Как выстроить реально-действующую систему менеджмента (СМ) в организации❓

При поиске 🔎🔍 информации ℹ️, на просторах интернета, по внедрению систем менеджмента , почти все встречали один из следующих или аналогичные вопросы:
👉 «Как внедрить систему менеджмента за…»,
👉 «Мы подготовим все документы для внедрения системы…»,
👉 «Сертификат по системам менеджмента за 2 часа, пакет документов в подарок »
👉...

Это все хорошо, но не имеет ничего общего с реально-действующей СМ.
Реальная СМ должна вырасти в организации. Этот процесс достаточно длительный и включает много этапов. Часть из этих этапов представлена на рисунке 🖼.


Схема на рисунке определяет общий подход к разработке и внедрении СМ (1️⃣⏩2️⃣⏩3️⃣⏩...)
Каждый из данных блоков включает в себя много ♾️ дополнительной информацииℹ️.

Многие нюансы внедрения смогу рассказать 🗣 Вам, как в рамках консультационной деятельности по конкретному вопросу, так и путем оказания полного цикла консалтинговых услуг у Вас в организации

Частично информацию Вы можете получить на сайте

Программное обеспечение «АУДИТ СМ» и автоматизированные
файлы Microsoft Excel (по контексту организации, анализу рисков, построению и описанию бизнес-процессов)
помогут Вам сохранить ваши временные и трудовые ресурсы

Остались вопросы?
Готов ответить на них:
➡️ в личных сообщениях;
➡️ путем переговоров с помощью телефона, или других средств коммуникации.

#Полезное
#Статья
#сайт
#СМК
#СМБПП

У меня часто спрашивают как внедрить систему менеджмента❓❓❓

Наверное, Вы обратили внимание, что у меня в статьях периодически проскакивает мысль о том, что система выстраивается?

В продолжении темы добавлю, что ее невозможно внедрить одним днем.

Все это кропотливая работа ВСЕГО предприятия, а не отдельного человека или отдела качества.

Каждый сотрудник влияет на работоспособность системы менеджмента.

Система менеджмента – это живой организм, такой же, как и организм человека, где каждый орган (отдел / процесс) отвечает за жизнеобеспечение и без него он не может существовать.

Это сродни человеческому телу, например есть проблемы с желудком, а страдает все тело – слабость, отсутствие энергии.

Именно такое же влияние оказывает не работающий отдел / процесс в организации.

Итак, мы разобрались почему это важно. А сейчас давайте разбираться в последовательности действий при разработке и внедрении систем менеджмента в организации.

Во время работы любой организации наступает период необходимости изменений. Причины могут носить разный характер:

➡️ требования законодательства;
➡️ требования заинтересованных лиц:
❗️ необходимость внедрения той или иной системы;
❗️ необходимость отчитываться по новым правилам;
➡️ …

Какие-бы причины этих изменений не были результат один – необходимость изменений – изменений в привычное русло.
И для многих эти изменения оказывают негативное влияние.

Кто-то сам начинает паниковать:
- Что это такое?
- Почему опять меняют только налаженный процесс?
- Зачем эти изменения, ведь все работало хорошо?

Эти и аналогичные вопросы задают все, кто не знаком с причинами этих изменений. Но если было принято такое решение изменения, скорее всего, состоятся.

▶️ИТАК◀️
руководство 🤵‍♂️ приняло решение 🖊о внедрении системы менеджмента на соответствие требованиям стандарта ISO 22000 или схемы сертификации FSSC 22000.

И Вам, как ответственному сотруднику, дали задание разобраться, что необходимо сделать для этого.


С продолжением можно ознакомиться по ссылке
🛩 www.auditsm.ru/development 🛩


А какую последовательность использовали Вы?

#Полезное
#Статья
#сайт
#СМК
#СМБПП

«…И заговорили они на разных языках…» или как несоблюдение одного требования системы менеджмента не позволило построить Вавилонскую башню.

п.7.4 стандартов ISO 9001:2015 и ISO 22000:2018 звучит как ▶️Communication◀️.
Для нашего слуха происходит ассоциация со словом Коммуникация. Более корректный перевод – ⏩Обмен информацией⏪ или ⏩взаимодействие⏪. Сегодняшний пост посвящен этому вопросу.
Для понимания вопросов обмена информации нам на помощь приходит стандарт ISO 9000:2015 п.3.8 «Термины, относящиеся к данным, информации и документам». В этом разделе мы встречаем следующие понятия:
‼️информация – Значимые данные;
‼️информационная система – Сеть каналов обмена информацией, используемая в организации.

Под каналом понимается любой способ взаимодействия:
- электронная почта 📧;
- телефонный звонок ☎️📱;
- сообщение в мессенджерах (Viber, WattsApp, Telegram, Bitrix, Skype …) ✍️;
- устное распоряжение руководства🗣;
- и даже простое взаимодействие между работниками 🤜🤛 🤝👥.
- и т.д.
То есть подводя небольшой итог получается, что обмен информации (данными) происходит по принятым (установленным) в организации каналам.

