Are we still on?

Чомусь важливі дзвінки та зустрічі часто випадають на п’ятницю — сьогоднішній пост натхненний саме цим.

Скажімо, тиждень тому ви домовилися з клієнтом про зустріч, але ви давно не спілкувалися і хочете уточнити, чи все ще в силі. Як це висловити?

👯‍♂️ Неформальне листування

• Are we still meeting tomorrow?
• Is our today’s meeting still on?
• Are we still on for a meeting?
• Are we still good for tomorrow/tonight?

🧑‍⚖️ Формальне спілкування

• Could you please let me know if there is any change of plans for tomorrow?
• I’d like to check if our plans for Friday’s meeting remain unchanged.
• Could you please let me know if our meeting tomorrow is still convenient for you?
• Could you please confirm that we are meeting tomorrow as planned?

Bonus tip:
▪️ change OF plans — кардинальна зміна всього плану (планували зустрітися, але не вийшло)
▪️change IN plans — змінюється тільки частина плану (планували зустрітися в офісі, але зустрінетеся в барі 😏)

Легкої п’ятниці, друзі!

#яксказати

Best, kind, warm — які regards обрати?

Ця частина листа називається sign-off або valediction (на випадок, якщо захочете вразити когось словниковим запасом🤓).
Не носіям мови легко заплутатися в усіх цих regards, особливо враховуючи регіональні відмінності англійської. Інформації тут вистачить не на один пост, тому зупинимося на найпоширеніших варіантах.

🧑‍⚖️ Суто формальний стиль
Дісклеймер: йдеться не про лист президенту чи офіційні документи, а про ділову переписку, але в дуже формальному стилі.

▪️ Sincerely > поширений варіант, вважається характерним для США та доречним, якщо лист починається з Dear [name].
▪️ Respectfully > має більш суворий відтінок ніж Sincerely, але виглядає більш застарілим, тільки якщо не відповідає на всі 100% контексту (наприклад, ви все-таки пишете королеві і тут без поваги нікуди).
▪️ Sincerely/Respectfully/Truly/Faithfully yours > може виглядати надто формальними і старомодними. Ці варіанти більше підійдуть для документа (наприклад, офіційний листВозможно, але для імейлу, хай навіть на серйозну тему, може бути занадто.

Тим не менш, британські Yours sincerely та Yours faithfully, які наче як є аналогами американського Sincerely, вважаються доречними для формального спілкування:
▪️ Yours sincerely > якщо ви знаєте отримувача та звертаєтеся до нього по імені.
▪️ Yours faithfully > якщо отримувач вам незнайомий.

А що з порядком слів?
В інтернетах пишуть, що yours + adverb - це британський варіант, у той час як adverb + yours - американський. Хоча в офіційному листі від британської компанії інколи зустрічається й Sincerely yours 🤷‍♀️

🧑‍💻 Помірно формальний стиль

▪️ Kind regards > межує з формальним стилем і найбільш близький до нього варіант, але цілком підійде, якщо потрібно дотримуватися стриманого тону і нема необхідності у реверансах.

▪️ Best regards > вважається менш формальним за Kind regards, але абсолютно прийнятний для корпоративного спілкування. Мій особистий фаворит.

▪️ Best або Regards > неформально, але все ще припустимо в межах корпоративної переписки, якщо ви спілкуєтесь часто, регулярно або вже не супер-формально. Мені Best траплялись в переписці з американцями при обговоренні умов договору (це до питання серйозності теми).

▪️ All the best > достатньо розповсюджений, нейтрально-неформальний варіант. Для себе визначаю так: якщо можна написати просто Regards, то All the best теж підійде.

▪️ Warm regards > підійде для тих, з ким близько спілкуєтесь - наприклад, родичі; в контексті ділового спілкування - можливо, колеги, з якими пройшли і вогонь, і воду, але все одно певна дистанція залишилась.

☝️ При виборі свого варіанту, варто враховувати:
- Все залежить від контексту (кому, коли і з якого приводу пишете, про що і як спілкувались до того).
- Можуть бути відмінності у використанні залежно від регіональних особливостей та особистих преференцій.
- Якщо сумніваєтесь, що обрати, то можна підлаштуватись під співрозмовника 😶‍🌫 Якщо вам пишуть з Kind regards, то і у відповідь можна так само.

#яксказати

Підпис в імейлі: розбираємось з пунктуацією

Для заключної частини листа — тієї самої, де всякі regards, ім’я та назва компанії — характерна своя пунктуація.

