Сегодня без долгих вступлений. Рассказываем, какие письма мы отправляем нашим участникам.

Email-маркетинг: чек-лист рассылок 🔥

✔️ Еженедельный дайджест. Включает анонсы спикеров, спонсоров, медиапартёнров и другие важные новости конференции.
✔️ Рассылки перед повышением цен. Всегда делаем одну стандартную рассылку и один plain text (короткая рассылка без единой картинки и вёрстки). Plain text напоминает обычное сообщение и поэтому open rate у него выше.
✔️ Рассылки по сегментированной базе. Специальные скидки, акции и предложения мы можем разделять в зависимости от профессии и сферы деятельности человека.
✔️ Чек-лист участника перед конференцией. За 10 дней до ивента мы отправляем всем участникам большое письмо, в котором они найдут всю нужную информацию: время регистрации, место проведения, адрес, тайминг, карту локации и т.д.
✔️ Сразу после закрытия отправляем письмо с анкетой-фидбеком и очень просим заполнить её. На основании ответов потом делаем подробную инфографику.
✔️ Презентации и видео докладов спикеров.
✔️ Инфографика, фотоотчёт и конспекты докладов, которые сделали партнёры на нашем ивенте.

❗️ Напомним, что мы всегда сегментируем базу по наличию билета на конференцию. Как только человек покупает билет, мы сразу удаляем его из общей базы, если он там есть. Либо автоматически добавляем в базу участников. Участники конференции не будут получать рассылки перед повышением цен, потому что им это неактуально.

Вы посещаете ивенты ваших партнёров/конкурентов? Если нет, то скорее исправляйте эту ошибку 😱

Ведь это крутой инструмент для того, чтобы:
✔️ Вживую пообщаться со всеми спонсорами и стендистами ваших конференций.
✔️ Взять контакты новых потенциальных партнёров и в течение 3 дней связаться с ними. Особенно эффективно это работает для медиапартнёров.
✔️ Выбрать 2-3 доклада в разных потоках и посетить их (не забываем про обучение 📚).
✔️ Залоялить спикеров и лидеров мнений, которых вы хотели бы видеть у вас на конференциях. Очень часто ТОПовые докладчики могут не отвечать на сообщения в Фейсбуке или Телеграме. Поэтому общение вживую во много раз эффективнее, чем бесконечный пушинг в сети.
✔️ Собрать фидбек об ивенте от участников. Узнать, что понравилось, а что — нет. Учиться на чужих ошибках лучше 😉

❗️ Помните, что везде и всюду вы не успеете. Поэтому заранее пропишите план на день и разбейте по приоритетности задачи. А после конференции сразу обработайте все полученные контакты и напишите письма тем, кому нужно.

Как правильно отбирать и обрабатывать фотографии с ивента?

Когда ты получаешь 100500 фотографий с конференции, самое главное — не растеряться и грамотно отобрать фотографии участников. Чтобы все остались довольны, и себя увидели, и друзей/коллег отметили 😉

Спойлер: лучше не выставить, чем выставить!

🔹 Запомни: групповые фотографии — это ад. Если на фото есть несколько человек, и все они получились хорошо, и свет правильный, но кто-то один закрыл глаза/отвернулся/чихнул — удаляй это фото навсегда. Если человек получился некрасиво — это фото нельзя выставлять в сеть.

🔹 Если на фото обрезаны руки/ноги — посмелее кропни его. В первую очередь, обрезай так, чтобы получился потрет (если позволяет качество). Если не получается кропнуть красиво — не выставляй такое фото.

🔹 Если на фото сильный пересвет — не выставляй такое фото. Тёмное фото всегда легче исправить, чем засвеченное.

🔹 Для фотоальбомов выбирай разноплановые фотографии. Если у участника все фотографии удачные, но одноплановые, выбери 1-2. И ещё лучше разместить их в разных частях альбома.

🔹 Вытекает из предыдущего пункта — чередуй типы фотографий в фотоальбомах. Разбавляй портреты общим планом, а групповые фотки персональными.

👉🏻 Бонус-пункт: мы уже писали об этом раньше, но напомним: создавай live-альбомы. Это фотографии, которые ты загружаешь в соц сети прямо во время конференции. Участники будут делиться ими у себя на страничках и создавать хайп вокруг ивента. Для этого заранее предупреди фотографов и договорись с ними о времени, когда они будут приходить и скидывать фотографии на диск. И не забывай: такие фотографии тоже нужно отбирать, поэтому запасись достаточным количеством времени на ивенте 💥

❓ Вы проводите ежедневные собрания с командой? Мы только недавно познали всю пользу таких ежедневных встреч.

