Предыстория 🌱

Техника «Помодоро» была придумана Франческо Чирилло в 80-х годах. Тогда он учился в университете и боролся с типичной студенческой проблемой — расфокусировкой при подготовке к экзаменам. Тогда Франческо поставил серию экспериментов, основываясь на простом тезисе — изменится ли производительность его обучения, если он будет заниматься какое-то время только одним делом? В качестве счётчика времени наиболее удобным оказался кухонный таймер в форме помидора — отсюда и пошло название.

Разумеется, эксперименты Франческо дали свои плоды, в итоге образовалась полноценная методология, которая до сих пор совершенствуется и обрастает новыми вариациями и деталями. Чуть подробнее можно прочитать на «ЛайфХакере».


В чём сила методики «Помодоро»? 🏋🏻‍♂️

Основной эффект обусловлен разграничением дел, то есть сменой когнитивных контекстов — вы заранее принимаете правило не переключаться внутри одной «помидорки» (рабочей отсечки в 25 минут), и не работать во время перерыва (короткой отсечки в 5 минут). Как вы знаете из наших предыдущих публикаций, действовать по принятым правилам человеку гораздо легче, главное — не позволять правилам люфтить.

Сейчас существуют разные подходы и реализации помодоро-трекеров, некоторые из них предлагают гибко подходить к рабочему времени и, если всё-таки пришлось отвлечься, то фиксировать это в своём списке дел. Однако мы придерживаемся подхода автора методики — более жёсткого, но и более простого в освоении: отвлекаться нельзя, и всё тут.


Связь помодоро-трекера со списком задач 🔗

Мы исходим из того, что читатель уже давно знает, насколько важно планировать свои дела и фиксировать план-факт в письменной форме. Поэтому сейчас не будем акцентироваться на объяснении, почему это важно, просто примем как данность.

Допустим, вы ведёте бумажный планнинг, в котором на каждый день расписываете список задач (туду-лист). Как же его «поженить» с техникой «Помодоро»?

Дополняйте планы предварительной оценкой, сколько вам надо «съесть помидорок» для решения каждой задачи. А по факту выполнения, пишите реальный результат. Сравнение планов и фактических результатов даст пищу для размышлений, и вы сможете оценить:
– на каких задачах вы «залипаете» дольше, чем нужно;
– какие задачи просто объективно требуют больше времени, чем вы на них отводили;
– сколько времени вам действительно удаётся работать сфокусированно.
Проводите такую аналитику раз в неделю, делайте выводы и применяйте полученные знания, делая планы более точными.

Советы новичкам 🧐

Мы практикуем «Помодоро» не только в рабочих, но и в бытовых делах, накопили опыт и хотим поделиться с вами важными предостережениями:
1️⃣ если вы запустили таймер, занимайтесь только фокусной задачей — ничто не имеет права вас отвлечь;
2️⃣ если отвлечься пришлось по форсмажорным обстоятельствам, остановите таймер, а когда вернётесь к работе, запустите его заново — иначе пропадёт уверенность, что «съеденные помидорки» действительно заслужены, а сомнения быстро собьют вас с пути самосовершенствования;
3️⃣ не включайте таймер, если у вас нет настроя или возможности полчаса плотно работать — лучше видеть в результатах заниженное количество «помидорок», чем обманывать себя иллюзиями большой выработки;
4️⃣ не игнорируйте перерывы. Перерывы — неотъемлемая и крайне важная часть техники: если вы не будете давать мозгу отвлечься от рабочего процесса, он начнём буксовать и хуже справится с задачей. Поэтому оба сигнала трекера — и начало работы, и начало перерыва — это приказы, нарушать которые нельзя;
5️⃣ по возможности устраните все отвлекающие внешние факторы — предупредите коллег и близких, что на время «помидорки» вы недоступны, совсем, никак. Возможно, вам помогут наушники и мотивирующая музыка — например, лёгкий драм-н-басс;
6️⃣ подберите себе удобный инструмент для контроля времени. Сейчас есть много физических таймеров и программных приложений, на любой вкус. Поэкспериментируйте вначале, поищите «свой» трекер. Чуть ниже мы рассмотрим несколько примеров.