Умовно розділімо підпис на 3 складові:

🗳 Формула ввічливості (всевозможні regards і все те, що обговорили в попередньому пості)
Що ставимо після: кому

🗳 Ім’я або прізвище + ім’я
Що ставимо після: нічого

🗳 Посада та/або назва компанії (опціонально)
Що ставимо після: нічого

При цьому важливо враховувати:
• кожен з трьох елементів пишеться з нового рядка
• крапка після імені або назви компанії, як правило, не ставиться

Збираємо все це разом, отримуємо:
Best regards,
Greg
NotToday Solutions

Якщо в якості формули ввічливості використовується Thank you (про яку ми ще поговоримо детальніше 😏), то після нього можна використовувати як кому (як і після більшості sign-off’ів), так і окличний знак або крапку — це вже питання тональності. Наприклад:

Thank you!
Greg
NotToday Solutions

Важливо, щоб кожен елемент розташовувався з нового рядка. Особливо, якщо ви все ж таки використовуєте Thank you. Давайте порівняємо:

1) Thank you, Greg
2) Thank you,
Greg

У першому випадку дякуємо Грегу (виходить, що самі собі), у другому даємо зрозуміти, що Грег — це автор листа.

#розбираємось

Hope you’re doing well

Кліше, яке часто використовують, щоб звучати ввічливо та привітно, особливо якщо спілкування починається після тривалої паузи:

Hi Maureen,

Hope you’re doing well.
I’ve got an update from my colleagues...

Цей вираз також існує в таких варіаціях:
Hope all is well
I hope this finds you well
Hope this email finds you well

Як це трапляється з кліше, через часте використання всі ці фрази перестали виконувати основну функцію — проявляти увагу та турботу.

Оскільки ми тут виступаємо за живу мову, розгляньмо альтернативні варіанти:

📌 Якщо ви з адресатом давно не спілкувалися, можна поцікавитися, як у нього справи з проєктом/задачею/ситуацією, яку ви обговорювали минулого разу. Все ок? Чи потрібна допомога? Лише дайте знати — ви готові допомогти🦸‍♂️

Hi Steve,

I’d love to hear how things are going with the [project]. Did you manage to [...]? Let me know if you need anything.

I also would like to offer/discuss/check if…

У цьому більше турботи та персонального підходу, ніж у типовому Hope all is well. Такий варіант підійде як для суто формальної бесіди, так і для спілкування з колегою.

📌 Подякувати або зробити комплімент, але тільки якщо для цього є вагома причина.

Hi Steve,

Thanks again for convincing us to go with that portable sound system, it’s a perfect match for our bar. Now, we’d like to pick up something for our next project…

або

Hi Steve,

Thanks for the demo - that was a nice one! I have a few questions though...

Тут головне не переборщити, щоб не здатися підлабузником.

📌 Якщо ви спілкуєтеся з людиною регулярно, або, навпаки, ще ніколи не спілкувалися, чи просто жоден з варіантів не виглядає органічно, то чому б одразу не перейти до суті питання? Cut to the chase, так би мовити.

❓В інтернеті як альтернативу пропонують додати personal touch — поцікавитися конкретною подією з життя співрозмовника, наприклад, як пройшла відпустка або як діти склали вступні іспити.

Цей варіант підійде, якщо співрозмовник сам розповів про цей епізод. Але навіть якщо ви підписані один на одного в соцмережах, цього може бути недостатньо, щоб переносити особисту тему в площину ділових стосунків.

Мінус цього варіанту — такий вступ може бути абсолютно недоречним у контексті питання, яке треба обговорити. І навряд чи підійде для дуже формальної розмови.

🥑 Bonus tip: варіація з Hope, яку точно варто уникати, — це Hope this email finds you well. Ця фраза стала родючим ґрунтом для мемів і її важко сприймати всерйоз (принаймні, мені).

#кліше

19 слів ні про що

Отже, у нас перший кейс-стаді 🕵🏽
Прийшов лист, який починається так:

Dear Sirs
I'm hereby writing to you in an attempt to сlarify a problem that I encountered using your services.
[...]

Що тут не так?

✖️ Sirs — мимо, тому що лист отримала я, цілком собі madam. Про те, яке вибрати привітання, якщо ви не знаєте, хто отримувач, можна почитати тут і тут. І кома після "Sirs" все-таки потрібна.

✖️I’m hereby writing to you — в цьому вступі немає необхідності, ми і так бачимо: ви. мені. пишете.

✖️hereby — вираз з юридичного стилю, аналог "цим" або "даним" (проголошую, підтверджую тощо), абсолютно недоречний у звичайному електронному листі.

✖️... in attempt to clarify a problem that I encountered — відправник, очевидно, хотів би розібратися в проблемі, але двома десятками слів, які він витратив на це інтро, можна було описати всю проблему:

Hello,
There's a problem with the 'Sign Up' button, it's not clickable. Could you please look into it?

Або одразу до справи (так навіть краще!):

Hello,
Your website is down for 30 minutes, is there any status update I could get?

Пишномовний вступ може бути доречним в певному контексті - наприклад, ви пишете Єлизаветі II. Але в діловій переписці це часто є просто неефективно — з великою ймоврністю, ваш співрозмовник має купу справ. Тож можна заощадити час і перейти відразу до суті.

