Organizzazione Digitale | A lume di fare
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Ciao! Sono Debora Montoli e lavoro come Professional Organizer. Mi occupo di organizzazione digitale e passo il tempo a trasformare giungle informatiche in giardini lussureggianti.
Gruppo: https://t.me/organizzazionedigitale
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[COSA SIGNIFICA EAT THE FROG]

Ognuno di noi ha delle attività difficili, impegnative, pesanti nella lista di cose da fare. Cose che si tendono a rimandare proprio perché ci costa fatica farle.

La rana rappresenta le cose che non vuoi fare, ma che in realtà devi fare.

E il concetto di Eat the frog si basa proprio su queste attività. Quando inizi la giornata lavorativa, come prima cosa, fai una di queste attività pesanti, ma che devi fare. Se ne hai più di una, scegli la peggiore, quella che ti spaventa e che ti mette più in difficoltà.

La chiave per raggiungere livelli elevati di produttività consiste nello sviluppare l'abitudine di affrontare ogni mattina il tuo compito principale, il più difficile. Sviluppa la routine di "mangiare la tua rana" prima di fare qualsiasi altra cosa e senza perdere troppo tempo per pensarci.

È anche una chiave di leadership essenziale.

Caratteristiche da sviluppare: forza di volontà, fermezza, determinazione.

Caratteristiche che servono per evitare uno dei principali problemi della qualità del lavoro di questi tempi: la mancata esecuzione. Sogni, discorsi, riunioni, punti della situazione... ma alla fine lasciamo che sia la rana a mangiarci...

Qual è la tua rana?

Ecco l'articolo:
https://www.briantracy.com/blog/time-management/the-truth-about-frogs/

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#365ModiPerLavorareMeglio
Per acquisire nuove abitudini, parti dalla decisione, non concederti eccezioni, comunica ad altri le tue intenzioni, visualizza te stesso mentre compi l'azione prevista, fissa orari e slot di tempo precisi, premiati.

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#tipAV
Debora Montoli 🌸
@DeboraAV

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[MOMENTO #ISPIRAZIONE: IMPARIAMO DAI LEADER]

Su Buildily Academy si trovano oltre 100 ore di interviste e podcast di ideatori, imprenditori, founder di startup, ecc. che danno consigli utili su come iniziare o sviluppare un'idea, quali strumenti usare o che libri leggere.

Tantissimi contenuti interessanti raccolti in un unico posto, come ad esempio:

💡 Jack Ma’s Tips – How to Grow A Small Business
💡 Sir Richard Branson: how to start a business
💡 The art of entrepreneurship: Julie Meyer

Ecco il link:
https://academy.buildily.com/

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#365ModiPerLavorareMeglio
La prossima volta che vuoi fare più cose insieme, fermati. Fai una pausa e poi torna indietro per concentrarti sull'unica cosa che deve essere fatta in quel preciso momento. Una volta fatto, puoi passare a qualcos'altro. Le energie sono importanti, non disperderle.

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#toolAV
Debora Montoli
@DeboraAV

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[5 CONSIGLI PER OTTIMIZZARE L'USO DI TODOIST]

Torniamo a parlare di Todoist:

🌕 Cambia la visualizzazione principale scegliendo il progetto da mostrare all'avvio.
🌕 L'uso avanzato delle etichette.
🌕 Inserisci dei commenti audio.
🌕 Manda email al progetto per aprire dei task.
🌕 Invia link al progetto direttamente dallo smartphone.

Qui trovi la prima puntata di Todoist:
https://t.me/alumedifare/59

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#365ModiPerLavorareMeglio
Nelle liste di attività da svolgere cerca di inserire tutte le cose da fare, anche non lavorative, che sono tassative e che non possono essere rimandate.

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#toolAV
Debora Montoli
@DeboraAV

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[LE BASI DEL METODO KANBAN]

Obiettivo
: essere più organizzati per riuscire a visualizzare il lavoro globale e definire il lavoro in svolgimento senza doversi mai chiedere quale compito svolgere perché già tutto delineato.

Focalizzazione + Flusso definito = Lavoro portato a termine!

Il metodo Kanban si può mettere in pratica in molti modi: sulla carta, con una lavagna o con tantissimi strumenti digitali. Oggi ci focalizziamo su Trello, applicazione di gestione dei task perfetta in stile Kanban.

