✅ Оцифровка целей в бизнесе
Цель - это достижение какого-то нового результата или избавление от проблемы. Важно, чтобы можно было сравнить «до-после».

📌 Какие проблемы можно решать через цели:
- Потери времени сотрудников компании при выполнении процесса.
- Сдвиги сроков по проектам.
- Много времени на обучение новых сотрудников.
- Финансовые потери в процессах (отказы, возвраты, брак, недополученная прибыль).
- Текучка сотрудников.

Я рекомендую фокусироваться на 2-3 целях. Больше человек просто не в состоянии держать постоянно в фокусе. Всегда можно сделать сначала все для одной цели, а потом поставить новую.

📛 Не путайте цели и планы. Цель - это всегда про изменения и новые результаты. Все остальное - просто планы, которые тоже нужны. У вас может быть 10 плановых показателей и 2-3 цели (или вообще одна, тогда фокус будет огонь🔥.

И еще один важный момент: формулировка цели.
Я пользуюсь очень простым алгоритмом. Записываю ответы на вопросы ниже, а потом компоную это в одно предложение, причесываю.

🔹1. ЧТО должно измениться? (время, количество сотрудников, потери, прибыль, выручка, оборудование, и т.п.)

🔹2. КАК оно должно измениться? (увеличение/уменьшение, на сколько % или на сколько штук, рублей, литров)

🔹3. Для КОГО или для ЧЕГО? (для какой аудитории, для каких для какого типа клиентов, на какие операции)

🔹4. ГДЕ? (география, территории, направления)

🔹5. БЕЗ чего? (тут пишем ограничения, чего нельзя делать или использовать)

Пример: нужно быстрее обучать новых сотрудников.
Отвечаем на вопросы:
1. Время
2. Уменьшение, максимум 8 часов на 1 сотрудника.
3. На обучение сотрудников
4. Только в отделе продаж
5. Без увеличения штата, возможные затраты не более 20 тыс.руб. в год.

Формируем цель: Уменьшить время на обучение каждого нового сотрудника в отделе продаж до 8 часов, без увеличения штата и в рамках затрат не более 20 тыс. руб. в год.

А дальше при планировании шагов по достижению цели или в момент выбора вариантов решения мы ориентируемся на это описание. Оно не даст нам выйти за рамки и прийти не туда.

Как же все-таки создать систему в бизнесе, когда мало времени и непонятно с чего начать? ЧИТАЙТЕ ТУТ
.

🧨 Сопротивление изменениям

Менять что-то в компании или в своей собственной жизни очень сложно. Сопротивление бесполезно, но это первая стадия любого изменения, ее просто надо пройти.

В основе такого поведения лежат 4 основных фактора:

🔹 Выгода.  Если выгода недостаточно большая, то зачем мне это надо.
🔹 Опасения. Это же надо будет намного больше работать!
🔹 Не так уж и плохо. Текущее состояние не такое и ужасное, оставим как есть.
🔹 Свои плюсы. В текущем состоянии даже есть свои прелести.

Если вы внедряете изменения на работе, в бизнесе или личной жизни, придется работать с этими факторами.

Что делать?

✅ Найти тех, кто особо сопротивляется изменениям.

✅ Поговорить с ними и выяснить, какие факторы у них срабатывают. "Что тебе не нравится в новых правилах?", "что тебе мешает действовать по-новому".

✅ Разбить в пух и прах мнимые плюсы текущей ситуации. Показать, что будет, если ничего не менять. То же самое касается фактора "не так уж плохо".

✅ Там где есть опасения - чаще всего помогает проговорить возможные сложности и наметить пути их уменьшения. Люди склонны накручивать себя в этой части и все усложнять. Понижаем градус паники.

✅ Нащупать для каждого выгоду от изменений. Она точно есть, даже на уровне выполнения ежедневных обязанностей. Если говорить про наведение порядка в бизнес-процессах, то всем сотрудникам будет понятно, чего от них ожидают и в какие сроки. Все понятно, отсутствует неопределенность и это не отжирает время и нервы.

‼️ «Я хочу, чтобы все четко понимали, кто за что отвечает».

При быстром развитии бизнеса обязанности сотрудников часто перепутаны, как куча проводов 📛 А часть обязанностей просто ни за кем не закреплена.