Як вам такий формат дописів?

#булостало

📎Please find attached

Сьогодні поговоримо про моє улюблене — кліше Please find attached. Про нього складають легенди, називають його іменем телеграм-канали та додають майже в кожен імейл, в якому є вкладення.

Зазвичай це виглядає так:
Please find attached the report you requested.
Please find the CV attached.

Можливі й такі варіації:
Enclosed please find [the file]
Attached please find [the file]
Please see [the file] attached

З точки зору граматики з цими виразами все ок. В чому ж тоді проблема? 🤔

Please find attached — це канцеляризм, який не є природним для розмовної англійської (в житті ми так не говоримо, правда?), і це робить його дещо штучним. Окрім того, у сучасній бізнес-комунікації є тенденція до використання більш дружнього та прямого стилю, тож Please find attached може справляти враження надмірної формальності та дистанційованості.

Що використати натомість?
• I’m sending you the [file] that…
• I’ve attached the [file] that...
• The [file] that we discussed is attached.
• Here’s the [file] that...
• Let me share the [file] with you, which ...
• As promised/discussed, I’m sharing the [file] that...

Якщо ви не просто надсилаєте файл, а якось коментуєте його вміст у самому листі, варіантів ще більше:
• The attached [file] includes/shows/contains/proves…
• The [...] section in the attached [file] demonstrates/highlights/explains/illustrates/clarifies...
• If we look at the graph [...] in the attached report, we...
• Please let me know if the attached [file] needs revision.

🍩 Bonus tip
Перед відправкою імейла з вкладенням:
▪️ Перевірте назву файлу: замість Draft_1newfinalFINAL.docx виберіть лаконічну назву, зрозумілу і вам, і отримувачу.
▪️ Якщо вкладення велике, краще завантажити його в файлообмінник і надіслати посилання з поясненням, що саме там знаходиться. Якщо термін дії посилання обмежений, це теж слід вказати.
▪️ Переконайтеся, що файл дійсно вкладений.

#кліше

As soon as possible ☄️

Що робити, якщо потрібно терміново? Ні, не так. ТЕРМІНОВО. Найчастіше на допомогу приходить ASAP, тобто as soon as possible. Вставляємо його в імейл — і вуаля! — отримувач знає, що вам від нього щось потрібно на вчора.

Please send me the NewTony report ASAP.

І абревіатура, і сама фраза дуже поширені в діловому листуванні, і, загалом, немає нічого поганого в їх використанні.

Але все ж є кілька підводних каменів:

☁️ Немає конкретики
Розуміння терміновості у кожного своє, і співрозмовник з вашого ASAP навряд чи зрозуміє, яке з його 100500 завдань йому варто пересунути, щоб втиснути ваше. Визначте строки або чіткий дедлайн — це допоможе і отримувачу пріоритизувати його завдання, і вам дасть впевненість, що ви on the same page. Не буде зайвим додати причину, щоб отримувач розумів, звідки така терміновість.

Hi Jack,

We’ve just signed a new client! They have a big project coming with a tight deadline, so they hope to receive an offer from us this week.
I’d appreciate it / I’d be grateful if you could prepare the project calculations by Wednesday. If there’s a problem, please let me know.

🗿 ASAP може звучати грубо
Вимагаючи від співрозмовника зробити щось ASAP, не враховуючи його поточну зайнятість і навіть не цікавлячись нею, ви ризикуєте проявити неповагу і зневажливе ставлення. Простий спосіб уникнути цього — поцікавитися.

Hi Jack,

The meeting with NewTony has just been rescheduled for Thursday.

➡️ Do you think you could get the report done by Wednesday afternoon?
➡️ It would be great if the report could be ready by Dec 16th. Would that be possible?
➡️ Any chance we can get the report done by Dec 16th?
Let me know if there are any details you might need from me to speed it up.

Thank you!
Best,
Tom

📮 Bonus tip: якщо потрібно привернути увагу і відразу позначити, що від отримувача щось потрібно, є практика писати Action required в темі листа:

[Action required] Project calculation for NewTony

#кліше

Responding to urgent requests 🦥

Тепер побудемо в ролі того, хто отримав такий ASAP-запит скажімо, від коллеги. Як можна на нього відповісти?

🤝 Якщо ми готові допомогти:
• Sure/Yes, I’ll be able to send you the [...] by Dec 16th.
• No problem, I’ll get it to you by Dec 16th.
• I think we can manage to [...]. I’ll give it the highest priority to make sure we meet the deadline.
• Sure, happy to help you with this one!
• I’m on it!
• Consider it done.

🚦Якщо ми можемо допомогти, але потребуємо додаткової інформації:
• It seems feasible to me, but I would need to know [...].
• That would be possible, but we’re still missing some details. Could you please let me know [...]?