Обмен информацией демонстрирует работу принципа 7️⃣ Менеджмент взаимодействия
ℹ️ https://t.me/SM_simple/43 ℹ️

Требования пункта 7.4 стандартов ISO определяют не только наличие внутреннего обмена информации (внутри самой организации), но и внешнего (информация, получаемая из вне организации).

Взаимодействие между подразделениями / процессами есть во всех организациях, иначе организация не смогла бы выпускать продукцию. Отсутствие обмена информацией или неправильная ее трактовка может привести к несогласиям, а как следствие выпуск продукции ненадлежащего качества. Отсутствие взаимодействия, а также его нарушения, наглядно проиллюстрировано в притче «Вавилонская башня», «…они перестали понимать речь друг друга. Строительство не могло продолжаться, башня была брошена неоконченной, а люди разбрелись оттуда по всей земле. И заговорили они на разных языках».

Если привести пример современных реалий:
На производство поступил срочный заказ, с отгрузкой в течении 5 дней. Для этого заказа не хватает сырья (обычный срок поставки 14 дней).
🛎Передали информацию в отдел закупок что требуется такое-то сырье, но забыли уточнить, что сырье нужно завтра. Отдел закупок заказывает сырье в обычном режиме.
А на завтра с производства идут звонки ГДЕ СЫРЬЕ? КОГДА БУДЕТ СЫРЬЕ?
То есть нарушение одного элемента в обмене информации может привести к дополнительным тратам:
❌ время 🕰 – потерян как минимум один день;
❌ деньги💰 – заказано в два раза больше сырья чем надо;
❌ место на складе 📦 – для хранения избыточно-заказанного сырья.
Вот так и проверяется как осуществляется обмен информацией внутри организации.

Наличие согласованных входов и выходов при описании процессов помогает достигать еще один принцип – ориентация на клиента и выпуск продукции в соответствии со спецификацией в установленные сроки.
ℹ️ https://t.me/SM_simple/16 ℹ️

Как описать взаимодействие между процессами рассмотрено в статье "Бизнес-процессы. Известное о неизвестном" из цикла статей, посвященных контексту ℹ️ www.auditsm.ru/context ℹ️

Оформить всю деятельность по обмену информации в один документ 📁 у меня не получилось – документ 📁 устаревает в процессе его составления – каждый день появляются новые каналы взаимодействия. Поэтому, куда проще составить бизнес-процессы, описать их и определить какая информация нужна для бесперебойной работы и в какие сроки?

На примере сегодняшнего поста показал, что для бесперебойной работы любой системы менеджмента необходимо согласование всех подразделений между собой.

❓❓А как у Вас реализован процесс обмена информации в соответствии с требованиями стандартов ISO❓❓

#Полезное
#Статья
#сайт
#СМК
#СМБПП
#Контекст

Коммуникации

Моя коллекция пополнилась книгой Горшенина Алексея генерального директора ООО ИнтерКонсалт. "Бизнес методика GORA"
Спасибо за книгу!
Могу пропасть на некоторое время читая её и готовя материал для новых статей и публикаций

#Прочее

Прекрасная половина нашего сообщества, хочу поздравить Вас вместе и каждую отдельно с этим замечательным праздником весны!
Будьте счастливы и любимы!

#Поздравление

Матрица ответственности

Не так давно мы разбирались в построении и описании бизнес-процессов (www.auditsm.ru/context).

и определили, что у каждого бизнес-процесса есть:
- вход(ы) ➡️;
- выход(ы) ⬅️;
- цель 🎯;
- необходимые ресурсы для преобразования входов в выходы🛠💰👨‍🔧🚚💡 🏗;
- владелец 👤

Идеальный вариант, в котором один сотрудник отвечает только за один процесс является утопией и мы его не рассматриваем❌

По факту, на каждом сотруднике «висит» множество других задач
❗️Это необходимо отобразить в должностных инструкциях❗️

Многие владельцы процессов входят в состав группы внедрения 👥👥.
Про состав группы, мы рассматривали на примере группы НАССР.
Кроме описания и построения бизнес-процессов необходимо разработать ДПИ. О последовательности рассмотрел здесь

Сегодня предлагаю Вам Excel-файл, с помощью которого происходит формирование матрицы ответственности по стандартам:
ISO 9001:2015;
ISO 22000:2018;
Или их комбинации

#Excel
#Полезное
#Сайт
#СМК
#СМБПП

Матрица ответственности

На фотографии Вы можете увидеть внешний вид данного файла, в столбцах указываются ответственные (должности сотрудников, кто будет отвечать за ту или иную ДПИ, а в строках вбиты пункты стандартов.

Буквы О, У, И, показывают Ответственного, участника и получающего информацию соответственно.

❗️❗️Заинтересовало?❓❗️

Все подробности www.auditsm.ru/excel

А как Вы распределяете ответственность?

