​​✅ Выбор площадки - один из ключевых элементов организации любого ивента. С него начинает формироваться первое впечатление о мероприятии. Выбирая место проведения, мы ориентируемся на следующие критерии:
⠀
👉 Размер помещения.
Важно, чтобы все участники ивента чувствовали себя комфортно на выбранной локации. Для этого вам необходимо определить на какое количество гостей 👥 рассчитан ивент. Огромное помещение - это не всегда выигрышный вариант: если для 300 человек выбрать зал вместимостью 1000, то появится ощущение, что к вам пришло меньше людей, чем вы рассчитывали. Если наоборот - то гости захотят поскорее покинуть ивент из-за дискомфорта.
⠀
Идеальным вариантом будет место, площадь которого в 2 раза превышает количество участников. Например, на 1000 гостей необходимо помещение площадью от 2000 м².
⠀
👉 Планировка пространства.
Будущее помещение должно включать достаточное количество свободного пространства, в котором вы сможете разместить дополнительные тематические зоны. Кроме основного зала со сценой, вам могут понадобится:
🔹 зона для кофе-брейков
🔹 зона для ЕХРО
🔹 фотозона
🔹 VIP-зал
🔹 место для стоек регистрации и инфо
⠀
👉 Наличие парковки.
Лучше выбрать место с частной или городской парковкой. Это позволит поднять уровень удовлетворенности гостей, а, также, ваш авторитет как организатора. Если бюджет позволяет, то можно взять оплату парковочных мест на себя. Такая щедрость будет оценена по достоинству.
⠀
👉 Техническая/материальная оснащенность.
Многие заведения, предоставляющие площадки под ивенты, имеют собственный арсенал всего необходимого снаряжения: микрофоны, проекторы/экраны, звуковое 🔊 и видеооборудование. Если учтете этот пункт, сможете сэкономить на аренде техники и услугах перевозки. (Обязательно включите условия технического оснащения в договор аренды).
⠀
Продолжение поста читайте в Instagram ⤵️

​​Мало сделать просто хороший ивент. Нужно чтобы он всем запомнился и о нем говорили. Для этого многие организаторы внедряют идеи, которые выглядят настолько странно, что даже прекрасно! Мы подготовили для вас подборку как раз таких примеров. Поехали! 🚀
⠀
1️⃣ Ивент Watermill Center Summer Benefit в 2019 году решил, что тревога у гостей - лучшее чувство, которое они могут им дать. Поэтому, для оформления мероприятия, они использовали инсталляции, в которых заворачивали голых людей в полиэтилен, погребали под огромной мухой 🪰, засовывали в колбы с песком и все это под аккомпанемент музыкантов в ямах и на крышах. Ивент в лучших традициях мема "Что у вас здесь происходит".
⠀
2️⃣ В 2013 году архитектурная фирма Raw Designs провела мероприятие на крыше гаража. Оно было посвящено силе человека и направлено на демонстрацию того, что скрывается за яркими огнями наших городов. Для этого команды триатлонистов крутили велосипедные генераторы, которые подавали электричество в электросеть мероприятия. Все это происходило пока гости наслаждались коктейлями и шоу-программой. Насколько ивент понравился самим триатлонистам, организаторы умолчали 🙊
⠀
3️⃣ Музыкальный фестиваль The Psycho Las Vegas оригинально подошел к вопросу размещения гостей: вам не нужны стулья, если гости не будут сидеть. Сцену разместили прямо возле огромного бассейна, в котором гости и проводили почти все время. Вегас, музыка, алкоголь и бассейн - что может пойти не так? 🧐

​​Современная публика испытывает “эмоциональный голод” 🤤 к различного рода новинкам. Все хотят неповторимых впечатлений, на которых строится парадигма их предпочтений при выборе ивента.
⠀
💁🏻‍♀️ Хотя содержание важнее формы, визуальной составляющей необходимо уделить большое внимание. Поэтому, при выборе дизайна, учитывайте его применение в 6 главных плоскостях:
🔹 Пространство
🔹 Геометрия линий
🔹 Форма
🔹 Свет
🔹 Цвет
🔹 Осязание
⠀
◾️ ПРОСТРАНСТВО.
Все начинается с четкого понимания пространства - его характеристик и размеров: где гости будут входить и выходить? Где уборные 🧴 или зона кофе-брейка? Будут ли какие-либо фиксированные элементы, такие как экраны или сцена, ограничивать ваши варианты компоновки? Как только вы определитесь с основами, попробуйте набросать макет, в котором достигается правильный баланс между положительным (меблированным 🛋) и отрицательным (пустым) пространством.
⠀
◾️ ЛИНИИ.
Визуальные линии создаются как мебелью, так и архитектурой. Их баланс вызывает ощущение гармонии. Горизонтальные линии можно добавить через такие предметы, как прямоугольные коврики, столы и напольная плитка. Вертикальные линии можно оформить стендами, колоннами и плакатами 🖼 Динамические линии - это те, которые добавляют интерес и движение, например изгибы и углы.

