​​💁🏻‍♀️ Организация мероприятия - масштабное и сложное дело, которое требует постоянного контроля различных составляющих. Чтобы облегчить вам задачу, мы подготовили небольшой список частых ошибок, которые могут испортить ваш ивент.
⠀
🚩 Плохое исследование вашей целевой аудитории
Отсутствие интереса - одна из главных причин, по которой мероприятие может провалиться. Чтобы лучше понять свою целевую аудиторию, разделите ее по демографическим, психографическим и поведенческим критериям.
⠀
🚩 Выбор неправильной даты
Многие мероприятия терпят неудачу потому, что они были запланированы на дни, неудобные для их целевой аудитории. Организаторы конференции должны выбрать дату, подходящую для спикеров и участников, а не только для них самих. Убедитесь, что дата вашего ивента не запланирована рядом с другими ивентами вашей тематики, праздниками и пиком сезона путешествий.
⠀
🚩 Экономия на кейтеринге и удобствах
Ограниченный бюджет никогда не может служить оправданием для того, чтобы соглашаться на ужасные услуги. Проверяйте качество еды и напитков ☕️, наличие необходимых удобств на площадке, базового обслуживания, Wi-Fi и зарядных станций.
⠀
🚩 Поздняя рекламная кампания
Чем больше вы откладываете продвижение, тем меньше времени будет у людей, чтобы принять участие в ивенте. Разработайте маркетинговых план, который предусматривает продвижение в течение 3-4 месяцев до ивента.
⠀
🚩 Решение вопросов обеспечения ивента в последний месяц
Оборудование, подарки участникам, аренда и оформление площадки, кейтеринг - это все востребованные вещи и услуги, которые могут быть недоступны в последний момент. Имейте в виду, что на производство полиграфии и необходимого мерча нужно время, и за углом могут поджидать риски правок 👻
⠀
🚩 Отсутствие четких сроков выполнения задач
Нет ничего страшнее, горящих дедлайнов. Когда до ивента считанные дни, а у вас не хватает спикеров, нет стендов для EXPO-зоны или стаффа, вы познаете всю боль отчаяния. Распишите все элементы вашего мероприятия и установите для каждого из них 2 дедлайна - жесткий и гибкий.
⠀
А какие еще ошибки организаторов вы считаете непростительными? 🤭

​​Среди организаторов существует распространенная позиция: стратсессия - вещь нужная, но проводить ее я конечно же не буду 😎 Такой подход ограничивает дальнейшее развитие как всей команды, так и каждого их ивента.
⠀
Стратегическая сессия - это дорожная карта того, чего вы надеетесь достичь и как вы будете оценивать этот успех (KPI).
⠀
Для начала разработайте единый шаблон 📋 стратегии, который вы сможете использовать для всех следующих мероприятий. Он упростит планирование и поможет не упустить из виду важные моменты.
⠀
При создании шаблона включите основные категории:
❓Какие главные цели на предстоящий ивент - финансовые и организационные?
Не ставьте перед собой расплывчатые цели: чтобы ивент был успешный. Конкретика позволит оценить результат: собрать 1000 участников, попасть в СМИ, выйти в плюс на сумму Х 💵
⠀
❓ Какие события могут влиять на эти цели и каким образом?
Ивенты конкурентов, недостаток финансирования, отсутствие необходимых человеческих или материальных ресурсов.
⠀
❓ Какой тип мероприятия лучше всего соответствует целям мероприятия?
Конференция, форум, выставка, онлайн-ивент.
⠀
❓ Каких результатов вы хотите достичь - минимальные, оптимальные и максимальные ?
Если вы установите 3 категории результатов, сможете понять на каком уровне находитесь, и что необходимо улучшить в следующий раз 📊
⠀
❓ Есть ли у вашей команды достаточные ресурсы для проведения этого ивента?
Каких специалистов не хватает в вашей команде? В какой сфере не помешал бы консалтинг со стороны?
⠀
❓ Какие инструменты помогут вывести ивент на новый уровень?
Новые знакомства 👥, известные спонсоры, новая площадка или смена формата ивента.
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_yarik

