Как сделать спонсоров и участников выставки лояльными?

"Спонсоры и стендисты возвращаются к нам снова и снова " — эту мантру мы повторяем от конференции к конференции.
Но не молитвами едиными, как говорится.

За много лет у нас выстроилась определённая система сотрудничества со спонсорами. И сегодня мы поделимся с вами где-то очевидными (а где-то и не очень) лайфхаками в работе Sponsorship Manager.

Что сделать, чтобы спонсоры возвращались к вам из года в год?

1. Индивидуальный подход. Как бы банально это не звучало, но к каждой компании и её представителю нужно найти свой ключик. Конечно, друзьями становиться не нужно — станьте приятелями. Поддерживайте контакт круглый год, поздравляйте с праздниками, откажитесь от шаблонных писем. Но не переходите грань. В вас должны видеть не только хорошего человека, но и профессионала, которому можно доверить свои деньги.

2. Обязательно собирайте фидбек и пишите о том, как вам важно его получить. Мы, опять-таки, подходим к каждому спонсору и стендисту индивидуально. После мероприятия составляем партнёрские отчёты для каждой компании отдельно, где предоставляем статистику, описание, фотографии с ивента, а также благодарим за участие. В конце мы прикрепляем анкету-отзыв, которую просим заполнить.

3. То, на чём мы сами набили много шишек — писать с предложением о сотрудничестве нужно заранее. Очень заранее. Во многих компаниях бюджет на участие в мероприятиях прописывается один раз в год. И если вы туда не попали, то компания не сможет поучаствовать в вашей конференции даже при огромном желании. Поэтому, чем раньше — тем лучше. Писать за год до проведения ивента или договариваться сразу после мероприятия об участии компании в следующем году — мудрое решение.

4. В день застройки и в день ивента держите руку на пульсе. Во-первых, составьте чёткий график прибытия каждой компании для монтажа стендов. Так вы избежите столпотворения на локации выставки и сможете лично уделить время каждому. Во-вторых, всегда контролируйте "настроение" ваших партнёров. Проверяйте, всё ли у них идёт по плану, нужна ли помощь. Людям важно понимать, что они не просто так заплатили деньги. Если они будут видеть, что вы сопровождаете их от начала застройки и до конца ивента и заботитесь об их комфорте — они обязательно вернутся.

5. Спонсоров и стендистов нужно ценить и уважать — поэтому пиарьте их не только на самой конференции, но и задолго до события. Делайте посты в соц сетях и упоминания в рассылках, проводите совместные розыгрыши, рассказывайте о важных событиях партнёров у себя на страницах. А после ивента обязательно сделайте пост благодарности спонсорам в ФБ и тегните их. Им будет приятно.

6. Наверное, самый важный пункт, почему многие наши спонсоры и стендисты хотят сотрудничать с нами снова — мы всегда пытаемся дать им больше, чем они ожидают. Это объединяет все пункты выше. Мы не просто берём с них деньги и даём место под стенд — мы сопровождаем их на протяжении всего ивента и подготовки к нему, всегда стараемся помочь, если это необходимо. Мы не просто указываем их, как наших спонсоров на сайте — мы пишем о них в соц сетях, рассылках и пиарим их в нашем приложении в день ивента. Мы не только благодарим их за участие в конференции, но и обязательно прикладываем отчёт с фотографиями их стенда и пост-релизом ивента.

P.S. Дайте человеку больше, чем он ожидает, — и он обязательно вернётся. Вот рецепт долгого и плодотворного сотрудничества со спонсорами.

Что брендировать на локации?

Раз уж мы подняли тему спонсорства, то расскажем вам и про то, что партнёры могут забрендировать у нас на конференции.

1. Стулья. Много рассказать о себе не получится, но все участники гарантировано запомнят компанию, которая брендировала стулья.

2. Лого на ленточках для бейджей. Бейджи — это то, что большинство участников после ивента ещё долго хранят у себя, а некоторые даже коллекционируют.