Вы также можете использовать линии, чтобы привлечь внимание к элементам в пространстве или отвлечь от них.

​​В английском языке есть слово “Epiphany”, которое означает момент внезапного прозрения, вдохновения. Именно это слово, на наш взгляд, передает то, как зарождаются идеи 💡 для ивентов на стратсессиях.
⠀
Но сгенерировать уникальную и крутую идею не так то просто. Люк Уильямс - известный консультант, который специализируется на прорывном мышлении и инновационных стратегиях, в своей книге “Переворот” 🔄 представил модель генерации новых идей. Ее суть состоит в создании 3 прорывных гипотез, которые помогут получить нужный результат:
⠀
❓ Где вы хотите совершить прорыв?
Мыслите глобально: вместо “Как продать много билетов” - “Какой ивент привлечет больше участников”.
⠀
❓ Каковы в этой отрасли стереотипы?
Стереотип: на бизнес-форумах участникам нужна строгая деловая атмосфера. Но современная практика показывает, что все в точности наоборот - им нужна дружественная и комфортная атмосфера ивента, с высоким показателем экспертности в отрасли.
⠀
❓ Какую прорывную гипотезу вы выдвигаете?
Возьмите один стереотип и двигайтесь от обратного. Например, на нашей конференции 8Р в 2020 году мы хотели создать лучше афтепати, но изменив вектор мышления, организовали Trash Afterparty, которая произвела фурор среди участников.

Читайте продолжение поста в Instagram ⤵️

​​❗️ Для успешного онлайн-ивента мало одного хорошего интернет соединения. Важно до мелочей продумать техническую и организационную составляющие, которые позволят вашим участникам в полной мере насладится мероприятием.

О главных аспектах при подготовке Online-ивента читайте в нашем инстаграм ⤵️

​​Планирование бюджета на ивент - штука коварная. Вот вроде бы все просчитали, а со временем вылезают расходы в лучших традициях “Что? Где? Когда?” 🦉
⠀
Даже просчитав, на первый взгляд, все до мелочей, многие организаторы все же забывают о “скрытых” расходах. Это небольшие оплаты и платежи, которые в суммарном итоге могут прилично превысить бюджет 🤯

В сегодняшнем посте мы перечислили самые популярные расходы, о которых может забыть каждый и вас. Поэтому, приглашаем к прочтению поста 😜

​​Когда дело доходит до планирования бюджета, просто хочется, чтобы Хаби Лейм сделал все з вас. Мы конечно не можем этого обеспечить, но дать действенные советы нам под силу 💪
⠀
1️⃣ Во-первых, определитесь с типом и форматом события. От этого зависит будущий масштаб, и, как следствие, величина требуемых затрат.
⠀
2️⃣ Во время планирования ориентируйтесь на 5 главных факторов:
▪️ Маркетинговая составляющая. Какие способы и каналы продвижения вы будете использовать, на какой регион и ЦА, продолжительность рекламы.
⠀
▪️ Аналитика. Используйте опыт предыдущих лет, какая наблюдалась динамика. Есть ли смысл уменьшить траты на несколько составляющих ивента, или наоборот, вы можете позволить себе выделить больше средств.
⠀
▪️ Экономические прогнозы. Какая экономическая ситуация в стране/регионе? Какая у вашей ЦА покупательская способность? Какие возможности у ваших потенциальных спонсоров?
⠀
▪️ Финансирование ивента. Какие цели у вас на предстоящее мероприятие: вы хотите выйти в ноль, покрыв расходы на организацию или получить дополнительную прибыль? 🪄
⠀
▪️Окупаемость. Какие каналы получения средств вы ожидаете? Это будут спонсорские вложения или вам необходим старт продаж, чтобы получить первое финансирование.
⠀
3️⃣ Учитывайте и планируйте основные статьи расходов:
🔸 Площадка и её оформление
🔹 Меню и кейтеринг
🔸 Оборудование
🔹 Активности и праздничная программа
🔸 Расходы на персонал и транспорт
🔹 Подарки
⠀
4️⃣ Вам, как организатору, также, нужно быть инициативным в многих планах: не бойтесь просить скидки, будьте открытыми к предложениям, используйте все связи, которые есть у вас в наличии, используйте современные инструменты и платформы учета 🧮 и планирования, развивайте критическое мышление и анализируйте целесообразность решений.
⠀
Желаем удачи и много спонсорских предложений 🔥
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_kovi

