🥳Все должны быть в курсе! Часть 1

Идея читать ТЗ всей командой на встрече только кажется правильной (все должны быть в курсе!), но на практике это крайне неэффективно и считается дурным тоном в менеджменте

Недавно наблюдала как подрядчик решил устроить вычитку ТЗ на встрече. И на рынке как исполнитель услуг в своей сфере он уже даже не 10 лет 🙈

Это одна из самых частых и дорогих (!) ошибок в управлении проектами

Кстати, когда писала этот пост про тайминг совещания пришел комментарий в личку - так давно никто не делает) ещё как!
Причины, почему это плохо:

1️⃣. КОЛОССАЛЬНАЯ ПОТЕРЯ ВРЕМЕНИ И ДЕНЕГ

🟢Синхронное vs асинхронное чтение:
Чтение — это асинхронная деятельность. Каждый человек читает с разной скоростью. Кто-то схватывает на лету, кому-то нужно вдуматься. В результате 80% времени встречи самые дорогие специалисты (разработчики, дизайнеры, архитекторы) будут просто сидеть и молча читать (или делать вид), пока самый медленный читатель не догонит всех

🟢Оплачиваемое чтение
Вы платите зарплату всей команде за то, чтобы они слушали, как один человек читает вслух. Это то же самое, что собрать хирургов в операционной и заставить их вместе читать инструкцию к аппарату — дорого и нецелесообразно

2️⃣. НИЗКАЯ ВОВЛЕЧЕННОСТЬ И ПОТЕРЯ ФОКУСА

🟢"Выключение" мозга
Как только люди понимают, что их часть ТЗ еще не обсуждается, они автоматически перестают слушать. Они листают ленту в телефоне, отвечают на письма, думают о своем. Держать фокус команды на 50 страницах текста в течение часа-двух невозможно

🟢Информационная перегрузка
Большая часть ТЗ для каждого конкретного участника — это не его зона ответственности. Разработчику интерфейса не нужно в деталях слушать про настройки сервера БД, и наоборот. Это создает информационный шум и усталость

3️⃣. НЕКАЧЕСТВЕННОЕ ОБСУЖДЕНИЕ И ПОВЕРХНОСТНЫЕ ВОПРОСЫ

🟢Нет времени на осмысление
Когда человек читает ТЗ заранее, у него есть время подумать, проанализировать, проверить какие-то моменты и сформулировать глубокие вопросы. На встрече с синхронным чтением вопросы рождаются "с листа", они часто поверхностны и не затрагивают системных проблем

🟢Эффект "первого впечатления"
Команда реагирует на формулировки, а не на суть. Споры разгораются из-за трактовки одного слова, в то время как фундаментальные логические дыры могут остаться незамеченными

4️⃣. СОЗДАНИЕ ЛОЖНОГО ЧУВСТВА ВЫПОЛНЕННОГО ДОЛГА

🟢 "Мы же все обсудили!"
После такой многочасовой пытки команда чувствует облегчение, что это позади. Создается иллюзия, что все всё поняли и согласовали. На самом деле, ключевые риски часто не выявлены, а у каждого в голове осталась своя версия прочитанного

Вывод:

Совместное чтение ТЗ на встрече — это псевдо-синхронизация, которая создает проблем больше,  чем решает. Это признак плохой подготовки и неэффективного управления

А как согласовываете ТЗ вы? 👋

🔗Присоединиться к ProPM Hub

🥳Все должны быть в курсе! Часть 2. Часть 1 - тут

КАК СДЕЛАТЬ?
Цель встречи по ТЗ — не прочитать его, а согласовать, проверить на реализуемость и найти противоречия

🥖Процесс выглядит так:

1️⃣. Асинхронное ознакомление (ДО встречи):

🟢Менеджер заранее рассылает финальную версию ТЗ команде
🟢Ставит задачу: "Ознакомьтесь с документом, выделите цветом непонятные моменты, технические риски и логические нестыковки. Особое внимание уделите разделам [конкретные разделы]"
🟢Каждый выполняет в своем темпе, без спешки в поставленные сроки

2️⃣. Сфокусированная встреча (ВО ВРЕМЯ встречи)

🟢Повестка
Встреча начинается не с чтения, а с вопроса: "Какие у всех есть главные вопросы и замечания к ТЗ?"

