A Lume di Fare
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Ciao! Sono Debora Montoli e ti presento il mio progetto che raccoglie consigli, tool e notizie per migliorare la tua produttività nel lavoro e per ispirare la tua voglia di fare! Scrivimi a @DeboraAV
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[LE BASI DEL METODO KANBAN #summeredition]

Obiettivo
: essere più organizzati per riuscire a visualizzare il lavoro globale concentrandosi solo sul lavoro in svolgimento senza doversi mai chiedere quale compito svolgere perché già tutto definito.

Focalizzazione + Flusso definito = Lavoro portato a termine

Il metodo Kanban si può mettere in pratica in molti modi: sulla carta, con una lavagna o con tantissimi strumenti digitali che si basano sull'uso di colonne o liste.

La base di partenza del metodo prevede di creare delle colonne divise tra:
💪 TO-DO (lavoro in attesa che deve essere fatto)
💪 DOING (lavoro in svolgimento)
💪 DONE (lavoro portato a termine)

Nella lista TO-DO inserisci le attività che dovranno essere svolte.
1. Devi essere sincero.
2. Devi inserire proprio tutto (dividi i grandi task in piccole mansioni).
In questa fase dovresti “sentirti male” per il numero di cose da fare.

L’obiettivo è quello di spostare le singole attività tra le varie colonne facendogli fare un percorso lineare mantenendo una rappresentazione visiva del flusso in ogni momento.

Quindi dal TO-DO, prendi poche attività mettendole nel DOING fino a quando potranno essere spostate nel DONE.

Nel DOING andranno spostate contemporaneamente poche attività sulle quali concentrarsi (2 o 3).

SU COSA SI BASA IL PASSAGGIO DA UNA COLONNA ALL’ALTRA?
La logica del passaggio si basa sostanzialmente su tre domande:
1️⃣ Dove sono adesso? (su cosa è necessario concentrarsi)
2️⃣ Da dove arrivo? (cosa mi ha portato alle attività attuali)
3️⃣ Dove voglio andare? (l’obiettivo da raggiungere)

Da queste basi è possibile ricavare tantissime personalizzazioni del metodo per renderlo più adatto alla propria realtà. Ecco alcuni esempi su come impostare le colonne:
1. Usa i giorni della settimana.
2. Per il settore sales: LEAD > NEW OPPORTUNITIES > PROPOSAL > NEGOTIATION > CLOSED (WON/LOST)
3. Per le risorse umane: PRIMA SELEZIONE > COLLOQUIO TELEFONICO > COLLOQUIO IN SEDE/VIA SKYPE > DA ASSUMERE > ASSUNTO
4. Per i programmatori: PLAN > DEVELOP > TEST > DEPLOY > DONE

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Alcuni strumenti perfetti in stile Kanban:
trello.com
meistertask.com
kanbanflow.com

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[UN MERCOLEDÌ DA IMPRENDITORI: con Sandro Ghini]

"Ma come fanno gli altri?"
"Quali difficoltà riscontrano nel gestire il lavoro di tutti i giorni?"
"Che strumenti usano?"

Condividere esperienze per me è fondamentale e di grande aiuto per capire come migliorare il proprio modo di organizzare il lavoro, comprendere i punti di forza e i punti deboli e migliorare la gestione del tempo e delle attività da svolgere.

Ringrazio Sandro Ghini per la sua testimonianza che ripropongo oggi.

Sandro si definisce un Serial Learner, una persona che impara cose e le mette in pratica nei progetti digitali che segue.

Ha tantissime idee che riesce a realizzare in modo concreto e con risultati eccezionali. Combatte la procrastinazione, ma devo dire che ci riesce benissimo!

Ti lascio la sua nota vocale e, se vuoi saperne di più su Sandro, ecco il sito di uno dei suoi progetti: Leggere a voce alta, rendi espressiva la tua lettura.

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Per seguire le altre interviste:
#intervisteAV

Se vuoi partecipare, scrivimi qui:
@DeboraAV

Debora Montoli 🎧

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[PROCRASTINAZIONE E DINTORNI #summeredition]

Procrastinare
: "rimandare a domani", ma anche “debolezza di volontà” e “incapacità di agire” secondo la ragione.

La procrastinazione non ha niente a che fare con la pigrizia.

Secondo il professor Piers Steel, le persone entrano in un circolo vizioso di procrastinazione a causa dell'incapacità di gestire stati d'animo negativi legati a un compito.

La procrastinazione non è legata alla gestione del tempo, ma è più un modo di affrontare emozioni e stati d'animo negativi che derivano da certi compiti come noia, ansia, insicurezza, frustrazione, risentimento...