Приложения для помодоро-трекеров 💻

Есть несколько категорий приложений «Помодоро»:
1) маленькие утилитарные сервисы, в которых есть только трекинг «помидорок» и больше ничего. Например:
– pomidorko.ru
– pomofocus.io
2) более продвинутые сервисы, которые предлагают или собственную систему таск-трекинга, или интеграции с другими популярными сервисами. В этой категории появляется статистика результатов, что делает их гораздо более ценными. Примеры:
– pomotodo.com
– pomodoro-tracker.com
– forestapp.cc (один из самых оригинальных помодоро-трекеров, однозначно, рекомендуем хотя бы для теста на недельку-другую!)
– pomodoneapp.com (один из самых кайфовых по интерфейсу, есть много интеграций — тоже можно смело тестить)
3) встроенные трекеры более крупных сервисов, чаще всего туду-листов, таск-трекеров. Пара примеров:
– ticktick.com (наш любимый сервис, о нём мы ещё много будем писать)
– ну, кстати, других мы что-то и не вспомнили… Но если вспомним, то напишем об этом.


Резюме 👍🏻

Итого: если у вас, как и у большинства современных людей, проблемы с концентрацией, дни проходят — а результат не накапливается, то техника «Помодоро» однозначно вам поможет. Смело добавляйте себе в копилку важную привычку работать по трекеру и анализировать свои «помидорки». Это фундаментальная привычка, которая позволит вам быстро разгребать дела и развивать продуктивность.

PS: В блоге Зэпиера можно почитать обзоры на некоторые из этих и несколько других сервисов.

Ну, конечно, вы все слышали про Матрицу Эйзенхауэра — квадранты приоритетности задач, да? 👍🏻

Но вот вопрос: а вы действительно пробовали отранжировать свою «текучку» по этой матрице? 😏

Предлагаем проверить себя и проводить ревизию рабочих и бытовых задач в течение хотя бы 3 дней:
– несколько супер-приоритетных берём в первый квадрант;
– основную работу — во второй;
– звонки и прочую мелочёвку — в «срочно/неважно»;
– хлам — в последний квадрант.

Отранжируйте и попробуйте выполнять задачи строго по убыванию приоритета. Результаты вас точно порадуют, обещаем.


Кстати… ☝🏻

Иногда квадранты Матрицы Эйзенхауэра рисуют в другой последовательности — меняя местами колонки срочности. Так вот, есть простое логическое объяснение, почему правильно — именно так, как показано у нас: поскольку в нашей культуре принято читать слева-направо и сверху-вниз, то главные задачи должны быть именно слева-вверху (чтобы чаще мозолить глаза), а «хлам» — справа-внизу (чтобы взгляд доходил до него как можно реже).

На всякий случай, даём несколько ссылок по Матрице Эйзенхауэра:
– Eisenhower.me — простой веб-сервис с запооминанием списка задач, раскиданного по Матрице. То что надо для трёхдневного эксперимента. У них же есть приложение для iOS и PDF-шаблоны, но мы их не проверяли, поэтому рекомендовать не можем;
– приложение под «винду» — не тестировали, но на скриншотах выглядит приятно;
– MyEffectivness — приложение для Android, мы тестировали, довольно удобный таск-менеджер.

Любопытно, что у приложений по первой и третьей ссылкам есть встроенный помодоро-трекер. Так что можете сразу и эту функцию «погонять».

Как оптимизировать работу с электронной почтой?

Наши подписчики спрашивают: как улучшить работу с email-корреспонденцией? кто-нибудь ещё пользуется Outlook'ом? какие «почтовики» сейчас удобнее других?

Давайте разбираться.

Чтобы сразу вас не шокировать, начнём с простых вещей, так сказать, с «техники». А в следующем сообщении мы расскажем о том, почему «почты уже не существует».

За последние годы наметились два ясных паттерна взаимодействия с «электронкой»:
– через веб-интерфейс;
– через мобильное приложение.