​​Сегодня мы поговорим о том, что такое кейтеринг и с чем его едят (атака каламбура от Octopus Events) 😅
⠀
Кейтеринг - это совокупность процессов, связанных с приготовлением и доставкой еды, а также обслуживанием ваших гостей в период приема пищи. Он бывает двух основных форматов:
1️⃣ С рассадкой - банкет и гала-ужин
2️⃣ Без рассадки - шведский стол, фуршет, кофе-брейк, коктейль и барбекю
⠀
Выбор формата не должен базироваться только на ваших предпочтениях. Учитывайте вид ивента, сезон, количество гостей и продолжительность мероприятия.
⠀
От вышеупомянутых факторов, также, зависит выбор меню. Типичный кейтеринг для ивента полного дня состоит из:
🔹 горячих и холодных напитков
🔹 сладких закусок, десертов
🔹 закусок, поданных в виде холодного фуршета
🔹 основных блюд для обеда/ужина
⠀
Если начало вашего ивента запланировано на утро, то предложите гостям легкий завтрак - брускетты с различными наполнениями, канапе, простой салат 🥗 и свежие фрукты. Если мероприятие растянуто до вечера, участникам необходимо обеспечить полноценный прием пищи с основными блюдами.
⠀
Обычно расчетом количества блюд занимаются сотрудники кейтеринга, но если вы хотите сделать это самостоятельно, то предлагаем следующую схему:
▪️ продолжительность ивента 1-2 часа - 400 грамм еды/человека
▪️ продолжительность ивента 2-4 часа - 600 грамм еды/человека
▪️ продолжительность ивента 4-6 часов - 700-1200 грамм еды/человека
▪️ продолжительность ивента более 6 часов - 1200-1800 грамм еды/человека
⠀
Крепкий алкоголь 🥃 подготавливают в количестве 0,5 бутылки на человека, легкий алкоголь - 0,8 бутылки/человек, безалкогольные - 1,5 литра/человек, горячие - чашка на 1 одного человека.
⠀
Основные причины, почему стоит выбрать кейтеринг:
⚡️ экономия времени
⚡️ помощь в составлении меню
⚡️ обеспечение полного комплекса обслуживания
⚡️ возможность подстроить меню под бюджет
⠀
Продолжение поста читайте в следующей публикации 😉

​​В прошлом посте мы обсудили форматы и ключевые моменты кейтеринга, а, также, особенности составления меню.
⠀
Теперь перейдем к тому, как же выбрать кейтеринговую компанию, чтобы гости остались довольны как блюдами, так и сервисом 🙂
⠀
Выбор подрядчика должен происходить по следующим критериям:
⠀
🍽 Направление работы кейтеринга. Есть компаний, которые специализируются как на широких форматах ивентов, так и узконишевые: свадебный кейтеринг, бизнес/деловой, выездные события.
⠀
🍽 Соблюдение санитарных норм и наличие регламента соблюдения качества работы и продуктов 🥩 У хороших компаний всегда есть вся задокументированная информация, подтверждающая их качество.
⠀
🍽 Отзывы. В первую очередь проверяйте отзывы не на сайте компании, а на сторонних ресурсах, где подчистить комментарии невозможно. В идеале можете связаться с заказчиками и узнать информацию лично от них.
⠀
🍽 Диалог компании с вами. Опаздывает ли менеджер на встречи 🤔, вовремя ли выполняет договоренности и отвечает на сообщения. Такие детали сразу показывают отношение к работе и помогут уберечь вас от срыва ивента.
⠀
🍽 Объем работы компании. Предоставляют ли они сервировку столов, услуги вейтеров и клининга, насколько у них широкий ассортимент блюд в меню.
⠀
🍽 Прозрачность ценообразования. Вам должны предоставить четкие цифры стоимости 🧮 и веса каждого блюда и напитков, цены за сервисные услуги (почасовые или суммарные). Уточните, влияет ли на цену изменение указанных объемов блюд или их состава.
⠀
🍽 Наличие тест-фуда. Вы должны понимать, что будут есть ваши гости. Перед ивентом обязательно должна быть предварительная дегустация меню. Фотографируйте 📸 сервировку и блюда, записывайте замечания, чтобы потом сопоставить конечный вариант с предложенным вам на дегустации. И обязательно внимательно читайте договор 👀
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_kovi

​​Всем крутого нетворкинга за наш счет 🎉
⠀
На современные ивенты участники приходят не только за обучением, но и за полезными знакомствами, налаживанием связей и прибыльным партнерством 🤝 Ваша задача, как организатора - создать для этого подходящее нетворкинг-пространство. Как же это можно сделать?
⠀
Попадая на ивент, участники 👥 оказываются в кругу незнакомцев, часто не решаясь начать с кем-то общение. Чтобы это исправить, перед началом мероприятия, модератор 🎤 может рассказать о возможности нетворкинга, и что на данной конференции/форуме он активно поддерживается.
⠀
Чтобы гостям было удобно общаться, оборудуйте для этого отдельную зону. Разместите в ней столики, диваны или стулья и указатель, который будет информировать людей о том, что здесь пространство для участников, которые готовы к диалогу.
⠀
Популярностью на ивентах, также, пользуются Connecting Wall 🔖 - стенды, на которых гости могут размещать свои визитки и брать контакты других участников. Это позволяет сразу сфокусировать внимание на тех знакомствах, которые им нужны.
⠀
Можете оставить рядом со стендом коробочку с пустыми визитками, на случай если у кого-то с собой нет собственной.
⠀
Это минимальный набор инструментов, который поможет вам создать хороший нетворкинг на вашем ивенте. Если у вас есть еще крутые идеи - делитесь ими в комментариях ⤵️