3. Брендированная зона для отдыха. Если локация позволяет, вы можете выделить место под одну или несколько лаунж-зон и предложить спонсорам забрендировать их. На 8Р 2018 мы сделали две таких зоны: одна была с бинбегами, отдельной фотозоной и бесплатными коктейлями, а вторая — с плетёными столами, стульями для встреч и кальянами. Важно, чтобы лаунж-зоны не находились рядом, были просторными и комфортными.

4. Станции для подзарядки. На наших ивентах есть специальное место, где каждый участник конференции может взять powerbank. Такую станцию тоже можно забрендировать. Во-первых, к середине дня выстраивается целая очередь желающих подзарядить свой гаджет. А во-вторых, участник будет думать, что компания, логотип которой они видят, помогает им не остаться без интернета, крутых фоточек и вообще не выпасть из жизни на ивенте.

5. Фотобудка. Каждый участник может сделать фото на конференции и по хештегу распечатать его на специальном принтере. В итоге он получает фотографию в фирменной рамке, дизайн которой разрабатывают организаторы. На ней спонсор может разместить свой логотип. То, что эти фотографии увезут с собой, сохранят и будут пересматривать — это точно.

6. Ротация ролика в залах. Тут спонсорам будет, где разгуляться. Видео — самый информативный способ брендинга. Регламент устанавливают организаторы. Обычно длительность ролика колеблется от 10 до 30 секунд.

7. Спонсор Afterparty. Набор опций для компании, которая забрендирует афтепати, может быть разный. Например, мы предоставляем отдельную VIP-зону, брендируем логотипами саму локацию и пиарим спонсора всю ночь с помощью ведущего. А ещё компания может сделать собственную фотозону.

Мы стараемся брендировать только то, что "заходит". Если кто-то захочет добавить свой раздатотчный материал в сумки участников, то мы предложим ему альтернативный вариант. Для нас нет более печального момента, чем видеть все листовки наших спонсоров в урнах.
Также мы не брендируем нашу собственную раздатку. На блокнотах, сумках и ручках участников мы размещаем только свой логотип. Очень редко брендируем официальный пресс-волл конференции. Такая опция доступна только для генеральных спонсоров наших ивентов и отдельно не предоставляется.

Кроме того, есть много классных идей, от которых мы отказались сознательно. Например, если у вас на ивенте используется одноразовая посуда, можно забрендировать её. Тут уже всё зависит от фантазии организаторов. Но обязательно помните о том, что ваши услуги должны приносить профит спонсорам.

Мы в Octopus Events ищем крутого PR-менеджера ❗️

Главные требования:
- коммуникабельность;
- стрессоустойчивость;
- умение писать креативные тексты в разных стилях;
- желание учиться и пробовать что-то новое.

На самом деле мы ищем суперэнергичного человека, который будет готов много общаться с людьми и добиваться поставленных целей. Всему остальному с радостью научим 😉

Подробнее о вакансии по ссылке 👉🏻 https://bit.ly/2Bl3pCS

Онлайн-реклама ивента: бюджет и как его распределить

Часто при подготовке мероприятия организаторы сталкиваются с проблемой эффективного распределения рекламного бюджета.

Вот несколько правил, которыми пользуемся мы:

1. До конференции (чем раньше, тем лучше) мы пишем медиа-план, в котором прописываем общий бюджет на рекламу, какие каналы используем и сколько денег на них тратим. Разделяем рекламу по месяцам, по инфоповодам (например, повышение цен на билеты) и по типу контента.

2. Чем крупнее конференция, тем раньше мы запускаем рекламу. Но всегда после первого повышения цены.

3. Старт продаж сначала анонсируем по тёплой базе. А когда замечаем значительный спад активности, — запускаем рекламу (ремаркетинг и look-a-like).

4. Всегда выбираем одну главную площадку, где мы будем продвигаться. Проще всего выбрать ту, где самая прокачанная аудитория. Для нас это ФБ. Но в связи с его ограничениями (снижением органического охвата постов от брендов), пост о старте продаж мы вынуждены продвигать по взаимодействовавшим со страницей. Это не означает начало нашего активного продвижения. Мы хотим, чтобы все лояльные участники увидели новость о старте продаж.