Третий — через десктопные приложения типа Outlook'а или Thunderbird'а — пока ещё тоже жив, но в рамках нашего канала интереса не представляет (аргументы ниже).

Почта через веб-интерфейс 🖥

Веб-интерфейс — это оболочка вашего почтового ящика, представленная прямо в браузере. То есть то, что вы получаете, набирая в браузере, например, mail.yandex.ru. Все ведущие «почтовики» предоставляют такой способ доступа и оптимизируют в первую очередь именно его. Это логично — ведь возможности браузеров быстро растут, и всё меньше пользователей утруждает себя установкой лишних программ на компьютер, когда в этом нет необходимости.

Именно потому, что сервисы больше заботятся о своих веб-интерфейсах, первое, что мы рекомендуем сделать, — это отучиться от работы с почтой через посторонний софт. Судите сами:
– вы тратите время на скачивание/установку;
– при каждой установке, вам надо вспоминать настройки почтового сервера;
– переписка хранится на вашем компьютере (иногда это плюс, но гораздо чаще — только лишние затраты на хранение, обработку и обеспечение безопасности).

Кроме того, десктопный софт не всегда поспевает за трендами. Например, сейчас в веб-интерфейсах почтовиков от Google, Яндекса и Mail.ru есть много полезных «фишек»:
– «умное» разделение писем на категории (рассылки, спам, реклама, билеты и т.д.);
– возможность задать категории и ярлыки для писем и др.

В этом сообщении у нас нет задачи сравнивать конкретные сервисы между собой, поэтому из перечисленных трёх можете выбрать любой — качество примерно одинаковое.


Советы по работе с веб-почтой ☝🏻

1) Создайте структуру папок и распределите все входящие по ним. Если у вас много корреспонденции, то есть смысл заморочиться, как автор этой заметки. 😈
2) Хорошая почта — пустая почта. Помните, что легче обрабатывать почту, пока её не слишком много. В идеале — не давать новым сообщениям храниться дольше одного дня — затем переносить их в подходящую папку (то есть архивировать).
3) Используйте фильтры и автообработку писем. Это позволит распределять неприоритетные письма по папкам, чтобы проверять их не при каждом входе в ящик, а строго при необходимости. Можно также отранжировать письма, задавая им метки — например, «срочное», «важный клиент», «личное» и т.п.
4) Если у вас несколько ящиков, настройте сбор почты с них в одном аккаунте (эта функция доступна в настройках). Таким образом, вы сможете работать с почтой из одного окошка, не перелогиниваясь и экономя время.
5) Ведите адресную книгу — добавляйте в неё новые контакты и тщательно прописывайте их имена. Иначе в будущем придётся искать письма от irka_u_83, biglord_99, pokerface_mgu и т.п.
6) Закрепите вкладку с почтой в браузере, чтобы не открывать её каждый раз + чтобы получать уведомления о новых письмах.


Почта через мобильные приложения 📱

Через мобильные приложения мы проверяем почту на своих смартфонах и планшетах. Здесь главный момент — мобильность и оперативность взаимодействия: мы не планируем ни читать километровых текстов с телефона, ни писать их. Так что речь не идёт о полноценной работе с корреспонденцией, а лишь об усечённых функциях проверки и короткого ответа.

С этими задачами справляются как нативные приложения (входящие в комплект ОС устройства), так и сторонние — Яндекс.Почта, AquaMail и т.д. Выделить конкретные экземпляры сейчас довольно сложно, поскольку все приложения за последние годы «подтянулись» по уровню и для рядового пользователя разницы не представляют. Так что выбирайте на свой вкус и по своим личным потребностям.


Советы по работе с мобильной почтой 👍🏻

1) Настройте виджет почты на телефоне — так вы сможете быстро проверять новые письма. В зависимости от частоты сообщений, виджет можно разместить или на главном экране, или на втором-третьем.
2) Не пользуйтесь веб-интерфейсом (почтой через браузер) с мобильного устройства — это неудобно и долго.
3) Не пользуйтесь малоизвестными приложениями (скажем, у которых скачиваний меньше 100 тыс.).