​​В 2000-х годах под словом “афтепати” подразумевалась мощная вечеринка с рекой алкоголя и тематикой “гром гремит, земля трясется” 😐 Теперь Afterparty - это крутой инструмент нетворкинга, возможность для участников отдохнуть и хорошо провести время в комфортной атмосфере.
⠀
⚡️ Но, чтобы провести афтепати, о котором будут говорить в положительном ключе, нужно придерживаться 5-ти основных правил:
⠀
1️⃣ Планируйте Afterparty с учетом ЦА вашего ивента. Организовывать званый прием для арбитражников, все равно, что кукольное представление для байкеров. Учитывайте возраст, увлечения и ожидания ваших участников, если хотите, чтобы они к вам вернулись.
⠀
2️⃣ Afterparty - это не алко-марафон. Не нужно завлекать участников безлимитным баром 🥃, если не желаете наблюдать последствия этого решения по всем углам площадки. Welcome-drink для каждого гостя будет вполне достаточно.
⠀
3️⃣ Придерживайтесь выбранной тематики и уделяйте внимание деталям. Если вы решили сделать афтепати в стиле итальянской мафии, то не нужно впихивать туда PJ в розовых кожаных нарядах. Обыграйте ситуацию на свою пользу, а не создавайте “винегрет из всех модных фишек”.
⠀
4️⃣ Учитывайте факторы погоды и местоположения. Если ваш ивент будет проходить не в период май-сентябрь, не играйте с судьбой и выберите в качестве площадки для Afterparty закрытое помещение. Сильный холод, непогода могут заставить участников уйти с вечеринки через полчаса после появления. Также, площадка должна находится поближе к месту проведения, в противном случае позаботьтесь о трансфере 🚙 для всех гостей.
⠀
5️⃣ Подумайте о развлечениях. Afterparty - не столовка, куда все придут покушать и выпить. Пригласите на вечеринку хорошего хедлайнера, который будет задавать атмосферу вечера. Добавьте игровые интерактивы, конкурсы (только не переборщите, это вам не свадьба на 300 человек 🥴).

Ориентируйтесь на эти 5 законов и создавайте феерические Afterparty! Всем крутых идей!
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_yarik

​​К выбору фотографа на ивент организаторы подходят достаточно ответственно: они долго рассматривают портфолио, просят рекомендации от коллег. Но когда дело доходит до финальных фотографий, получают подборку “и так сойдет” 🤷🏻
⠀
Как направить фотографа на верный курс и получить снимки, которые порадуют не только участников, но и самих организаторов? Подготовьте специалисту специальные ориентиры!
⠀
📷 Взаимодействие с участниками
Дайте фотографу задачу уделять больше внимания групповым снимкам участников. Индивидуальные фото будут более уместны для приглашенных спикеров, звезд или медийных личностей. Пусть будет больше живых фото в динамике, вместо постановочных.
⠀
📷 Взаимодействие со спонсорами
Необходимо сфотографировать спонсорские стенды до начала ивента и во время активной фазы, чтобы показать динамику интереса участников. Если на мероприятии есть спонсорская еда и напитки🥂, нужно снимать их крупным планом на столах и в руках участников.
⠀
📷 Взаимодействие с масштабом
Пусть фотограф запечатлет очередь на регистрацию, сделает кадры ивент-площадки и EXPO-зоны. Также, нужно добавить общих кадров с разных ракурсов (особенно с какой-то высокой точки). Такие фото помогут передать масштаб мероприятия и привлечь новых спонсоров.
⠀
📷 Взаимодействие с эмоциями
Если на вашем ивенте предполагаются моменты с особым эмоциональным вовлечением 😎: конкурсы, вручения, взаимодействие высокопоставленных лиц, фотограф должен активно запечатлеть каждое из них.
⠀
📷 Взаимодействие со спикерами
В конечном итоге, у вас также должны быть фото спикеров в общем и крупном плане, во время докладов, панельных дискуссий и общения с участниками.
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_midnight