#octopusevents #octopus_wiki #octopus_kovi

​​В сезон весна-лето многие организаторы склоняются к проведению ивентов под открытым небом. Но зная особенности нашего менталитета, такие идеи, обычно, заканчиваются рубрикой “приколы” на Ютубе 📲
⠀
В этом посте мы хотим дать несколько рекомендаций, которые позволят провести подобный тип мероприятий без негативных последствий и провоцирующих заголовков в СМИ.
⠀
🧯 Позаботьтесь о пожарной безопасности.
Даже при безветренной ясной погоде всегда остается риск возгорания, связанный с человеческим фактором. Поэтому все мангалы и костры стоит размещать как можно дальше от основного мероприятия, а настилы для них выполнять из металла. И возьмите на площадку хотя бы 1 огнетушитель.
⠀
🔌 Проконтролируйте электрику.
Не оставляйте провода вальяжно лежать на травке 🌱 Уберите всю проводку в специальные гофры, спрятав их под пол или на высоту. Четко соблюдайте ТЗ застройщика по электроприборам, рассчитывайте необходимую мощность и источник электропитания на каждой зоне ивента с учетом используемой техники. И подготовьте зарядные станции для участников, чтобы не было подпольных набегов 🏃🏻 на вашу четко рассчитанную электросеть.
⠀
📐 Выберите правильный тип конструкций.
На природе, в основном, используются 2 типа конструкций: деревянные и металлические. С точки пожарной безопасности, вторые кажутся более надежными, но их слабым местом является баннерная ткань, которая легко воспламеняется и выделять токсичные газы 😵‍💫 при горении. Поэтому в зонах отдыха и основной части можно использовать их, но в местах приготовления пищи и обильного скопления электроустройств лучше выбрать деревянные конструкции со специальным противопожарным покрытием. И да, не забывайте утяжелять конструкции, чтобы при сильных порывах ветра ими не накрыло гостей.
⠀
🧼 Подумайте о гигиене.
Здесь вроде бы все элементарно: людям нужны уборные! Должны быть умывальники или места, где гости смогут привести себя в порядок и позаботится о гигиене. С туалетами сложнее: нужно заказывать либо биотуалеты 🚽, либо выбирать локацию, на которой вопрос гигиены уже предусмотрен.
⠀
✨ Позаботьтесь о комфорте гостей.
Даже если вы посмотрели прогноз погоды на 30-ти сайтах, быть уверенным до конца нельзя. Кондиционеров у вас в свободном доступе не будет. И поэтому, на случай жары оборудуйте локацию аэрозольными системами охлаждения, а на случай холода имейте в запасе пледы в количестве равному количеству гостей. То же касается и напитков, у вас должны быть как холодные коктейли днем, так и горячий чай и кофе вечером.

​​Перед созданием сайта для ивента вы должны ответить себе на несколько вопросов:
▪️ Кто наши потенциальные участники?
▪️ Что они ищут на сайте?
▪️ Какие рычаги влияния вы можете использовать, чтобы склонить их к покупке билетов?

Вы должны приложить максимум усилий, чтобы то, как вы себя представляете совпадало с тем, что вы можете им предложить.
⠀
Структура сайта - максимально удобная и понятная для пользователя. Никаких дополнительных страниц, если можно разместить всю необходимую информацию на 5-6 основных. Но уделяйте внимание таким моментам, как описание категорий билетов 🎟, спикеры, программа, условия участия и тд.
⠀
Никто не будет читать текстовые блоки на 5000 символов. Достаточно несколько точных тезисов, которые раскроют суть нужной инфы. Также говорить интригами и держать занавес тайны 🔮 - не лучшая идея. Люди не будут платить деньги, чтобы получить неоправданные ожидания.
⠀
Добавляйте много визуального контента. Фото и видео с прошлых ивентов, кадры с афтепати 🥳, фото гостей/спикеров, круто оформленная программа. Лучше 1 раз увидеть, чем 10 раз прочитать.
⠀
Убедитесь, что пользователи могут связаться с вами и получить ответы на нужные вопросы: блок FAQ, разграниченные пути связи для участников, спонсоров и спикеров. Охватите все типы мессенджеров, а не самый очевидный для вас. По статистике, большая доля пользователей, на просторах СНГ, припадает на Viber (кто эти люди 😟). Так что исключать его только из-за бабушкиных открыток не стоит.
⠀
И никаких надоедливых поп-апов! Да, вам нужно собрать базу, но делать это нужно ненавязчиво и без фанатизма. Предложите выгоду 🤩, а не выпрашивайте email.
⠀
Что еще вы бы добавили в этот пост?

