Одна историю другой краше 😍

Прочитал ваши истории, понравились все без исключения 💯
Где улыбку поймал, а где то и диву дался от дурости боярской.

Самое время подвести итоги. конкурса.
Я собрал скринами все истории. Под этим постом будет опрос.
Милости прошу голосовать за лучшую историю господа и дамы.
Можно голосовать за несколько сразу.

Сегодня-завтра собираем голоса и торжественно вручаю приз 🔥

Фильтруй нефильтрованное в Excel 🍺

Говорю боярину: «Ты базар-то фильтруй!»
Он удивлённо смотрит и говорит: «Мда уж, не про такую фильтрацию я в отчёте просил!» 😅

Ладно, раз пошла такая пляска - расскажу про фильтры и срезы в Excel и как не тратить время на поиск через Ctrl+F.

Фильтры и срезы - это сито и пульт управления для твоей таблицы. Сито отсеивает лишнее. Пульт переключает картинку одной кнопкой. Без макросов, без VBA.

1️⃣ Автофильтр (Ctrl+Shift+L)
Базовое оружие. Жмёшь хоткей - в шапке таблицы появляются стрелочки. Тыкаешь, выбираешь нужное. Руководитель говорит «покажи только Москву» - тык. Готово. Секунда.

2️⃣ Текстовые фильтры + подстановочные знаки
Вот это знают немногие. В поле фильтра * заменяет сколько угодно символов, а ? - ровно один. Пишешь «бар?н» - ловишь и «барин», и «барон». 500 городов в столбце, а нужны все вариации Петербурга? Пишешь *Петербург* - дело в шляпе.

3️⃣ Топ-10 (числовой фильтр)
Название врёт. Можно хоть 3, хоть 50. Числовые фильтры → Первые 10. Надо вытащить топ-5 клиентов по выручке без формул - 3 клика. Всё.

4️⃣ Срезы (Slicers)
Визуальные кнопки прямо на листе. Как кнопки лифта - нажал нужный этаж, приехал. Вставка → Срез → выбираешь поле. Боярин каждые пять минут просит «а по другому региону покажи» - не ныряешь в выпадашки, а тыкаешь кнопку. Красота.

5️⃣ Временная шкала (Timeline)
Тот же срез, только заточен под даты. Двигаешь ползунок - видишь данные по дням, месяцам, кварталам. Когда период каждый раз разный - спасает.

6️⃣ Лайфхак, ибо грех не рассказать: один срез привязываешь сразу к нескольким сводным. Правый клик → «Подключения к отчётам». Тыкнул кнопку - 3 сводных перестроились разом. Один рубильник на всю диспетчерскую.

7️⃣ В срезе есть кнопка множественного выбора (Alt+S). Выбираешь несколько значений, дабы не зажимать Ctrl каждый раз.

Всё это - чистый Excel. Без макросов и танцев с бубном.

А ты знал про подстановочные знаки * и ? в фильтрах? Или по старинке через Ctrl+F ищешь? 👇

#Excel

@data_dzen🙂

Одна ячейка в Excel обошлась JPMorgan в $6,5 миллиарда 🤦‍♂️

Не опечатка. В 2012-м сотрудник копировал данные между файлами, и при вставке формула взяла сумму вместо среднего. Ошибку не заметили, модель неделями занижала риск, и банк потерял $6,5 млрд каскадом.

Одна ячейка. Без проверки на входе. Шесть с половиной миллиардов 😡

В Excel есть для этого охранник, Data Validation. Сидит на входе в ячейку, не пускает мусор. Вкладка Data → Data Validation (или Alt+D+L).

Custom-формулы, самое мощное 😎

Тут ты сам пишешь правила. Антидубликаты:

 =COUNTIF($A$2:$A$100,A2)<=1

Только рабочие дни:

 =WEEKDAY(C2,2)<6

Обязательное заполнение:

=LEN(A2)>0

Если бы вначале я знал, как бояре любят изворачиваться в отчётах, изучил бы Data Validation самым первым.

И тут грабли: Ctrl+V обходит валидацию. Копипастой можно запихнуть что угодно мимо правил. Лечение: добавь защиту листа (Sheet Protection). Два замка надёжнее одного.

Базовые ограничения ✅

1️⃣ Выпадающие списки (List). Столбец «Статус задачи», один пишет «Готово», другой «готово», третий «сделал Петров». Ставишь List, задаёшь варианты через запятую или именованный диапазон. Творчество закончилось.

2️⃣ Числа и даты (Whole number, Decimal, Date). В столбце «Скидка» кто-то вбивает 500%. Или в дату ставит 2077 год. Задаёшь диапазон: скидка 0–50, дата от 01.01.2020 до сегодня. Дрянь не пролезет.