​​Какие цвета будут актуальны в оформлении ивентов 2022 ❓
⠀
WGSN - компания по прогнозированию трендов и Coloro - команда цветового кодирования, в составе организации Ascential, ежегодно представляют всему миру подборку цветов 🎨 и материалов, которые будут популярны в каждом сезоне. Данные тренды применяются в мире моды, архитектуре, дизайне интерьеров и других отраслях.
⠀
Для 2022 года WGSN и Coloro уже представили палитру, которая станет культовой во всех сферах.
⠀
Сами компании описывают цветовую гамму очень нежно ✨: “Цвета этого сезона вдохновлены простыми чувственными удовольствиями, поскольку потребители тяготеют к товарам и впечатлениям, поднимающим настроение. Запах любимой книги, первая вилка домашней еды или ощущение свежескошенной травы под ногами могут вызвать чувство радости, и наши цвета воплощают эти драгоценные моменты с почти осязаемым чувством глубины, текстуры и насыщенность.”
⠀
Это описание отлично подходит для оформления ивентов, так как главная цель любого мероприятия - вызвать эмоции, которые запомнятся 😌
⠀
❓А какой цвет вы считаете самым оптимальным для ивентов 2022 года?
⠀
Посмотреть видео-презентацию вы можете по ссылке в шапке нашего Instagram-профиля ⤴️
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_drewnya

​​💁🏻‍♀️ Организация мероприятия - масштабное и сложное дело, которое требует постоянного контроля различных составляющих. Чтобы облегчить вам задачу, мы подготовили небольшой список частых ошибок, которые могут испортить ваш ивент.
⠀
🚩 Плохое исследование вашей целевой аудитории
Отсутствие интереса - одна из главных причин, по которой мероприятие может провалиться. Чтобы лучше понять свою целевую аудиторию, разделите ее по демографическим, психографическим и поведенческим критериям.
⠀
🚩 Выбор неправильной даты
Многие мероприятия терпят неудачу потому, что они были запланированы на дни, неудобные для их целевой аудитории. Организаторы конференции должны выбрать дату, подходящую для спикеров и участников, а не только для них самих. Убедитесь, что дата вашего ивента не запланирована рядом с другими ивентами вашей тематики, праздниками и пиком сезона путешествий.
⠀
🚩 Экономия на кейтеринге и удобствах
Ограниченный бюджет никогда не может служить оправданием для того, чтобы соглашаться на ужасные услуги. Проверяйте качество еды и напитков ☕️, наличие необходимых удобств на площадке, базового обслуживания, Wi-Fi и зарядных станций.
⠀
🚩 Поздняя рекламная кампания
Чем больше вы откладываете продвижение, тем меньше времени будет у людей, чтобы принять участие в ивенте. Разработайте маркетинговых план, который предусматривает продвижение в течение 3-4 месяцев до ивента.
⠀
🚩 Решение вопросов обеспечения ивента в последний месяц
Оборудование, подарки участникам, аренда и оформление площадки, кейтеринг - это все востребованные вещи и услуги, которые могут быть недоступны в последний момент. Имейте в виду, что на производство полиграфии и необходимого мерча нужно время, и за углом могут поджидать риски правок 👻
⠀
🚩 Отсутствие четких сроков выполнения задач
Нет ничего страшнее, горящих дедлайнов. Когда до ивента считанные дни, а у вас не хватает спикеров, нет стендов для EXPO-зоны или стаффа, вы познаете всю боль отчаяния. Распишите все элементы вашего мероприятия и установите для каждого из них 2 дедлайна - жесткий и гибкий.
⠀
А какие еще ошибки организаторов вы считаете непростительными? 🤭

​​Среди организаторов существует распространенная позиция: стратсессия - вещь нужная, но проводить ее я конечно же не буду 😎 Такой подход ограничивает дальнейшее развитие как всей команды, так и каждого их ивента.
⠀
Стратегическая сессия - это дорожная карта того, чего вы надеетесь достичь и как вы будете оценивать этот успех (KPI).
⠀
Для начала разработайте единый шаблон 📋 стратегии, который вы сможете использовать для всех следующих мероприятий. Он упростит планирование и поможет не упустить из виду важные моменты.
⠀
При создании шаблона включите основные категории:
❓Какие главные цели на предстоящий ивент - финансовые и организационные?
Не ставьте перед собой расплывчатые цели: чтобы ивент был успешный. Конкретика позволит оценить результат: собрать 1000 участников, попасть в СМИ, выйти в плюс на сумму Х 💵
⠀
❓ Какие события могут влиять на эти цели и каким образом?
Ивенты конкурентов, недостаток финансирования, отсутствие необходимых человеческих или материальных ресурсов.
⠀
❓ Какой тип мероприятия лучше всего соответствует целям мероприятия?
Конференция, форум, выставка, онлайн-ивент.
⠀
❓ Каких результатов вы хотите достичь - минимальные, оптимальные и максимальные ?
Если вы установите 3 категории результатов, сможете понять на каком уровне находитесь, и что необходимо улучшить в следующий раз 📊
⠀
❓ Есть ли у вашей команды достаточные ресурсы для проведения этого ивента?
Каких специалистов не хватает в вашей команде? В какой сфере не помешал бы консалтинг со стороны?
⠀
❓ Какие инструменты помогут вывести ивент на новый уровень?
Новые знакомства 👥, известные спонсоры, новая площадка или смена формата ивента.
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_yarik