​​Если вы давно искали мотивацию в своем деле 🧐, то мы подготовили для вас подборку самых крутых премий, в которых могут поучаствовать организатора ивентов:
⠀
🏆 The Best Event Awards (BEA)
BEA - одна из самых известных международных ивент-премий в мире. Ее вручают за наиболее инновационные и креативные ивенты, и принять участие могут проекты с любой точки мира.
⠀
🏆 Global Eventex Awards
Онлайн-премия, с просто огромным количеством номинаций, от Art-event до наград за лучший вебинар. У участников со стран СНГ часто бывают победители во многих номинациях.
⠀
🏆 Event Technology Award, Великобритания
Премия за самые технологичные ивенты и другие технологичные проявления ивент-индустрии:
▪️ приложения для мероприятий
▪️ платформы для продажи билетов
▪️ платформы для вовлечения аудитории и сбора аналитики
▪️ и даже награда за лучшее применение искусственного интеллекта на ивенте
⠀
🏆 The Drum Experience Awards, Великобритания
Еще одна международная премия, с 30 номинациями. Проводит премию международная медиа-платформа и один из крупнейших маркетинговых порталов Европы - The Drum Magazine.
⠀
🏆 Global Event Awards (GEA)
Премия для организаторов со стран СНГ. В ней могут принять участие ивент-организаторы с таких стран, как Украина, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан, Россия, Узбекистан, Таджикистан, Латвия, Литва, Азербайджан, Армения и Эстония. Для номинаций есть 17 категорий, включая «Корпоративное мероприятие до 500 гостей», «Деловое мероприятие» и «Социальный проект» и тд.
⠀
🏆 ExAwards и Experience Design & Technology Awards США
Премия от американского издания Event Marketer за креативный и технологичный подход в организации ивентов. Но при этом участников ждут весьма простые номинации: лучшие события в сфере спорта, культуры и развлечений, лучшие инфлюенсеры и выставки, фестивали.
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_midnight

​​ТОП-7 советов по настройке таргетинга для ивента.
⠀
🎯 Совет №1 - Не концентрируйтесь на 1 цели.
Повышение узнаваемости и конверсия на покупку билета имеют разный путь клиента и требуют, также, разных подходов 🚩. Лучше подготовьте стратегию продвижения с разными кампаниями, чтобы достичь максимального результата.
⠀
🎯 Совет №2 - Look-like-audience не всегда лучший выбор.
Даже если вашему ивенту больше 3 лет и у вас большая аудитория в соцсетях, это не значит что вы получите целевой охват. Проведите А/Б тестирование и сравните показатели эффективности между look-like-audience и аудиторией, настроенной по демографическим характеристикам и интересам.
⠀
🎯 Совет №3 - Facebook Pixel нужен.
Тактика “и так сойдет” - ваш злейший враг. Facebook Pixel позволит собрать информацию о пользователях, их поведении, эффективности используемого контента, а также оптимизирует показ ваших рекламных объявлений 🔥
⠀
🎯 Совет №4 - Вникайте в аналитику.
Этот совет исходит из вышеописанного. Аналитика - лучший друг вашей эффективности. Если вы не понимаете поведение и особенности своей ЦА, то никогда не сможете выйти на новый уровень и увеличить количество участников.
⠀
🎯 Совет №5 - Не используйте один контент для всех кампаний и целей.
Даже если вы заплатили большую сумму за крутое видео или баннер, не нужно использовать лишь его во всех рекламных объявлениях. Добавьте разнообразия: для кампании сбора базы подойдет контент с УТП, для трафика - привлекающий баннер или динамичное 🕺 видео. Также, регулярно меняйте визуальную составляющую, чтобы она не успела надоесть.
⠀
🎯 Совет №6 - Контент важен.
Реклама - это первое с чем сталкивается ваша аудитория. Пользователи перенасытились визуальной составляющей и стали весьма требовательны к контенту. Поэтому привлечь их внимание с помощью видео сделанного в InShot у вас вряд ли получится.
⠀
🎯 Совет №7 - Делайте все вовремя.
Не нужно срочно запускать таргетинг, как только опубликовали сайт. Вы просто будете сливать бюджет не представляя пользы потенциальным участникам. Также не затягивайте с рекламой до последнего месяца ⌛️. Оптимальный план выглядит так: у вас уже есть что предложить пользователям и запас времени для оптимизации рекламных кампаний.
⠀
#octopus_midnight #octopusevents #octopus_wiki