🚧 Якщо наразі не можемо допомогти, варто вказати причину або запропонувати альтернативу, якщо це можливо:
• I’m afraid I won’t be able to [...], since [...]. Any chance we could move the deadline to Dec 18th?
• Given our current schedule, the deadline seems unrealistic, unfortunately. But I could get the report done by Dec 18th, would that work?
• I’m sorry, but I’m on another high-priority task, and I can’t switch to this one right now. However, I’ve talked to my colleagues from [the team] — it seems that they might help you with this one. Please reach out to...

#яксказати

Ho-ho-holiday season ☃️

Саме час гуглити "best holiday greetings"! Якщо у вас все ще попереду традиційна святкова розсилка клієнтам і колегам, ось кілька порад:

🦌 Звертання
Якщо привітання адресовано великій групі людей (команді, відділу або цілої компанії), можна використовувати Dear [...] team або Dear colleagues.
Якщо отримувач один, то Dear в привітанні також буде доречним.

🎄 Обережніше з Merry Christmas
Краще уникати згадок конкретного свята а-ля Merry Christmas або Happy New Year, адже серед отримувачів можуть бути представники різних культур і релігій. Нейтральні альтернативи:
Happy holidays!
Happy holiday season!

🎁 А що побажати?
Інтернет часто пропонує нам високопарні фрази на кшталт We would like to use this occasion to express our gratitude for the successful cooperation…
Але важкі конструкції не є рівноцінними повазі. Навпаки, вони часто виглядають шаблонно і занадто штучно. І в цьому чорт-би-его-побрав-2020-му особливо складно розписувати, яким продуктивним був рік і як ми за нього вдячні. Хочеться просто кілька щирих теплих слів.

Ось декілька лаконічних варіантів:
• Thank you for your support and trust! Wishing you all the best here at [company name].
• Thank you for your commitment and dedication in these challenging times. All the best for the new year!
• Sending good vibes. Happy holiday season!
• Sending warm greetings to the entire team.
• Wishing you a warm holiday season.

Звичайно, привітання повинно вписуватися в звичний стиль спілкування з отримувачем: якщо все суто формально, то нейтральні варіанти будуть більш доречними. Але чому б не додати трошки емоцій, якщо це можливо?

• Happy holidays! You guys rock. Thank you for your dedication and professionalism.
• We made it through 2020 — yay! Happy holidays! Warm greetings to all the team.
• Happy 2021, finally. (підглянула у Shutterfly 👀)

🍪 Bonus tip: формулювання в стилі "Хай наступний рік..." можна виразити через "may": May the new year bring joy and success!

#яксказати

Out-of-office emails 📤

Тема, натхнення святами, але актуальна в будь-яку пору року: out-of-office імейли. Цей малюк автоматично сповістить всіх, хто вам пише, що ви у відпустці, у відрядженні або десь в іншому місці.

Що варто додати в out-of-office імейл:

📅 Дати: конкретика завжди краща, ніж розпливчасте «цього тижня».

📞 Контакти: до кого звертатися, поки вас немає.
Це може бути один контакт, якщо всі ваші справи передаються комусь конкретному, або кілька контактів, якщо запити стосуються різних відділів (наприклад, юридичного, фінансового чи виробничого) — у такому випадку можна вказати дані кількох команд. Якщо ви готові залишити свій номер для термінових питань — чому б і ні, це теж опція.

⏩ Форвардинг: інколи в OOO налаштовується автоматична пересилка вхідних комусь із колег. Якщо її немає, не буде зайвим про це вказати.

Наприклад:

Thank you for your email! I’m currently out of the office, and I’ll be back on [date]. If you need any assistance before then, don’t hesitate to get in touch with [name] at [...]. Otherwise, I will respond to your email as soon as I get back.

Thank you for your email! I’m currently out of the office, and I will be returning on [date]. If you need immediate assistance, please contact [name] at [contact details]. As your email will not be forwarded, please contact my colleague [name] at [email] if the matter needs urgent assistance.

Thanks for reaching out! I will be out of the office from [date] to [date] and have limited email access. Your message will not be forwarded, but you are welcome to contact [name] at [email] if you need immediate assistance. Otherwise, I will respond to your emails as soon as possible upon my return.

Thanks for reaching out! I’m currently out of the office, and I will respond to your email once I return on [date]. In case of an emergency, you may reach me at [phone number].

Наприкінці не забудьте додати sign-off та ім'я.

В інтернетах повно прикладів «funny out-of-office messages», але складно уявити обставини, коли адресат, якому щось потрібно терміново і на вчора, отримавши у відповідь гіфку чи купу емодзі, оцінить дотепність автора листа. Але якщо дуже хочеться поекспериментувати, ось кілька прикладів для натхнення.

