Вопрос:
«Было бы здорово обменяться подходами внедрения «тона сверху» в компаниях, где руководители не понимают ценность комплаенса».

Мои рассуждения на эту тему - в аудио (Можно слушать на X1,5)

Кстати, не рассказала про КПЭ, через которые можно «замотивировать» руководителей транслировать тон сверху - просто, на мой взгляд, без понимания ценности комплаенс руководством исполнение КПЭ будет скорее формальным, для галочки.

Делитесь своим практическим опытом - всем будет полезно 😉 вопрос действительно очень актуальный!

Ирина Бурдикова | #комплаенс #повашимвопросам

Вопрос:
«Как мотивировать контрагента на внедрение комплаенс?»

Ответ:
Сложный на практике вопрос. На мой взгляд, наибольший шанс есть в ситуации, когда этот контрагент выступает от имени вашей компании, например, является агентом или дистрибьютером. Здесь уже достаточно давно сложилась мировая практика, в т.ч. перешла к нам.

Если контрагент сам не горит желанием внедрять комплаенс, то замотивировать можно только если: (1) контрагент действительно заинтересован / зависим от работы с вашей компанией; и (2) вы предъявляете наличие комплаенс-системы как обязательное условие взаимодействия с контрагентом (например, для наиболее рисковых). Но помним про ФАС и риски ограничения конкуренции…
Или наличие комплаенс-системы дает какие-то более выгодные условия взаимодействия контрагенту - например, сроки оплаты, доп.скидка при определенных объемах и др.

В остальных случаях, мне кажется, договориться с контрагентом о внедрении им комплаенс-системы можно только через какое-то личное общение руководства, но это прям редкость.

При этом, останется вопрос, насколько реальную или «для галочки» систему внедрит контрагент. По-хорошему нужно внедрять в договоры с наиболее рисковыми контрагентами право на аудит и на периодической основе его проводить.

❓Коллеги, поделитесь, своими рабочими инструментами мотивации контрагентов внедрять комплаенс?

Ирина Бурдикова | #повашимвопросам #комплаенс

Всем добрый день!

Кому актуальны вопросы комплаенс в области приватности, обратите внимание👇🏻

Коллеги из RPPA.pro запустили линейку образовательных продуктов, нацеленных на прокачку технических скиллов для спецов из смежных отраслей.

Например, Privacy Engineering, чтобы разобраться в технологиях обработки данных и рисках приватности.

Или курс AI Governance, который сориентирует в области регулирования искусственного интеллекта, а также даст понимание ИИ-технологий.

Еще есть образовательные продукты и бесплатные материалы в канале.

🔥 Программы RPPA строятся на опыте 1300 экспертов, собственных баз знаний и исследованиях.

Лично знаю основателей RPPA 😉

Результаты свежего международного исследования по «горячей линии» - NAVEX Whistleblowing & Incident Management Benchmark Report 2024, основанные на анализе 1,86 млн сообщений, полученных 3 784 организациями

📌 Среднее количество сообщений на 100 сотрудников составило 1,57, превысив предыдущий рекорд 1,47 в 2022. При этом 23% организаций получили больше 5 сообщений на 100 сотрудников.

📌 Динамика поступления сообщений в течение года: в начале года наблюдается небольшое их количество с ростом в марте и дальнейшим снижением до августа, а потом к концу года количество сообщений увеличивается и сохраняется на высоком уровне.
Можно проанализировать особенности своей организации и использовать их для определения наиболее подходящих периодов для коммуникации по "горячей линии".

📌 Доля анонимных сообщений осталась прежней по сравнению с прошлый годом – 56%. Чем меньше организация, тем выше доля анонимных сообщений – 59% для организаций с количеством сотрудников до 6000 в сравнении с 44% и 50% для организаций от 50 до 100 тыс сотрудников и свыше 100 тыс сотрудников соответственно. При этом максимальная доля подтвержденных сообщений приходится на небольшие компании (до 2500 сотрудников) – 50% против 44% для средних и больших (более 10000 сотрудников).

📌 Обратная связь по анонимным сообщениям составляет всего 27%, снижаясь со своего максимума 36% в 2019.

