Мое мнение: конечно компании очень важно быстро разобраться где она находится и принять меры, а не ждать «посмертного учета», когда уже ничего нельзя исправить 😉

Бухгалтерия может быть не просто функцией учёта. Она может стать бесценным источником данных, на которых строятся управленческие решения.

Но эти данные имеют срок годности и чтобы получить их быстро — нужно перестраивать процесс закрытия.

В следующем посте разберу кейс компании, которая уже сократила сроки закрытия почти в 2 раза и упёрлась в потолок. Расскажу, где именно они теряют время. А пока поставьте реакции, если вам интересно 🔥

Мои каналы есть также:
— в MAX 📲
— в LinkedIn📱

Почему компании не могут быстро закрываться?

Напомню: недавно я консультировала компанию, которые сократили период закрытия с 21 дня до 10-11 дней, а теперь они хотят выйти на 6-7- дней.

Одна из причин, которая тормозит закрытие — ждать документы до последнего.

3-й, 4-й, 5-й рабочий день — всё ещё принимают первичку за прошлый месяц. И только после этого начинают полноценно закрываться.

Почему так происходит — понятно. Бухгалтерия хочет работать на «точных данных». Только вот здесь есть один важный нюанс:

Если ваша цель — идеальная точность, вы будете закрываться очень долго и не факт, что достоверность отчетности будет сопоставима тому времени, которое её ожидали.

Если ваша цель — дать бизнесу пользу, то вам придётся научиться работать по-другому.

— фиксировать максимум операций в последний день месяца;
— остальное — считать как accruals (метод начислений).

Это про иную логику работы, где нужно прогнозировать и использовать допущения. Потому что бизнесу нужна своевременная отчётность, а не «идеальная отчётность».

Но даже если решить эту проблему — остаётся вторая. И она ещё интереснее. О ней — в следующем посте😉

А пока напишите, используете в своей работе метод начислений? #из_опыта #эффективность #на_подумать #польза_для_вас #бухгалтерам #кейс_дэкарт

Мои каналы есть также:
— в MAX 📲
— в LinkedIn📱

Перфекционизм, который тормозит бизнес.

Есть ещё одна причина, почему компании не могут ускорить закрытие. И она менее очевидная. Это сложные аллокации и избыточная аналитика, ради которых жертвуют сроками. А по факту — разница в точности результата не сопоставима с потерями времени…

Когда начинаешь разбирать, как устроены процессы, часто открывается такая картина:
— сложные ключи распределения;
— зависимости одного расчёта от другого;
— попытка посчитать всё максимально точно, дожидаясь окончательных результатов каждого последовательного шага.

На бумаге это выглядит правильно. На практике — тормозит всю систему. Потому что процессы начинают «цепляться» друг за друга, и любое углубление в детали тянет за собой весь цикл закрытия.

И снова та же развилка:
ЛИБО максимальная точность,
ЛИБО управляемая скорость.

Решение здесь ровно такое же, как и в посте про метод начислений:
— искать более простые драйверы распределения;
— использовать доступные и быстро собираемые метрики;
— убирать избыточную детализацию там, где она не влияет на решения.

И самое главное — честно ответить на вопрос: а бизнесу вообще нужны все эти детали? Кто-нибудь эти отчеты смотрит?

Потому что очень часто ответ — нет.
И тогда получается парадокс: компания тратит время и деньги на точность, которая не создаёт ценности.

Поэтому, когда мы говорим про повышение эффективности бэк-офиса в целом или бухгалтерии в частности, вопрос вообще не в сокращении людей, как видите.
Вопрос в том, насколько быстро и в каком качестве вы даёте бизнесу данные для решений. И самое главное, чтобы то, что вы давали было действительно нужно. На эту тему тоже можно целый пост написать, как периодически нужно проводить аудит управленческих отчетов, которые все усиленно готовят, потому что лет 5-10 назад однажды кто-то из руководства спросил…

Как думаете, что еще можно сделать? #из_опыта #эффективность #на_подумать #польза_для_вас #бухгалтерам #кейс_дэкарт

Подписывайтесь также на мои каналы:
— в MAX 📲
— в LinkedIn 📱

❗️Внимание, мы ищем Руководителя ОЦО!

Друзья, всем привет!
Если вы засиделись на своем месте, хотите драйва, перемен и участия в очень интересном и амбициозном проекте - это сообщение для вас!
Мы ищем лидера ОЦО на запуск нового многофункционального центра. Проект реализуется с поддержкой консалтинга. Успешный кандидат должен иметь опыт создания и руководства ОЦО, приветствуется финансовый/бухгалтерский бэк-граунд.

Позиция региональная, команда дружная, кого заинтересует - пишите в личку. Нужно срочно 😁

Кажется, внутри функций наметился глобальный сдвиг в структуре трудозатрат ОЦО, предлагаю обсудить ☕️

Ещё несколько лет назад любая БЭК-офисная функция выглядела довольно предсказуемо:
70% — транзакции (простые операции), 30% — экспертиза, методология.