🎢 Bonus tip: іноді в OOO можна зустріти Unfortunately, I will be out of the office…
У такому контексті unfortunately може бути недоречним — наприклад, якщо ви у відпустці. Чого сумувати? Ми ж усі люди, всі прагнемо досягти того самого work-life balance, хехе.
Але це буде доречно у реченні типу Unfortunately, I'll have limited email access.

#яксказати

Please advise 🐍

Зазвичай цей вираз використовється, щоб попросити пояснення до описаної ситуації або допомогу. Але, окрім того, що Please advise — застаріле кліше, йому катастрофічно бракує конкретики.

Розгляньмо приклад:

Dear Jack,

The amendments we discussed on Monday still haven’t been added to the contract.
Please advise.

Tom

Яка саме інформація потрібна Тому? Чому правки не були внесені або коли буде готовий фінальний варіант? Чи це прохання надіслати виправлений договір?

Складається враження, що відправнику просто ліньки було сформулювати питання — мовляв, розбирайтеся самі, що я там мав на увазі. Але ми ж не телеграму відправляємо (а саме звідти ростуть ноги у Please advise), тож нам більше не потрібно економити на кожному символі. Тому в сучасній переписці цей вираз виглядає дивно, неповноцінно.

Але найгірше те, у більшості випадків він не дає нам усієї інформації, тому доводиться ставити уточнювальні запитання — це затягує комунікацію, загальний процес і дратує.

Якщо потрібна інформація, порада, інструкція чи щось інше — формулюймо запит чітко. Це допоможе уникнути непорозуміння та додаткових запитань.

Чим можна замінити Please advise:
• Could you please let me know if…?
• Let me know what you think about...
• I'd like to have your input on...
• Can you give me your thoughts on this?
• How do you think it's better to proceed?
• Could you please let me know [what/how/where]..?

Ось ще кілька прикладів, як можна запросити потрібну інформацію. Конкретика — наше все. Не без винятків, звісно, але це вже зовсім інша історія 😏

#кліше

As per your request 🧐

Пропоную залишити as per your request формальному стилю та офіційним документам. Цей вислів, незважаючи на свою неймовірну поширеність у корпоративній переписці, застаріле і надто формальне (ніколи такого не було, і ось знову 🤭).

Використовується as per your request у значенні "як ви просили" або "за вашим запитом":

I have attached the document as per your request.

Давайте спробуємо те ж саме висловити без кліше:
• As you requested, I’m sending/attaching/sharing...
• To answer your question, …
• In response to your request/question…
• Here’s/I’ve attached [the file] as you asked/as you requested/as we discussed.

Етеншн: іноді "as per" помилково використовується замість "as for" ("що стосується..."). Не варто так робити, оскільки ці вирази не синонімічні.

#кліше

!!!

І все ж у корпоративній переписці є місце емоціям, принаймні позитивним. Наприклад, коли колега отримав підвищення або команда випустила новий продукт, можна написати "Круто, вітаю!" — і це ок.

Але не ок — зловживати знаками оклику в електронних листах:

Hey!!!

Thanks for the update! Could you send over the document for review?
Thanks so much!!!

Amy

Це може бути через страх здатись грубим або недостатньо привітним: Hello, John, не витримує жодної конкуренції з Hello, John!
Знак оклику наче надає тексту ентузіазму. Але їх надмірне використання може поставити текст на один рівень з рекламними слоганами на зразок "Останній день акції! Не пропустіть!!!"
Хоча ні тексту, ні його автору це не додає переконливості.

Тому в діловому спілкуванні, де дотримується певний рівень формальності, можна виділити:

✅ Коли ! в тему
• коли потрібно проявити емоцію, переважно позитивну: That's amazing, thanks a lot!
• щоб висловити здивування: Wow, I’ve never heard of that!
• якщо хочеться проявити дружелюбність або ентузіазм: Do you mind joining us at the meeting? - Sure, no problem!
• у вітаннях і/або заключній частині листа:
Good morning!
[...]
Have a great weekend!
Josh

❌ Коли ! не в тему
• кілька окличних речень підряд, як у прикладі з Amy. Знак оклику — це акцентуація. Якщо ви акцентуєте все, ви не акцентуєте нічого :)
• два, три або навіть більше знаків оклику замість одного: No problem, Jane!!
• знак оклику після Dear [name] — там місце лише комі.
• якщо діалог носить конфронтаційний характер, краще уникати знаків оклику, щоб не створювалося враження, що ви кричите на співрозмовника.

Є, до речі, поняття exclamation-point anxiety: тривога через те, що у відповідь ви отримали, наприклад, стримане "Дякую." замість бадьорого "Дякую!". Кажуть, це вірний знак того, що людина вас недолюблює…

Ні, звісно ж. Просто ми всі формувались різними текстами і наративах. Тому й пишемо, і сприймаємо текст по-різному.