5. Продвигаем ивент так же и через наши личные страницы. По статистике, человек в 16 раз чаще читает посты от своих знакомых, чем от брендов.

6. Заранее продумываем фирменный стиль рекламы. Мы всегда тестируем несколько вариантов: делаем шуточную и более официальную, пробуем разные типы объявлений и смотрим, что лучше заходит. Стараемся запускать видео-рекламу. Этот вариант более энергозатратный с точки зрения производства, но и более эффективный.

7. Относительно недавно мы стали пользоваться рекламой в ТГ. Для этого нужно: иметь налаженные связи с лидерами мнений, найти релевантные каналы, договориться об условиях размещения и не забыть про материалы (с промокодом и utm-меткой). Помните, что всегда стоит попытаться обсудить вариант бартера 😉

8. Вместе с официальной страницей бренда создаём тематическую группу, то есть строим комьюнити. Это полезно не только потому, что органический охват групп из-за внедрения новых алгоритмов ФБ упал не так сильно, как у страниц бренда, но и с точки зрения налаживания коммуникации между участниками.

Ну кто, если не мы, сделал бы подробный мануал о том, как правильно вести себя на бизнес-ивентах? Чтобы и клиентов новых найти, и с партнёрами пообщаться, и спикеру каверзный вопрос задать.

Мы объединили экспертизу семи 8Р, трёх SaaS Nation и трёх Online Advertising в Болгарии, чтобы разработать универсальный план бойца конференций 💪🏻

P.S. А у вас есть лайфхаки, которые помогают провести время на конференции с максимальной пользой?

https://netpeak.net/ru/blog/kak-izvlech-iz-iventov-maksimal-nuyu-pol-zu-dlya-sebya-i-svoyego-biznesa/

Всем привет!
Мы возвращаемся и теперь будем делиться с вами полезным контентом чаще 😉
Сегодня расскажем о шаблоне документа для составления контент-планов в соц сетях.

Контент-план для конференций: как подготовить удобный докс
✔️ Первые 2 колонки — дата и день недели, когда должен выйти пост. Звучит элементарно, но многие забывают указывать и потом путаются в собственных публикациях.
✔️ Дальше — столбец с рубрикацией. Заранее продумайте, какие рубрики вы хотите вести на вашей странице/канале и настройте диапазон значений из них. Так вы будете видеть сбалансированный ли у вас контент. Очень важно следить за количеством партнёрских постов в неделю, чтобы не превратиться в рекламную страничку. И тут вас тоже спасёт рубрикация 😁
✔️ Потом делаем столбец, куда добавляем текст. Спасибо, кэп 😂
✔️ Не забываем про столбец, куда будем добавлять визуалы. Чтобы потом не искать во всех папках мира нужную картинку на ноутбуке или Гугл диске 😱
✔️ Чтобы сделать процесс утверждения постов проще и быстрее, добавьте колонку "Статус". У нас в шаблоне есть 4 варианта: На утверждении, Внести коррективы, Утверждён и Опубликован. Для большей наглядности можно настроить условное форматирование. Например, Внести коррективы — красный, Опубликовано — зелёный.
✔️ Всегда оставляйте поле для комментариев. По понятным причинам 🙂

А чтобы не делать этот докс вручную, можно воспользоваться шаблоном докса для контент-планов от Octopus Events 🔥

Мы планируем возродить рубрику "Инсайты", где рассказываем о нашем опыте проведения конференций 🔥
Но нам нужна ваша помощь: напишите в ЛС @daria_shalahinova, какие темы были бы вам интересны. Это может быть маркетинг конференций, фишки по организации или подбор спикеров. Всё что угодно!