💥 У нас это называется daily meeting: короткие 15-минутные утренние собрания, где каждый член команды рассказывает о своих задачах на день. А ещё может попросить помощи у коллег 💪🏻

Признаемся честно, мы даже не представляли, сколько всего делает каждый из нас за день! Для ивентеров такие собрания особенно полезны, ведь наши задачи очень разноплановые и их оооочень много 🔥

Чтобы участие компании со стендом на конференции было эффективным — необходимо основательно подготовиться 🔝
А если вы являетесь организатором и к вам приезжают стендисты из других стран, позаботьтесь о том, чтобы всё прошло максимально комфортно 🔥
В качестве крутого to-do чек-листа делимся с вами статьёй на блоге Netpeak о том, как правильно участвовать в зарубежных выставках 😉

https://netpeak.net/ru/blog/vy-yedete-so-stendom-na-mezhdunarodnuyu-vystavku-kak-podgotovit-sya/

Недавно vc.ru выпустили статью о том, как провести ивент на 3000 человек. Получилось годно. Про факапы и инсайты организаторов можно прочитать по ссылке 👉🏻 http://bit.ly/2QsvKQl

Почему участники из года в год посещают наши ивенты?

✔️ Мы всегда даём больше, чем от нас ждут.
Это касается и участников, и спонсоров.

Когда участник покупает билет на нашу конференцию, он получает не только знания, но и эмоции: креативный и полезный мерч, live-альбом с фотографиями прямо в день ивента и индивидуальный подход. У него под рукой всегда есть удобное приложение конференции, а после закрытия его участие не заканчивается. Ведь он становится членом комьюнити, где может задать любой вопрос и пообщаться с единомышленниками.

То же самое касается спонсоров и партнёров. В день застройки мы обязательно пообщаемся с каждым из них лично и поможем решить любую проблему. В день ивента мы обеспечим максимальный трафик участников с помощью специальных квест-карт и розыгрыша ценных призов. А после отправим партнёрский отчёт с фотографиями, статистикой и благодарностью.

✔️ Мы не только признаём, но и исправляем свои ошибки.
Несмотря на многолетний опыт в организации, у нас тоже случаются проколы и непредвиденные ситуации. Главное — признать ошибку и исправить её.
Пример: на одной из конференций подрядчик не успел отшить весь тираж сумок и в день ивента не все участники смогли их получить. После конференции мы отправили лично каждому такому участнику сумку по почте.

✔️ Мы всегда собираем фидбек наших ивентов.
Анкета участника — то, что каждый участник получает на почту после каждого нашего ивента. Мы боремся буквально за каждый отзыв, потому что нам важно знать, какое мнение мы оставили после себя. После конференции мы обрабатываем все анкеты и на собрании записываем в специальный докс что и как нам нужно доработать в следующем году.
Такие же анкеты у нас есть для спонсоров и партнёров.

✔️ Мы относимся к участнику как к другу, а не клиенту.
В наших соц сетях мы делимся закулисной жизнью, рассказываем о наших достижениях и неудачах, шутим и общаемся на "ты".
Мы стараемся избегать обезличенности и с радостью рассказываем про команду, а наши участники всегда знают, к кому можно обратиться с вопросом.
А после конференции публикуем не только обзорное видео, но и видео "За день до". Так участники видят, как создавалась конференция и знакомятся с нами лично.

На повестке Октопус-дня охота за свежей кровью ✌🏼

В теплом кругу шальных организаторов появилось вакантное местечко. Мы ищем контент-маркетолога наших конференций 8P, SaaS Nation, Medical Digital Conference, Online Advertising 💥

Если в написании текстов ты практически Шива и умеешь качественно и быстро писать на разные темы в разных стилях. ИЛИ опыта нет, но ты искренне любишь писать. Приходи. Мы обучим тебя мастерству контент-маркетинга и поможем на твоём пути от Бейби Йоды до Мастера-джедая 😉

👇🏼
https://career.netpeak.ua/vacancy/content-marketer-konferencii-octopus-events/

Очень важная составляющая организации конференций — поиск и работа со спонсорами. Своих спонсоров мы ценим и любим. Ни для кого не секрет, за что 😅💰 Делимся с вами мануалом по составлению спонсорского отчета.