📌 Средний уровень подтвержденных сообщений достиг своего 11-летнего рекорда и составил 45%. Причем доля подтвержденных анонимных сообщений остается на одном уровне с 2020 года и составляет 33%, но происходит рост подтвержденных неанонимных сообщений сообщений – 50% против 47% в 2020. Наибольший уровень подтверждения – 62% приходится на другие способы информирования, в т.ч. личное обращение сотрудника и т.д. В то время как для веб-каналов этот показатель равен 40%, а для иных каналов «горячей линии» – 33%.

📌 Основными информаторами выступают сотрудники организаций – 80,9%, третьи лица составляют 10,3%. Важно, что доля подтверждения выше у сотрудников, чем третьих лиц – 44% против 33%. С другой стороны, в отличие от сотрудников сообщения третьих лиц чаще касаются мошенничества, конфликта интересов и других вопросов интегрити.

📌 Средний срок рассмотрения сообщения – 22 рабочих дня (подход по оценке средних) или 45 рабочих дней (подход с учетом экстремумов небольших и крупных расследований). Сроки рассмотрения анонимных сообщений на пару дней больше, чем неанонимных: 24 против 22 дней (для метода по оценке средних) и 45 против 42 (для второго метода). Чем больше организация, тем больше срок рассмотрения и закрытия сообщения.

📌 Средний срок между нарушением и информированием о нем – 8 дней (для метода оценки средних) и 25 дней (для второго метода).

📌 Меры, реализуемые по итогам подтвердившихся сообщений:
32,9% - применение дисциплинарной ответственности (снижается с 35,7% в 2021)
17,5% - расторжение трудовых отношений (растет с 12,4% в 2021)
15,6% - иные меры
13,9% - никакие меры не применяются (чаще всего это происходит в небольших компаниях до 2500 сотрудников – 32,2%)
8,7% - проведение обучения
8% - изменение политик и процедур

Я считаю, что результаты исследования можно использовать для сравнения себя с рынком с целью понимания возможных зон для развития или, наоборот, понимания крутости выстроенных процессов. Также можно позаимствовать отдельные показатели и порядок их расчета для внутренней оценки эффективности своей горячей линии 😉

Полный текст отчета (на англ.) – здесь.

Другое свежее исследование Kept по «горячей линии» в части вопросов комплаенс и мошенничества - здесь.

Ирина Бурдикова I #горячаялиния #комплаенс_исследования

Интересная подборка судебных разбирательств по конфликту интересов в Гаранте

1. Будет жена – будет и тёща: в учреждении работали жена и теща руководителя, при этом премии или иные надбавки им предоставлялись на общих основаниях, обе работали не в прямом подчинении руководителя-родственника и в разных подразделениях друг с другом. Суды расценили ситуацию как влекущую возникновение конфликта интересов и признали применение дисциплинарного взыскания правомерным. В качестве мер по управлению КИ предложили: (а) исключить руководителя из состава комиссии по оценке КПЭ работников и комиссии по урегулированию конфликта интересов; (б) запретить принимать единоличные решения в отношении работников-родственников.

2. Своя рубашка ближе: здесь уже у руководителя в учреждении работали падчерица и ее супруг, и он их баловал повышенными премиями и надбавками. Наличие родственных связей директор и принятые на работу родственники скрывали: падчерица не указала в анкете супруга, а директор уверял об отсутствии родственников в учреждении. КИ подтвердили, директора уволили в связи с утратой доверия.

3. Фото на память: начальник отделения служебных приставов покрывала свою близкую подругу через бездействие подчиненных ей судебных приставов по взысканию задолженности с подруги. Факт дружбы выявили по фото в соц сетях с семейных праздников и заграничных поездок. Суд признал факт нарушения служащей антикоррупционных требований.

4. Кредит доверия: служащая госоргана взяла в долг у своей знакомой, которая при этом была представителем компании, с которой у госоргана заключены контракты на оказание клининговых услуг. Должность служащей предполагала в числе прочего решение задач, связанных с содержанием помещений и территории госоргана. Чтобы не вызывать вопросов, она попросила знакомую перевести деньги на банковскую карту мужа дочери. Суд признал факт коррупционного правонарушения.