Ждём ваших сообщений 😉

Лайфхак от Octopus Events 🔥

На сайте конференции обязательно разработайте блок, где представите всю команду организаторов. И не забудьте добавить ссылки на профили в соц сетях.
Зачем?
👉🏻 Вы станете ближе к своим участникам. Они увидят не только классный ивент, а и людей, которые его организуют.
👉🏻 Если с вами хотят запартнёриться, стать спонсором или задать любой другой вопрос — на сайте сразу будет видно, к кому можно обратиться. И рядом будет ссылка на Фейсбук, чтобы написать.
👉🏻 Self-branding. Каждый член команды организаторов должен быть узнаваемым. Особенно это касается программного менеджера, пиарщика и CEO. Блок на сайте — +1 пункт для повышения узнаваемости 😉

И как всегда мы делимся своим блоком с командой на сайте нашей конференции SaaS Nation 💥

Видео-контент для конференции: какие видео мы делаем?

✔️ Видеоприглашения спикеров. Просим каждого спикера записать короткий ролик и пригласить участников на нашу конференцию. Чем известней спикер, тем больше будет просмотров. Единственный минус — из-за плотного графика докладчиков процесс получения видео может затянуться.
✔️ Записи вебинаров. Мы всегда проводим 2-3 вебинара при подготовке к конференции. И не только для пиара, а ради полезного контента, которым можно будет потом поделиться с нашей аудиторией.
✔️ Обзорный ролик. Видео о том, как прошла конференция. Мы стараемся максимально передать атмосферу ивента, включить отзывы спикеров, но при этом сделать ролик интересным. Если TOV (Tone of voice) конференции позволяет, то добавляем пару фановых моментов. И всегда тщательно отбираем музыку.
✔️ Ролик застройки. Так мы приоткрываем занавес организации конференций Octopus Events: работа саппорта, подрядчиков и организаторов не остаётся за кадром. Мы повышаем уровень лояльности участников и знакомим их с командой.
✔️ Фановые видео. На 8Р мы стараемся подготовить смешной ролик для промо конференции. Такие видео всегда набирают больше охвата, а участники активнее шерят их.

В качестве примера делимся нашим свежим роликом с застройки 8Р 2019 👉🏻 https://youtu.be/3fc3pwZkWQk

Сегодня без долгих вступлений. Рассказываем, какие письма мы отправляем нашим участникам.

Email-маркетинг: чек-лист рассылок 🔥

✔️ Еженедельный дайджест. Включает анонсы спикеров, спонсоров, медиапартёнров и другие важные новости конференции.
✔️ Рассылки перед повышением цен. Всегда делаем одну стандартную рассылку и один plain text (короткая рассылка без единой картинки и вёрстки). Plain text напоминает обычное сообщение и поэтому open rate у него выше.
✔️ Рассылки по сегментированной базе. Специальные скидки, акции и предложения мы можем разделять в зависимости от профессии и сферы деятельности человека.
✔️ Чек-лист участника перед конференцией. За 10 дней до ивента мы отправляем всем участникам большое письмо, в котором они найдут всю нужную информацию: время регистрации, место проведения, адрес, тайминг, карту локации и т.д.
✔️ Сразу после закрытия отправляем письмо с анкетой-фидбеком и очень просим заполнить её. На основании ответов потом делаем подробную инфографику.
✔️ Презентации и видео докладов спикеров.
✔️ Инфографика, фотоотчёт и конспекты докладов, которые сделали партнёры на нашем ивенте.

❗️ Напомним, что мы всегда сегментируем базу по наличию билета на конференцию. Как только человек покупает билет, мы сразу удаляем его из общей базы, если он там есть. Либо автоматически добавляем в базу участников. Участники конференции не будут получать рассылки перед повышением цен, потому что им это неактуально.

Вы посещаете ивенты ваших партнёров/конкурентов? Если нет, то скорее исправляйте эту ошибку 😱

Ведь это крутой инструмент для того, чтобы:
✔️ Вживую пообщаться со всеми спонсорами и стендистами ваших конференций.
✔️ Взять контакты новых потенциальных партнёров и в течение 3 дней связаться с ними. Особенно эффективно это работает для медиапартнёров.
✔️ Выбрать 2-3 доклада в разных потоках и посетить их (не забываем про обучение 📚).
✔️ Залоялить спикеров и лидеров мнений, которых вы хотели бы видеть у вас на конференциях. Очень часто ТОПовые докладчики могут не отвечать на сообщения в Фейсбуке или Телеграме. Поэтому общение вживую во много раз эффективнее, чем бесконечный пушинг в сети.
✔️ Собрать фидбек об ивенте от участников. Узнать, что понравилось, а что — нет. Учиться на чужих ошибках лучше 😉

❗️ Помните, что везде и всюду вы не успеете. Поэтому заранее пропишите план на день и разбейте по приоритетности задачи. А после конференции сразу обработайте все полученные контакты и напишите письма тем, кому нужно.