​​Сегодня мы поговорим о том, что такое кейтеринг и с чем его едят (атака каламбура от Octopus Events) 😅
⠀
Кейтеринг - это совокупность процессов, связанных с приготовлением и доставкой еды, а также обслуживанием ваших гостей в период приема пищи. Он бывает двух основных форматов:
1️⃣ С рассадкой - банкет и гала-ужин
2️⃣ Без рассадки - шведский стол, фуршет, кофе-брейк, коктейль и барбекю
⠀
Выбор формата не должен базироваться только на ваших предпочтениях. Учитывайте вид ивента, сезон, количество гостей и продолжительность мероприятия.
⠀
От вышеупомянутых факторов, также, зависит выбор меню. Типичный кейтеринг для ивента полного дня состоит из:
🔹 горячих и холодных напитков
🔹 сладких закусок, десертов
🔹 закусок, поданных в виде холодного фуршета
🔹 основных блюд для обеда/ужина
⠀
Если начало вашего ивента запланировано на утро, то предложите гостям легкий завтрак - брускетты с различными наполнениями, канапе, простой салат 🥗 и свежие фрукты. Если мероприятие растянуто до вечера, участникам необходимо обеспечить полноценный прием пищи с основными блюдами.
⠀
Обычно расчетом количества блюд занимаются сотрудники кейтеринга, но если вы хотите сделать это самостоятельно, то предлагаем следующую схему:
▪️ продолжительность ивента 1-2 часа - 400 грамм еды/человека
▪️ продолжительность ивента 2-4 часа - 600 грамм еды/человека
▪️ продолжительность ивента 4-6 часов - 700-1200 грамм еды/человека
▪️ продолжительность ивента более 6 часов - 1200-1800 грамм еды/человека
⠀
Крепкий алкоголь 🥃 подготавливают в количестве 0,5 бутылки на человека, легкий алкоголь - 0,8 бутылки/человек, безалкогольные - 1,5 литра/человек, горячие - чашка на 1 одного человека.
⠀
Основные причины, почему стоит выбрать кейтеринг:
⚡️ экономия времени
⚡️ помощь в составлении меню
⚡️ обеспечение полного комплекса обслуживания
⚡️ возможность подстроить меню под бюджет
⠀
Продолжение поста читайте в следующей публикации 😉

​​В прошлом посте мы обсудили форматы и ключевые моменты кейтеринга, а, также, особенности составления меню.
⠀
Теперь перейдем к тому, как же выбрать кейтеринговую компанию, чтобы гости остались довольны как блюдами, так и сервисом 🙂
⠀
Выбор подрядчика должен происходить по следующим критериям:
⠀
🍽 Направление работы кейтеринга. Есть компаний, которые специализируются как на широких форматах ивентов, так и узконишевые: свадебный кейтеринг, бизнес/деловой, выездные события.
⠀
🍽 Соблюдение санитарных норм и наличие регламента соблюдения качества работы и продуктов 🥩 У хороших компаний всегда есть вся задокументированная информация, подтверждающая их качество.
⠀
🍽 Отзывы. В первую очередь проверяйте отзывы не на сайте компании, а на сторонних ресурсах, где подчистить комментарии невозможно. В идеале можете связаться с заказчиками и узнать информацию лично от них.
⠀
🍽 Диалог компании с вами. Опаздывает ли менеджер на встречи 🤔, вовремя ли выполняет договоренности и отвечает на сообщения. Такие детали сразу показывают отношение к работе и помогут уберечь вас от срыва ивента.
⠀
🍽 Объем работы компании. Предоставляют ли они сервировку столов, услуги вейтеров и клининга, насколько у них широкий ассортимент блюд в меню.
⠀
🍽 Прозрачность ценообразования. Вам должны предоставить четкие цифры стоимости 🧮 и веса каждого блюда и напитков, цены за сервисные услуги (почасовые или суммарные). Уточните, влияет ли на цену изменение указанных объемов блюд или их состава.
⠀
🍽 Наличие тест-фуда. Вы должны понимать, что будут есть ваши гости. Перед ивентом обязательно должна быть предварительная дегустация меню. Фотографируйте 📸 сервировку и блюда, записывайте замечания, чтобы потом сопоставить конечный вариант с предложенным вам на дегустации. И обязательно внимательно читайте договор 👀
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_kovi

