Секрет предсказуемого расписания (всего 3 настройки)

Клиенты бронируют зал за 10 минут «до»? И вы мчитесь в студию, меняете планы и немного злитесь... 💥

Есть простой приём, который спасает нервы и делает расписание управляемым.

1. Заблокируйте ближайшие часы для бронирования аренды и занятий.

Например, ставите ограничение 2 часа — и записаться «на сейчас или через 5 минут» уже не получится.

Что это меняет:
— администратор заранее видит запись
— зал успевают подготовить
— корпоративные планы не срываются
— расписание перестаёт жить своей жизнью

💫 И самое приятное — клиенты начинают бронировать заранее. А значит, появляется предсказуемость.

2. Второй уровень — горизонт записи для аренды

Когда запись открыта без ограничений, сначала это кажется удобным. Клиенты планируют сильно заранее, расписание выглядит заполненным.

Но со временем выявляются последствия:
планы клиентов меняются, записи переносятся, кто-то полностью передумал. В итоге в расписании много движения, а понять реальную загрузку всё сложнее.

⚡️ Самое страшное последствие, что переносы становятся клиентской привычкой.

Поэтому иногда разумнее ограничить горизонт записи для аренды — например, открыть бронь только на 14-28 дней вперёд.

Расписание остаётся гибким и живым, но при этом управляемым. ✅ Клиенты понимают: окно для записи ограничено — значит, откладывать решение «на потом» не стоит.

3. И ещё один полезный приём

Что делать, если нужно закрыть не весь день, а конкретные часы? 🕐

Клининг, съёмка для контента, ремонт оборудования или личное окно тренера — не повод оставлять «дырку» в расписании.

🔜 Создайте техническую бронь «для себя».

Слот просто станет занятым для клиента — без влияния на финансы и отчёты. В итоге — аккуратное расписание, меньше накладок и полный контроль над доступным временем.

Эти инструменты, которые помогают:

✔️ не работать в режиме пожара
✔️ не терять деньги из-за накладок
✔️ выглядеть организованно в глазах клиента

И в какой-то момент появляется мысль:
«А что, так можно было?» 😰

🚩 Полная группа не всегда приносит полную выручку

Например:

12 человек в группе.
Средний абонемент — 7 000 ₽.

Кажется, что группа приносит 84 000 ₽ в месяц.

Но в реальности часто происходит так:

— 20% продлевают абонемент не сразу
— 10% отменяют занятия в последний момент
— 2–3 человека каждый месяц просто перестают ходить

В итоге группа вроде бы полная, а реальная выручка оказывается на 20–30% ниже, чем ожидалось.

Появляются кассовые разрывы. Администратор постоянно ищет, кем закрыть освободившиеся места.

Поэтому заполненность зала — ещё не показатель стабильности.

Гораздо важнее понимать:

— какой процент клиентов продлевает абонементы
— сколько человек в зоне риска
— сколько занятий висят на отработках
— какая выручка ожидается в следующем месяце

В системе эти показатели можно отслеживать:

— статистику продлений
— данные по клиентам, у которых заканчиваются занятия
— контроль пропусков и отработок
— прогноз будущей выручки

🔜 Когда эти цифры перед глазами, группа становится не просто полной — она становится предсказуемой по деньгам.

📱 Тренер + телефон = запись клиентов за пару секунд

Тренер каждый день работает с расписанием и клиентами. Но часто информация разбросана: список записей — в заметках, отметки посещений — в таблицах, а вопросы клиентов — в мессенджерах.

В мобильном приложении для тренеров всё собрано в одном месте. Расписание синхронизируется с системой — тренер видит актуальные записи и может сразу работать с ними прямо с телефона.

Что можно делать в приложении

🟡 Смотреть расписание
Тренер видит ближайшие тренировки и брони, может быстро понять свою загрузку на день или неделю.

🟡 Отмечать посещаемость
После занятия достаточно отметить, кто пришёл — с помощью переключателя. Если клиент пропустил тренировку, это также фиксируется в системе.

🟡 Быстро записывать клиентов
Если человек хочет попасть на занятие, тренер может добавить его прямо из приложения без обращения к администратору.

🟡 Работать с клиентской базой
При записи можно выбрать клиента из базы или создать нового.

🟡 Видеть актуальную информацию по занятиям
Всё, что происходит в расписании, сразу отображается в приложении.

Как это помогает в работе

✔️ Нет путаницы с записями и отменами.

✔️ Администратору не нужно вручную уточнять списки.

✔️ Запись клиента за несколько секунд.

✔️ Вся информация по занятиям в одном месте — без таблиц, чатов и лишних сообщений.

Как начать пользоваться

1️⃣ 🟡 Пригласите сотрудника в разделе:

Профиль компании → Сотрудники → Персонал

2️⃣ 🟡 Сотрудник получит письмо с логином и паролем.

3️⃣ 🟡 Сначала нужно войти в систему через сайт appevent.ru и заполнить профиль.

4️⃣ 🟡 После этого можно войти в мобильное приложение.