#Excel
#Полезное
#Сайт
#СМК
#СМБПП

🗣🗣Ура!🍾
Нас 1️⃣0️⃣0️⃣ ‼️
Спасибо 🙏 каждому из Вас за эту цифру!
В связи с тем, что количество людей увеличилось, чтобы понимать общее направление развития, повторю опрос, который проводил ранее.

#Прочее
#Достижение

Инспекционный аудит и планирование изменений

🗓На прошлой неделе (20.03 - 24.03) проходил второй инспекционный аудит на соответствие требованиям международного стандарта ISO 22000:2018.

Да, компания прошла его, но рекомендации для улучшения получили.
Одним из которых является
❗️Планирование изменениями❗️в соответствии с п. 6.3

Поэтому как управлять изменениями более подробно описал в статье

Без изменений жизнь превращается в обыденное существование. Поэтому изменения необходимы всем.

А как Вы работаете с изменениями?

#Сайт
#СМК
#СМБПП
#Изменения
#Статья

Что такое программное обеспечение АУДИТ СМ?

АУДИТ СМ – программное обеспечение, направленное на реализацию требований международных стандартов серии ISO.

Хорошее определение, если Вы знаете что такое международные стандарты ISO и какие требования определены в нем.

Давайте попробую рассказать простыми словами, что это за программное обеспечение и какие преимущества Вы получите при его использовании.

В деятельности абсолютно любой организации (производственной, предоставляющей и /или оказывающей услуги и т.д.) есть определенный порядок выполнения тех или иных действий. 1️⃣⏩2️⃣⏩...

А теперь представьте ситуацию, что персонал систематически нарушает эти установленные требования. В результате выпускается некачественная продукция (не удовлетворяющая минимальным требованиям потребителя).
И вот, потребитель , приобретая такую продукцию, решает помочь Вам и сообщает 🗣 об этом.
Вы как грамотный сотрудник, понимаете, что это Важная информация ℹ️, которая должна быть зарегистрирована.

1️⃣ преимущество – регистрация полученных обращений от клиентов и потребителей.

Чтобы разобраться в причинах, почему произошло снижение ⏬ качества продукции проводится расследование. По его результатам определяются действия:
▶️ устраняющие нарушение (в соответствии с требованиями ISO – проводится коррекция);
▶️ направленные на недопущение повторения нарушения (корректирующие действия)

2️⃣ преимущество использования ПО – регистрация расследований и определение причин нарушения, а также указание ответственных за выполнение тех или иных действий.

В рамках внутреннего расследования выявляется отклонение в качестве поступаемых материалов.
С помощью данного ПО Вы можете сразу же составить перечень вопросов к поставщику.
Данные вопросы Вы можете выгрузить в отдельный файл и отправить поставщику. Возможен второй вариант – отправиться к поставщику самостоятельно с целью его проверки.
В рамках требований стандартов ISO это называется проведение аудита поставщика.
Во время аудита вы отмечаете все подтверждения выполнения или нарушения в выполнении всех требований, рассматриваемых в вопросах. Как уже отмечалось выше указываются действия по устранению не только самого нарушения, но и его причины возникновения.

3️⃣ преимущество – полная прослеживаемость всех выявленных нарушений.

4️⃣ преимущество – проведение внутреннего аудита, по проверке соответствия требованиям внутренних регламентов.

5️⃣ Как Вы могли обратить свое внимание все это делается в одном месте – не требуется большого количества файлов Excel по каждому направлению.

6️⃣ Наличие готовых форм не требует от Вас проведение мозгового штурма по определению необходимых форм.

7️⃣ В программном обеспечении уже предустановлены вопросы по стандарту ISO 22000:2018, техническим спецификациям ISO/TS 22002-1:2009. Наличие данных вопросов позволяет понять какие вопросы могут быть. Эти вопросы являются возможными, и Вы самостоятельно можете их копировать, редактировать и даже удалять.

8️⃣ Вы можете выгружать отчеты по заполненной информации, их списка предустановленных или обратиться ко мне для создания дополнительного уникального отчета.

9️⃣Работа в ПО осуществляется с Вашего рабочего компьютера, после установки на Вашем сервере. То есть вся информация хранится у Вас на сервере и не попадет в чужие руки.

🔟 Доступ в ПО осуществляется определенным перечнем лиц по уникальному паролю, привязанному к каждому сотруднику.
Перечень сотрудников Вы определяете самостоятельно.


Подводя итоги получаем:
АУДИТ СМ – продукт, позволяющий хранить информацию в одном месте:
✔️ по внутренним проверкам каждого подразделения Вашей организации;
✔️ по всем проводимым проверкам (аудитов) поставщиков;
✔️ по полному перечню выявленных нарушений, как у себя в организации, так и у поставщика, с указанием планируемых действий (коррекция и корректирующие действия)
✔️ также получать отчеты за произвольный период времени.


Рассмотрел лишь основные нюансы. Для полного понимания возможностей Записывайтесь на демонстрацию по ссылке. Свяжусь С Вами и мы договоримся об удобном времени демонстрации.