P.S. На Netflix є чудовий випуск "Explained" про знак оклику. Рекомендую :)

#розбираємось

Breaking news⚡️

Друзі, відсьогодні цей канал буде україномовним. Тематика, втім, залишається незмінною — про ділову переписку англійською без кліше та канцеляризмів.

Дякую, що читаєте❤️

UPD. Всі попередні дописи також були перекладені.

Do the needful 🤨

Ще одне сумнівне надбання корпоративної переписки — вираз do the needful, розповсюджений серед носіїв Indian English (IE).
Таке собі прохання про допомогу в стилі "зробіть те, що необхідно в даній ситуації":

I have been charged twice for the current month subscription, please check and kindly do the needful.

Тут маємо відразу декілька проблем:
• таким запитам чомусь майже завжди бракує деталей та контексту (вхідних даних, дедлайнів, кроків, які передували проблемі тощо);
• незрозуміло, чого саме очікує від вас співрозмовник і яке в нього бачення цього "the needful";
• ані please, ані славнозвісний kindly не роблять це прохання ввічливим. Комусь (мені, наприклад😬) це здається досить грубою, близькою до наказу фразою, ще й наче співрозмовнику було лінь нормально сформулювати прохання.

Хоча в інтернетах пишуть, що в IE це досить ввічливий вислів, щось на кшталт "ви краще на цьому знаєтесь, тому вчиніть так, як, на ваш погляд, слід в цьому випадку". Але для людини поза контекстом IE це навряд чи буде очевидно, і оскільки вираз уже став мемом, краще все ж його уникати.

Щоб перетворити “Please kindly do the needful” на ввічливе прохання, спробуйте:

▸ Надати відразу максимум деталей, щоб ані ви, ані співрозмовник не витрачали час на їх з'ясування;

▸ Ввічливо сформулювати сам запит або прохання:
Could you please check [...] and let me know if..?
Would it be possible to [...] and..?
Would you be able to..?
May I ask you to help me with ..?
Do you think we could..?

▸ Якщо є дедлайн або якісь часові обмеження — вказати їх.

Так початковий запит трансформується у:

Hey,

I have a monthly subscription and I’ve been charged twice for the past 7 days ($40 on 05.20 and $40 on 05.27). My account number is 132435.
Could you please check what the reason might be for the second charge? I also would like to request a refund for the second transaction, since I did not authorize it.

Thank you!

Josh

Тут ми відразу розуміємо: ага, підписка на місяць, але транзакції було дві — отримувачу залишається тільки перевірити, на чиєму боці був тупняк, та чи можна задовольнити запит.

#кліше

How to set up a meeting 🤝

У наступних декількох публікаціях поговоримо про мітинги: як їх сетапити і як сетапити не слід, як переносити і що робити, коли трііішки з цим налажав 😬 Тож stay tuned!

Крок 1 - запропонувати день та час:
• Do you think we could schedule a call for Monday, 2 p.m.?
• Can we fix a meeting for Monday, 2 p.m.?
• Are you available on Monday, 2 p.m.?
• Would it be possible to schedule a call for Monday, 2 p.m.?
• Would Monday, 2 p.m. suit you?
• Would you be available on Monday?
• Are you free on Monday for a meeting?
• How does Monday, 2 p.m. sound?
• Is Monday, 2 p.m. convenient for you?

Це ввічливий і олдскульний традиційний спосіб, але його мінус в тому, що узгодження часу може потребувати ще кілька додаткових кроків від кожного з учасників: "Ні, в цей день я не можу. Може у середу?" — "Давайте, о 14:00 буде ок?" — "Краще б о 16:00"
— "Добре" і тд.
Тому багато хто використовує сервіси типу Calendly або Doodle, де ви можете просто відправити посилання на свої вільні слоти, а співрозмовник обере зручний для себе час.

Якщо ви не користуєтеся такими сервісами, можна вказати слоти в самому листі:

Hi Jim,

I’d like to set up a call for next week, as we need to discuss the contract renewal. Would any of these time slots work for you?
July 5th: 2 p.m. EST
3 p.m. EST
July 7th: 1 p.m. EST
4 p.m. EST

Please let me know. Thank you!

Tim

Якщо співрозмовник знаходиться в іншій країні, не буде зайвим одразу вказати, який часовий пояс ви берете за орієнтир (якщо вони різні, звісно).

✅ Погодитись на запропонований час можна так:
• Sure, that works for me.
• That sounds fine/great/nice. See you on Monday!
• Perfect, Monday it is, then!

🟡 Якщо жоден з варіантів не підходить, скажіть про це та запропонуйте альтернативу:
• Unfortunately, Monday doesn’t work for me. Any chance we could schedule the call for Tuesday?
• I’m afraid I can’t make it on Monday. Would Tuesday suit you?
• Unfortunately, I’m unavailable at 2 p.m. Shall we say 4 p.m. instead?

