Ho-ho-holiday season ☃️

Саме час гуглити "best holiday greetings"! Якщо у вас все ще попереду традиційна святкова розсилка клієнтам і колегам, ось кілька порад:

🦌 Звертання
Якщо привітання адресовано великій групі людей (команді, відділу або цілої компанії), можна використовувати Dear [...] team або Dear colleagues.
Якщо отримувач один, то Dear в привітанні також буде доречним.

🎄 Обережніше з Merry Christmas
Краще уникати згадок конкретного свята а-ля Merry Christmas або Happy New Year, адже серед отримувачів можуть бути представники різних культур і релігій. Нейтральні альтернативи:
Happy holidays!
Happy holiday season!

🎁 А що побажати?
Інтернет часто пропонує нам високопарні фрази на кшталт We would like to use this occasion to express our gratitude for the successful cooperation…
Але важкі конструкції не є рівноцінними повазі. Навпаки, вони часто виглядають шаблонно і занадто штучно. І в цьому чорт-би-его-побрав-2020-му особливо складно розписувати, яким продуктивним був рік і як ми за нього вдячні. Хочеться просто кілька щирих теплих слів.

Ось декілька лаконічних варіантів:
• Thank you for your support and trust! Wishing you all the best here at [company name].
• Thank you for your commitment and dedication in these challenging times. All the best for the new year!
• Sending good vibes. Happy holiday season!
• Sending warm greetings to the entire team.
• Wishing you a warm holiday season.

Звичайно, привітання повинно вписуватися в звичний стиль спілкування з отримувачем: якщо все суто формально, то нейтральні варіанти будуть більш доречними. Але чому б не додати трошки емоцій, якщо це можливо?

• Happy holidays! You guys rock. Thank you for your dedication and professionalism.
• We made it through 2020 — yay! Happy holidays! Warm greetings to all the team.
• Happy 2021, finally. (підглянула у Shutterfly 👀)

🍪 Bonus tip: формулювання в стилі "Хай наступний рік..." можна виразити через "may": May the new year bring joy and success!

#яксказати

Out-of-office emails 📤

Тема, натхнення святами, але актуальна в будь-яку пору року: out-of-office імейли. Цей малюк автоматично сповістить всіх, хто вам пише, що ви у відпустці, у відрядженні або десь в іншому місці.

Що варто додати в out-of-office імейл:

📅 Дати: конкретика завжди краща, ніж розпливчасте «цього тижня».

📞 Контакти: до кого звертатися, поки вас немає.
Це може бути один контакт, якщо всі ваші справи передаються комусь конкретному, або кілька контактів, якщо запити стосуються різних відділів (наприклад, юридичного, фінансового чи виробничого) — у такому випадку можна вказати дані кількох команд. Якщо ви готові залишити свій номер для термінових питань — чому б і ні, це теж опція.

⏩ Форвардинг: інколи в OOO налаштовується автоматична пересилка вхідних комусь із колег. Якщо її немає, не буде зайвим про це вказати.

Наприклад:

Thank you for your email! I’m currently out of the office, and I’ll be back on [date]. If you need any assistance before then, don’t hesitate to get in touch with [name] at [...]. Otherwise, I will respond to your email as soon as I get back.

Thank you for your email! I’m currently out of the office, and I will be returning on [date]. If you need immediate assistance, please contact [name] at [contact details]. As your email will not be forwarded, please contact my colleague [name] at [email] if the matter needs urgent assistance.

Thanks for reaching out! I will be out of the office from [date] to [date] and have limited email access. Your message will not be forwarded, but you are welcome to contact [name] at [email] if you need immediate assistance. Otherwise, I will respond to your emails as soon as possible upon my return.

Thanks for reaching out! I’m currently out of the office, and I will respond to your email once I return on [date]. In case of an emergency, you may reach me at [phone number].

Наприкінці не забудьте додати sign-off та ім'я.

В інтернетах повно прикладів «funny out-of-office messages», але складно уявити обставини, коли адресат, якому щось потрібно терміново і на вчора, отримавши у відповідь гіфку чи купу емодзі, оцінить дотепність автора листа. Але якщо дуже хочеться поекспериментувати, ось кілька прикладів для натхнення.

