудникам приходится обращаться по любым вопросам к руководителю или коллегам. Из-за этого они чувствуют дискомфорт и замыкаются 🤷‍♂️

Будьте в постоянном диалоге с новичками! Вы сразу поймете, что помогает или мешает им стать продуктивными. Анализируйте успехи и трудности, используйте современные инструменты. Это повысит их вовлеченность, мотивацию и ускорит адаптацию в несколько раз 👍

🤔 Как создать корпоративную культуру в IT-компании на 30 человек

Небольшим компаниям сложно конкурировать с бизнес-гигантами в привлечении толковых специалистов. Помогает ли в этом корпоративная культура? Да! 🔥

В статье ИТ-компания со штатом 30 человек делится опытом. Рассказывает, как с помощью культуры они привлекают профессионалов и объединяют распределенную команду, какие приемы используют 🙌

Корпоративная культура – классный инструмент удержания, мотивации и объединения сотрудников. Используйте технологии: интранет, геймификацию, чат-боты – все это поможет вам собрать и сохранить команду мечты! 🚀

iMpact LMS – управление корпоративным обучением на Битрикс24

Сегодня расскажу о возможностях T&D-инструмента, который позволит вам автоматизировать дистанционное обучение прямо на корпоративном портале.

Преимущества решения:

🔸 Единая точка входа для учёбы и работы сотрудников.
🔸 Удобный конструктор курсов и тестов без привлечения IT-команды.
🔸 Кастомизация решения под бизнес-задачи компании благодаря передаче открытого кода.
🔸 Бесплатная техническая поддержка.

Продукт включает более 20 функциональных блоков, некоторые из них:

⚙️ Плеер контента
⚙️ Личный кабинет сотрудника
⚙️ Назначение и рекомендация курсов
⚙️ Автоназначание и адаптация по готовым сценариям
⚙️ Загрузка внешних материалов по ссылке или напрямую в портал
⚙️ Дашборд T&D и руководителя
⚙️ Модульное обучение
⚙️ Выдача сертификатов
⚙️ Обучение в группах
⚙️ Аналитика и отчёты

iMpact LMS создан как модуль к 1С-Битрикс24, поэтому никаких дополнительных интеграций не требуется. Продукт устанавливается за несколько часов.

💰 Стоимость лицензии – от 157 тысяч рублей в зависимости от размера компании (рассчитывается под число активных пользователей). Покупка лицензии ежегодная, по подписке.

❌ Пока модуль можно установить только на коробочную версию 1С-Битрикс24.

Дистанционное обучение на корпоративном портале позволяет легко отслеживать пройденные и назначенные курсы в личном кабинете, включать геймификацию в обучающий процесс без лишних интеграций. Кроме того, данные по сотрудникам и орг. структуре уже есть в портале, не потребуется авторизаций в новых системах – все в рамках одной платформы.

Если интересно, пишите, расскажу подробнее и покажу демо.

День ПП – и пятница, и польза 🙂

До Нового года нужно успеть не только купить подарки и сдать отчеты, но и подписаться на каналы, которые помогут развиваться и расти в профессии. Поэтому коллеги из Программы повышения квалификации "HR-архитектор" собрали для вас подборку каналов, без которых HR – это не HR. Подписывайтесь и забирайте:

🔹 инструменты для повышения эффективности работы с персоналом
🔹 бесплатные вебинары
🔹 отчеты и исследования
🔹 чек-листы
🔹 базы знаний
🔹 полезные статьи

Удаленная работа в HR
@work_hr
Канал для HR-специалистов о том, как монетизировать свои навыки, как построить свой личный бренд HR-эксперта, где искать заказы и пр. На постоянной основе публикуем новые удаленные вакансии для HR.

Диджитал в HR
@digit_HR
Канал для HR-специалистов, которым интересна автоматизация HR-процессов. Все о диджитализации HR – от выстраивания автоворонки найма до корпоративных порталов.

HR-Архитектор
@HRArchitect
Понятным языком рассказываем о Цифровой трансформации HR, автоматизации HR-процессов, делимся инструментами для внедрения,бесплатными вебинарами и классными вакансиями.

Продукты и услуги в HR отрасли
@HRbazaar
Группа для общения Hr, заказчиков и провайдеров HR продуктов и услуг. Обсуждаем оптимизацию, автоматизацию, эффективность и фукциональность.

Независимый HR
@nezavhr
Канал для независимых HR-экспертов: про тренды, секреты создания и развития личного бренда HR-специалиста. Рассказываем о том, как монетизировать свои навыки и продавать свои услуги дорого.