А якщо замість ділових зустрічей ви плануєте відпустку, у пригоді стане допис про out-of-office emails 🏖️

#яксказати

Цей канал довго мовчав: спочатку у авторки була тривала творча криза, потім — ви й самі знаєте. 24 лютого росія розпочала повномасштабну війну проти України, і нам усім стало не до кліше та канцеляризмів.

Нещодавно я шукала вирази, якими в імейлі можна було б висловити підтримку. Здорову, бажано персоналізовану, щось окрім “hope you’re doing well”. Так народився черговий пост (він буде завтра 👀), а разом з ним — бажання знов ділитись з вами знахідками та ідеями, які, сподіваюсь, будуть корисними. Як то кажуть, щоб не плакать, я сміялась писала про корпоративну переписку англійською.

А тепер до головного: друзі, як ви?

Мрію, щоб цей канал став не просто джерелом інфи, але й свого роду safe space для усіх його підписників. Не соромтесь ділитися досвідом, переживаннями та питаннями. Мемаси також вері велкам 😏

Слава Україні!

Про слова підтримки в імейлах ❤️‍🩹

Слова, які ми підбираємо, традиційно залежать від рівня формальності ділових відносин. Наприклад, комунікація з CEO корпорації, з яким ви тільки на "Dear Mr. Peters" та "Sir", та з колегою-менеджером, з яким ви пили пиво десь у відрядженні в Німеччині, звісно, будуть відрізнятись.

Залежно від цього, ми можемо обирати або комбінувати в імейлі декілька основних елементів:

1️⃣ Висловити своє занепокоєння/шок:
• I was shocked/horrified/terrified/appalled to hear about…
• I was just startled to know that…
• Out team is stunned by…

2️⃣ Поцікавитись станом співрозмовника:
• I’m so sorry that you’re going through all this. How have you been doing?
• First and foremost, how are you?
• I obviously don't have anything specific to ask about [...] today, so I just wanted to check in. How are you holding up?

3️⃣ Висловити загальні слова підтримки:
• My thoughts go out to you, your team, and your closest ones.
• Our hearts go out to you and to all those who are coping with/fighting against…
• Our thoughts and prayers are with you and all Ukrainian people.

4️⃣ Висловити готовність допомагати, якщо є конкретні пропозиції - озвучити їх:
• We stand in solidarity with all Ukrainian people, and our top priority is to do whatever we can to support you. Do let me know if you need anything for the team.
• We want you to know that you’ll have our continued support. That’s why your team will be granted free access to…
• Please let me know if there's anything else we can do to support you and your team in these challenging times.

Які приклади вам сподобались? Які можна було б додати до списку? Діліться 🦦

#яксказати

Підтримуємо як Борис Джонсон 💂

Цей бонус-пост натхненний славетним англійським козацюрою Борисом Джонсонюком, який невпинно висловлює свою підтримку Україні і словом, і ділом. Піддивилась у Твітері пана Джонсона декілька корисних висловів — ділюсь з вами.

🇬🇧To stand unwaveringly - стояти непохитно
💬The UK stands unwaveringly with the people of Ukraine.

🇬🇧Unwavering support - непохитна, непорушна підтримка
💬As a show of our unwavering support for the people of Ukraine.

🇬🇧To do everything in one’s power - зробити все, що в чиїхсь силах
💬I will do everything in my power to starve Putin's war machine.

🇬🇧To be at the forefront of supporting - бути на передовій (в метафоричному сенсі теж)
💬The UK has been at the forefront of supporting the @IntlCrimCourt’s investigation into atrocities committed in Ukraine.

🇬🇧The ongoing need to support and sustain - постійна потреба підтримувати та сприяти
💬Discussed the ongoing need to support and sustain Ukraine.

🇬🇧To have full backing in the negotiations - мати повну підтримку в переговорах.
💬The UK stands with Ukraine – we will send further defensive aid and they have our full backing in the negotiations.

🇬🇧To stop at nothing to - ні перед чим не зупинятись
💬The UK will stop at nothing to ensure Ukrainians have the resources they need to defend their country from the ongoing Russian onslaught.

🇬🇧To employ every method we can - вдаватися до будь-яких методів, які нам доступні
💬We will employ every method we can for however long it takes to ensure Putin’s invasion fails and Ukraine is free once more.

Тут взагалі гарна подвійна акцентуація - і будь-які методи, і скільки це буде потрібно: “for however long it takes”.

🇬🇧To be more committed than ever to...- бути як ніколи відданим
💬I'm more committed than ever to reinforcing Ukraine and ensuring Putin fails.