🎢 Bonus tip: іноді в OOO можна зустріти Unfortunately, I will be out of the office…
У такому контексті unfortunately може бути недоречним — наприклад, якщо ви у відпустці. Чого сумувати? Ми ж усі люди, всі прагнемо досягти того самого work-life balance, хехе.
Але це буде доречно у реченні типу Unfortunately, I'll have limited email access.

#яксказати

Please advise 🐍

Зазвичай цей вираз використовється, щоб попросити пояснення до описаної ситуації або допомогу. Але, окрім того, що Please advise — застаріле кліше, йому катастрофічно бракує конкретики.

Розгляньмо приклад:

Dear Jack,

The amendments we discussed on Monday still haven’t been added to the contract.
Please advise.

Tom

Яка саме інформація потрібна Тому? Чому правки не були внесені або коли буде готовий фінальний варіант? Чи це прохання надіслати виправлений договір?

Складається враження, що відправнику просто ліньки було сформулювати питання — мовляв, розбирайтеся самі, що я там мав на увазі. Але ми ж не телеграму відправляємо (а саме звідти ростуть ноги у Please advise), тож нам більше не потрібно економити на кожному символі. Тому в сучасній переписці цей вираз виглядає дивно, неповноцінно.

Але найгірше те, у більшості випадків він не дає нам усієї інформації, тому доводиться ставити уточнювальні запитання — це затягує комунікацію, загальний процес і дратує.

Якщо потрібна інформація, порада, інструкція чи щось інше — формулюймо запит чітко. Це допоможе уникнути непорозуміння та додаткових запитань.

Чим можна замінити Please advise:
• Could you please let me know if…?
• Let me know what you think about...
• I'd like to have your input on...
• Can you give me your thoughts on this?
• How do you think it's better to proceed?
• Could you please let me know [what/how/where]..?

Ось ще кілька прикладів, як можна запросити потрібну інформацію. Конкретика — наше все. Не без винятків, звісно, але це вже зовсім інша історія 😏

#кліше

As per your request 🧐

Пропоную залишити as per your request формальному стилю та офіційним документам. Цей вислів, незважаючи на свою неймовірну поширеність у корпоративній переписці, застаріле і надто формальне (ніколи такого не було, і ось знову 🤭).

Використовується as per your request у значенні "як ви просили" або "за вашим запитом":

I have attached the document as per your request.

Давайте спробуємо те ж саме висловити без кліше:
• As you requested, I’m sending/attaching/sharing...
• To answer your question, …
• In response to your request/question…
• Here’s/I’ve attached [the file] as you asked/as you requested/as we discussed.

Етеншн: іноді "as per" помилково використовується замість "as for" ("що стосується..."). Не варто так робити, оскільки ці вирази не синонімічні.

#кліше

!!!

І все ж у корпоративній переписці є місце емоціям, принаймні позитивним. Наприклад, коли колега отримав підвищення або команда випустила новий продукт, можна написати "Круто, вітаю!" — і це ок.

Але не ок — зловживати знаками оклику в електронних листах:

Hey!!!

Thanks for the update! Could you send over the document for review?
Thanks so much!!!

Amy

Це може бути через страх здатись грубим або недостатньо привітним: Hello, John, не витримує жодної конкуренції з Hello, John!
Знак оклику наче надає тексту ентузіазму. Але їх надмірне використання може поставити текст на один рівень з рекламними слоганами на зразок "Останній день акції! Не пропустіть!!!"
Хоча ні тексту, ні його автору це не додає переконливості.

Тому в діловому спілкуванні, де дотримується певний рівень формальності, можна виділити:

✅ Коли ! в тему
• коли потрібно проявити емоцію, переважно позитивну: That's amazing, thanks a lot!
• щоб висловити здивування: Wow, I’ve never heard of that!
• якщо хочеться проявити дружелюбність або ентузіазм: Do you mind joining us at the meeting? - Sure, no problem!
• у вітаннях і/або заключній частині листа:
Good morning!
[...]
Have a great weekend!
Josh

❌ Коли ! не в тему
• кілька окличних речень підряд, як у прикладі з Amy. Знак оклику — це акцентуація. Якщо ви акцентуєте все, ви не акцентуєте нічого :)
• два, три або навіть більше знаків оклику замість одного: No problem, Jane!!
• знак оклику після Dear [name] — там місце лише комі.
• якщо діалог носить конфронтаційний характер, краще уникати знаків оклику, щоб не створювалося враження, що ви кричите на співрозмовника.