Ещё грабли, на которые наступают 🤔

1️⃣ Error Alert в режиме Warning. Пользователь видит предупреждение, жмёт «ОК» и спокойно пишет что попало. Ставь режим Stop. Тогда без вариантов.

2️⃣ Input Message. При настройке правила есть вкладка Input Message: вписываешь подсказку «Вводи только статус из списка, руками не дописывай». Большинство эту вкладку даже не открывают. А зря, сразу меньше «творчества».

3️⃣ Circle Invalid Data. Data → Circle Invalid Data. Обводит красным ячейки, где накосячили с правилами. Кайф для ревизии старых файлов, которые заполняли до тебя.

Открой любую рабочую таблицу. Поставь хотя бы одно правило на ключевой столбец. Через неделю нажми «Обвести неверные данные», увидишь, сколько мусора скопилось.
Спойлер: обычно дофига 🤷‍♀️

#excel

@data_dzen 🙂

На Уолл-стрит джунам отрезают провод от мыши 🤷‍♀️

На Reddit эту байку пересказывают годами, и в ней куда больше здравого смысла, чем кажется.
Бесконечно тянемся к мыши при работе. Тратим на это тонну рабочего времени - за год набегают сотни часов чистой рутины.
А если админ в запарке стянул мышь со стола. Что тогда, работу останавливать? 😁

В 2024-2025 Microsoft добавила в Excel 365 новые шорткаты и фичи. Кто предпочитает мышку, про них вряд ли знает.
Вот 10 комбинаций, которые закрывают большую часть ежедневных операций. От простых к свежим.

1️⃣ Alt+= - мгновенная автосумма

Выделяешь диапазон, жмёшь Alt+=, СУММ() вставляется сама. Работает и для строки, и для столбца, и для нескольких столбцов разом. На каждой сумме экономишь 5-10 секунд, за день набегает приличная экономия.

2️⃣ Ctrl+T - умная таблица за секунду

Превращает диапазон в таблицу с автофильтрами, чередующейся заливкой и именованными столбцами. Формулы в такой таблице сами распространяются на новые строки. В регулярной отчетности спасательный круг.

3️⃣ Ctrl+Shift+L - фильтры вкл/выкл

Нажал = включил автофильтр. Нажал ещё раз = выключил. Никаких заходов в меню «Данные».

4️⃣ F4 - двойной агент

Внутри формулы: переключает ссылку между $A$1, A1, $A1, A$1. Вне формулы: повторяет последнее действие. Залил ячейку цветом? F4 повторит заливку на следующей. Два режима, одна клавиша.

5️⃣ Ctrl+E - Flash Fill

Задаёшь 1-2 примера в соседнем столбце, жмёшь Ctrl+E. Excel сам распознаёт паттерн и заполняет весь столбец. Вытащить имя из ФИО, домен из email, поменять регистр - всё без единой формулы. Появился ещё в 2013-м, но до сих пор вызывает «вау» даже у опытных. Да и чего уж тут. Я сам на момент когда работал с Power Query не знал про все шорткаты.

6️⃣ Ctrl+; и Ctrl+Shift+; - дата и время

Ctrl+; вставляет сегодняшнюю дату. Ctrl+Shift+; - текущее время. Статически, без пересчёта. Вместо тысячи =СЕГОДНЯ().

7️⃣ Alt+H+O+I - автоподбор ширины столбцов

А это мой фаворит. Очень уж нравится когда ширина таблиц отшлифована до идеала. Вместо двойного клика по границе каждого столбца мышкой: выделяешь всё (Ctrl+A), жмёшь Alt → H → O → I. Все 20, 30, 50 столбцов подгоняются под содержимое разом.

8️⃣ Ctrl+` (обратный апостроф) - показать все формулы

Переключает весь лист между результатами и формулами. Для аудита - самое то. Уж точно лучше чем проверять формулы по одной через F2.

9️⃣ Ctrl+Shift+V - вставка только значений

Microsoft добавила в Excel 365 в августе 2024. Один из самых запрашиваемых шорткатов за всю историю Excel. Коли часто копируешь в таблицы данные извне без нее никуда.
​
1️⃣0️⃣ Alt+W+E+F - Focus Cell

Подсвечивает всю строку и столбец активной ячейки, аки линейка на экране. В широких таблицах на 30+ столбцов глаза больше не блуждают.
​
Всего десять штук, запомнишь на раз-два. А разницу в скорости почувствуешь ещё быстрее 💯

Если у вас не срабатывает один из этих шорткатов - скорее всего, у вас русская версия Excel.
Дело в том, что комбинации вроде Alt + W + E + F - это не глобальные хоткеи, а последовательные нажатия клавиш-подсказок (keytips) на ленте, и в локализованных версиях буквы отличаются. Чтобы узнать актуальные подсказки именно для вашей версии, просто зажмите клавишу Alt - над каждым элементом ленты появятся нужные буквы. Дальше нажимайте их по цепочке. Например, Focus Cell в русском Excel вызывается через Alt → О → Я1 → Ф.