5. Берегись автомобиля, или следствие передачи: глава сельского поселения передала служебный легковой автомобиль мужчине, с которым связана близкими отношениями. Никаких документов при этом оформлено не было. Мужчина использовал машину в личных целях около года. Глава пояснила, что передала машину для ремонта в целях надлежащего содержания муниципального имущества в условиях дотационности местного бюджета. Интересно, что в этой ситуации суд встал на сторону главы поселения и подтвердил, что сам факт передачи имущества третьему лицу не означает конфликта интересов, к тому же она не получила от этого какой-либо выгоды или денег 🙈

6. «Я высоко ценю твою уважаемую племянницу, но всему есть предел»: Председатель КСП устроила к себе в подчинение дочь родного брата без испытательного срока, при отсутствии профильного образования и опыта в муниципальной службе. КИ подтвердили.

7. Неженаты, с детьми: в ходе прокурорской проверки и служебного расследования было установлено, что зам. директора состоит в близких доверительных отношениях со специалистом учреждения - они вместе проживают, воспитывают общих детей, проводят совместный досуг, при этом брак между ними не зарегистрирован. В определенный период времени заместитель исполнял обязанности руководителя учреждения, а значит, имел возможность влиять на кадровые решения, мог поощрять и привлекать сотрудницу к дисциплинарной ответственности. Также в его полномочия входили вопросы выплаты зарплаты, в том числе стимулирующих выплат. Однако зам. директора не проинформировал руководство и не предпринял никаких мер по управлению КИ. Суд подтвердил КИ.

8. Зять - чтобы взять: начальник отдела закупок районной администрации приняла и оплатила работы по благоустройству территории на 15 млн руб. При этом, директор организации-подрядчика фактически ведет совместное хозяйство с дочерью этой начальницы, дочь также работает в этой компании. В суде начальница привела аргументы против КИ: (1) место работы ее дочери она отразила в анкете при трудоустройстве; (2) контракт заключён в рамках конкурсных процедур, у нее отсутствовала возможность влиять на результат аукциона; (3) близких отношений между ее дочерью и директором фирмы-подрядчика не было, поскольку он женат; (4) в должностные обязанности дочери не входила работа по подготовке документов для аукциона и участие в муниципальном контракте, ее подписей в документах нет. В ходе проверки почти все эти аргументы были опровергнуты (в т.ч. на основании данных телефонных переговоров).

9. Миллион в брачной корзине: заведующая детским садом заключила 12 договоров на противопожарное обслуживание и ремонт канализации на общую сумму 1 млн руб с компанией, единственным участником и директором которой является ее супруг. Суд подтвердил КИ и обязал уже уволившуюся заведующую предоставить трудовую книжку для исправления основания в записи об увольнении.

10. Брат ты мне или не брат: глава сельского поселения заключил порядка 20 контрактов между администрацией и МУП ЖКХ, директором которого был ее родной брат. Акты выполненных работ подписывала сама глава администрации. Однако, как впоследствии выяснилось, в акте о приемке выполненных работ по ремонту автомобильной дороги указаны необоснованно завышенные параметры отремонтированного участка.

Ирина Бурдикова | #конфликт_интересов

Добрый день! Возвращаясь из своего отпуска ☀️, предлагаю рассмотреть результаты международного исследования по этической культуре – Benchmark of ethical culture 2024

Основные выводы:

📌 Организации с сильной этической культурой на 50% опережают компании со слабой, в т.ч. в части:
– удовлетворенности клиентов: 98% против 51%,
– лояльности сотрудников: 98% против 51%,
– бизнес-результатов: 96% против 42%,
– конкурентного позиционирования: 96% против 48%,
– инноваций: 97% против 44%,
– адаптивности к изменениям: 97% против 37%.

📌 Сотрудники организаций с сильной этической культурой в 1,5 раза чаще готовы сообщить о нарушениях, что приводит к сокращению количества нарушений в дальнейшем.

📌 В среднем 33% сотрудников видели какие-либо этические нарушения в своих организациях, при этом 79% сообщили о них:
60% - непосредственному руководителю,
34% - HR,
20% - в подразделение этики и комплаенс / юристам,
20% - представителю высшего руководства,
17% - другому (не своему) руководителю,
12% - омбудсмену,
12% - в совет директоров,
8% - по горячей линии, 2% - иное.