Є, до речі, поняття exclamation-point anxiety: тривога через те, що у відповідь ви отримали, наприклад, стримане "Дякую." замість бадьорого "Дякую!". Кажуть, це вірний знак того, що людина вас недолюблює…

Ні, звісно ж. Просто ми всі формувались різними текстами і наративах. Тому й пишемо, і сприймаємо текст по-різному.

P.S. На Netflix є чудовий випуск "Explained" про знак оклику. Рекомендую :)

#розбираємось

Breaking news⚡️

Друзі, відсьогодні цей канал буде україномовним. Тематика, втім, залишається незмінною — про ділову переписку англійською без кліше та канцеляризмів.

Дякую, що читаєте❤️

UPD. Всі попередні дописи також були перекладені.

Do the needful 🤨

Ще одне сумнівне надбання корпоративної переписки — вираз do the needful, розповсюджений серед носіїв Indian English (IE).
Таке собі прохання про допомогу в стилі "зробіть те, що необхідно в даній ситуації":

I have been charged twice for the current month subscription, please check and kindly do the needful.

Тут маємо відразу декілька проблем:
• таким запитам чомусь майже завжди бракує деталей та контексту (вхідних даних, дедлайнів, кроків, які передували проблемі тощо);
• незрозуміло, чого саме очікує від вас співрозмовник і яке в нього бачення цього "the needful";
• ані please, ані славнозвісний kindly не роблять це прохання ввічливим. Комусь (мені, наприклад😬) це здається досить грубою, близькою до наказу фразою, ще й наче співрозмовнику було лінь нормально сформулювати прохання.

Хоча в інтернетах пишуть, що в IE це досить ввічливий вислів, щось на кшталт "ви краще на цьому знаєтесь, тому вчиніть так, як, на ваш погляд, слід в цьому випадку". Але для людини поза контекстом IE це навряд чи буде очевидно, і оскільки вираз уже став мемом, краще все ж його уникати.

Щоб перетворити “Please kindly do the needful” на ввічливе прохання, спробуйте:

▸ Надати відразу максимум деталей, щоб ані ви, ані співрозмовник не витрачали час на їх з'ясування;

▸ Ввічливо сформулювати сам запит або прохання:
Could you please check [...] and let me know if..?
Would it be possible to [...] and..?
Would you be able to..?
May I ask you to help me with ..?
Do you think we could..?

▸ Якщо є дедлайн або якісь часові обмеження — вказати їх.

Так початковий запит трансформується у:

Hey,

I have a monthly subscription and I’ve been charged twice for the past 7 days ($40 on 05.20 and $40 on 05.27). My account number is 132435.
Could you please check what the reason might be for the second charge? I also would like to request a refund for the second transaction, since I did not authorize it.

Thank you!

Josh

Тут ми відразу розуміємо: ага, підписка на місяць, але транзакції було дві — отримувачу залишається тільки перевірити, на чиєму боці був тупняк, та чи можна задовольнити запит.

#кліше

How to set up a meeting 🤝

У наступних декількох публікаціях поговоримо про мітинги: як їх сетапити і як сетапити не слід, як переносити і що робити, коли трііішки з цим налажав 😬 Тож stay tuned!

Крок 1 - запропонувати день та час:
• Do you think we could schedule a call for Monday, 2 p.m.?
• Can we fix a meeting for Monday, 2 p.m.?
• Are you available on Monday, 2 p.m.?
• Would it be possible to schedule a call for Monday, 2 p.m.?
• Would Monday, 2 p.m. suit you?
• Would you be available on Monday?
• Are you free on Monday for a meeting?
• How does Monday, 2 p.m. sound?
• Is Monday, 2 p.m. convenient for you?

Це ввічливий і олдскульний традиційний спосіб, але його мінус в тому, що узгодження часу може потребувати ще кілька додаткових кроків від кожного з учасників: "Ні, в цей день я не можу. Може у середу?" — "Давайте, о 14:00 буде ок?" — "Краще б о 16:00"
— "Добре" і тд.
Тому багато хто використовує сервіси типу Calendly або Doodle, де ви можете просто відправити посилання на свої вільні слоти, а співрозмовник обере зручний для себе час.

Якщо ви не користуєтеся такими сервісами, можна вказати слоти в самому листі:

Hi Jim,

I’d like to set up a call for next week, as we need to discuss the contract renewal. Would any of these time slots work for you?
July 5th: 2 p.m. EST
3 p.m. EST
July 7th: 1 p.m. EST
4 p.m. EST

Please let me know. Thank you!