Это типовая пропорция, которая работает в 99% случаев и именно на ней строится структура ОЦО. Точнее — она работала…. Уже 👎.

Сегодня ситуация кардинально изменилась — у продвинутых компаний эта пропорция перевернулась и экспертиза стала занимать больше 50%.

Почему так произошло?
Простой операционки стало намного меньше — её практически всю автоматизировали.

Что осталось:
➡️ «умные транзакции» — там, где без человека пока никак,
➡️ сложные экспертные участки (например, отчетность и налоги).

А что стало с людьми?
Если честно, на практике я не вижу большого количества примеров с массовыми сокращениями в связи повышением эффективности процессов.
❗️Если у вас есть такие примеры — поделитесь в комментариях, мне очень интересно.

Чаще на практике тех, кто раньше выполнял простые операции, начинают «доутилизировать» (звучит жестко, простите, но по факту так и есть) в кросс-функциональные проекты, улучшение процессов, контроль качества данных, развитие функций.

Параллельно, действительно, растёт доля экспертных задач. Ведь мы с вами знаем, что автоматизация сама по себе ценности не создает — ценность появляется там, где есть анализ результатов выполнения этих самых автоматизированных процессов. Ценно то, на что всегда не хватало времени.

Итак, фактические результаты, которые уже есть в России:
✔️ ТМЦ и учёт активов лучше всего поддаются полной автоматизации,
✔️ типовые проводки уже во многих местах формируются 💯 роботами без участия человека,
✔️ в экспертных функциях, например, в отчетности начинают использовать ИИ для проверки и поиска ошибок.

А вот услуги…. как были сложными для полной автоматизации, так пока и остаются. Потому что там всегда больше вариативностей.

И если подвести итог всему этому, можно сделать следующий вывод:

ОЦО в России постепенно трансформируется в GBS — глобальную модель, нацеленную на создание ценности для бизнеса, а не просто фабрику по оптимизации численности бухгалтеров.
Интересно, что этот тренд обозначился где-то в 2015 году, а превратился в реальность спустя 10 лет.

Компании перестают тратить время сотрудников на то, что можно «упаковать» в автоматизированный процесс, и направить его туда, где действительно нужна голова🧠.

Вопрос к вам, очевидна для вас эта трансформация уже сегодня? #из_опыта #эффективность #ОЦО #размышления #оргструктура

Подписывайтесь также на мои каналы:
— в MAX 📲
— в LinkedIn 📱

Процессы, которые вымирают как мамонты🦣
Продолжаю с вами делиться лайфхаками на тему повышения эффективности.

Давайте так — на канале есть сотрудники фронт-офисов? Или руководители, у которых до сих пор есть фронты в ОЦО?

Кто не понимает, о чём я: фронт-офис — те самые подразделения, которые принимают бумажные документы, сканируют, архивируют и в целом «живут рядом с бизнесом». Так исторически сложилось.

Я сейчас всё чаще на проектах вижу одну и ту же картину: объём бумаги стремительно падает. Мы давно уже ушли в цифру. А фронт-офисы до сих пор существуют.

И возникает логичный вопрос —
зачем?

Мы об этом начали говорить ещё в конце 2010х. И уже тогда, создавая новые ОЦО, фронты старались не закладывать вообще. Только если были действительно веские причины.

Потому что держать отдельное подразделение под сканирование — это роскошь, которая бизнесу уже не нужна.

Да, бумага полностью не исчезнет. Но её объём уже не тот, чтобы под него держать целую команду.

Что с этим делать, если фронт-офисы ещё есть?

Для начала признать, что модель устарела. И начать её пересобирать.

Например:
✔️ пересматривать процессы документооборота,
✔️ отдавать часть операций обратно в бизнес,
✔️ переводить контрагентов на ЭДО.

Кстати, здесь есть интересный момент. Если поставить сотрудникам фронта KPI на перевод контрагентов в электронный документооборот, то они, по сути, начинают сами «сокращать» свою работу.

Выглядит парадоксально, но иначе эта история может тянуться годами.

И есть ещё один не менее важный вопрос: что делать с людьми?
#эффективность #ОЦО #на_подумать #размышления #идеи #бизнес_процессы

Подписывайтесь также на мои каналы:
— в MAX 📲
— в LinkedIn 📱

Если посмотреть результаты опроса выше, станет видно одну интересную вещь.

Мы очень по-разному понимаем слово «эффект».

Кто-то считает эффектом сам факт изменений. То есть перераспределили нагрузку, передали функции, перестроили процессы. И это уже эффект!

Кто-то — сокращение затрат.
Кто-то — увольнение сотрудников.

И только небольшая часть обычно говорит про деньги бизнеса.