La base di partenza del metodo prevede di creare delle colonne divise tra:
💪 TO-DO (lavoro in attesa che deve essere fatto)
💪 DOING (lavoro in corso)
💪 DONE (lavoro portato a termine)

In Trello parti dal creare tre liste identificandole come sopra.

Nella lista TO-DO inserisci le attività che dovranno essere svolte insieme alle indicazioni, tempistiche, persone coinvolte, ecc.
1. Devi essere sincero.
2. Devi inserire proprio tutto (dividi i grandi task in piccole mansioni).
In questa fase dovresti “sentirti male” per il numero di cose da fare.

L’obiettivo è quello di spostare le singole card tra le varie colonne facendogli fare un percorso lineare mantenendo una rappresentazione visiva del flusso in ogni momento.

Quindi dal TO-DO, prendi poche attività mettendole nel DOING fino a quando potranno essere spostate nel DONE.

Nel DOING andranno spostate contemporaneamente poche card sulle quali concentrarsi (2 o 3).

SU COSA SI BASA IL PASSAGGIO DA UNA COLONNA ALL’ALTRA?
La logica del passaggio si basa sostanzialmente su tre domande:
1️⃣ Dove sono adesso? (su cosa è necessario concentrarsi)
2️⃣ Da dove arrivo? (cosa mi ha portato alle attività attuali)
3️⃣ Dove voglio andare? (l’obiettivo da raggiungere)

Da queste basi è possibile ricavare tantissime personalizzazioni del metodo per renderlo più adatto alla propria realtà.

Non perderti le prossime puntate, tornerò sicuramente sull'argomento!

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#365ModiPerLavorareMeglio
Se devi annullare un incontro o un appuntamento fissato con un'altra persona, proponi subito delle alternative per non apparire inaffidabile e per far vedere che ci tieni davvero.

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#tipAV
Debora Montoli
@DeboraAV

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[LE NOTIZIE IN UNA SETTIMANA: COSA HO TROVATO DI INTERESSANTE NEGLI ULTIMI GIORNI #006]

🍒 [Lavoro] Come affrontare i conflitti?
- Serve un confronto diretto.
- Ogni storia ha tre lati: il tuo, il mio e la verità che sta nel mezzo.
- Affrontare i conflitti e lavorare per trovare obiettivi comuni, ma anche essere in grado di capire quando una separazione è necessaria.
- Cambiare contesto, cambiare prospettiva ed aggiungere leggerezza.
- Accettare le divergenze quando stimolano e permettono di crescere.
- Il conflitto costruttivo è utile, quello che ostacola o abbatte è dannoso ("Be critical, not cynical").
- Trovare un mediatore non coinvolto nel conflitto.

🍒 [Leadership] Perché l'empatia è l'abilità più importante che porta ad un maggior coinvolgimento del team, ad essere più creativi e a lavorare meglio.
https://www.fastcompany.com/90272895/5-reasons-empathy-is-the-most-important-leadership-skill

🍒 [Corsi] Google ha annunciato nuove collaborazioni aggiungendo corsi al progetto Google Digital Garage.
https://www.socialmediatoday.com/news/google-offers-new-free-courses-to-help-improve-digital-literacy/543568/
https://learndigital.withgoogle.com/digitalgarage/courses

🍒 [Guide] I passaggi da fare, i consigli ed alcuni esempi per usare al meglio Google Forms.
https://blog.hubspot.com/marketing/google-forms

🍒 [Template] Tutto per il calendario editoriale 2019.
https://www.searchenginejournal.com/marketing-calendar-free-templates/

🍓 [Libri] 4 libri che ti aiuteranno a migliorare le tue capacità comunicative.
https://www.inc.com/carmine-gallo/unleash-your-public-speaking-skill-with-4-tips-from-these-2018-bestselling-leadership-books.html

❤️ La citazione!
Il talento da solo vale poco. Ciò che separa il talentuoso dalla persona di successo è il duro lavoro.
(Stephen King)

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#newsAV
Debora Montoli 🔍
@DeboraAV

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[IL RIASSUNTO DI A LUME DI FARE]

Novità, consigli e strumenti pubblicati nell'ultimo periodo sul canale.