​​Всем крутого нетворкинга за наш счет 🎉
⠀
На современные ивенты участники приходят не только за обучением, но и за полезными знакомствами, налаживанием связей и прибыльным партнерством 🤝 Ваша задача, как организатора - создать для этого подходящее нетворкинг-пространство. Как же это можно сделать?
⠀
Попадая на ивент, участники 👥 оказываются в кругу незнакомцев, часто не решаясь начать с кем-то общение. Чтобы это исправить, перед началом мероприятия, модератор 🎤 может рассказать о возможности нетворкинга, и что на данной конференции/форуме он активно поддерживается.
⠀
Чтобы гостям было удобно общаться, оборудуйте для этого отдельную зону. Разместите в ней столики, диваны или стулья и указатель, который будет информировать людей о том, что здесь пространство для участников, которые готовы к диалогу.
⠀
Популярностью на ивентах, также, пользуются Connecting Wall 🔖 - стенды, на которых гости могут размещать свои визитки и брать контакты других участников. Это позволяет сразу сфокусировать внимание на тех знакомствах, которые им нужны.
⠀
Можете оставить рядом со стендом коробочку с пустыми визитками, на случай если у кого-то с собой нет собственной.
⠀
Это минимальный набор инструментов, который поможет вам создать хороший нетворкинг на вашем ивенте. Если у вас есть еще крутые идеи - делитесь ими в комментариях ⤵️

#octopusevents #octopus_wiki #octopus_kovi

​​В сезон весна-лето многие организаторы склоняются к проведению ивентов под открытым небом. Но зная особенности нашего менталитета, такие идеи, обычно, заканчиваются рубрикой “приколы” на Ютубе 📲
⠀
В этом посте мы хотим дать несколько рекомендаций, которые позволят провести подобный тип мероприятий без негативных последствий и провоцирующих заголовков в СМИ.
⠀
🧯 Позаботьтесь о пожарной безопасности.
Даже при безветренной ясной погоде всегда остается риск возгорания, связанный с человеческим фактором. Поэтому все мангалы и костры стоит размещать как можно дальше от основного мероприятия, а настилы для них выполнять из металла. И возьмите на площадку хотя бы 1 огнетушитель.
⠀
🔌 Проконтролируйте электрику.
Не оставляйте провода вальяжно лежать на травке 🌱 Уберите всю проводку в специальные гофры, спрятав их под пол или на высоту. Четко соблюдайте ТЗ застройщика по электроприборам, рассчитывайте необходимую мощность и источник электропитания на каждой зоне ивента с учетом используемой техники. И подготовьте зарядные станции для участников, чтобы не было подпольных набегов 🏃🏻 на вашу четко рассчитанную электросеть.
⠀
📐 Выберите правильный тип конструкций.
На природе, в основном, используются 2 типа конструкций: деревянные и металлические. С точки пожарной безопасности, вторые кажутся более надежными, но их слабым местом является баннерная ткань, которая легко воспламеняется и выделять токсичные газы 😵‍💫 при горении. Поэтому в зонах отдыха и основной части можно использовать их, но в местах приготовления пищи и обильного скопления электроустройств лучше выбрать деревянные конструкции со специальным противопожарным покрытием. И да, не забывайте утяжелять конструкции, чтобы при сильных порывах ветра ими не накрыло гостей.
⠀
🧼 Подумайте о гигиене.
Здесь вроде бы все элементарно: людям нужны уборные! Должны быть умывальники или места, где гости смогут привести себя в порядок и позаботится о гигиене. С туалетами сложнее: нужно заказывать либо биотуалеты 🚽, либо выбирать локацию, на которой вопрос гигиены уже предусмотрен.
⠀
✨ Позаботьтесь о комфорте гостей.
Даже если вы посмотрели прогноз погоды на 30-ти сайтах, быть уверенным до конца нельзя. Кондиционеров у вас в свободном доступе не будет. И поэтому, на случай жары оборудуйте локацию аэрозольными системами охлаждения, а на случай холода имейте в запасе пледы в количестве равному количеству гостей. То же касается и напитков, у вас должны быть как холодные коктейли днем, так и горячий чай и кофе вечером.

​​Перед созданием сайта для ивента вы должны ответить себе на несколько вопросов:
▪️ Кто наши потенциальные участники?
▪️ Что они ищут на сайте?
▪️ Какие рычаги влияния вы можете использовать, чтобы склонить их к покупке билетов?