Как показывает исследование, когда речь заходит об этических нарушениях, сотрудники чаще идут за помощью к менеджменту, а значит именно на них ложится важная задача по правильной коммуникации с сотрудниками и поддержанию соответствующего климата в коллективе.

📌 У тех, кто не не сообщил о нарушениях, основными барьерами были:
36% не верят, что организация будет что-то делать с предоставленной информацией
36% боятся преследования
30% не верят, что организация сможет эффективно решить вопрос
26% не верят, что их руководитель эффективно решит вопрос
25% боятся потерять работу
20% не хотят вовлекать в неприятности коллег
18% не верят, что будет сохранена конфиденциальность обращения
11% боялись сообщить, тк нарушение касалось представителя высшего руководства
9% не знали как и куда обратиться
8% решили, что нарушение больше не повторится
5% - думали, что кто-то другой о нем сообщит.

📌 76% высшего руководства на практике следуют этическим нормам и ценностям при принятии решений, при этом только 39% представителей среднего руководства поступают также.
Учитывая то, что сотрудники чаще непосредственно коммуницируют с руководителями среднего звена, то не стоит пренебрегать формированием правильного примера руководства и на этом уровне.

📌 Легко вести себя правильно в рядовых ситуациях, но что происходит в ситуациях стресса:
66% сотрудников согласны с тем, что они не чувствуют давления для достижения бизнес-целей, если можно вести себя неэтично.
23% согласны с тем, что нормально нарушить правила для выполнения поставленной задачи.
14% подтвердили, что сами нарушали кодекс поведения своей организации в последний год.

📌 Показатели этической культуры оцениваются сотрудниками по-разному в зависимости от их должности – чем выше, тем лучше в среднем на 11%, в т.ч.:
– уровень доверия в организации: 88% у высшего руководства против 77% у рядовых сотрудников,
– корпоративная этика: 87% против 76%,
– стимулы и поощрения: 87% против 74%,
– эффект программы по этике и комплаенс: 86% против 77%,
– лидерство и транслирование тона сверху: 86% против 77%,
– прозрачность: 86% против 74%,
– справедливость: 85% против 74%,
– принципиальность следования нормам: 85% против 75%,
– психологическая безопасность – 85% против 73%.

📌 Также интересный вывод: поколение Z чаще других считает, что можно нарушить правила для достижения результата (29% против 27% у миллениалов (поколение Y), 17% у поколения X и 12% бумеров), и участвовало в каких-то неэтичных действиях (22% против 16% миллениалов, 10% поколения X и 9% бумеров). Поэтому очень важно пробовать разные форматы коммуникации по этике и комплаенс, чтобы эффективно доносить этические ценности и нормы организации всем поколениям сотрудников.

Полный текст исследования (на англ.)👇🏻

Ирина Бурдикова I #комплаенс_исследования #этика

5 июня в Узбекистане принят долгожданный закон «О конфликте интересов», который вступит в силу с 6 декабря 2024 📑

📌 Закон распространяется на государственные органы власти и органы власти на местах, гос. учреждения, ГУП, гос. целевые фонды, а также на АО с долей государства в их уставном капитале в размере 50% и более. Помимо этого, для целей гос. закупок Закон распространяется на: (а) иные юридические лица с долей государства более 50% и (б) юридические лица, где совокупная доля организаций из п (а) составляет более 50%.

📌 Установленное Законом определение сотрудника государственного органа или иной организации касается только управленческого персонала.

📌 Понятие конфликта интересов и личной заинтересованности сотрудника включает интересы не только сотрудника, но и связанных с ним лиц. К связанным лицам относятся (а) близкие родственники (родители, братья, сестры, сыновья, дочери, супруги, а также родители, братья, сестры и дети супругов); (б) юридическое лицо, акциями или долями уставного капитала которого владеет сотрудник и (или) его близкие родственники; (в) юридическое лицо, в котором сотрудник или его близкие родственники являются руководителями или членами органа управления.