Tim

Якщо співрозмовник знаходиться в іншій країні, не буде зайвим одразу вказати, який часовий пояс ви берете за орієнтир (якщо вони різні, звісно).

✅ Погодитись на запропонований час можна так:
• Sure, that works for me.
• That sounds fine/great/nice. See you on Monday!
• Perfect, Monday it is, then!

🟡 Якщо жоден з варіантів не підходить, скажіть про це та запропонуйте альтернативу:
• Unfortunately, Monday doesn’t work for me. Any chance we could schedule the call for Tuesday?
• I’m afraid I can’t make it on Monday. Would Tuesday suit you?
• Unfortunately, I’m unavailable at 2 p.m. Shall we say 4 p.m. instead?

А якщо замість ділових зустрічей ви плануєте відпустку, у пригоді стане допис про out-of-office emails 🏖️

#яксказати

Цей канал довго мовчав: спочатку у авторки була тривала творча криза, потім — ви й самі знаєте. 24 лютого росія розпочала повномасштабну війну проти України, і нам усім стало не до кліше та канцеляризмів.

Нещодавно я шукала вирази, якими в імейлі можна було б висловити підтримку. Здорову, бажано персоналізовану, щось окрім “hope you’re doing well”. Так народився черговий пост (він буде завтра 👀), а разом з ним — бажання знов ділитись з вами знахідками та ідеями, які, сподіваюсь, будуть корисними. Як то кажуть, щоб не плакать, я сміялась писала про корпоративну переписку англійською.

А тепер до головного: друзі, як ви?

Мрію, щоб цей канал став не просто джерелом інфи, але й свого роду safe space для усіх його підписників. Не соромтесь ділитися досвідом, переживаннями та питаннями. Мемаси також вері велкам 😏

Слава Україні!

Про слова підтримки в імейлах ❤️‍🩹

Слова, які ми підбираємо, традиційно залежать від рівня формальності ділових відносин. Наприклад, комунікація з CEO корпорації, з яким ви тільки на "Dear Mr. Peters" та "Sir", та з колегою-менеджером, з яким ви пили пиво десь у відрядженні в Німеччині, звісно, будуть відрізнятись.

Залежно від цього, ми можемо обирати або комбінувати в імейлі декілька основних елементів:

1️⃣ Висловити своє занепокоєння/шок:
• I was shocked/horrified/terrified/appalled to hear about…
• I was just startled to know that…
• Out team is stunned by…

2️⃣ Поцікавитись станом співрозмовника:
• I’m so sorry that you’re going through all this. How have you been doing?
• First and foremost, how are you?
• I obviously don't have anything specific to ask about [...] today, so I just wanted to check in. How are you holding up?

3️⃣ Висловити загальні слова підтримки:
• My thoughts go out to you, your team, and your closest ones.
• Our hearts go out to you and to all those who are coping with/fighting against…
• Our thoughts and prayers are with you and all Ukrainian people.

4️⃣ Висловити готовність допомагати, якщо є конкретні пропозиції - озвучити їх:
• We stand in solidarity with all Ukrainian people, and our top priority is to do whatever we can to support you. Do let me know if you need anything for the team.
• We want you to know that you’ll have our continued support. That’s why your team will be granted free access to…
• Please let me know if there's anything else we can do to support you and your team in these challenging times.

Які приклади вам сподобались? Які можна було б додати до списку? Діліться 🦦

#яксказати

Підтримуємо як Борис Джонсон 💂

Цей бонус-пост натхненний славетним англійським козацюрою Борисом Джонсонюком, який невпинно висловлює свою підтримку Україні і словом, і ділом. Піддивилась у Твітері пана Джонсона декілька корисних висловів — ділюсь з вами.

🇬🇧To stand unwaveringly - стояти непохитно
💬The UK stands unwaveringly with the people of Ukraine.

🇬🇧Unwavering support - непохитна, непорушна підтримка
💬As a show of our unwavering support for the people of Ukraine.

🇬🇧To do everything in one’s power - зробити все, що в чиїхсь силах
💬I will do everything in my power to starve Putin's war machine.

🇬🇧To be at the forefront of supporting - бути на передовій (в метафоричному сенсі теж)
💬The UK has been at the forefront of supporting the @IntlCrimCourt’s investigation into atrocities committed in Ukraine.