Электронная почта сегодня всё ещё является одним из важнейших каналов связи, о ней стоит говорить больше — стараться оптимизировать и сокращать время работы. Поэтому мы приглашаем вас в комментарии к посту, а также в наш чат — будем рады дискуссии! 💬💬💬

#mail #почта #электронка #email

Почему электронная почта уже не существует?

Ладно, ладно, конечно же, она ещё существует — мы же ей пользуемся каждый день, это трудно не заметить. Но дни «электронки» действительно сочтены, по крайней мере, в привычном для нас понимании.

Этому способствуют два тренда:
1️⃣ ускорение и сокращение коммуникаций,
2️⃣ развитие инструментов планирования.

Рассмотрим их по порядку.

Ускорение и сокращение коммуникаций

Ни для кого не секрет, что мы живём в эпоху мессенджеров и соцсетей, а традиционные средства связи (телефон, почта, e-mail) отходят на второй план. Информационные потоки усиливаются каждый день, и человеку приходится сокращать время на обработку каждого «сообщения» (под сообщением мы здесь понимаем любой блок информации, с которым мы сталкиваемся). И мессенджеры в этом смысле удобнее — они обеспечивают баланс между скоростью ответа и возможностью его обдумать.

Можно провести параллель: с появлением телефона почта тоже стала восприниматься иначе — первый позволил совершать короткие сеансы связи и передавать оперативную информацию, а вторая оставила за собой более ёмкие, «длинные» сеансы, но зато более структурированные и содержательные. Аналогично, сейчас:
– электронная почта предполагает более тщательную подготовку — составить письмо, оформить его, добавить вложения — и только потом отправить;
– мессенджеры рассчитаны на менее структурированную, но более динамичную переписку, чем email,
– телефонный разговор — ещё динамичнее и неструктурированнее.
То есть у каждого средства связи определилась своя ниша и типология задач, которые они решают.

Но почему же мессенджеры угрожают существованию электронной почты, если у них разные функции? А потому, что мессенджеры и социальные сети наращивают свой функционал и охватывают всё больше различных форматов общения. Фейсбуку и ВКонтакте достаточно создать некую «расширенную форму сообщения», чтобы прямо из своего интерфейса отправлять email-письма. А принимать их можно наряду с обычными сообщениями — в одной общей ленте.

Кстати, несколько лет назад у ВКонтакте уже был такой опыт: можно было отправлять email'ы прямо из социальной сети. Но потом эту функцию убрали. Возможно, была несвоевременной.


Развитие инструментов планирования

С другой стороны, на территорию электронной почты активно заступают сервисы другого типа — таск-трекеры, приложения для планирования и контроля задач. Мы даже помним, что один из самых популярнык планировщиков Asana несколько лет назад использовал слоган «После-емейловое приложение» (вольный перевод). Сейчас этого слогана уже нет, очевидно, потому что возможности Асаны существенно расширились и акценты сместились на другие преимущества.

Объясним подробнее. Дело в том, что Асана одной из первый предоставила возможность ставить (а значит, и принимать) задачи через обычный email. Для этого достаточно отправить письмо на определённый адрес в определённом формате — скажем, указать проект, к которому относится задача. Далее сообщение автоматически добавляется в ваш список задач с нужными атрибутами (например, в папке указанного проекта). И вы работаете с письмом — как с задачей!

Это породило новую парадигму восприятия писем. Письмо стало частным случаем задачи. Как и в случае с задачей, вы можете прочитать письмо, переложить в другую папку (проект), добавить какие-то атрибуты (важный, срочный, прочтённый и т.п.), можете ответить и удалить его.

Но, в отличие от интерфейса электронной почты, в таск-трекере вы можете совершать с письмами и другие действия — комментировать, закреплять, ставить им дэдлайн, делегировать коллегам, отслеживать трудозатраты на обработку. Таким образом, стирается граница между письмом, которое нужно прочитать, и задачей, которая проистекает из этого письма. Теперь стало так: любое письмо — это уже задача, поскольку его нужно, как минимум, прочитать, и запланировать дальнейшее действие.