🟢Модерация
Менеджер заранее собирает вопросы и структурирует их по блокам (например: "Вопросы по интерфейсу", "Вопросы по логике", "Вопросы по данным")

🟢Обсуждение по пунктам
Команда последовательно обсуждает только спорные и сложные моменты.

Например: "Мария, ты отметила, что требование Х противоречит требованию Y. Давайте это разберем". Или: "Максим, ты сомневаешься в реализуемости функции Z. Что именно вызывает сложности?"

🟢Результат
Фиксация решений, изменений в ТЗ и списка "открытых вопросов", которые требуют дополнительной проработки

😳Что не учла?)
Как согласовывать ТЗ в Agile?)

🔗Присоединиться к ProPM Hub

😐😑Не сошлись характером...в проекте

Совпадение по темпераменту в проекте, в том числе у руководителей проектов (в IT как правило РП и от подрядчика, и от заказчика) — это не обязательно, но резкое несовпадение — огромный риск

Почему это важно? Как минимум потому, что проект - мероприятие, которое продолжается некоторое время, и работать и общаться "будет нравиться" или "придется"

😐Темперамент vs Рабочий стиль

Темперамент — это врожденная «энергетика» человека (быстро/медленно, импульсивно/обдуманно). Он влияет на стиль коммуникации

Холерик (быстрый, напористый) и флегматик (методичный, спокойный) могут говорить на разных скоростях. Первому будет казаться, что второй «тормозит», второму — что первый «паникует и давит»

Риск: постоянное раздражение, неэффективные встречи, взаимное непонимание

🤪Что НАМНОГО важнее темперамента?

Уравновесить может совпадение по ценностям, целям и профессиональной культуре

👋 Профессионализм и уважение к ролям
Исполнитель делает свою работу экспертно, заказчик — четко ставит задачи и принимает решения. Это вопрос компетенций, а не темперамента

👋 Общее видение цели и ценности
Оба должны хотеть одного результата и одинаково ценить качество, сроки, бюджет. Сангвиник и меланхолик, смотрящие в одну сторону, сделают больше, чем два холерика, тянущих проект в разные стороны

👋 Следование процессам
Четкие регламенты (как ставятся задачи, как вносятся правки, как проходят встречи) — это «рельсы», которые удерживают любой темперамент от схода с пути

👋 Эмоциональный интеллект (EQ)
Умение слушать, признавать правоту другого, управлять своими эмоциями и адаптироваться к стилю собеседника — ключевой навык, который полностью нивелирует разницу в темпераментах

🥁А Вы как считаете?

#управление_проектами #работа_в_команде #управление_коммуникациями

🔗Присоединиться к ProPM Hub

👊 Когда несовпадение темперамента в проекте становится критическим?

🟢Когда оно приводит к срыву сроков. Если из-за долгих раздумий одной стороны вторая постоянно простаивает

🟢Когда оно убивает мотивацию. Постоянное давление или, наоборот, полное отсутствие обратной связи демотивируют команду

🟢Когда оно блокирует коммуникацию. Люди перестают слышать друг друга, потому что раздражаются на сам манер речи

Вывод
Не ищите клона себя по темпераменту. Ищите партнера, который:

✔️Разделяет ваши приоритеты (качество/ скорость/ бюджет)

✔️ Уважает договоренности и процессы

✔️ Обладает высоким EQ и умеет выстраивать диалог

✔️ Является профессионалом в своей зоне ответственности

💡 Идеальная пара — не «такие же», а «комплементарные» (дополняющие)

Например, стратегический заказчик-флегматик отлично сбалансирует энергию исполнителя-сангвиника, если они договорятся о правилах игры: «Ты генерируешь идеи, я их взвешиваю. Решения принимаем после еженедельного созвона по четкому регламенту»

😮‍💨Итог: совпадение темперамента — приятный бонус, который облегчает общение. Но фундамент успешного сотрудничества — это совпадение в ценностях, целях и выстроенные профессиональные процессы. Тогда можно выстроить эффективную работу с любым темпераментом

Вопрос: в каких случаях нужно менять РП в проекте и нужно ли? На каких стадиях проекта?