🇬🇧The ongoing need to support and sustain - постійна потреба підтримувати та сприяти
💬Discussed the ongoing need to support and sustain Ukraine.

🇬🇧To have full backing in the negotiations - мати повну підтримку в переговорах.
💬The UK stands with Ukraine – we will send further defensive aid and they have our full backing in the negotiations.

🇬🇧To stop at nothing to - ні перед чим не зупинятись
💬The UK will stop at nothing to ensure Ukrainians have the resources they need to defend their country from the ongoing Russian onslaught.

🇬🇧To employ every method we can - вдаватися до будь-яких методів, які нам доступні
💬We will employ every method we can for however long it takes to ensure Putin’s invasion fails and Ukraine is free once more.

Тут взагалі гарна подвійна акцентуація - і будь-які методи, і скільки це буде потрібно: “for however long it takes”.

🇬🇧To be more committed than ever to...- бути як ніколи відданим
💬I'm more committed than ever to reinforcing Ukraine and ensuring Putin fails.

Краса цих виразів в тому, що вони непогано лягають і в контекст ділових перемовин. Щиро сподіваюсь, що використовувати ці вирази вам доведеться за менш трагічних подій, ніж пану Джонсону🤞

#яксказати

Швидкопост вихідного дня 🦭

Подейкують, що якщо написати “ви” з великої букви, то з вашого тексту рікою поллється ввічливість до читача. Guess what: це не так 🙂

В англійській не прийнято писати займенник “you” з великої літери, якщо тільки це не референс до божественї сили — наприклад, у контексті “Твоя воля”.
Якщо ж у вас тягнеться рука написати з великої літери “you” в звичайному імейлі, хай навіть до супер-важливого клієнта, — не треба, залиште це архаїчним та релігійним текстам.

Цю помилку переносять в англійську носії тих мов, де існує така практика. Наприклад, в українській також вважалось, що написати “ви” з маленької літери — це висловити недостатню повагу до читача. Але в сучасному діловому спілкуванні це явище вже відживає своє.
Звичайно, є контексти, де це може бути необхідно — наприклад, звернення до фахівця, до якого ви особисто ставитеся з пієтетом, або офіційний лист до високопосадовця. Але загалом, в буденній переписці українською “Ви” все частіше виглядає як зайвий офіціоз.

Тому завжди гарною ідеєю є проявляти ввічливість не регістром шрифту, а формою та змістом тексту 🤝

#розбираємось

Про сирени, тривоги та віялові відключення 🚧

Поки країна-непотріб обстрілює наші міста, ми намагаємось і далі жити своє життя — працювати, навчатись, вибиратись на прогулянки й зустрічі. Звісно, “якщо не буде повітряної тривоги”, “якщо буде світло”, “якщо ніч буде спокійна”. Вже 8 місяців ці “якщо” шматують наші щоденні рутини та буденне життя, але ми стоїмо.

Цей пост навіяний нашою новою реальністю — тій, в якій робочі мітінги або заняття можуть перериватись через повітряні тривоги, ракетні обстріли й відключення електроенергії.
Тому цього разу розглянемо способи повідомити про ці зовнішні обставини, через які відміняється щось заплановане.

📌Ключові поняття:
• air-raid sirens/alerts/alarms — сирени, що сповіщають про повітряну тривогу
• power outages/power cuts — відключення електроенергії
• a blackout — повне знеструмлення значної території (міста, регіону чи навіть країни). Іноді може використовуватись синонімічно до power outage та power cut.
• rolling power cuts = rolling outages = rolling blackouts — ті самі “віялові відключення”
• a (bomb) shelter — укриття, бомбосховище
• to go/to head to a shelter — йти/направлятись в укриття
• air-raid alerts/alarms/sirens go off— лунають сирени повітряної тривоги
• to remain without power — залишатись без електроенергії

Пропоную розібрати декілька типових (хто б міг подумати 🙄) ситуацій за такою формулою: описуємо проблему + пропонуємо альтернативу.

Погнали 👇

1️⃣ Лунає повітряна тривога і ви йдете в укриття, де немає зв’язку:

I’m afraid I have to miss the meeting - air-raid sirens are on again, so I’m heading to a shelter. Do you think we can reschedule?