Ci mettiamo a fare altro perché il compito che stiamo evitando è noioso oppure porta insicurezza, paura del risultato o ansia.

I sentimenti negativi portano a procrastinare e la procrastinazione porta altri pensieri negativi limitando così la produttività con effetti distruttivi sulla salute. Evitiamo sentimenti negativi, ma finiamo per sentirci peggio di prima.

Un altro aspetto riguarda la concezione del futuro. Spostando un'attività più in là nel tempo è come se non fosse più nostra.

🔴 COME FARE?

Purtroppo non basta dire: "Da oggi smetto di procrastinare", ma per uscire da questa gabbia bisogna cambiare mentalità.

Se partiamo da qui: "la procrastinazione riguarda le emozioni, non l'organizzazione delle giornate o l'uso degli strumenti migliori", ecco che diventa necessario imparare a gestire le emozioni in un modo nuovo.

Dobbiamo trovare una ricompensa diversa da quella finta sensazione di benessere che ci dà il fare qualcosa di diverso da quello che dovremmo fare.

La soluzione deve essere interna e possiamo iniziare curando questi aspetti:

❤️ perdonare i momenti in cui si procrastina;
❤️ allenare una sorta di autocompassione verso sé stessi (intesa come un'apertura e un'accettazione degli avvenimenti invece di provare rimorsi o risentimenti).
❤️ essere curiosi: quando si procrastina, porre l'attenzione alle sensazioni che si provano. Da dove arrivano? Cosa sta succedendo?

In questo modo si diminuisce il disagio psicologico che alimenta la procrastinazione lasciando spazio alle emozioni positive, all'energia e alla motivazione.

❤️ Per agire, possiamo prendere una piccola parte dell'attività da svolgere concentrandoci solo sulla prossima azione senza aspettare di essere in vena per fare un determinato compito.

"La motivazione segue l'azione. Inizia e scoprirai che la tua motivazione arriverà."

Per approfondire:
https://www.nytimes.com/2019/03/25/smarter-living/why-you-procrastinate-it-has-nothing-to-do-with-self-control.html

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Il Ted Talk sempre attuale di Tim Urban, scrittore, blogger e creatore del sito Wait But Why. In questo video ci aiuta a capire cosa succede nella mente di un procrastinatore perché in realtà ognuno di noi procrastina su qualcosa, ma il vero problema si presenta sulle cose che non hanno una scadenza, che non fanno svegliare nessun "mostro del panico". La procrastinazione a lungo termine è meno affrontata, ma è molto più sofferta e dà la sensazione di essere uno spettatore della propria vita.
Ecco il video: https://www.ted.com/talks/tim_urban_inside_the_mind_of_a_master_procrastinator/transcript?language=it

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[SCRIVI EMAIL RISPARMIANDO TEMPO #summeredition]

Migliora la gestione delle risposte predefinite con Gmail Snippets.

1️⃣ Integra questo strumento in Gmail:
https://www.gmail-snippets.com/

2️⃣ Crea la tua libreria

3️⃣ Richiama i testi predefiniti nel corpo delle email con il tasto \

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Ricevi ogni settimana notizie, curiosità e strumenti per lavorare con la giusta motivazione e la voglia di fare:
debora.ilnotiziariovirtuale.it

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[CI VOGLIONO 9 MESI PER FARE UN EPISODIO DEI SIMPSON #summeredition]

Possiamo ottimizzare le attività, usare gli strumenti migliori ed essere al massimo della produttività, ma quello che conta è allenare la pazienza di saper aspettare senza avere fretta e senza rinunciare.

"Un lavoro fatto bene richiede venti volte di più di quello che hai pianificato. Il meglio accade quando tutti gli altri se ne vanno. Il meglio avviene quando stai analizzando i dettagli. E il meglio succede quando capisci che creare qualcosa di super non si verifica al primo tentativo."

Condivido l'articolo di Ashley Ambirge (fondatrice e scrittrice, con uno stile singolare, del blog altrettanto singolare chiamato The Middle Finger Project) sulla realizzazione di un episodio dei Simpson.

Ricavata dal libro "Springfield Confidential: Jokes, Secrets and Outright Lies from a Lifetime Writing for The Simpsons, di Mike Reiss", questa analisi fa capire come un lavoro ben fatto possa richiedere tanto tempo.

Si parte dal lavoro di uno scrittore che prepara il primo script per poi passare alle riletture e modifiche fatte prima da un nuovo gruppo di scrittori e poi da un altro gruppo. Un unione di cervelli incredibile.