🔗Присоединиться к ProPM Hub

😳Назначили Руководителем проекта. Что сделать в первую очередь?

Грамотное погружение — залог успеха.

Изучайте информацию в следующем порядке, двигаясь от стратегии к тактике:


Этап 1️⃣: Стратегия и рамки (зачем мы это делаем?)

Сначала поймите контекст и цель. Без этого все остальное бессмысленно

Устав проекта = Главный документ. Если его нет — создайте в первую очередь


Этап 2️⃣. Текущее состояние (где мы сейчас?)

Разберитесь, с чем вы получили проект 🎁

❓1. Текущий статус и план
🟢Актуальный план/дорожная карта (Roadmap): что, по плану, должно быть сделано к текущему моменту?
🟢Отчеты о статусе: последние 2-3 отчета. Какие были проблемы, риски, достижения?
🟢Бэклог проекта (Backlog): все запланированные задачи (в Jira, Trello, Excel)

❓2. История и контекст
🟢Протоколы ключевых встреч (минут) за последний месяц: Поймете, какие вопросы обсуждались, какие решения приняты
🟢Документация по уже выполненной работе: технические спецификации, отчеты по завершенным этапам

❓3. Финансы
🟢Текущее состояние бюджета: сколько выделено, сколько потрачено, какой прогноз по итоговым затратам
🟢Договоры и контракты (если есть с внешними подрядчиками)


Этап 3️⃣: Команда и коммуникации (с кем и как мы работаем?)

Проект делают люди

▶️1. Матрица ответственности (RACI или аналогичная): Кто за что отвечает. Если ее нет — составьте в первые дни

▶️2. Структура команды и контакты: кто в команде, какова их роль, экспертность, загрузка

▶️3. Регламенты коммуникации:
🟢Расписание и формат регулярных встреч (планерки, демо, митинги с заказчиком)
🟢Каналы связи (Telegram, почта) и правила их использования
🟢Где хранится "единая версия правды" (например, портал проекта)


Этап 4️⃣: Риски и проблемы (Что нам мешает?)

Ваша ключевая роль — предвидеть и устранять помехи

⚡️1. Реестр рисков
Все известные потенциальные угрозы и возможности. Их вероятность, impact и план реагирования

⚡️2. Реестр проблем
Актуальные проблемы, которые уже случились. Кто отвечает за решение, сроки

⚡️3. Препятствия и зависимости Что сейчас блокирует прогресс? От кого/чего зависит команда?

🙂Что предусмотреть еще?

#управление_проектами

🔗Присоединиться к ProPM Hub

Вы - Руководитель проекта.
Практический план действий на первые 3 дня:

🟢День1️⃣. Разработайте Устав

или изучите его (если он уже есть) и последние отчеты. Проведите короткие (15-20 мин) встречи со спонсором/заказчиком и техническим лидом/ключевым исполнителем.

Цель: подтвердить цель и понять боль

🟢 День2️⃣. Изучите план и бюджет

Проведите индивидуальные встречи с 2-3 членами команды. Составьте черновик матрицы RACI и список открытых вопросов

🟢День3️⃣. Проанализируйте риски и проблемы

Проведите короткую стартовую встречу со всей командой (не для статуса, а для знакомства и синхронизации ожиданий). Опубликуйте первый краткий отчет о погружении для стейкхолдеров

👸Главный принцип:

Недостающую информацию фиксируйте в виде вопросов, а затем идите за ответами к людям. Ваша цель — не просто прочитать документы, а составить целостную картину и наладить коммуникацию

🔗Присоединиться к ProPM Hub

🙂В уставе должны быть:

1️⃣. Бизнес-цель: зачем бизнесу этот проект?