1️⃣ La scelta dei colori dell'ambiente di lavoro incide sulla produttività.
https://t.me/alumedifare/234

2️⃣ Il futuro non è un sostantivo, ma un verbo che richiede azione.
https://t.me/alumedifare/237

3️⃣ Aggiungi note ai video di YouTube e conserva i momenti migliori con Bookmark It.
https://t.me/alumedifare/239

4️⃣ Gli errori che facciamo nei primi 10 minuti delle nostre giornate.
https://t.me/alumedifare/241

5️⃣ Non trascurare i fondamentali: il tuo letto, la tua sedia, il tuo spazio e il tuo team.
https://t.me/alumedifare/244

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#riassuntoAV
Debora Montoli ☕️
@DeboraAV

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[VELOCIZZA LA GESTIONE DELLE IMMAGINI PER I SOCIAL]

Carica le tue immagini e Promo Free Image Resizer le adatterà automaticamente nei diversi formati social.

🌕 Carica l'immagine.
🌕 Guarda le anteprime suddivise tra i vari social.
🌕 Entra nelle anteprime per poter cambiare il posizionamento della foto e la dimensione.
🌕 Scarica l'immagine.

Ecco il link: https://slide.ly/promo/image-resizer/

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#365ModiPerLavorareMeglio
Quando devi prendere una decisione, usa la regola 10-10-10 di Suzy Welch facendoti questa domanda: “Prendendo questa decisione adesso, quali saranno le conseguenze tra 10 minuti, tra 10 mesi e tra 10 anni?”.

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#toolAV
Debora Montoli 🌼
@DeboraAV

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[DEVI ESSERE PESSIMISTA QUANDO PIANIFICHI LE ATTIVITÀ]

Problema
: siamo convinti di poter dedicare 8 ore al giorno alle attività da svolgere, ma nella migliore delle ipotesi ogni persona ne ha a disposizione 2 o 3 su 8.

Pensando di avere 8 ore, organizziamo le attività sulla base del tempo che non esiste.

Devi togliere il tempo per le riunioni, per la gestione delle comunicazioni, per le varie interruzioni... E considera altri rallentamenti causati da un modo di lavorare non ottimale.

Siamo troppo ottimisti e sbagliamo a calcolare il tempo previsto per completare un’attività.

1️⃣ Imposta delle intenzioni concrete su cosa fare e come gestire le interruzioni.
2️⃣ Considera il metodo dei "100 blocchi al giorno".
3️⃣ Quando stimi il tempo da dedicare ad un’attività, chiediti quanto ci metterebbe un’altra persona.

Ecco un articolo di Fast Company ricavato dagli studi di RescueTime e dai suggerimenti di Wait But Why:
https://www.fastcompany.com/90217037/were-terrible-at-planning-our-time-heres-how-to-fix-it

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#365ModiPerLavorareMeglio
Se davvero vuoi connetterti con qualcuno e magari risolvere dei conflitti, invita l’altra persona a fare una lunga passeggiata panoramica. Non essere uno di fronte all’altro, ma uno accanto all’altro toglie un po’ di pressione e il solo fatto di vedere qualcosa di bello aiuta ad aprirsi.

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#tipAV
Debora Montoli 💪
@DeboraAV

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Alla fine di ogni settimana ti sembra di aver stimato nel modo corretto le attività svolte?
[WARREN BUFFETT E BILL GATES: UNA LEZIONE SULLA GESTIONE DEL TEMPO]

Bill Gates ha rivelato di aver appreso una lezione importante da Warren Buffett in merito alla gestione del tempo.

Buffett ha solitamente un calendario leggero senza mille cose da fare e in alcuni giorni non ha niente di programmato. Gates, invece, è sempre pieno di impegni in ogni minuto.

L'esempio di Buffett rappresenta una lezione importante sul valore reale del tempo.
"You control your time... sitting and thinking may be a much higher priority" ha detto Gates.

3 lezioni di ottimizzazione del tempo:

1️⃣ Lavorare con le persone giuste: persone che sappiano prendere l'iniziativa e che abbiano la tua stessa visione.

2️⃣ Dare priorità al riposo per migliorare le prestazioni fisiche e mentali. Staccati dall'illusione dei superpoteri che ti portano ad esagerare con le cose da fare.