1. Мы составляем отчеты в Google Презентациях. Это удобный бесплатный сервис с широким функционалом. Позволяет годно продемонстрировать итоги ивента.

2. Если в оформлении вы даже не junior, попросите дизайнера оформить для вас макет, в который вы будете вставлять нужную информацию.

Что мы включаем в спонсорский отчет:
✔️ Общая характеристика конференции. Название, дата, специализация, место проведения. Сюда же можно добавить атмосферные фотографии с открытия ивента, скоплений участников и заполненных залов.

✔️ Статистика по конференции: кол-во участников, стран; сколько людей оценили ивент позитивно и планируют посетить его в следующем году; сколько из них нашли полезные контакты.

✔️ Фотоотчет. Фотографии стенда, ролл-апа и других спонсорских проявлений. А также любых активностей на стендах (например, розыгрыш призов или раздача мерча). Главное — сразу прописать в инструкции фотографу, что и в каком количестве необходимо будет сфотографировать ( каждый стенд, ролл-ап, фотозону от партнёра, бартнерные проявления и т.д.).

✔️ Выполнение партнерских обязательств. Сюда включаем список спонсорских проявлений и пруфы того, что они были выполнены. Это могут быть гиперссылки на рассылку и пост в соц сетях, фотографии мерча с логотипом спонсора и прочее.

🔥 Ловите пример: наш спонсорский отчет для Payoneer

Пятничная доза полезного контента ☝🏼

Для того, чтобы постоянно увеличивать охват аудитории мы работаем с медиа-партнёрами. В нашем канале уже был пост о документации договоренностей. Сегодня заглянем на кухню outreacher'a и подсмотрим парочку лайфхаков 😉

Как найти релевантных инфопартнёров?

🤬 По ключевым словам в Google. Например, у вас конфа по маркетингу. Вбиваем в запрос: агентство маркетинга, SEO, PPC, SMM. Во-первых, ваша конференция может быть интересна их сотрудникам. Во-вторых — клиентам.

📲 Через сайты конкурентов и смежных по тематике конференций. Открываем их партнеров, спонсоров, медиа-партнеров. Копируем в свою таблицу 🙃

📨 В Telegram. Тематические чаты/каналы по нашему опыту дают очень хороший выхлоп. Часто авторы таких каналов - лидеры мнений в своей нише. Поэтому можно договоирться не только о посте в чате, но и о личном посте в других соц.сетях. Чтобы было проще искать, вбивайте в Google "подборки ТГ-каналов по (ваша тематика)" либо узнайте у своих подписчиков, на какие каналы они подписаны.

👥 Через группы в Facebook. Необъятное количество групп по интересам, профессиям, хобби. Маркетологи, фельдшеры, юристы. Достаточно вбить нужную категорию в поиск. Присмотритесь к участникам, там же можно найти лидеров мнений. А ещё обязательно просматривайте раздел "Рекомендуемые группы".

💼 Личные страницы спикеров и корпоративные страницы их компаний. Этот ресурс буквально у нас под носом. В своей практике мы регулярно просим наших докладчиков поддержать ивент постом, историей в Instagram и анонсом на корпоративной странице.

Организовать ивент мало. Нужно использовать ❗️актуальные❗️ маркетинговые инструменты, мы же хотим привлечь как можно больше участников?
Мы выбрали 7 трендов маркетинга в ивент-индустрии, которыми пользуемся сами.

Рубрика #маркетингтренды2020

Тренд №1 Персонализация
Мы уже делали пост о том, какие письма мы отправляем участникам конференций. Важный момент в email-маркетинге - сегментирование. Мы делим базу:

1.В зависимости от источника подписки. Это могут быть лиды с сайта / вебинара / онлайн конференции / проведенного конкурса и т.п

2.В зависимости от статуса участника: участник прошлых лет / уже купил билет

3.По категориям билета: стандарт / стандарт+ / VIP

4.По факту открытия предыдущей рассылки: открыл / нет

Такой подход помогает максимально персонализировать рассылки и экономить подписчикам время. В рассылках мы не только делаем анонсы спикеров/спонсоров/медиа-партнеров, даем чек-листы участников. Мы делимся с ними полезными статьями, видеозаписями докладов прошлого года и прочими ништяками. Мы же хотим, чтобы рассылки открывали? 😉

Тренд №2 Инфлюенс-маркетинг
В каждой сфере можно найти эксперта-инфлюенсера с большой аудиторией, проверено.

