Новые возможности для работы с заявками в HubEx

Рассказываем сразу про 3 обновления, направленных на повышение удобства и эффективности работы с заявками.

1️⃣ Новый фильтр в расписании заявок
В модуле «Расписание заявок» добавлен фильтр «Тип заявки». Теперь можно быстро находить нужные неназначенные заявки по их типу. Фильтр доступен в представлениях «День», «Неделя», «Месяц».

2️⃣ Выбор раздела для истории изменений заявки
История изменений заявок теперь доступна по вкладкам. Пользователь может выбрать конкретный раздел — например, «Заявка» или «Выполнение», чтобы просматривать только связанные с ним изменения.

3️⃣ Расширение поля «Номер заявки»
Поле «Номер заявки» теперь поддерживает до 32 символов вместо прежних 16. Это особенно важно для пользователей, применяющих сложные схемы нумерации.

Все обновления уже доступны. Используйте новые возможности для более точной и быстрой работы с заявками.

🔗Подробнее про эти и другие обновления читайте в статье.

«Миля» более 5 лет успешно выстраивает сервис через HubEx. Компания обслуживает такие рестораны и сети как Tokyo City, Bahroma, «Британские пекарни», «The Бык» и др.

Мы поговорили с Сергеем Чистяковым, директором по операционной эффективности, о том, как современные технологии помогают решать задачи обслуживания и ремонта.

Несколько инсайтов из беседы:

Маркировка оборудования является одним из ключевых факторов, позволяющих обеспечить короткое время реагирования на заявки.

99% заявок поступают через сканирование QR-кода. Система

автоматически назначает исполнителя

. Для этого у нас есть карта эскалации.

В день специалист закрывает в среднем 4–5 заявок — это наш ориентир.

Но есть нюанс

: время на каждую задачу предсказать невозможно. Всё решает диагностика на месте.

Главный показатель — лояльность клиентов. С нами продолжают работать, нас

хотят видеть в качестве партнёров

— это самый важный показатель доверия, значит, мы на правильном пути.

В статье подробно:
🔴о процессе маркировки оборудования,
🔴как организована подача заявок,
🔴про метрики для оценки эффективности.

🔗Читайте полное интервью по ссылке.

Теперь можно менять склад в израсходованных материалах в заявке

Мы улучшили работу с блоком «Израсходованные материалы» в выполненных работах. Теперь вы можете менять склад напрямую, без повторного подбора материалов.

Ранее, когда у пользователей возникала необходимость изменить склад в уже добавленных материалах, приходилось удалять все позиции и заново их выбирать. Это занимало время и могло приводить к ошибкам.

❕ Теперь всё проще: пользователь может просто выбрать другой склад для каждого материала.

Как это работает:
🔴Перейдите в нужную заявку, где уже есть выполненные работы, и откройте «Израсходованные материалы».

🔴Найдите нужный материал и кликните по полю «Склад», чтобы открыть выпадающий список.

🔴В списке будут только те склады, на которых есть этот материал. Выберите нужный. Если аналогов на других складах нет, в списке отобразится только текущий склад.

Обновление уже доступно — пробуйте и экономьте время при работе с заявками.

Подключите корпоративного помощника, обученного на внутренних знаниях вашей компании.

ИИ-ассистент анализирует и использует:
🔴Документацию на оборудование и технику
🔴Стандарты и регламенты по обслуживанию
🔴Чек-листы и техкарты
🔴Историю обращений и работ
🔴Информацию из CRM, чаты в соц.сетях и пр.

Доступен в приложении HubEx, веб-интерфейсе или Telegram-чате.

➡️ИИ-ассистент – не просто справочная система, а цифровой наставник, который подскажет вашим сотрудникам, как правильно действовать.

Он может:
🔴Отвечать на вопросы по ремонту, обслуживанию и настройке оборудования.
🔴Подсказывать правильную последовательность действий.
🔴Автоматически находить любые нужные документы.
🔴Помогать в обучении новых сотрудников.
🔴Объяснять сотрудникам, что делать в нештатных ситуациях.
🔴Решать любые другие задачи на основе знаний, загруженных в ИИ.

Что делать, если у вас нет единой базы знаний?

Хотите внедрить ИИ-ассистента, но информация разбросана по документам и таблицам?

Решение простое:

Этап 1.

Запуск бота с неполными данными

Этап 2.

Постепенное наполнение базы новыми материалами

На сайте вы можете

скачать подробное руководство

по запуску.

🔗Узнайте подробнее и скачайте руководство по запуску ИИ-ассистента на неполных данных по ссылке.

Новый функционал в мобильном приложении: подписи в заявках

🔴 Теперь пользователи смогут добавлять подписи в заявки в мобильном приложении через специальное поле «Рисунок».

Это делает процесс работы с заявками ещё более гибким и удобным.

➡️Чтобы добавить в заявку дополнительное поле «Рисунок», откройте Консоль администратора, раздел «Дополнительные поля» и создайте новое поле с типом «Редактируемый рисунок».