2️⃣. Измеримые результаты (критерии успеха): как поймем, что проект успешен? (KPI, метрики)

3️⃣. Ключевые стейкхолдеры:
Кто спонсор (заказчик)? Кто главный по принятию решений? Кого нужно информировать?

4️⃣. Основные требования и ожидания: что должно быть на выходе, в общих чертах

 5️⃣. Бюджет и сроки: какие ограничения по деньгам и времени?

🟢Чек-лист пунктов Устава
🟢Размер и содержание Устава
🟢ТЗ vs Устав: в чем разница?

🔗Присоединиться к ProPM Hub

Про мёд 🍯 и самолёт ✈️
Или что не дарить в дорогу)

💃Часто после тёплых встреч и удачных проектов хочется вручить что-то вкусное и душевное. Или душевно поздравить коллегу по проекту с наступающим Новым годом)) И баночка ароматного мёда кажется идеальным вариантом! Но… стоп! 🛑

Если человек сразу после встречи летит на самолёте, мёд в ручную кладь — плохая идея. И вот почему:

1️⃣. Правила авиабезопасности

Жидкости, гели и «аналогичные вещества» в ручной клади — только в ёмкостях до 100 мл, и все они должны помещаться в прозрачный пакет. Стандартная баночка мёда — это 250 - 1 000 мл, то есть сразу нарушение. На досмотре подарок безжалостно изымут и отправят в утиль

Как и случилось у меня в прошлом году - мне передали аж 2! литровых баночки сибирского мёда для меня и руководителя. Багаж я не покупала, возвращалась одним днём. Мёд конечно же изъяли (хотя после досмотра в магазинчиках продавался в похожего размера емкостях)😱 Покупать в замену в аэропорту я не стала. Было обидно, так как то, что везу "тот самый" мёд я уже анонсировала (

2️⃣. Мёд — «аналогичное жидкости вещество»

Да-да, для служб безопасности даже загустевший мёд — это вязкая жидкость/гель. Правила едины для всех

3️⃣. Риск даже в багаже

Если баночка негерметично упакована, есть шанс, что всё содержимое чемодана (включая ноутбук и документы) станет сладким, липким и очень грустным 🤯

❓Что же делать?

✔️Дарите заранее. Можно вручить мёд не накануне отлёта, чтобы человек мог спокойно упаковать его в багаж (хорошо завернув в несколько пакетов)

✔️Отправьте мёд доставкой

✔️ Рассмотрите альтернативы. Отличный чай, кофе в зёрнах, локальные сладости в плотной упаковке (халва, козинаки), качественный шоколад — всё это без проблем проносится в салон

✈️ Кстати, после моего прилета даритель поинтересовался, всё ли прошло успешно, посетовав, что забыл спросить про багаж...и! продублировал мёд доставкой ❤️

💔Да, из примеров не самых удачных сувениров на новый год ещё набор брендированных ёлочных шариков, который, конечно, успешно разбился, пока доехал к нам..(

😮Что из вашего опыта лучше дарить и точно не дарить на новый год, особенно в дорогу?)

🔗Присоединиться к ProPM Hub

🙂Реалистичные сроки

Частый вопрос от коллег, которые только начинают путь в проектном менеджменте или недавно сменили роль: «Через сколько я перестану чувствовать себя новичком и буду уверенно вести проект?»

Ответ неоднозначен, всё зависит от сложности проектов, вашего бэкграунда и поддержки команды

Условная шкала освоения (для типового проекта):

1️⃣. ВЫЖИВАНИЕ И БАЗА

🟢Что осваиваете: процессы и документацию компании, основные инструменты (Jira, Trello, Confluence), понимание предметной области, первые контакты с командой и стейкхолдерами

🟢Ощущения: много вопросов, нужно много руководства. Фокус на тактических задачах (создать встречу, записать митап, обновить статус)

👋 Итог: можете выполнять рутинные операции под присмотром

2️⃣. ПЕРВАЯ УВЕРЕННОСТЬ

🟢 Что осваиваете: полный цикл проекта (от инициации до закрытия) на практике. Учитесь составлять реалистичные планы, отслеживать риски, вести коммуникацию. Начинаете понимать, а не просто делать