​​Скоро Новый год, а значит наступил период новогодних корпоративов 🎄
⠀
Мы подготовили несколько советов, которые помогут организовать интересный и яркий ивент, который точно запомнится всем участникам.
⠀
Не фокусируйтесь на экономии и проведении корпоратива непосредственно в офисе. Правило “не совмещать отдых и работу” существует не просто так. Гостям нужно почувствовать атмосферу праздника 🥳.
⠀
Сделайте анализ коллектива, лучше если заказчик заполнит подготовленный вами бриф 📋. Это позволит отойти от шаблона и создать действительно оригинальное мероприятие.
⠀
Кстати, бриф, также, поможет понять вашу ЦА и, как результат, подготовить развлечение, которые действительно “зайдут”. Будет очень неловко, если гостям со средним возрастом 45+ организовать тематическую вечеринку в стиле супергероев.
⠀
По поводу развлечений: подготовьте и утвердите с заказчиком всю программу заранее, чтобы не стать героями мема ожидание/реальность. Можно скомбинировать варианты активного и спокойного отдыха:
🪅 тематические квесты
🪅 квизы по знанию коллег
🪅 необычные мастер-классы
🪅 конкурсы с крутыми подарками
⠀
Что же касается подарков, то беспроигрышный вариант - опросник. Пусть участники сами составят список желаемых наград 🎁. То же необходимо сделать для напитков и блюд: в любом коллективе следует учитывать предпочтения. К тому же, это облегчит посадку гостей в случае банкетного формата.
⠀
Проговорите с заказчиком возможность использования живой музыки или приглашенного исполнителя. Если бюджет этого не предусматривает, то имейте наготове новогодний плейлист - надо же бухгалтерии раз в год оторваться💃
⠀
Учитывайте эти факторы и вы восхитительны. Всем отличных корпоративов 😎

​​Успех ивента во многом зависит от правильно составленного портрета участника! Ведь чтобы организовать ивент, нужно понимать для кого вы его организовываете 💁‍♂️
⠀
👉 Аудитория ≤ 22
Самый открытый тип участников. Они стремятся не отставать от тенденций и получать максимум удовольствия от жизни. Они охотнее посетят ивент с какой-то глобальной идеей, чем мероприятие ради мероприятия.
⠀
Эта аудитория хорошо реагирует на искренние эмоции и впечатления, а не идеальную картинку. Для нее отлично подойдут яркое оформление, динамичность и образы, в которых участники узнают себя ✨
⠀
Также, не забывайте, что эта группа идет в ногу со временем, поэтому без современных технологий и известных инфлюэнсеров на ивенте не обойтись.
⠀
👉 Аудитория 23-39
Это поклонники личностного роста 🧘‍♀️ Они хотят развиваться, узнавать новое и становится лучше. Поэтому тут важен упор на практичность и результат.
⠀
Для данной аудитории необходима хорошо разработанная программа докладов, действительно экспертные спикеры и полезный, образовательный контент. Чтобы их привлечь, делайте акцент на том, что они получат, а не ВАУ-эффекте, используйте конкретную информацию, факты и преимущества “без воды”.
⠀
👉 Аудитория ≥40
Эта категория участников достаточно сложно адаптируется к новому. Они лучше всего реагируют на известные имена, чем на само содержание ивента.
⠀
Для них хорошо работают комплексные предложения (чем больше включено в стоимость билета, тем охотнее они его купят), ощущение выгоды ⚖️, индивидуальный подход и сопровождение, вплоть до конца ивента.
⠀
Им, также, важно максимально упростить навигацию по сайту, путь покупки билета и каналы обратной связи.
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_kovi

​​Ивент-индустрия сильно видоизменилась за последние 10 лет и то, что раньше называлось сувенирами, теперь превратилось в мерч 😎
⠀
Началась негласная гонка - у кого мерч круче. Организаторы изощряются, чтобы сделать оригинальные подарки, которые участники ивентов часто бы использовали и, как следствие, популяризировали бренд мероприятия 🤩
⠀
Создание мерча состоит из 2 основных этапов:
1️⃣ создание общей концепции и дизайн
2️⃣ поиск и работа с подрядчиками
⠀
Общая концепция должна включать:
▪️ тип мерча (чашки, шопперы, чехлы, блокноты, футболки)
▪️ количество мерча (с учетом участников + страховочное количество)
▪️ варианты дизайна (если для разных категорий участников будет разный мерч)
⠀
Далее предстоит выбрать подрядчика. Для одного и того же типа мерча существует множество вариантов выполнения. Лого на футболках может быть наклеенным, вышитым, нарисованным, напечатанным и тд. Блокноты 📒 могут быть пустыми, с рисунком, с деревянной, стеклянной или кожаной обложкой. Тут конечно все зависит от вашей фантазии и бюджета.
⠀
Предположим, вы уже решили и нашли все, что нужно. Теперь, чтобы все было в лучшем виде, нужно дать подрядчикам правильное ТЗ. Оно должно включать:
⚡️ наименование интересующей единицы мерча
⚡️ тираж (количество)
⚡️ макет логотипа для нанесения (с цветопередачей, способом нанесения, материалом, количеством и местами нанесения)
⚡️ разработку дополнительного дизайна (если необходимо)
⚡️ дату предоставления образцов
⚡️ дату сдачи готового товара
⠀
Ну и конечно не забудьте заранее уточнить, хватит ли ресурса и времени у подрядчиков на выполнение необходимого объема мерча 😉
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_kovi

​​14 декабря прошла церемония награждения Best Event Awards и мы собрали для вас победителей в главных номинациях:
⠀
🏆 Номинация B2B EVENT. Победитель - DIGITAL X 2021 (Германия).
⠀
🏆 Номинация B2C EVENT. Победитель - Roadtrip #withGalaxy (Германия).
⠀
🏆 Номинация B2I EVENT. Победитель - LES EMBIEZ 2021 – The Conviviality Platform (Франция).