Кроме подписей, это поле можно использовать для создания схем, планов и пр.

В веб-версии доступен только просмотр добавленного рисунка. При необходимости можно удалить изображение из заявки, очистив поле «Рисунок».

🔗Про другие обновления системы читайте в статье.

Вебинар «Как перейти от хаотичных данных к эффективному управлению сервисом?»

📅 Обсудим на бесплатном вебинаре 24 сентября в 11:00 Мск.

Зарегистрироваться на вебинар

О чем поговорим:
🔴 Управление сервисом без метрик: к каким проблемам это приводит на практике.
🔴 Видение через данные — ключ к прозрачности и контролю. Эффективная формула для управления сервисом.
🔴 С чего начать — процессы или метрики? В какой последовательности проводить автоматизацию.
🔴Какие метрики использовать для разных задач сервиса: операционные вопросы, выявление узких мест, продуктивность сотрудников, рентабельность и пр.
🔴Кейсы из практики: как внедрение метрик повлияло на работу компаний из разных отраслей.

❕ Всех участников, которые присоединятся к вебинару онлайн, ждет специальный бонус: гайд «5 ключевых вопросов для проектирования сервисных метрик».

🔗Подробная информация и регистрация на вебинар по ссылке.

Интеграция HubEx и Битрикс24 теперь доступна через Маркетплейс

Интеграция помогает автоматизировать процессы продаж и сервисного обслуживания.

Как это работает:
🔴В Битрикс24 создаётся сделка.
🔴На выбранной стадии робот автоматически формирует заявку в HubEx.
🔴В заявку переносятся ключевые данные: комментарий, компания клиента (идентификация по ИНН).
🔴HubEx обрабатывает заявку по заданному процессу: назначение исполнителя, выполнение работ и закрытие.
🔴После завершения работ система возвращает сигнал в Битрикс24 — сделка переводится на следующую стадию.

Настроить просто: администратор подключает интеграцию прямо в Битрикс24 через Маркетплейс.

🔗Подробная инструкция в HubEx Wiki.

Что это даёт бизнесу:
➡️интеграция избавляет от ручного дублирования заявок,
➡️сервисные процессы и продажи работают как единое целое в FSM и CRM системах,
➡️команда тратит меньше времени на рутину и быстрее закрывает задачи.

Бесплатный вебинар «Метрики в сервисе: от хаотичных данных к эффективному управлению»

📅 24 сентября в 11:00 Мск
На видео подробно рассказываем, что ждет вас на вебинаре.

Зарегистрироваться

❕ Участников, которые присоединятся к вебинару онлайн, ждет бонус: гайд «5 ключевых вопросов для проектирования ваших сервисных метрик».

Посмотреть программу вебинара и зарегистрироваться можно по ссылке.

❕ Уже завтра, 24 сентября, в 11:00 МСК встречаемся на вебинаре «Метрики в сервисе: от хаотичных данных к эффективному управлению».

Обсудим к чему приводит управление сервисом без метрик, как организовать прозрачные и контролируемые процессы, какие метрики использовать для разных задач сервиса.

🔗Посмотреть программу и зарегистрироваться

➡️Онлайн-участников ждет специальный бонус: гайд «5 ключевых вопросов для проектирования ваших сервисных метрик».

Настраивать виды работ для типов оборудования стало проще.

Теперь вы задаёте виды работ один раз, и они автоматически подтягиваются ко всем новым объектам этого типа при создании.

Пользователям доступен удобный интерфейс: боковое окно для редактирования типов оборудования, множественный выбор видов работ, наглядное отображение выбранных параметров, умные подсказки при изменении настроек.

Расширение автоматизации процессов: автозаполнение видов работ при создании объектов и интеллектуальные уведомления при изменении типа оборудования. При этом сохраняется возможность ручного переопределения при необходимости.

Что это значит для пользователей на практике:

🔴меньше ручных действий — не нужно настраивать виды работ для каждого объекта,

🔴единый порядок в данных — одинаковые настройки для всех объектов одного типа,

🔴меньше ошибок — система сама применяет правильные виды работ.

На прошлой неделе провели вебинар «Метрики в сервисе: от хаотичных данных к эффективному управлению».

Для тех, кто пропустил, делимся записью.

🔗Смотреть по ссылке

На вебинаре разобрали:
🔴к каким проблемам приводит управление сервисом без метрик,
🔴как видение через данные позволяет сделать сервис более прозрачным и управляемым,
🔴 какие метрики использовать для разных задач сервиса.

Теперь форма заявки в HubEx полностью в ваших руках!

Объединяйте поля в удобные блоки, расставляйте их в нужном порядке и задавайте каждому блоку понятные названия.

Для каждого типа заявки изначально система использует стандартный шаблон. Теперь его можно изменить и сохранить для конкретного типа заявки.

Как настроить форму заявки
Настройка выполняется в панели администратора в разделе «Настройка форм» → «Заявка».