3️⃣ Fare un programma e rispettarlo per perdere meno tempo e per limitare la tendenza a procrastinare.

Dai più valore al tempo, crea delle abitudini e fai in modo che quello che fai e come scegli di organizzare le tue giornate rispecchi quello che è importante per te.

Ecco l'articolo:
https://www.inc.com/tom-popomaronis/warren-buffett-taught-bill-gates-a-priceless-lesson-about-time-management-heres-what-ceos-can-learn-from-it.html

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#365ModiPerLavorareMeglio
Mantieni una postura corretta e prenditi cura della tua schiena. Durante le pause fai stretching e cerca di essere consapevole dei movimenti che fai o delle posizioni che assumi soprattutto quando sei al computer. Per correggere una postura errata, rivolgiti ad un professionista per capire quali muscoli potresti rafforzare per migliorarti.

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#tipAV
Debora Montoli 🏋️
@DeboraAV

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[TRASFORMA IMMAGINI IN TESTO CON GOOGLE DRIVE]

Con Google Drive si possono fare tantissime cose e oggi vediamo come trasformare il testo che hai sotto forma di immagine o di PDF in testo modificabile.

Il file di partenza deve avere determinate caratteristiche e qui trovi tutte le istruzioni:
https://support.google.com/drive/answer/176692?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=it

1️⃣ Carica la foto in Google Drive.
2️⃣ Selezionala, fai clic con il tasto destro del mouse e scegli "Apri con" >> "Documenti Google".
3️⃣ Si aprirà un nuovo documento con il testo modificabile.

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#365ModiPerLavorareMeglio
Quando qualcuno sta attraversando un momento difficile, cerca di fare delle domande piuttosto che dare consigli. I consigli sono utili, ma prima è meglio far parlare l'altra persona del problema proprio perché la prima vera necessità è quella di parlare.

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#toolAV
Debora Montoli ☕️
@DeboraAV

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[LE NOTIZIE IN UNA SETTIMANA: COSA HO TROVATO DI INTERESSANTE NEGLI ULTIMI GIORNI #007]

🍊 [Ispirazione] 10 caratteristiche che hanno aiutato i millenial a trasformare un hobby in business.
Non aver paura di iniziare, continuare con costanza, comunicare cosa si sta facendo, imparare dagli altri, seguire i cambiamenti, non lasciarsi trasportare, diversificare le fonti di reddito, conoscere e quantificare il proprio valore, mantenere il pubblico coinvolto, divertirsi.
https://www.entrepreneur.com/article/323738

🍊 [Tendenze] L'uso della voce: un'analisi attuale che guarda al 2019.
https://blog.hubspot.com/marketing/the-state-of-voice-2018-2019

🍊 [Tool] Ogni anno Zapier pubblica la classifica dei migliori strumenti di lavoro in base alle automazioni realizzate. Ecco l'ultimo elenco molto significativo perché ci sono tool noti, ma anche nomi meno conosciuti.
https://zapier.com/blog/fastest-growing-apps/
https://www.fastcompany.com/90281364/these-are-the-top-business-apps-of-2018-as-ranked-by-zapier

🍊 [Guida] Tutto sul Business Plan.
https://www.forbes.com/sites/alejandrocremades/2018/12/10/business-plan-template-a-step-by-step-guide-for-entrepreneurs/#4cc8ac0b120e

🍊 [Libri] IHBOOKS è una raccolta di libri raccomandata da Indie Hackers.
https://www.ihbooks.com/

🍊 [Benessere] Migliora la tua routine serale prima di dormire: fai stretching.
https://www.wellandgood.com/good-sweat/stretches-to-do-before-bed/

🍊 [Idee regalo] Fai stampare un libricino "animato" partendo da un video. Si tratta di pagine stampate con i fotogrammi presi da un video che se fatte scorrere velocemente danno la sensazione di movimento.
https://flpbk.io/

🍊 [Cosa guardare] Arriva su Netflix la serie sul riordino: "Facciamo ordine con Marie Kondo".
https://www.greenme.it/vivere/arte-e-cultura/29783-marie-kondo-serie-netlfix
Guarda il trailer: https://youtu.be/WvyeapVBLWY

🍊 [Canali Telegram da seguire] Leggere a voce alta: il canale Telegram dove si parla di lettura a voce alta, espressiva e in pubblico per lavoro e piacere.
https://t.me/leggereavocealta

❤️ La citazione!
"There is only one way to avoid criticism: do nothing, say nothing, and be nothing."
(Aristotele)

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#newsAV
Debora Montoli 🔍
@DeboraAV

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[LA CORTESIA E IL RISPETTO RENDONO LE PERSONE PIÙ PRODUTTIVE]

Christine Porath ci porta nel mondo della cortesia e del rispetto in ogni ambito e, in particolare, in quello lavorativo.