🌀 Чтобы все одинаково понимали, кто что делает, нужно пересобрать организационную структуру компании. Сначала разбираемся, какие роли есть сейчас, какие отделы, кто и что делает по факту.
Смотрим, какие есть цели и бизнес-процессы.
Не нужно полностью и кардинально переделывать отделы. Лучше аккуратно подстроить недостающие детали и внести небольшие изменения.
⠀
Часто бывает, что обязанности офис-менеджера «размазаны» по всем сотрудникам компании. Это логично, пока компания маленькая. Но когда бизнес растет, возникнет необходимость в таком сотруднике, и его обязанности придется собирать по всей компании. Лучше подобные вещи заранее предусмотреть в новой оргструктуре.
⠀
🚀 Если у вас небольшая компания, то на первом этапе систематизации можно обойтись без регламентов.

Например, если есть
✅ понятная схема отделов и должностей
✅ списки обязанностей по каждой должности
🔥 это уже наведет определенный порядок и избавит от части проблем.

А еще добавьте для каждой должности описание ценного конечного результата (ЦКП), это даст фокус в работе каждого сотрудника.

Все это я помогаю сделать на в формате консалтинга под ключ.
Я не просто разработаю для вас новую оргструктуру, пропишу обязанности и ЦКП. Я обучу ваших руководителей отделов и помогу внедрить изменения.

Подробности на сайте:
https://bprocess.ru/orgshema

😎😎😎

💚 Методы мотивации персонала

1. Материальная система мотивации (премии за результаты, прорывные идеи).

2. Нематериальные стимулы (благодарности, доски почета, обед с директором).

3. Возможности для развития (тренинги, семинары, индивидуальные планы развития).

4. Интересные проекты и задачи (получение новых навыков и достижений).

5. Поддержка здорового баланса между работой и личной жизнью (дополнительные выходные, возможность работать 2 дня в неделю удаленно).

📛 Система движется со скоростью самого слабого звена.
Это значит, что если вас не устраивает скорость какого-либо бизнес-процесса, то надо найти тот этап, который занимает больше всего времени.
И дальше с ним работать над сокращением времени.

Например, процесс оценки стоимости работ и выставления КП часто занимает длительное время. Раскладываем процесс на этапы и определяем самый долгий. Вот с ним дальше работаем.

Раскапываем причины, из-за чего так происходит, и ищем способы оптимизации. Про способы оптимизации можно подробнее узнать из моего вебинара вот тут:
https://bprocess.ru/processy-v-malom-bisnese
_________________

😎 Постановка задач от руководителя к сотрудникам

В компании нужно установить правила постановки задач и работы с ними. Важно, чтобы все знали правила игры и могли спокойно действовать. Вот примеры правил:

📌 Информацию по задачам нужно фиксировать письменно. Это надежнее, чем "в одно ухо влетело - в другое вылетело". В таблице на гугле, в Битриксе, Платруме и других похожих сервисах. Избегайте делать это в чатах, там в итоге задачи теряются в куче переписки.

📌 Каждый сотрудник должен знать, что если задача поставлена руководителем устно, обязанность ее зафиксировать лежит на сотруднике. Это очень хорошее правило и чаще всего неочевидное для сотрудников. Уверенно донесите его до команды.

📌 Сотрудник периодически отмечает статус работы над задачей. Это отличная возможность восстановить события, а руководителю проверить, как выполняется задача. Именно статусы задач дают ощущение контроля над ситуацией, потому что понятно что происходит и нет неопределенности.

📌 При получении задачи у руководителя сотрудник должен уточнить срок ее выполнения и оценить свои возможности. Важно, чтобы ожидания у обеих сторон были одинаковыми. Иначе может возникнуть ситуация, когда для руководителя результат по задаче нужен быстро, а сотрудник не ставит ее в приоритет.

📌 Договариваться «на берегу»: если сотруднику что-то непонятно, он не уверен в сроках, у него нет ресурсов — об этом он должен сказать сразу, а не замалчивать.

📌 Результат задачи должен быть передан в срок, либо нужно заранее предупредить руководителя о сдвиге срока. Золотое правило для руководителя - проверять выполнение задач ДО даты их завершения.


🟢🟢🟢 Как повысить ответственность сотрудников и освободить своё время читайте тут - https://t.me/biznes_process/345

______________

🔥 Оптимизация бизнес-процесса

Оптимизация бизнес-процессов часто кажется чем-то сложным и трудоемким, но на самом деле, это может быть гораздо проще, чем кажется.

📌 Шаги для оптимизации процесса:

🫥 Наблюдайте за процессом. Просто внимательно посмотрите, как все происходит. Где сотрудники тратят много времени? Какие действия повторяются часто и отнимают много ресурсов?
Представьте себя Шерлоком Холмсом, только вместо лупы у вас почасовой хронометраж рабочего времени.

🫡 Определите узкие места. Найдите самые проблемные точки. Это могут быть задержки, ошибки или просто неэффективные действия.