It looks like I won’t be able to join the meeting, as air-raid alerts have just gone off, and I need to go to a shelter. Could we kick off the discussion via email [Slack, Jira, Asana, etc]?

Air-raid sirens have just gone off, so I'm going to a bomb shelter. Unfortunately, I won’t be able to join from there. Any chance we can hop on a call later on today?

2️⃣ Лунає повітряна тривога, але в вашому калідорі укритті є інтернет:
I can hear air-raid sirens going off, so let me get to a shelter, and I’ll re-join you in a couple of minutes.

I will be several minutes late - air-raid alerts are on in Kyiv again, and I’m heading to a shelter right now, but I’ll be able to join from there.

3️⃣ Раптове відключення електроенергії:
We have a major power outage in [city], so it’s quite possible I won’t be able to attend our meeting at 6 pm. I’ve just spoken to Alex, he can join instead of me if I'm still out of power. Could you send him an invitation, please?

It looks like I’ll have to finish earlier today - we remain without electricity for 3 hours, and my laptop is running out of power. How about I start earlier tomorrow to compensate for that?

4️⃣ Заплановані віялові відключення, під час яких ви можете бути не на зв’язку:
I might not be able to attend a call at 5 pm due to rolling power cuts. Do you think we can book another time slot, just as a back-up plan?

I’ve received an invitation to tomorrow’s meeting, but it’s possible that I won’t be able to join due to rolling power cuts. Is there any chance we can move it up an hour?

Друзі, поділіться, будь ласка, в коментарях, чи був корисним пост і про що було б цікаво читати надалі. Я тут ще й нещодавно загубила усі ваші фідбеки, випадково відключивши бота з коментарями 🥲 Але вже все працює, тож буду рада почути від вас.

Бережіть себе! І тримаймося ❤️‍🩹

#яксказати

As per our conversation 🥸

Ну що, я до вас з черговим кліше — as per our conversation, тобто “як ми обговорили”.
По 5-бальній шкалі “душності” я б оцінила його на 2.5, тобто не капець-як-критично, але якщо є прагнення писати живою, легкою мовою, то цілком можна обійтись без нього.

Як і більшість кліше, as per our conversation походить з формальної переписки, тому звучить досить офіційно і до того ж дещо застаріло (привіт, латинське “per”). Окрім того, вираз є досить overused. Плюсів, як бачимо, у використанні as per our conversation поки небагато.

Чим можна замінити?

As we discussed on Friday, Jane is going to prepare a new contract and send it to you for revision.
As agreed, Jane will share a new contract once it’s ready.
I’m resending you a new contract we talked about/we discussed.
According to our plan, Jane will send you a new contract once it’s ready.
Following our discussion/conversation, I’m sharing with you a new contract.

Принагідно нагадаю про схожу штуку — as per your request.

Легкого завершення тижня, друзі, і гарних нам новин 🍉

#кліше

А давайте поговоримо про Thanks in advance, тобто "завчасно дякую"😏
Цей вислів часто використовується в кінці імейлів як sign-off, наприклад:

Hey Jake,

Great news — Dunder Mifflin Paper Company has just confirmed the order! Could you draft a contract and send it to me for review?

Thanks in advance,

Karen

Розбирати детальненько Thanks in advance будемо завтра у ранковому пості, ну а поки — діліться, будь ласка, досвідом: чи часто вам зустрічається цей вислів? Чи використовуєте його ви?

Голосуйте, залишайте коментарі і до зустрічі завтра 🌝

#кліше

Thank you in advance 💅

Thank you in advance — розповсюджена заключна фраза в імейлах, що містять прохання. Джейку, підготуєш договір? Завчасно дякую!

І ось де виникає проблема: ми ще не знаємо як відповість Джейк, адже він може відмовити або запропонувати альтернативне рішення. Тож коли Thanks in advance використовується разом із самим проханням, ми нібито навіть не припускаємо, що адресат може не погодитись, і за замовчанням розраховуємо на згоду. А це вже більше схоже на наказ, який далеко не в усіх ситуаціях є доречним.

Тому Thank you in advance може сприйматись співрозмовниками як грубий і пасивно-агресивний тон, типу “я очікую, що ти це зробиш”. І ефект прохання, на жаль, нівелюється.

Чи не надумана проблема?

Якщо загуглити Thank you in advance, ви знайдете значно більше інформації про те, чому так не слід писати, аніж на його користь. Це, звісно, не означає, що ваш співрозмовник точно образиться, та ризик виглядати трохи токсік залишається.