Пользователь с правами администратора может:
🔴создавать, переименовывать, перемещать и удалять блоки,
🔴менять порядок полей внутри блоков,
🔴сохранять готовые шаблоны для разных типов заявок.

🔗Подробнее про обновление читайте в статье.

Жизненный цикл заявки — это последовательность стадий и переходов, построенная на основе бизнес-процесса компании.

Мы добавили новый инструмент для визуализации бизнес-процесса — схему жизненного цикла заявок.

Теперь вы можете видеть весь маршрут обработки заявки и анализировать даже самые сложные процессы на одной схеме.

Как это работает
🔴Кнопка находится в интерфейсе настройки жизненного цикла и появляется после выбора типа заявки.
🔴При нажатии открывается окно с интерактивной схемой.
🔴Доступен полноэкранный режим для детального просмотра сложных процессов.

Визуализация жизненного цикла делает работу с заявками наглядной, упрощает анализ бизнес-процессов, ускоряет принятие решений.

🔗Подробнее про обновление читайте в HubEx Wiki.

Представляем осенние обновления HubEx!

⚪️ Редактирование заявок в офлайн-режиме

Редактируйте заявки в приложении даже без подключения к сети! Все изменения сохраняются локально и автоматически синхронизируются при появлении интернета.

⚪️ Управление материалами

В системе появился новый инструмент для централизованной работы с материалами.

Он упрощает работу начальников сервисных служб и других ответственных сотрудников, позволяя контролировать весь список материалов, обновлять информацию и выполнять некоторые массовые операции.

⚪️ Настройки отслеживания местоположения сотрудников

Добавлена гибкая система управления сбором координат для мобильных сотрудников.

Теперь параметр «мобильный сотрудник» можно использовать без постоянного отслеживания геолокаци. Это позволяет соблюдать внутренние политики компании по защите данных, не теряя при этом функциональность системы.

🔗Подробнее об этих и других обновлениях HubEx рассказали в статье.

Типичные ошибки при внедрении ИТ-системы и как их избежать

Внедрение системы — не просто про настройку софта. Это про изменение процессов, привычек и ролей внутри компании.

Мы выделили 4 частые причины, из-за которых происходят ошибки и сбои.

1️⃣ Отсутствие чётких целей и критериев успеха
Когда команда не понимает, зачем внедряется система, она воспринимает её как очередное «нововведение сверху».

➡️ Решение: сформулируйте конкретные, измеримые цели и донесите их до всех участников проекта.

2️⃣ Недостаточная вовлечённость руководства
Отсутствие поддержки со стороны топ-менеджмента может вызывать у команды пассивность и саботаж.

➡️ Решение: ключевые руководители должны быть частью внедрения — на встречах, демонстрациях, в коммуникациях.

3️⃣ Нет обучения пользователей
Без подготовки сотрудники продолжают работать по-старому.

➡️ Решение: проведите обучение до запуска — это снизит тревожность и ускорит адаптацию.

4️⃣ Отсутствие контроля после запуска
После старта важно не «отпускать» проект, а продолжать интегрировать в процессы компании.

➡️ Решение: в первые месяцы регулярно анализируйте KPI, собирайте обратную связь и корректируйте процессы.

🔗Чтобы внедрение прошло успешно, мы подготовили чек-лист с пошаговой инструкцией и рекомендациями от наших клиентов.

Команда HubEx всегда рядом и поддержит на каждом этапе!

Мы обновили систему фильтрации объектов. Теперь вы можете гибко настраивать фильтры для максимально точного поиска нужных объектов.

Что нового:
🔴Появилась фильтрация по дополнительным полям объектов и оборудования.
🔴Поддерживаются все типы данных: текст, числа, даты, справочники, переключатели, многострочные поля.
🔴Можно гибко настраивать состав фильтров по аналогии с заявками.
🔴Порядок фильтров легко менять, перемещая с помощью мыши (drag & drop).
🔴Система запоминает ваш набор фильтров и восстанавливает его после обновления страницы.

Как это работает:
1️⃣ Открываете фильтры в списке объектов.
2️⃣ Добавляете нужные поля из общего списка.
3️⃣ Перетаскиваете фильтры в удобном для вас порядке.
4️⃣ Сохраняете — и продолжаете работать.
5️⃣ При необходимости одним кликом сбрасываете все фильтры.

Обновление помогает быстрее находить нужные объекты по любой характеристике, выстраивать собственную логику поиска, сохранять удобную конфигурацию, которая будет подстраиваться под ваш ежедневный рабочий процесс.

Теперь обновления системы и панель администрирования доступны в меню веб-приложения!

В основном меню веб-приложения внизу страницы появились два новых раздела:

⚪️Что нового?
Здесь можно быстро посмотреть все свежие доработки системы: новые возможности, расширения функционала, небольшие улучшения, которые делают работу удобнее.

⚪️Настройки
Раздел открывает панель администрирования. Если вы отвечаете за настройку системы, больше не нужно искать этот раздел в интерфейсе, он всегда под рукой.