Завтра закину постец про то как поставить свеженький Office без сомнительных активаторов 😎

Попробуй потыкать в работе. А сколько ты знал комбинаций до поста?

🔥 - знал почти все
👍 - половину знал, половину нет
😎 - Ctrl+Shift+V и Focus Cell - это что вообще??

#excel

@data_dzen 🙂

Из Excel в космолет за две надстройки 😎

Excel, которым пользуются в 90% компаний и за глаза ругают, на деле использует лишь каплю возможностей. Данные заливают руками, типы правят вручную, а вопрос «оно само обновится?» вызывает тяжёлый вздох. Потому что две вкладки в меню так и остались нетронутыми.

Расписание у большинства такое: скачал файл, почистил руками, добавил формулы, отправил боярину. Назавтра всё сначала. Послезавтра всё сначала. Скука смертная. 😔
Сорок минут ежедневно на работу, которая должна занимать три клика.

Теперь добавь 2 миллиона строк. Excel упирается в потолок на миллионе строк и ложится. Ок, делишь файл на части. Теряешь связи между таблицами, сводная начинает врать.

А можно включить 2 надстройки и использовать Excel на максимум.
Я познакомился с этими надстройками в 2017-м. Подрабатывал на фрилансе. Сайты на Wordpress да всякая рутина. Прилетает задача. Нужно из 60 толстых excel файлов вытянуть только определённые группы товаров и всё объединить в одном файле. Дали два дня. Попробовал 2 файла руками собрать. Ужас, скучно и нудно. Начал копать сеть, вдруг есть волшебная пилюля. И нашёл Power Query. Чуть повозившись с интерфейсом, я подключил все файлы из папки и собрал целевой файл за 10 минут. Я аж привстал. Ладно, пойдем расскажу, что за звери эти надстройки 💪

1️⃣ Power Query: данные без рук

Он уже вшит. Вкладка «Данные», раздел «Получить и преобразовать». Подключаешь источник один раз, настраиваешь трансформацию, дальше жмёшь «Обновить». Процесс, который занимал час, теперь занимает десять секунд.

Но есть проблемка. Power Query «угадывает» типы данных, глядя лишь на первые 200–1000 строк, зависит от источника. Для CSV хватает 200, для других форматов чуть больше. Но суть одна: если данные неоднородные, числа тихо становятся текстом без единого предупреждения.

Потому чтоб спать спокойно, типы данных всегда проставляй вручную. Не доверяй автоопределению. Да, подольше. Зато потом не надо перелопачивать старые настройки и искать проблему.

И ещё. Не делай один огромный запрос. Всегда в работе используй итеративный подход.
Цепочка работает лучше: отдельный шаг на очистку, отдельный на преобразование. Загрузку — тоже отдельно. Когда что-то сломается (а это случится), найдёшь проблему за минуту, а не за час.

И да, PQ позволяет подключать базы данных напрямую ✅

2️⃣ Power Pivot: Excel без потолка

1 048 576 строк — лимит обычного Excel. Power Pivot держит десятки миллионов через VertiPaq-сжатие (тот же движок, что внутри Power BI). Сам xlsx-файл при этом становится тяжелее, внутрь упаковывается база данных. Зато в памяти данные занимают в разы меньше: VertiPaq сжимает примерно в 10 раз (ну, порядок такой — точная цифра зависит от данных), хранит колоночно, а не построчно. Большие данные летают.

Главное, что там есть — меры. Не лепи всё в вычисляемые столбцы: они считаются всегда и раздувают модель, а мера считается только тогда, когда ты её видишь в сводной, под конкретный контекст фильтра. Разница в разы.

Сердце Power Pivot — функция CALCULATE. Она меняет контекст вычисления. «Продажи без возвратов», «план только по Москве», «что если цена выросла на 10%». Это всё CALCULATE.

Для любителей яблочек (Apple), коим и я являюсь 😁
Power Pivot недоступен на macOS. Да грустно, но как есть. Если в команде есть коллеги на Mac, они просто не увидят этого чуда.

Если у тебя отчёты крутятся вокруг Excel — попробуй эти две надстройки 👇

#excel

@data_dzen 🙂