📲 Скачать приложение:

— iOS
— Android
— RuStore

⏳ Лист ожидания: как не терять клиентов, если группа уже заполнена

В системе на последнем тарифе для продуктов «Детский центр» и «Спорт» можно включить лист ожидания для групповых занятий.

Что это даёт:
— если в группе закончились места, клиент всё равно может записаться
— как только кто-то отменяет запись, система автоматически переводит первого в очереди в основной список
— клиент получает уведомление о том, что место освободилось и он записан на занятие

Где включить:
Профиль компании → Редактировать компанию → чекбокс «Запись в лист ожидания»

👇 Что важно знать:

— функция работает только для групповых занятий
— для секций лист ожидания недоступен
— запись в лист ожидания и автоматический перевод в основную группу работают только пока до занятия больше 1 часа
— если место освободилось меньше чем за 1 час до начала, клиента можно записать только вручную
— уведомления можно настроить в разделе Профиль компании → Уведомления
— в приложении для преподавателей информация о листе ожидания пока отдельно не отображается

В разделе Учёт у занятия появляются две вкладки:
«Записи» и «Лист ожидания» — там можно посмотреть очередь или добавить клиента вручную.

Это удобно, если вы не хотите терять новых клиентов и хотите заполнять группы автоматически, без лишней ручной работы.

⚠️ Сегодня (17 марта) с 22:00 до 23:00 по мск будут проводиться технические работы от провайдера.

В это время сервис будет недоступен.

📱 Как не терять связь с клиентами, если один канал недоступен

Сейчас это особенно заметно: Telegram в России работает нестабильно, пользователи массово жалуются на сбои, а в СМИ обсуждают продолжающиеся ограничения.

✅ Мы расширили возможности интеграции с Wazzup:
теперь в системе можно самостоятельно выбрать, через какие каналы и с каких номеров отправлять уведомления клиентам.

Что появилось:
в настройках интеграции Wazzup добавили блок «Канал отправки уведомлений».

Теперь можно выбрать:

— номер, с которого будут уходить сообщения
— тип канала: WhatsApp, Telegram или MAX
— один канал или сразу несколько

Если выбрать несколько каналов, уведомления будут отправляться по всем указанным каналам.

Почему это важно:

— меньше зависимости от одного мессенджера
если один канал работает нестабильно, связь с клиентами не обрывается полностью

— выше шанс, что клиент увидит сообщение
а значит, напоминания, уведомления по записи и сообщения по триггерам работают надежнее

— гибче коммуникация под задачи бизнеса
можно настроить ту схему отправки, которая подходит именно вам

🗯 По сути, это не просто новая настройка.
Это способ сделать клиентские уведомления более устойчивыми в ситуации, когда полагаться на один канал уже рискованно.

🔎 Где настроить:
Профиль компании → Интеграции → Wazzup

После сохранения все автоматические уведомления и сообщения по триггерам будут отправляться через выбранные каналы и номера.

Сегодня многоканальная коммуникация — это уже не дополнительная опция, а способ не терять контакт с клиентом, когда один из каналов становится нестабильным.

❗️ Хорошая CRM — это не только функции

При выборе CRM принято смотреть на количество полезных инструментов и стоимость.

Но в ежедневной работе решающим критерием часто оказывается другое: насколько быстро и качественно вам помогут в нужный момент.

Наш продукт — это не только набор инструментов. Это ещё и команда, которая помогает ими пользоваться эффективно, с пользой для бизнеса.

🤩 Мы работаем не 5/2, как многие, а 24/7 — поэтому срочный вопрос не придётся откладывать ни до понедельника, ни до утра.

🤩 Оперативность в приоритете: по внутреннему стандарту мы берём обращение в работу в течение 3 минут с момента сообщения клиента.

🤩 Помогаем не только при ошибках, но и с настройкой процессов внутри системы: если вы готовы подключать новые функции CRM, подскажем, что и в какой момент лучше внедрять.

🤩У нас есть большая база знаний с картинками и понятными инструкциями, если вам удобнее сначала разобраться самостоятельно.

🤩Собираем пожелания клиентов и передаём их в разработку, где они ставятся в очередь по актуальности.

Не каждую идею возможно внедрить сразу. Но важно, чтобы запрос не терялся, а учитывался в развитии продукта.

📞 С нами можно связаться не только в чате, но и по телефону — для многих это по-прежнему самый удобный способ быстро решить вопрос.

‼️Наша тех.поддержка сейчас обрабатывает заявки здесь:

🟡 Чат внутри системы
Самый быстрый способ — напишите нам прямо в интерфейсе AppEvent в правом нижнем углу экрана.

🟡 Telegram-бот
https://t.me/AppEvent_bot — можно перейти из чата внутри системы или написать напрямую.

🟡 Почта
support@appevent.ru — удобно, если нужно подробно описать ситуацию.

🟡 Телефон
8 (800) 551-40-51 — для срочных вопросов и живого общения.