😎 Спросите сотрудников. Те, кто выполняет работу каждый день, знают о проблемах больше, чем кто-либо. Проведите опрос или просто побеседуйте с ними. В конце концов, не все герои носят плащи — иногда они носят бейджики с вашим логотипом.

Когда у вас есть понимание, где слабые места, - пора действовать.

1. Выберите один процесс. Не пытайтесь оптимизировать все сразу. Начните с одного ключевого процесса. Попытка съесть слона целиком может плохо кончиться.

2. Определите, что можно улучшить. Это может быть автоматизация рутины, перераспределение задач или просто упрощение шагов.

3. Внедрите изменения. Сделайте это постепенно, чтобы сотрудники успели адаптироваться. Внезапные изменения любят только супермаркеты в ценниках.


✅ Пример: У вас много времени уходит на обработку заказов.

Наблюдение: Вы видите, что менеджеры тратят по 30 минут на каждый заказ.
Узкое место: Расчет стоимости заказа делает отдельно выделенный специалист.
Обсуждение: Менеджеры подтверждают, что это самая долгая часть работы, приходится ждать расчета.

Варианты решений:
- Научить менеджеров делать простые расчеты, а сложные оставить специалисту.
- Продавать стандартные комплектации или изделия, которые не требуют доп.расчетов.
- Сделать калькулятор для расчетов, чтобы менеджеры могли сами посчитать.

Результат: Время на обработку заказа сокращается с 30 минут до 10, а сотрудники могут заняться другими важными задачами.
—————————
https://bprocess.ru
—————————

📊 Элементы системного управления

Цели
Определите четкие цели для каждого бизнес-процесса. Это помогает сотрудникам понимать, что от них ожидается и как их работа влияет на общий успех компании.

Четкая структура обязанностей
Разделите обязанности между сотрудниками так, чтобы каждый знал свою роль и ответственность. Это упрощает управление и повышает эффективность выполнения задач. Следите за равномерной загрузкой сотрудников в рамках процессов. Это предотвращает перегрузку и поддерживает их продуктивность на высоком уровне.

Управление задачами
Ставьте задачи так, чтобы у каждого сотрудника была возможность проявить свои сильные стороны. Это улучшает мотивацию и качество выполнения задач.

Стандартизация бизнес-процессов
Введите правила и регламенты для ключевых процессов. Это уменьшает риск ошибок и обеспечивает единообразие в выполнении задач.

Процессный подход, анализ и контроль
Тщательно планируйте каждый бизнес-процесс, включая этапы, ресурсы и сроки. Это помогает избежать сбоев и задержек.
Регулярно анализируйте результаты каждого процесса и контролируйте ключевые показатели. Это помогает быстро выявлять проблемы и вносить необходимые коррективы.

Мотивация на результат
Поощряйте сотрудников за успешное выполнение процессов и достижение поставленных целей. Это стимулирует их к дальнейшему развитию и повышению производительности.

Улучшение процессов (оптимизация)
Регулярно собирайте и анализируйте обратную связь от сотрудников по каждому процессу. Это помогает выявлять проблемы и находить пути их решения. Используйте современные технологии для автоматизации и улучшения бизнес-процессов. Это освобождает время сотрудников для более важных задач и повышает точность выполнения задач.

__________

⬇️
https://bprocess.ru
.

Как разработать KPI

⭐️ Как автоматизировать рабочие процессы

Я нежно люблю тему автоматизации рабочих процессов, сама проработала в ИТ-компании почти 8 лет, как консультант-методолог и как руководитель проектов.
Автоматизация - это непросто, как для заказчика, так и для внедренцев (тех, кто настраивает). Поверьте, я была с обеих сторон 😀
Но по факту автоматизация - это реальный способ сэкономить время и нервы.
Поэтому в канале буду писать и на эту тему тоже.

Шаги к автоматизации процессов:

📌 Выберите, что автоматизировать
Начните с самых рутинных и времязатратных задач. У всех в офисе есть что-то такое: заполнение отчетов, обработка заявок или вечное копирование данных из одной таблицы в другую. Спросите своих сотрудников, что их больше всего раздражает — это и будет вашим первым кандидатом на автоматизацию.

📌 Найдите подходящие инструменты
Сейчас для автоматизации существует куча полезных инструментов. Сервисы для рассылок, программы для контроля задач, CRM, даже общие таблицы в гугле могут подойти. Жизнь слишком коротка, чтобы делать всё вручную, когда можно подключить роботов.