Я предлагаю посмотреть на эффекты с точки зрения их категоризации.

〰Уровень 0 — скрытая эффективность.
Когда мы что-то улучшили, но в деньгах это никак не отразилось. То есть мы просто не ухудшили ситуацию. И это уже считается результатом.

〰Уровень 1 — прямая экономия.
Сократили людей, оптимизировали расходы на персонал. Это понятный эффект. Но, если честно, для крупного бизнеса — не самый значимый.

И есть уровень 2〰.
Когда изменения в процессах начинают влиять на сам бизнес:
— быстрее оборачиваются запасы,
— эффективнее используются активы,
— снижается уровень задолженности перед нами,
— появляется качественная аналитика,
— ускоряется процесс принятия решений.

И в итоге компания либо зарабатывает больше, либо как минимум перестает терять.

Вот это и есть настоящий эффект. И здесь у многих ОЦО и бэк-офисов сейчас есть огромные возможности, хоть и немного рассеян фокус внимания.

Можно продолжать «выжимать» экономию внутри себя. А можно начать выстраивать и влиять на сквозные процессы бизнеса.
И это уже совсем другая плоскость работы.

Вопрос, который я бы себе задала как руководитель: мы сейчас оптимизируем расходы или реально создаём ценность для бизнеса?
#на_подумать #эффективность #оптимизация #ОЦО

Подписывайтесь также на мои каналы:
— в MAX 📲
— в LinkedIn 📱

ВНИМАНИЕ, КОЛЛЕГИ ИЗ HR! 📌

Хотите усилить свои знания в вопросах создания успешных команд и управления талантами в вашей компании? Мы с экспертами из области HR собрали папку, где делимся своими знаниями и опытом, чтобы вы оставались в курсе свежих новостей из рынка труда!

Присоединяйтесь к нам, чтобы исследовать мир HR и открыть новые горизонты с пользой для бизнеса! 📶

➡️ https://t.me/addlist/4RDWbYsbR2AwZmVi

Подписывайтесь на папку с каналами, где мы делимся лучшими практиками в HR по ссылке! 🔗

Представьте, что ОЦО великолепно выполняет свои основные функции — всё, что можно автоматизировано, процессы работают как часы автоматически и без ошибок. Представили? А может ли оно взять на себя более глобальные задачи? Предлагаю поразмышлять на эту тему ✍🏻💭

В последних постах мы с вами говорили про эффекты и про то, что фокус нужно смещать с сокращения расходов на прямое влияние на бизнес.

И здесь возникает логичный вопрос — а как вообще ОЦО может зайти в процессы бизнеса?🤔

Потому что внутри себя порядок навести — это одна история. А вот пойти дальше — совсем другая.

Есть несколько путей развития событий.

И первый — это когда ОЦО забирает процесс к себе на время.
Цель — перестроить процесс и вернуть обратно бизнесу, потому что тот не всегда может справиться с пересборкой самостоятельно.

Что происходит дальше: процесс пересобирается ➡️ упрощается ➡️ автоматизируется ➡️ сокращаются трудозатраты.

А возвращают его уже в совершенно другом виде.

Почему это работает?
Потому что в ДНК ОЦО зашито повышение эффективности. А ДНК бизнеса — сделать работу.

И это две разные плоскости.
Поэтому иногда проще пересобрать процесс на стороне ОЦО, чем пытаться перестраивать его там, где он изначально возник.

Сталкивались на своём опыте с подобными решениями?
#ОЦО #эффективность #идеи #бизнес_процессы

Подписывайтесь также на мои каналы:
— в MAX 📲
— в LinkedIn 📱

Где на самом деле лежит неэффективность?

Если честно, самая большая иллюзия, которую я встречала — это то, что все проблемы находятся в конце процесса.

В бухгалтерии.
В казначействе.
В ОЦО.

А вот и нет! 😄
Основные проблемы почти всегда живут в начале: на этапе планирования/ в договорах/ в выборе контрагентов/ в согласованиях.

А ОЦО просто получает на входе то, что есть по факту. И дальше героически🦸🏻 с этим справляется.

Поэтому второй вариант работы с эффективностью — не забирать процессы к себе «на передержку», а заходить в них вместе с бизнесом. Через кросс-функциональные команды.

Схема примерно такая:
— сотрудники бизнеса дают контекст,
— сотрудники ОЦО дают экспертизу по процессам,
— и вместе они пересобирают логику процесса.

Это немного сложнее в реализации, но и эффект там совсем другой. Потому что меняется вся цепочка совместной командой, благодаря которой видна целостная картина.

И именно там появляются те самые эффекты уровня 2, о которых мы говорили выше.

Как думаете, каким может быть третий вариант?)
#из_опыта #ОЦО #немного_личного #оргструктура #размышления #бизнес_процессы

Подписывайтесь также на мои каналы:
— в MAX 📲
— в LinkedIn 📱