🏆 Номинация BRAND ACTIVATION. Победитель - Genesis Brand Launch Event China (Китай).
⠀
🏆 Номинация CREATIVE INSTALLATION. Победитель - #PosteItaliani. Azzurri dentro. (Италия).
⠀
🏆 Номинация CULTURAL MUSICAL AND SPORTING EVENT. Победитель - GALA SHOW “THE BEGINNING OF THE NEW” (Россия).
⠀
🏆 Номинация DIGITAL TRANSFORMATION. Победитель - 2021 Turkish Airlines EuroLeague Final Four Cologne – Shows (Италия).
⠀
🏆 Номинация EDUCATIONAL/TRAINING EVENT. Победитель - The View on the World (Латвия).
⠀
🏆 Номинация INTEGRATED LIVE PROJECT. Победитель - FERRARI 296GTB GLOBAL LAUNCH (Италия).
⠀
🏆 Номинация MEETING CONVENTION & INCENTIVE. Победитель - G20 Heads of State and Government Summit (Италия).
⠀
🏆 Номинация NON-PROFIT/CSR/SUSTAINABLE EVENT. Победитель - TOUQUETHER, the charity festival dedicated to autism. The preview (Франция).
⠀
🏆 Номинация ORGANISATIONAL COMPLEXITY MANAGEMENT. Победитель - DIGITAL X 2021 (Германия).
⠀
🏆 Номинация PRESS & PR EVENT. Победитель - Scuderia Ferrari Global Team & Car Launch 2021 (Италия).
⠀
🏆 Номинация PRODUCT/SERVICE LAUNCH EVENT. Победитель - Smooth Taste, New Crate (Нидерланды).
⠀
🏆 Номинация PROPRIETARY FORMAT. Победитель - Event in a box (Литва).
⠀
🏆 Номинация THE NEW PHYSICAL EVENT. Победитель - 25 Years of RINGANA (Австрия).
⠀
🏆 Номинация USE OF TECHNOLOGY. Победитель - Nikolaj Kuznetzov. The Man. The Legend (Италия).
⠀
🏆 Номинация BEST BUSINESS EFFECTIVENESS. Победитель - Smooth Taste, New Crate (Нидерланды).
⠀
🏆 Номинация ICONIC GRAND PRIX AWARD. Победитель - G20 Heads of State and Government Summit (Италия).
⠀
🏆 Номинация SPECIAL MENTION FOR BEST CREATIVITY. Победитель - Gouden Giraffe Event Awards Drive Thru (Нидерланды).
⠀
🏆 Номинация SPECIAL MENTION FOR BEST SUSTAINABLE EVENT. Победитель - ALL4CLIMATE ITALY 2021 (Италия).
⠀
Полный список победителей 👇

🔥 Полный список победителей 🔥

​​Привет друзья!
⠀
Мы много говорим об организации мероприятий, но совсем забыли рассказать вам о нашем ближайшем ивенте 😱
⠀
28 апреля в КВЦ “Парковый” (Киев), совместно с Netpeak Agency и Hubber pro, мы проведём Ukrainian eCommerce Forum 🔥
⠀
Ukrainian eCommerce Forum - это масштабный форум в сфере электронной коммерции с 1000+ участников и EXPO-зоной, площадью 2 000 м².
⠀
Ивент будет состоять из 2️⃣ потоков - Business и Marketing, на которых выступят украинские и международные эксперты с докладами на темы:
⚡️ логистики и складского учета
⚡️ ценообразования
⚡️ стратегии продвижения бренда и формирования рекламного бюджета
⚡️ сквозной аналитики и работы в Google и Facebook Ads
⚡️ инструментов performance marketing и бизнеса Ecommerce в целом
⠀
Крутой нетворкинг и яркие впечатления - гарантируем 😉
⠀
Переходите по ссылке, чтобы узнать больше ⤵️