Краса цих виразів в тому, що вони непогано лягають і в контекст ділових перемовин. Щиро сподіваюсь, що використовувати ці вирази вам доведеться за менш трагічних подій, ніж пану Джонсону🤞

#яксказати

Швидкопост вихідного дня 🦭

Подейкують, що якщо написати “ви” з великої букви, то з вашого тексту рікою поллється ввічливість до читача. Guess what: це не так 🙂

В англійській не прийнято писати займенник “you” з великої літери, якщо тільки це не референс до божественї сили — наприклад, у контексті “Твоя воля”.
Якщо ж у вас тягнеться рука написати з великої літери “you” в звичайному імейлі, хай навіть до супер-важливого клієнта, — не треба, залиште це архаїчним та релігійним текстам.

Цю помилку переносять в англійську носії тих мов, де існує така практика. Наприклад, в українській також вважалось, що написати “ви” з маленької літери — це висловити недостатню повагу до читача. Але в сучасному діловому спілкуванні це явище вже відживає своє.
Звичайно, є контексти, де це може бути необхідно — наприклад, звернення до фахівця, до якого ви особисто ставитеся з пієтетом, або офіційний лист до високопосадовця. Але загалом, в буденній переписці українською “Ви” все частіше виглядає як зайвий офіціоз.

Тому завжди гарною ідеєю є проявляти ввічливість не регістром шрифту, а формою та змістом тексту 🤝

#розбираємось

Про сирени, тривоги та віялові відключення 🚧

Поки країна-непотріб обстрілює наші міста, ми намагаємось і далі жити своє життя — працювати, навчатись, вибиратись на прогулянки й зустрічі. Звісно, “якщо не буде повітряної тривоги”, “якщо буде світло”, “якщо ніч буде спокійна”. Вже 8 місяців ці “якщо” шматують наші щоденні рутини та буденне життя, але ми стоїмо.

Цей пост навіяний нашою новою реальністю — тій, в якій робочі мітінги або заняття можуть перериватись через повітряні тривоги, ракетні обстріли й відключення електроенергії.
Тому цього разу розглянемо способи повідомити про ці зовнішні обставини, через які відміняється щось заплановане.

📌Ключові поняття:
• air-raid sirens/alerts/alarms — сирени, що сповіщають про повітряну тривогу
• power outages/power cuts — відключення електроенергії
• a blackout — повне знеструмлення значної території (міста, регіону чи навіть країни). Іноді може використовуватись синонімічно до power outage та power cut.
• rolling power cuts = rolling outages = rolling blackouts — ті самі “віялові відключення”
• a (bomb) shelter — укриття, бомбосховище
• to go/to head to a shelter — йти/направлятись в укриття
• air-raid alerts/alarms/sirens go off— лунають сирени повітряної тривоги
• to remain without power — залишатись без електроенергії

Пропоную розібрати декілька типових (хто б міг подумати 🙄) ситуацій за такою формулою: описуємо проблему + пропонуємо альтернативу.

Погнали 👇

1️⃣ Лунає повітряна тривога і ви йдете в укриття, де немає зв’язку:

I’m afraid I have to miss the meeting - air-raid sirens are on again, so I’m heading to a shelter. Do you think we can reschedule?

It looks like I won’t be able to join the meeting, as air-raid alerts have just gone off, and I need to go to a shelter. Could we kick off the discussion via email [Slack, Jira, Asana, etc]?

Air-raid sirens have just gone off, so I'm going to a bomb shelter. Unfortunately, I won’t be able to join from there. Any chance we can hop on a call later on today?

2️⃣ Лунає повітряна тривога, але в вашому калідорі укритті є інтернет:
I can hear air-raid sirens going off, so let me get to a shelter, and I’ll re-join you in a couple of minutes.

I will be several minutes late - air-raid alerts are on in Kyiv again, and I’m heading to a shelter right now, but I’ll be able to join from there.

3️⃣ Раптове відключення електроенергії:
We have a major power outage in [city], so it’s quite possible I won’t be able to attend our meeting at 6 pm. I’ve just spoken to Alex, he can join instead of me if I'm still out of power. Could you send him an invitation, please?

It looks like I’ll have to finish earlier today - we remain without electricity for 3 hours, and my laptop is running out of power. How about I start earlier tomorrow to compensate for that?

4️⃣ Заплановані віялові відключення, під час яких ви можете бути не на зв’язку:
I might not be able to attend a call at 5 pm due to rolling power cuts. Do you think we can book another time slot, just as a back-up plan?

I’ve received an invitation to tomorrow’s meeting, but it’s possible that I won’t be able to join due to rolling power cuts. Is there any chance we can move it up an hour?

Друзі, поділіться, будь ласка, в коментарях, чи був корисним пост і про що було б цікаво читати надалі. Я тут ще й нещодавно загубила усі ваші фідбеки, випадково відключивши бота з коментарями 🥲 Але вже все працює, тож буду рада почути від вас.

Бережіть себе! І тримаймося ❤️‍🩹

#яксказати