Как правильно отбирать и обрабатывать фотографии с ивента?

Когда ты получаешь 100500 фотографий с конференции, самое главное — не растеряться и грамотно отобрать фотографии участников. Чтобы все остались довольны, и себя увидели, и друзей/коллег отметили 😉

Спойлер: лучше не выставить, чем выставить!

🔹 Запомни: групповые фотографии — это ад. Если на фото есть несколько человек, и все они получились хорошо, и свет правильный, но кто-то один закрыл глаза/отвернулся/чихнул — удаляй это фото навсегда. Если человек получился некрасиво — это фото нельзя выставлять в сеть.

🔹 Если на фото обрезаны руки/ноги — посмелее кропни его. В первую очередь, обрезай так, чтобы получился потрет (если позволяет качество). Если не получается кропнуть красиво — не выставляй такое фото.

🔹 Если на фото сильный пересвет — не выставляй такое фото. Тёмное фото всегда легче исправить, чем засвеченное.

🔹 Для фотоальбомов выбирай разноплановые фотографии. Если у участника все фотографии удачные, но одноплановые, выбери 1-2. И ещё лучше разместить их в разных частях альбома.

🔹 Вытекает из предыдущего пункта — чередуй типы фотографий в фотоальбомах. Разбавляй портреты общим планом, а групповые фотки персональными.

👉🏻 Бонус-пункт: мы уже писали об этом раньше, но напомним: создавай live-альбомы. Это фотографии, которые ты загружаешь в соц сети прямо во время конференции. Участники будут делиться ими у себя на страничках и создавать хайп вокруг ивента. Для этого заранее предупреди фотографов и договорись с ними о времени, когда они будут приходить и скидывать фотографии на диск. И не забывай: такие фотографии тоже нужно отбирать, поэтому запасись достаточным количеством времени на ивенте 💥

❓ Вы проводите ежедневные собрания с командой? Мы только недавно познали всю пользу таких ежедневных встреч.

💥 У нас это называется daily meeting: короткие 15-минутные утренние собрания, где каждый член команды рассказывает о своих задачах на день. А ещё может попросить помощи у коллег 💪🏻

Признаемся честно, мы даже не представляли, сколько всего делает каждый из нас за день! Для ивентеров такие собрания особенно полезны, ведь наши задачи очень разноплановые и их оооочень много 🔥

Чтобы участие компании со стендом на конференции было эффективным — необходимо основательно подготовиться 🔝
А если вы являетесь организатором и к вам приезжают стендисты из других стран, позаботьтесь о том, чтобы всё прошло максимально комфортно 🔥
В качестве крутого to-do чек-листа делимся с вами статьёй на блоге Netpeak о том, как правильно участвовать в зарубежных выставках 😉

https://netpeak.net/ru/blog/vy-yedete-so-stendom-na-mezhdunarodnuyu-vystavku-kak-podgotovit-sya/

Недавно vc.ru выпустили статью о том, как провести ивент на 3000 человек. Получилось годно. Про факапы и инсайты организаторов можно прочитать по ссылке 👉🏻 http://bit.ly/2QsvKQl

Почему участники из года в год посещают наши ивенты?

✔️ Мы всегда даём больше, чем от нас ждут.
Это касается и участников, и спонсоров.

Когда участник покупает билет на нашу конференцию, он получает не только знания, но и эмоции: креативный и полезный мерч, live-альбом с фотографиями прямо в день ивента и индивидуальный подход. У него под рукой всегда есть удобное приложение конференции, а после закрытия его участие не заканчивается. Ведь он становится членом комьюнити, где может задать любой вопрос и пообщаться с единомышленниками.