Poi gli attori leggono il copione mentre gli scrittori prendono altre note.

Dopo altre modifiche, si registrano le battute in studio, ogni riga per 5 volte.

Vengono così selezionate le migliori righe per mettere insieme un episodio e da qui si passa alla creazione degli elementi visivi.

Quando una prima versione è animata, ecco di nuovo gli scrittori che aggiustano battute, spostano, eliminano o aggiungono scene.

A questo punto, dopo essere già arrivati alla fase di animazione, un quarto dello script cambia di nuovo.

E così si riparte a creare le nuove scene con gli attori, nuove righe, animazioni... per arrivare ai controlli finali (per non parlare della musica, ecc.).

9 mesi per 20 minuti. Il risultato di pensare in modo critico e avere uno standard da perseguire.

"Brilliance isn’t born: it’s built."

Ecco l'articolo:
https://www.themiddlefingerproject.org/nine-freaking-months-thats-how-long-it-takes-to-make-one-episode-of-the-simpsons/

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
L'autore Brian Tracy ha usato la citazione di Mark Twain come base per il suo libro sulla produttività "Eat That Frog". Tracy sostiene che dovresti svolgere il compito più difficile come prima cosa quando inizi le giornate per combattere la procrastinazione.
"Eat a live frog first thing in the morning, and nothing worse will happen to you for the rest of the day." (Mark Twain)

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[IL METODO]
Avrai sicuramente sentito parlare del metodo GETTING THINGS DONE di David Allen (GTD o con la traduzione italiana Detto, fatto!) per fare più cose in meno tempo.
Se vuoi saperne di più, il super Andrea Ciraolo ha intervistato Jacopo Pellarin, psicologo del lavoro. Insieme hanno approfondito l'applicazione di questo metodo, dalla necessità di liberare la mente all'analisi di tutto quello che abbiamo in sospeso.
"La chiave per gestire le cose è gestire le proprie azioni."
Ecco il video da non perdere: https://youtu.be/-KutIsiyuNs

[E LA RIFLESSIONE]
Dal metodo passiamo alla pigrizia che a volte ci frena dal mettere in pratica nuove soluzioni. Ma è davvero così? La pigrizia esiste o è una scusa? Ha affrontato questo tema la giornalista Barbara Reverberi nel suo canale Telegram.
https://t.me/barbarareverberi/127

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Debora Montoli 🏖
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[UN MERCOLEDÌ DA IMPRENDITORI: con Elisa Colleoni]

Ho avuto il piacere di conoscere Elisa la scorsa estate, prima su Facebook e poi di persona.

È una ragazza piena di talento, ma se dovessi scegliere una parola la descriverei come l'Artista.
Si vede proprio che ama quello che fa ed è un piacere ascoltarla perché mi racconta sempre storie stupende su personaggi legati al mondo dell'arte, del canto e del teatro.

Lei è una Communication Strategist ed è l'ideatrice di Dialogico, un progetto che si rivolge ad imprenditori e professionisti che vogliano migliorare le proprie capacità e qualità comunicative, per lavoro o per esigenze personali. È anche un'attrice, formatrice teatrale, docente di storia del teatro, studentessa di canto lirico e filosofia e mette a disposizione dei suoi allievi la propria esperienza e passione per il mondo della parola.

Trovi Dialogico su Facebook e qui sotto puoi ascoltare la nota vocale in cui Elisa racconta il suo modo di organizzarsi e gli strumenti che usa!

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Per seguire le altre interviste:
#intervisteAV

Debora Montoli 🎧
@DeboraAV

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[IDENTIFICA IL TUO CRONOTIPO PER ESSERE PIÙ PRODUTTIVO #summeredition]

Ognuno di noi rende in modo diverso durante il giorno e il nostro orologio interno influisce sulla capacità di concentrazione, sulla creatività, sull’umore e sulla possibilità di commettere più sbagli.

Sei un'allodola mattiniera o un gufo notturno?

Ecco tre consigli per identificare il tuo cronotipo:

1️⃣ Rispondi a queste domande:
Nelle giornate senza obblighi di orario e senza sveglie, a che ora andresti a dormire e a che ora ti sveglieresti?
Qual è il punto medio tra questi due tempi? Se è prima delle 3 sei mattiniero, oltre le 6 sei notturno.

2️⃣ Fai un test online come questo:
http://www.cet-surveys.com/index.php?sid=61524

3️⃣ Compila per una settimana questo file: https://www.danpink.com/wp-content/uploads/2018/01/time-sheet.pdf realizzato da Daniel Pink, l'autore del libro "When: The Scientific Secrets of Perfect Timing".