AppEvent — это общение 24/7, база знаний и команда, которая помогает не только решать вопросы, но и выстраивать работу в системе удобнее.

❓ Как мотивировать тренера удерживать посещаемость группы

Не всегда низкая посещаемость группы связана с работой тренера. Иногда в системе оплаты просто не заложено, что для бизнеса важны не только проведённые занятия, но и посещаемость, удержание и стабильность группы.

Если зарплата строится только на фиксированной ставке, сотрудник видит один сигнал: главное — провести занятие.

💪 Но в реальности тренер влияет и на большее:
на атмосферу в группе, вовлечённость клиентов, возвращаемость после пробного и общее желание продолжать.

Поэтому схема оплаты может учитывать не только факт проведённого занятия, но и результат, на который тренер реально влияет.

Например, мотивацию можно строить так, чтобы у сотрудника были:

— понятная базовая часть
— прозрачные бонусы за посещаемость или стабильность группы
— дополнительные начисления за продления, продажи или другие понятные результаты

Главное — делать это обоснованно и аккуратно:
❎ не убирать базовую часть,
❎ не привязывать мотивацию к тому, на что сотрудник не может повлиять,
✅ а добавлять прозрачные бонусы за сильную работу.

В системе на продукте «Спорт» можно настроить разные схемы расчёта зарплаты и выбрать ту модель, которая подходит именно вашему формату работы и логике мотивации команды.

Профиль компании → Сотрудники → Зарплата
Финансы → Зарплата

⏺Если клиентская база у вас до сих пор живет в Excel, скорее всего, там вы теряете часть своей прибыли. И это не всегда очевидно.

Сначала все удобно: таблица есть, контакты записаны, администратор что-то ведет. Кажется, что порядок есть.

А потом начинается:
▪️кто-то не обновил статус
▪️оплату не увидели
▪️про продление забыли написать
▪️и у каждого сотрудника своя версия, что происходит

Вроде ничего критичного… но деньги «подтекают» каждый месяц 🤯

✅ Мы написали статью о том, почему Excel удобен только на старте, в какой момент он начинает мешать и как понять, что бизнес уже вырос из ручного формата.

Если есть ощущение хаоса в базе, очень советуем прочитать

➡️ Читать статью

«Если клиенту понравилось, он сам вернется» — так думают многие владельцы спортклубов 🤔

➡️ Но на практике после первого занятия клиент часто сомневается, откладывает решение, не до конца понимает, что делать дальше и просто не возвращается.

Не потому что ему не понравилось, а потому что с ним никто не продолжил диалог.

❗️Что можно сделать?
Через 1–2 дня напишите клиенту:
▪️как прошло занятие
▪️всё ли было комфортно
▪️остались ли вопросы

✅ Клиент чувствует внимание, отвечает, у вас начинается диалог, и часто именно в этот момент появляется продажа.

Как итог, у вас выше конверсия в абонемент, больше повторных визитов, меньше потерянных клиентов.

Если вы хотите выстроить это системно, такие процессы можно автоматизировать через AppEvent.

➡️ Протестируйте бесплатно от 5 дней

⏺Заявки есть, люди пишут, интересуются, а до оплаты доходит не все — с этим сценарием сталкиваются многие фотостудии.

➡️ Обращения приходят, интерес к залам есть, переписки идут, но часть броней так и не превращается в оплаченные заказы:
▪️в одном этапе клиенту ответили слишком поздно
▪️в другом — долго согласовывали детали
▪️где-то бронь вроде бы обсудили, но не зафиксировали нормально
▪️где-то не дожали до предоплаты

А потом уже трудно понять, на каком именно шаге потерялась заявка 🤯

➡️ Так обычно выглядит процесс, который держится на переписках, ручных уточнениях и внимательности администратора.

Для фотостудии это особенно чувствительно, потому что бронирование почти никогда не заканчивается одним сообщением. Нужно быстро ответить, согласовать зал и время, зафиксировать бронь, проконтролировать предоплату, напомнить клиенту о записи и довести его до съемки без сбоев.

Когда эти этапы не собраны в одной системе, студия начинает терять деньги внутри самого процесса бронирования.

✅ AppEvent закрывает все эти процессы.

Это CRM для фотостудий, в которой путь клиента от первого обращения до оплаты собран в одной системе.

Клиент может записаться через онлайн-виджет на сайте или в соцсетях, оплатить, а заявка сразу попадет в систему. Дальше администратор видит всю картину по заказу в одном месте: какой зал выбрали, на какое время стоит бронь, внесена ли предоплата, что уже подтверждено и какой следующий шаг.

➡️ Важно и то, что AppEvent учитывает специфику именно фотостудий: аренду залов, онлайн-бронирование, работу нескольких администраторов, предоплаты, аналитику, отзывы и загрузку студии.

Когда спрос уже есть, точка роста часто находится не в привлечении новых заявок, а в том, чтобы перестать терять те, которые уже пришли.

➡️ Если хотите посмотреть, как это работает в вашей студии, попробуйте AppEvent бесплатно