Такие преимущества таск-трекеров вынуждают Яндекс.Почту и Gmail внедрять в своих интерфейсах новые элементы и идти навстречу новой парадигме, поскольку она более универсальна. Вероятно, в конце концов оба вида сервисов придут в очень похожие состояния и разница между ними станет незаметной.

Но уже сейчас мы точно рекомендуем вам приучить себя к восприятию электронной корреспонденции в качестве задач. Это позволит более ясно структурировать письма, внимательно относиться к таймингу на их обработку — и стать эффективнее!

#email #электроннаяпочта #тасктрекеры #tasktracker #todo

Топ-10 горячих клавиш Windows для левой руки

Не все горячие клавиши одинаково эффективны. Те, для которых нужны обе руки, дают маленький прирост производительности: они «отвлекают» правую руку от мышки. Поэтому мы предлагаем вам запомнить самые удобные — для которых хватит одной левой.

1️⃣ Win + D = свернуть/развернуть все окна
2️⃣ Ctrl + W = закрыть текущее окно или вкладку браузера
3️⃣ Ctrl + A = выделить всё: весь текст в редакторе, все файлы в папке
4️⃣ Ctrl + ← / Ctrl + → = перепрыгнуть через слово
5️⃣ Shift + ← / Shift + → = выделить соседний символ в редакторе или файл в папке
6️⃣ Ctrl + Shift + ← / Ctrl + Shift + → = догадайтесь, как это работает ;-)
7️⃣ Tab = удобно при заполнении форм, когда надо перепрыгнуть с одного поля к другому
8️⃣ Ctrl + Tab = переключение на следующую вкладку в браузере
9️⃣ Shift + колесо мышки = горизонтальная прокрутка
🔟 Ctrl + R = обновить страницу в браузере

👍🏻👍🏻👍🏻

#горячиеклавиши #работазакомпом #производительность #windows

Как быть эффективнее в переговорах?
(По следам Гэвина Кеннеди)

Переговоры — одна из самых ёмких и недооптимизированных сторон нашей жизни. Крайне мало людей действительно задумываются о том, как улучшить качество своих переговоров.

Прекрасное руководство по этому вопросу представил Гэвин Кеннеди в своей книге «Договориться можно обо всём». Приведём несколько ярких идей из неё (вольная интерпретация).

1️⃣ «Твёрдых» цен не существует. Торговаться можно обо всём.

2️⃣ На старте всегда называйте самую высокую/низкую цену,

3️⃣ Добровольные уступки не обязуют оппонента уступать в ответ.

4️⃣ Не стоит давать расшифровку цен по смете, пока вас не попросят, — это позволит цепляться к каждой мелочи.

5️⃣ Если вам нанесли ущерб, не жалуйтесь, а договаривайтесь о мерах по исправлению ситуации. Предлагайте варианты решения сами, не ждите встречного предложения.

Чуть подробнее — в нашем «Дзене». Книгу очень рекомендуем — она действительно изменит вашу жизнь в лучшую сторону.

#переговоры #книги

Начнём новый день с оптимизации рабочего места!

Как сделать рабочее место более эффективным? Если честно, большого секрета здесь нет: главное — уменьшить количество раздражающих факторов и держать рабочее место в чистоте, не позволяя ему захламляться.

Вот пошаговая инструкция к действию. Выделите 15 минут до начала работы, и сделайте столько шагов, сколько успеете. А на следующий день повторите.

1️⃣ Уберите лишние предметы
2️⃣ Исключите еду и напитки за рабочим столом
3️⃣ Наладьте музыку или тишину для своего удобства
4️⃣ Протрите пыль влажной тряпкой
5️⃣ Отрегулируйте кресло поудобнее
6️⃣ Расположите клавиатуру и мышь поудобнее
7️⃣ Отрегулируйте монитор: высоту, поворот, наклон, яркость и контраст

Продуктивного вам рабочего дня!