Thank you in advance часто ставлять після будь-якого прохання, хоча контекстів, в яких ця фраза була б доречною, насправді не так багато:
• у вас була попередня домовленість, що адресат виконає якусь задачу, і ви продовжуєте її обговорення
• ви таки даєте наказ і хочете робити це саме в такій формі (хоча на скромну думку авторки, є способи робити це інакше)

Якщо вам спадає на думку ще якась ситуація, де Thank you in advance виглядає доречно, обов’язково діліться в коментарях 🌝

Що вживати замість Thank you in advance?

Спочатку ввічливо сформулюємо саме прохання:
Could you please draft a contract and send it to me for review?
Would it be possible to draft a contract and send it to me for review?
Would you please draft a contract and send it to me for review?
Do you think you could start drafting a contract and send it to me for review?

А от “закрити” імейл можна декількома способами:

1️⃣ Просто прибрати “in advance”. Звичайне Thank you буде сприйматись скоріше як подяка за розгляд питання або за відповідь (якою б вона не була), а не безпосередньо за виконання задачки.

2️⃣ Запитати думку адресата про задачу:
Please let me know if it’s possible. Thank you!
Please let me know your thoughts. Thank you!

3️⃣ Запропонувати допомогу зі свого боку:
Please let me know if you need any additional details/information.
If there is any additional information you need, I would be happy to provide it.

Збираємо докупи:

Hey Jake,

Great news — Dunder Mifflin Paper Company has just confirmed the order! Could you please draft a contract and send it to me for review?

If there is any additional information you need, I would be happy to provide it.

Karen

Дякую, що дочитали цей лонгрід! Діліться враженнями, думками та, можливо, навіть контаргументами у коментарях. Thank you in advance 🤠

#кліше

Цей день настав! Тут знов будуть пости 🌝

Після такої довгої мовчанки здається цілком логічним написати про follow-up emails — імейли-нагадування, які стануть у пригоді, якщо ваш співрозмовник пропав посеред переписки.

Одразу скажу, що це не про холодні листи і не про те, як змусити потенційного клієнта на них відреагувати. Наш кейс — лагідно нагадати співрозмовнику, що ви все ще очікуєте на відповідь.

Ось декілька варіантів:

1️⃣ Давайте відмовимось від "Kind reminder", особливо, коли це єдиний зміст листа (буває і таке). Це клішейне кліше, через що воно не виглядає як жива мова, окрім того, його важко назвати ввічливим.

2️⃣ Якщо ваше питання time-sensitive — чудово, давайте використаємо це як аргумент:
Since this is time-sensitive, I’d like to follow up on my previous email. Are there any updates?
Given the urgency of this project, we would need to get your feedback by [specific date/time]. Could you please provide an update?
To stay on track with our projected timeline, it's important that we hear back from you by [...]. Could you please let us know your status?

🤚Увага: це "тіло" листа, але не забуваємо також привітатись та "закрити" імейл тими “regards”, які вам до душі.

3️⃣ Поставте питання:
Are there any updates on the project timelines?
Is there any progress on improving this feature?
Did you have a chance to discuss this internally with the legal team?
Could you please update me on the status of the new website design?

4️⃣ Використайте вводні фрази з непрямим питанням, на кшталт цих:
Following up to see if there are any updates from the legal team.
Reaching out to see if you have any news regarding the company's restructuring.
Checking in regarding the timeline for this project.
Circling back on the software integration task we discussed.
Hoping to get an update on the fixes for that critical bug.
Wanted to see where we stand with the contract renewals for the next year.
Curious about any progress on the marketing strategy we discussed last month.
Wondering if there are any updates on the technical issue reported last week.
Bumping this for visibility. Could you please review the agreement and let me know if any adjustments are needed?

Деякі з цих фраз (як-от circling back, bumping this або все, що з checking in / reaching out) на просторах інтернетів вже вважаються недостатньо оригінальними способами нагадати про себе. Але вони є досить вживаними і, як на мене, значно більш здорОвими ніж “Kind reminder.”

P.S. Ух, feels good to be back! Дякую, що дочекались 🤍

#яксказати

А чого запитуєте? 👀

У вас бувало, що посеред розмови у вас раптом питають щось таке, що аж напрошується зустрічне "А з якою метою цікавитесь?"? Тобто питання може бути все ще в професійній площині (hopefully, хехех 😬), але взагалі не в контексті поточного обговорення.