📌 Запреты, установленные Законом:
- получать личную выгоду путем злоупотребления служебным положением;
- скрывать сведения либо предоставлять заведомо ложную или недостоверную информацию при раскрытии информации о КИ;
- работать по совместительству в организациях, одна из которых подчинена или подконтрольна другой, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;
- быть учредителем (акционером, участником) коммерческих организаций, за исключением случаев владения до 10% свободно обращающихся акций акционерных обществ;
- владеть акциями или долями в уставном капитале субъекта предпринимательской деятельности, находящегося под контролем государственного органа или иной организации, где он осуществляет трудовую деятельность, а также быть их членом органа управления, за исключением случаев, предусмотренных законодательством или когда это является его должностными обязанностями в соответствии с законодательством. В случае наличия подобных ситуаций, подпадающих под запрет, сотрудник должен в течение одного месяца реализовать эти акции или доли, выйти из членства органов управления;
- участвовать в качестве представителя в рассмотрении дел, касающихся его или связанных с ним лиц, в государственных органах или иных организациях, где он сам осуществляет трудовую деятельность, если в соответствии с законодательством он не является законным представителем;
- участвовать в покупке или получении в аренду имущества организации, где он сам осуществляет трудовую деятельность.

📌 Закон охватывает ситуации реального и потенциального конфликта интересов:
- При наличии реального КИ сотрудник обязан в течение одного дня направить уведомление непосредственному руководителю / специальному подразделению (комплаенс или кадры) / рководителю органа или организации. Непосредственный руководитель в течение одного дня принимает меры по урегулированию КИ и сообщает об этом в специальное подразделение, которое проводит анализ и в течение трех дней направляет информацию в Комиссию по этике для рассмотрения вопроса о достаточности принятых мер.
- При наличии потенциального КИ сотрудник обязан заполнить декларацию при найме на работу и назначении на новую должность, а также на ежегодной основе (до 15 января). Специальное подразделение анализирует декларации, обобщает информацию, выносит предложения по урегулированию КИ.

📌 Интересно, что Закон также обязывает связанных с сотрудниками гос. органа или организаций лиц предоставлять декларации о потенциальном КИ, то есть связанные лица также должны информировать гос. орган или организацию о своей аффилированности с кем-то из управленческого персонала в нем. Правда, я не нашла в Законе обстоятельства и порядок их подачи.

Продолжение

📌 Закон устанавливает меры, которые должны реализовывать гос. органы и организации для предотвращения и выявления конфликта интересов, а также возможные меры по урегулированию выявленных ситуаций. Органом, который осуществляет контроль за соблюдением Закона внутри гос. органов и организаций, является комиссия по этике (при активном вовлечении специальноо подразделения, как указано выше).

📌 Закон устанавливает обязанность гос. органов и организаций соблюдать конфиденциальность и законодательство в сфере ПДн при управлении КИ, а также вести реестр потенциального и реального конфликта интересов.

📌 Принятые решения или заключенные сделки с допущением КИ, признаются недействительными в судебном порядке. При этом, полученная в результате решения или сделки прибыль обращается в доход государства в судебном порядке без требования о возврате всего полученного по сделке. Расходы, связанные с исполнением такой сделки, возмещаются за счет лица, допустившего конфликт интересов. Также с виновного сотрудника может быть взыскан ущерб, причиненный физическим или юридическим лицам, в регрессном порядке.

📌 Закон предусматривает положения по «вращающимся дверям»: сотрудник гос. органа или организации после увольнения в течение двух лет принимается на работу организациями или их структурными подразделениями, над которыми он прямо или косвенно осуществлял контроль, на основании заключения комплаенс-подразделения государственного органа или организации, в которой он сам осуществлял трудовую деятельность.

📌 Агентство по противодействию коррупции РУз является уполномоченным государственным органом в сфере регулирования конфликта интересов.

📌 Закон устанавливает штрафы за его нарушение – максимальный до 30 базовых расчетных величин (10,2 млн сумм или примерно 810 долл.).