На какой платформе создавать корпоративный портал

🤔 Когда решено, что компании нужен интранет, появляется вопрос: какую именно платформу выбрать. Ранее я уже делал обзор российских систем. За это время появилось еще несколько интересных решений. Сегодня расскажу о платформе Neon.

Что это?
Интранет-портал Neon помогает сформировать единое корпоративное инфополе и наладить внутренние коммуникации. Изначально компания Nexign создавала эту платформу для себя. И только недавно вывела продукт на внешний рынок.

Среди возможностей: новости и афиша мероприятий, сообщества, заявления в электронном виде, бронирование рабочего места, скидки и социальный пакет, интерактивная карта офисов, внутренний маркет с виртуальной валютой и другие.

В чем особенность?
В микросервисной архитектуре. Что это значит: каждый компонент разрабатывается как отдельный IT-продукт. Решение можно запускать не целиком, а поэтапно. К примеру:

1️⃣ сначала запустить модуль корппортала;
2️⃣ затем добавить к нему модуль целеполагания (чтобы связать общие цели компании с целями конкретных отделов и сотрудников);
3️⃣следом добавить модуль премирования и так далее.

Из практики
Одним из масштабных кейсов Neon стала разработка интранета для «Мегафон». Он заменил SAP SuccessFactors, которым ранее пользовались в компании. Neon объединил в цифровом пространстве около 30 тыс. сотрудников МегаФона и его дочерних компаний. В итоге удалось увеличить общую скорость работы внутриком системы примерно на 30%.

А как же недостатки?
Пожалуй, основной минус, — это «возраст» решения. Продукт относительно молодой, и пока уступает по функциональности некоторым аналогам, которые дольше представлены на рынке.

😉 И небольшое напоминание: прежде чем выбрать платформу, проведите анализ внутренней среды, определите нужные функции и задачи, которые будете решать с помощью интранета.

Как впустую провести рабочий день? И ждать ли аватары сотрудников на собраниях?

Собрал несколько интересных новостей из мира HR-технологий. Сегодня расскажу о том, почему в компании HR и IT-отделы сейчас практически неделимы, из-за чего теряется время сотрудников и можно ли отправлять аватара вместо себя на собрание.

🚀 Итак, поехали.

Два лица 👥
В своем исследовании Microsoft утверждает, что принятие аватаров в профессиональной среде растет. Но с оговорками. Еще предстоит понять их уместность и последствия. Преимущество технологии аватаров в том, что некоторым сотрудникам это поможет преодолеть застенчивость и неуверенность в стрессовых рабочих ситуациях. Аватары также могут заменить скучные видеовыступления на традиционных конференциях.

Но есть опасность — фейковые аватары на видеовстречах. Они позволяют одному человеку выдавать себя за другого (к примеру, чтобы узнать инсайдерскую информацию о делах компании).

HR и IT теперь неделимы ❤️
По данным опроса, проведенного Lenovo, у 9 из 10 ИТ-директоров роли и обязанности вышли за рамки привычного списка. Теперь они включают управление человеческими ресурсами. А у HR-специалистов работа стала в значительной степени зависеть от технологий и систем. Партнерство, которое сочетает в себе знания HR о людях и знания ИТ о технологиях, может создать симбиотические отношения, которые улучшат результаты компании.

Слишком много «техники» 🤯
Запутанная сеть инструментов на рабочем месте может снизить производительность сотрудников. Опрос, который провела компания Glean, показал: сотрудники используют в своей повседневной работе в среднем 11 приложений и платформ.

🔹 35 раз в неделю сотрудникам в этих инструментах приходится искать нужные документы и информацию.
🔹 13 минут уходят на поиски того, что им нужно.

В сумме получается практически один рабочий день впустую.

Какое решение? Создать «единое окно» доступа к HR-сервисам на корпортале. Тогда даже со смартфона сотрудники смогут быстро решить практически любые рабочие вопросы.

#HRTech_новости

То, что вдохновило с самого утра

За работой пропустил важную новость. Спасибо коллегам, что рассказали:

«КОРУС Консалтинг» вошел в десятку крупнейших игроков рынка HR Tech в России по версии CNews Analytic.

Отношение к рейтингам, премиям и конкурсам у меня двоякое.

С одной стороны, во время работы совершенно не задумываешься об этом. Важно создать продукт, который поможет клиентам решить их внутриком-задачи. И самое классное — это обратная связь после внедрения. У кого-то сотрудники стали активнее участвовать в корпоративной жизни компании. У кого-то — наконец появились инструменты для совместной работы, и задачи стали выполняться быстрее.

Но есть и другая сторона. Когда видишь, что компания, в которой работаешь, занимает весомое место на рынке, это мотивирует. Хочется делать продукт еще лучше и лучше.

Рынок HRTech растет. И радует, что наша команда вносит свой вклад в его развитие.