Во время работы над промо каждой конференции мы сотрудничаем с лидерами мнений в рамках медиа-партнерства. Они выступают амбассадорами бренда и публикуют всю актуальную информацию об ивенте. Плюс в том, что каждый промо-пост уникален, написан в авторском стиле и рассчитан на лояльную аудиторию.
ВАЖНО! Избегайте анфлюенсеров, разберитесь, действительно ли аудитория разделяет мнение лидера и доверяет ему.

Тренд №3 Мессенджеры
Каждую конференцию мы позиционируем не просто как ивент-однодневка. Мы формируем комьюнити. И здесь на помощь приходит Telegram. Достаточно собрать единомышленников в одном чате и дать им волю обсуждать актуальные вопросы, кейсы, делиться сервисами, наработками, болью и победами. И вот чат, созданный для участников конференции, собирает все больше людей из “кухни”. Ваши анонсы попадут в цель с вероятностью 99%.

Важно не перейти грань и не дать чату скатиться до уровня спама и глупых шуток. Для этого:

1. Составьте свод простых правил чата. Из обязательного: исключить мат, оскорбления и несогласованную рекламу.

2. Назначьте админов чата, это могут быть ваши коллеги, либо профи со стороны, которые будут модерировать качественно и компетентно. Мы зовем участников конференций, которые с нами давно, лидеров мнений и экспертов ниши.

Рубрика #маркетингтренды2020
Тренд №4 Пользовательский контент
Делайте контент, который будут репостить. Здесь работает:
Фан: мемы, видео, шутки. Такой контент расходится по страницам пользователей так же быстро, как печенье на кофе-брейках. Практика показывает, что хайпить можно исключительно на мемах 😅
Конкурсы. Повышайте шеры искусственно. Поставьте репост публикации специальным условием розыгрыша билета, скидки. Не забывайте про креатив. На 8P 2018 условием одного из конкурсов было сделать и опубликовать фото или видео в нашем мерче. Такой контент повышает узнаваемость бренда и дает материал на будущее.

Тренд №5 Длинный контент
Не бойтесь написать много, бойтесь написать плохо. В моду возвращаются лонгриды. Они рекомендуют вас пользователю как эксперта своей области. А это важно для организатора ивентов.
Как создавать длинные, но полезные экспертные тексты? Создавайте контент совместно со спикерами:
Интервью. Составьте список актуальных по вашей теме вопросов и отправьте его спикеру онлайн. Немного редактуры по ответам и готово!
Статья, исследование, разбор кейса от имени спикера. Как вариант, привяжите статью или исследование к теме выступления. Он повышает узнаваемость личного бренда, вы - делитесь знаниями с пользователями.

Тренд №6 Видео-контент
Мы используем несколько вариантов видео-контента на страницах наших ивентов:
Прямые эфиры. Они становятся триггером для участников, которые не решились посетить ивент. Снимайте самые интересные и насыщенные моменты: открытие ивента, кусочки докладов, активный нетворкинг, розыгрыш призов. Пусть все жалеют, что не пришли 😏
Фановые ролики. Моменты из жизни команды и подготовки к мероприятию. Например, в нашем офисе живет Альберт (наш питомец-крыса). Снимая его на видео мы иногда анонсируем новости типа повышения цен, акций или конкурсов.
Информативные ролики. Обзорные видео, записи вебинаров, приглашения на конференцию от спикеров.

К сожалению, карантин и кризис особенно сильно сказывается на индустрии ивентов. Но любые трудности — время для роста, развития и поиска нестандартных решений.

И сейчас как никогда важно обмениваться опытом друг с другом. Поэтому 15 апреля мы собираем ивент-комьюнити Украины в прямом эфире!


Event-индустрия: векторы развития в условиях кризиса:
❓ С какими проблемами столкнулся ивент-бизнес?
❓ Что вы предприняли для решения этих проблем на данный момент?
❓ Как организовали работу команды?
❓ Какой план действий вы разработали по выходу бизнеса из кризиса и какие пути развития вы нашли для себя?