Вы должны приложить максимум усилий, чтобы то, как вы себя представляете совпадало с тем, что вы можете им предложить.
⠀
Структура сайта - максимально удобная и понятная для пользователя. Никаких дополнительных страниц, если можно разместить всю необходимую информацию на 5-6 основных. Но уделяйте внимание таким моментам, как описание категорий билетов 🎟, спикеры, программа, условия участия и тд.
⠀
Никто не будет читать текстовые блоки на 5000 символов. Достаточно несколько точных тезисов, которые раскроют суть нужной инфы. Также говорить интригами и держать занавес тайны 🔮 - не лучшая идея. Люди не будут платить деньги, чтобы получить неоправданные ожидания.
⠀
Добавляйте много визуального контента. Фото и видео с прошлых ивентов, кадры с афтепати 🥳, фото гостей/спикеров, круто оформленная программа. Лучше 1 раз увидеть, чем 10 раз прочитать.
⠀
Убедитесь, что пользователи могут связаться с вами и получить ответы на нужные вопросы: блок FAQ, разграниченные пути связи для участников, спонсоров и спикеров. Охватите все типы мессенджеров, а не самый очевидный для вас. По статистике, большая доля пользователей, на просторах СНГ, припадает на Viber (кто эти люди 😟). Так что исключать его только из-за бабушкиных открыток не стоит.
⠀
И никаких надоедливых поп-апов! Да, вам нужно собрать базу, но делать это нужно ненавязчиво и без фанатизма. Предложите выгоду 🤩, а не выпрашивайте email.
⠀
Что еще вы бы добавили в этот пост?

​​Если вы давно искали мотивацию в своем деле 🧐, то мы подготовили для вас подборку самых крутых премий, в которых могут поучаствовать организатора ивентов:
⠀
🏆 The Best Event Awards (BEA)
BEA - одна из самых известных международных ивент-премий в мире. Ее вручают за наиболее инновационные и креативные ивенты, и принять участие могут проекты с любой точки мира.
⠀
🏆 Global Eventex Awards
Онлайн-премия, с просто огромным количеством номинаций, от Art-event до наград за лучший вебинар. У участников со стран СНГ часто бывают победители во многих номинациях.
⠀
🏆 Event Technology Award, Великобритания
Премия за самые технологичные ивенты и другие технологичные проявления ивент-индустрии:
▪️ приложения для мероприятий
▪️ платформы для продажи билетов
▪️ платформы для вовлечения аудитории и сбора аналитики
▪️ и даже награда за лучшее применение искусственного интеллекта на ивенте
⠀
🏆 The Drum Experience Awards, Великобритания
Еще одна международная премия, с 30 номинациями. Проводит премию международная медиа-платформа и один из крупнейших маркетинговых порталов Европы - The Drum Magazine.
⠀
🏆 Global Event Awards (GEA)
Премия для организаторов со стран СНГ. В ней могут принять участие ивент-организаторы с таких стран, как Украина, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан, Россия, Узбекистан, Таджикистан, Латвия, Литва, Азербайджан, Армения и Эстония. Для номинаций есть 17 категорий, включая «Корпоративное мероприятие до 500 гостей», «Деловое мероприятие» и «Социальный проект» и тд.
⠀
🏆 ExAwards и Experience Design & Technology Awards США
Премия от американского издания Event Marketer за креативный и технологичный подход в организации ивентов. Но при этом участников ждут весьма простые номинации: лучшие события в сфере спорта, культуры и развлечений, лучшие инфлюенсеры и выставки, фестивали.
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_midnight

​​ТОП-7 советов по настройке таргетинга для ивента.
⠀
🎯 Совет №1 - Не концентрируйтесь на 1 цели.
Повышение узнаваемости и конверсия на покупку билета имеют разный путь клиента и требуют, также, разных подходов 🚩. Лучше подготовьте стратегию продвижения с разными кампаниями, чтобы достичь максимального результата.
⠀
🎯 Совет №2 - Look-like-audience не всегда лучший выбор.
Даже если вашему ивенту больше 3 лет и у вас большая аудитория в соцсетях, это не значит что вы получите целевой охват. Проведите А/Б тестирование и сравните показатели эффективности между look-like-audience и аудиторией, настроенной по демографическим характеристикам и интересам.
⠀
🎯 Совет №3 - Facebook Pixel нужен.
Тактика “и так сойдет” - ваш злейший враг. Facebook Pixel позволит собрать информацию о пользователях, их поведении, эффективности используемого контента, а также оптимизирует показ ваших рекламных объявлений 🔥
⠀
🎯 Совет №4 - Вникайте в аналитику.
Этот совет исходит из вышеописанного. Аналитика - лучший друг вашей эффективности. Если вы не понимаете поведение и особенности своей ЦА, то никогда не сможете выйти на новый уровень и увеличить количество участников.
⠀
🎯 Совет №5 - Не используйте один контент для всех кампаний и целей.
Даже если вы заплатили большую сумму за крутое видео или баннер, не нужно использовать лишь его во всех рекламных объявлениях. Добавьте разнообразия: для кампании сбора базы подойдет контент с УТП, для трафика - привлекающий баннер или динамичное 🕺 видео. Также, регулярно меняйте визуальную составляющую, чтобы она не успела надоесть.
⠀
🎯 Совет №6 - Контент важен.
Реклама - это первое с чем сталкивается ваша аудитория. Пользователи перенасытились визуальной составляющей и стали весьма требовательны к контенту. Поэтому привлечь их внимание с помощью видео сделанного в InShot у вас вряд ли получится.
⠀
🎯 Совет №7 - Делайте все вовремя.
Не нужно срочно запускать таргетинг, как только опубликовали сайт. Вы просто будете сливать бюджет не представляя пользы потенциальным участникам. Также не затягивайте с рекламой до последнего месяца ⌛️. Оптимальный план выглядит так: у вас уже есть что предложить пользователям и запас времени для оптимизации рекламных кампаний.
⠀
#octopus_midnight #octopusevents #octopus_wiki