Наприклад, ви надіслали інформацію про дедлайни, клієнт дякує і заодно питає - а у вас в команді хтось знає китайську? І ви так подумки: еммм нє, а шо?

У таких випадках завжди можна попросити додатковий контекст:

Наприклад:
• May I ask for a bit more context about your question? It'll help me provide a more tailored answer.
• To make sure we’re on the same page, could you please elaborate a bit on why this topic is of interest?
• Could you share a little more about the context behind your question? So that I can properly address it.
• Is there a specific concern or situation that prompted your question? Knowing more will help me address it better.

Чи питали щось дивне у вас? Плани на вечір, улюблена книга, що на вас вдягнено? 🌝

#яксказати

✨ Давайте після свят ✨

Трохи забарилась з цим постом, бо найбільш доречним він був би минулого тижня. Але все одно тримайте!

Отож — як сказати клієнтам/колегам заповітне “давайте вже після свят”?

Мені до вподоби така формула: пояснити, що ви йдете на відпочинок + запропонувати повернутись до розмови після. І, якщо доречно і ви впевнені, що не вийде конфузів на культурно-релігійному рівні, привітати зі святами 🙂

Ділюсь ідеями і тим, що підгледіла у співрозмовників👇

• Our team will be taking a short holiday break for Christmas. Could we arrange a follow-up call in early January? Happy holidays!

• The team will be on Christmas break until [date]. Let's schedule a follow-up meeting after the holidays to discuss the next steps. Happy holiday season!

• We will be on holiday until [date], and we'd love to schedule a time for a follow-up call in early January. Could you please share a couple of free time slots? Happy holidays to you and the team!

• We'll be out until after the new year, so let's get in touch in early January to check in on the progress. Happy holidays!

• Since the team will be out of office until January 5th, can we schedule the call for when everyone is back in January?

• Our office will be closed for Christmas, but we'd love to get back to this after the holiday season. Would you be available for a call in January to catch up?

• Our team will be taking a Christmas break, so let's schedule a follow-up meeting to recap and plan ahead after the holidays. Wishing you a wonderful holiday season!

Звісно ж, Christmas та January можна легко замінити на будь-яке інше свято і місяць. А усі три елементи (повідомити, що йдете у відпустку; запропонувати фолоуап; привітати зі святами) можна витягнути з різних прикладів і міксувати між собою. І ось ми вже маємо купу варіацій на тему 🌝

Якщо вам траплялись якісь цікаві фразочки - діліться, будь ласка, в коментарях!

З Різдвом всіх, хто святкує 💫

#яксказати

А можна на завтра? 👹

Класика жанру — клієнт неочікувано хоче від вас щось “на завтра”, а ви наче і готові спробувати, але не можете гарантувати, що все вийде. Давайте поговоримо про те, як про це повідомити.

🟡 Не знаєте, чи встигнете, але хочете спробувати:

The deadline seems challenging, but we'd like to give it a try. I'll keep you posted on the updates and let you know if we can deliver the new version by Friday.

Although the timeline is tight, the team is up to this challenge. I'll stay in touch as we move forward and will confirm if we can meet the deadline.

It's a tight turnaround, but we'll give it a shot. I'll keep you in the loop as we proceed and let you know if a Friday delivery is feasible.

🟢 Ймовірно встигнете, але хочете взяти часу трішки з запасом:

We're working towards providing the results by Friday, but to accommodate any potential challenges, we've set Monday as our latest delivery date.

Our goal is to have it ready by Friday, but if anything unforeseen happens, we'll make sure it's completed by Monday at the latest.

Although our target is Friday, we have Monday set as a fallback to accommodate any unforeseen issues.

We're planning to have everything set by Friday, but in case of any unexpected challenges, we are committed to finishing by Monday.

We aim to complete it by Friday, but we've allowed for the possibility of extending it to Monday should any issues arise unexpectedly.

🤚Увага: все це підійде для тих випадків, коли
а) у вас не було попередньої домовленості про такі стислі терміни;
б) якщо дотриматись дедлайну дійсно потенційно можливо.

Якщо ж ви точно знаєте, що це нереально, ці варіанти не підійдуть. Такий випадок ми розглянемо іншим разом 🌝

#яксказати