BPMS چگونه با نرم‌افزارهای دیگر ارتباط برقرار می‌کند؟

بدیهی است در طی اجرای فرآیند، نیاز به برقراری ارتباط با نرم‌افزارهای مختلف سازمان امری اجتناب ناپذیر است. برای مثال ممکن است بخواهیم پس از تایید یک نوع درخواست، اطلاع مهمی را از طریق پیامک به مدیر سازمان ارسال نماییم، و یا پس از تایید مرخصی، مدت زمان مرخصی را بصورت خودکار در سیستم کارکرد _که توسط یک شرکت دیگر تهیه شده_ ثبت نماییم تا از ورود مجدد اطلاعات و دوباره‌کاری جلوگیری شود. اما سوال اساسی این است که چگونه می‌توان چنین یکپارچگی‌ای را در سطح فرآیند و نرم‌افزارهای سازمان فراهم آورد؟

همانطور که در ابتدا گفته شد، برای حل این مشکل باید از وب‌سرویس‌ها برای تبادل اطلاعات استفاده نماییم. بعبارتی لازم است سرویس‌هایی را ایجاد نماییم تا در این مثال، بتوانند اطلاعاتی را از داخل فرآیند BPM به نرم‌افزار کارکرد تحویل دهند. معمولا این سرویس‌ها توسط سازمان خریدار BPMS یا شرکت‌های تولیدکننده مانند شرکت تولیدکننده سیستم کارکرد تهیه می‌شوند. استفاده از سرویس‌ها باعث می‌شوند تا سیستم‌ها علاوه بر فعالیت مستقل خود با یکدیگر نیز ارتباط داشته باشند.

علت بکارگیری سیستم پایگاه‌های داده باعث می‌شود پس از عملیات ارتقا یا بهنگام سازی نرم‌افزارها توسط شرکت سازنده، تعاملات و یکپارچگیهای ایجاد شده دچار اختلال نگردد. سرویس‌ها شفافیت بالایی را در توصیف عملیات‌های مرتبط با یکپارچه‌سازی دارند، از اینرو استفاده مجدد و یا توسعه آنها ساده می‌باشد.

یک رویکرد ساختار یافته‌­ای از روش­ها، سیاست­ها، معیارها، تمرین­های مدیریتی و ابزارهای نرم­ افزاری جهت مدیریت و بهینه ­سازی مستمر فعالیت­ها و فرآیندهای یک سازمان می­باشد.

جریان کار بوسیله وظایف و توالی فعالیت­ها (با نرم ­افزارهای مشخص) از طریق یک سری از قدم­های از پیش تعیین شده در نظر گرفته می­شود که شامل یک گروه کوچکی از افراد و یا نرم ­افزارهای مربوطه می­شوند.