🟢Ощущения: страха меньше, появляется осознанность. Вы уже можете самостоятельно довести несложный проект или этап до результата, но с оглядкой на ментора

👋 Итог: можете уверенно вести небольшой/ типовойили пилотный проект или часть крупного

3️⃣. УВЕРЕННОСТЬ И ПРОАКТИВНОСТЬ

🟢Что осваиваете: управление ожиданиями, разрешение конфликтов, глубокая работа с рисками, оптимизация процессов. Вы начинаете не просто реагировать, а предвидеть

🟢Ощущения: чувствуете себя полноценным членом команды. Можете аргументированно отстаивать сроки или ресурсы. Понимаете, как достичь цели, а не просто что нужно сделать

👋 Итог: можете уверенно вести проект среднего масштаба от А до Я

4️⃣. СТАБИЛЬНОСТЬ И СТРАТЕГИЯ

🟢Что осваиваете: управление несколькими проектами или программой, влияние на стратегию, менторство для новичков. Ваша ценность смещается от администрирования к лидерству и экспертизе

🟢Ощущения: уверенность базируется на опыте успехов и управляемых неудач. Вы становитесь тем, у кого спрашивают совета

👋 Итог: полноценный,
самостоятельный Project Manager

Главный вывод: Не сравнивайте себя строго со сроками. Уверенность приходит не с течением времени, а с количеством решённых задач и принятых осознанных решений. Дайте себе право на ошибку в первые полгода — это часть обучения

💌 Через какое время вы почувствовали себя уверенно на новой роли?

#управление_проектами #project_management

🔗Подписывайтесь на ProPM Hub, чтобы не пропустить новые посты

🙂Реалистичные сроки для руководства проектом. Часть 2.
Часть 1- здесь

🚲 Что поможет ускорить путь?

⬆️ 1. Наставник/ ментор — самый мощный катализатор

➡️ 2. Проактивность: задавать вопросы, предлагать улучшения, брать на себя ответственность

⬅️ 3. Рефлексия: регулярно анализировать, что прошло хорошо/ плохо в спринте или проекте

💯 4. Обучение: курсы (PMP, Prince2, Scrum), книги, вебинары + немедленное применение знаний на практике

⚡️5. Правильная компания: где процессы хотя бы частично отстроены и есть культура взаимопомощи

😮‍💨 Что может замедлить?

- Полный хаос в процессах компании
- Токсичная среда, где боятся задавать вопросы
- Отсутствие обратной связи
- Проекты повышенной сложности без должной поддержки

#управление_проектами

🔗Подписывайтесь на ProPM Hub, чтобы не пропустить новые посты

😏Борьба с неопределённостью

Сегодня разбираем ключевой инструмент — Карту рисков

Карта рисков — это визуализированная (чаще всего в виде таблицы) база всех потенциальных угроз и возможностей вашего проекта. Её сила — в приоритизации и ясном плане действий

Базовая структура карты:

Риск - Категория - Вероятность (P) - Влияние (I) - Приоритет (P*I) - Владелец - План реагирования (План устранения) - Статус

💚Сердце карты: план реагирования (устранения)

Именно эта графа превращает беспокойство в управляемый процесс. План должен быть конкретным, измеримым и закреплённым за владельцем

💕Формула описания плана:
Категория реакции + Конкретные действия + Сроки/Метрики

✳️4 основные стратегии и как их описать в плане:

1. Избегание (для рисков с высоким приоритетом)
Кардинально изменить план, чтобы риск исчез

2. Смягчение (самая частая стратегия): снизить вероятность или влияние

3. Передача: передать ответственность третьей стороне (страховка, аутсорс)

4. Принятие (для рисков с низким приоритетом) Осознанно принять риск, подготовив «план Б»

😤Лайфхаки для работающей карты:

🟢Регулярно пересматривайте (раз в месяц на статус-встречах). Риски меняются

🟢Вовлекайте команду. Лучшие риски находят те, кто в работе

🟢Визуализируйте. Постройте матрицу "Вероятность/Влияние", чтобы визуально выделить «убийц» проекта в правом верхнем углу

🟢Не удаляйте «прошедшие» риски. Переносите их в архив — это бесценная база знаний для будущих проектов

😏А как вы работаете с рисками? Какие самые неожиданные риски сбывались?