Sarebbe meglio svolgere le attività più analitiche durante i picchi di produttività e lasciare le attività più creative per i momenti di calo.

Se non puoi essere così flessibile, la gestione corretta delle pause può aiutarti a superare i momenti critici.

Per approfondire, ecco l'articolo: https://zapier.com/blog/chronotype-productivity-schedule/

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Sempre in tema di test, qui ne trovi due molto interessanti:
1. un test della personalità: 16 personalities.
2. un test creativo di Adobe: Creative Types.

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[TRASFORMA IMMAGINI IN TESTO CON GOOGLE DRIVE #summeredition]

Con Google Drive si possono fare tantissime cose e oggi vediamo come trasformare il testo che hai sotto forma di immagine o di PDF in testo modificabile.

Il file di partenza deve avere determinate caratteristiche e qui trovi tutte le istruzioni:
https://support.google.com/drive/answer/176692?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=it

1️⃣ Carica la foto in Google Drive.
2️⃣ Selezionala, fai clic con il tasto destro del mouse e scegli "Apri con" >> "Documenti Google".
3️⃣ Si aprirà un nuovo documento con il testo modificabile.

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Per realizzare velocemente delle scansioni dallo smartphone, puoi provare:
1. Adobe Scan
2. CamScanner

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Integro il post di oggi con questo strumento suggerito da Francesco (grazie!).

Si tratta di un bot di Telegram che, dopo aver inviato l’immagine che riporta del testo, restituisce il testo editabile.

1. Invia l’immagine.
2. Seleziona la lingua.
3. Scegli come vuoi ricevere il testo.

https://t.me/PhotosetterBot
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1️⃣ Dopo le repliche di agosto, da lunedì i nuovi contenuti su questo canale!

2️⃣ Il super-mega-ultra Tutorialone su Trello nato da una stupenda chiacchierata con il mio mito nerd Andrea Ciraolo. Ecco il video: https://youtu.be/jcv86IIO3Us

3️⃣ La Scuola Digitale Online prende forma e sono felice di costruire questo progetto con Sandro Ghini, professionista che stimo molto. Ecco il coupon per chi segue il canale che permette di avere il primo mese gratuito e seguire tutte le pillole da zero: telegramsept19
>> https://www.scuoladigitale.online/

A presto!
[COME NON FARSI TRAVOLGERE DALLE COSE DA FARE]

A Marie Rosecrans di Salesforce è servito un momento di difficoltà per riconsiderare le priorità della sua vita.

Vediamo alcuni dei suoi consigli per evitare di sentirsi troppo oberati, soprattutto in questa settimana di ripresa generale.

1️⃣ Praticare la gratitudine per riuscire a vedere le esperienze con il giusto approccio. L'autrice inizia le giornate scrivendo tre cose per le quali è grata o che potranno rendere la sua giornata fantastica. In questo modo, ci si obbliga ad osservare intenzionalmente le cose che succedono con una consapevolezza diversa.

2️⃣ Frammentare gli ostacoli. Di fronte ad attività che ci sembrano insormontabili e fuori controllo, è necessario scomporre il tutto in tanti piccoli passaggi. Sarà più facile avere così una mappatura delle cose da fare e rivolgersi ad altre persone per quelle cose che non si possono gestire da soli.
Il fine è quello di sminuire l'ostacolo e fare in modo che non ci spaventi più.

3️⃣ Riconoscere i meriti delle altre persone. Mostrare sincero apprezzamento per il lavoro di altre persone genera tantissimi aspetti positivi.

4️⃣ Prendersi del tempo per riflettere su cosa non è andato bene o cosa può essere migliorato a prescindere dai risultati ottenuti. Il fine è quello di evitare di ripetere sempre gli stessi errori.

Tutte queste strategie devono servire a mantenere un approccio mentale più tranquillo possibile nei confronti delle cose da fare.

Per approfondire: https://www.fastcompany.com/90396887/how-to-stop-feeling-like-youre-busy-all-the-time

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Debora Montoli 🧚🏻‍♀️
@DeboraAV ✏️

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🔴 Come ti poni nei confronti delle cose da fare?

L'equilibrista: vuoi fare tutto da solo in precario equilibrio.

L'immediato: tendi a voler gestire tutto e subito senza rimandare e sei in preda all'ansia.

Il perfezionista: tendi a non finire mai i lavori perché trovi sempre qualcosa che non va.

Il procrastinatore: rimandi sempre all'ultimo ed inizi a lavorare a ridosso della scadenza.