Ha condotto degli studi interessanti che mostrano come la mancanza di rispetto e la maleducazione portino le persone a ridurre il rendimento, a passare molto tempo a pensare agli episodi negativi invece di lavorare e a cercare un'altra occupazione.

Dal punto di vista umano è comprensibile e dal punto di vista aziendale la scortesia provoca notevoli danni, anche economici.

La maleducazione fa male non solo a chi la subisce, ma anche a tutte le persone che assistono a certe scene. Il rendimento di chi assiste a momenti di scortesia diminuisce in modo significativo. E succede anche quando leggiamo parole scortesi.

"L'inciviltà è contagiosa."

Cosa porta le persone ad essere maleducate?
1️⃣ Lo stress.
2️⃣ Ritenere che essere cortesi sia un segnale di debolezza, non da leader.

"Cosa vogliono le persone dai loro leader? Rispetto."

Il rispetto porta ad essere più in salute, più concentrati, più coinvolti e con meno voglia di cambiare lavoro.

"I piccoli gesti possono fare una grande differenza."

"La cortesia migliora le persone."

"La scortesia, la mancanza di rispetto, la maleducazione segnano le persone e il loro rendimento danneggiando il loro potenziale."

Durata del video: 15 minuti.

Ecco il link:
https://www.ted.com/talks/christine_porath_why_being_nice_to_your_coworkers_is_good_for_business/?language=it

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#tipAV
Debora Montoli 🌸
@DeboraAV

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Hai mai cambiato lavoro per motivi legati ad atteggiamenti irrispettosi e scortesi?
[IL RIASSUNTO DI A LUME DI FARE]

Novità, consigli e strumenti pubblicati nell'ultimo periodo sul canale.

1️⃣ Notion: uno strumento completo.
https://t.me/alumedifare/246

2️⃣ Riduci l'affaticamento degli occhi con Dark Reader.
https://t.me/alumedifare/248

3️⃣ Perché le persone non sempre riescono a lavorare in ufficio?
https://t.me/alumedifare/250

4️⃣ Usa i template di Evernote per velocizzare alcune attività.
https://t.me/alumedifare/253

5️⃣ Segui il tuo intuito?
https://t.me/alumedifare/256

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#riassuntoAV
Debora Montoli 🌺
@DeboraAV

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[REALIZZA DIAGRAMMI CON LE PRESENTAZIONI DI GOOGLE]

Con lo strumento Presentazioni di Google puoi creare delle slide da zero o partendo dai modelli disponibili.

In particolare, ti segnalo la possibilità di inserire facilmente dei diagrammi per rappresentare dati e informazioni.

Per inserire un diagramma:
1️⃣ Inserisci una slide vuota.
2️⃣ Scegli "Inserisci" >> "Diagramma".
3️⃣ Dalla colonna dei diagrammi entra in una categoria per vedere i modelli disponibili.
4️⃣ Imposta il numero dei dati (dei blocchi) che devi rappresentare e il colore.
5️⃣ Clicca sul modello che preferisci per inserirlo nella slide.
6️⃣ Personalizza i contenuti.
7️⃣ Esporta il diagramma.

Per approfondire:
https://www.google.it/intl/it/slides/about/
https://support.google.com/docs/answer/2763168?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=it&oco=1

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#365ModiPerLavorareMeglio
Ridere fa bene alla salute e alla produttività. Farsi delle belle risate al lavoro crea legami con le persone, sdrammatizza certe situazioni, abbassa lo stress e aiuta a risolvere meglio i problemi.
"Noi tutti siamo qui per poco; fatti tutte le sane risate che puoi." (Will Rogers)

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#toolAV
Debora Montoli 📊
@DeboraAV

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