اهداف این شرکت برای استفاده از BPMS

مدیران شرکت ایرفرانس برای پیاده سازی BPMS در مجموعه بدنبال اهداف زیر بودند:

بهبود زمان تحویل و پاسخ‌دهی در توسعه سیستم IT
پیاده‌سازی مدیریت فعالیتها و کنترل جهانی از وضعیت پروژه‌ها
افزایش کیفیت داده‌ها و انطباق و کاهش اتکا به روش‌های دستی
ارائه دقیقوضعیت کار به موقع از طریق دسترسی به اطلاعات مرکزی
توسعه یک راه حل BPM انعطاف پذیر با قابلیت بالا برای تنظیم فرآیندها در طول زمان
افزایش بهره‌وری از طریق کاهش زمان تأمین خدمات IT
از بین بردن خطاهای کاربران از طریق استفاده از نام استاندارد و قوانین
برخورداری از قابلیت تغییر فرایندها براحتی و با کمترین مشکل

دستاوردهای حاصل از بکارگیری BPMS واقعی در ایرفرانس

کاهش زمان تحویل تا ۵۰٪
یکپارچه‌سازی با سیستم های موجود و برنامه‌های کاربردی
کاهش زمان واقعی به‌روز‌رسانی وضعیت سلف سرویس (فرایندی شدن تمام فعالیتها)
آموزش و تحویل اولین فرایند در ۱۲ هفته
ورژن زدن نسخه‌های بعدی در مدت ۲هفته
کاهش کاغذ بازی، فعالیت‌های دستی و تاخیر‌های غیرضروری

BPMSچگونه با دیگر نرم افزارها صحبت میکند؟

روش‌های متداول تبادل اطلاعات میان نرم‌افزارها

قبل از ورود به بحث چگونگی ارتباط نرم‌افزار BPMS با سایر نرم‌افزارها، بهتر است ابتدا با استانداردهای تبادل اطلاعات میان سامانه‌های اطلاعاتی آشنا شویم تا در مرحله بعد بتوانیم از استانداردهای تدوین شده در مبحث یکپارچگی استفاده بهینه نماییم.

برای تبادل اطلاعات میان نرم‌افزارها، استانداردهایی تدوین شده است که متداول‌ترین آنها استفاده از سرویس‌ها می‌باشد. سرویس‌ها در قالب پروتکل‌های Web Service و Rest Service قابل استفاده هستند. البته شرکت مایکروسافت هم از .Net Framework 3.5 به بعد سرویسی تحت عنوان (Windows Communication Foundation (WCF ارائه نموده است که از پروتکل‌های ارتباطی گوناگونی مانند net.tcp و… پشتیبانی میکند، اما در حال حاضر سازگارترین و مناسبت ترین روش برای تبادل اطلاعات میان نرم‌افزارها، استفاده از وب ‌سرویس می‌باشد به این دلیل که وب‌سرویس‌ها برای تبادل اطلاعات،هیچگونه وابستگی به سیستم عامل قابل استفاده ندارند.

BPMS چگونه با نرم‌افزارهای دیگر ارتباط برقرار می‌کند؟

بدیهی است در طی اجرای فرآیند، نیاز به برقراری ارتباط با نرم‌افزارهای مختلف سازمان امری اجتناب ناپذیر است. برای مثال ممکن است بخواهیم پس از تایید یک نوع درخواست، اطلاع مهمی را از طریق پیامک به مدیر سازمان ارسال نماییم، و یا پس از تایید مرخصی، مدت زمان مرخصی را بصورت خودکار در سیستم کارکرد _که توسط یک شرکت دیگر تهیه شده_ ثبت نماییم تا از ورود مجدد اطلاعات و دوباره‌کاری جلوگیری شود. اما سوال اساسی این است که چگونه می‌توان چنین یکپارچگی‌ای را در سطح فرآیند و نرم‌افزارهای سازمان فراهم آورد؟

همانطور که در ابتدا گفته شد، برای حل این مشکل باید از وب‌سرویس‌ها برای تبادل اطلاعات استفاده نماییم. بعبارتی لازم است سرویس‌هایی را ایجاد نماییم تا در این مثال، بتوانند اطلاعاتی را از داخل فرآیند BPM به نرم‌افزار کارکرد تحویل دهند. معمولا این سرویس‌ها توسط سازمان خریدار BPMS یا شرکت‌های تولیدکننده مانند شرکت تولیدکننده سیستم کارکرد تهیه می‌شوند. استفاده از سرویس‌ها باعث می‌شوند تا سیستم‌ها علاوه بر فعالیت مستقل خود با یکدیگر نیز ارتباط داشته باشند.

علت بکارگیری سیستم پایگاه‌های داده باعث می‌شود پس از عملیات ارتقا یا بهنگام سازی نرم‌افزارها توسط شرکت سازنده، تعاملات و یکپارچگیهای ایجاد شده دچار اختلال نگردد. سرویس‌ها شفافیت بالایی را در توصیف عملیات‌های مرتبط با یکپارچه‌سازی دارند، از اینرو استفاده مجدد و یا توسعه آنها ساده می‌باشد.

یک رویکرد ساختار یافته‌­ای از روش­ها، سیاست­ها، معیارها، تمرین­های مدیریتی و ابزارهای نرم­ افزاری جهت مدیریت و بهینه ­سازی مستمر فعالیت­ها و فرآیندهای یک سازمان می­باشد.

جریان کار بوسیله وظایف و توالی فعالیت­ها (با نرم ­افزارهای مشخص) از طریق یک سری از قدم­های از پیش تعیین شده در نظر گرفته می­شود که شامل یک گروه کوچکی از افراد و یا نرم ­افزارهای مربوطه می­شوند.