​​Скоро Новый год, а значит наступил период новогодних корпоративов 🎄
⠀
Мы подготовили несколько советов, которые помогут организовать интересный и яркий ивент, который точно запомнится всем участникам.
⠀
Не фокусируйтесь на экономии и проведении корпоратива непосредственно в офисе. Правило “не совмещать отдых и работу” существует не просто так. Гостям нужно почувствовать атмосферу праздника 🥳.
⠀
Сделайте анализ коллектива, лучше если заказчик заполнит подготовленный вами бриф 📋. Это позволит отойти от шаблона и создать действительно оригинальное мероприятие.
⠀
Кстати, бриф, также, поможет понять вашу ЦА и, как результат, подготовить развлечение, которые действительно “зайдут”. Будет очень неловко, если гостям со средним возрастом 45+ организовать тематическую вечеринку в стиле супергероев.
⠀
По поводу развлечений: подготовьте и утвердите с заказчиком всю программу заранее, чтобы не стать героями мема ожидание/реальность. Можно скомбинировать варианты активного и спокойного отдыха:
🪅 тематические квесты
🪅 квизы по знанию коллег
🪅 необычные мастер-классы
🪅 конкурсы с крутыми подарками
⠀
Что же касается подарков, то беспроигрышный вариант - опросник. Пусть участники сами составят список желаемых наград 🎁. То же необходимо сделать для напитков и блюд: в любом коллективе следует учитывать предпочтения. К тому же, это облегчит посадку гостей в случае банкетного формата.
⠀
Проговорите с заказчиком возможность использования живой музыки или приглашенного исполнителя. Если бюджет этого не предусматривает, то имейте наготове новогодний плейлист - надо же бухгалтерии раз в год оторваться💃
⠀
Учитывайте эти факторы и вы восхитительны. Всем отличных корпоративов 😎

​​Успех ивента во многом зависит от правильно составленного портрета участника! Ведь чтобы организовать ивент, нужно понимать для кого вы его организовываете 💁‍♂️
⠀
👉 Аудитория ≤ 22
Самый открытый тип участников. Они стремятся не отставать от тенденций и получать максимум удовольствия от жизни. Они охотнее посетят ивент с какой-то глобальной идеей, чем мероприятие ради мероприятия.
⠀
Эта аудитория хорошо реагирует на искренние эмоции и впечатления, а не идеальную картинку. Для нее отлично подойдут яркое оформление, динамичность и образы, в которых участники узнают себя ✨
⠀
Также, не забывайте, что эта группа идет в ногу со временем, поэтому без современных технологий и известных инфлюэнсеров на ивенте не обойтись.
⠀
👉 Аудитория 23-39
Это поклонники личностного роста 🧘‍♀️ Они хотят развиваться, узнавать новое и становится лучше. Поэтому тут важен упор на практичность и результат.
⠀
Для данной аудитории необходима хорошо разработанная программа докладов, действительно экспертные спикеры и полезный, образовательный контент. Чтобы их привлечь, делайте акцент на том, что они получат, а не ВАУ-эффекте, используйте конкретную информацию, факты и преимущества “без воды”.
⠀
👉 Аудитория ≥40
Эта категория участников достаточно сложно адаптируется к новому. Они лучше всего реагируют на известные имена, чем на само содержание ивента.
⠀
Для них хорошо работают комплексные предложения (чем больше включено в стоимость билета, тем охотнее они его купят), ощущение выгоды ⚖️, индивидуальный подход и сопровождение, вплоть до конца ивента.
⠀
Им, также, важно максимально упростить навигацию по сайту, путь покупки билета и каналы обратной связи.
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_kovi