Если понравилась статья, ставьте лайки, подписывайтесь на наш канал и пишите свои идеи и вопросы в комментариях! Ваша активность очень нам помогает.

Полный вариант статьи — в нашем «Дзене».

#рабочее_место #рабочий_стол #оптимизация_пространства

Как улучшить любое деловое письмо?
Вот несколько простых рекомендаций (в том числе, от самого Стивена Кинга — подробнее в нашем Дзене).

1️⃣ Не злоупотребляйте наречиями
Если их много, то они утяжеляют текст, делают его излишне, чрезмерно, невероятно надуманным. Вместо «чрезмерно надуманный» лучше сказать, например, «неправдоподобный».

2️⃣ Избегайте страдательных залогов
«Был начат», «будет вспоминаться», «сделается вовлечённым» — плохо. «Начался», «я вспомню (не забуду)», «вовлечётся» — хорошо.

3️⃣ Используйте однокоренные слова как можно реже
Лучше употреблять однокоренные слова не чаще одного раза в 3-4 предложениях.

4️⃣ Делайте абзацы осмысленными и лёгкими
Обходитесь без «простыней», и разбивайте текст на абзацы по 3-4 предложения. Каждый абзац — одна мысль.

5️⃣ Избегайте сложных описаний
Не стоит излишне детализировать каждое описание. Концентрируйтесь на важном, а детали читатель додумает сам.

Если у вас есть вопросы или предложения — пишите в нашем чате!

#тексты #копирайтинг #письмо

Продуктивный отдых — оксюморон или level up?
Подробнее — в Дзене

Сегодня среда, экватор рабочей недели, работа максимально «кипит». Предлагаем немного расслабиться и поговорить о приятном — об отдыхе.

Часто мы подчиняем все свои стремления производительности и мало уделяем внимания отдыху, его качеству. В итоге быстро выгораем, хандрим, нервно истощаемся. Если у вас есть перекос в пользу «пахать без устали», срочно это исправляйте.

Практические рекомендации

1️⃣ Отдыхайте концентрированно
Постарайтесь выделить отдых в отдельную категорию ваших занятий. Встройте его в свой повседневный план.

2️⃣ Снизьте нагрузку
Попробуйте снизить нагрузку — планировать на день меньше задач.

3️⃣ Группируйте задачи
Исключите мелкие задачи как таковые, выполняйте их в заранее отведённый диапазон времени.

4️⃣ Позвольте себе полноценно расслабляться
Вполне допустимым является даже вариант потупить. Просто посидеть, уставившись в одну точку — это нормально, не переживайте, что с вами что-то не так.

Расслабьтесь, всё хорошо!

Чарли и личная эффективность

Сегодня мы начали публиковать серию рассказов о Чарли — молодом клерке, который своими примерами ярко демонстрирует, что такое личная эффективность и целеполагание, какие существуют инструменты планирования, какие ошибки мы чаще всего допускаем. В общем, это наш аватар в мире личной эффективности — надеемся, вам будет интересно и полезно наблюдать за его поступками со стороны.

Для нас это совершенно новый опыт, мы никогда не писали бизнес-рассказов, и рассчитываем на вашу поддержку — лайк, шэр, подписка на наш Дзен очень помогут раскрывать историю Чарли дальше. А всю обратную связь вы можете писать в нашем чате.

#чарли #личнаяэффективность

Как рационализировать своё питание
Новая статья в нашем Дзене!

Удивительно, что одна из самых частых операций в нашей жизни довольно редко рассматривается как точка роста личной эффективности. Речь о нашем питании. Задумывались ли вы, что, с одной стороны, можете существенно экономить время и деньги на еде, а с другой — оптимизировать свой рацион, сделать его более полезным?

На самом деле, это действительно так. Питание, как и почти любая другая сфера жизни поддаётся оптимизации и совершенствованию. И в нём скрыт потенциал качественного роста вашей жизни.

Продолжение — по ссылке…

#питание #рационализация #личнаяэффективность