Присоединяйтесь к нам в ZOOM. Участие абсолютно бесплатное. Но необходима предварительная регистрация: https://forms.gle/rcNZCeBoXwzP725h9

Кто поделится своим опытом?
👉🏻 Юлия Синькевич, Генеральный продюсер Одесского международного кинофестиваля;
👉🏻 Александра Захарова и Артём Максимов, Основатели фестиваля Гешефт Garage Sale;
👉🏻 Анатолий Кавун, Создатель Шоу Центра;
👉🏻 Наталья Мажарова, Руководитель Вышиванкового фестиваля;
👉🏻 Наталья Топалова, Центр выставочных технологий;
👉🏻 Юрий Шипков, Учредитель Horosho Event Group;
👉🏻 Олана Куценко, Основатель Box catering;
👉🏻 Лариса Яровая, Собственник агентства Be Happy.
👉🏻 Стадникова Наталья, Региональный маркетинг-менеджер Mozart Hotel Group;
👉🏻 Наталья Токарчук, Директор компании AMBIENCE;
👉🏻 Igor Yazdan, Основатель ивент-агентства Octopus Events.


Во время эфира мы обсудим только конкретные проблемы и реальные кейсы. А своим опытом сможет поделиться каждый участник встречи 😉

❗️Внимание ❗️
Уже начался прямой эфир "Event-индустрия: векторы развития в условиях кризиса".
С нами OМКФ, Гешефт Garage Sale, Box Catering, Horosho Event Group, Шоу Центр и другие.

Подключайся по ссылке 👉🏻 https://zoom.us/j/91824131842

И не забывай задавать вопросы 😉

Вчера состоялся первый прямой эфир,организованный совместно с компанией Ambience, который объединил представителей самых разных отраслей событийного рынка юга Украины.
Главный вывод один: ивент-индустрия жива! Она видоизменяется и трансформируется, открывает новые форматы и невиданные до этого развлечения. Но определённо живёт!
Каждый из нас выйдет из этого кризиса абсолютно другим: кто-то научится ещё более грамотно распределять финансы, кто-то изобретёт радикально новый продукт, а кто-то посвятит это время социальным сетям и сделает свой бренд ещё более узнаваемым.
Люди скучают за мероприятиями: конференциями и форумами, свадьбами и юбилеями, фестивалями и концертами. Им не хватает эмоций. Сейчас время онлайн-форматов. Но рано или поздно мы обязательно выйдем в офлайн. И ивент-индустрия точно будет готова дать людям то, чего они так жаждут — эмоций.
В это непростое время победит не тот, кто будет самым сильным, а тот, кто будет самым гибким. И этот кризис как лакмусовая бумага укажет каждому из нас на слабые стороны. Самое важное — принять это и стать ещё лучше.
P.S. Видеозапись выступления уже доступна на нашем канале 👉🏻 https://youtu.be/TQWkgjROS94


Теперь наши встречи будут проходить на регулярной основе! Поэтому следите за нашими обновлениями 😉

13 мая в 20:00 на странице конференции 8Р в Instagram 👉🏻 https://bit.ly/insta8P 👈🏻 состоится прямой эфир 🔥
Гости: Толик Козловский, Digital & Communications Lead Планета Кіно, и Игорь Яздан, Founder Octopus Events (Конференции 8P, SaaS Nation, MeDiConf) 💣

Маркетинг, Digital & Винишко для офлайн бизнеса:
🍿 Как повлиял карантин на вас? Ремоут для команды офлайн-бизнеса.
🍿 Что с арендой помещений? Скандалы, интриги, расследования.
🍿 Шо по digital? 🙂 Или пути развития офлайн бизнеса в онлайне.
🍿 Кейсы Планеты Кино: сертификаты, доставка попкорна и еды из RE’LUX, Small Talks и коллабы на время карантина.
🍿 Кейсы Octopus Events: первая конференция в онлайне и бесплатные онлайн-ивенты по SEO, Digital, Affiliate, Mobile и Business.

И, конечно, прогнозы, рекоммендации офлайн бизнесам и советы по средствам для укрепления иммунитета 💪🏻
Подписывайся на аккаунт конференции 8Р в Instagram, чтобы не пропустить начало.
И добавляй ивент к себе в календарь 😉 https://bit.ly/8pdigitalvinishko

Как мы провели масштабную офлайн-конференцию в 2020? Признаемся, было нелегко. Но в то же время, мы получили много нового опыта, которым делимся с вами в статье👇
https://bit.ly/3kcBiun