#009 - Правило 2-х минут за 2 минуты (ну, почти)

Действительно признанный во всем мире мастер тайм-менеджмента Дэвид Аллен сформулировал правило: никогда не откладывайте дела, выполнение которых занимает две минуты и меньше. Прослушивание нашего нового выпуска требует 2,5 минуты.

+1 к характеристикам #энергия
+1 к сопротивлению урону от #хаос

@almost_deadline

#буст_продуктивности #аудио #инструменты

#009 - Когда правило 2-х минут не работает?

“Если задачу можно выполнить за 2 минуты или меньше, действуйте и сделайте ее прямо сейчас". Звучит просто, однако при такой интерпретации правила 2-х минут упускаются два ключевых элемента: выполнять 2-х минутную задачу нужно либо во время обработки “входящих” задач, либо когда она связана с текущей задачей. Если пытаться применять правило в неподходящее время, вы рискуете снизить производительность.

Что такое время обработки “входящих”? Дэвид Аллен называет так время, которое вы специально высвободили на разбор накопившихся списков дел или материалов, с которыми нужно совершить какое-то действие. Например, сортировка стопки бумаг, оценка списка проектов, очистка имейла.

Возьмем в качестве примера обработку электронной почты. Если вы сталкиваетесь с имейлом, которое требует действия, занимающего 2 минуты или меньше, вместо того, чтобы откладывать его на потом, вы должны просто выполнить действие и удалить или сохранить имейл. Звучит отлично!

Однако может возникнуть такая ситуация…

Вы садитесь за свой стол и думаете: "Я знаю, что у меня есть важные сообщения, с которыми мне нужно разобраться. Я собираюсь провести следующий час, очищая свой имейл".

Итак, вы смотрите на первое сообщение, но затем вам в голову приходит посторонняя мысль: "О, мне нужно будет сделать одно дело вечером, поэтому нужно отметить это в своем календаре, чтобы не забыть. Внесение этой задачи в мой календарь займет меньше 2-х минут, так что сделаю это сейчас!"

Вы отключаетесь от имейла и переходите к календарю, чтобы добавить задачу на 18:00. А потом думаете: "Стоп, кажется, дождь собирается. Надо проверить" (потому что это также займет менее 2-х минут). Вы открываете приложение погоды на своем телефоне, и внезапно ваше внимание переключается на новостной блок, который гласит: "У берегов Камчатки объявили штормовое предупреждение из-за волн высотой 9 метров".

Вы думаете: "Боже мой, у меня же друзья сейчас там, я лучше посмотрю видео, чтобы узнать, что там происходит". (Это всего 2 минуты 37 секунд, вполне сойдет за 2, верно?)

После просмотра видео приходит облегчение: "Фух, там, где они живут, все в порядке".

"Но это напомнило мне, что мы давно не говорили. Нужно написать и узнать, как дела".

"Может быть, я сделаю небольшой перерыв, выпью чашку кофе и пройдусь. Пока гуляю, напишу паре человек". (“Перерыв” и “Спросить Машу и Ваню об Х” вычеркнуты из списка дел - посмотрите, какая продуктивность!)

На обратном пути коллега останавливает вас вопросом: "У тебя есть минутка?"

"Ну, если я не поговорю сейчас, я забуду связаться с ним позже", — думаете вы, поэтому говорите: "Конечно".

Это приводит к более серьезному разговору, и вы обнаруживаете себя в компании трех других людьми, с которыми обсуждаете вопрос, который должен был занять всего "минуту".

Наконец, вы садитесь за свой стол через два часа после того, как приняли решение обработать свою электронную почту. Ваша электронная почта все еще открыта, пришло еще 20 сообщений, у вас было два больших проекта, которыми вы планировали заняться в этот день, но вы еще даже не начали.

Наш разум перескакивает от идеи к идее, от задачи к задаче, от проекта к проекту и от несвязанной мысли к несвязанной мысли. Если мы используем правило 2-х минут всякий раз, когда нам приходит в голову двухминутная задача, наши планы и намерения будут постоянно рушиться. Вместо того, чтобы быть средством борьбы с прокрастинацией, правило 2-х минут может оказаться инструментом прокрастинации. Можно сформировать привычку откладывать дела на потом и проводить дни, делая быстрые и не самые полезные действия. Быть занятым, но не продуктивным.

Резюмируя:
- Только во время обработки «входящих» задач.
- Только тогда, когда 2-х минутная задача связана с другими текущими задачами.
- Перед тем, как решите выполнить 2-х минутное дело, спросите себя, должно ли вообще это дело быть сделано в ближайшее время.

+1 к характеристикам #энергия
+1 к сопротивлению урону от #хаос

@almost_deadline

#буст_продуктивности #лонгриды #прокрастинация

#010 - Cъесть лягушку за 5 минут

Лягушка в тайм-менеджменте — важное, обычно небольшое дело, которое мы совсем не хотим выполнять. Как и многие другие, рекомендуем съедать лягушек с утра. Лучше, чем Марк Твен, мы все равно не скажем: «Человек, который каждое утро ест живую лягушку, весь оставшийся день наслаждается ощущением, что ничего хуже с ним сегодня уже точно не произойдёт».

+1 к характеристикам #самоконтроль и #восстановление
+1 к сопротивлению урону от #давление_времени

@almost_deadline

#буст_продуктивности #аудио #инструменты

#010 - Съесть лягушку. Или 10 причин этого не делать

Некоторые задачи не зря называют в тайм-менеджменте лягушками. Съедание лягушки — процесс весьма неприятный (предположительно). Нам совсем не хочется браться за дело, даже если мы знаем, что это крайне важно. Предлагаем 10 причин, которые обычно останавливают нас. Этот же список можно использовать, чтобы распознавать лягушек в своем списке дел.

+1 к характеристикам #самоконтроль и #самомотивация
+1 к сопротивлению урону от #давление_времени

@almost_deadline


#буст_продуктивности #опросы #прокрастинация

#011 - Хронометраж за 6 минут

Хронометраж — метод фиксации времени, который позволяет нам найти время на важное, понять свои ценности, меньше заниматься неважным и неприятным. Если начнете вести хронометраж сегодня, запишите: «23:59 - 00:05 прослушивание подкаста про хронометраж».

+1 к характеристикам #фокус
+1 к сопротивлению урону от #хаос

@almost_deadline

#ресурсы #обратная_связь #аудио #инструменты