​​Если вы только начинаете путь в ивент-индустрии, важно сразу определить ключевые моменты будущей работы. “Бывалым” организаторам, также, не помешает вспомнить основы 😉
⠀
1. Работать с партнерами 👥, особенно на старте, намного легче, чем тянуть все одному. Главное четко обозначить зоны ответственности и распределить обязанности между сторонами, чтобы избежать негативного опыта.
⠀
2. Не распыляйте внимание на все сразу. Попытка стать лидером во всех отраслях обязательно обернется крахом. Определите 1 нишу вашей работы и смело развивайтесь в ней, и лишь когда достигнете в ней желаемого успеха, можете расширять свои горизонты 💯
⠀
3. Не экономьте на подрядчиках, так как их работа - это ваш выбор, а значит и ваша ответственность. Вы можете создать собственную базу подрядчиков для разных ценовых сегментов, но все они должны быть хорошими специалистами в своей отрасли 🔝
⠀
4. Развивайте навык работы с заказчиками. Скорее всего, необходимые умения и способы коммуникации придут с опытом, но самое главное, что вы должны помнить с самого старта - согласовывайте все детали, вообще все, даже самые незначительные 🤓 И составляйте очень детальный договор, с указанием всех подробностей работы.
⠀
5. Локация для ивента должна проверяться лично вами: соответствие фотографий 📸 и реальности, состояние ремонта и наличие удобств, возможность воплощение задуманного сценария, зонирование и прочие моменты.
⠀
6. Никогда не прекращайте учиться и развиваться. Ивент-индустрия очень гибкая, и меняется вместе с запросами аудитории. Если вы не будете адаптироваться, останетесь позади конкурентов 😣
⠀
#octopus_wiki #octopusevents #octopus_yarik

​​Те, кто считает, что B2B и B2C-ивенты ничем не отличаются, пусть первым бросит в нас репостом 🙃
⠀
При сравнении B2B и B2C-ивентов уже самая большая и очевидная разница наблюдается в профиле целевой аудитории 👥
⠀
B2C-ивенты ориентированы на потребителя, и, обычно, имеют более высокую посещаемость, чем мероприятия B2B. Большинство участников приходит, чтобы повеселиться ✨ и ознакомится с новинками и новостями рынка, и, возможно, совершить покупку интересующего их продукта.
⠀
Участники B2B - это комьюнити профессионалов-единомышленников, которые ищут последние тенденции или новейшие продукты в соответствующих отраслях. Поэтому задача организатора подобрать максимально подходящий формат ивента, который закроет потребности участников.
⠀
У B2B они заключаются в получении ценной информации и новых отраслевых данных, и поэтому участники больше сосредоточены на общении с потенциальными клиентами или построении конструктивных деловых отношений 🤝 с другими гостями.
⠀
Посетители B2C может и захотят взаимодействовать друг с другом, но их основной интерес заключается в самом участии, получении положительных эмоций и нового опыта 🙌
⠀
Поэтому, в первом случае вам важен показатель ценности и качества, а во втором показатель удовлетворения.
⠀
На данном опыте, также, строится маркетинговая стратегия. Для B2C будет эффективной таргетированная реклама, Email-стратегия, схемы лояльности и поощрения за привлечение новых участников, партнерство бренда с инфлюенсерами 🌟
⠀
Для B2B лучше использовать продвижение в отраслевых изданиях, медиа и на сайтах, участие в ивентах-партнерах в качестве спикеров/экспертов. Таргетированная реклама тоже может иметь место, но будет не столь эффективной.
⠀
❗️ Но, несмотря на ряд различий между подходами к B2B и B2C-ивентам, между ними есть одна общая черта:
⠀
Независимо от того, является ваш клиент бизнесом или потребителем, он ожидает отличного клиентского опыта и высококачественных услуг, а также возможности узнать побольше о вашей компании и ее ценности. Помните об этом ☝️
⠀
Всем крутых ивентов 🥳
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_yarik

​​Ни для кого не секрет, что в ивент-индустрии спонсоры - это ключевой источник финансирования мероприятий. И будьте уверены - они также это знают.
⠀
Главная валюта 💸 в работе со спонсорами - спонсорские проявления. То есть преимущества, которые позволят им охватить максимальное количество участников их целевой аудитории.
⠀
Одно из самых желанных преимуществ — это эксклюзивность категории, которая обычно связана с более высокими уровнями спонсорства. Другие проявления обычно включают:
⚡️ Логотипы на маркетинговых материалах
⚡️ Логотипы на сайте ивента
⚡️ Логотипы на мерче
⚡️ Упоминания и ссылки в социальных сетях и рассылках
⚡️ Место в EXPO-зоне
⚡️ Возможность выступления представителя компании на мероприятии
⚡️ Определенное количество бесплатных билетов на мероприятие в зависимости от уровня спонсорства.
⚡️ Доступ к VIP-зонам или афтепати
⠀
Кроме преимуществ, спонсоры учитывают свою рентабельность инвестиций (ROI) 💰 при оценке стоимости спонсорства. На это влияет количество потенциальных участников, насколько они “холодные” или “горячие”, формат и направленность ивента, масштаб взаимодействия с аудиторией и тд.
⠀
Поэтому, перед составлением спонсорского предложения, убедитесь, что вы учли все преимущества сотрудничества с вами и донесли ценность вашего ивента 😉
⠀
🚩 И, как всегда, будьте внимательны с договором! Невнимательность и легкомысленность в этом вопросе может привести к действительно масштабным последствиям.
⠀
Всем крутых спонсоров и ярких ивентов 🔥
⠀
#octopus_wiki #octopusevents #octopus_drewnya