Интересно будет следить за правоприменением 😉

Полный текст Закона 👉🏻 здесь

Ирина Бурдикова I #конфликт_интересов

#КомплаенсВакансия

Вакансия: Ведущий специалист Службы внутреннего контроля
Компания: Т-Банк
Формат: офис/гибрид в Москве
Опыт: от 2-х лет, в комплаенс/внутреннем контроле

Подробное описание вакансии - здесь

Сказка про ИП или наблюдения одной проверки 🕵️‍♀️

В рамках одной проверки финансо-хозяйственной деятельности крупной компании мы обратили внимание на достаточно большую практику использования ИП, в т.ч. для услуг по обучению и мероприятий. С одной стороны, сейчас действительно достаточно часто организации привлекают классных спикеров (ИП), с другой стороны ИП и консультационные услуги, в т.ч. обучающие, характеризуются повышенными рисками – за ними достаточно легко спрятать что-то другое. Поэтому в выборку их, конечно, включили.

Проведя анализ документов по выбранным операциям с ИП видим:

- Для формирования начальной максимальной цены закупки компания запросила предложения у 3-х ИП.

- На саму закупку подались все эти ИП, а также одна сторонняя компания.

- Все 3-е приглашенных ИПшников оказались связаны между собой: двое из них в тот момент работали друг с другом в ивент-агентстве, двое других - друзья в социальных сетях.

- Самую низкую цену в рамках закупки предложила организация, которую «не приглашали» (в рамках НМЦ).

- Компания, проводившая закупку, провела переторжку, на которой один из ИП снизил цену аж на 17% и обошел «незванную» организацию. Если детально проанализировать цены, которые все участники давали для формирования НМЦ, потом в рамках закупки и переторжки, то можно выявить признаки потенциального разглашения как НМЦ, так и предложения «незванной» организации.

- Идем дальше и смотрим, а кто вообще выступал закупщиком и видим, что инициатор закупки опять же в соц. сетях дружит с выигравшим ИП.

- С организацией закупки в целом все понятно, но интересно, а были ли оказаны сами услуги и насколько качественно. Анализируем отчетные документы по проведенному обучению: (а) обучение проводилось по материалам самой компании, а не разработанным ИП (так и было заложено в ТЗ и договоре); (б) списки участников, которые очень долго не давали, но под конец проверки все таки предоставили, содержали сотрудников, которые уже не работали в тот период, либо задвоения по сотрудникам и иные нестыковки. Смотрим метаданные файла и понимаем, что он был создан буквально накануне, видимо специально для нас. Каких-то других доказательств обучения нет. Писем-приглашений на обучение в календаре у сотрудников, которые должны были участвовать в обучении, тоже нет (хотя практика направления приглашений в календари в компании есть).

- Смотрим цену – выглядит завышенной. Что же за гуру проводил обучение? Изучив информацию в открытых источниках и соц. сетях, становится понятно, что это вообще не бизнес-человек (хотя обучение должно было быть по бизнес-тематике), а супер организатор различных шоу-программ и мероприятий. Ну теперь, кажется, все встает на свои места. Особенно учитывая, что изначально все ИП, участвующие в закупке, судя по информации из открытых источников, были из ивент-сферы. В общем существует риск того, что вместо тренинга, компания для кого-то провела увеселительное мероприятие, либо в целом ничего и не было, а просто вывели деньги через знакомого ИП на другие непонятные цели.

- В рамках второй закупки с аналогичными риск-индикаторами, была предоставлена презентация, разработанная спикером (ИП) для проведения обучения. Когда начали искать похожие материалы в сети, нашли титульный лист аналогичной презентации, в таком же точно визуальном оформлении, от имени достаточно известной организации, проводящей корпоративные тренинги именно по этой тематике. И, между прочим, компания как раз находилась в процессе привлечения этой организации для тренинга. Если соотнести выявленные «красные флажки», то скорее всего, нам для подтверждения услуг ИП просто дали чужую презентацию. И опять вопрос реальности оказанных ИП услуг и целевого использования средств.

Дальнейшее расследование выявленных случаев проводила потом сама компания.

На этом кейсе хотела показать скурпулезность подхода в рамках проверок, в т.ч. комплаенс 😉 Делитесь своими интересными историями из практики в комментариях 👇🏻и приглашайте, если нужно помочь с проверкой 😉

Ирина Бурдикова I #кейсы_из_практики