#управление_проектами #риски

🔗Присоединиться к ProPM Hub

💕Вместо тысячи слов

Что почитать по управлению проектами?

😯А что уже прочитали?)

Как минимум - ключевые стандарты серии ISO 21500:

🟢ISO 21500 (Общее руководство)
Содержит основные понятия и рекомендации для управления проектами, программами и портфелями, а также их взаимосвязи

🟢ISO 21502
Руководство по управлению проектами, описывает концепции и практики для успешного выполнения проектов, включая процессы инициации, планирования, исполнения, контроля и

🕵️‍♀️Российская адаптация:

🟢ГОСТ Р ИСО 21500-2023 "Управление проектами, программами и портфелями проектов. Контекст и основные понятия"

🟢ГОСТ Р ИСО 21502-2024 "Управление проектами, программами и портфелями. Руководство по управлению проектами"

#управление_проектами #стандарты

🔗Присоединиться к ProPM Hub

🍉Главное за неделю:

✈️ Путь к уверенности для Project Manager. Шкала усвоения знаний

✈️ Что на практике поможет быть Руководителем проекта

✈️ Как бороться с неопределенностью? Про карту рисков

✈️ С чего начать погружение в матчасть про управление проектами? Например, с ISO 21500

✈️ Что точно не дарить в дорогу

🔗Подписаться на ProPM Hub - про управление проектами и коммуникациями

Какие корпоративные привычки, на ваш взгляд, полезны?)

🔗Подписаться на ProPM Hub

🎄 Предновогодний этикет: чего стоит избегать в соцсетях

Подходит к концу год, а вместе с ним — самый жаркий период сдачи проектов, планов на следующий год и, конечно, корпоративов 🎅

Пока завершаете дела этого года, следует помнить о профессиональном образе даже в праздничной суете. Особенно — в публичных профилях и сторис

🍉Краткий чек-лист, чего лучше НЕ делать в соцсетях и мессенджерах

1. 🍾🥂 Фото с бокалом или алкоголем в руке (даже если шампанское, даже если оно «для атмосферы»). Контекст может быть истолкован превратно

Вместо алкоголя— кофе, какао, мандарины или просто праздничный интерьер

2. 🙃Слишком откровенные фото с корпоратива — в неловких позах, с коллегами в похожих состояниях, танцы на столе

Даже если всем было весело, утром может быть стыдно

3. 😮‍💨 Жалобы на усталость, выгорание и «скорее бы уже каникулы»

Создает впечатление, что вы «отбываете время», а не завершаете дела

4. 🎁Демонстрация подарков
(исключение может составить мерч)

Может быть воспринято как хвастовство и нарушение этики

5. 👎 Критика компании, руководства или коллег

Даже в завуалированной форме

🛷Год завершайте легко и на позитивной ноте✨

🔗Присоединиться к ProPM Hub

📝 Что МОЖНО и НУЖНО в предновогоднюю неделю:

(что нежелательно - здесь)

🟢Поздравлять команду и партнеров — искренне и персонально

🟢Делиться профессиональными итогами года — завершенным проектом, благодарностью от клиента (с его разрешения), достижением команды

🟢Выражать благодарность коллегам и наставникам

🟢Делиться нейтральными праздничными образами — ель, тематический свитер, книга по управлению проектами и чашка чая

🟢Публиковать полезный контент — например, статью о планировании личных и профессиональных целей на следующий год

🚗 Новый год — это точка подведения итогов и создания основы для следующего года. Ваш цифровой след должен работать на ваш профессиональный бренд, а не против него

Завершайте год красиво, с умом и стилем! 🎄

#профессиональный_образ
С наступающим! Ваш ProPM Hub