Il preparatore: perdi tantissimo tempo prima di fare qualcosa perché devi studiare ogni mossa senza poi lavorare come vorresti.

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[UN MERCOLEDÌ DA IMPRENDITORI: con Anna Corraini]

Oggi incontriamo una ragazza giovanissima e con molto talento: Anna Corraini, classe 1990 nata a Mantova e di professione storyteller.

"Appassionata di editoria, moda, grafica ed elementi visivi, mi occupo di brand storytelling a 360°.

Lavoro come consulente e formo aziende e brand in merito alla loro comunicazione online e offline, un aiuto concreto per ottimizzare le risorse interne ed aiutare a delineare una strategia coerente e coordinata a tutto tondo. Dal 2017 sono docente universitaria di comunicazione, comunicazione digitale, fashion & textile presso IAAD Bologna.

Mossa da una maniacale curiosità vivo online e offline, mi perdo nei mercatini, in alta montagna, tra i libri, nelle vie strette o consultando siti, sicuramente con una buona playlist che suona nelle orecchie. Collezionista di amenità e feticista di ogni oggetto di dubbio gusto cerco sempre di mescolare elementi e gusti a prima vista inconciliabili."

🗒 Gli oggetti che non possono mancare sulla tua scrivania (computer escluso):
lecca lecca alla liquirizia e auricolari

🗒 Un libro non tecnico che ti ha aiutato molto:
"Il privilegio di essere un guru" di Lorenzo Licalzi

🗒 La tua citazione preferita:
"ricordati uomo, polvere sei e polvere ritornerai"

🗒 L'aspetto che più ti piace del tuo lavoro:
Lavoro dalla location che preferisco in merito al mio umore

🗒 L'aspetto che più ti piace del mondo online:
Poter fare ricerca in modo più snello

🔴 Ecco la nota vocale piena di spunti utili e da oggi puoi partecipare al Festivaletteratura per scoprire uno dei progetti seguiti da Anna. Se vuoi metterti in contatto con lei, qui trovi il suo profilo LinkedIn.

Buon ascolto!

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Per seguire le altre interviste:
#intervisteAV

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@DeboraAV

Debora Montoli 🎧

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[LA PRODUTTIVITÀ RIGUARDA ANCHE LA LETTURA]

Gli ultimi dati rilevati hanno dimostrato che 6 persone su 10 non leggono nemmeno un libro all'anno.

Quali azioni si possono mettere in atto per leggere di più?

1. Ripensare alla lettura come a una priorità voluta e sentita.
Non leggiamo perché non crediamo che la lettura sia una priorità. È l'intenzione che fa la differenza intesa come "la partecipazione della volontà e dell'intelligenza nel decidere e compiere un'azione".

2. Comprendere che leggere è una gioia, un privilegio e un investimento.

3. Inserire gli slot di tempo da dedicare alla lettura nel calendario
, come avviene per le cose importanti. Parti con piccoli blocchi di 30 minuti o comunque cercando di migliorare la tua situazione attuale. Se sei a zero, anche impegnarti a leggere una pagina al giorno è un miglioramento.

4. Analizzare la propria situazione: qual è la cosa che fai che più logora il tuo tempo dandoti poco o niente in cambio? Decidi consapevolmente di riassegnare quel tempo alla lettura.

5. Sfruttare i momenti che non sembrano adatti come le attese, gli spostamenti, i viaggi... ascolta gli audiolibri mentre fai sport o mentre guidi.

6. Allenare il proprio modo di leggere. Anche se non è una gara, puoi allenarti a muovere gli occhi più velocemente.

7. Scegliere cosa leggere. La vita è troppo breve per leggere libri che non piacciono. Mi sento sempre in colpa quando non riesco a finire un libro, ma ci sono talmente tanti libri che non ha senso perdere tempo con uno che non piace.

8. Misurare la lettura: definisci il numero di libri che vuoi leggere in un anno e impegnati a raggiungere l'obiettivo.

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Debora Montoli 🧚🏻‍♀️
@DeboraAV ✏️

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E intanto nella Scuola Digitale Online...
...abbiamo perfezionato l'uso di Gmail con un trucco per filtrare e identificare le newsletter, abbiamo visto le basi per comprendere appieno l'uso dei social e, tra gli argomenti a rotazione dedicati al venerdì, abbiamo ascoltato i primi consigli su come scrivere email di lavoro in inglese senza ricorrere al traduttore automatico.
Entra nella Scuola, scegli il piano e usa il coupon per avere un mese gratis: telegramsept19

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🔴 Quanti libri leggi in un anno (tecnici e non, su carta o eBook)?