​​Отзывы - важная валюта человеческого доверия и лояльности. Кроме удовлетворения собственного самолюбия 👑, они нужны, чтобы трезво оценивать свою работу и совершенствоваться как организатор.
⠀
Но собрать необходимый фидбек в современных реалиях не так то и просто 🤷🏻
⠀
Чтобы побудить участников оставить отзыв, вы можете предложить им выгоду в виде мерча или скидки на билеты следующего ивента, взамен на заполнение опросника.
⠀
В сам опросник лучше включить оценку различных элементов ивента:
🔹 организационные моменты (качество звука во время выступлений, момент регистрации на ивенте, информационная поддержка, соблюдение таймлайнов, мерч, общее впечатление и тд)
🔹 питание (вкус, свежесть, актуальность блюд)
🔹 спикеры и доклады (полезность доклада, качество выступления спикера, актуальность темы)
🔹 локация (расположение, удобство во время ивента, атмосфера)
🔹 EXPO-зона
🔹 афтепати (музыка, удобства, атмосфера, хедлайнер)
🔹 общие замечания
и другие элементы, на ваш выбор.
⠀
Исходя из полученной информации, вы сможете сделать следующие ивенты более успешными и посещаемыми, повышая свой авторитет и качество организации 🔥
⠀
Всем крутых отзывов ⭐️
⠀
#octopus_wiki #octopusevents #octopus_sahara

​​Прогресс не стоит на месте, и то что мы только начали считать порядком вещей, начинает сдавать позиции 😑
⠀
Онлайн-ивенты перестают ограничиваться онлайн-докладами и вебинарами с использованием обычных инструментов видеосвязи 📽. Все типы мероприятий, включая выставки, отраслевые конференции и форумы, теперь можно организовывать на базе платформ виртуальной реальности.
⠀
Сегодняшние виртуальные платформы для ивент-индустрии добавляют такие функции, как виртуальные выставочные залы и стенды на EXPO, трехмерные локации и аватары 👥, интеграции с элементами геймификации, библиотеками контента и аналитикой активности участников.
⠀
На данный момент множество компаний предлагают услуги VR-ивентов, предоставляя организаторам возможность воссоздать новый опыт и впечатления. Среди таких платформ:
▪️ vFairs
▪️ Mootup
▪️ VRdirect
▪️ Dreamcast
⠀
Разработчики предлагают решения с построением 3D-пространства вашего ивента, с возможностью взаимодействия между участниками, организаторами и EXPO-зоной.
⠀
Мы считаем, что взять на заметку такой формат организации довольно хорошая идея, пока рынок организации ивентов им не перенасыщен 😏
⠀
Всем крутых ивентов 🔥
⠀
#octopusevents #octopus_wiki #octopus_midnight

​​Как организаторы самой летней конференции 8P, мы стремимся создать нашим участникам комфортное времяпрепровождение даже в самую жаркую погоду 🥵
⠀
И сегодня хотим поделится с вами несколькими лайфхаками, которые используем, чтобы сгладить “жаркую” атмосферу 🔥
⠀
Самый простой и доступный вариант - охладительная еда и напитки. Можно разместить на локации холодильники с водой и мороженым 🍧, подавать на кофе-брейках коктейли и добавить ко всему этому отдельный лёдогенератор, чтобы участники могли сами охлаждать свои напитки 🍹
⠀
Хорошим вариантом, также, будет мерч в виде брендированных бутылок и установка водных станций, на которых участники будут набирать воду самостоятельно.
⠀
Создайте зоны для отдыха, оборудованные распылителями 💦. Устав от палящего солнца, любой желающий сможет отдохнуть под навесом/в шатре, получив глоток влажного прохладного воздуха, чтобы с новыми силами веселится на ивенте.
⠀
В качестве мерча можно еще использовать брендированные веера и карманные вентиляторы, которые всегда будут у гостей под рукой.
⠀
Если вы планируете крутую афтепати, можно рискнуть и организовать зону с напольными распрыскивателями или водными пистолетами 🔫. Это поспособствует активному отдыху и поможет охладится всем желающим.
⠀
Еще не менее крутой вариант - выбрать локацию возле бассейна/водоема, в которых участники смогут расслабится и остыть 🥶
⠀
А какие еще способы борьбы с жарой вы используете на своих ивентах ❓
⠀
#octopus_wiki #octopusevents #octopus_kovi