📌 Настройте и протестируйте
Установите выбранный инструмент и настройте его под свои нужды. Можно своими силами, можно найти подрядчика. Протестируйте, чтобы убедиться, что автоматизация не создает новых проблем.

📌 Обучите сотрудников
Расскажите коллегам, как пользоваться новыми инструментами. Помните: даже самый крутой софт бесполезен, если никто не знает, как его включить. Проводите тренинги, делайте инструкции, снимайте смешные обучающие видео — чем понятнее и веселее, тем лучше.

📌 Мониторинг и корректировка
Автоматизация не значит, что можно всё пустить на самотек. Регулярно проверяйте, как работают новые системы, и вносите необходимые корректировки. Представьте, что вы садовник, который ухаживает за своим садом технологий: иногда нужно подрезать лишнее или добавить удобрений.

😎 Сотрудники меньше ругаются на рутину?
Больше улыбаются клиентам?
Все, вы герой офиса, спасший всех от скучных задач ⚡️⭐️

#автоматизация

...Мысли на ночь. Про систематизацию и развитие компании.
Вспомнила о ситуации, когда один предприниматель мне сказал: "Компания быстро растет и мы не готовы к систематизации и регламентам, нам сейчас нужна гибкость".

Я уверена, что систематизация - это не про жесткий порядок, когда ни шагу в сторону. ▶️ Системное управление - это про определенность, когда есть понимание всего происходящего и понятно как этим рулить, на какие педали жать. И чем меньше компания - тем меньше ей нужно тех настроек, которые создают определенность. 💡В этом и есть гибкость.

📊 Раскрыт секрет успешного бизнеса
Каждый бизнес стремится к успеху, но почему-то одни компании процветают, а другие остаются на месте. В чем секрет? Все дело в бизнес-процессах.

Именно правильная организация процессов позволяет компании работать эффективно и достигать новых высот ✅

📛 Типичная проблема: беспорядок и хаос в ежедневных операциях, которые приводят к потере времени и ресурсов. Возможно, вы сталкивались с ситуацией, когда документы теряются, задачи не выполняются вовремя, а клиенты остаются недовольными. Это только вершина айсберга.

Именно хаотичные и неструктурированные процессы могут стать причиной задержек в выполнении проектов, снижения качества услуг и даже утраты доверия со стороны клиентов.

Хотите узнать, как избежать этих проблем и выстроить действительно работающую систему? В следующих постах расскажу, как выявить и устранить узкие места, оптимизировать рабочие процессы и повысить общую эффективность вашей компании 😎

🚀 Оптимизация бизнес-процессов – путь к успеху

В прошлом посте мы говорили о важности правильной организации бизнес-процессов. Сегодня поговорим о том, как оптимизация этих процессов помогает вашему бизнесу расти и развиваться.

Часто компании сталкиваются с проблемой неэффективного использования ресурсов. В результате – лишние затраты и снижение прибыли. Сотрудники - это тоже ресурсы, и их тоже нужно использовать эффективно, особенно высококвалифицированных.
Оптимизация процессов позволяет сократить ненужные расходы, улучшить качество услуг и повысить удовлетворенность клиентов.

Пример: автоматизация рутинных задач освобождает время ваших сотрудников, позволяя им сосредоточиться на более важных и творческих задачах. Это не только повышает продуктивность, но и улучшает рабочую атмосферу в коллективе.

Другая типичная проблема – отсутствие четких стандартов. Это приводит к тому, что сотрудники выполняют одни и те же задачи по-разному, что увеличивает вероятность ошибок и снижает качество. Внедрение стандартов и общих правил позволяет создать единый подход, что значительно упрощает управление и контроль.

❇️ Но оптимизация – это не просто устранение недостатков. Это также проактивный поиск возможностей для улучшения. Например, анализ и пересмотр существующих процессов с целью их ускорения и удешевления. Это могут быть как небольшие изменения, так и крупные трансформации, в зависимости от потребностей и возможностей вашей компании.

В следующем посте расскажу о своем базовом курсе, который поможет вам выстроить эффективные бизнес-процессы.

Базовый курс "Эффективные бизнес-процессы"

Я искренне рекомендую предпринимателям и руководителям свой базовый курс "Эффективные бизнес-процессы". Курс создан специально для тех, кто хочет улучшить организацию и управление в своей компании.

В курсе вы найдете практические советы по темам:

✅ Построение основных бизнес-процессов – маркетинг, продажи, закупки, склад, производство, оказание услуг, логистика, управление персоналом.

✅ Выявление и устранение узких мест в текущих процессах (оптимизация).