То же самое касается спонсоров и партнёров. В день застройки мы обязательно пообщаемся с каждым из них лично и поможем решить любую проблему. В день ивента мы обеспечим максимальный трафик участников с помощью специальных квест-карт и розыгрыша ценных призов. А после отправим партнёрский отчёт с фотографиями, статистикой и благодарностью.

✔️ Мы не только признаём, но и исправляем свои ошибки.
Несмотря на многолетний опыт в организации, у нас тоже случаются проколы и непредвиденные ситуации. Главное — признать ошибку и исправить её.
Пример: на одной из конференций подрядчик не успел отшить весь тираж сумок и в день ивента не все участники смогли их получить. После конференции мы отправили лично каждому такому участнику сумку по почте.

✔️ Мы всегда собираем фидбек наших ивентов.
Анкета участника — то, что каждый участник получает на почту после каждого нашего ивента. Мы боремся буквально за каждый отзыв, потому что нам важно знать, какое мнение мы оставили после себя. После конференции мы обрабатываем все анкеты и на собрании записываем в специальный докс что и как нам нужно доработать в следующем году.
Такие же анкеты у нас есть для спонсоров и партнёров.

✔️ Мы относимся к участнику как к другу, а не клиенту.
В наших соц сетях мы делимся закулисной жизнью, рассказываем о наших достижениях и неудачах, шутим и общаемся на "ты".
Мы стараемся избегать обезличенности и с радостью рассказываем про команду, а наши участники всегда знают, к кому можно обратиться с вопросом.
А после конференции публикуем не только обзорное видео, но и видео "За день до". Так участники видят, как создавалась конференция и знакомятся с нами лично.

На повестке Октопус-дня охота за свежей кровью ✌🏼

В теплом кругу шальных организаторов появилось вакантное местечко. Мы ищем контент-маркетолога наших конференций 8P, SaaS Nation, Medical Digital Conference, Online Advertising 💥

Если в написании текстов ты практически Шива и умеешь качественно и быстро писать на разные темы в разных стилях. ИЛИ опыта нет, но ты искренне любишь писать. Приходи. Мы обучим тебя мастерству контент-маркетинга и поможем на твоём пути от Бейби Йоды до Мастера-джедая 😉

👇🏼
https://career.netpeak.ua/vacancy/content-marketer-konferencii-octopus-events/

Очень важная составляющая организации конференций — поиск и работа со спонсорами. Своих спонсоров мы ценим и любим. Ни для кого не секрет, за что 😅💰 Делимся с вами мануалом по составлению спонсорского отчета.

1. Мы составляем отчеты в Google Презентациях. Это удобный бесплатный сервис с широким функционалом. Позволяет годно продемонстрировать итоги ивента.

2. Если в оформлении вы даже не junior, попросите дизайнера оформить для вас макет, в который вы будете вставлять нужную информацию.

Что мы включаем в спонсорский отчет:
✔️ Общая характеристика конференции. Название, дата, специализация, место проведения. Сюда же можно добавить атмосферные фотографии с открытия ивента, скоплений участников и заполненных залов.

✔️ Статистика по конференции: кол-во участников, стран; сколько людей оценили ивент позитивно и планируют посетить его в следующем году; сколько из них нашли полезные контакты.

✔️ Фотоотчет. Фотографии стенда, ролл-апа и других спонсорских проявлений. А также любых активностей на стендах (например, розыгрыш призов или раздача мерча). Главное — сразу прописать в инструкции фотографу, что и в каком количестве необходимо будет сфотографировать ( каждый стенд, ролл-ап, фотозону от партнёра, бартнерные проявления и т.д.).

✔️ Выполнение партнерских обязательств. Сюда включаем список спонсорских проявлений и пруфы того, что они были выполнены. Это могут быть гиперссылки на рассылку и пост в соц сетях, фотографии мерча с логотипом спонсора и прочее.

🔥 Ловите пример: наш спонсорский отчет для Payoneer