Посмотрев материалы курса, вы сможете самостоятельно, без необходимости привлекать внешних консультантов, проанализировать процессы в своей компании. Это не только сэкономит ваши средства, но и поможет глубже понять внутренние механизмы работы вашего бизнеса.
А еще вы познакомитесь с процессным подходом в управлении, и сможете использовать его для построения любого процесса.

🚀 В результате у вас будет план с конкретными решениями по оптимизации рабочих процессов в вашей компании.

Почему это важно? Правильно организованные бизнес-процессы – это ключ к успешному развитию компании, стабильному росту и повышению прибыли. Они позволяют улучшить качество услуг и удовлетворенность клиентов, а также повысить мотивацию и продуктивность сотрудников.

Подробнее о курсе и регистрация по ссылке
>>> https://bprocess.ru/processy-v-malom-bisnese
.

Как эффективные бизнес-процессы могут изменить бизнес

Основные проблемы, с которыми сталкиваются компании:
🛑 Низкая продуктивность сотрудников из-за неэффективного распределения обязанностей.
🛑 Потери времени и денег из-за сложных и запутанных коммуникаций, дублирования информации.
🛑 Недовольные клиенты из-за задержек и ошибок.

Курс "Эффективные бизнес-процессы" помогает решить эти проблемы, предлагая конкретные и проверенные решения. Причем решения – простые, не требующие больших вложений.

✅ Систематизируйте основные процессы, путем сравнения с тем, как должно быть. Я рассказываю о том, какие функции обязательно должны быть в каждом процессе, и кто их обычно делает. Такое «наведение порядка» уже существенно повлияет на продуктивность сотрудников.

✅ Оптимизируйте процессы. Я даю схемы оптимизации с примерами, вам останется только взять себе на вооружение подходящие варианты. Представьте, что вы можете выполнить ту же работу за меньшее время и с меньшими затратами.

С помощью курса вы сможете внедрить изменения, которые приведут к значительным улучшениям в работе вашей компании.
А еще вы познакомитесь с процессным подходом в управлении, и сможете использовать его для построения любого процесса.

Подробнее о курсе и регистрация по ссылке
>>> https://bprocess.ru/processy-v-malom-bisnese

Доступ сразу же после оплаты.

📘 Я давно хотела начать читать художественные книги. В детстве и юности читала очень много, таскала домой книги пачками (кто помнит - тогда их можно было только в библиотеках брать).
Во взрослом мире работа, дом и семья заняли почти все время. Читать удавалось, но урывками и в основном бизнес-книги.

В одном из чатов порекомендовали эту художественную книгу и теперь я не могу от нее оторваться! Книга про полярников, которые осваивают Антарктиду.
Владимир Санин "72 градуса ниже нуля".

Книга про их ежедневные подвиги при 70-градусных морозах, про честность и настоящесть, про смелость и дружбу. Там много сюжетных линий, читается на одном дыхании и ощущение, как будто ты смотришь кино.

Рекомендую всем к чтению, отлично подходит для разгрузки мозгов и отдыха.

🤷‍♂️ Как сделать так, чтобы сотрудники перестали ходить к вам за решением.
Спойлер: возвращать инициативу обратно. А теперь подробнее 😁

Когда сотрудники сталкиваются с проблемой, первая реакция - "отгрузить" ее своему руководителю. Вы главный - вы и решайте.
Руководитель решил - сотрудник в следующий раз снова прибежит - и вот вам замкнутый круг.

Но такая схема неэффективна: руководитель может не знать всех нюансов и деталей, ему приходится вникать и погружаться. Кроме того он отвлекается от своих прямых обязанностей и занимается срочными делами, а не важными.

А сотрудник в это время теряет свою ответственность, потому что отдал ее. И не набивает шишки, обучаясь на своих ошибках.

✅ Рекомендую вводить в компании правило:
перед тем, как принести руководителю проблему, проработай ее:
1) Выясни причины, что пошло не так и почему.
2) Продумай несколько вариантов решения и выбери наиболее подходящий.
3) Иди к руководителю, расскажи о проблеме и вариантах решений, объясни какое решение видишь и почему.

В результате такого правила до руководителя дойдет гораздо меньше проблем. Потому что часть проблем будет сразу решаться на месте, сотрудник сможет со временем сам принимать решения, когда почувствует уверенность.

Да, часть проблем прилетит к руководителю, который помогает убрать лишние действия и расставить приоритеты. Но сотрудник при этом вовлекается в процесс принятия решений, не скидывает с себя ответственность и волей-неволей работает над собой.

Это ли не мечта любого руководителя? 😎


🔵🔵🔵 Не забудьте еще внедрить простые правила постановки задач сотрудникам. Очень помогают 😎

____________